Chuyên đề Hoàn thiện quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

iên tục và chịu mọi rủi ro. Cải tiến sản phẩm thường ít rủi ro hơn, Công ty phải đưa ra một sản phẩm hoàn toàn mới mà hoàn thiện những sản phẩm đã có. Đổi mới sản phẩm, công nghệ khác với đổi mới động cơ đổi mới và cải tiến sản phẩm trong khi đổi mới và cải tiến sản phẩm, mở rộng thị trường là mục tiêu chính thì đổi mới công nghệ nhằm chủ yếu là giảm chi phí hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm. Đổi mới công nghệ không phải là lúc nào cũng đòi hỏi nghiên cứu khoa học - kỹ thuật cơ bản, nhưng phải cần các kỹ năng để khai thác được các thành tựu khoa học mới. IV. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1. Mục đích, yêu cầu của việc xây dựng kế hoạch. Trong giai đoạn hiện nay công tác xây dựng kế hoạch trước hết phải đựa vào thị trường, nhiệm vụ nhà nước giao, yếu tố cơ bản chính là thị trường sẽ chi phối kế hoạch, nói cách khác là sản phẩm của chúng ta có tiêu thụ được hay không và có được thị trường chấp nhận hay không, cũng có nghĩa là kết quả sản xuất kinh doanh chính là phụ thuộc vào yếu tố này. Do vậy, kế hoạch đưa ra là phụ thuộc vào định hướng mục tiêu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Để phát triển doanh nghiệp một cách bền vững thì công tác kế hoạch có một vị trí hết sức quan trọng, nó đề ra cho các doanh nghiệp một hướng đi một chiến lược kinh tế đúng đắn, trên cơ sở kế hoạch định hướng này các doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng nă, từng quý, để thực hiện bước đi của mình. Công tác kế hoạch phải thực sự là một công cụ để quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy cần phải xây dựng đầy đủ các nội dung của công tác kế hoạch bao gồm: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, lao động... với mục đích là doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ phát triển đồng thời không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên. Lợi nhuận là một trong những tiêu chuẩn chủ yếu để đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Cùng với việc xây dựng kế hoạch cần có các biện pháp đánh giá, chỉ đạo, điều hành việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch nhằm xử lý và giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình thực hiện. 2. Công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.1. Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Xây dựng kế hoạch là phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Quá trình thực hiện các kế hoạch lại diễn ra trong tương lai dưới sự tác động qua lại của các yếu tố: mục tiêu, thời gian và các tiền đề, căn cứ xây đựng và thực hiện kế hoạch đó. Tương lai thường là yếu tố bất định nếu thời gian của bản kế hoạch càng dài thì các tiền đề, căn cứ có thể không rõ ràng, các mục tiêu càng khó xác lập và những vấn đề khác của việc xây dựng kế hoạch có thể tăng lên. Do đó, trong công tác xây dựng kế hoạch, ngoài việc xác định hợp lý thời gian của kế hoạch còn phải xác lập các tiền đề và căn cứ vững chắc. 2.1.1. Các định hướng phát triển, các chính sách, chế độ của Nhà nước. Tuy doanh nghiệp hoàn toàn chủ động và tự chủ trong việc xây dựng kế hoạch nhưng lại bị giới hạn và bị động đối với chế độ chính sách của Nhà nước. Vì vậy, doanh nghiệp phải luôn chủ động trong cập nhật thông tin và phải bám sát các chính sách của Nhà nước cũng như áp dụng vào trong việc xây dựng kế hoạch. Chính các căn cứ này sẽ góp phần làm cho bản kế hoạch được hợp pháp và đúng hướng. 