Chuyên đề Hoàn thiện quy trình xuất khẩu mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam

anh long, nhãn, vải khô -Rau quả muối: Dưa chuột, gừng, nấm, mơ, ớt Ngoài ra, TCT còn kinh doanh một số mặt hàng rau quả tươi (khoai tây, bắp cải, su hào, cà rốt ...); Hạt giống rau (hành tây, cà chua, dưa chuột, đậu) quả tươi (cam, quýt, chanh, bưởi, nhãn, xoài ...); gia vị (ớt quả khô, ớt bột, gừng bột, quế thanh, tiêu đen, hoa hồi ...) Bảng Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu chính của Tổng công ty Các chỉ tiêu 2000 2001 2002 So sánh% 01/00 02/01 Tổng KN XK 22431704 25145247 25826358 112 2,8 RQ tươi 893270 732572 827325 82 113 RQđông lạnh 39475 35264 32486 89,3 92,1 RQ hộp 6575312 6927112 7308924 105,3 105,5 GIA vị nông sản 12421494 13726187 13952611 110 101,6 RQ sấy muối 2520153 3724112 3705012 147,8 99,5 Qua bảng số liệu trên đây ta thấy tình hình kinh doanh của Tổng công ty qua 3 năm gần đây có sự thay đổi mạnh, các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là các loại rau quả chế biến, gia vị nông sản khác. Cụ thể là mặt hàng rau quả tươi có xu hướng giảm đến năm 2002 chỉ đạt 92,1% so với năm 2001, mặt hàng rau quả hộp có xu hướng tăng so với năm 2001 đạt 105,5%đã có sự thay đổi nhưng chưa cao. Đối với mặt hàng hiện nay tăng cao nhất là mặt hàng gia vị nông sản khác tăng: năm 2001 tăng 110% so với năm 2000 đến năm 2002 vẫn tăng nhưng không cao bằng năm 2001. Mặt hàng rau quả sấy muối tăng năm 2001 tăng đột biến 147% so với năm 2000 nhưng đến năm 2002 thì giảm hơn so với năm 2001 chỉ đạt là 99,5%. Nhìn chung kết quả hoạt động xnk của Tổng công ty tuy chưa được như mong muốn nhưng các đơn vị trực thuộc đã có sự cố gắng trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay Nhà nước đang rất quan tâm mở rộng, khuyến kích nhiều doanh nghiệp đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh xnk nông sản, Tổng công ty sẽ phải đối mặt với rất nhiều sự canh tranh từ cả trong nước và ngoài nước, đứng trước rất nhiều cơ hội cũng như thử thách, Tổng công ty cần phải nỗ lực vươn lên và cũng rất cần sự đầu tư khuyến kích của Nhà nước để phát huy vai trò một Tổng công ty hàng đầu của ngành nông sản Việt Nam. 2.3.Các thị trường xuất khẩu chính Trong kinh doanh XNK, việc mở rộng thị trường là vấn đề thiết yếu của mỗi đơn vị kinh doanh và là chiến lược quan trọng cần phải quan tâm. Đối với TCT rau quảViệt Nam cũng vậy, việc tìm kiếm thị trường là một vấn đề quan trọng.Tổng công ty đã chủ trương tiếp tục mở rộng và ổn định thị trường, giữ vững thị trường đang có kim ngạch lớn, tranh thủ mở rộng các thị trường tiềm năngvà các thị trường khác khi có cơ hội. Năm 2002 chúng ta đã đánh mất 8 thị trường nhưng chúng ta cũng khôi phục được 8 thị trường khác và mở rộng được 5 thị trường mới, đưa mối quan hệ của chúng ta lên 55 nước, tăng 5 nước so với năm 2001. So với năm 1995 chúng ta đã tăng được 23 thị trường; có 15 thị trường có kim ngạch từ 1 triệu USD trở lên(tăng 7) trong đó có 5 thị trường có kim ngạch trên 5 triệu USD(tăng 3) và đặc biệt đã có 2 thị trường kim ngạch gần đạt và vượt quá 10 triệu USD đó là thị trường Nga đạt 9,96 triệu USD, thị trường Nhật đạt 12,4 triệu USD. Có 8 thị trường có kim ngạch lớn và tương đối ổn định từ 4 đến 8 năm liền là : Nga, Nhật, Trung Quốc, Hàn quốc, Singapo, Mỹ, Đài loan, Đức. 2.4.Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của TCT rau quả Việt Nam. Trong quá trình hoạt động của mình, TCT rau quả Việt Nam đã tăng nhanh được kim ngạch sang các thị trường nước ngoài với nhiều mặt hàng mới như dứa khoanh hỗn hợp chôm chôm và dứa, dứa nghiền đóng hộp, nước dứa đông lạnh, măng hộp, nấm muối, dưa chuột dầm giấm đóng lọ thuỷ tinh ... Chất lượng cũng đã đáp ứng phần lớn các yêu cầu về chất lượng nêu trong hợp đồng. Trong quan hệ ngoại thương, những năm vừa qua Việt Nam đã mở rộng quan hệ với nhiều nước trên thế giới, trong đó có một số thị trường kim ngạch ngày càng tăng với các mặt hàng phong phú đa dạng. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho TCT trong việc mở rộng thị trường và không ngừng nâng cao chất lượng mặt hàng cho phù hợp thị hiếu và sở thích của người tiêu dùng. Bên cạnh những kết quả tích cực đạt được, TCT vẫn còn các hạn chế và khó khăn trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cảu mình. Vì vậy, TCT càng cần phải sớm đề ra các biện pháp các khó khăn và hạn chế này. II. Thực trạng qui trình xuất khẩu mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam. Qui trình xuất khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp nhau được đan kết chặt chẽ với nhau. Thực thiện tốt việc này sẽ làm cơ sở cho các hoạt động khác. 1.Nghiên cứu thị trường và khách hàng. Nghiên cứu lựa chọn thị trường xuất khẩu là khâu đầu tiên của quá trình xuất khẩu hàng hoá, là khâu quan trọng trong việc đưa ra quyết định: xuất khẩu mặt hàng rau quả nào để đem lại lợi nhuận lớn nhất. Việc tìm kiếm thông tin, thăm dò thị trường là rất khó vì hiện nay Tổng công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong tìm kiếm và xử lý thông tin. Trước kia, Tổng công ty xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Liên Xô là chủ yếu. Từ năm 1991 tình hình quốc tế có nhiều thay đổi, thị trường Đông Âu nhày càng co hẹp, thị trường Tây Âu, Châu Phi, Châu á mở rộng, cơ chế hoạt động cũng rất khác so với thị trường Đông Âu cũ. Để giải quyết những khó khăn này, Tổng công ty phải đưa ra kế hoạch chi tiết và phù hợp để giải quyết những khó khăn. Tổng công ty cần phải nghiên cứu thị trường quốc tế một cách nghiêm túc, có thể tìm kiếm thông tin từ các trung tâm thông tin thương mại, các văn phòng đại diện thương mại, phòng tư vấn thương mại, tạp chí thương mại trong và ngoài nước. Một thực tế khả quan là từ năm 1991 đến nay, Tổng công ty đã mở rộng quan hệ với những thị trường lớn; giầu tiềm năng, lại có vị trí địa lý rất gần với Việt Nam đó là Nhật Bản, Hàn Quốc, Ân Độ, Singapore, Thái Lan, Trung Quốc và thị trường Châu Âu như : Canada, Pháp, Ba Lan, Đức... Hàng năm, mặt hàng rau quả xuất khẩu sang các thị trường này chiếm từ 65-80% tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng rau quả. Trong tương lai, Tổng công ty vẫn muốn tiếp tục duy trì quan hệ làm ăn ở các thị trường này và khối lượng hàng xuất khẩu sang khu vực này trong tương lai sẽ còn tăng mạnh. VD: Do nghiên cứu thị trường Mỹ là một thị trường đầy tiềm năng,do nhu cầu của người dân Mỹ về mặt hàng rau quả với khối lượng lớn. Nên Tổng công ty đã thúc đẩy quan hệ làm ăn với Mỹ, nhưng ban đầu do đánh thuế nhập khẩu của Mỹ cao(35%) đối với mặt hàng rau quả nên Tổng công ty chỉ xk sang Mỹ với khối lượng nhỏ. Cho đến tận cuối năm 1999 thuế đã giảm xuống còn 20%(do hiệp định Thương Mại Việt-Mỹ được kí vào ngày13/7/2000). Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường quốc tế Tổng công ty cũng cần phải nỗ lực nghiên cứu thị trường trong nước để tạo nguồn hàng xuất khẩu bảo đảm cả về số lượng, chất lượng, thời gian... Để nghiên cứu thị trường Tổng công ty có thể lựa chọn giữa 2 phương pháp nghiên cứu tại bàn và nghiên cưú tại địa bàn, khảo sát tình hình thực tế . Nhưng phương thức chủ yếu mà Tổng công ty đang sử dụng là phương thức nghiên cứu tại bàn. Với phương thức này giúp cho Tổng công ty giảm được chi phí, nhưng đối khi phương pháp này không đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh việc phương pháp nghiên cứu tại bàn Tổng công ty còn kết hợp với các phương pháp khác như gửi các mặt hàng của mình trên các báo thông tin quảng cáo, báo Business Directory hay gửi đơn chào hàng kèm theo các catalogue được chuẩn bị kỹ càng, in ấn đẹp cho phía bạn thông qua mạng internet. Năm 99 Tổng công ty đã có mặt trong cuốn sách giới thiệu về thương mại Việt Nam , đây là một thông tin quan trọng đối với việc tìm thị trường mới mà giảm được chi phí. 1.1.Lựa chọn khách hàng: Để tiến hành lựa chọn khách hàng Tổng công ty rau quả sẽ tiến hành điều tra toàn diện về tư cách pháp nhân, khả năng tài chính, uy tín của khách hàng những thông tin chính xác về khách hàng sẽ giúp cho Tổng công ty lựa chọn được khách hàng phù hợp. Tuy nhiên do còn hạn chế về nguồn thông tin nên công tác kiểm tra khách hàng của Tổng công ty được thực hiện chưa tốt có khá nhiều rủi ro và tranh chấp đã phát sinh do thiếu nguồn thông tin nên gây ra thiệt hại không nhỏ cho Tổng công ty. 1.2.Lập phương án kinh doanh: Trước khi tiến hành kí kết hợp đồng Tổng công ty tiến hành lập phương án kinh doanh để sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của thương vụ và các điều kiện của thương vụ. Đây là một khâu rất quan trọng giúp cho Tổng công ty có cái nhìn tổng quát về thương vụ đó hay không? Phương án kinh doanh của Tổng công ty bao gồm những nội dung cơ bản sau: -Tên , địa chỉ của đối tác trong các hợp đồng . -Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng. -Phương thức thanh tóan. -Tổng số vốn sử dụng của Tổng công ty =trị giá mua hàng +thuế VAT. -Hiệu quả thương vị: thường được tính trên cơ sở trị giá mua hàng và vốn sử dụng của Tổng công ty. Hiệu quả= lãi ròng*100%/trị giá mua hàng. Lãi ròng =giá*(giá XK-các khoản chi phí) Các khoản chi phí bao gồm: +trị giá mua hàng. +phí vốn=trị giá mua hàng*tỉ lệ lãi suất ngân hàng. +chi phí lưu thông hàng sản xuất trong nước. +chi phí lưu thông XK nước ngoài. 2.Giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồngXK. 2.1Giao dịch đàm phán. Công tác giao dịch đàm phán của Tổng công ty được tiến hành thông qua 2 hình thức trực tiếp và gián tiếp. Đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hướng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài, mục tiêu là tạo thị trường trọng điểm thì thì việc sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp giúp cho Tổng công ty có thể hiểu rõ hơn về đối tác để từ đó có thể đưa ra các chiến lược đàm phán hiệu quả. Như vậy việc đàm phán cũng có nhiều khả năng tiến tới kí kết hợp đồng hơn và hợp đồng được kí kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên Tổng công ty rất ít khi sử dụng phương pháp này do hạn chế về khả năng tài chính và các lô hàng xuất khẩu thường có giá trị nhỏ. Phương thức đàm phán thứ 2 mà Tổng công ty sử dụng phổ biến là đàm phán gián tiếp qua thư từ, điện tín, fax, telex. Hình thức này được sử dụng cho những trường hợp có giá trị tương đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh như cà phê, chè, hạt tiêu. Ngoài ra phương pháp này còn được áp dụng trong trường hợp đối tác là khách hàng quen lâu năm có uy tín cao. Hình thức này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, có thời gian ngắn và có thể giúp cho Tổng công ty có được cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phương thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Tổng công ty. Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán Tổng công ty thường chỉ tập trung vào các điều khoản chính như tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng , giá thanh toán, bảo hiểm, còn các điều khoản khác cũng như khiếu nại , phạt , bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng… không được chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong quá trình xuất khẩu. 2.2 Kí kết hợp đồng xuất khẩu: Việc thực hiện kí kết hợp đồng của Tổng công ty diễn ra như sau: Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho công ty và chức vụ của họ. Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng kí kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như: -Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lượng, và giá cả trong hợp đồng xk -Điều khoản về chất lượngvà qui cách mặt hàng rau quả. -Điều khoản giao hàng -Điều khoản thanh toán -Điều khoản khiếu nại. VD: CONTRACT No.P.T.IMPORT/FO-12 MS Bên bán: VIETNAM NATION VEGETABLE AND FRUIT CORPORATION Địa chỉ: No.2, Phạm Ngọc Thạch Street- Đống đa- Hà nội. Tel : 848524502; Fax :848523926. Bên mua: “PARADLUS” Địa chỉ: Proezd serebryankova 2/1 129343 Moscow, Russia Tel : 007/095/748-10-75 Cả hai cùng đồng ý kí hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện như cho phép. 1.Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả. -Mặt hàng: Dứa đóng hộp:01 cont 20’ 565g *24 can -Số lượng: 1300 carton -Chất lượng : + Acid: 0.2-0.5% + Brix: 14-16% +Dr. wt: 50-52% min -Giá cả: FOB 7,92 USD -Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT + Thời gian giao hàng:hàng sẽ được chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc. +Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Người bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho người mua. -Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng TTR cho tài khoản của người bán:001.1.37.0076699 ở ngân hàng Vietcombank Việt nam. + Trả10% sau khi kí hợp đồng. +90% sau khi vận chuyển hoá đơn trong vòng 30 ngày từ ngày chuyển hàng. +Hoá đơn yêu cầu: *giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp :1bản chính, 2 bản photo. *Hoá đơn thương mại: 3bản chính *Một bộ 3 vận đơn sạch. *Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3bản chính -Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí kết :31/12/2002 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 3.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng được coi là một bước khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty. Mặt khác mặt hàng rau quả là mặt hàng rất khó bảo quản rất dễ hỏng do điều kiện môi trường xung quanh. Vì vậy việc giữ chất lượng hàng hoá không bị thay đổi cho đến khi giao hàng được cho khách hàng là công việc tương đối khó khăn nhưng để tránh tình trạng trên Tổng công ty thường để công việc bảo quản hàng hoá cho đến khi hàng được xuất đi với cách này khi gặp rủi ro trong vấn đề chất lượng hàng hoá thì Tổng công ty không phải chịu nhiều thiệt hại mà việc bồi thường thiệt hại là do các cơ sở cung ứng hàng phải chịu. Trong nhiều năm qua Tổng công ty đã thu được không ít kinh nghiệm và có một số chân hàng truyền thống chuyên cung cấp các sản phẩm xuất khẩu và nguyên liệu cho những mặt hàng chế biến xuất khẩu, các đơn vị đã qua nhiều lần hợp tác Tổng công ty cảm thấy đây là những chân hàng làm ăn có uy tín về việc giữ chất lượng hàng và giao hàng đúng thời gian thì Tổng công ty sẽ tiến hành kí kết làm ăn lâu dài. Mặt khác để chủ động trong nguồn hàng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành đầu tư và chỉ đạo cho một số nông trường để có nguồn hàng ổn định như nông trường Tam Điệp …Một số chân hàng truyền thống của Tổng công ty là quế, hồi, ở Ninh Hiệp, Từ Sơn( Bắc Ninh), dưa chuột muối(Hải Dương), lạc nhân (Nghệ An, Thanh Hoá)... VD1: Mặt hàng dưa chuột có chiều dài 6-9 cm là loại dưa chuột rất hiếm được khách hàng nước ngoài đặt hợp đồng nhập khẩu vì vậy năm 1999, 2000 có 2 hợp đồng số 40/KG/VE/99 