Chuyên đề Hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn máy xây dựng và thương mại Việt Nhật

với cùng kỳ năm 2008. Chủng loại máy móc, phụ tùng được nhập khẩu chủ yếu từ thị trường này vẫn là máy xúc, máy ủi, xe lu, bộ phận máy may công nghiệp, khuôn đúc khung, khuôn dùng sản xuất thiết bị điện. Nhìn chung với tất cả các Công ty NK và với Việt Nhật thì Trung Quốc vẫn là thị trường lý tưởng cho nhập phụ tùng Sau khi đã biết một số thông tin về xu hướng NK của thị truờng trong nước các nhân viên xem xét tham khảo giá cả các mặt hàng quan tâm có thể trên catalog của công ty chào hàng hoặc trên một số tư liệu đã nhập từ trước thu thập được để có thể có NK với giá mềm không bị đắt. Sau khi nghiên cứu giá cả mặt hàng NK thì nghiên cứu đến các yếu tố thuộc môi trường quốc tế như: chính trị, kinh tế tại nước đối tác, ngoài ra còn có thể là mối quan hệ kinh tế giữa hai nước, các yếu tố về pháp luật, chính sách của chính phủ nước ngoài. Khi đã trả lời được các câu hỏi Công ty vẫn gặp khó khăn trong việc lựa chọn đối tác. Thông thường đối tác được lựa chọn dựa trên : Độ tin cậy và uy tín trên thế giới Khả năng tài chính, khả năng cung cấp hàng hóa Trình độ khả năng chuyên môn hóa về NK Các yếu tố thuộc về môi trường địa lý Theo thống kê chung của bộ phận XNK Công ty có danh mục chủng loại các loại máy xây dựng có thể nhập từ một số nước như sau: Tham khảo một số chủng loại máy xây dựng nhập khẩu năm 2009 Thị trường Tên hàng Lượng (chiếc) Giá (USD) Cửa khẩu ĐKGH Máy xúc đào các loại Hàn Quốc Máy đào bánh lốp Daewoo Solar130W-III, SX:1996 1 31.000 Hải Phòng CIF Máy đào bánh lốp Hyundai Robex1300WM,SX:2001 1 32.000 Hải Phòng CIF Máy đào bánh xích Halla HE280LC 1 20.000 Bến Nghé CIF Máy xúc đào Daewoo Solar 130W-V 1 40.000 Hải Phòng CIF Máy xúc đào ROBEX 2900LC-3 1 30.000 Hải Phòng CIF Máy xúc đào Daewoo Solar280LC - III - 0227 1 24.000 Hải Phòng CIF Máy xúc đào Hyundai Robex 1300WM 1 33.000 Hải Phòng CIF Maý xúc đào Hyundai Robex 2900LC-III 1 27.500 Hải Phòng CIF Nhật Bản Máy đào Hitachi, model:EX270LC, seri:158-7147,Đ/cơ diesel 1 56.474 Hải Phòng CIF Máy đào bánh Komatsu PC45-1 1 5.992 Cát Lái FOB Máy đào bánh lốp Kobelco, model: SK100W-1, serial:YE-01641,đ/c diesel, 1 37.745 Hải Phòng CIF Máy đào bánh xích Hitachi UH025-7 725-3574 1 8.324 Cát Lái CIF Máy đào bánh xích Komatsu PC 100-3 1 18.507 Hải Phòng CIF Máy đào bánh xích CAT 235C 1 52.779 Tân cảng CIF Máy đào bánh xích CAT 312 1 10.400 Tân cảng CIF Máy đào bánh xích CAT E120 1 3.000 Cát Lái CIF Máy đào bánh xích Caterpillar E110 1 4.117 Cát Lái FOB Máy đào bánh xích Hitachi EX120-5 1 23.059 Cát Lái FOB Máy đào bánh xích Hitachi EX40, CS>30HP. 1 2.000 Vict FOB Máy đào bánh xích Hitachi UH025-7 1 8.265 Cát Lái FOB Máy đào bánh xích Hitachi UH04 1 9.087 Tân cảng CIF Máy đào bánh xích IHI IS -65U đqsd 1 3.000 Tân cảng CIF Máy đào bánh xích Kato HD 400GS 1 1.325 Cát Lái FOB Máy đào bánh xích Kato HD700SE 1 3.000 Cát Lái CIF Máy đào bánh xích Kobelco SK014 1 1.000 Cát Lái CIF Máy đào bánh xích Kobelco SK03 1 3.000 Cát Lái CIF Máy xúc đào bánh xích thuỷ lực CATERPILLAR 320D, sản xuất