2.1.2. Các kết quả nghiên cứu, phân tích và dự báo về nhu cầu thị trường và các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đây là căn cứ quan trọng để làm cho kế hoạch đưa ra đảm bảo nguyên tắc thị trường, không xa rời thực tế và mang lại tính khả thi cao. Yêu cầu của việc xây dựng kế hoạch là phải xác định quy mô, cơ cấu, nhu cầu đối với từng loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau của doanh nghiệp, có tính đến sự tác động của các nhân tố làm tăng hoặc giảm nhu cầu. 2.1.3. Kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất - kinh doanh về các khả năng và nguồn lực có thể khai thác. Kết quả phân tích hoạt động kinh doanh thời kỳ trước và dự báo khả năng tương lai ứng với các nguồn lực có thể sẽ góp phần làm tăng tính khả thi của các phương án kế hoạch. Trọng tâm phân tích sẽ cần tập trung vào các chỉ tiêu chất lượng, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.1.4.Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật: Đây là cơ sở quan trọng kỹ thuật của công tác xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp. Hệ thống định mức của doanh nghiệp phải gắn bó và phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn và định mức của ngành và nền kinh tế quốc dân và luôn phù hợp với chu kỳ kinh doanh. 2.1.5. Kết quả nghiên cứu và ứng dụng của thành tựu của tiến bộ kỹ thuật - Công nghệ, hợp lý hoá sản xuất. Đây là căn cứ hàng đầu cho xây dựng phương án sản xuất, kế hoạch dự trữ... để tránh khỏi sự lạc hậu và bị bất lợi trong cạnh tranh. Căn cứ này thường gắn với kế hoạch đầu tư, phát triển sản xuất đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường về số lượng cũng như chất lượng các sản phẩm và dịch vụ. 2.2. Các bước xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bước1: Nhận thức cơ hội kinh doanh. Đây là bước quan trọng và thuộc khâu chuẩn bị trong công tác xây dựng kế hoạch. Trong bước này, doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các phân tích và dự báo nhằm nhận biết các cơ hội dựa trên sự hiểu biết và những thông tin về thị trường, sự cạnh tranh, quy mô và cơ cấu nhu cầu của khách hàng, điểm mạnh và điểm yếu và các khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp. Bước 2: Xác định các mục tiêu tổng quát Mục tiêu tổng quát này tuỳ thuộc vào từng thời kỳ kế hoạch: Trong thời kỳ giài hạn, đó là các mục tiêu định hướng chiến lược, trong ngắn hạn, đó là các mục tiêu cụ thể hơn. Nhưng các mục tiêu này có điểm chung là có tính hướng đích, có trật tự ưu tiên, gắn với thời điểm tiến hành.... Bước 3: Xác định các căn cứ Đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch, nó liên quan trực tiếp đến kết quả phân tích và dự báo về môi trường, điều kiện kinh doanh và nội bộ doanh nghiệp. Các dự báo quan trọng có liên quan đến: loại thị trường, số lượng và cơ cấu sản phẩm, các triển khai kỹ thuật - công nghệ, chính sách tài chính, môi trường chính trị pháp luật, xã hội.... Do tương lai là yếu tố bất định nên các giả thiết, căn cứ môi trường liên quan đến môi trường trong khi xây dựng kế hoạch có thể phù hợp hoặc khong phù hợp. Vì vậy các căn cứ sử dụng trong bản kế hoạch cũng phải được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược hoặc ngắn hạn. Bước 4: Xây dựng các phương án kinh doanh Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta có nhiều phương án lựa chọn. Nhưng vấn đề quan tâm ở đây là phải xác định được những phương án có nhiều triển vọng nhất chứ không phải là xây dựng thật nhiều các phương án lựa chọn. Bước 5: Đánh giá, so sánh các phương án Trong bước này, thông qua việc sử dụng các kết quả có được trong bước 2 và bước 3 để tiến hành so sánh, đối chiếu các phương án. Bước 