Chuyên đề Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Invoice theo đơn giá tấn, packing list, và tờ khai. Chuyển cho Anh Thành ( Phòng XNK). Tờ khai lấy từ phía Hải Phòng ( anh Long fax lên ) tờ khai sẽ có được ngay sau khi phía Hải Phòng làm xong thủ tục Hải Quan, Bill lấy bản fax từ phía hãng tàu ngay sau khi hàng đã lên tàu. Mẫu C/O đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.14 6. Gửi chứng từ 6.1. Thông báo cho khách hàng về việc thanh toán Chuẩn bị Bộ chứng từ đầy đủ: B/L, Invoice, Packing List, C/O (nếu có), Bảo Hiểm (Nếu có). Thông báo cho khách hàng đã lên lên tàu bằng cách gửi ảnh đóng cont; gửi bộ chứng từ copy qua Email hoặc Fax. Và đề nghị khách hàng thanh toán đúng hạn. 6.2. Gửi bộ chứng từ Sau khi nhận đc tiền thanh toán sẽ gửi chứng từ gốc đi cho khách hàng.( Với trường hợp là thanh toán bằng T.T). Chứng từ gốc chỉ gửi đi khi đã nhận được tiền thanh toán của khách hàng. Đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C hoặc D/P thì chuyển ra ngân hàng ( hoặc Kế toán ở nhà đều Hành ) có L/C để phát hành đòi tiền. Chứng từ L/C phải thật chính xác theo yêu cầu của L/C. 6.3. Theo dõi công nợ Theo dõi công nợ theo Form theo dõi công nợ: Việc theo dõi công nợ rất quan trọng đến việc biết được lượng tiền khách đang nợ công ty là bao nhiêu và thời gian quá hạn. Theo dõi công nợ dựa trên việc làm ghi chép lại các khoản tiền phát sinh hàng ngày của Công Ty và Khách hàng. Các khoản phát sinh được tính như sau: Các khoản đặt cọc. Và các khoản tiền Hàng phát sinh trong ngày. 7. Giải quyết khiếu nại 7.1 Giải quyết khiếu nại với khách hàng: Về quan điểm, khi giải quyết khiếu nại với KH, cán bộ luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Và tôn trọng ý kiến của khách hàng. Khi khách hàng có ý kiến phàn nàn về chất lượng,hay dịch vụ của công ty, cán bộ Kinh doanh cần phải hỏi rõ khách hàng về những ý kiến họ đưa ra, khai thác triệt để thông tin về thông tin đó, về số lượng hàng lỗi ( rất quan trọng). Tỏ thái độ lấy làm tiếc về sự việc trên, và rất cám ơn khách hàng về ý kiến đóng góp quý báo đó. Ý kiến của khách hàng là một trong những thông tin để chúng ta rà soát lại quy trình kiểm tra chất lg của chúng ta. Và cám kết với khách hàng sẽ kiểm tra lại sự việc trên và sẽ trả lời vào ngày hôm sau. Lưu ý, cũng cần khẳng định với khách hàng là sự việc trên chưa bao giờ xảy ra với công ty. Cách giải quyết tiếp theo: Dựa trên số liệu thông tin khách hàng phản ánh, tập hợp lại, phản ánh lại với Hỗ Trọ, và Trưởng phòng để tìm dõ nguyên nhân do đâu, nếu như lỗi đó là do SX, thì cần phải có mẫu đối chứng. Cán bộ Kinh doanh cần phải thông báo lại cho khách hàng để gửi mẫu xác nhận. Và lưu ý, khi chúng ta giải quyết mâu thuẫn, cần đứng trên lập trường của SX. Khi nhận được mẫu sẽ có cách giải quyết cụ thể. 7.2 Giải quyết khiếu nại với nhà cung cấp trong nc vấn đề này, cũng dựa trên nguyên tắc ở trên. 8. Lưu giữ và gửi hồ sơ thanh khoản 8.1 Lưu giữ hồ sơ Mọi đơn hàng bên cạnh việc lưu trữ bằng chứng từ gốc, Hỗ trợ Kinh doanh phải lưu vào 1 hồ sơ về bản gốc để thuận tiện cho việc xem xét Hồ sơ tối thiểu gồm có: PAKD sơ bộ Hợp đồng với KH Yêu Cầu làm mẫu Tiêu chí chất lượng Giấy báo có cho tiền đặt cọc ( L/C ), Điện chuyển tiền của khách TBSX+ Chi tiết đơn hàng+ PAKD, các chi tiết khác liên quan đến