Chuyên đề Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam

t khẩu 6.06 triệu tấn. Ta có thể thấy tỷ lệ phôi thép tự sản xuất so với lượng phôi nhập khẩu ngày càng tăng cao. điều này chứng tỏ Tổng công ty đang phát triển theo hướng tự cung cấp phôi thép cho quá trình sản xuất thép thành phẩm. việc hạn chế nhập khẩu phôi sẽ giúp tổng công ty có thể tự quyết định trong quá trình sản xuất, không bị đối tác ép giá do mặt hàng phôi tép là mặt hàng chiến lược của quá trình sản xuất thép. 1.1.2. Thị trường nhập khẩu phôi thép chủ yếu Thị trường nhập khẩu phôi chủ yếu của Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam là Trung Quốc, Nga, Ucraina. Ta có thể thấy rõ tỷ trọng nhập khẩu phôi ở từng thị trường qua bảng 4 dưới đây. Bảng 5. Kim ngạch nhập khẩu phôi thép theo thị trường ĐVT: USD Nước nhập khẩu 2005 2006 2007 Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Trung Quốc 160284 80% 95803,5 85% 136000 85% Nga 24042,6 12% 11271 10% 16000 10% Ucraina 16028,4 8% 5635,5 5% 8000 5% Nguồn: Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Qua bảng 4 ta thấy: Thị trường nhập khẩu phôi chính của Cơ quan văn phòng là Trung Quốc, tỷ trọng nhập khẩu phôi từ Trung Quốc trong năm 2005 đến năm 2007 đều tăng. Nếu như năm 2005 tỷ trọng phôi thép nhập từ Trung quốc chỉ chiếm 75% tổng kim ngạch nhập khẩu phôi của Cơ quan văn thì sang năm 2007 tỷ lệ này tăng lên nhanh chóng 85%. Song song với việc tăng tỷ trọng nhập khẩu phôi từ Trung Quốc là việc giảm tỷ trọng phôi nhập từ Nga, Ukraina và các nước khác. Năm 2005 tỷ trọng phôi nhập từ Nga, Ukraina và các nước khác chiếm 20% kim ngạch phôi nhập của Cơ quan thì sang năm 2007 tỷ lệ này giảm xuống còn 15%. Có sự chuyển hướng nhập khẩu phôi thép là do: - Phôi nhập từ Trung Quốc có giá rẻ hơn - Bên cạnh đó chất lượng phôi nhập từ thị trường Trung Quốc cũng không thua kém gì các thị trường Châu Âu - Xét về mặt địa lý thị trường Trung Quốc ở gần Việt Nam vì vậy giảm thiểu được chi phí vận chuyển và rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá - Hơn thế nữa mối quan hệ hợp tác về kinh tế cũng như chính trị giữa Việt Nam và Trung Quốc đang ngày càng được mở rộng, hợp tác với Trung Quốc Việt Nam sẽ được hưởng nhiều chính sách ưu đãi từ phía Chính phủ Trung Quốc. 1.1.3.Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi Theo nghị định số 12/2006/NĐ - CP thì mặt hàng phôi thép không phải xin giấy phép nhập khẩu và Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR là chủ yếu nên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi của Công ty theo sơ đồ 2.2 sau: Sơ đồ 3. quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép của Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam Gửi chào hàng Thương thảo hợp đồng Ký hợp đồng Mở L/C Kiểm tra thông số của tầu Thanh toán Khiếu nại, bồi thường Mua bảo hiểm Tiếp nhận hàng Làm thủ tục hải quan (Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh) a.Gứi chào hàng Tổng công ty sẽ dự trên nhu cầu về việc cân đối sản xuất trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Thông qua nhu cầu thực tế đó tổng công ty sẽ gửi thư hỏi hàng đến các đối tác cung cấp cho Tổng công ty ở trong và ngoài nước. Trên thư hỏi hàng bao giờ Tổng công ty cũng ghi rõ các vấn đề cu thể như sau: - Chủng loại hàng - Quy cách hàng - Số lượng hàng hoá - Giá cả của hàng hoá - Cảng về của hàng hoá - Thời gian hàng về - Điều kiện thanh toán - Thời gian hiệu lực của thư hỏi hàng Dựa trên thư hỏi hàng của Tổng công ty đối với các đối tác, các đối tác sẽ cung cấp các đơn hàng trở lại cho Tổng công ty. Trên cơ sở các đơn hàng được các công ty đối tác gửi lại Tổng công ty tiến hành xem xét và lựa chọn những đơn hàng phù hợp nhất cho mình. b. Thương thảo