6: Lựa chọn phương án Sau khi đã thực hiện xong bước 4 và bước 5, số phương án khả thi không phải là một. Tuy nhiên, do nguồn lực của doanh nghiệp là có hạn nên không thể tiến hành thực hiện tất cả các phương án đã xây dựng. Lựa chọn phương án dựa trên kết quả đánh giá so sánh các phương án. Phương án được lựa chọn sẽ là phương pháp tối ưu nhất mà trong đó khai thác triệt để các điểm mạnh và điểm yếu, các cơ hội cũng như hạn chế và hoàn toàn chủ động trong việc đối mặt với các thách thức cảu thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh. Trên thực tế, doanh nghiệp luôn có những phương án kế hoạch dự phòng ngoài phương án kế hoạch đã được lực chọn được để đối phó với những thay đổi của tương lai. Bước 7: Xây dựng các phương án kế hoạch hỗ trợ Đây là cách thức để đạt được các hiệu quả phương án kế hoạch đã lựa chọn thông qua việc phân đoạn kế hoạch đã lựa chọn thành các kế hoạch hỗ trợ. Bước 8: Lượng hoá các kế hoạch bằng việc lập các ngân quỹ Ngân quỹ là phương tiện để kết hợp các bộ phận kế hoạch khác nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tiến triển của hoạt động kế hoạch trong thực tế. Ngân quỹ là những kế hoạch bằng số, là sự biểu thị sự phân bố các nguồn lực theo dự tính. Đôi khi người ta nói rằng, các ngân quỹ là cá kế hoạch đã được "đô la hoá". Có 2 loại ngân quỹ ( Ngân quỹ tài chính và ngân quỹ hoạt động) và 3 phương pháp chủ yếu được sử dụng để lập ngân quỹ: lập ngân quỹ theo phương pháp gia tăng, lập ngân quỹ theo chương trình và lập ngân quỹ từ zero. Nhưng trong đó lập ngân quỹ theo phương pháp gia tăng hay được dùng hơn cả. Nhận thức cơ hội kinh doanh Xây dựng các phương án hỗ trợ Lượng hoá kế hoạch bằng việc lập ngân quỹ Xác định các căn cứ Xây dựng các phương án kinh doanh (Nguồn; Sách Chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp) Sơ đồ : Các bước xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. .3. Các phương pháp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Xác định các mục tiêu Lựa chọn phương án tối ưu nhất Đánh giá, so sánh các phương án tối ưu Có rất nhiều phương pháp được doanh nghiệp sử dụng để xây dựng kế hoạch tác nghiệp như cân đối, ngân quỹ, tiến độ, phân tích điểm hoà vốn, quy hoạch tuyến tính, lý thuyết xác suất, phân tích cận biên... Trong bài viết này, em xin trình bày hai phương pháp phổ biến mà các doanh nghiệp đang sử dụng rộng rãi nhất là phương pháp cân đối và phương pháp ngân quỹ. 2.3.1. Phương pháp cân đối. Đây là một trong những phương pháp được sử dụng rộng rãi nhất, phương pháp này được tiến hành qua 3 bước sau: Bước1: Xác định nhu cầu về các yếu tố sản xuất để thực hiện các mục tiêu kinh doanh dự kiến. Bước2: Xác định khả năng bao gồm khả năng đã có và sẽ có của doanh nghiệp về các yếu tố sản xuất. Bước3: Cân đối nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất. Hiện nay, việc áp dụng phương pháp này cần phải được xác định với các yêu cầu sau: - Cân đối thực hiện là cân đối động. Cân đối để lựa chọn phương án chứ không phải là cân đối theo phương án đã được chỉ định. Các yếu tố của cân đối đều là những yếu tố biến đổi đó là yêu cầu của thị trường và khả năng có thể khai thác của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. - Thực hiện cân đối liên hoàn, tức là tiến hành nhiều cân đối kế tiếp nhau để liên tục bổ sung và điều chỉnh phương án cho phù hợp với thay đổi của môi trường kinh doanh. - Thực hiện cân đối trong từng yếu tố trước khi tiến hành cân đối tổng thể các yếu tố. Kết quả cân đối tổng hợp phải là căn cứ xác định năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định hoặc điều chỉnh phương án kinh doanh thích hợp của doanh nghiệp. 