Chuyên đề Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty Cổ Phần Sáng Tạo – Smart Communications

ra toàn bộ hoạt động của sự kiện từ bến bãi dừng đỗ xe, phòng nghỉ ngơi, ăn/ uống, nơi vui chơi, nơi vệ sinh v.v … sao cho tiện nhất cho các hoạt động diễn ra trên những địa điểm ấy không quá cách xa nhau. Thiết kế phông sân khấu là điểm nhấn cho sự kiện có được sự chú ý của khách mời, trung tâm của sự kiện, thiết kế phải dựa vào địa điểm tổ chức của sự kiện: tổ chức trong nhà thì sân khấu không được quá lớn, nếu ngoài trời thì cần xem xét có làm mái che hay không? Ngoài ra còn phải cân nhắc thới yếu tố quan trọng đó là có khẳng năng biến thiết kế trên giấy tờ thành hiện thực hay ko? Các ấn phẩm đi kèm( giấy mời, thẻ ra vào…) cũng rất quan trọng, cần thiết kế các ấn phẩm này cho khách VIP, khách thường khác nhau. Thiết kế cổng trào, phối cảnh banner, khu vực đón tiếp, khu họp lễ…Đây là những yếu tố tạo nên không khí cho sự kiện, nhưng cũng sẽ tạo ra những ấn tượng khác biệt cho người đến dự. Có những kính thước cố định trong việc thiết kế: Baner ngang kích thước 0.8 x 6m, baner treo tại các cột điện 0.8 x 2.5m, treo trên đường 1.5 x 3m; Banner đứng: Chân đứng hình chữ X kích thước 0.6 x 1.6m và 0.7 x 1.7m, Chân hình tròn kích thước 0.8 x 1.8m. Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan đến công viẹc thiết kế cho công ty tổ chức sự kiện: logo, ý tưởng nếu có, mặt bằng tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức, mục đích của sự kiện, số lượng khách mời ….Nguyên tắc thiết kế cho sự kiện cần có logo của chủ sự kiện, tên công ty, slogan cho sự kiện (nếu có) toạ dựng hình ảnh của công ty trong tâm trí khách tham dự. Logo được bố trí ở mọi góc độ trong thiết kế để khách tham dự có thể nhìn thấy hình ảnh tượng trưng cho công ty ở mọi nơi tăng khả năng ghi nhớ cho khách tham dự. Thiết kế dàn dựng bao gồm các thiết kế chi tiết được thiết kế riêng cho từng vị trí trong địa điểm diễn ra sự kiện, sau đó sẽ được kết hợp lại thành một mặt bằng tổng thể cho sự kiện. Phối cảnh tuân thủ theo cái đẹp hay còn gọi là bố cục, nghệ thuật ánh sáng, màu sắc. Ví dụ: màu đỏ kích thích nhưng nhanh chóng gây mệt mỏi, màu cam được xem như màu nóng có tác dụng sửa ấm, màu xanh lá làm con người cảm thấy an lòng, bình yên, giảm bực tức…. Thiết kế đảm bảo tính khả thi với công ty chịu trách nhiệm thi công. Các khu trong cùng một địa điểm cần liên hoàn tránh việc đi lại quá xa gây khó khăn cho người tham gia sự kiện. Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn, và sự huyền bí. Dù biết, mục tiêu chính của event là tạo sự chú ý, bổ trợ quảng cáo thương hiệu một cách hiệu quả, tiết kiệm, nhất quán theo chiến lược, nhưng nếu nghệ thuật hoá được nó, có nghĩa hiệu quả sẽ cao hơn, không những cho khách hàng mà cả người thực hiện. Hãy  tưởng tượng một buổi hợp báo ra mắt phiên bản mới của game online, vượt ra khỏi những mô típ thông thường của khách sạn, backdrop, băng rôn, hoa cảnh, tiếp khách, phát biểu. Mà trở thành đại hội võ lâm trong tửu lầu, với những không khí hân hoan, anh hùng thập đại môn phái bay lượn, xuất chiêu để giải cứu đệ tử khỏi quái vật trong sương khói mịt mù, ánh sáng chói lòa và âm thanh gây cấn, hoành tráng. Kịch bản trên đã đem lại những hiệu quả khá ấn tượng và khác biệt cho buổi hợp báo “không giống ai”này . Có lẽ ấn tượng về buổi trình diễn nghệ thuật L’amour của Nokia vẫn còn trong tâm trí của những người tham gia và cả khán giả xem đài khi được hoà nhập vào một buổi tiệc thật sự và rất thông minh. “Ái nữ” L’amour được lòng ghép, được thể hiện tính cách của mình trên nền của những hiệu ứng nghệ thuật đặc biệt của hội hoạ, âm nhạc, thời trang, và ánh sáng. Ở đây thời trang không chỉ là câu chuyện đi ra đi vào, âm nhạc không phải chỉ là giọng hát cất lên thổn thức… mà ở đó là câu chuyện đối nghịch trong hoà hợp, cũng giống như L’amour mang nghệ thuật giản đơn vào cuộc sống đương đại để cho cảm giác mãi thăng hoa. Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁNG TẠO 2.1 Khái quát về công ty Tổ chức và nguồn lực của công ty Giám đốc công ty Bộ phận kinh doanh Bộ phận thiết kế + ý tưởng Bộ phận kế toán Phó giám đốc Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty:Được trình bày theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của công ty Công ty Smart hiện có 07 nhân viên : 01 giám đốc: điều hành các hoạt động chung mọi hoạt động của công ty, gặp gỡ các đối tác, khách hàng lớn, ký các hợp đồng, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật. Phê duyệt tổng kết các hoạt động trong năm, chiến lược phát triển và những công việc quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của Smart. Tham gia giúp phó giám đốc trong việc phát triển quan hệ, xây dựng thương hiệu mở rộng thị trường. 01 phó giám đốc : sẽ là người thay mặt giám đốc quyết định mọi công việc khi giám đốc di công tác xa, ngoài ra còn phụ trách mảng thiết kế website khi có hợp đồng.Xây dựng thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm, chiến lược phát triển lâu dài cho Smart. Do chưa có bộ phận dự án và marketing nên phó giám đốc cùng giám đốc cùng với nhau để lên kế hoạch và thực hiện các chương trình marketing, xây dựng thương hiệu cho Smar nói riêng và cho Blue group nói chung. Bộ phận kế toán( kiêm hành chính) có 01 người: chịu trách nhiệm về việc kế toán, tài chính của công ty như: theo dõi thu chi, quyết toán ngân sách vào mỗi quý, thanh toán tiền lương cũng như tiền thưởng phạt của mọi người trong công ty, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc, báo cáo thuế và các yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.Chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với khách hàng cũng như đối tác của công ty. Do kiêm vai trò của hành chính nên bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi giờ giấc đi làm của các nhân viên trong công ty, lên kế hoạch làm việc cụ thể cho mỗi thành viên trong mỗi tuần với từng dự án, theo dõi về công tác sổ sách, thông tin, công văn đến, công văn đi liên quan đến công ty và lập đề xuất mua sắm tài sản cho công ty theo nhu cầu. Bộ phận kinh doanh trước mắt có 01 người: chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng chăm sóc khách hàng, theo dõi dự án mình làm từ khâu ý tưởng đến khâu thực hiện.Có trách nhiệm đề xuất những phương án về marketing và kế hoạch xây dựng thương hiệu cho công ty với Giám đốc và Phó giám đốc. Dự kiến sẽ tuyển thêm 01 nhân viên kinh doanh Web trong năm 2008 Bộ phận thiết kế + ý tưởng có 02 người thiết kế 2D (thiết kế đồ họa): 1 người chuyên phụ trách vấn đề thiết kế sân khấu, khung cảnh toàn diện của một sự kiện theo ý tưởng, yêu cầu của khách hàng (nếu khách hàng có sẵn ý tưởng) hoặc sẽ theo ý tưởng mới, thiết kế gian hàng, showroom,hội chợ, triển lãm. 1 người chuyên phụ trách vấn đề thiết kế Logo, xây dựng hồ sơ thương hiệu, thiết kế bảng biển quảng cáo, tờ rơi, catalogue, banner, thẻ, quảng cáo báo. Dự kiến trong năm 2008 sẽ tuyển thêm 01 nhân viên thiết kế 3D và 01 nhân viên thiết kế website khi ấy sơ đồ tổ chức của công ty sẽ có thay đổi Ngoài ra phòng này chịu trách nhiệm duy trì và phát triển website của Smart và trợ giúp IT cho công ty và khách hàng trong trường hợp cần thiết. 