việc SX BOOKING + Thông báo đóng hàng Hợp đồng Hải quan Biên bản đóng hàng + Phiếu cân ( lấy từ phía anh Long, hoặc Anh Chương ) Giấy yêu cầu bảo hiểm Tờ khai ( copy), Bill, Invoice, List, C.O, bảo hiểm ( Copy) Giấy báo có ( Tiền thanh toán ) Đề nghị mua vật tư, đơn làm lô, làm tem Một số giấy tờ khác: Market hình in, Mẫu, Inquiry Bill thực xuất ( Có dấu của hãng tàu ) để làm thanh khoản 8.2 Thanh khoản Ngày 15 hàng tháng, phải cung cấp bill thực xuất cho Cán bộ làm hồ sơ thanh khoản. Bill thực xuất phải có dấu của hãng tàu. Cung cấp giấy báo có theo yêu cầu của Cán bộ làm hồ sơ Thanh khoan khi cần, và giải thích cho Cán bộ Thanh khoản Mỗi slaes sẽ phải lập ra 1 bản theo dõi lý lịch đơn hàng theo: Mẫu lý lịch theo dõi đơn hàng – xem phụ lục số 3.15 III. Thực trạng hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Trong 3 năm từ 2007 đến nay công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã thu được những thành tựu sau: Sản lượng xuất khẩu các năm Năm 2007 2008 2009 2 tháng đầu 2010 Sản lượng XK (tấn) 1697 3307 8080 1723 ( Nguồn phòng kế toán) Công ty cổ phần Nhựa và Môi trường xanh An Phát đã công bố kết quả kinh doanh năm 2009. Theo đó, doanh thu thuần công ty thực hiện được trong năm 2009 đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước. Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8%. Lợi nhuận ròng mà An Phát thực hiện trong cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồng của năm trước. Trung bình số hợp đồng XK/ tháng trong các năm: Năm 2007 2008 2009 Số hợp đồng XK TB/tháng 5 - 10 10 – 12 15 - 20 (Nguồn phòng XNK) Số hợp đồng đã thực hiện trong các năm: Năm 2007 2008 2009 Số hợp đồng XK thực hiện 86 126 189 (Nguồn phòng XNK) Số hợp đồng vướng mắc ở các năm: STT Năm Số hợp đồng vướng mắc 2007 2008 2009 2 tháng đầu 2010 1 Về thanh toán 3 4 3 0 2 Về giao hàng 4 6 4 1 3 Về chất lượng 5 3 2 1 ( Nguồn phòng XNK cung cấp) Đồ thị 1: Biểu thị số hợp đồng gặp phải vướng mắc qua các năm của công ty Nhìn vào biểu đồ và các bảng số liệu ở trên ta có thể thấy được tỉ lệ vướng mắc của công ty qua các năm vẫn còn cao. Năm 2007 là 12/86 ( 13%), năm 2008 là 13/126 ( 10,3%), năm 2009 là 9/189 ( 4,7 %). Năm 2008 có nhiều vướng mắc hơn năm 2007 về số tuyệt đối nhưng về số tương đối thì có xu hướng giảm dần theo các năm. Nhưng nhìn chung tỉ lệ gặp phải vướng mắc vẫn cao và cần có hướng khắc phục. Trong năm 2008 cụ thể vướng mắc với Nippon giken industrial co.,ltd là tiền về chậm, với As prime parter, Geordian ltd về vấn đề tiền thanh toán bị thiếu. Về vấn đề giao hàng có gặp vướng mắc với khách Evenplast S.A.S đơn hàng 1153 và 2268 về thời gian giao, khách Ocimex AB và Ardale international ltd về số lượng hàng giao thiếu. Về vấn đề chất lượng có gặp phải vướng mắc với khách Publi embal về mầu sản phẩm túi không như yêu cầu bị bục, khách Achaika về kích thước túi, với khách Evenplast S.A.S là lực nén dọc của túi kém. Và trong năm 2009 thì vấn đề vướng mắc với khách hàng khi tổ chức thực hiện hợp đồng xuất có giảm so với năm 2008 cụ thể như sau: Về vấn đề thanh toán vướng mắc với khách hàng MBA –Celestine 2256, LeSand, Ismail Fawaz tiền về chậm. Về vấn đề giao hàng có gặp phải vướng mắc với khách Evenplast S.A.S về giao hàng muộn, khách Xeny và đơn của Hisham. Việc phân tích các vướng mắc sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần tiếp sau. Các vướng mắc gặp phải khi thực hiện hợp đồng Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất Thông tin giữa hai bộ phận này không thống nhất và đầy đủ, dẫn đến mâu thuẫn giữa bộ phận sản xuẩt với TTKD. Do nhân viên kinh doanh có suy nghĩ là như vậy thì là đúng và sản xuất đã biết, họ chưa lường được hết các hậu quả. Còn phía nhà máy họ cho rằng đương nhiên nhân viên kinh doanh phải biết. Khi kiểm tra TBSX, một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu sản xuất mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, nhà máy đã không kiểm tra lô in trước khi sản xuất, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu sản xuất nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng. Việc làm thông báo kinh doanh và chi tiết đơn hàng bị lỗi, nhà máy tiếp nhận thông số sai, do đó dẫn đến sản xuất sai. Như trong đơn hàng của Achaika khách yêu cầu chất liệu là hàng HDPE nhưng khi làm thông báo sản xuất cho nhà máy thì thông tin trên thông báo sản xuất là hàng LDPE dẫn đến tình trạng hàng không đạt đúng yêu cầu của khách hàng. Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “ Chất lượng tốt nhất rồi”. Trong đơn hàng xuất sang Nhật đơn của Eko, chất lượng yêu cầu cao, hình in market trên túi có vệt mực nhưng mà máy không chú ý đến điểm này . Và dẫn đến hình in sai, hàng không đủ tiêu chuẩn. Xác nhận thời gian giao hàng Khi triển khai xác nhận thời gian giao hàng không được sự xác nhận của sản xuất, dẫn đến bị chậm tiến độ giao hàng so với hợp đồng đã kí. Khi đó buộc phải thúc đẩy sản xuất nhanh hơn, sản xuất không thể đẩy nhanh được tiến độ sản xuất, báo lại với khách hàng sẽ làm mất uy tín của công ty. Cụ thể trong đơn hàng Evenplast 3356 trong hợp đồng ký với khách là giao hàng 3/2/2010 nhưng do không được sự xác nhận của nhà máy nên nhà máy không sản xuất kịp hàng và dẫn đến tình trạng giao hàng không thể kịp theo như hợp đồng đã ký kết với khách. Đơn hàng của Hisham mất nhiều thời gian giành cho việc đóng hàng và sản xuất hàng chậm so với kế hoạch dẫn đến tình trạng không đủ hàng cho khách theo đúng yêu cầu ngày giao hàng. Giao hàng ngày 3/3/2010 với khối lượng là 3 container 20feet ( khoảng 36tấn ) loại Star sealed bag nhưng ngày 27/02/2010 nhà máy chỉ sản xuất được 12 tấn. Khi đó cần có biện pháp ép nhà máy đẩy nhanh tiến độ sản xuất kịp thời gian giao hàng. Đơn hàng MBA –Celestine , nhà máy vấn để đóng hàng tình trạng rỗng container Hồ sơ xuất Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước gặp khó khăn khi giao dịch bằng L/C, mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C. Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là cơ sở để hình thành L/C, nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra nó. Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí hàng hóa không được giao. Đây chính là nguyên tắc cơ bản trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ. Người làm hồ sơ xuất chưa hiểu hết về L/C, do vậy mất rất nhiều thời gian giải quyết các vướng mắc về L/C, lịch tàu, ngày hết hạn L/C. Kết quả thống kê của phòng XNK có đến 90% sai về L/C. Và bộ chứng từ là tập hợp tất cả các chứng từ chứng minh đối với hàng hoá mua bán về chủng loại hàng hoá, xuất xứ, chất lượng, tiêud chí, chứng thực khai