với khách hàng là KWEEGEEPTE LMT xuất khẩu mặt hàng nấm rơm và hợp đồng số 45/PBP/VE/00 bán dứa hộp cho công ty AUP không được thực hiện chọn vẹn với người cung cấp không giao hàng khi thấy giá nâng cao nên hợp đồng XK dứa không thực hiện được do sai hẹn từ người cung ứng. VD2: Khi đi thu gom hàng hoá đôi khi cũng xảy ra tình trạng như trong trường hợp Cty TPXKĐồng Giao thuộc Trung Sơn- Tam điệp-Ninh Bình. Ngày 11/3/2002 theo HĐ số 02RQ/2002 CtyTPXK Đồng Giao kí kết với Tổng công ty số lượng 05 container. Trong đó 01cont dứa miếng nhỏ 20 0z, 02 conts dứa khoanh 30 0z và 02conts dứa khoanh 20 0z đơn giá:0.29USD/hộp. Nhưng thiếu 01 conts dứa khoanh 20 0z. Nguyên nhân ở đây là do khan hiếm về nguyên liệu và giá cả nguyên liệu tăng cao.Sau đó do bên 2 thương lượng với nhau, và Tổng công ty đã đồng ý chấp nhận với giá mới là: 0.305 USD/hộp. Khi xuất khẩu để mặt hàng rau quả không bị hỏng tránh dập nát Tổng công ty thường thực hiện bao gói hàng hoá bằng bao nhựa PE, thùng cattông, thùng gỗ, tuỳ từng mặt hàng để xác định bao gói sao cho phù hợp nhất tiết kiệm chi phí nhưng đôi khi việc đóng gói phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhưng xu hướng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm được chi phí. Phương châm kẻ ký mã hiệu của Tổng công ty nhằm đảm bảo cho phương pháp giao nhận , kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá, tuy nhiên có những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm không muốn cho người mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết được nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này được phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên thậm chí bên mua cũng có thể sắp xếp, đóng gói bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu không cần phải đóng gói và kẻ mã hiệu. Như trường hợp công ty MENCHEUNG (HồngKông) mua dứa của Việt Nam thông qua Tổng công ty nhưng phải thoả thuận trước rằng Tổng công ty không phải kể ký mã hiệu để họ bán tiếp cho các hãng sản xuất chế biến dứa ở một số nước khác, Tổng công ty sẽ đồng ý để có mối làm ăn lâu dài với họ và yêu cầu này đã được ghi rõ trong hợp đồng số 19/ME/VE/1999. 3.2. Kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất khẩu. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng rau quả từ trước tới nay của Tổng công ty rau quả được coi là khâu quan trong trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài. Theo quy định của nhà nước việc kiểm tra hàng xuất khẩu của Tổng công ty được thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng được xuất đi hay không. Còn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thông thoáng hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nước. Nội dung kiểm tra của mặt hàng rau quả là rau có đảm bảo độ an toàn hay không, có phải là rau quả sạch không và vệ sinh chất lượng. Cơ quan mà Tổng công ty tín nhiệm mời kiểm tra chất lượng đó là Vinacontrol đối với một số mặt hàng cần sự kiểm tra về sâu bệnh Tổng công ty cần sự kiểm tra của cục Kiểm nghiệm thực vật. Tại cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết nhân viên Hải quan sẽ xuống kiểm tra hàng hoá nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hoá vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đó là những hàng hoá mà Tổng công ty mang đến cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Còn Tổng công ty thực hiện đóng hàng tại nơi thu mua thì trước đó Tổng công ty phải đến Hải quan khai báo, sau đó nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hoá cũng là nơi đóng gói để cùng cơ quan kiểm tra trọng lượng, chất lượng, xuất xứ , kiểm dịch thực vật. Năm 1999 trong hợp đồng xuất khẩu