Chuyên đề Hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Chi nhánh Thành Phố Long Xuyên

người có kinh nghiệm giúp đỡ, dìu dắt nhân viên mới. Chương 3 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG NN & PTNT CHI NHÁNH TPLX 3.1. Lịch sử hình thành Ngày 03/04/1995 Tổng Giám đốc Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam đã ra quyết định thành lập Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh Trưng Vương (trực thuộc Ngân hàng NN & PTNT Tỉnh An Giang) với mô hình hoạt động như một phòng giao dịch. Ngân hàng được thành lập với chức năng là nơi cung cấp vốn cho nền kinh tế, điều tiết nền kinh tế góp phần ổn định, giữ vững tốc độ tăng trưởng, đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, cơ cấu đầu tư. Đến năm 2000 Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh Trưng Vương chính thức được đổi thành Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Thành Phố Long Xuyên và hoạt động cho đến nay. Tên giao dịch trong nước: Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Thành Phố Long Xuyên. Tên giao dịch quốc tế: AGRIBANK THÀNH PHỐ LONG XUYÊN. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX có con dấu riêng, được hạch toán độc lập, tổ chức hoạt động theo điều lệ và quy chế của Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam. Trãi qua hơn 10 năm hoạt động Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX đã khẳng định vai trò, chức năng của mình trong việc cung cấp vốn cho nền kinh tế TPLX, ngày càng khẳng định uy tín, vị thế của mình. Với chức năng “đi vay để cho vay”. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX đã khai thác có hiệu quả nguồn vốn huy động để có thể phát vay cho người dân trên địa bàn có nhu cầu vay vốn, đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn sản xuất kinh doanh…. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX luôn đồng hành cùng với nhân dân TPLX luôn ra sức thực hiện chủ trương chính sách của Đảng, Nhà Nước, của ngành trong việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, chuyển dịch cơ cấu cây trồng, vật nuôi theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn với phương châm “Ngân hàng và nông dân cùng nhau kinh doanh cùng hướng tới tương lai”. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX là Ngân hàng Chi nhánh loại ba trực thuộc Ngân hàng NN & PTNT Tỉnh An Giang hoạt động theo nguyên tắc “trung thực, kỷ cương, sáng tạo, chất lượng, hiệu quả” nên hơn mười năm trưởng thành Ngân hàng khẳng định được vị thế của mình trong ngành Ngân hàng, xem khách hàng là “thượng đế”, qua chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ với phong cách làm việc nhanh gọn, tận tình, chu đáo và chữ “tín” được đặt lên hàng đầu quyết định sự thành công của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX. Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX nằm trong trung tâm của TPLX nên thuận lợi về điều kiện kinh tế - xã hội và góp phần giải quyết công ăn việc làm tạo nguồn thu nhập ổn định cho người dân tại địa bàn. 3.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức Đến 31/12/2009 tổng số cán bộ viên chức tại Chi nhánh là 35 người. Bộ máy tổ chức của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX gồm có: 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và các phòng ban được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX. Giám đốc Phó GĐ phụ trách kinh doanh Phòng Kế hoạch & Kinh doanh Phó GĐ phụ trách kế toán Phòng KT - NQ Phòng HC-NS (Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự, AGRIBANK) 3.3. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban - Giám đốc Ngân hàng: Trực tiếp chỉ đạo, điều hành nghiệp vụ kinh doanh theo quyền hạn, chịu trách nhiệm về quyết định cho vay, trực tiếp giải quyết khiếu nại của khách hàng. - Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: Quản lý toàn bộ hoạt động của phòng Kế hoạch & Kinh doanh. - Phó Giám đốc phụ trách kế toán: Điều hành mọi nghiệp vụ hoạt động phát sinh liên quan phòng Kế toán & ngân quỹ. - Phòng Kế hoạch & Kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng và tiến hành thủ tục vay vốn đúng qui định, thẩm định hồ sơ vay vốn phù hợp với khung giá do Nhà Nước qui định… - Phòng Kế toán và ngân quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình thanh toán như: Phát vay, thu lãi - vốn gốc, thu – chi tiền mặt…Đồng