Chuyên đề Hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội (Tocontap)

ocontap tại Thành Phố Hải Phòng: Địa chỉ 96A Đường Nguyễn Đức Cảnh, Thành phố Hải Phòng. Tel: 031700752     Fax: 031700512 + Chi nhánh Tocontap tại Thành Phố Hồ Chí Minh: địa chỉ số 1168D 3/2, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh Tel: 088 558 232/583783 Fax: 088 558232 Cơ cấu bộ máy quản trị Bộ máy quản trị của công ty gồm có 4 cấp quản trị, bao gồm 7 phòng ban và các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty. Các phòng ban được tổ chức rất hiệu quả, mỗi phòng ban tuy có những chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều được đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm đảm bảo sự phối hợp thống nhất từ trên xuống dưới, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh XNK của công ty. Phòng kinh doanh của công ty gồm 7 phòng XNK riêng biệt, chuyên XNK những mặt hàng riêng và vẫn có thể mở rộng mặt hàng kinh doanh.Các phòng kinh doanh này có sự độc lập khá cao và tự tìm kiếm các hợp đồng cho mình. Cơ cấu bộ máy quản trị của Tocontap được biểu hiện qua sơ đồ dưới đây TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KHO VẬN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ XÍ NGHIỆP PHÒNG TỔNG HỢP PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH XÍ NGHIỆP TOCAN CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH CHI NHÁNH HẢI PHÒNG XNK 8 XNK 7 XNK 6 XNK 4 XNK 3 XNK 2 XNK 1 Bảng 4: Sơ đồ bộ máy quản trị của TOCONTAP Nguồn: Tổng hợp từ quá trình thực tập tại công ty Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh và các phòng ban trong công ty được quy định cụ thể như sau Tổng giám đốc + Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. + Tổng giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của Công ty trước cơ quan Nhà nước có thẩm quyền,cụ thể là Bộ Thương mại. + Tổng giám đốc có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi của Công ty ,chịu trách nhiệm trước phápluật về mọi hoạt động của Công ty. Phó Tổng giám đốc + Được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực được giao và giải quyết công việc khi Tổng giám đốc đi vắng. + Ngoài ra còn được uỷ quyền duyệt phương án kinh doanh của Công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, các phòng ban khác. Phòng Tổng hợp + Chịu trách nhiệmlập kế hoạch kinh doanh và làm công tác đối ngoại , thực hiện các công việc ngoại giao tại thị trường ,dự thảo các hợp đồng nguyên tắc điều lệ buôn bán quốc tế,tham mưu cho Ban giám đốc trong các quyết định mặt hàng và thị trường. + Phòng còn Tổng hợp các vấn đề về đối nội , đối ngoại , sản xuất kinh doanh. Thông tin kịp thời các só liệu trong và ngoài nước có liên quan đến sản xuất kinh doanh và hoạt động của Công ty tìm hiểu các đối tác , phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phương án kinh doanh xuất nhập khẩu trước khi trình ký. + Hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của Công ty. + Tổng hợp và phân tích các dữ liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc và các phòng quản lý để kịp điều chỉnh hoạt động của Công ty. + Lập báo cáo tổng hợp của Công ty trình Bộ chủ quản và các ngành liên quan; theo dõi đôn đốc các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép, tờ khai hải quan để Tổng giám đốc nắm được tình hình kinh doanh của các bộ phận. + Hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị cho phòng kế toán để tính tiền lương. Phòng Kế toán-Tài chính + Tổ chức công tác kế toán và thông tin kinh tế. + Xây dựng hệ thống sổ sách chứng từ sử dụng cho phù hợp