quan để tạo điều kiện thuận lợi cho những nghiệp vụ giao nhận hàng hoá và thanh toán. Có những đơn hàng hồ sơ sai với L/C, có những lỗi ngân hàng họ có thể bỏ qua được cho mình, nhưng có trường hợp lỗi ngân hàng không thể bỏ qua, và công ty đã phải chịu phạt. Ví dụ như trong đơn hàng của Publi embal 2256 trên L/C nó mô tả hàng hóa là 407 cartons of hdpe plastic bags, nhưng mình suất đi 500 hộp, phải làm giống L/C. Nên trên Bill ghi 407 cartons. Ví dụ điển hình nhất là sai về dung sai. Trường hợp đơn hàng của Hisham trên L/C mô tả dung sai 10% cho cả dung sai số lượng cho cả tổng và từng mã hàng nhưng mình lại làm 10% chỉ cho tổng. Và trong khi từng mã thì lại lệch. Trường hợp sai về thời hạn xuất hàng cũng có thể bị sai. Trong đơn hàng của Eko điều kiện CIF thì gặp lỗi chứng từ là ngày bảo hiểm chậm hơn so với ngày tàu chạy. Ngày giao tàu chạy là 23/12/2009 nhưng trên chứng từ bảo hiểm là 24/ 12/2009. Thanh toán Khi thanh toán bằng T/T: khách hàng nhận hàng nhanh thì cần thanh toán nhanh, để thanh toán mất khoảng 3 – 4 ngày để nhận được tiền. Công ty và khách hàng muốn giải phóng hàng ngay, nhưng chính sách của công ty là nhận được tiền mới giải phóng hàng. Do vậy tiến độ giao hàng bị chậm và khách hàng cũng không tin tưởng vào chất lượng phục vụ. Khách hàng Publi embal đơn 1233 thanh toán theo T/T, họ cần giao hàng gấp nhưng do quy trình thanh toán theo T/T như trên nên hàng giải phóng chậm. Khách điện chuyển tiền ngày 1.2 và họ muốn tàu chạy ngày 3.2 nhưng do mất 3 ngày để nhận được tiền nên đến ngày 4.2 hàng mới có thể giải phòng. Một trường hợp vướng mắc về thanh toán khác là giá trị hoá đơn không chính xác với nội dung của L/C ở đơn hàng của Hisham. Giải quyết khiếu nại với khách hàng Về chất lượng triển khai không được tốt, sales phải là cầu nối giữa sản xuất và khách hàng nhưng việc này được làm không tốt. Vì thực tế đứng dưới góc độ người bán luôn luôn cho rằng khách hàng đúng, áp đặt thông tin với nhà máy, bắt nhà máy phải làm. Để khắc phục các vướng mắc ở trên đã được công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã có các biện pháp khắc phục cụ thể . Các biện pháp xử lý các vướng mắc của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát 2.1 Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất Chuyên môn hoá phòng XNK thành phòng slaes và hỗ trợ. Sales giữ phần lớn trách nhiệm giao dịch với khách hàng từ đầu quy trình tới công đoạn làm hợp đồng (Cung cấp cho bên Hỗ trợ đầy đủ thông tin cho bộ TBSX). Khi có đủ bộ chứng từ, Sales sẽ thông báo với khách hàng về việc thanh toán cho Công ty. Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Để khắc phục việc này công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã có một số đề nghị bộ phận Sales khi làm TBSX lưu ý như sau: - Hộp carton: với tất cả túi thường (không cuộn), đề nghị tính kích thước hộp carton theo công thức đã có trên PAKD. + Với hàng đã được làm trước đây, đề nghị liên hệ với nhà máy để lấy kích thước chuẩn. - Tem: Như đã thống nhất từ trước, nếu đơn hàng cần làm tem, đề nghị xuất nhập khẩu lấy báo giá tem. Nếu thiếu, đồng chí Yến sẽ không kiểm tra PAKD. Với cách làm như thế này các bạn Sales cũng ko lo mình bị tính thiệt về giá vật tư, và có giá sát thực tế nhất. Hỗ trợ làm toán bộ công việc tiếp theo trong quy trình và có