Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin (EMICO)

ười thực hiện trong các bộ phận. Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. ở đây lao động và tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển, kiểm tra tuyến mệnh lệnh theo tuyến đã được quy định. Người làm lãnh đạo các phòng ban chức năng có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến, các cơ cấu trực tuyến. Chức năng có ưu điểm: tận dụng được ưu điểm của 2 loại cơ cấu: cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đó là phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Tuy nhiên dạng cơ cấu này có điểm hạn chế: do có quá nhiều bộ phận chức năng thường phải họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian. Ngoài ra, còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa người lãnh đạo và các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hành và quan điểm. Trên đây là 3 kiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ bản, ngoài ra còn có các kiểu cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu hình thức và không hình thức. Xã hội ngày nay càng phát triển dẫn đến biến đổi mạnh mẽ trong các đơn vị. Song sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá cao đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động của tổ chức. Vì vậy hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty là một tất yếu. Việc hoàn thiện chức năng làm cho việc thực hiện quản lý lao động có chất lượng cao hơn. 5. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 5.1. Thống nhất mục đích của tổ chức: Một mục đích chỉ tập hợp được sự hợp tác khi những người tham gia hiểu được bản chất và mối quan hệ mật thiết của mục đích đó như là đối tượng của sự hợp tác. Nói cách khác, khi các cá nhân phải cảm nhận được mục đích của tổ chức là của chung, tất cả các thành viên mới có được sự "đồng lòng hợp tác". Nếu có những khác biệt cơ bản và nghiêm trọng giữa mục đích cá nhân và tập thể thì sẽ có sự ly tán nhân tâm. Mục đích của tổ chức và vận động cơ cá nhân: Mỗi người tham gia vào bất kỳ tổ chức nào đều có tư cách- tư cách tổ chức và tư cách cá nhân, cần phải phân biệt rõ ràng giữa mục đích tổ chức và động cơ cá nhân vì hai tất yếu không phải là đồng nhất, chúng chỉ đồng nhất khi đạt được mục đích và tổ chức tự nó trở thành nguồn gió của sự thoả mãn cá nhân. Động cơ cá nhân là cái nội tại, là chủ quan; còn mục đích chung là cái bên ngoài, không thuộc cá nhân và là cái khách quan. 5.2. Bộ máy tổ chức phải gắn với mục tiêu và phục vụ triệt để cho thực hiện mục tiêu: Nguyên tắc này khẳng định bao giờ bộ máy tổ chức cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. - Cấu trúc các thành phần bộ máy - Cấu trúc cách vận hành - Cấu trúc con người chỉ huy, phối hợp, xác định động lực thúc đẩy. 5.3. Hiệu quả Bộ máy tổ chức phải được xây dựng trên nguyên tắc chuyên tinh, gọn nhẹ và giảm thiểu mọi chi phí. 5.4. Cân đối - Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm - Cân đối giữa chức vụ và quyền hành trong bộ máy - Cân đối về công việc giữa các bô phận với nhau - Cân đối nhằm tạo ra sự ổn định, vững chắc trong tổ chức 5.5. Linh hoạt và hiệu lực. Bộ máy của tổ chức không được cứng nhắc, cố định mà phải năng động mềm dẻo để đảm bảo sự thích nghi và ứng phó kịp thời với những thay đôỉ của môi trường.Phần II Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin viết tắt EMICO 2.