nhãn của Tổng công ty cho MCKEN SALES số 30/MC/VE/1999 sau khi mua hàng trong nước xong, khi mang kiểm định thì thấy nhãn không đúng theo yêu cầu của khách hàng về một số điểm nên buộc Tổng công ty phải trả cho nhà cung ứng để đi mua lô hàng khác dể xuất khẩu. Mặc dù chậm mất 10 ngày nhưng hợp đồng vẫn được thực hiện được vì có sự thông cảm và đồng ý của khách hàng. VD: hợp đồng HA/18/DA/VE/00 là một số trường hợp khác, hợp đồng này bị huỷ bỏ không thực hiện được vì khi xuất hàng Tổng công ty mới phát hiện là không qua kiểm tra hải quan, dứa đóng hộp không đảm bảo chất lượng do thời gian lưu kho quá lâu, công ty bên phía đối tác đã từ chối huỷ bỏ hợp đồng vì họ không muốn bị chậm tiến độ mua bán nếu để Tổng công ty bù lại số lượng hàng hoá đã bị hỏng. Trong những lần kiểm tra cơ sở, mỗi lô hàng phải có giấy chứng nhận kèm theo khi xuất khẩu lô hàng và phải có chữ ký kèm theo chữ ký cuả giám đốc của Tổng công ty. 3.3. Thuê phương tiện vận chuyển. Tình trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phương tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển không được lớn mạnh như ở các nước khác, chúng ta có nhiều đội tàu nhưng đa phần là những tàu già hầu hết đã quá tuổi đi biển. Do tình trạng là như vậy nên ảnh hưởng đến phương thức xuất khẩu của Tổng công ty Hiện nay phương thức mà Tổng công ty thường sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đó là FOB, CIF và CFR trong đó chủ yếu là CFR(là điều kiện giao dịch áp dụng cho đường biển và đường sông nội địa trong đó người bán có nghĩa vụ thuê tàu và gía thanh toán gồm tiền hàng và cước phí, đồng thời người bán không có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Còn khi thuê tàu, tàu phải có các điều kiện cơ bản đó là . + Tàu phải có khả năng đi biển tức nó phải kín nước và đủ khỏe. + Tàu phải có dự trữ lương thực, thực phẩm. Sở dĩ Tổng công ty thường sử dụng điều kiện CFR trong xuất khẩu là để tránh tình trạng bị động trong thuê tàu như vậy thì đặc biệt phù hợp đối với mặt hàng rau quả có đặc điểm không để lâu ngày. Một điều nữa đó là trong CFR việc khoảng thời gian làm thủ tục mua bảo hiểm . Nói chung trong thực hiện xuất khẩu hàng hoá hai bên tiến hành thoả thuận điều kiện giao hàng sao cho phù hợp nên chưa tạo được lòng tin cho một số đối tác làm ăn của Tổng công ty. Trong việc thuê tàu, Tổng công ty thường thuê tàu chợ do lượng hàng chuyên chở không quá lớn, thường 50 đến 100 tấn cho mỗi lần xuất. Tổng công ty thường thuê tàu chuyến cho mỗi đợt xuất nhiều hàng với khối lượng lớn như trong năm 1999, Tổng công ty đã kí hợp đồng thuê tàu chuyến với hãng tàu của công ty vận tải đường biển Hải phòng Vitranchart để xuất dứa cho POCELIN Hồng kông. Trong quá trình vận chuyển bằng đường bộ, Tổng công ty thường thuê Container để vừa chủ động đi lại, vừa gọn và dễ bảo quản hàng. Quan hệ chủ xe và Tổng công ty đều được điều chỉnh bằng hợp đồng văn bản. Trong quá trình giao hàng lên tàu Tổng công ty thường uỷ thác cho bên vận tải . VD: Bên vận tải :VIET HA Co.LTD. Bên uỷ thác vận tải: VEGETEXCO Việt Nam Về lô hàng sau đây: +Lên tàu STEAMRS FORTUNE 215S +Số lượng: 03*20’ CNTRS +Tên hàng: dứa khoanh đóng hộp +Chủ hàng: VEGETEXCO Việt Nam +Người nhận: MIVITRANS +Cảng xếp hàng: CY hải phòng, Việt Nam +Ngày xếp hàng: 28/8/2002 +Nơi giao hàng: GDYNIA, POLAND +Giá cước phí vận tải: USD 1.400/20 FT CONTAINER +Phí vận đơn: 100.000VNĐ 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá. Ngành bảo hiểm của Việt Nam còn non trẻ chưa có nhiều tiếng tăm cũng như uy tín trên thị trường quốc tế nên gây ra một số trở ngại cho hoạt động xuất khẩu nói chung. Khi bên đối tác kí hợp đồng theo điều khoản nào thì Tổng công ty