hợp đồng Quá trình thương thảo hợp đồng của Tổng công ty với các nhà cung ứng khác nhau thì khác nhau. - Với nhà cung ứng truyền thống là những nhà cung ứng đã tham gia quá trình cung ứng nguyên vật liệu cho công ty trong quá khứ thì Tổng công ty đã xây dựng những hợp đồng mẫu đối với các nhà cung ứng này. Trong đó bao gồm các điều khoản đã được thảo luận trước giữa hai bên vì vậy Tổng công ty có thể lấy những bản hợp đồng cũ ra và thay thế những điều khoản mới của các đối tác vào - Với nhà cung ứng mới là những nhà cung ứng lần đầu tiên thực hiện giao dịch xuất khẩu đối với Tổng công ty. Tổng công ty sẽ tiến hành thương thảo dựa trên những hợp đồng mẫu hoặc những hợp đồng có sẵn của công ty đối tác. Ngoài những điều khoản về hàng hoá, giao nhận, thanh toán như đã nêu trong thư hỏi hàng ở trên thì cần phải chú ý đến một số những vấn đè sau: + Điều khoản về thanh toán( bộ chứng từ xuất trình, phương thức thanh toán, điều kiện mở L/C...) + Điều khoản về đặt cọc( thường là 2% giá trị hợp đồng) + Điều khoản về bảo hiểm + Điều khoản về vận tải + Điều khoản về giám định + Điều khoản về khiếu nại, trọng tài + Các điều khoản về thưởng phạt nếu có + Các điều khoản phát sinh khác c. ký hợp đồng Sau khi thương thảo xong và thống nhất tất cả những điều khoản giữa hai bên, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng. hợp đồng sẽ đươc ký kết rất đơn giản và hợp đồng có thể được ký thông qua viêc gửi FAX giữa hai công ty mà không cần dấu đỏ của công ty d. Mở L/C Đối với mỗi lô hàng nhập khẩu công ty tiến hành mở L/C theo các công đoạn sau: - Lập hồ sơ xin mở L/C tại Ngân hàng do phòng tài chính kế toán chỉ định. Hồ sơ xin mở L/C gồm có: Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng và do lãnh đạo phòng kế hoạch kinh doanh và phòng tài chính kế toán ký nháy trước khi trình lãnh đạo Tổng công ty ký. Hồ sơ xin mở L/C gồm có: Hợp đồng ngoại, giấy cam kết sử dụng vốn vay. - Chuyển bộ hồ sơ xin mở L/C cho phòng tài chính kế toán trước thời hạn cuối cùng mở L/C quy định trong hợp đồng tối thiểu là 2 ngày làm việc. - Làm thủ tục mở L/C và nhận L/C từ ngân hàng - Kiểm tra L/C, nếu có sai khác với đơn xin mở L/C phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh ngay - Khi người Bán có yêu cầu tu chỉnh L/C, cần tiến hành kiểm tra, nếu thấy hợp lý sẽ trình lãnh đạo Tổng công ty cho phép tu chỉnh Cơ quan văn phòng Tổng Công ty mở thư tín dụng ở khá nhiều ngân hàng (tùy theo từng hợp đồng) như: Ngân hàng ngoại thương (Vietcombank), ngân hàng công thương (Incombank), ngân hàng Đầu tư và phát triển (BIDV), ngân hàng City bank, ngân hàng AZN… nhưng chủ yếu mở tại ngân hàng công thương. Đây là những ngâng hàng có kinh nghiệm về nghiệp vụ thanh toán quốc tế và Tổng Công ty có tài khoản tại đây. Khi đề nghị mở L/C, công ty không phải kỹ quỹ tại ngân hàng mở L/C do công ty va ngân hàng có mối quan hệ lâu dài và uy tín với nhau. Khi L/C đã được mở, ngân hàng mở L/C sẽ gửi cho công ty cuống L/C trong đó phản ánh các nội dung ghi trong đơn. Cán bộ nhập khẩu sẽ kiểm tra xem L/C đã đúng như trong đơn xin mở L/C chưa. Khi đã chấp nhận L/C thì cán bộ nhập khẩu của Công ty sẽ sẽ thông báo cho bên xuất khẩu về việc L/C đã được mở để họ chuẩn bị giao hàng (Thường là Fax cuống L/C cho bên xuất khẩu) Cơ quan văn phòng Tổng Công ty thường sử dụng L/C không hủy ngang (L/C irrevocable) và hối phiếu là hối phiếu trả tiền ngay (Daft at sight), tức là sẽ thanh toán toàn bộ tiền hàng ngay sau khi xuất trình bộ chứng từ. Khi mở L/C Công ty cũng phải thanh toán phí mở L/C cho ngân hàng thường là 0.1% giá trị L/C và phí thanh toán L/C là 0.2% giá trị L/C. Nếu có sai sót trong L/C thì công ty phải đề nghị ngân hàng mở L/C sửa chữa, chi phí sửa L/C thuộc