2.3.2. Phương án lập ngân quỹ. Ngân quỹ là những kế hoạch bằng số, Trong doanh nghiệp nói chung ngân quỹ biểu thị sự phân bổ các nguồn theo dự định. Hầu hết như mọi thứ đều có thể biểu thị bằng một mẫu số chung là tiền nên ngân quỹ được áp dụng rộng rãi cho các loại doanh nghiệp khác nhau. Ngân quỹ đã trở thành phương pháp phổ biến để xây dựng kinh doanh và kiểm Tranimexco-Hà Nội các hoạt động k hác nhau, ở các cấp quản lý khác nhau trong tổ chức. Ngân quỹ thiết lập nên phương hướng, là phương tiện để thực hiện, rồi sau đó thành tiêu chuẩn để đo lường việc thực hiện trong thực tế. a. Các loại ngân quỹ Ngân quỹ được sử dụng trong rất nhiều những tình huống khác nhau. Tuy nhiên, có những loại ngân quỹ rất thông dụng, trong khi một số loại ngân quỹ khác lại ít thông dụng hơn. Ngân quỹ được chia thành hai phạm trù lớn. 1. Ngân quỹ tài chính: Nói rõ số tiền mà doanh nghiệp dự định chi tiêu cho một giai đoạn cụ thể và được lấy từ những nguồn nào. Những ngân quỹ này bao gồm bản kê khai thu nhập dự kiến, kê khai lưu lượng tiền mặt và bảng cân đối. 2.Ngân quỹ hoạt động: chỉ ra giá trị bằng tiền cho những hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp dự kiến sẽ tiêu dùng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ hoạt động có thể được triển khai cho những hoạt động, mục đích khác nhau như: ngân quỹ doanh thu, ngân quỹ chi phí, ngân quỹ lợi nhuận, ngân quỹ tiền mặt, ngân quỹ đầu tư xây dựng cơ bản. b.Lập ngân quỹ Có ba phương pháp lập ngân quỹ chủ yếu được sử dụng để lập ngân quỹ: 1. Lập ngân quỹ theo phương pháp gia tăng: là ngân quỹ phân bổ các quỹ cho các bộ phận dựa vào sự phân bố của những năm trước. Lập ngân quỹ theo phương pháp gia tăng có những đặc trưng cơ bản sau: - Các ngân quỹ được phân bố cho các đơn vị trực thuộc trong doanh nghiệp, rồi những người quản trị các đơn vị này lại phân bổ tiếp ngân quỹ đó cho các loại hoạt động trong đơn vị mình sao cho phù hợp. - Sử dụng số liệu ngân quỹ của kỳ trước và thông thường có chút ít thay đổi. Như vậy, để lập ngân quỹ gia tăng, hàng năm ban lãnh đạo chỉ việc duyệt ngân quỹ cho từng bộ phận dựa trên cơ sở ngân quỹ đã được phân bổ ở năm trước và có thêm ít % do lạm phát và hoạt động phát sinh trong năm tới. Hậu quả là, có những lãng phí và phi hiệu suất tồn tại suốt một thời gian dài mà không bị phát hiện. Ngoài ra, cách phân bổ ngân quỹ theo kiểu gia tăng ít chủ động đến trọng tâm, trọng điểm của từng thời kỳ. Giống như kiểu chia đều bình quân chủ nghĩa, phương pháp lập ngân quỹ kiểu này đặc biệt phiền nhiễu khi ban lãnh đạo muốn tìm hiểu ở bộ phận nào có sự lãng phí và phi hiệu suất. 2. Lập ngân quỹ theo chương trình: Là ngân quỹ phân bổ cho các hoạt động cần thiết trong một chương trình cụ thể nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó. Lập ngân quỹ theo kiểu này là phân bố nguồn cho các hoạt động cụ thể chứ không phải cho các bộ phận như lập ngân quỹ gia tăng. Phương pháp lập ngân quỹ theo chương trình khắc phục được những nhược điểm của kiểu lập ngân quỹ gia tăng. Hiện đang được áp dụng rộng rãi. 3. Lập ngân quỹ từ zero: Do Texas intruments khởi xướng, nhằm mcụ đích khắc phục nhược điểm của kiểu lập ngân quỹ gia tăng. Theo cách này ngân quỹ được lập từ zero (từ không có gì, không tính tới quá khứ). - Lập ngân quỹ từ zero buộc người quản lý chung của từng đơn vị phải chia nhỏ hoạt động của đơn vị mình thành các quyết định trọn gói. - Đứng trên lợi ích của doanh nghiệp, các quyết định trọn gói đó được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống. - Ngân