01 người là cộng tác viên về ý tưởng cho bộ phận thiết kế: hỗ trợ cho bộ phận thiết kế những ý tưởng độc đáo, mới lạ. Do cùng với Blue và Capital hợp tác tạo nên một Blue Group nên ba công ty này cùng hỗ trợ nhau về cơ sở vật chất kỹ thuật để cùng xây dựng một sự kiện hoàn hảo cũng như làm các quảng cáo thành công. Đây là một quy trình hoàn hảo khi không có vấn đề sảy ra từ khâu kinh doanh, ý tưởng đến khâu thực hiện. Nếu có những vấn đề sảy ra giữa bộ phận kinh doanh hay bộ phận thiết kết thì sẽ được xem xét lại để thực hiện lại giai đoạn 1 và 2 để chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng, sau đó khi hợp lý thì khâu thực hiện(giai đoạn 3) mới được tiến hành), các hoạt động cụ thể được tiến hành qua 3 giai đoạn và mối quan hệ của 3 thành viên trong Blue Group được thể hiện khái quát qua sơ đồ dưới đây : Sơ đồ 5: Hoạt động hợp tác của ba công ty Blue – Smart - Capital Bộ phận kinh doanh của Blue Bộ phận thiết kế (đồ họa) + ý tưởng của Smart Bộ phận thực hiện của Blue Bộ phận kinh doanh của Smart Bộ phận kinh doanh của Capital Bộ phận thực hiện của Capital Ý tưởng hoặc yêu cầu của khách hàng Sản phẩm dưới dạng đồ họa Sự kiện Thiết kế banner catalogue, tờ rơi Giai đoạn 1 Giai đoạn 3 Giai đoạn 2 Khi hoàn thành 2 giai đoạn đầu thì kế toán của mỗi công ty (bộ phận kinh doanh ký được hợp đồng) sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với khách hàng. Sau khi hoàn thành 3 giai đoạn trên thì các thành viên trong hợp đồng đó sẽ cùng họp để rút kinh nghiệm. Dự kiến trong năm 2008 công ty Smart nói riêng và Blue Group nói chung sẽ cùng hợp tác hay cùng liên kết với công ty cổ phần PAC quốc tế là công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, dịch vụ nghiên cứu và đào tạo. Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty Phạm vi hoạt động Về phạm vi hoạt động với văn phòng chính tại Hà Nội và các chi nhánh của tập đoàn Blue tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng nhìn chung là tất cả các tỉnh thành trên cả nước nơi có nhu cầu về tổ chức các sự kiện. Lĩnh vực hoạt động là các dịch vụ như đã nói ở phần trên. Năm 2006 trở về trước công ty có 2 mảng kinh doanh chính là in ấn thiết kế và buôn bán thực phẩm nhưng do sức cạnh tranh trên thị trường quá lớn mảng kinh doanh thực phẩm không phát triển được thậm chí còn bị thua lỗ, vì vậy năm 2007 Ban giám đốc đã quyết định ngừng việc kinh doanh thực phẩm chính vì vậy doanh thu của công ty năm 2007 đã giảm xuống. Tổ chức văn phòng công ty Trang thiết bị dành cho nhân viên khá đầu đủ tạo điều kiện cho mọi nười làm việc có hiệu quả một cách tốt đa. Tuy nhiên diện tích làm việc còn hạn chế nếu như trong năm tới công ty tuyển thêm 02 người thì cần thiết kế lại nơi làm việc để mợi người cảm thấy tự do và thoải mái hơn khi làm việc. Nhân sự tiền lương Trong năm 2007 nhân sự của công ty không có sự thay đổi đáng kể vào tầm tháng 10 công ty có tuyển thêm 01 nhân viên kinh doanh và 01 nhân viên phụ trách mảng liên hệ đối tác ( nhà hàng, khách sạn…), nhưng sau đó vì một vài lý do cá nhân nhân viên phụ trách mảng liên hệ đã xin nghỉ. Cùng lúc ấy thì tuyển thêm 01 người làm cộng các viên cho giám đốc cũng như