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Emico Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin được thành lập ngày 28/7/69 với tên đầu tiên là Công ty cung ứng vật tư và thông tin, trực thuộc tổng cục thông tin lúc đó Sau khi thống nhất đước nước vào năm 1976 Công ty được chuyển sang cho uỷ banphát thanh và truyền hình quản lý. Nhà nước ban hành quyết định QĐ /213/ TC ngày 20/5/87 thành lập bộ văn hoá thông tin, Công ty được chuyển về trực thuộc bộ này. Cuối năm 1990 trước yêu cầu cấp bách về phát triển nghành phát thanh và truyền hình, nhằm nâng cao chất lượng tuyên truyền, xét thấy việc nhập khẩu vật tư kỹ thuật, thiết bị truyền thanh, truyền hình và thông tin, qua việc uỷ thác nhập khẩu cho bộ thương mại không còn phù hợp với tình hình phát triển của nghành, gây cản trở cho tiến độ chỗ mới và hiện đại hoá nghành phát thanh và truyền hình. Ngày 12/12/90 Bộ trưởng bộ văn hoá thông tin đã ban hành quyết định QĐ 46/TC cho phép Công ty được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị đồng bộ, các loại vật tư, linh kiện kỹ thuật chuyên dùng cho nghành phát thanh và truyền hình. Năm 1992 công ty đã được thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ). Tại thời điểm thành lập lại nay là Công ty có tổng số vốn kinh doanh ban đầu là 4 .300.000.000 đồng Tổng số các công nhân viên lúc ban đầu là: 35 người, 100% số các bộ công nhân viên của Công ty thuộc biên chế nhà nước. Cũng trong năm 1992, xét thấy chức năng và nhiệm của Công ty vật tư kỹ thuật, theo đề nghị của vụ tổ chức cán bộ, giám đốc Công ty đã ban hành quyết định số 182/TC-QĐ đổi tên Công ty thành: Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin với tên giao dịch tiếng Anh là: EQUIPMENT & Mate Rials of information IMPORT-EXPORT Company (EMICO) 2.2. Chức năng và nhiệm vụ. - Căn cứ vào phương hướng và nhiệm vụ của Bộ, xây dựng và kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện nhằm phục vụ yêu cầu củng cố, phát triển sự nghiệp thông tin đại chúng trong cả nước. - Được xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị,vật tư,linh kiện đồng bộ phục vụ nhu cầu trang bị lại và hiện đại hoá nghành phát thanh, truyền hình và thông tin đại chúng. - Tổ chức khai thác mọi tiềm năng trong kinh doanh, liên doanh sản xuất liên kết với các nghành kinh tế trong và ngoài nước để tăng cường khẳ năng sản xuất kinh doanh của Công ty, đẩy mạnh xuất khẩu ngoại tệ đáp ứng yêu nhập khẩu. - Tổ chức sản xuất, lắp giáp, sửa chữa, bảo hành những thiết bị vật tư của nghành và xã hội. Ngày 24/3/1994, căn cứ quyết dịnh và công văn có liên quan, Công ty được chuyển giao sang ĐTNVN quản lý. Từ đó Công ty trực thuộc đài TNVN. Trong các năm tiếp theo, nhằm mở rộng phạm vi và nghành nghề kinh doanh của mình. Công ty đã lần lượt thành lập các đơn vị kinh tế trực thuộc sau: - Chi nhánh của Công ty tại TP.HCM. - Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo. - Xí nghiệp sản xuất, lắp đặt thiết bị kinh doanh phát thanh truyền hình. - Trung tâm chuyển giao công nghệ, điện tử tin học, thông tin. Như vậy sau hơn 30 năm hoạt động và phát triển hiện nay EMICO được xác định như sau: Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin, viết tắt là EMICO là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc ĐTNVN. Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng, có trụ sở đặt tại số 5A phố Thi Sách- Quận HBT-HN: - Tổng số cán bộ công nhân viên là 220 người, trong đó: + Biên chế nhà nước 102 người. + Hợp đồng dài hạn 28 người. + Hợp đồng ngắn hạn, thời vụ 90 người. - Tổng nguồn vốn: 65.200.000.000 đồng trong đó: + Vốn chủ sở hữu: 7.900.000.000 đồng. + Vốn kinh doanh: 7.600.000.000.