năm 2009 1 98.000 Hải Phòng EXW Xe lu, máy ủi các loại Mỹ Máy ủi bánh xích Komatsu D31P-20, s/n 47153 1 12.500 Chùa vẽ FOB Máy ủi bánh xích Komatsu D41P-6, s/n 20643 1 19.500 Chùa vẽ FOB Máy ủi bánh xích Komatsu D41P-6, s/n 3006 1 24.000 Hải Phòng FOB Máy ủi bánh xích Sakai V70D s/n 40287 1 16.950 Hải Phòng FOB Máy ủi bánh xích Komatsu D31E,s/n 45424 1 11.000 Hải Phòng FOB Máy ủi bánh xích Komatsu D31P,s/n 47939 1 13.500 Hải Phòng FOB Máy ủi Komatsu D20P-6 1 3.616 Cát Lái FOB Máy ủi bánh xích CAT D5 1 17.963 Tân cảng CIF Máy ủi bánh xích CAT D6H 1 28.396 Cát Lái FOB Máy ủi bánh xích Caterpillar D3C 1 12.351 Cát Lái FOB Máy ủi bánh xích Komatsu D20P-5 () 1 4.015 Tân cảng CIF Máy ủi bánh xích Komatsu D20P-6. 1 2.730 Cát Lái FOB Máy ủi bánh xích Komatsu D21P-3. Số serial: 29735 1 3.599 Hải Phòng CNF Máy ủi bánh xích Komatsu D21P-5 đqsd 1 2.000 Cát Lái CIF Máy ủi bánh xích Mitsubishi BD2F 1 5.166 Cát Lái FOB Máy ủi bánh xích Mitsubishi BD2F 1 2.906 Tân cảng CIF Máy ủi bánh xích Mitsubishi BD2G 1 2.000 Tân cảng CIF Máy xúc ủi bánh xích Komatsu D20Q-5 1 7.757 Cát Lái FOB Đài Loan xe lu Sakai/kd10 1 1.300 Tân cảng CIF Mỹ Máy lu rung SV505T, Seri: VSV16-40125. Tải trọng >20 tấn , SX 2005 1 57.000 Hải Phòng CIF Xe lu Caterpillar 826 trọng tải rung 20 tấn 1 105.000 Cát Lái CIF Xe lu rung HAMM, model: 2410S; serial: 2130588; động cơ diesel 1 15.886 Hải Phòng FOB Nhật Bản Máy lu rung Komatsu, model JV100WA-1, serial:20404, đ/cơ diesel 1 48.434 Hải Phòng CIF Máy lu rung BL BW213D-2 1 36.580 Hải Phòng CIF Máy lu Sakai R2, Seri: 3089, động cơ diezel. Tải trọng <20 tấn. 1 11.494 Hải Phòng CIF xe lu Dynapac R20b 173530 1 5.479 Cát Lái CIF Xe lu Kawasaki KMRH12D 1 5.313 Cát Lái FOB Xe lu lăn đường Kanto M1,trọng tải rung trên 20 tấn. 1 1.400 Cát Lái CIF Xe lu lăn đường Sakai STV 9603 1 1.152 Tân cảng CIF Xe lu Sakai KD7610 1 12.680 Tân cảng CIF Xe lu Sakai SV91D-30244 1 41.108 Hải Phòng CIF Xe lu Watanabe WPWE15 1 5.166 Cát Lái FOB 2.2.2. Giao dịch đàm phán,ký kết hợp đồng nhập khẩu Hoạt động đàm phán này chủ yếu được thực hiện bằng các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoại, Internet, Chat voice, Fax, Telex… Hầu như Công ty đều tiến hành đàm phán gián tiếp vì bạn hàng ở quá xa và đa số lại là những bạn hàng tin cậy lâu năm, ở những nơi thương mại điện tử đang phát triển độ tin cậy ở nước đó được coi là ổn định. Có hai trường hợp công ty có thể lấy thông tin cho đàm phán: Nếu công ty nhận được thư chào hàng của các nhà cung cấp nước ngoài dưới dạng văn bản thông qua fax hay đường bưu điện. Sau khi nhận được thư chào hàng của nhà cung cấp Công ty sẽ nghiên cứu các điều kiện trong thư chào hàng những điều khoản nào mà không hợp lý, Công ty sẽ không tiến hành trao đổi, đàm phán cho đến khi hai bên đi đến thống nhất Công ty chủ động hỏi hàng: Nhân viên phòng XNK vào trang web bán hàng của công ty đó xem xét các mặt hàng mà họ chào đón và viết mail hỏi giá, thực hiện hỏi giá tiến hành giao dịch trực tuyến bước đầu qua chat voice. Đồng thời bên bán gửi các bản fax và các hình ảnh, thông số kỹ thuật cụ thể thêm nữa về sản phẩm. Nhân viên phòng XNK sau khi phân tích ra quyết định có chấp nhận mua hay không và đề đạt lên giám đốc xin ý kiến quyết định. Tuy nhiên trong việc mua bán các thiết bị, máy móc cũ đã qua sử dụng Công ty gặp rất nhiều khó khăn cả khâu NK cũng như tiêu thụ và chi phí cho việc đi lại tốn kém, mặt khác do đã qua sử dụng nên việc xác định chính xác giá trị sử dụng là rất khó. Bên đối tác có thể gửi ảnh chụp mọi góc độ của hàng hóa gửi cho Công ty nhận xét hoặc có khi Công ty phải cử đại diện sang tận nơi đánh giá về chu kỳ của sản phẩm đang ở giai đoạn nào, phương pháp này tương đối tốn kém nên chỉ những đợt nhập hàng nhiều với giá trị lớn mới thì mới áp dụng phương pháp này. Được sự chấp thuận và ý kiến chỉ đạo của giám đốc, Công ty sẽ tiến hành đàm phán cao hơn nữa về các điều khoản trong hợp đồng về giá cả, về điều kiện NK và thời gian NK. Không đàm phán trực tiếp bằng việc gặp mặt nhau tại một địa điểm mà Công ty thường dùng phương pháp đàm phán gián tiếp qua các thiết bị trên. Thông thường nhà cung cấp thảo sẵn một bản hợp đồng theo như nội dung đã đàm phán gửi cho công ty, công ty nghiên cứu thấy hợp lý thì sẽ ký kết và sẽ gửi lại cho nhà cung cấp một số hợp đồng được thực hiện theo trình tự ngược lại tùy theo quy định của hai bên toàn bộ việc ký kết hợp đồng được tiến hành qua fax. Số lượng hợp đồng đã ký kết thành công qua các năm như sau: Bảng 2.2: Số lượng hợp đồng qua các năm Năm 2005 2006 2007 2008 2009 Số lượng hợp đồng đã ký 76 89 120 100 110 (Nguồn: thống kê phòng kế toán) Nhìn vào số lượng hợp đồng ta thấy do sự hiểu biết khéo léo của các nhân viên phòng XNK các cuộc đàm phán thành công đi đến ký hợp đồng liên tục tăng qua các năm. Năm 2007 có sự tăng đột biến tăng 34,83% so với năm 2006. Nhưng năm 2008 lại có sự giảm nhẹ do sự khủng hoảng kinh tế nên vốn đầu tư vào xây dựng ít nhu cầu về máy móc và phụ tùng cho xây dựng giảm nên số lượng hợp đồng của công ty cũng giảm nhẹ nhưng đến năm 2009 thì đang có dấu hiệu phục hồi và tăng dần. Năm 2010 là năm hứa hẹn sự phục hồi hoàn toàn của công ty. 2.2.3. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi các bên đã thông nhất các thỏa thuận thì hợp đồng được ký kết hợp đồng. Ký kết hợp đồng là một thủ tục pháp lý giữa công ty và nhà cung cấp. Nó buộc các bên phải thực hiện đúng theo những cam kết trong hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng của Việt Nhật được thực hiện như sau: Xin giấy phép nhập khẩu Việc xin giấy phép NK phải tuân theo quy định của luật thương mại, luật thuế NK và quy định của các bộ, ban ngành có liên quan. Nhưng thông thường thì công ty không phải làm thủ tục này, nhờ chính sách khuyến khích NK những loại máy móc thiết bị xây dựng hiện nay nước ta chưa sản xuất được. Đối với một số mặt hàng NK cần giấy phép thì bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tìm số hiệu của sản phẩm và đưa thông tin mà công ty phải hoàn thành để xin được giấy phép. Việc xác định các thông tin phải được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác để tránh không NK nhầm một số loại máy móc gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất trong nước, bảo hộ trong nước. Khi đã hoàn tất thông tin về hàng hóa NK thì nhân viên phòng XNK phải xin giấy giới thiệu của công ty và trực tiếp đến Bộ thương mại hoàn tất thủ tục còn lại ở đó mới nhận được giấy phép NK Làm thủ tục thanh toán ban đầu Làm thủ tục thanh toán ban đầu hay thanh toán một phần là hoạt động cam kết chắc chắn để đối tác tin tưởng Công ty hơn để thúc đẩy nhanh việc tiến hành giao hàng của nhà cung cấp. Cách thức thanh toán thì đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết. Thông thường thì các hợp đồng Việt Nhật ký sử dụng hai hình thức thanh toán chủ yếu sau: Theo phương pháp tín dụng chứng từ L/C: Đây là phương pháp rất tiện lợi nên hiện nay đây là phương pháp chủ yếu mà công ty sử dụng. Việt Nhật chủ yếu là dùng L/C không hủy ngang, Công ty tiến hành cử nhân viên của phòng kế toán đến ngân hàng Vietcombank làm đơn xin mở L/C. Thời gian mở L/C là sau khi ký hợp đồng NK. Căn cứ để mở L/C là các điều kiện trong hợp đồng NK, đơn xin mở L/C phải theo mẫu của ngân hàng đảm bảo chính xác. Với hồ sơ xin mở L/C gồm: Giấy phép NK do bộ thương mại cấp (nếu có) Hợp đồng ngoại thương bản sao Giấy cam đoan thanh toán: Chi phí cho ngân hàng về việc mở L/C thường là 0.3% giá trị của hợp đồng NK, còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng. Trong trường hợp hợp tác với bạn hàng lần đầu tiên thì phải ký quỹ là 100% giá trị hợp đồng Ủy nhiệm chi phí ngoại tệ để trả thủ tục phí Ủy nhiệm chi phí ngoại tệ để ký quỹ mở L/C Nội dung của đơn xin mở L/C: Tên ngân hàng thông báo Loại L/C, số ngày phát hành Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C Tên và địa chỉ người thụ hưởng Tên và địa chỉ người xin mở L/C Bộ chứng từ phải xuất trình để thanh toán Mô tả hàng hóa: tên hàng, số lượng, quy cách , phẩm chất… phải đầy đủ và chính xác để tránh sự hiểu nhầm của đối tác Đây là những hoạt động ban đầu mà công ty phải thực hiện cho hoạt đông thanh toán bằng L/C, thanh toán được hoàn tất ở giai đoạn sau. Nếu hợp đồng XNK quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì Công ty phải trả trước một phần tiền hàng theo quy định, bộ phận kế toán sẽ thực hiện phần này. Công ty cử nhân viên đến ngân hàng để làm thủ tục chuyển số tiền trả trước cho người bán số tiền trả trước thường chiếm khoảng 30% giá trị hợp đồng. Chỉ khi nào người bán nhận được giấy báo có từ ngân hàng về số tiền mà Công ty trả trước thì họ mới tiến hành các công việc tiếp theo Làm đơn xin chuyển tiền với nội dung sau: Tên địa chỉ người chuyển tiền Số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản Họ tên cùng địa chỉ của người hưởng lợi Số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản Lý do chuyển tiền Số tiền phải chuyển Bản hợp đồng có điều khoản quy định phải trả trước số tiền cần chuyển Giấy phép NK nếu có Hồ sơ xin chuyển tiền ứng trước: Lệnh chuyển tiền ( payment order): một bản chính Hợp đồng mua bán ngoại thương ( sales contract) một bản chính, một bản sao Giấy phép NK hoặc hạn ngạch đối với những mặt hàng NK có điều kiện. Công ty hoàn tất thủ tục và nhờ ngân hàng chuyển cho đối tác một số tiền trả trước để làm tiền đặt cọc tăng sự tin cậy cho đối tác nếu cần. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm Cũng tùy vào điều kiện hợp đồng đã ký với bên xuất là nhập với giá FOB hay giá CIF mà Công ty phải thực hiện hoạt động thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa được vận chuyển. Nếu điều kiện nhập là giá CIF thì công ty không phải mua bảo hiểm cũng như phương tiện vận chuyển hàng mà phần này sẽ do đối tác thực hiện và chi phí được tính vào giá hàng hóa nhập. Công ty chỉ việc chuẩn bị phương tiện vận tải để nhận hàng dỡ hàng về kho bãi hoặc vận chuyển đến nơi cho khách hàng. Nếu điều kiện nhập là giá FOB thì Việt Nhật phải mua bảo hiểm và trả chi phí cho lô hàng nhập. Tùy vào hàng được nhập từ đâu mà bộ phận XNK có nghĩa vụ nghiên cứu tàu để thuê tàu. Thường thì có rất nhiều hãng tàu nên nhân viên XNK sẽ lên mạng để sớt các hãng tàu có thể thuê tại nước xuất khẩu và lựa chọn sao cho cước phí mềm và thời gian vận chuyển nhanh thì chọn sau đó mail cho họ thỏa thuận hợp đồng tùy vào khối lượng của hàng mà có thể “book” một khoang hay nhiều khoang của phương tiện. Sau khi hai bên đã nhất chí các điều kiện của nhau thì hợp đồng thuê tàu được lập với nội dung ghi rõ những cam kết của người gửi và chủ tàu như sau: Chi tiết về chủ tàu và các bên trong hợp đồng Tên của chủ tàu/ người thuê tàu và môi giới nếu có Chi tiết về tàu: tên tàu, kích cỡ, dung tích chở hàng Vị trí cuả tàu Mô tả hàng hóa được vận chuyển những đặc điểm cần chú ý, tên và địa chỉ người gửi hàng từ đó để dễ giao dịch khi đến cảng xếp hàng Những điều khoản mà theo đó hàng được vận chuyển : Ngày tàu sẵn sang để xếp hàng Cảng hoặc địa điểm xếp hàng Cảng dỡ bao gồn những chi tiết về những cảng dùng để dỡ hàng nào Thời gian bốc hàng Tiền phạt làm hàng chậm (USD/ngày) Tiền trả cho các chi phí xếp và dỡ hàng Những điều khoản về thanh toán. Hợp đồng phải ghi rõ: Cước phải trả Những điều khoản thanh toán theo đó thanh toán phải được tiến hành trả trước trong và sau khi dỡ hàng trả một lần hay trả nhiều lần. Trả bằng loại tiền gì cũng phải ghi rõ Tiền phạt cho việc không thực hiện Những điều khoản quản lý bao gồm những vấn đề có thể phát sinh nhiều khó khăn mà không làm rõ được như đình công, chiến tranh, băng.. Do lượng hàng nhập từ Nhật là chủ yếu nên công ty thường thuê tàu tại cảng Hải Phòng đến cảng YOKOHAMA của Nhật hoặc là đến các cảng khác nếu lộ trình khác để nhận hàng theo hình thức mua giá FOB. Theo thống kê của bộ phận XNK thì ta có hình thức vận chuyển trên số lượng hợp đồng như sau: Bảng 2.3: Tỷ lệ của các hình thức vận chuyển hàng hóa Hình thức vận chuyển 2006 2007 2008 2009 Số HĐ Tlệ % Số HĐ Tlệ% Số HĐ Tlệ % Số HĐ Tlệ % Đường biển 80 89,9% 100 83,3% 90 90% 97 88,2% Đường không 9 11,1% 20 17,7% 10 10% 13 12,8% Tổng số HĐ 89 120 100 110 ( Nguồn: tài liệu phòng XNK) Nhìn vào bảng biểu ta thấy công ty vận chuyển chủ yếu bằng đường không và đường biển với tỉ lệ thường là 90% đường biển và 10% đường không. Mặc dù vận chuyển đường không an toàn và nhanh hơn rất nhiều nhưng do đặc điểm hàng nhập khẩu của công ty có khối lượng lớn mà chi phí