thực tiễn tại Công ty và quy định của Bộ Tài chính. + Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn,kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả vốn. + Phản ánh và kiểm soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài vụ trong kỳ,hoạch toán kinh tế trong khuôn khổ luật pháp và quy tắc của nhà nước. + Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc đề xuất các phương thức kinh doanh áp dụng cho Công ty,các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. + Tổ chức phân phối lợi nhuận và tích luỹ lợi nhuận. + Lập báo cáo kế toán tài chính đúng hạn. + Xây dựng, củng cố bộ máy kế toán và tổ chức kế toán tại Công ty đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao + Ngoài ra phòng còn có nghĩa vụ phổ biến các văn bản của Nhà nước ban hành đến công tác kế toán.Hướng dẫn và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế toán tại Công ty. Phòng Hành chính quản trị + Làm công tác phụ trách hành chính và bảo vệ tài sản của Công ty. + Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ tài liệu hồ sơ chung, huy động xe, các thiết bị mua sắm để phục vụ quản lý điều hành vào hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty có hiệu quả và tiết kiệm. + Đề xuất mua sắm đồ dùng phương tiện làm việc và phục vụ các nhu cầu sinh hoạt của Công ty sửa chữa nhà cửa, bảo vệ an toàn cơ quan; duy trì thời gian làm việc giữ vệ sinh đảm bảo môi trường Công ty sạch đẹp văn minh. Phòng Tổ chức + Quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Tổ chức quản lý lao động của Công ty theo nhiệm vụ của Công ty như sắp xếp bố trí lao động, nhu cầu điều động của Tổng giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về Luật lao động và hợp đồng lao động. + Tổ chức bảo vệ an toàn cho Công ty về an ninh chính trị, phòng gian bảo mật. +Quy hoạch về đào tạo, tuyển dụng lao động theo nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. + Giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Phòng kinh doanh Trước đây Công ty có 8 phòng xuất nhập khẩu nay sát nhập lại còn 7 phòng có chức năng kinh doanh những mặt hàng riêng biệt.Tuy nhiên để phát huy hết khả năng và tiềm lực của các phòng hoạt động kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao Công ty đã cho phép các phòng này có thể mở rộng mặt hàng tuỳ theo yêu cầu của từng hợp đồng ký kết. + Phòng xuất nhập khẩu 1: Kinh doanh các mặt hàng về giấy như bìa cácton,giấy photo,giấy láng Đài loan,giấy Duplex... + Phòng xuất nhập khẩu 2: Kinh doanh các mặt hàng gốm sứ,đồ thủ công mỹ nghệ,kính dân dụng đồ chơi trẻ em... + Phòng xuất nhập khẩu 3: Kinh doanh các mặt hàng quần áo thể thao... + Phòng xuất nhập khẩu 4: Kinh doanh các mặt hàng giầy dép cao sư dụng cụ thể thao... + Phòng xuất nhập khẩu 6: Kinh doanh trang thiết bị văn phòng. + Phòng xuất nhập khẩu 7: Kinh doanh các mặt hàng tre gỗ song mây. + Phòng xuất nhập khẩu 8: Kinh doanh các mặt hàng nông sản. Phòng Kho vận Là nơi giao nhận hàng hoá tại Hà nội. Xí nghiệp Tocan Là đơn vị sản xuất duy nhất của Công ty làm gia công chổi quét sơn lăn tường để xuất sang Canada, Mỹ, Australia. (Sắp tới đây, Xí nghiệp Tocan sẽ bị giải thể vì không có giấy phép kinh doanh) Chi nhánh tại Hải phòng(TOCONTAP-Hải phòng) Kinh doanh xuất nhập khẩu tại vùng Duyên hải Phía Bắc và nhận hàng tại cảng Hải Phòng, phụ trách cửa hàng ở thị xã Kiến An. Chi nhánh tại Thành phố Hồ chí minh (TOCONTAP-TP Hồ Chí Minh) Làm công tác giao nhận hàng hoá và kinh doanh xuất nhập khẩu tại các tỉnh phía nam và đồng bằng sông Cửu Long Các lĩnh vực, nghành nghề kinh doanh của Tocontap - Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt, may, da giầy ( trừ loại lâm sản Nhà nước cấm) - Kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ hóa chất nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải. - Kinh doanh khách sạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán buôn, bán lẻ hàng hóa (Không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát Karaoke, vũ trường). - Tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu từ, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. - Kinh doanh đồ uống, rượu, bia, nước giải khát (Không bào gồm kinh doanh quán Bar). - Kinh doanh máy móc, vật tư, trang thiết bị Y tế, máy móc, thiết bị ngành in. - Mua bán sắt thép phế liệu, phá dỡ tàu biển cũ làm phế liệu để tiêu thụ trong nước. - Kinh doanh phân bón, máy móc, vật tư phục vụ nông nghiệp (Không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật). - Kinh doanh các dụng cụ, thiết bị và máy móc trong ngành dịch vụ. - Kinh doanh các thiết bị phóng cháy, chữa cháy, cứu hộ cứu nạn. - Kinh doanh gỗ ép định hình ./. (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo qui định của pháp luật) Trang thiết bị phục vụ quá trình kinh doanh Tocontap mới được cổ phần hóa trong vài năm gần đây, chính vì thế, cơ sở vật chất hầu hết vẫn là của một DNNN từ trước. Các phòng đều có các máy tính, máy in riêng và đều được nối mạng internet, tuy nhiên đều là hệ thống máy tính, tốc độ xử lý chậm. Mới đây, cũng chỉ có phòng kế toán - tài chính được thay bộ máy tính mới để phục vụ công việc kế toán thuận lợi hơn. Ngoài ra, cơ sở hạ tầng tuy rộng nhưng đã cũ và thật sự không cần thiết đối với Tocontap vì các phòng ban là quá rộng và tiền thuê thì không phải là rẻ => lãng phí trong quá trình kinh doanh. Vấn đề này đã được công ty tính đến và sẽ tìm cách khắc phục dần trong một vài năm tới. Mỗi phòng kinh doanh có một phòng làm việc riêng và phải tự quản lý mọi tài sản trong phòng của mình. Nguồn nhân lực và chính sách quản lý nguồn nhân lực Qua sơ đồ bộ máy tổ chức của Tocontap trong hình 1, ta có thể thấy, tại Tocontap thì nguồn nhân lực tại các phòng kinh doanh là riêng biệt. Tùy theo mặt hàng và qui mô của từng phòng mà số lượng nhân viên là nhiều hay ít. Các phòng kinh doanh phải tự giám sát, quản lý nhân viên của phòng mình và phải báo cáo với giám đốc khi có sự thay đổi nhân sự trong phòng mình. Công ty còn có các chính sách nhằm củng cố, nâng cao năng lực và trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty Phối hợp chặt chẽ hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong công ty nhằm xây dựng nội bộ thống nhất đoàn kết có tinh thần trách nhiệm cao, tạo sự liên kết kinh doanh giữa các phòng kinh doanh trong công ty trong việc kinh doanh quốc tế. Kết hợp vừa học vừa làm, đào tạo đội ngũ nhân viên mới qua quá trình làm việc kết hợp với việc tổ chức các buổi thảo luận, các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn về kiến thức cũng như ngiệp vụ, nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm của nhân viên. Ngoài ra, hàng năm khi đến các dịp lễ tết, Công ty thường tổ chức cho các cán bộ đã về hưu gặp mặt với nhau và với các cán bộ mới. Điều này chứng tỏ, Công ty rất quan tâm tới đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. Chính sách Marketing Tocontap là một doanh nghiệp chỉ kinh doanh trong lĩnh vực XNK, chính vì thế, các khách hàng của doanh nghiệp đại bộ phận là các khách hàng quen thuộc của Công ty. Ngoài ra, để quảng bá thương hiệu của mình, Tocontap còn thông qua mạng Internet bằng website của công ty: www.tocontap-hanoi.vnn.vn và