về bên gây sai sót hoặc bên có yêu cầu và thường là 15 USD/lần (đối với các ngân hàng trong nước). Trong một số hợp đồng nhập khẩu công ty vay vốn của ngân hàng để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu. Khi đó công ty phải làm giấy cam kết sử dụng vốn vay gửi cho ngân hàng vay vốn. Căn cứ vào giấy cam kết này và căn cứ vào chứng từ thanh tóan L/C ngân hàng có quyền tự động ghi nợ tài khoản tiền vay của công ty tại thời điểm thanh toán L/C với nhà xuất khẩu. Giấy cam kết này do Tổng Giám đốc Tổng Công ty ký và đóng dấu. Việc Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng L/C là phù hợp với điều kiện của người mua và người bán. Khi sử dụng phương thức thanh toán này Công ty có những lợi ích sau: - Công ty có khả năng bảo toàn được vốn vì không phải ứng trước tiền. - Tận dụng được tín dụng của ngân hàng - Vì có sự đảm bảo về thanh toán, Công ty có thể thương lượng để đạt được giá cả tốt hơn và mở rộng được quan hệ khách hàng cũng như quy mô kinh doanh. Tuy nhiên phương thức thanh toán này cũng có những mặt hạn chế như: - Khi có những thay đổi trong hợp đồng ngoại thương giữa bên bán và Công ty phải tiến hành thủ tục sửa đổi, bổ sung L/C làm kéo dài thời gian giao dịch và tăng chi phí - Việc thanh toán của ngân hàng cho bên bán chỉ căn cứ vào bộ chứng từ xuất trình mà không căn cứ vào việc kiểm tra hàng hoá do đó nếu bên xuất khẩu chủ tâm gian lận có thể xuất trình bộ chứng từ giả mạo (Có bề ngoài phù hợp với L/C) để thanh toán. Như vậy, sẽ không có sự đảm bảo nào cho Công ty rằng hàng hoá sẽ đúng như đơn đặt hàng hay ko bị hư hại gì. e. Kiểm tra thông số của tàu Việc chuyên chở trong hoạt động ngoại thương đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như mạch máu nối liền các bên với nhau và đây cũng là một yêu cầu tất yếu gắn chặt với việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Trong thương mại quốc tế, các công ty có thể áp dụng nhiều phương tiện vận tải khác nhau như ôtô, đường biển, đường sắt, đường hàng không...Hiện nay Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép sử dụng phương thức vận tải biển là chủ yếu. Đối với Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng như nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam thì nghiệp vụ thuê tàu còn nhiều hạn chế do chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa có nhiều thông tin về các hãng tầu quốc tế... Do vậy, hiện nay các hợp đồng nhập khẩu được thực hiện tại công ty hầu hết theo điều kiện CIF và CFR và bên xuất khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu và thông báo cho công ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.  - Sau khi nhận thông báo của người Bán về dự kiến chỉ định tàu chở hàng, công ty tiến hàn kiểm tra các thông số của tàu xem có phù hợp với các quy định trong hợp đồng hay không. - Thông báo và yêu cầu công ty bảo hiểm xác nhận bằng văn bản đồng ý bảo hiểm hàng hoá được chuyên chở trên con tàu do người Bán chỉ định thuê. - Thông báo xác nhận bằng văn bản cho người Bán. - Thường xuyên liên hệ với đại lý tàu để nắm các thông tin về tàu và lịch tàu. Khi kiểm tra các thông số của tàu Công ty kiểm tra tuổi tàu xem con tàu đó đã đóng lâu chưa?, kiểm tra xem con tàu đó có là thành viên của hiệp hội tàu biển quốc tế hay không? hay kiểm tra xem con tàu đó đã “sổ tàu” bao giờ chưa?... f. Mua bảo hiểm hàng hoá Trong quá trình vận chuyển hàng từ nước xuất khẩu về nước mình do hàng được vận chuyển bằng đường biển nên thường gặp rủi ro có thể xảy ra ra tổn thất, hư hỏng mất mát về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, đâm va nhau, nổ, mất tích không giao hàng...Mà theo tập quán quốc tế trách nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi người vận