vận chuyển đường biển sẽ rẻ hơn rất nhiều so với chi phí vận chuyển đường không. Đây có lẽ là lý do mà có sự chênh lệch lớn giữa việc lựa chọn vận chuyển bằng đường biển và đường không của công ty. Việt Nhật thường mua bảo hiểm tại Bảo Việt, thông thường mua bảo hiểm cho từng chuyến hàng thì công ty bảo hiểm phải có trách nhiệm với các tổn thất của hàng nhập trong phạm vi một chuyến hàng theo điều kiện từ kho đến kho còn công ty phải đóng đủ khoản phí theo thỏa thuận. Mua bảo hiểm công ty phải gửi giấy yêu cầu đến công ty Bảo Việt theo mẫu mà họ yêu cầu sau đó công ty bảo hiểm gửi lại một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu có nội dung: Tên người được bảo hiểm Tên hàng được bảo hiểm Số B/L Số container, trọng lượng, số tiền bảo hiểm, tên tàu, ngày khởi hành, cảng đến, điều kiện bảo hiểm và phí bảo hiểm. Sau đó thì nhân viên công ty phải lập chứng từ bảo hiểm cần phải lưu ý: Số tiền bảo hiểm mua phải đầy đủ thường là 110% giá CIF của hàng hóa nhập Số tiền bảo hiểm phải cùng loại với L/C Tên tàu trở hàng, container và cảng đến được nêu đích xác Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều kiện quy định của L/C Các đặc điểm hàng hóa phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã ghi trong vận đơn Khiếu nại bảo hiểm phải được ghi rõ là thanh toán tại nơi đến hoặc tại nơi trong quy định của L/C tên của người thanh toán phải được ghi trên tờ khiếu nại đó. Nhìn chung hoạt động mua bảo hiểm và vận chuyển của công ty khá là tốt nên chưa có vụ rủi ro nào quá lớn xảy ra. Nhưng do hoạt động bảo hiểm và vận tải trong nước còn chưa phát triển nên công ty vẫn có những hợp đồng phải cân nhắc nhập hàng theo giá CIF vì sự an toàn và chi phí lại thấp hơn là mua với giá FOB hoặc sự yêu cầu bắt buộc của bên XK mà không thể đàm phán được. Làm thủ tục hải quan Tùy vào nước nhập hàng mà hàng của công ty có thể nhập về cảng Hải Phòng hoặc sân bay Nội Bài hoặc sân bay Tân Sơn Nhất. Khi nhận được thông báo hàng về thì nhân viên phòng XNK phải hoàn tất bộ chứng từ đi thông quan đóng thuế cho hàng vào nước. Nhân viên phòng XNK phải làm thủ tục hải quan và mang đến các chi cục hải quan để xác nhận thông tin và đóng thuế. Thời hạn để hoàn tất thủ tục này là 30 ngày kể từ ngày hàng được nhập về cảng. Bộ hồ sơ hải quan bao gồm: Hai tờ khai hải quan một tờ khai lưu hải quan và một tờ lưu người khai hải quan ( nếu hàng nhập nhiều mặt hàng thì còn có cả phụ lục tờ khai) Hóa đơn thương mại(invoicenumber) Vận đơn gốc( Bill of lading) Bảng kê khai chi tiết hàng hóa (packinglist) Hóa đơn vận chuyển Giấy báo nhận hàng Hai tờ khai giá trị Giấy giới thiệu đến thông quan Để hoàn tất bộ hồ sơ này nhân viên XNK phải chuẩn bị photo sao y bản chính của hợp đồng, thực hiện bổ sung thông tin tờ khai. Các hàng hóa nhập về đều được mô tả bằng tiếng anh nên các nhân viên phải dịch các loại sản phẩm này ra tiếng việt. Sau đó dựa vào mô tả đó để tra mã hàng của loại hàng NK rồi xác đinh tỷ lệ thuế NK và thuế VAT( thông thường hàng của Công ty nhập không phải chịu thuế TTĐB) ở trong biểu mã số hàng hóa và thuế suất mà bộ tài chính quy định. Sau