một số website khác như các trang báo điện tử … II - Qui trình xuất khẩu hàng dệt may tại Tocontap Qui trình xuất khẩu của Tocontap trên thực tế cũng khá giống như trong lý thuyết. Là một công ty lâu năm trong lĩnh vực XNK, Tocontap có khá nhiều lợi thế khi tiến hành xuất khẩu. Qui trình xuất khẩu hàng dệt may của Tocontap bao gồm một số bước như sau: 1. Qui trình nghiệp vụ gia công xuất khẩu Như chúng ta đã biết, gia công xuất khẩu là một phương thức kinh doanh trong đó một bên ( gọi là bên nhận gia công ), nhập khẩu nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm của một bên khác ( gọi là bên đặt gia công ) để sản xuất và chế biến ra thành phẩm, giao lại cho bên đặt gia công và nhận tiền thù lao ( gọi là phí gia công ). Đối với hàng Dệt – May, Tocontap nhập nguyên phụ liệu như vải và các phụ liệu gắn vào sản phẩm như cúc, nhãn túi nylon... của bên đặt gia công, hoặc chỉ nhập nguyên liệu như vải còn các phụ liệu khác doanh nghiệp sẽ cung cấp, sau đó sản xuất ra hàng thành phẩm như quần áo...xuất trả cho bên đặt gia công và nhận tiền gia công. Tiền gia công sẽ được trả theo các phương thức thanh toán qui định trong hợp đồng gia công. Để có được một hợp đồng gia công hàng Dệt - May, công ty phải tiến hành các bước sau: - Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng. - Đàm phán và ký kết hợp đồng. - Tổ chức thực hiện hợp đồng. Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng Các doanh nghiệp thường tìm kiếm bạn hàng của mình bằng cách quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng, hoặc qua các đại lý hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp mình. Nhưng, chủ yếu khách hàng đã tự đến với doanh nghiệp bởi uy tín và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp hoặc qua môi giới. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn những khách hàng có nhu cầu gia công lớn, có tính chất lâu dài và ổn định. Tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu Các nhà kinh doanh xuất khẩu phải luôn nhận thức được rằng, đàm phán không chỉ có nghĩa là ngồi trên bàn để thảo luận mà đàm phán diễn ra dưới mọi góc độ của công việc kinh doanh và bằng nhiều hình thức. Sự tài tình khéo léo và kỹ thuật đàm phán là hành trang không thể thiếu được của các nhà doanh nghiệp, nó mang lại thành công trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Các hình thức giao dịch đàm phán Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xuât nhập khẩu thường áp dụng các hình thức giao dịch đàm phán như: giao dịch đàm phán qua thư tín, qua điện thoại và gặp gỡ trực tiếp để đàm phán. * Giao dịch đàm phán qua thư tín Ngày nay, thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người làm công tác xuất nhập khẩu. Đây là hình thức mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu như Tocontap thường áp dụng. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Ngay cả khi hai bên có điều kiện để gặp gỡ nhau trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại. Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, các nhà doanh nghiệp luôn nhớ rằng, thư từ là “ sứ giả “ của mình đến với khách hàng. Khách hàng thường rất để ý đến những lời lẽ trong thư giao dịch, họ sẽ đánh giá mình qua những thư từ mình gửi đến. Bởi vậy, khi viết thư, gửi thư và giao dịch bằng thư tín cần đảm bảo những yêu cầu : lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn. Giấy viết thư cũng cần phải được chuẩn bị chu đáo, tiêu đề in rõ ràng, đầy đủ: tên địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín của doanh nghiệp. Thư viết một mặt giấy, lời lẽ phải lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc, tránh cầu kỳ. Thư viết phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, và thường sử dụng tiếng Anh. Đối với khách hàng mới, thông qua thư từ, chúng ta thường giới thiệu những thông tin về doanh nghiệp như : - Máy móc thiết bị của doanh nghiệp - Qui trình công nghệ - Qui mô nhà xưởng - Số lượng lao động - Mặt hàng thường sản xuất - Năng lực sản xuất - Trình độ tay nghề của công nhân Qua những thông tin này, khách hàng có thể thấy được khả năng của doanh nghiệp mình, nhờ đó có thể thu hút được khách hàng đến với doanh nghiệp. * Giao dịch đàm phán qua điện thoại Để biết được thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đây là hình thức giao dịch rất phổ biến trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, những thông tin cần phải giao dịch qua điện thoại là những thông tin khẩn hoặc những thông tin ngắn gọn. Ví dụ: sắp đến ngày giao hàng, nhưng chưa nhận được L/C, ta nên gọi điện hỏi xem khách hàng đã mở L/C chưa, và ta có thể nhận được trả lời ngay chứ không phải chờ đợi như giao dịch bằng thư tín. * Giao dịch đàm phán trực tiếp Sau khi biết được khả năng doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu đặt hàng của mình, khách hàng sẽ gửi cho doanh nghiệp mẫu hàng cần gia công như quần, áo váy...Trên cơ sở hàng mẫu của khách, doanh nghiệp sẽ tính giá gia công sơ bộ, định mức cho mỗi sản phẩm, trước khi tổ chức gặp gỡ trực tiếp với khách hàng để đàm phán cụ thể và ký hợp đồng gia công. Hàng Dệt – May là mặt hàng có tính thẩm mỹ cao, được thể hiện trên các sản phẩm bằng kiểu dáng, các họa tiết, các đường may, các đường diễu..., nó đòi hỏi các bên tham gia phải gặp gỡ nhau trực tiếp để thỏa thuận trên cơ sở của sản phẩm cụ thể. Bởi vậy, việc gặp gỡ giữa hai bên để trao đổi về điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng là đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên. Hai bên trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt, lâu dài Các cuộc đàm phán thường diễn ra tại các doanh nghiệp của bên nhận gia công. Nội dung chủ yếu của cuộc đàm phán là thảo luận về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, giá cả, và thời gan giao hàng... Khi đàm phán với khách hàng, người tham gia đàm phán phải nắm chắc về kỹ thuật Dệt – May, hiểu rõ nghiệp vụ ngoại thương, phải tự chủ, phản ứng nhanh nhậy... để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được yêu cầu của khách hàng, nhanh chóng có biện pháp đáp ứng trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Trong cuộc đàm phán trực tiếp với khách hàng, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhau trước mặt khách hàng để trả lời khách hàng mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc đàm phán, dự kiến biện pháp để đạt được những kết quả mong muốn và quan trọng là phải tìm hiểu kỹ khách hàng, dự kiến những vấn đề, những yêu cầu mà khách hàng sẽ nêu ra trong cuộc đàm phán và cách giải quyết những vấn đề và yêu cầu đó. Ví dụ: Khi chuẩn bị đàm phán để ký hợp đồng gia công áo sơ mi nam, doanh nghiệp, trên cơ sở áo mẫu của khách hàng đã nhận được, cần phải chuẩn bị ít nhất là 2 phương án giá: giá đối hàng sẽ xuất vào thị trường quản lý bằng hạn ngạch và giá đối với hàng xuất vào thị trường không hạn ngạch, vì khi gửi áo mẫu cho doanh nghiệp, khách hàng thường chưa đề cập tới địa chỉ giao hàng, và trong mỗi phương án giá đó cũng phải chuẩn bị 2 mức giá: giá chào ban đầu và giá có thể chấp nhận và bản định mức dự kiến. Trong giao dịch buôn bán, việc mặc cả giá là lẽ đương nhiên, do vậy khi đàm phán, cần theo