quỹ được phân bổ cho từng đơn vị trọn gói đó theo thứ tự ưu tiên. Phương pháp này có nhiều nhược điểm là mất nhiều thời gian lấy số liệu, phân tích, chi phí lớn, giấy tờ nhiều Chương II Đánh giá công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Tổng quan về công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Giới thiệu chung về Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (tiền thân là Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà), là doanh nghiệp Nhà nước duy nhất chuyên sản xuất các sản phẩm về văn phòng phẩm: Bút các loại, giấy vở,…. Thương hiệu Hồng hà đã để lại dấu ấn sâu đậm trong các thế hệ người Việt Nam trong hơn 40 năm qua. Công ty VPP Hồng Hà là đơn vị trực thuộc Tổng công ty giấy Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam Paper Corperation. Trụ sở giao dịch tại số 25 Lý Thường Kiệt - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 9342764/8262570 Fax: (84-4) 8260359 E.mail address: ctyvpphongha@hn.vnn.vn Tài khoản tiền Việt: 710A00011 tại Sở Giao dịch Ngân hàng Công thương Việt Nam. Được thành lập ngày 01/10/1959, theo quyết định 1014/QĐ-TCLĐ của Bộ công nghiệp nhẹ, nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà đổi tên là Văn phòng phẩm Hồng Hà, với tên giao dịch là nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà. Từ một xưởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại, với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị máy móc, công nghệ của Trung Quốc trên tổng diện tích 7.300m2. Với số vốn đầu tư ban đầu 3.263.077 đồng, nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ cho học sinh và văn phòng của các cơ quan trong phạm vi cả nước với các mặt hàng chủ yếu và truyền thống là: - Sản phẩm văn phòng phẩm: Bút máy, bút chì, mực viết các loại và dụng cụ học tập, file cặp đựng hồ sơ các loại..v.v.v. - Sản phẩm từ nhựa: Chai, lọ các loại dùng đựng thước, thực phẩm..vv.. - Sản phẩm từ kim loại: Giá kệ, tủ, bàn ghế, đinh ghim, giấy chống ẩm, kim băng. - Sản phẩm từ giấy: Vở viết các loại, sổ công tác, giấy phô tô, giấy than..v.v.. Năm 1960, nhà máy chính thức đi vào hoạt động với hai phân xưởng sản xuất chính: - Phân xưởng sản xuất văn phòng phẩm tại số 25 Lý Thường Kiệt - Hà Nội. - Phân xưởng sản xuất mực và giấy than tại 468 Minh Khai - Hà Nội. Năm 1965, để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc sản xuất và kinh doanh, nhà máy đã chuyển toàn bộ phân xưởng sản xuất các loại đinh gim, cặp giấy về ngành công nghiệp Hà Nội quản lý. Năm 1972 nhà máy chuyển bộ phận sản xuất bút chì cho nhà máy gỗ Cầu Đuống sản xuất, nhà máy chỉ sản xuất những mặt hàng còn lại. Năm 1981 nhà máy sát nhập với nhà máy bút bi Kim Anh ở Vĩnh Phúc gọi chung là nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà. Toàn bộ máy móc thiết bị của nhà máy bút Kim Anh cũng do Trung Quốc viện trợ. Thời điểm này có 3 bộ phận sản xuất chính: - Phân xưởng nhựa: sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa - Phân xưởng kim loại: sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng kim loại. - Phân xưởng tạp phẩm: sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm. Năm 1991 nhà máy tách phân xưởng tạp phẩm ở số 468 Minh Khai thành nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long. Đây cũng là thời điểm chuyển sang nền kinh tế thị trường nên nhà máy thiếu vốn trầm trọng do đó phải vay vn tín dụng nhiều, lãi suất trả hàng kỳ khá lớn (bình quân 15 - 20 triệu đồng/tháng). Việc sản xuất kinh doanh độc lập phải đối chọi với điều kiện cạnh tranh gay gắt khiến nhà máy khó tránh khỏi tình trạng