khi có đủ các thông tin đó rồi thì mở tờ khai trên phần mềm điện tử ECUS cần điền đủ các thông tin trên đó. Để điền được các thông tin trên ECUS: Gồm hai phần chính cần điền thông tin: Thông tin tờ khai Người nhập, người xuất, loại hợp đồng, số hợp đồng(ngày ký hợp đồng), số hóa đơn thương mại (ngày của hóa đơn thương mại), số vận đơn(ngày của vận đơn),ngày hàng đi ngày hàng đến, mua với giá gì, mua bằng ngoại tệ nào,số kiện là bao nhiêu Danh sách thông tin tờ khai Mã hàng hóa, mô tả hàng hóa, đơn vị , lượng, đơn giá, trị giá nguyên tệ trị giá tính thuế khi đã có cước phí vận tải tự động phân bổ, trị giá tính thuế, tỷ lệ thuế suất, thuế suất phải nộp Cần dựa vào các chứng từ như hợp đồng, Packinglist , Invoice và cả giấy báo hàng về( nếu giấy báo hàng về không có cước vận chuyển thì có thể gọi điện cho hải quan để xác nhận các thông tin về hàng về và chi phí vận chuyển). Xác định tỷ giá hối đoái mới nhất để quy đổi giá trị nguyên tệ của hàng hóa và chi phí vận chuyển về tiền Việt để tính thuế. Chú ý phải phân bổ cước vận tải cho các mặt hàng theo giá trị của chúng nếu là nhập nhiều mặt hàng cùng một lúc. Phần này được ECUS lập trình tự động tính. Khi đã hoàn tất công việc thì cho hệ thống kết nối với hải quan tự động truyền tờ khai điện tử và ghi lại số tiếp nhận của tờ khai mà hải quan gửi lại cho. Sau đó in phần kết quả của ECUS ra tờ khai đã có sẵn và cùng với các giấy tờ khác đi xin chứng nhận của công ty và mang đến chi cục hải quan mà hàng nhập về để nộp chứng từ Khâu này chính là một khâu phức tạp và thường là khâu kéo dài thời gian nhập hàng. Nhưng do làm việc với cơ quan hành chính mà lại nhiều thủ tục phức tạp đòi hỏi cần sự chính xác nên các nhân viên XNK phải hết sức cẩn thận và khôn khéo khi đi thông quan. Ngoài ra do không có nhiều chuyên môn kỹ thuật nên việc mô tả hàng hóa nhập để xác định được mã hàng hóa và tỷ lệ thuế suất là rất khó. Đây cũng là điểm yếu mà bộ phận XNK của Công ty cần khắc phục. Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu Khi đã có đầy đủ các giấy tờ cần thiết được kiểm tra một cách cẩn thận và chính xác nhân viên XNK sẽ đi thông quan nộp đầy đủ các giấy tờ mà hải quan quy định thì nhận được xác nhận là hàng đã thông quan và phải nộp thuế ( thông thường tiền thuế công ty sẽ chuyển nộp trực tiếp qua kho bạc) hàng hóa đủ điều kiện pháp lý lấy ra khỏi kho để kiểm hóa. Sau khi làm các thủ tục nhận hàng xong Công ty sẽ tiến hành kiểm hàng. Việc kiểm hàng đối với loại phụ tùng và máy nguyên chiếc nhập mới thì đơn giản nhưng để đánh giá chính xác được các máy đã qua sử dụng thì không đơn giản, đặc biệt là các hợp đồng đặt mua máy nhưng không sang tận nơi xem mà chỉ qua tranh ảnh của bên đối tác gửi cho thì thực sự là khó đánh giá. Khi kiểm hàng thấy tổn thất hay giao không đúng về mặt chất lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, Công ty phải lập biên bản giám định hàng hóa, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng không đúng, đóng gói bao bì của hàng không đạt chất lượng . Khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại. Việc kiểm tra hoàn tất Công ty