bộ phận thiết kế. Nhân viên trong công ty đề là những người có bằng cấp thấp nhất là Trung cấp và cao nhất là Đại học. Nhân sự không tăng về số lượng nhưng tăng về chất lượng. các nhân viên trong công ty phần lớn là còn rất trẻ nhưng đã có nhiều kinh nghiệm. Nhân sự của công ty có chút biến động nên vấn đề về tiền lương cũng không thể cố định được, tuy nhiên điều đó cũng ko làm biến động nhiều trung bình lương tháng của công ty là 2.8 triệu đồng/ 1 người (cao hơn năm trước). Chính sách thưởng và ưu đãi khác nhằm hài hoà quyền lợi giữa các nhân viên trong công ty, động viên khuyến khích nhân viên làm việc hết mình vì công ty.Nhìn chung tiền lương và tiền thưởng của nhân viên được tăng theo từng năm. Để khuyến khích nhân viên làm việc vì bản thân, vì công ty và cũng vì sự hài lòng của khách hàng. Bảng 1: Quy mô lao động và tình hình thu nhập (Nguồn số liệu tại bộ phận kế toán của công ty tính cho đến ngày 30/12/2007) (đơn vị 1.000 VND) Chỉ tiêu 2005 2006 2007 I. Tổng số nhân viên 7 7 7 II. Thu nhập của nhân viên 1.Tổng quỹ lương 100.000 120.000 170.000 2.Tiền thưởng 15.000 20.000 30.000 3.Tổng thu nhập 115.000 140.000 200.000 4.Tiền lương bình quân tháng 1.200 2.000 2.800 Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 550.000.000 750.000.000 600.000.000 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 32.000.000 50.000.000 37.000.000 Lợi nhuậu sau thuế (28%) 23.040.000 36.000.000 26.640.000 Bảng 2: Kết quả kinh doanh chủ yếu qua các năm 2005 – 2007 (Nguồn số liệu tại bộ phận kinh doanh của công ty tính cho đến ngày30/12/2007) (đơn vị VND) Các số liệu sẽ được biểu diễn theo biểu đồ dưới đây để dễ dàng thấy được mức tăng trưởng của lợi nhuận qua từng năm. Biểu đồ 1: Biểu diễn sự tăng trưởng của công ty qua từng năm (đơn vị VND) Tuy nhiên ta thấy doanh thu thì cao nhưng lợi nhuận thì chưa phải là lớn nguyên nhân là do chi phí sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ và chi phí tài chính cao nên lợi nhuận thu về không nhiều. Vì vậy trong năm tới công ty cần có những biện pháp để giảm chi phí tăng thêm lợi nhuận. Dưới đây là báo cáo chi tiết thu nhập của doanh nghiệp trong năm 2007: Bảng 2: Báo cáo chi tiết thu nhập của doanh nghiệp trong năm 2007 (Nguồn số liệu tại bộ phận kế toán tính cho đến ngày 30/12/2007) (đơn vị VND) ChØ tiªu M·sè (MS) Số cuối kỳ 2007 1 2 3 1. Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 01 600,000,000 Trong ®ã: Doanh thu chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, 02 0 chuyÓn quyÒn thuª ®Êt 2. C¸c kho¶n gi¶m trõ 03 1,000,000 3. Chi phÝ s¶n xuÊt, kinh doanh hµng hãa dÞch vô 04 560,000,000 Trong ®ã: Chi phÝ chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, 05 4. Chi phÝ tµi chÝnh 06 2,000,000 5. Lîi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh (MS 01 - MS 03 - MS 04 - MS 06) 07 37,000,000 Trong ®ã: Lîi nhuËn tõ chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, chuyÓn quyÒn thuª ®Êt 08 6. Thu nhËp kh¸c 09 0 7. Chi phÝ kh¸c 10 0 8. Lîi nhuËn kh¸c (MS 09 - MS10) 11 0 9. Lç n¨m tríc chuyÓn sang 12 10. Tæng thu nhËp chÞu thuÕ (MS 07 + MS 11 - MS 12) 13 37,000,000 11. ThuÕ suÊt 14 28% 12. ThuÕ ph¶i nép, cha bao gåm thuÕ thu nhËp tõ chuyÓn 15 10,360,000 quyÒn sö dông ®Êt, chuyÓn quyÒn thuª ®Êt. 13. ThuÕ thu nhËp chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, chuyÓn 16 quyÒn thuª ®Êt * 14. ThuÕ ®ưîc miÔn gi¶m (nÕu cã) 17 15. Tæng sè thuÕ t¹m nép c¶ n¨m ( MS 15 + MS 16 +MS 17) 18 