tải bồi thường là rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. Cơ quan văn phòng Tổng Công ty chủ yếu mua hàng theo điều kiện CFR nên việc mua bảo hiểm hàng hoá thuộc về người mua. Công ty thường mua bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro, bảo vệ hàng hóa của mình. Với mỗi lô hàng nhập khẩu khi mua bảo hiểm Công ty thường thực hiện các công việc: - Căn cứ mức chi phí cạnh tranh và chất lượng dịch vụ, đề xuất công ty bảo hiểm cho lô hàng. - Gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá tới công ty bảo hiểm đề nghị cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng. Ví dụ: Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá có nội dung như sau: + Tên và địa chỉ người được bảo hiểm: Tổng Công ty Thép Việt Nam + Số điện thoại: 8561767 (316) + Tài khoản ngân hàng số: 001.1.00.0014089 tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam + Yêu cầu công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex bảo hiểm hàng hoá kê khai và những điều kiện ghi dưới đây: Đơn vận tải số Số thanh Trọng lượng Tên hàng hoá được bảo hiểm Trị giá CFR 01 9,003 6,011.42MT PrimeSteel Billets 3,320,408.12 USD + Số hợp đồng mua bán: 2801/05 LGI-VSC ngày 28/1/05 + Tính chất bao bì: Hàng rời + Phương thức vận chuyển: Đường biển + Tên tàu vận chuyển: CHUNG AM + Ngày khởi hành: khoảng 9/3/2005 +Từ: Xingang, China chuyển tải : không + Đến: Cảng Hải Phòng + Tổng số tiền bảo hiểm: 110% CIF + Điều kiện bảo hiểm: C + thiếu thanh + Thanh toán bồi thường tại: Việt Nam Chúng tôi xin cam kết đóng phí bảo hiểm đầy đủ Theo thông báo của đại lý tàu INLACO SAI GON-HAI PHONG BRANCH thì lô hàng sẽ cập cảng Hải Phòng vào ngày 16/03/2005. Vậy chúng tôi thông báo để quý công ty biết và có kế hoạch phối hợp cùng Tông công ty giám sát về việc tiếp nhận hàng tại cảng - Sau khi có giấy chứng nhận bảo hiểm của công ty bảo hiểm , tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm - Làm tờ trình lãnh đạo Tổng công ty và chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán phí bảo hiểm. Trường hợp có hợp đồng bảo hiểm bao/hợp đồng nguyên tắc với công ty bảo hiểm thì sẽ thanh toán theo quy định của hợp đồng. Do mặt hàng phôi thép là mặt hàng tương đối đơn giản, khó có thể bị hư hỏng do đó Công ty thường mua bảo hiểm ở điều kiện C. Tuy nhiên do việc đóng gói đơn giản chỉ là xếp các thanh phôi vào với nhau rồi bó lại hoặc có khi để nguyên thanh phôi rồi bốc lên tàu do đó rất dễ xảy ra trường hợp thiếu thanh và thiếu bó nên Công ty mua thêm bảo hiểm phụ là bảo hiểm thiếu thanh và thiếu bó. Để tránh việc thỏa thuận lại các điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và tránh việc phải thực hiện một hợp đồng riêng biệt cho từng chuyến hàng có chi phí rất cao Công ty thường ký hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy) để bảo hiểm cho tất cả các lô hàng nhập khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) theo các điều kiện và điều khoản như đã thỏa thuận trước. Công ty thường mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm lớn và có uy tín của Việt Nam như Bảo Việt, Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.08% trị giá bảo hiểm. g. Kiểm tra chứng từ và thanh toán * Trường hợp bộ chứng từ đến ngân hàng trước khi tàu cập cảng - Nếu ngân hàng thông báo bộ chứng từ phù hợp với L/C: Công ty làm thủ tục thanh toán để nhận bộ chứng từ chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh đi nhận hàng - Nếu ngân hàng thông báo bộ chứng từ có khác biệt so với L/C Công ty tiến hành các công việc sau: + Phòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra bản photocopy/ bản Fax bộ chứng từ do Ngân hàng gửi đến và đề xuất chấp nhận thanh toán hay từ chối thanh toán có nêu rõ lý do sau đó chuyển xuống phòng tài chính kế toán cho ý kiến. + Phòng kế toán kiểm tra bản photocopy/bản Fax bộ chứng từ do phòng kế hoạch kinh doanh chuyển và đề xuất chấp nhận thanh toán hay từ chối thanh toán. Nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc phê duyệt. + Gửi văn bản cho Ngân hàng thông báo quyết định của Tổng công ty trong thời hạn quy định của ngân hàng. - Nếu sau khi ngân hàng gửi thông báo từ chối thanh toán bộ chứng từ, ngân hàng phía người Bán không có chỉ dẫn lấy lại bộ chứng từ (bộ chứng từ vẫn còn ở ngân hàng, người Bán vẫn muốn giao hàng). + Nhận được giấy báo tàu đến, đề xuất ý kiến nhận hàng hay không nhận hàng, nêu rõ lý do. Chuyển phòng tài chính kế toán có ý kiến. + Phòng tài chính kế toán đề xuất ý kiến nhận hàng hay không nhận hàng, nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc phê duyệt + Nếu Tổng giám đốc quyết định nhận hàng, phòng tài chính kế toán làm thủ tục thanh toán, nhận bộ chứng chứng từ chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh để đi nhận hàng . * Trong trường hợp tàu đến cảng trước khi bộ chứng từ đến ngân hàng - Trường hợp người mua đã được nhận 1/3 bộ chứng từ gốc (có giá trị thanh toán): + Sau khi nhận được thông báo tàu đến của đại lý tàu, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. + Làm tờ trình đề xuất đề nghị hoặc không đề nghị ngân hàng ký hậu, nêu rõ lý do, chuyển phòng tài chính kế toán. + Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ và đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của phòng kế hoạch kinh doanh, nêu rõ lý do . + Làm tờ trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. + Nếu Tổng giám đốc đồng ý, làm các thủ tục cần thiết với ngân hàng để ngân hàng ký hậu vận đơn và chuyển bộ chứng từ cho phòng kế hoạch kinh doanh đi nhận hàng. + Khi bộ chứng từ gốc về ngân hàng, làm các thủ tục thanh toán và nhận bộ chứng từ gốc chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh. - Trường hợp toàn bộ 3/3 chứng từ gốc (có giá trị thanh toán) chưa đến ngân hàng: + Sau khi nhận được thông báo tàu đến của đại lý tàu, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. + Làm tờ trình đề xuất đề nghị hoặc không đề nghị ngân hàng bảo lãnh, nêu rõ lý do, chuyển phòng tài chính kế toán. + Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ, đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của phòng kế hoạch kinh doanh, nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. + Nếu Tổng giám đốc đồng ý, làm các thủ tục với ngân hàng để ngân hàng phát “Bảo lãnh nhận hàng” và nhận bộ chứng từ chuyển đi nhận hàng. + Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, yêu cầu ngân hàng ký hậu vận đơn và làm thủ tục thanh toán để lấy bộ chứng từ gốc chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh. + Đổi vận đơn ký hậu lấy bảo lãnh nhận hàng trả cho ngân hàng. - Trong hai trường hợp trên, nếu Tổng giám đốc chưa đồng ý đề nghị ngân hàng ký hậu hay phát hành bảo lãnh nhận hàng: Kiểm tra sơ bộ hàng hoá khi tàu cập cảng, báo cáo Tổng giám đốc và làm tờ trình đề xuất nhận hàng hay không nhận, nêu rõ lý do. + Trường hợp đề xuất nhận hàng, làm theo quy trình ký hậu hoặc bảo lãnh + Trường hợp nghi ngờ hàng hoá có sai khác hoặc tổn thất, cần thông báo ngay cho người Bán/công ty bảo hiểm để có giải pháp kịp thời. h. Làm thủ tục hải quan - Khi hàng về đến cảng, đại lý tàu biển tại Việt Nam gọi điện và gửi giấy thông báo giao hàng đến công ty. Đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau: + 1 hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Bảng kê chi tiết (Specification) + Phiếu đóng gói (Packing list) + Vận đơn (Bill of Lading) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Công ty