dõi lời nói, cách phát biểu, và những thái độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của khách hàng, nếu thấy họ chỉ thực sự quan tâm đến chất lượng thì việc mặc cả giá đối với họ chỉ là lấy lệ, giá cả đối với họ không phải là vấn đề quan tâm chính, lúc đó người tham gia đàm phán phải hiểu và kiên quyết giữ mức giá ban đầu nhưng phải luôn tỏ thái độ mền mỏng, lịch sự. Việc ký hợp đồng trong đàm phán cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện ký kết đã chín muồi, không nên nóng vội. Ngôn ngữ dùng đàm phán thường là tiếng Anh, bởi vậy, doanh nghiệp nên cử người tham gia đàm phán thông thạo tiếng Anh vì như vậy sẽ dễ dàng, chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Trong trường hợp cần phiên dịch, người phiên dịch cũng cần phải biết trước nội dung đàm phán. Người tham gia đàm phám cần phải nói rõ ràng, dễ hiểu giúp người phiên dịch dịch được trung thành ý tứ của cả hai bên. Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới ký kết hợp đồng. Hợp đồng gia công hàng may mặc thường được thành lập dưới hình thức văn bản, trong đó ghi rõ nội dung, các điều kiện giao dịch đã được thỏa thuận và có chữ ký của cả hai bên. Các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm của hàng Dệt – May và không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành của nước ta hoặc của nước bên đặt gia công. Người đứng ra ký kết hợp đồng phải đúng là người có thẩm quyền ký kết. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo, và thường được làm bằng tiếng Anh. Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công hàng Dệt – May Sau khi hợp đồng gia công đã được ký kết, doanh nghiệp xuất khẩu với tư cách là bên nhận gia công phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời, bảo đảm được quyền lợi quốc gia nói chung, quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp nói riêng. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng gia công, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Để thực hiện hợp đồng gia công hàng Dệt – May các doanh nghiệp cần tiến hành các khâu công việc sau: Làm thủ tục nhập nguyên phụ liệu a - Đăng ký hợp đồng gia công kèm bản định mức với hải quan. b - Làm thủ tục nhập nguyên phụ liệu trên cơ sở bộ chứng từ của bên đặt gia công: Khi nhận được bộ chứng từ của bên đặt gia công, doanh nghiệp phải tiến hành các bước sau: - Kiểm tra bộ chứng từ: hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn... - Làm thủ tục hải quan: nếu bộ chứng từ hoàn toàn hợp lệ ( địa chỉ người nhận, tên hàng, số lượng khớp nhau... ) thì tiến hành khai báo hải quan. Bộ hồ sơ bao gồm: + Hợp đồng gia công đã đăng ký. + Bộ chứng từ gửi nguyên phụ liệu (của bên đạt gia công hoặc của nhà cung cấp) + 03 tờ khai: trên tờ khai, ngoài các chi tiết như: người gửi, người nhận, số hợp đồng và tổng trị giá nguyên phụ liệu... doanh nghiệp phải khai báo chi tiết danh mục hàng hóa cụ thể: tên hàng, số lượng. Ví dụ : Danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu thuộc hợp đồng gia công phải kê khai chi tiết như sau: Bảng 5: Danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu thuộc hợp đồng gia công CÔNG TY CP XNK BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HÓA KÈM THEO TẠP PHẨM TỜ KHAI NHẬP KHẨU ( SỐ NGÀY 20/09/2007 ) STT TÊN HÀNG Đ/V TÍNH S.LƯỢNG Vải Cotton 100% khổ 112/114cm Mét 8.658 Vải PE% 50%Cotton 50% khổ 112/114cm - 10.976 Vải PE 70%Cotton 30% khổ 112/114cm - 7.772 Dựng khổ 89/92 CM - 1.571 Dựng cắt sẵn Chiếc 45.274 Dựng khổ 33 mm Mét 19.348 Dựng khổ 35 mm - 876 Cúc Chiếc 217.367 Nhãn các loại - 192.229 Cá cổ Bộ 