thời hạch toán theo quy định của Ngân hàng Nhà Nước VN. - Phòng Hành chánh và Nhân sự: Quản lý và tổ chức nhân sự, liên hệ công tác, bảo vệ an toàn cơ quan và khách hàng đến giao dịch… 3.4. Hoạt động kinh doanh của Ngân hàng - Huy động vốn: Nhận huy động tiền gửi của các cá nhân, pháp nhân bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ dưới các hình thức: Tiền gửi thanh toán; Tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn, kỳ phiếu với nhiều thể thức đa dạng. - Cho vay: Cho vay ngắn, trung, dài hạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế. Cho vay các dự án theo phân cấp ủy quyền của Tổng Giám Đốc Ngân hàng NN & PTNT Việt Nam. - Kinh doanh dịch vụ: chuyển tiền, dịch vụ kiều hối, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ tín dụng… Chương 4 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NN & PTNT CHI NHÁNH TP LONG XUYÊN 4.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng NN & PTNT chi nhánh TPLX Để có nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đòi hỏi đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, chiến lược kinh doanh thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác tuyển dụng. Cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào Ngân hàng đặc biệt chú trọng đến công tác này. Con người là nguồn lực quan trọng nhất, quý giá nhất của mọi tổ chức. Khi một nhân viên không đủ tiêu chuẩn được tuyển vào tổ chức một cách thiếu thận trọng vì sự lựa chọn kém, người đó sẽ trở thành gánh nặng cho tổ chức. Như vậy, nếu các hoạt động của tuyển dụng không được thực hiện tốt thì doanh nghiệp không có đủ ứng viên đảm bảo về số lượng và chất lượng để tuyển chọn. Để đảm bảo cho việc tuyển dụng có cơ sở khoa học và thực tiễn qua đó lựa chọn được những người có đủ phẩm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc Ngân hàng thực hiện quy trình tuyển dụng theo 9 bước sau: Sơ đồ 4.1: Quy trình tuyển dụng của Ngân hàng Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử lý hồ sơ Kiểm tra - sơ vấn Phỏng vấn Nhu cầu tuyển dụng Thư mời Thử việc Duyệt Ký hợp đồng lao động (Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự, AGRIBANK) 4.2. Phân tích quy trình tuyển dụng của Ngân hàng NN & PTNT Chi nhánh TPLX Quy trình tuyển dụng của Ngân hàng có 9 bước, mỗi bước có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau. Để hiểu hơn về quy trình tuyển dụng của Ngân hàng, sau đây là phần phân tích từng bước của quy trình tuyển dụng: Bước 1: Nhu cầu tuyển dụng 15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong toàn Ngân hàng có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới với các chi tiết cụ thể nhất, gửi Bản kế hoạch tuyển dụng về Phòng nhân sự. Các phòng ban chịu trách nhiệm về Bản kế hoạch đã đưa ra. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế. Bước 2: Duyệt Sau khi bộ phận Nhân sự xem xét, thì Trưởng phòng nhân sự sẽ ký duyệt. Bước 3: Thông báo tuyển dụng Ngân hàng luôn ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của Ngân hàng (nhân viên được ứng tuyển vào những vị trí khác đang trống), cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại Ngân hàng. Khi có nhu cầu tuyển dụng, Phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên e-mail nội bộ của Ngân hàng, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...). Nội dung thông báo gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ... Bước 4: Thu nhận và xử lý hồ sơ Bộ phận tuyển dụng - Phòng nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ theo Phiếu xét duyệt hồ sơung ứng lao động1616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616161616. Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau: a) Về mặt hình thức - Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để Ngân hàng có thể liên hệ khi có nhu cầu. - Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau: + Đơn xin việc. + Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương). + Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên (nếu có) (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc). + Giấy khám sức khỏe. + Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có). + Bản sao CMND. + 4 tấm hình 3*4. + Quyết định thôi việc đơn vị cũ (nếu cần). b) Về mặt nội dung - Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. - Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền. c) Các tiêu chuẩn khác - Việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ. - Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển được. Nếu hồ sơ đạt, ứng viên phải điền thông tin theo mẫu (vị trí cấp cao); (nhân viên văn phòng), sau đó Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra và sơ vấn ứng viên. Bước 5: Kiểm tra-sơ vấn Các ứng viên đều làm bài kiểm tra/sơ vấn. Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần phải gửi đề bài, thang điểm, đáp án cho Bộ phận tuyển dụng - Phòng nhân sự trước ngày kiểm tra 2 ngày để tổ chức kiểm tra. Khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, Bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho Phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên. Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho Bộ phận tuyển dụng chậm nhất 02 ngày kể từ khi nhận được bài làm của ứng viên. Nếu đạt, Phòng nhân sự phối hợp cùng Trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn. Còn nếu không đạt sẽ thông báo loại. Bước 6: Phỏng vấn Bộ phận tuyển dụng - Phòng nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày để nghiên cứu. - Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Bộ phận tuyển dụng, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng hoặc Giám đốc (nếu cần thiết) sẽ tham dự. - Nếu tuyển các chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Giám đốc, Trưởng phòng nhân sự, Trưởng bộ phận hoặc người được Giám đốc đề cử tham gia phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi Phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất. Nếu không thống nhất được ý kiến, Giám đốc là người quyết định cuối cùng. Kết quả phỏng vấn được ghi trong Bản dữ liệu ứng viên dự tuyển. Bước 7: Thư mời Dựa vào kết quả phỏng vấn trong Bản dữ liệu ứng viên dự tuyển, Phòng nhân sự sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn chuyên môn nhận việc bằng thư mời nhận việc hoặc qua điện thoại. Phòng nhân sự phối hợp cùng các Trưởng bộ phận hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội quy, chính sách. Bước 8: Thử việc Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới. Bộ phận quản lý trực tiếp sẽ đưa ra chương trình thử việc mà nhân viên mới phải thực hiện. Thời gian thử việc áp dụng theo qui định của Ngân hàng. Cụ thể như sau: Thời gian thử việc tối đa là 60 ngày đối với các công việc cần tuyển trình độ đại học, cao đẳng. Thời gian thử việc tối đa là 30 ngày đối với các công việc cần tuyển trình độ trung cấp, nhân viên nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật. Thời gian thử việc tối đa là 7 ngày đối với các lao động giản đơn khác. Tùy theo khả năng thích ứng với công việc của từng nhân viên mới mà thời gian thử việc có thể rút ngắn hoặc kéo dài. Thời gian kéo dài không quá 1 tháng và phải có ý kiến của bộ phận phụ trách. Sau khi kết thúc thời gian thử việc nhân viên được đánh giá lại. Bước 9: Ký hợp đồng lao động Phòng nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của nhân viên mới, Trưởng bộ phận/người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng Nhân sự. Nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được Trưởng bộ phận đánh giá đạt yêu cầu, Phòng nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức. Nhân viên được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của Ngân hàng. 4.3. Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự của Ngân hàng Mặc dù chưa được hoàn thiện nhưng quy trình tuyển dụng của Ngân hàng khá trình tự và khoa học. Điều này giúp một phần đáng kể cho Ngân hàng trong việc chọn lọc các nhân viên có trình độ cao, phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh những việc đã làm được, quy trình tuyển dụng của Ngân hàng vẫn còn một số hạn chế: Ngân hàng chưa thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, mà kết quả của khâu này giúp doanh nghiệp xây dựng cho mình bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc. Với cách này sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với công việc hơn. Việc thông báo tìm người của Ngân hàng chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng viên. Trong thời gian qua Ngân hàng quá chú trọng, ưu tiên cho nguồn ứng viên nội bộ trong Ngân hàng mà hạn chế tìm kiếm nguồn lao động bên ngoài. Đây là một nguồn nhân lực dồi dào, phong phú, đa dạng, dễ tìm kiếm và dễ dàng phù hợp với công việc. Tiến trình tuyển dụng