10,360,000 16. Sè thuÕ t¹m nép tõng quÝ [ MS 18 chia (:) 4] 19 2,590,000 Hệ thống marketing- mix nói chung và truyền thông nói riêng chưa được chú trọng nhiều. Phần lớn các hợp đồng đều do mối quan hệ của mọi người trong công ty chứ không phải là do thương hiệu của công ty mang lại. Trong năm tới công ty cũng có chiến lược marketing rõ ràng. 2.2 Quá trình thực hiện một sự kiện tại công ty Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật( regulation), khu vực tổ chức(site choice), văn hoá riêng của khách hàng(client culcure), nguồn lực(resource), và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức(venue), cách thức phục vụ(catering), hình thức giả trí(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sang(sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt(audiovisual, special effects). Viết chương trình (proposal): Là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, một ý tưởng hay cũng vẫn chưa đảm bảop cho sự thanh công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Hoạch định: Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thanh trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là. Các bước công việc cần - ( ví dụ: chuẩn bị đặt hàng cho dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng,trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng duyệt chương trình…), bảng phân công công việc – Checklist ( ai sẽ chịu trách nhiệm công việc nào?), thời gia hoàn thanh công việc – timeline Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng giải quyết tại chỗ. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho( removal): Dọn dẹp nơi tổ chức , sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho… Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại nhưng thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra, quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút ra những kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản nhưng công việc tổ chức sự kiện là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thật sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Sơ đồ 6: Quy trình thực hiện một sự kiện Các giai đoạn thực hiện Ý tưởng Hoạch định Dàn dựng Tính khả thi Thực hiện Họp rút kinh nghiệm Quản lý Giám sát kiểm tra Đánh giá Chi phí Nội dung Rủi ro Các yếu tố thay đổi chủ quan và khách quan Hình thành ý tưởng Kết thúc event 2.3 Quản trị hoạt động thiết kế tại công ty Trong phần này chủ yếu dựa một số dự án mà công ty đã thực hiện hoặc đang trong giai đoạn thiết kế để phân tích, đánh giá. 2.3.1 Hình thành chủ đề cho sự kiện (ý tưởng) Xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event” có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đã qua rồi cái thời mà sự kiện tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu... Dựa trên yêu cầu có sẵn của khách hàng hoặc ý tưởng của công ty dựa trên những gợi ý của khách hàng. Làm thế nào để có một sự kiện ấn tượng? đạt được mục tiêu của nhà tổ chức sự kiện điều đó phụ thuộc vào ý tưởng, hình thành lên ý tưởng không phải và một công việc đơn giản phải là những người thực sự có năngkhiếu trong lĩnh vực này có nhiều kinh nghiệm mới có thể có một ý tưởng hay độc đáo và mới lạ. Lượng thông tin từ phía chủ sự kiện (khách hàng của công ty) cung cấp trên cơ sở đó hình thành lên ý tưởng sự kiện từ đó nhân viên thiết kế phác thảo nó trên các bản vẽ cụ thể. Hình 1: Phông ý tưởng - Tuần Châu Hà Tây Ví dụ với yêu cầu của khách hàng là làm một sự kiện “ Lễ khởi công dự án khu du lịch sinh thái và vui chơi giải trí tuần châu Hà Tây”. Khách hàng muốn tổ chức một buổi lễ trang trọng, phong cách, có đẳng cấp và gây ấn tượng mạnh đối với người tham dự bởi vì có các quan chức chính phủ, chính quyền địa phương, các nhà đầu tư ( trong & ngoài nước), phóng viên các cơ quan báo chí, khách hàng…cần được đón tiếp ân cần, chu đáo và được bảo vệ an toàn. Thông điệp khách hàng muốn truyền tải: là dự án tổng hợp bao gồm nghỉ ngơi, giải trí, mua sắm, du lịch… là một trong những dự án lớn của quốc gia, vị trí địa lý lại rất gần với thủ đô Hà Nội. Đây là một trong những dự án mà khách hàng có những yêu cầu cụ thể về ý tưởng chủ đề của buổi lễ. Với một số khách hàng ví dự như Honda vì đã là khách hàng của công ty nhiều năm nên chỉ có thông tin duy nhất đó là tổ chức “Ngày hội gia đình” cho tập đoàn, còn thông điệp thì công ty cần phải tự xây dựng lên: “ Nhân viêh Honda cùng nỗ lực đưa văn hoá giao thông đến mọi nẻo đường” – “Honda staff trying to bring traffic culture to everywhere” Hình 2: Ý tưởng - Honda Mỗi năm Honda đều tổ chức ngày hội gia đình cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tương ứng với mỗi năm lại có một chủ đề riêng năm 2006: “Grow with the country”, năm 2007: “ More safety – More friendly”. Hình 3: Ý tưởng - Vinataba Tổ chức một bữa tiệc tết cho tổng công ty Thuốc lá Vinataba: Xây dựng theo phong cách mới hiện đại song vẫn thích phong cách ngày tết cổ truyền đặc biệt phải sang trọng, tổ chức trong khách sạn tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nên nhân viên thiết kế dừng màu đỏ là màu chủ đạo trong thiết kế, mang nét tết Việt bang hình ảnh Ông đồ, bánh chưng, bánh dày, tràng pháo, câu đối, cùng những chậu hoa mai, hoa đào tương trưng cho ngày tết bố trí quanh sân khấu. Hình 4: Ý tưởng - Biển Đà Nẵng Dự án “Biển Đà Nẵng 2008” thu hút khách tham quan và du lịch tại Đà Nẵng chương trình chính kéo dài trong một tuần, các hoạt động xung quanh tuần này được diễn ra từ cách đó hai tháng. Đây là dự án mà công ty đang trong giai đoạn hoàn thiện thiết kế. Mỗi một sự kiện có một yêu cầu khác nhau về địa điểm tổ chức, số lượng khách mời, không gian tổ chức. Việc hình thành chủ đề cho sự kiện rất quan trong nó ảnh hưởng liên hoàn đến các thiết kế tiếp sau cho sự kiện. Nên ban đầu khi đi gặp khách hàng nhân viên của công ty ghi lại những yêu cầu, mong muốn cơ bản của khách hàng và hỏi thêm những thông tin cần thiết để truyền đạt cho bên thiết kế giúp cho công việc thiết kế đơn giản mà hiệu quả lại cao. Dựa trên văn hoá của từng vùng, khí hậu, văn hoá của từng công ty, mục tiêu của từng buổi sự kiện và dựa vào từng loại sự kiện…. Trước khi hình thành chủ đề cho sự kiện công ty luôn xem xét chi tiết các thông tin về khách hàng của mình về các thông tin: địa điểm khách hàng muốn tổ chức sự kiện, khí hậu ở nơi đó ra sao? Văn hoá của từng công ty, mục tiêu của buổi sự kiện đó là gi? Honda muốn tổ chức ngày hội gia đình vào đầu mùa hè tại công viên nước Hồ Tây, muốn tổ chức buổi ngày hội với không khí vui tươi, giải trí nhưng vẫn mang tính giáo dục về an toàn giao thông và an toàn trong lao động, đây là công ty mang đậm nét văn hoá của người Nhật do lãnh đạo của công ty là người Nhật nên cần xây dựng một sự kiện và mang nét văn hoá người Việt lại có cả văn hoá người Nhật hay nói khác là sự giao lưu văn hoá trong công ty. Với dự án Tuần Châu Hà Tây là một lễ khởi công có quy mô lớn nên có các quan chức cấp cao