đồng. + Vốn lưu động: 59.100.000.000 đồng. + Tài sản cố định: 6.100.000.000 đồng. - Tổng doanh thu (1998-2001): 357.000.000 đồng. - Tổng kim nghạch xuất nhập khẩu (1998-2001): 50.800.000 USD. - Nộp ngân sách nhà nước (1998-2001): 17.600.000.000 -Tổng quỹ lương (1998-2001): 3.200.000.000 đồng. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên (1998-2001): 1.100.000 đồng/1 người/1tháng. 2.3. Thực trạng kinh doanh nhập khẩu của Công ty. 2.3.1. Thị trường nhập khẩu của Công ty: Trong nền kinh tế thị trường, thị trường có vị trí trung tâm, thị trường vừa là mục tiêu của người sản xuất kinh doanh vừa là môi trường của hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá. Bởi vậy mà công tác nghiên cứu thị trường đều được chú ý quan tâm nhất định của mỗi doanh nghiệp. Công tác nghiên cứu thị trường ccủa EMICO được thực hiện qua một số bước sau: nghiên cứu và phân loại các nhóm khách hàng, dự báo xu hướng biến động của thị trừng thông qua đó nắm bắt cơ hội kinh doanh,đồng thời hạn chế đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. 2.3.2. Môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp kà tập hợp tất cả những yếu tố, điều kiện bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác nghiên cứu thị trường, EMICO đã chia môi trường thành hai loại: 2.3.2.1. Môi trường vi mô: - Khách hàng: khách hàng của Công ty là các Công ty lớn các nhà sản xuất, cơ quan nhà nước. Công ty cung cấp các mặt hàng thuộc lĩnh vực thông tin cho những đối tượng khách hàng. Là một Công ty chuyên doanh nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin và hoạt động sản xuất lắp rắp các sản phẩm của nghành phát thanh- truyền hình, thị trường nhập khẩu của Công ty là các nước Đài Loan, Nhật, Hàn quốc, ý, Anh, Pháp. hình thức nhập khẩu sẽ tiến hành theo đúng qui định của nhà nước. 2.3.2.2. Môi trường vĩ mô: a. Yếu tố nhân khẩu: Dân số tăng kéo theo nhu cầu của con người tăng theo đồng thời lối sống hiện nay của người dân cũng như việc thu hẹp qui mô gia đình sẽ tạo điều kiện cho nhiều người có nhu cầu nắm bắt thông tin nhanh chóng điều này đòi hỏi thị trường mặt hàng thông tin phải rất phát triển mới đáp ứng được nhu cầu của thị trường, trình độ học vấn, sự gia tăng dân số... Cũng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. b. Yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế có tác động rất lớn và nhiều mmặt đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, chúng có thể trở thành cơ hội hoặc nguy cơ đối với hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động nhập khẩu của EMICO trong những năm gần đây ngày càng một gia tăng. c. Yếu tố chính trị pháp luật: Đối với doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu thì việc nghiên cứu môi trường chính trị pháp luật là rất quan trọng. Các quốc gia khác nhau về môi trường chính trị pháp luật, do đó tiến hành lập các chiến lược kinh doanh thì doanh nghiệp phải biết các ván đề sau: Sự ổn định về chính trị, đường lối ngoại giao, vai trò chiến lược của Đảng và nhà nước, hệ thống luật pháp có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty như thế nào.Là một doanh nghiệp nhà nước cho nên trong hoạt động kinh doanh của mình Công ty EMICO chú trọng tìm hiểu và thực hiện đúng chủ trương đường lối của Đảng và nhà nước. d. Yếu tố khoa học kỹ thuật: Có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp đối với Công ty EMICO thì việc nhập một số dây chuyền lắp ráp các thiết bị do nghành phát thanh truyền hình từ nước ngoài sẽ giúp cho Công ty có khả năng vận duụng thành tựu của khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm nâng cao được chất lượng hàng hoá và giảm bớt chi phí liên quan đến quá trình lắp ráp các thiết bị thông tin. 2.4. Các mặt hàng kinh doanh của Công ty. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu hiện nay của Công ty gồm: - Các loại máy thu, máy phát truyền hình, máy FM,AM, đầu thu chảo tín hiệu vệ tinh,các loại ăng ten thu phát sóng. - Loa, micro, tăng âm. - Thiết bị cho các phòng Studio - Thiết bị điện ảnh, sân khấu. - Thiết bị cho triển lãm. - Thiết bị lưu trữ chương trình. - Thiết bị dậy học. - Hàng tiêu dùng (điện lạnh, điện tử). - Phương tiện giao thông vận tải. 2.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Ngoài trụ sở chính của Công ty đặt tại số 5-Thi Sách- HBT-HN, Công ty còn có các cơ sở vật chất kỹ thuật sau: + Một xí nghiệp sản xuất lắp ráp, sửa chữa, bảo hành các thiết bị nghe nhìn (ti vi, radio), các thiết bị Studio phát thanh- truyền hình và các thiết bị đồng bộ khác cho nghành phát thanh truyền hình với dây truyền công nghệ sản xuất lắp ráp trị giá trên 3 tỷ đồng, cùng với mặt bằng kho xưởng diện tích 6.090 m2 tại số 9 Lạc Trung- Hà Nội. + Một trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học chuyên làm các nhiệm vụ chế thử sản xuất, lắp ráp, lắp đặt, chuyển giao công và bảo hành máy phát hình, máy phát FM công suất từ 10W-2000W, ăng ten máy thu phát FM và máy thu phát hình, thiết bị TBR và RRO cụm truyền thanhn không dây... Trung tâm được trang bị dây truyền công nghệ hiện đại với trị giá vài tỷ đồng cũng được đặt tại Hà Nội. Ngoài ra Công ty còn có chi nhánh đặt tại 64 Trương Định- Quận3- TP.HCM và một trung tâm tiếp thị thông tin và quảng cáo tại Hà Nội. 2.6. Đánh giá chung kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Kết quả kinh doanh là một thước đo quan trọng có tính trực diện nhất phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số chỉ tiêu để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty. Bảng ngang Qua bảng số liệu cụ thể trên ta thấy: Công ty EMICO là một Công ty xuất nhập khẩu có qui mô vừa. Năm 1998 đã thực hiện được tổng doanh thu 86.729.714.485 đồng. Và mức doanh thu như vậy khi trừ đi tất cả cá chi phí và nộp thuế 1.041.457.198 đồng thì lợi nhuận thu dược là: 243.133.635 đồng. Năm 1999 tổng doanh thu của Công ty tăng 5% giá vốn hàng bán tăng 5,4% doanh thu thuần tăng 5,8% nhưng lãi gộp lại tăng chậm tỉ lệ lãi gộp giảm từ 9,l68% xuống còn 9,36% trong đó chi phí lưu thômg tăng rất nhanh 9,5%. Tuy nhiên lợi nhuận ròng của Công ty tăng 31,8% với mức tăng tỷ lệ lãi ròng từ 0,28% lên 0,35%. điều này cho thấy mặc dù chi phí tăng nhưng lợi nhuận ròng thu được của Công ty vẫn tăng và tốc độ quay vòng vốn kinh doanh rút ngắn từ 23,57 ngày xuống còn 20,2 ngày. 2.7. Phân tích tổ chức bộ máy của Công ty EMICO. 2.7.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty EMICO. Trong Công ty, có một giám đốc vừa đại diện cho nhà nước vừa đại diện cho công nhân viên quản lý theo chế độ thủ trưởng có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước và nghị quyết của đại hội công nhân viên chức chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể công nhân viên về kết quả sản xuất và kinh doanh của Công ty. Giám đốc do cấp trên bổ nhiệm và giám đốc là đại diện toàn quyền của Công ty trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Trường hợp giám đốc đi vắng được uỷ quyền người thay là phó giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo các phòng ban nghiệp vụ. Ngoài ra Công ty còn có 3 phó giám đốc đó là một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc dự án đầu tư và một kế toán trưởng. Trong Công ty có 3 phòng đó là: Phòng kinh doanh XNK, phòng TCTH, phòng KH-TV. Các phòng này là một bộ phận tham mưu giúp việc giám đốc về mặt chuyên môn