nhân sự còn chưa thực sự đầy đủ, nhiều khi chỉ dừng lại ở khâu kiểm tra, trong khi đó phương pháp trắc nghiệm – một phương pháp cho kết quả tương đối chính xác và công bằng lại chưa được Ngân hàng sử dụng. Việc kiểm tra sức khỏe của các ứng viên đã trúng tuyển còn chưa được quan tâm đúng mức. Ngân hàng chỉ mới căn cứ vào giấy khám sức khỏe của ứng viên trong hồ sơ, mà những thông tin này có khi không phản ánh đúng tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên. Nguyên nhân của những tồn tại Ngân hàng quá chú trọng vào việc đánh giá chất lượng ứng viên thông qua hồ sơ, mà thực tế nhiều khi hồ sơ không phản ánh hết hoặc phản ánh chưa đúng trình độ của ứng viên. Ngân hàng chưa đổi mới công tác tuyển dụng để có thể thu được kết quả tốt nhất như trắc nghiệm chỉ số chuyên môn, trắc nghiệm thông minh, tâm lý… Ngân hàng chưa chý ý đến nguồn tuyển dụng từ các cơ sở đào tạo – nơi cung ứng rất nhiều lao động có năng lực. Chương 5 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NN & PTNT CHI NHÁNH TP LONG XUYÊN Mục tiêu của tuyển dụng là chiêu mộ được nhân viên có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu dài hạn của Ngân hàng. Để đạt được kết quả tốt nhất, Ngân hàng không những phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phải xác định nhu cầu tương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứng viên mà phải quan tâm đến cả những tiềm năng của họ. Để làm được điều này, Ngân hàng cần phải có một quy trình tuyển dụng rõ ràng và hợp lý. Để việc tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian qua Ngân hàng đã xây dựng một quy trình tuyển dụng gồm 9 bước và thực hiện trình tự theo đúng 9 bước này. Tuy nhiên, bên cạnh một số bước đã làm tốt vẫn có bước còn hạn chế. Để thực hiện tốt hơn nữa các bước trong quy trình tuyển dụng nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng của Ngân hàng tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn các bước trong quy trình tuyển dụng cụ thể là đưa ra quy trình tuyển dụng mới dựa trên quy trình tuyển dụng hiện tại của Ngân hàng và các tài liệu liên quan khác nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại. Để có thể tìm được những ứng viên phù hợp nhất với Ngân hàng thì Ngân hàng nên thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình sau: Kế hoạch tuyển dụng Phỏng vấn chuyên môn Mời nhận việc Phiếu yêu cầu tuyển dụng Hồ sơ tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận và xử lý hồ sơ Kiểm tra - trắc nghiệm Phòng nhân sự xem xét Thử việc Phê duyệt Quyết định tuyển dụng Hội nhập nhân viên mới (Nguồn: Tổng hợp) Sơ đồ 5.1: Quy trình tuyển dụng mới tại Ngân hàng Phê duyệt Quyết định tuyển dụng Hội nhập nhân viên mới Quy trình tuyển dụng mới gồm 12 bước, so với quy trình tuyển dụng của Ngân hàng thì nhiều hơn 3 bước. Đó là: Bước 2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng - Hồ sơ tuyển dụng. Bước 3: Phòng nhân sự xem xét. Bước 12: Hội nhập nhân viên mới. Trong mỗi bước của quy trình tuyển dụng mới lại có những thay đổi nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả tuyển dụng nhân sự ở Ngân hàng. Bước 1: Kế hoạch tuyển dụng Tại Ngân hàng chưa thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, mà kết quả của khâu này giúp doanh nghiệp xây dựng cho mình bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc. Thực tế thì tại Ngân hàng khi một bộ phận có nhu cầu tuyển dụng chỉ đưa ra bản yêu cầu nhân viên ở một vị trí công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, giới tính. Những yêu cầu này là cần thiết nhưng chưa đủ để Ngân hàng có thể tuyển dụng được đúng người cho công việc. Trong thời gian tới ở mỗi đơn vị nên xây dựng cho mình bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung: tên công việc, chức năng và quyền hạn khi thực hiện công việc, những chế độ chính sách. Bản tiêu chuẩn công việc bao gồm các nội dung: phẩm chất, trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khỏe, kinh nghiệm.Tùy công việc cụ thể mà có những yêu cầu riêng. Với cách này sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với công việc hơn. Sau đây là bản mô tả công việc mẫu, Ngân hàng có thể tham khảo. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS Bộ phận Phòng Hành chánh Nhân sự Chức danh Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự Mã công việc HR - HRM Cán bộ quản lý trực tiếp Ban giám đốc I / MỤC ĐÍCH: Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV. Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc. Đánh giá việc thực hiện công việc. Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. Lập ngân sách nhân sự. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh - Nhân sự. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. Quyền hạn: Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS. Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng. Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng. Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành. Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động. Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty. Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả. Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện. Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động. Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước. Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền. Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v... Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS. Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ. Báo cáo và uỷ quyền: Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao. Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện. Tiêu chuẩn: Trình độ học vấn/chuyên môn: Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên. Vi tính văn phòng tương đương B trở lên. Kỹ năng: Kỹ năng lãnh đạo nhân viên. Kỹ năng lập kế hoạch. Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc. Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. Kỹ năng giao tiếp tốt. Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh. Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Phẩm chất cá nhân: Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. Sáng tạo trong công việc. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ. Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. Phương tiện làm việc: Cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ. 01 máy vi tính. Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty. (Nguồn: tailieu.vn) Bước 2: Phiếu yêu cầu tuyển dụng – Hồ sơ tuyển dụng: Các bộ phận, phòng ban trong Ngân hàng khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến Phòng nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng và Hồ sơ tuyển dụng sau đó gửi về phòng Nhân sự. Bước 3: Phòng nhân sự xem xét Trưởng phòng nhân sự xem xét Phiếu yêu cầu tuyển dụng, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình Giám đốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả Phiếu yêu cầu tuyển dụng, Hồ sơ tuyển dụng cho Phòng ban có nhu cầu tuyển trong vòng 10 ngày. Bước 4: Phê duyệt Phòng nhân sự trình Giám đốc ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi Giám đốc đã ký duyệt, Phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận Tuyển dụng – Phòng nhân sự để tiến hành tìm ứng viên phù hợp. Bước 5: Thông báo tuyển dụng Việc thông báo tuyển dụng được thực hiện thông qua việc gửi công văn tới trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ quan cung ứng lao động và niêm yết tại bảng thông báo của Ngân hàng cũng như tại bộ phận có nhu cầu tuyển dụng. Việc thông báo tìm người của Ngân hàng chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng viên. Để thông tin có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì Ngân hàng nên đa dạng hóa các kênh giao dịch trên thị trường lao động, tạo điều kiện cho các giao dịch trực tiếp giữa Ngân hàng và người lao động như: Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng: báo, đài, tivi, Internet… Liên hệ các cơ sở đào tạo thông báo về nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các học viên. Thông báo đến các phòng ban trong nội bộ Ngân hàng. Để hạn chế những chi phí không cần thiết trong quá trình tuyển dụng Ngân hàng nên dựa vào yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Trong thời gian qua Ngân hàng quá chú trọng, ưu tiên cho nguồn ứng viên nội bộ trong Ngân hàng mà hạn chế tìm kiếm nguồn lao động bên ngoài. Đây là một nguồn nhân lực dồi dào, phong phú, đa dạng, dễ tìm kiếm và dễ dàng phù hợp với công việc. Khi tuyển một người mới vào làm việc ở Ngân hàng lúc này người lao động sẽ thuần nhất hơn, còn người sử dụng lao động trong Ngân hàng có điều kiện huấn luyện từ đầu. Người lao động mới có nhiều động cơ