phải thực hiện theo điều khoản đó. Theo tổng kết trong 3 năm 1999 –2001 Tổng công ty rau quả Việt Nam đã thực hiện được 28 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả trong đó có 15 hợp đồng xuất CFR, 8 hợp đồng xuất CIF. Trong 5 hợp đồng xuất CIF, Tổng công ty chỉ được mua bảo hiểm cho 2 hợp đồng, một hợp đồng xuất khẩu dứa hộp cho GWEEGEF LTD, một hợp đồng xuất khẩu dưa chuột muối cho công ty DAICHIMYUKI CO, trong 2 hợp đồng công ty được mua bảo hiểm thì cả hai hợp đồng đều là hợp đồng mua bảo hiểm chuyến. Thông thường khi mua bảo hiểm, Tổng công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt giải quyết thủ tục nhanh và rất có uy tín được nhiều công ty tín nhiệm. Khi mua Tổng công ty thường mua theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu C. Để tiến hành mua bán được diễn ra nhanh chóng , chặt chẽ, đáp ứng hiệu quả khi có rủi ro xảy ra. Tổng công ty đã tiến hành đàm phán kí kết với công ty Bảo Việt hợp đồng bảo quản thanh toán phí bảo hiểm để nhận đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. 3.5. Thủ tục Hải quan. Theo nghị định số 57- 1998/NĐ-CP trong đó các mặt hàng rau quả mà Tổng công ty thực hiện xuất khẩu từ trước đều là những mặt hàng được phép nằm trong danh mục hàng hoá được xuất khẩu. Khi đến làm các thủ tục hải quan Tổng công ty phải xuất trình bộ chứng từ bao gồm: - Giấy phép kinh doanh của đơn vị xuất khẩu. Bản sao đăng kí thành lập doanh nghiệp Nhà nước. Bản sao chứng nhận đăng kí mã số doanh nghiệp XNK. Bản sao hợp đồng XK. Bảng kê chi tiết hàng hoá. Giấy uỷ quyền kí hợp đồng. Cũng theo nghị định 57-1998/LĐ-CP, Tổng công ty đã tổ chức và tham gia đánh mã số của mình ở Tổng cục Hải quan Hà Nội với mã số là 011001756 và sử dụng mã số này trên các tờ khai Hải quan và các giấy tờ, sổ sách, chứng từ khi nộp cho cơ quan Hải quan trong mỗi lần thực hiện hoạt động mua bán quốc tế. Với tư cách là một Tổng công ty chuyên về kinh doanh mặt hàng rau quả, mục tiêu hoạt động của Tổng công ty là thu lợi nhuận, đảm bảo uy tín, trách nhiệm pháp luật. Chính vì vậy hầu hết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ với Hải quan, cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá khi xuất khẩu phần lớn được tiến hành thuận lợi, ít sảy ra những rắc rối về chất lượng hàng hoá, về khối lượng hàng…sai quy định của Nhà nước hoặc trong hợp đồng mua bán. 3.6 Giao hàng cho phương tiện vận tải. Giao hàng xuất khẩu với phương tiện vận tải nói chung được Tổng công ty ý thức và xem xét là bước quan trọng và khá phức tạp trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nó bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục có liên quan trực tiếp đến chất lượng, số lượng hàng, các cán bộ trực tiếp tham gia đều thận trọng thực hiện theo đúng trình tự mà các thông lệ buôn bán qui định, giám sát chặt chẽ để nắm bắt số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời vướng mắc phát sinh. Trong trường hợp giao hàng với tàu, thì việc đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển được coi là quan trọng nhất và vận đơn đòi hỏi phải là vận đơn hoàn hảo. Nếu giao hàng bằng Container thì sẽ nhận Container rỗng về giao tại nơi thu mua, nếu không đủ hàng thì Tổng công ty sẽ vận chuyển hàng ra bãi Container. Việc kiểm tra hàng để niêm phong kẹp chì là công việc được quản lý sát sao từ phíaTổng công ty, đơn vị vận tải chuyến và cơ quan Hải quan. Nếu như lượng hàng xuất khẩu lớn đủ một tàu thì Tổng công ty sẽ tập kết hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan và giao hàng xuống tàu. Theo số liệu báo cáo năm 2001 trong số 11 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả thì có đến 8 lần Tổng công ty ký hợ