thuê công ty đại lý giao nhận làm các thủ tục hải quan, tiếp nhận hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khách hàng của công ty đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thông báo để các bộ phận này giúp đỡ công ty đại lý giao nhận thực hiện tốt công việc của họ. Vì công ty thuê công ty đại lý làm thủ tục thông quan và giao nhận hàng cho mình trong tất cả các lô hàng nhập khẩu nên mỗi năm công ty thường ký một hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển và với mỗi lô hàng công ty chỉ cần làm các Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thác của năm đó để gửi tới công ty đại lý giao nhận Ví dụ: Phụ lục số 09 ngày 06/09/2004 thuộc hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004 có nội dung như sau: Bên A: Tổng Công ty Thép Việt Nam Địa chỉ: 91 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04-8561795, 8561814 Fax: 04-8561815 Đại diện: Ông Mai Văn Tin Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc Bên B: Công ty vận tải Quốc tế phía Bắc Địa chỉ: 25 Điện Biên Phủ, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng Điện thoại: 031-551501 Fax:031-551502 Đại diện: Ông Hoàng Hoa Phòng Chức vụ: Giám đốc Thoả thuận ký kết phụ lục số 09 thuộc hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004 theo những điều khoản sau: Điều 1: Chi tiết lô hàng - Tên hàng: Phôi thép cán nóng - Trọng lượng: 6.004,390 tấn - Kích thước: 120 x120 x6000 mm - Tên tàu: Marine Osaka Điều 2 : Thời gian và phương thức giao nhận - Thời gian tiếp nhận hàng : Khoảng từ 08/09/2004 đến 11/09/2004 - Khách hàng của bên A : Công ty Gang Thép Thái Nguyên - Phương thức giao nhận: Giao trên phương tiện của công ty gang thép Thái Nguyên tại cảng Hải Phòng Điều 3: Giá - Đơn giá: 33.000/tấn ( chưa bao gồm thuế VAT) - Giá trên bao gồm: Lệ phí hải quan, phí giám định trọng lượng qua cân, phí bốc xếp từ tàu lên phương tiện vận tải của Công ty Gang Thép Thái Nguyên và đại lý phí Điều 4: Quy định chung - Những vấn đề không đề cập đến trong phụ lục này được thực hiện theo quy định của hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số: 01/NF-VSC ngày 19/3/2004. - Phụ lục này được coi là một phần không thể tách rời của hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004. Như vậy công ty không trực tiếp tiến hành các thủ tục thông quan, giao nhận hàng hoá mà thuê một công ty khác làm. Điều này có ưu điểm là rút ngắn thời gian thông quan, giao nhận hàng tại cảng do các công ty này có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên tiến hành các công việc này nhanh hơn công ty. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phí làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty và hơn nữa công ty sẽ không chủ động nếu có sự cố gì đó xảy ra trong quá trình thông quan, giao nhận hàng hóa i. Tiếp nhận hàng hóa tại cảng Sau khi có thông báo tàu cập cảng Công ty chuẩn bị việc tiếp nhận hàng tại cảng bao gồm các công đoạn sau: - Thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan đến lô hàng nhập khẩu ( các đơn vị mua hàng của lô hàng này) về thời gian tàu cập cảng. - Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhận hàng và khẩn trương làm thủ tục nhận hàng. Hồ sơ nhận hàng gồm có: Vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, hợp đồng ngoại, hóa đơn thương mại, L/C - Chuyển bộ hồ sơ nhận hàng cho đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền làm thủ tục tiếp nhận hàng: đơn vị trực thuộc người Mua, văn phòng đại diện hoặc công ty đại lý Giao nhận Vận tải (công ty đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc). - Yêu cầu và ràng buộc trách nhiệm các đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền tiếp nhận hàng kịp thời gửi cho