trách nhiệm liên hệ với sales trong việc lấy thông tin và kiểm tra thông tin. Trong một số trường hợp sẽ hỗ trợ Sales trực tiếp giao dịch với khách hàng lấy các thông tin bổ sung cho TBSX. Và lưu trữ thông tin và các chứng từ liên quan tới đơn hàng. 2.2 Xác nhận thời gian giao hàng Biện pháp mà công ty sử dụng là trước khi kí hợp đồng, xác nhận thông tin với nhà máy. Vì năng lực công ty lớn nhiều đơn hàng khác và nhiều mặt hàng cần một thời gian nhất định. Hiện tượng nhà máy 1 đang phản ánh, là gửi yêu cầu đóng cont rất muộn, thậm chí không gửi, và biện pháp mà công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát áp dụng để xử lý vướng mắc này là: Khi gửi book và biên bản đóng cont xuống cho anh Chương thì đồng thời phải gửi luôn xuống nhà máy. Biện pháp mà công ty áp dụng để hạn chế tối đa việc giao hàng chậm với khách hàng, lãnh đạo phòng đã đưa cách làm như sau: Thời hạn giao hàng xác nhận trên hợp đồng = thời gian giao nhà máy đã xác nhận + 7 ngày. Nhưng ngày giao hàng trên TBSX vẫn là ngày nhà máy đã xác nhận). 2.3 Hồ sơ xuất Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ trả ngay không hủy ngang thì việc thanh toán tiền hàng xuất sẽ dựa vào việc xuất trình các chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng. Bộ chứng từ thanh toán với ngân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu: tất cả chứng từ phải hợp lệ, bộ chứng từ phải không có sai xót về mặt hình thức, số lượng, xuất trình trong thời gian hiệu. Chứng từ thanh toán đòi hỏi phải phù hợp cả về hình thức và nội dung. Công ty mở các buổi bồi dưỡng kiến thức về L/C cho các hỗ trợ. Phòng hỗ trợ kiểm tra các chứng từ khi khách hàng gửi L/C và hợp đồng gốc. Khi chuyên môn hoá thì hỗ trợ có nhiều thời gian hơn để quản lý các đơn hàng. Trước đó thì sales phải làm tất cả các công việc từ đàm phán đến các chứng từ của đơn hàng. Khi có hỗ trợ check, sales check, và quản lý phòng check ( qua nhiều cầu ) thì sai sót của chứng từ cũng ít hơn. 2.4 Thanh toán Biện pháp mà công ty đã sử dụng để khắc phục hiện tượng thanh toán bằng T/T chậm là sau khi nhận được điện chuyển tiền thì gửi chứng từ bản sao cho khách. Sau khi tiền về thì nhờ bên chuyển phát nhanh chuyển chứng từ cho khách. Làm như vậy sẽ rút ngắn được 3 -4 ngày. Và đẩy nhanh tiến độ giao hàng. Biện pháp khác mà công ty đang áp dụng là quy định rõ cho khách hàng điều kiện thanh toán của công ty là bắt buộc. 2.5 Giải quyết khiếu nại với khách hàng Xác định quy trình giải quyết khiếu nại trong hợp đồng ngoại thương. Nghiệp vụ khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu nại từ phía khách hàng . Khi có khiếu nại của khách hàng về hàng hóa thì công ty giải quyết theo tinh thần của hợp đồng. Điều khoản quy định rõ trách nhiệm liên đới đến thủ tục khiếu nại. Khi phát sinh khiếu nại của khách hàng thì trong vòng 7 ngày thì khách hàng phải gửi mẫu để bên An Phát kiểm tra và trogn vòng 3 ngày kể từ khi nhận được mẫu là kiểm tra lỗi, trong vòng không quá 7 ngày từ khi xác nhận lỗi là giải quyết. Công ty đã xử dụng các biện pháp giải quyết khiếu nại sau: gửi hàng thiếu , hay bồi thường tiền hàng thiếu, biện pháp chiết khấu, giảm giá, đổi hàng.Trong đơn hàng của Lesand, khách hàng phàn nàn về chất lượng của hàng xuất , công ty đã sang tận bên nước bạn để kiểm tra hàng, và xử lý khiếu nại. Ngoài ra công ty còn áp dụng các biện pháp kiểm tra hàng khác như: yêu cầu bên nhập gửi ảnh,clip kiểm tra… Đánh giá việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát 3.1. Mặt được Tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh của công ty. Điều này khẳng định được vai trò quan trọng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty. Nó không chỉ ảnh hưởng lớn đến doanh số kinh doanh của công ty mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2008 So sánh với 9 tháng năm 2007 Tổng doanh thu là 249,181,853,277 VNĐ tăng 127.73% so với 9 tháng năm 2007. Lợi nhuận sau thuế đạt: 22,874,646,653 VNĐ tăng 41.60% so với 9 tháng năm 2007 Thu nhập bình quân của người lao động năm 2008 là 1.900.000 VNĐ tăng so với năm 2007 là 35.71% So sánh với kế hoạch năm 2008 Năm 2009, doanh thu thuần công ty thực hiện được đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước. Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8%. Lợi nhuận ròng mà APG thực hiện trong cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồng của năm trước. Trong thời gian trên công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã ngày càng hoàn thiện hơn quy trình xuất nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Qua đó đã góp phần không nhỏ làm nên các hợp đồng thành công. Khách hàng ngày càng tin tưởng nâng cao uy tín của công ty, giảm thiểu đáng kể các vụ tranh chấp vướng mắc khi tổ chức thực hiện hợp đồng ( theo bảng số hợp đồng vướng mắc ở các năm ) tăng sản lượng xuất và doanh thu xuất. Biểu đồ 2: Bểu thị tỉ lệ số hợp đồng vướng mắc trong các năm Nhìn vào biểu đồ ta có nhận xét rằng công ty đã hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất, giảm dần tỉ lệ các vướng mắc từ 13% còn 4,7%. 3.2. Mặt hạn chế Bên cạnh mặt được thì việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát vẫn còn một số điểm hạn chế như: Thời gian cho giao dịch luôn bị gián đoạn bởi phải giải quyết những vấn đề phát sinh, cán bộ XNK , không được hỗ trợ trong SX, luôn lo lắng về chất lượng. Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền về hoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy. Và giải phóng hàng cho khách hàng. Có hiện tượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem. TTKD chỉ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin và kích thước tem; nhà máy sẽ có trách nhiệm kiểm tra tem về, so sánh với số tem theo yêu cầu trên TBSX và TB lại cho TTKD. KCS nhà máy I hiện nay tính tự quyết chưa cao, Ví dụ như khách hàng Wally, khách hang đề nghị màu vàng nhạt hơn màu đang làm cho khách thì ko dám quyết, nhưng với túi in Asian Chao, market khách hang gửi là in giữa túi, trong khi nhà máy làm lại in lệch xuống phía đáy túi. Sau khi được phản ánh nhà máy kiên quyết là mình ko làm sai. Phải kiểm tra rất kỹ cũng làm việc nhân viên XNK mất nhiều thời gian kiểm tra kiểm soát, việc làm lô cũng là việc khiến nhân viên XNK tốn nhiều thời gian. Theo dõi về đơn hàng, Nhân viên XNK luôn phải theo sát, kể cả ngày làm lô, ngày lô về, thời gian làm, và ngày giao hàng, việc làm trên mất rất nhiều thời gian, và rất hay xảy ra bất đồng giữa XNK và Sản xuất. Các cán bộ XNK làm việc độc lập, sự hỗ trợ cho các cán bộ XNK là rất ít, từ việc sản xuất làm mẫu đến việc làm thanh toán, theo dõi tiền