khó khăn. Để duy trì sự tồn tại của mình, nhà máy đã mở rộng đa dạng hoá sản phẩm (sản xuất thêm các loại sản phẩm như: Giầy dép, chai nhựa…) nhưng do không nắm bắt được thị trường và việc tổ chức sản xuất kinh doanh còn chưa hợp lý nên chưa mang lại hiệu quả như mong muốn. Ngày 28/07/1995 nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (HONG HA STATIONERY COMPANY), tên giao dịch là HOSTACO. Việc sản xuất kinh doanh của Công ty đã đi vào ổn định song vẫn còn gặp nhiều khó khăn về vấn đề tài chính và thị trường tiêu thụ (vì đã để mất thị trường trong một thời gian dài). Năm 1997 sau khi đã trở thành viên của Tổng công ty Giấy Việt Nam, Tổng công ty đã có nhiều biện pháp tích cực giúp đỡ công ty từng bước tháo gỡ khó khăn như : Tạo vốn đã điều động cho Công ty, cho mua vật tư trả chậm làm cho tình hình tài chính đỡ khó khăn hơn. Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Ngày nay Công ty đang tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trường, làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Với bề dày truyền thống hơn 50 năm, từ khi thành lập đến nay Công ty đã rất coi trọng việc nghiên cứu thị trường nhằm đưa ra một kế hoạch phát triển cho Công ty dựa trên nhu cầu của thị trường chứ không phải do nhà nước đưa ra trước đây nữa. Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà có chức năng chủ yếu là sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng văn phòng phẩm và nhựa. Hiện nay Công ty sản xuất kinh doanh các sản phẩm chủ yếu là sản phẩm dành cho văn phòng, học tập.... nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng mặt hàng văn phòng phẩm. Bên cạnh đó Công ty còn nhập khẩu các mặt hàng trong nước chưa sản xuất được, các loại nguyên vật liệu, hoá chất và thu mua tìm kiếm nguồn nguyên liệu trong nước để sản xuất sản phẩm văn phòng phẩm. Công ty tổ chức và thực hiện hạch toán nhằm đạt mục đích và nội dung kinh doanh của chính mình. Bên cạnh đó Công ty còn thực hiện chế độ hạch toán độc lập nhằm sử dụng hợp ly nguồn lao động, tài sản, vật tư, tiền vốn bảo đảm hiệu quả trong kinh doanh. Chấp hành các chính sách chế độ và biện pháp của nhà nước, thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế với các bạn hàng trong và ngoài nước. Nghiên cứu và áp dụng khoa học công nghệ mới, lập quy hoạch và tiến hành gây dựng nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật để cho phù hợp với yêu cầu xây dựng và phát triển doanh nghiệp nhà nước. Bảo vệ môi trường, nâng cao chất lượng thoả mãn tối đa nhu cầu về đa dạng hoá sản phẩm. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân trẻ đáp ứng yêu cầu phát triểnsản xuất kinh doanh, thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, an toàn và bảo vệ lao động đối với cán bộ công nhân viên chức và chế độ bồi dưỡng độc hại. Tuy nhiên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú cũng như thị hiếu về mẫu mã, chủng loại. Hiện nay Công ty có rất nhiều loại sản phẩm mới có sức cạnh tranh trên thị trường. 1.3. Tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ.Tại Công ty chỉ có cá phân xưởng sản xuất sản phẩm mà không có xí nghiệp trực thuộc. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được chia thành: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, các hệ thống phòng ban, các phân xưởng, sau:Phòng kế hoạch Giám Đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Ban bảo vệ Phòng kỹ thuật Phòng HC - TH Phòng thị trường Bộ phận TT.Hà Nội Bộ phận Mar Phòng Tài vụ Phân xưởng thành phẩm Phân xưởng giấy vở Phân xưởng kim loại Phân xưởng nhựa  * Giám đốc Công ty: là người đại diện pháp nhân cho Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Là người điều hành cao nhất, ra mọi quyết định về tất cả các công việc mà phó giám đốc và các phòng ban trình lên uỷ quyền cho hai phó giám đốc công ty một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ thường xuyên hoặc đột xuất trong công ty. * Phó giám đốc công ty: thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý 2 phòng là phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch. Ngoài ra còn theo dõi mọi hoạt động sản xuất của phân xưởng và các phòng ban trong công ty. * Phòng tài vụ: - Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý, điều hành Công tác tài chính của công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh doanh kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước. - Nghiệp vụ-quyền hạn: Tổ chức, hướng dẫn, theo dõi hạch toán, về hoạt động SXKD của các đơn vị và của Công ty theo đúng pháp lệnh thống kê của Nhà nước. Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp cho công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật tư, nguyên vật liệu cho SXKD. Ngoài ra hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xưởng. * Phòng tổ chức hành chính. - Chức năng: là đơn vị mưu giúp Giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc như: xây dựng và tổ chức bộ máy SXKD, thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước CBCN, công tác lao động tiền lương- nhân sự tuyển dụng - đào tạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, y tế xây dựng cơ bản. + Nhiệm vụ - quyền hạn: + Bộ phận tổ chức lao động: căn cứ vào nhiệm sản xuất kinh doanh, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty ... + Bộ phận hành chính: Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biện pháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc thủ tục hành chính..... Quản lý, lưu trữ các văn bản, con dấu của Công ty.... * Phòng kế hoạch. - Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý, năm, dài hạn. Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm và giá thành cho từng sản phẩm. Nghiên cứu đề xuất điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trường trong từng thời điểm... * Phòng kỹ thuật - Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý và điều hành công tác kỹ thuật và đầu tư (công nghệ, chất lượng sản phẩm, thiết bị khuân mẫu...) - Nhiệm vụ quyền hạn: + Thực hiện các quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và Nhà nước, xây dựng quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quản lý các trang thiết bị về đo lường. Kiểm tra hướng dẫn các phân xưởng của Công ty hoặc hợp đồng với khách hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh về kỹ thuật.. +Đầu tư: thu nhập, phân tích các thông tin về khoa học kỹ thuật, thị trường .... Nghiên cứu đề xuất sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến..... + Phòng thị trường: - Chức năng: Là một đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám độ trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty. - Nhiệm vụ - quyền hạn: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đối với các chỉ tiêu kế hoạch được giao doanh thu bán sản phẩm của Công ty và các sản phẩm tự khai thác. Lập kế hoạch điều tra nghiên cứu thị trường, đề xuất các hình thức khuyến mãi và quảng cáo….Nghiên cứu tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm và các hình thức tiếp thị, phản náh kịp thời nhu cầu của thị trường để ban Giám đốc và các phòng ban chức năng điều chỉnh sản xuất cho phù hợp và hiệu quả. + Ban bảo vệ - Chức năng: Là đơn vị tham mưu giú