phòng kế hoạch kinh doanh các chứng từ liên quan đến việc tiếp nhận hàng sau khi hoàn thành việc nhận hàng tại cảng bao gồm: tờ khai hải quan, thông báo thuế (nếu có), chứng thư giám định tại cảng đến. - Phối hợp với các đơn vị được uỷ quyền tiếp nhận theo dõi việc tiếp nhận hàng. - Trường hợp nghi ngờ hàng hoá có tổn thất hoặc có những vấn đề phát sinh: + Cử cán bộ trực tiếp xuống cảng để giám sát việc tiếp nhận và giải quyết những vấn đề phát sinh + Thông báo ngay bằng văn bản cho các bên liên quan về việc nghi ngờ hàng có tổn thất và các vấn đề phát sinh. - Phối hợp với các bên liên quan xác định tổn thất hàng hoá, thu thập đủ chứng cứ, chứng từ để lập hồ sơ khiếu nại kịp thời theo thời hạn quy định tại hợp đồng mua bán và hợp đồng bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm và các văn bản cam kết liên quan khác. Việc thuê công ty khác làm thủ tục tiếp nhận hàng hoá giúp công ty rút ngắn thời gian giao nhận hàng hoá do các công ty này có chuyên môn, nghiệp vụ và thông thạo trong việc này. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải mất một khoản chi phí và thiếu đi sự chủ động trong việc giải quyết các sự việc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá. k. Khiếu nại, bồi thường Trong quá trình nhận hàng, kiểm tra hàng hóa nếu phát sinh các trường hợp phải khiếu nại thì ngay lập tức công ty phải làm thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đối với các bên liên quan sau đó căn cứ quy định tại hợp đồng mua bán để khiếu nại với người Bán hàng thiếu (số lượng) hoặc sai, khác (chất lượng). - Căn cứ quy định tại hợp đồng bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm để khiếu nại công ty Bảo hiểm khi hàng có tổn thất trong quá trình vận tải từ cảng xếp hàng đến cảng đích. Ví dụ: Thư khiếu nại đòi bồi thường gửi đến công ty bảo hiểm Petrolimex có nội dung như sau: Thư khiếu nại đòi bồi thường Kính gửi: công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjico) Tổng công ty Thép Việt Nam xin gửi bộ hồ sơ khiếu nại bồi thường tổn thất của lô hàng 6.000 T phôi thép được mua bảo hiểm tại Quý công ty như sau: - Đơn bảo hiểm số: 04/HNO/HHA/1110/0826 - Tên hàng: phôi thép cán nóng - Vận tải đơn số: SMS-MO-0411 - Số lượng: 9.107 thanh/6.004,390 MT - Tên phương tiện vận tải: M/V MARINE OSAKA - Hành trình: cảng đi JINGJANG, Trung Quốc cảng đến Hải Phòng, Việt Nam - Lượng hàng tổn thất: B/L Giám định SGS Chênh lệch Trọng lượng tịnh Số thanh Trọng lượng tịnh Số thanh Trọng lượng tịnh Số thanh 6.004,390 9.107 5.995,980 9.106 -8,410 -1 - Trọng lượng khiếu nại:(6.004,390 tấn: 9.107 thanh) x 1 thanh = 0.659 tấn - Trị giá khiếu nại: 0,659 x 362 USD/T x 110% = 262,410 USD Đề nghị Quý công ty xem xét bồi thường cho chúng tôi và chuyển số tiền bồi thường trên vào tài khoản số: 001.1.00.0014089 tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam Các chứng từ kèm theo: - Đơn bảo hiểm số: 04/HNO/HHA/1110/0826 - Hợp đồng mua bán số: 1207 LGI-VSC - Vận đơn số: SMS-MO-0411 - Hoá đơn thương mại số: 04 EX 038 - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Chứng thư giám định SGS số: 030301/MIN/HCM/M0760/04 - Biên bản kết toán nhận hàng với tàu số 344. - Khi công ty bảo hiểm bồi thường tiền cho cơ quan văn phòng, họ sẽ gửi thông báo bồi thường đến công ty Ví dụ: Thông báo bồi thường số 1288/GĐ-BT/04 về việc giải quyết khiếu nại theo đơn 04/HNO/HHA/1110/0664 có nội dung như sau: + Tên hàng: Prime Quality Steel Billets + Vận tải đơn số: 211 EMZ + Số lượng: 17.507 thanh (14.970,29 MT) + Số tiền bảo hiểm: 110% CIF = 5.652.812,67 USD + Tên phương tiện vận chuyển: Asean Glory + Hành trình: Vladivostok, Nga/ TP. Hồ Chí Minh + Lượng hàng tổn thất: 50,451 MT + Trị gía hàng tổn thất: 19.035,16 USD