về.sản xuất, công việc XNK sẽ tốt hơn nếu như XNK có một lực lượng hỗ trợ về SX, hỗ trợ về thanh toán, Hỗ trợ về triển khai đơn hàng. 3.3. Nguyên nhân: Việc hoàn thiện quy trình chưa xác định được chính xác các nguyên nhân của các hạn chế. Và các điểm hạn chế xuất phát từ các nguyên nhân sau: 3.3.1 Quá trình làm TBSX hay mắc lỗi nguyên nhân là - Lỗi chuẩn bị hàng xuất Thông tin của XNK với khách hàng chưa thông nhất, chưa đầy đủ thông tin Áp lực về thời gian giao hàng Với các đơn hàng phức tạp tốn nhiều thời gian để làm Không cẩn thận trong việc làm TBSX, lỗi cắt dán. Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu SX mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, đề nghị nhà máy kiểm tra lô in trước khi SX, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu SX nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt gặp khó khăn về vấn đề tem : số lượng và chất lượng. Có hiện tượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem. 3.3.2 Công tác kiểm tra hàng xuất Việc mẫu và sản phẩm xuất đi bị khách hàng phản ánh không theo yêu cầu của khách hàng. Nhà máy không tin TTKD khi phàn nàn về mẫu, về hàng. TTKD chỉ dựa vào tiêu chí của khách để duyệt hàng. (hàng xuất cho khách hàng Alo). Khi khách hàng phàn nàn chất lượng hàng, nhà máy cho rằng hàng đã đạt chất lượng. Trong đơn hàng Evenplast, nhà máy không thực sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD. Do vậy sẽ phát sinh tranh chấp về chất lượng hàng xuất, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Hàng giao không đúng thời gian giao hàng Sai lệch thông tin giữa các bộ phận Thông tin giữa nhân viên kinh doanh với nhà máy, giữa sales và hỗ trợ chứng từ hay giữa các bộ phận khác với nhau hiểu sai thông tin do thông tin truyền sai, hay không đầy đủ kịp thời. Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền về hoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy. Và giải phóng hàng cho khách hàng. Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “ Chất lượng tốt nhất rồi” Nhà máy không thực sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD. Nhà máy còn chậm trong vấn đề thông tin lên TTKD để giải quyết vấn đề, dẫn đến tình trạng chậm thời gian giao hàng 3.3.4 Trình độ chuyên môn Theo thống kê thì có đến 90% nhân viên hiểu sai và mơ hồ về L/C dẫn đến lỗi chứng từ bị bắt lỗi và sai về thời hạn giao hàng. Chương 2: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát I. Thuận lợi và khó khăn của việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thuận lợi Là một doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất bao bì màng mỏng, Công ty hiện đã có được một vị trí vững chắc trong hoạt động kinh doanh, thiết lập được mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp với nhiều Công ty và tập đoàn nổi tiếng ở Đài Loan, Hàn Quốc, Phillipin, Singapore, Thái Lan, Ai-len, Các tiểu vương quốc Ả Rập, Mỹ, EU,… Sản phẩm được các doanh nghiệp trong nước và quốc tế đánh giá cao. Yếu tố tài chính lớn , máy móc trang thiết bị hiện đại là yếu tố thuận lợi cho quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty. Đặc biệt chương trình đào tạo IMPAC cho các nhân viên kinh doanh trong thời gian 4 tháng đã cung cấp cho nhân viên cách làm việc mới khoa học hơn, hiệu quả hơn. Khó khăn Ở trong nước, do sản phẩm củ