tới dự vậy buổi lễ cần được làm trang trọng, nhưng vẫn mang đậm tính nghệ thuật. Bữa tiệc tểt của Vinataba mang tính truyền thống nhưng hiện đại, trong bữa tiệc này có rất nhiều vị khách nước ngoài với các nền văn hoá khác nhau người Pháp, Đức, Anh… nên việc tổ chức bữa tiệc mang đậm tính truyền thống người Việt là hợp lý nhằm giới thiệu tới các vị khách một không khí ấm cúng của ngày tết cổ truyền Việt Nam. 2.3.2 Viết chương trình Hình 5:Quảng cáo trên báo Hạng mục các công việc cần làm về thời gian,các hoạt động trong sự kiên thì được xây dựng chi tiết từng khoảng thời gian từ khi đón khách, tiếp khách, khai mạc sự kiện, vui chơi giải trí, tiệc, bế mạc sự kiện, khách ra về theo. Để có được một sự kiện thành công, không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý. Với các hoạt động diễn ra trước với những sự kiện diễn ra có tính chất tuyên truyền, hay các lễ hội có nhiều người tham dự cần có khoảng thời gian để thông báo, quảng bá để chào mừng ngày hội đó. Công ty đã làm dự án “Love story” là dự án về tuyên truyền và giáo dực giới tính cho trẻ vị thành niên. Các hoạt động này diễn ra cách ngày chính một tháng với các hoạt động đưa tin trên báo chí, tạo web/blog/forum, thiết kế ảnh/tờ rơi /roadshow, baner đường phố, đưa tin trên truyền hình (30s) Hình 6: Tờ rơi Hình 7: Website Hình 8: Forum Hình 9: Blog Hình 10: Baner đường phố Hình 11: Roadshow Phân công việc cho từng thành viên tham gia tổ chức sự kiện giống như kịch bản của một bộ phim, với Smart là công ty thiết kế là đã hoàn thành hợp đồng. Các thành viên tham gia được phân công tuỳ theo chủ sự kiện, bên thiết kế sẽ xây dựng lên chương trình chi tiết cho sự kiện đó về thời gian khai mạc ai sẽ làm gì? Ví dụ bảng về chương trình “tiệc tết Vinataba” (phụ lục bảng 2 ) 2.3.3 Thể hiện ý tưởng Sau khi khách hàng đồng ý gửi tài liệu cũng như thông tin có liên quan đến sự kiện, nhân viên bên thiết kế sẽ tiến hành đến tận địa điểm sẽ tổ chức sự kiện để chụp hình, quang cảnh của nơi diễn ra sự kiện để lấy tư liệu về xây dựng ý tưởng trên tư liệu đó gọi là bản market. Khi tiến hành chụp ảnh vị trí và đo đạc nhất thiết phải có đại diện ciủa hai bên cùng thống nhất số liệuấyhu khi có được tư liệu tiến hành thiết kế market lần 1, bản market này được gửi tới khách hàng ngay sau khi thiết kế xong. Khi được sự góp ý và sửa chữa của khách hàng thì việc thiết kế market lần 2 tiếp tục được thực hiện và sẽ gửi tới khách hàng bản mới hoàn thiện hơn, công việc sẽ tiếp tục nếu có những sửa chữa tiếp theo còn nếu không có gì sảy ra lúc đó giai đoạn thiết kế sẽ kết thúc. Sau khi đã lên được chương trình cụ thể chi tiết về mọi mặt thì bên thiết kế của công ty có trách nhiệm xây dựng ý tưởng bằng hình vẽ, mô hình một cách sinh động để khách hàng có thể hiểu được chi tiết công ty đã thể hiện ý tưởng ra sao? Sau khi đã lên được bản market cho sự kiện, tiến hành phối cảnh tức là sử dụng các thiết kế đó kết hợp với ảnh hiện trạng: phối cảnh cổng chào, đường đi vào, phòng tiếp khách, bảng hướng dẫn, khu vui chơi giải trí. Phối cảnh chi tiết để minh hoạ cho sự kiện như trong kịch bản chương trình ví như: tiếp đón khách, khu họp lễ, khai mạc chương trình, chương trình chính, ca nhạc, giải trí, phương án an ninh, an toàn, tiệc…. Với những dự án càng lớn thì số lượng Baner càng nhiều. Dưới đây là một số hình ảnh mà công ty đã thiết kế: Hình12 : Baner - Tuần Châu Hà Tây Lễ khởi công dự án Tuần Châu Hà Tây sử dụng đến 35 mẫu baner khác nhau d