nghiệp vụ hay hành chính nhằm đáp ứng tốt cho yêu cầu quản lý. Giải quyết những vấn đề phát sinh trong Công ty, trong sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ theo phòng mình phụ trách, đồng thời tổng kết báo cáo rút kinh nghiệm thuộc phòng mình, xây dựng mạng lưới nghiệp vụ từ dưới lên để đảm bảo các mặt công tác của phòng mình được trôi chảy, ăn khớp, đồng thời cũng chú ý cải tiến tổ chức, lề lối làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ của phòng này có liên hệ mật thiết với các phòng khác cho nên khi xây dựng cũng như thực hiện và hướng dẫn thực hiện phải đảm bảo mối quan hệ thực sự bình đẳng nhằm thực hiện tinh thần các nguyên tắc chỉ đạo tập trung thống nhất, cân đối và toàn diện các mặt của Công ty, phải giúp đỡ và tạo điều kiện cho các phòng cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được phân công. Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc Kế toán trưởng Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc DA - ĐT Phòng KH- TV Phòng TC - TH Phòng KD - XNK XN SX lắp ráp, lắp đặt thiết bị và KD phát thanh truyền hình Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo Trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học Chi nhánh tại TP. HCM Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Nhà kho Cửa hàng 2.7.2. Lực lượng lao động của Công ty Hiệu quả hoạt động kinh doanh của một Công ty phụ thuộc rất nhiều vào trình độ năng lực cán bộ công nhân viên đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu những mặt hàng phục vụ cho việc thu thập thông tin, phát thanh truyền hình. Khi cơ chế bao cấp không còn tồn tại thì việc chuyển sang nền kinh tế thị trường đòi hỏi đội ngũ lao động phải có trình độ kinh nghiệm nhất định để đáp ứng với sự phát triển của đất nước và nắm bắt được thông tin kịp thời. Do vậy mà Công ty EMICO rất chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ lao động và nâng cao trình độ cho họ. Công ty cố gắng xắp xếp bố trí lao động sao cho phù hợp và nâng cao được đời sống của họ. Biểu 1: Tình hình lao động của Công ty năm 1997 - 2000 Trình độ 1997 1998 1999 2000 Tổng số % Tổng số % Tổng số % Tổng số % Đại học, cao đẳng 49 54 52 52 63 52,53 63 32,5 Trung cấp 17 19 26 26 28 23,3 54 27 Phổ thông 24 27 22 22 29 24,17 83 41,5 Tổng 90 100 120 200 Nguồn: Thuyết minh báo cáo tài chính các năm 1997 - 2000. Trải qua 7 năm làm công tác xuất nhập khẩu Công ty đã rút ra chưa nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức lực lượng lao động, ngày càng phát huy được tình hình chủ động sáng tạo của các phòng chức năng trong việc quản lý và sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý. Đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác xuất nhập khẩu từng bước được nâng cao về ngiệp vụ, chuyên môn và kinh nghiệm kinh doanh. Tuy số lao động có trình độ đại học giảm xuống nhưng vẫn chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của Công ty. Công ty đã giải quyết được công ăn việc làm cho nhiều người lao động và mở nhiều lớp đào tạo trình độ nghiêpj vụ cho nhân viên. Điều này cho thấy Công ty cũng rất quan tâm đến tạo việc làm cho người lao động cũng như nâng cao cho họ chuyên môn và năng lực. Với hoạt động tổ chức quản lý lao động như vậy sẽ giúp cho Công ty ngày càng vững mạnh và trở thành một tập thể đoàn kết đáp ứng được yêu cầu kinh doanh trong cơ chế mới. Hiện nay tại trụ sở chính của Công ty có 100 cán bộ công nhân viên làm việc chiếm 46% tổng số nhân viên của toàn Công ty. Hầu hết số lao động này được phân bổ vào các bộ phận sau: Biểu 2: Kết cấu cán bộ công nhân viên của Công ty. Bộ phận Tổng Biên chế Hợp đồng Giám đốc 4 4 - Phòng KD - XNK 30 25 5 Phòng TC - TH 26 20 6 Phòng KH - TV 20 15 5 Phòng kế toán 7 7 - Bảo vệ 13 3 10 Đội xe 10 3 7 Tổng 110 77 33 Qua biểu trên ta thấy số lao động trong biên chế là 77 người chiếm 70% còn lại 33 lao động trong hợp đồng chiếm 30%. Trong số này có 5 người là hợp đồng dài hạn và 28 người là hợp đồng ngắn hạn. Con số này cho thấy lao động của Công ty tương đối ổn định. Trong đó phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng TC - TH, phòng KH - TV có số cán bộ công nhân viên cao hơn các bộ phận khác. Điều này chứng tổ khối lượng công việc của các phòng này chiếm tỷ trọng lớn. Biểu 3: Trình độ của cán bộ công nhân viên Bộ phận Tổng Đại học Cao đẳng Trung cấp Giám đốc 4 4 - - Phòng KD - XNK 30 25 5 Phòng TC - TH 26 12 10 4 Phòng KH - TV 20 8 4 8 Phòng kế toán 7 6 1 - Bảo vệ 13 - - 13 Đội xe 10 - - 10 Tổng 110 55 20 35 Theo biểu 3 Công ty có 55 lao động trình độ Đại học chiếm 50% lao động của Công ty, 20 lao động có trình độ Cao đẳng chiếm 18,18% và trình độ Trung cấp là 35 lao động chiếm 31,82%. Các số liệu này cho thấy, lao động có trình độ Đại học chiếm tỷ trọng cao nhưng bên cạnh đó đội ngũ lao động có trình độ Cao đẳng, Trung cấp cũng chiếm phần lớn. Thực tế đó đã đặt ra vấn đề là Công ty phải quan tâm hơn nữa đến việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là lao động trẻ và công tác tuyển dụng lao động. Tuy nhiên vấn đề này còn phải xét đến tuổi của lao động. Biểu 4: Kết cấu tuổi của cán bộ công nhân viên. Bộ phận Tổng Tuổi Dưới 30 30 - 39 40 - 49 50 - 59 Trên 60 Giám đốc 4 - 1 2 1 - Phòng KD - XNK 30 2 15 10 3 - Phòng tài chính - TH 2 4 8 12 2 - Phòng KH - TV 20 2 9 7 2 - Phòng kế toán 7 - 3 2 2 - Bảo vệ 13 3 5 3 2 - Đội xe 10 6 - 4 - - Tổng 110 17 41 40 12 0 Qua biểu này ta thấy: độ tuổi 30 trở xuống có 17 người chiếm 15,45% lao động của Công ty. Hai nhóm tuổi 30 - 39 và 40 - 49 chiếm nhiều nhất là 84 người chiếm 43,64%, độ tuổi từ 50 đến 60 là 12 người chiếm 10,91% và trên 60 không có. Đánh giá: Qua số liệu ở các biểu cho thấy cán bộ công nhân viên của Công ty khá đông. Trong đó số biên chế chiếm khá đông, cộng vào đó là số cán bộ công nhân viên có độ tuổi 30 - 49 nhiều. Điều này thể hiện điểm mạnh của Công ty là sự dày dạn kinh nghiệm và chuyên môn của lao động nhưng nó cũng phấn nào bị hạn chế về sự nhanh nhạy trong công việc. Về trình độ: Xét trung bình thì còn thấp, đặc biệt là ở lực lượng lao động trẻ chủ yếu là trình độ Cao đẳng, Trung cấp. Tuy số Đại học chiếm phần lớn nhưng hầu hết tập trung ở cán bộ cao hơn. Công ty hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương đòi hỏi các cán bộ nhân viên đặc biệt là những người làm công tác xuất nhập khẩu phải thông thạo ngoại ngữ và nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, hiệu quả kinh doanh của Công ty chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi năng lực và trình độ của đội ngũ lao động. Hơn nữa ngoại thương vốn là một lĩnh vực phức tạp và chịu đựng nhiều rủi ro. Hiểu và nắm vững công việc sẽ làm giảm thiểu mức độ rủi ro có thể xảy ra. Tuy đội ngũ cán bộ của Công ty đều được đào tạo qua Đại học hoặc Cao đẳng nhưng hiểu biết thương mại quốc tế vẫn còn nhiều hạn chế. Do vậy, Công ty phải đưa ra một số giải pháp như mở lớp đào tạo về ngoại ngữ và chuyên môn hoặc đào tạo ngay trong thời gian làm việc những người đã có kinh nghiệm sẽ thuyền cho những người trẻ mới vào làm. Điều này sẽ giúp đội ngũ lao động có trình độ và năng lực để đảm đương được công việc ngày càng phức tạp và khó khăn hơn trong nền kinh tế thị trường. 2.8. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 2.8.1. Cơ cấu chung. Như đã trình bày ở trên, Công ty có 6 phòng chức năng, mỗi phòng có một tổ chức nhất định. Sơ đồ 4: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty (trang 17) Qua sơ đồ 4 ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty thuộc kiểu trực tuyến chức năng. Theo kiểu này Giám đốc là người có quyền cao nhất trong đơn vị. Các bộ phận chức năng không trực tiếp ra mệnh lệnh cho các đơn vị. Việc thực hiện theo kiểu trực tuyến chức năng này cần phải kết hợp một cách nhuần nhuyễn giữa các hệ thống trực tuyến chỉ là mối quan hệ lãnh đạo, Công ty và các bộ phận chức năng trong Công ty. Sức mạnh của Công ty phải được thể hiện bằng năng lực chuyên môn, trình độ nghiệp vụ lãnh đạo Công ty và của cán bộ các phòng chức năng trong công tác. 2.8.2. Cơ cấu lãnh đạo Công ty. Đứng đầu bộ máy tổ chức của Công ty là ban giám đốc gồm 1 giám đốc, 3 phó giám đốc (trong đó có 1 phó giám đốc phụ trách kinh doanh, 1 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, 1 phó giám đốc phụ trách các dự án về đầu tư xây dựng) - Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động của Công ty. Có quyền quyết định xắp xếp, điều động, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên. Biểu 5: Tuổi - Trình độ lãnh đạo của Công ty. Chức danh Tuổi Trình độ Văn hoá Chuyên môn Ngoại ngữ Giám đốc 48 Đại học ĐH ngoại thương 2 PGĐ kinh doanh 55 Đại học ĐH ngoại thương 2 PGĐ kỹ thuật 46 Đại học ĐH Bách Khoa 1 PGĐ dự án đầu tư 35 Đại học ĐH Thương mại 1 Theo biểu trên, ta thấy lãnh đạo Công ty có trình độ Đại học, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, đây là điều kiện quan trọng để hoàn thành tốt công tác lãnh đạo. Về tuổi: Lãnh đạo Công ty có tuổi trung bình là: TTb = 18 + 55 + 46 + 35 = 46 Tuổi 4 Với tuổi trung bình là 46 tuổi, nó đảm bảo sự chín chắn trong công việc. 2.8.3. Cán bộ quản lý các phòng chức năng. Công ty có 6 phòng chức năng, trong đó có 6 trưởng phòng và 3 phó phòng. Như vậy các phòng chức năng hiện có 9 cán bộ trưởng phó phòng. Biểu 6: Tuổi - Trình độ quản lý các phòng Bộ phận Chức danh Tuổi TĐVH KD - XNK Trưởng 36 Đại học Phó 44 Đại học TC - TH Trưởng 53 Đại học Phó 42 Đại học KH - TV Trưởng 50 Đại học Phó 38 Đại học Kế toán Trưởng 51 Đại học Phó - Bảo vệ Trưởng 52 Trung cấp Phó - Đội xe Trưởng 40 Trung cấp Phó - Từ biểu 6 ta có: TTb = 36 + 44 + 53 + 42 + 50 + 38 + 51 + 52 + 40 = 40Tuổi 9 Như vậy với độ tuổi 40 với đa số là cán bộ có trình độ Đại học chứng tỏ đội ngũ cán bộ quản lý đã đủ sức mạnh để điều hành tốt mọi công việc được giao. 2.8.4. Hiện trạng của các cán bộ các phòng chức năng: a. Phòng KD - XNK: + Chức năng và nhiệm vụ cơ bản: Ký kết các hợp đồng kinh doanh và tổ chức thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh. - Hiện trạng: Phòng kinh doanh XNK có 30 người, trong đó có 02 đồng chí là trưởng, phó phòng và 25 cán bộ là có trình độ Đại học còn lại 5 người có trình độ cao đẳng. b. Phòng Tổ chức - Tổng hợp: + Chức năng cơ bản: Định kỳ báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh theo tuần, tháng, quý, năm. Bước đầu thi hành công tác kiểm toán nội bộ, sắp xếp bố trí cán bộ đào tạo và phân loại người lao động để bố trí cán bộ đào tạo và phân loại người lao động để bố trí đúng người đúng việc, đóng dấu và lưu trữ công văn chứng từ XNK. - Hiện trạng: Phòng tổ chức tổng hợp hiện nay có 26 cán bộ công nhân viên, trong đó có 12 người trình độ Đại học, Cao đẳng có 10 người, còn lại Trung cấp chiếm 4 người. c. Phòng Kế hoạch - Tài chính + Chức năng và nhiệm vụ: Cân đối tạo nguồn vốn, quản lý và sử dụng