sẽ phải thuê phương tiện vận tải hàng hóa có thể về kho của công ty hoặc trực tiếp về kho của các khách hàng mua hàng của Công ty. Hoàn tất thủ tục thanh toán Hình thức thanh toán phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ với đối tác. Công ty thường hay sử dụng hai phương thức thanh toán đó là điện chyển tiền có bồi hoàn(TT) và thư tín dụng (L/C) Đối với thanh toán bằng L/C: đó chính là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của ngân hàng đối với nhà xuất khẩu khi nhà xuất khẩu phải trình đủ bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều kiện được quy định trong L/C. Thực chất của phương thức này là công ty đã chuyển trách nhiệm thanh toán sang cho ngân hàng. Thường thì công ty thường mở L/C không hủy ngang(ở bước thanh toán ban đầu) tức là nội dung của L/C không được sửa đổi nếu không có sự đồng ý của hai bên NK và NK Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thanh toán bằng L/C của công ty Ngân hàng thông báo Vietcombank VIETNHAT CMT Nhà xuất khẩu (4) (3) (4) (3) (2) (3) (4) (1) (5) Bước 1: Công ty ký hợp đồng NK với đối tác trong đó có thỏa thuận sử dụng phương thức tín dụng chứng từ Bước 2: Nhân viên kế toán tiến hành mở L/C tại ngân hàng Vietcombank. Nếu người XK yêu cầu sửa đổi thì tiến hành kiểm tra lại và sửa đổi L/C Bước 3: Nhận bộ chứng từ do ngân hàng chuyển về sau khi đã kiểm tra và tiến hành kiểm tra lại bộ chứng từ Bước 4: Nếu bộ chứng từ phù hợp Công ty tiến hành thanh toán và nhận bộ chứng từ Bước 5: Nhân viên dùng bộ chứng từ vừa nhận để tiến hành nhận hàng Phần lớn hợp đồng của Công ty được thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ nó chiếm khoảng 90% số lượng các hợp đồng. Và phần lớn các hợp đồng có giá trị đều được sử dụng phương thức này. Nó là phương thức khá an toàn và cần thiết đảm bảo nhà xuất khẩu thực hiện hợp đồng. Chỉ khi hàng hóa thực sự được giao thì người NK mới hoàn thành việc thanh toán nên người NK yên tâm vì người XK phải làm tất cả những gì theo quy định của L/C. Nhưng phương thức thanh toán bằng L/C không phải là phương thức thanh toán tối ưu của nhà NK vì thời gian làm thủ tục rất lâu do phải nộp đơn mở L/C rồi đợi ngân hàng xem xét lập hợp đồng tín dụng, nếu không có mối quan hệ tốt với ngân hàng Công ty còn phải ký quỹ, sau đó còn phải chờ đối tác kiểm tra L/C sau đó mới tiến hành giao hàng Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phương thức thanh toán bằng chuyển tiền Ngân hàng đại lý của Vietcombank TT (4) Vietcombank Người xuất khẩu Viet Nhat CMT (5) (2) (3) (1) Bước 1: Sau khi thỏa thuận đi đến ký họat động mua bán ngoại thương, người XK thực hiện việc cung ứng hàng hóa cho Việt Nhật đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng từ( vận đơn, hóa đơn, các chứng từ về hàng hóa và các chứng từ liên quan) cho công ty. Bước 2: Công ty sau khi kiểm tra chứng từ hóa đơn… viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng Vietcombank. Bước 3 : Sau khi kiểm tra nếu thấy hợp lệ và đủ khả năng thanh toán ngân hàng sẽ trích tài khoản của Công ty để chuyển tiền gửi giấy báo nợi và giấy báo đã thanh toán ch