30.000 Kẹp nhựa Chiêc 83.000 Nơ cổ - 23.600 Khoanh cổ - 26.253 Bìa lưng - 26.530 Túi Nylon - 14.597 Đệm cúc - 4.000 Giấy poluya - 1.238 Băng dính móc Mét 100 Băng trang trí Chiếc 1.036 Nguồn: phòng Xuất nhập khẩu 6 - Sau khi làm xong thủ tục, hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa (kiểm hóa ). Hải quan sẽ phạt nếu phát hiện thấy hàng thực tế không khớp với danh mục hàng đã khai báo. Trong thực tế đã xảy ra nhiều trường hợp như vậy và thường là do lỗi của bên đặt gia công ( do sơ suất, khách hàng đã lập chứng tờ không khớp với hàng thực tế ), song, trong những trường hợp như thế này, doanh nghiệp thường là người phải chịu phạt để giữ quan hệ lâu dài của mình với khách hàng, ít trường hợp khách hàng chịu nộp phạt . Chuẩn bị hàng xuất khẩu Thực hiện cam kết trong hợp đồng gia công, doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng gia công và L/C ( nếu hợp đồng qui định thanh toán bằng L/C ). Công việc chuẩn bị hàng Dệt – May xuất khẩu được tiến hành tuần tự như sau: - Kiểm tra nguyên phụ liệu nhập về: Căn cứ vào chứng từ gửi hàng tài liệu kỹ thuật của bên đặt gia công, doanh nghiệp cân đối nguyên phụ liệu để tiến hành sản xuất. - Sản xuất mẫu trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt. - Tiến hàng sản xuất khi thấy đã đủ điều kiện sản xuất: chất lượng và số lượng nguyên phụ liệu...đảm bảo. - Kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm: Việc kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm được tiến hành ngay trong quá trình sản xuất và khi kết thúc sản xuất trên cơ sở mẫu . - Tổ chức sản xuất bao bì và đóng gói hàng thành phẩm: Việc sản xuất bao bì và đóng gói phải phù hợp với hợp đồng đã ký và tài liệu kỹ thuật. Thông thường, bao bì là những hòm carton và được kẻ ký mã hiệu (shipping marks) theo yêu cầu của bên đặt gia công. Đôi khi hàng hóa cũng được treo thẳng vào container ( đối với những sản phẩm làm bằng vải dễ nhàu, dễ bị gấp nếp như vải tráng nhựa...). Làm thủ tục hải quan để xuất hàng thành phẩm Việc làm thủ tục hải quan bao gồm các bước chủ yếu: - Khai báo hải quan: Hồ sơ khai báo hải quan gồm: + Hợp đồng gia công. + Bản định mức nguyên phụ liệu cho 01 sản phẩm của các mã hàng xuất khẩu. + Phiếu đóng gói hàng hóa. + Hướng dẫn giao hàng của bên đặt gia công (nếu hàng thành phẩm giao theo địa chỉ của người thứ ba) hoặc L/C ( nếu hợp đồng qui định thanh toán bằng L/C ). + Thông báo phân bổ hạn ngạch của Bộ Thương Mại ( đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch ). + Bộ tờ khai gồm 03 bản trong đó khai báo chi tiết hàng xuất khẩu. - Xuất trình hàng hóa cho hải quan kiểm tra và kẹp chì container ( nếu vận chuyển bằng đường biển ) Giao hàng thành phẩm Hàng Dệt – May được vận chuyển chủ yếu bằng đường biển. Khi giao hàng thành phẩm doanh nghiệp cần tiến hành các công việc sau: - Lập bản đăng ký hàng chuyên chở. - Xuất trình bản đăng ký này cho người vận tải đại diện hàng hải, Công ty đại lý tàu biển để lấy hồ sơ xếp hàng. - Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. - Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu. - Lấy vận đơn đường biển hoàn hảo, đã bốc hàng, chuyển nhượng được để lập bộ chứng từ thanh toán. * Nếu hàng được giao bằng đường hàng không thì các bước doanh nghiệp phải tiến hành cũng tương tự như vậy. Lập bộ chứng thanh toán Thanh toán sẽ tuân theo hình thức đã được thỏa thuận trong hợp đồng gia công. Gồm các bước: - Lập bộ chứng từ thanh toán theo qui định của hợp đồng và/ hoặc qui định của L/C . Một bộ chứng từ thông thường bao gồm: + Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice )