Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

1,8 triệu đồng/tháng/lao động. Qua hơn 45 năm thành lập và phát triển, đây chính là tiền đề vững chắc để cho Thăng Long phát triển hơn trong tương lai. 2. Đặc điểm kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy : 2.1. Đặc điểm kinh doanh : Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên kinh doanh và sản xuất thuốc lá điếu. Sản phẩm chính của nhà máy là thuốc lá điếu các loại. hiện nay nhà máy đang sản xuất ba loại thuốc lá chính đó là thuốc lá đầu lọc cao cấp như: Dinhill, 555, Vinataba,… Ngoài ra còn có thuốc lá đầu lọc trung bình như Hoàn Kiếm, Thăng Long,… và thuốc lá không đầu lọc như: Đống Đa, Điện Biên bao bạc,… Kết thúc quy trình sản xuấ sợi thuốc lá xuất khẩu ra công phụ tùng cơ khí chuyên ngành thuốc lá có đơn đặt hàng. Sản phẩm của nhà máy phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, có tác động sự hưng phấn của thần kinh. Nói chung thuốc lá có hại cho sức khỏe của con người nhưng do yêu cầu có tính chất lịch sử nên xã hội vẫn cần một lượng lớn thuốc lá. Sản phẩm thuốc lá chỉ có một loại phẩm cấp là loại một. Nhà nước không cho lưu hành thuốc lá thứ phẩm đã bị mốc hỏng. Mỗi loại thuốc lá có mùi vị, chất lượng, hương liệu khác nhau để phù hợp với thị hiếu đa dạng của người tiêu dùng. Sản phẩm có thời hạn sử dụng ngăn không dự trữ được lâu đòi hỏi việc bảo quản phải thật cẩn thận chu đáo, thuốc lá được đóng trong bao, mỗi bao có 20 điếu. Ngoài ra do đặc điểm của sản phẩm là nhỏ, thị trường tiêu thụ rộng rãi nên khi vận chuyển đi xa và để bảo quản tốt thì công đoạn sau đóng bao là đóng tút (1 tút gồm 10 bao) và đóng kiện (50 bao) nhưng đơn vị nhưng đơn vị hạch toán về một lượng vẫn là bao. Việc quản lý thành phẩm do phòng tài chính kế toán, phòng thị trường và phòng quản lý kho phối hợp thực hiện. Thành phẩm được quản lý trên hai mặt, đó là mặt hiện vật và mặt giá trị. Khi tiêu thụ (xuất kho) phải có mặt ít nhất hai bên và các chứng từ hợp lệ kèm theo. Do đặc điểm khá đặc biệt của sản phẩm nhà máy là thuốc lá là một mặt hàng độc hại – nên Nhà nước đã cấm quảng cáo, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng. Điều này đã ảnh hưởng không ít tới việc tiêu thụ sản phẩm của nhà máy. Mặc dù vậy nhà máy vẫn luôn tìm hiểu thị trường, tìm hiểu thị hiéu khách hàng để đưa ra những mặt hàng phù hợp. Chính vì vậy, những năm gần đây doanh thu của nhà máy đã không ngừng tăng lênn. Để có được điều đó nhà máy đã phải chú ý nâng cao chất lượng sản phẩm và phương châm “Chất lượng là hàng đầu, là sự sống còn của nhà máy” và hơn thế nữa nhà máy có những chính sách bán hàng hợp lý, đưa các sản phẩm thích hợp ra các thị trường khác nhau, ví dụ như khu vực Hà Nội người tiêu dùng dùng nhiều thuốc Vinataba, Dunhill,…, khu vực miền Trung Thanh Hoá, Nghệ An dùng nhiều loại thuốc Hoàn Kiếm, Thăng Long,…, khu vực phía Bắc như Thái Nguyên, Tuyên Quang dùng nhiều loại thuốc như Hoàn Kiếm, Tam Đảo,… Hiện nay nhà máy đang đi đầu trong ngành sản xuất thuốc lá miền Bắc với hơn 120 đại lý tiêu thụ. Sản phẩm của nhà máy đã trở thành quen thuộc đối với các tỉnh phía Bắc. mặt khác, công ty vẫn nghiên cứu tìm hiểu thị trường các tỉnh miền Trungnhư Huế, Quảng Trị,… và đã thu được nhiều thành công ban đầu. Mục tiêu lâu dài của nhà máy là không những phát triển, củng cố các thị trường đã có mà còn mở rộng thị trường ra nhiều khu vực. Gần đây nhà máy đã sản xuất một số loại thuốc lá để xuất khẩu ra nước ngoài, tuy số lượng thuốc lá xuất khẩu còn nhỏ nhưng nó đã mở ra một cơ hội cho nhà máy về thị trường tiêu thụ rộng lớn trên thế giới. Đây là một cơ hội mới và cũng là một thách thức của nhà máy. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh của nhà máy là rất phù hợp với các mặt hàng đa dạng, phong phú nhiều chủng loại mà tập thể cán bộ công nhân viên nhà máy luôn cần đến sự nỗ lực cố gắng hết mình. Để xứng đáng với vai trò - đứa con đầu lòng của ngành thuốc lá Việt Nan thì nhà máy có một số chức năng, nhiệm vụ như sau: - Để có thể giúp cho nhà máy phát triển tố trên thị trường với rất nhiều đối thủ cành tranh như hiện nay thì bộ phận quản lý phải tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao cho nhà máy. - Phải thực hiện đầy đủ nghĩa nộp ngân sách cho Nhà nước. - Bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao. - Thực hiện hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính – kế toán của Nhà nước. - Tuân thủ các chính sách chế độ khác của Nhà nước. - Nghiên cứu khă năng sản xuất, nhu cầu của thị trường. - Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm do nhà máy sản xuất ra, nhằm nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. - Quản lý chỉ đạo và tạo điều kiện để các phòng ban nghiệp vụ, các bạn hàng của nhà máy có thể chủ đọng trong sản xuất, kinh doanh theo quy chế hiện hành của Bộ Thương Mại và Nhà nước. - Chủ động giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng mua bán và kinh doanh sản phẩm hàng hóa cả trong và ngoài nước. Qua các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu trên ta thấy, mỗi một công ty, doanh nghiệp nói chung và nhà máy thuốc lá Tăng Long nói riêng thì trong kinh doanh phải luôn tìm ra biện pháp để làm sao kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, tăng thu nhập cho người lao động, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. 2.3. Mạng lưới kinh doanh của nhà máy: Nhà máy thuốc lá Thăng Long hoạt động theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Mạng lưới kinh doanh của nhà máy. (5) (8) (7) (6) (4) (3) (2) (1) (8) (7) (6) (3) (5) (2) (4) (1) Nhà máy thuốc lá Thăng Long Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Đại lý bán buôn, các doanh nghiệp Đại lý bán lẻ cấp 1 Đại lý bán lẻ cấp 2 Người tiêu dùng Người tiêu dùng Giải thích sơ đồ: (1): Nhà máy đưa sản phẩm từ kho thành phẩm ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm. (2): Các đại lý bán buôn, các doanh nghiệp đặt hàng vói nhà máy. (3): Các đại mlý bán lẻ cấp 1 trực tiếp đặt hàng tại nhả máy. (4): Nhà máy chuyển hàng đến cho đại lý bán buôn, các doanh nghiệp theo đơn đặt hàng từ trước. (5): Nhà máy chuyển hàng đến đại lý bán lẻ cấp một. (6): Sản phẩm từ đại lý bán buôn, các doanh nghiệp được đưa đến các đại lý bán lẻ cấp 2. (7),(8): Từ đại lý cấp 1,2 hàng được chuyển đến tay người tiêu dùng. 2.3. Chỉ tiêu chủ yếu của nhà máy thuốc lá thăng long: Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nước. Mặt khác, sản phẩm của nhà máy không nhận được sự khuyến khích cho nên hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhà máy đã phải nỗ lực rất nhiều. Bởi lẽ, trong kinh doanh nhà máy không chỉ chú trọng đến việc duy trì hoạt động của mình mà còn phải làm sao để ngày một nâng cao hơn, đời sống của đội ngũ công nhân viên trong nhà máy. Chính vì vậy, bộphận quản lý của nhà máy phải có các chỉ tiêu cụ thể để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều đó có thể nhận thấy rất rõ qua bảng chỉ tiêu sau: Bảng 1: Chỉ tiêu về kết quả kinh doanh, tài sản, nguồn vốn. Chỉ tiêu Năm 2003 2004 Sản lượng tiêu thụ (bao). Tổng doanh thu (đồng). Lợi nhuận thuần (đồng). Nộp ngân sách (đồng). Vốn kinh doanh (đồng). Vốn cố định. Vốn lưu động. Nguyên giá tài sản cố định. Tài sản lưu động. Tiền. Phải thu. Hàng tồn kho. Các khoản khác. 273.425.000 643.208.564.706 13.105.800.000 235.152.000.000 116.658.000.000 76.159.621.000 40.572.000.000 156.576.000.000 157.840.170.000 25.430.000.000 30.520.120.000 102.820.000.000 929.950.000 273.425.000 770.126.000.000 15.327.000.000 230.072.000.000 118.479.000.000 75.841.160.000 42.637.840.000 154.562.000.000 172.340.572.000 24.560.000.000 25.300.000.000 130.620.430.000 8.145.858.000 2.4. Đặc điểm về vốn kinh doanh của nhà máy. Mỗi một doanh nghiệp được hình thành và phát triển khi đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải có một số vốn nhất định được hình thành từ các nguồn khác nhau. Là một doanh nghiệp Nhà nước, vốn hoạt động của Nhà máy thuốc lá Thăng Long chủ yếu là nguồn vốn từ huy động: lãi năm trước để lại, các nguồn khác, vay ngân hàng và phần lớn là ngân sách Nhà nước cấp. Số vốn kinh doanh do Nhà nước cấp được sủ dụng lâu dài gắn liền với sự tồn tại của Nhà máy, không phải cam kết thanh toán, không phải là khoản nợ phải trả. Nhà máy chịu trách nhiệm hữu hạn về dân sự đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh trước pháp luật trong phạm vi vốn của công ty, trong đó có phần vốn Nhà nước giao. Nhà máy đã huy độngvốn dưới các hình thức như phát hành trái phiếu, vay vốn của cán bộ công nhân viên trong Nhà máy và trả lãi suất nội bộ theo đúng quy định đề ra. 2.5. Tình hình lao động và tổ chức bộ máy của Nhà máy. 2.5.1. Tình hình lao động của Nhà máy : Lao động là yếu tố đầu vào quan trọng của mỗi quy trình sản xuất kinh doanh. Nguồn nhân lực nếu như được sử dụng hợp lý cả về số lượng cũng như chất lượng sẽ tạo hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. Vì thế đã có nhà quản trị cho rằng : "Nhân lực là nguồn lực của mọi nguồn lực". Tức là có lao động mới có sản phẩm hàng hóa, mới tạo ra của cải vật chất. Đối với Nhà máy thuốc lá Thăng Long, là một doanh nghiệp chuyến sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu các loại là chủ yếu cho nên nguồn nhân lực của Nhà máy là rất đông. Lớp công nhân của Nhà máy đồi hỏi phải có trình độ chuyên môn tốt, kĩ năng làm việc tốt để luôn có năng suất lao động cao đem lại hiệu quả tối ưu cho Nhà máy. Tính đến tháng 12/2003, toàn bộ Nhà máy có hơn 1176 cán bộ công nhân viên. Đây là một con số tuy không lớn lắm nhưng hầu hết các công nhân viên trong nhà máy đều có tay nghề vững. So với những ngày đầu thành lập thì đây cũng là một con số đáng mừng của Nhà máy. Chất lượng lao động của Nhà máy trong năm 2003 được thể hiện qua bảng sau : Bảng 2: Chất lượng lao động của Nhà máy Chỉ tiêu Tổng số Nam Nữ Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1. Số lượng CBCNV 2.Trình độ lao động. 2.1 ĐH và Cao đẳng. 2.2 Trung cấp 2.3 Công nhân bậc 1 đến 4. 2.4 Công nhân bậc 5 2.5 Công nhân bậc 6 2.6 công nhân khác 1176 4024 250 252 120 108 22 100 36,05 21,26 21,43 10,2 9,18 1,88 320 142 80 40 20 8 4 27,21 44,76 25 12,5 6,25 2,5 1,25 856 282 170 212 100 100 18 72,9 32.94 19,86 24,77 11,68 11,68 2,1 2.5.2. Tổ chức bộ máy của Nhà máy: a. Đặc điểm chung : Bộ máy quản lý của Nhà máy thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu Nhà máy là Giám đốc, người có quyền lãnh đạo cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước cũng như trước tập thể CBCNV về toàn bộ các mặt hoạt động thuộc nhiệm vụ chức năng của Nhà máy. giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, phó giám đốc phụ trách kinh doanh và các trưởng phòng ban. b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Để thấy rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ta có thể khái quát cơ cấu tổ chức quản lý của nhà máy qua sơ đồ sau : Sơ đồ 11 Bộ máy quản lý của Nhà máy thuốc lá Thăng Long Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng KT công nghệ Phòng KCS Phòng tiêu thụ Phòng thị trường Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức LĐTL Phòng hành chính Phòng Kế hoạch vật tư Phòng nguyên liệu Tổ hương hồ Kho nguyên liệu Kho cơ khí Kho vật liệu Nhà nghỉ Trạm y tế Nhà trẻ Nhà ăn XDCB Kho thành phẩm Phân xưởng sợi Phân xưởng bao mềm Phân xưởng bao cứng Phân xưởng Dunhill Phân xưởng 4 Đội xe Đội bảo vệ Đội bốc xếp Phân xưởng cơ điện 2.6. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 2.6.1. Tổ chức công tác kế toán của Nhà máy. Bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức theo phương thức trực tuyến tham mưu với mô hình kế toán tập trung. Giữa ké toán trưởng và các nhân viên kế toán phần hành vừa có mối quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp, vừa có mối quan hệ mang tính tham mưu. nàh máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chưc một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi hần hành kế toán. phòng kế toán của Nhà máy thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ và xử lý các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở đó lập các báo cáo tài chính quản trị theo yêu cầu. Bộ máy kế toán của Nhà máy. Sơ đồ 12 Bộ máy kế toán của Nhà máy Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán với người bán kiêm kế toán XDCB Kế toán theo dõi công nợ khó đòi Cán bộ tin học Phó phòng Kế toán chi phí và tính giá thành các khoản thanh toán với nhà nước Thủ quỹ Kế toán thanh toán với người mua và các khoản cầm cố thế chấp Kế toán vật tư Kế toán nguyên liệu chính và các khoản phải thu phải trả tạm ứng Kế toán tiền mặt , tiền gửi ngân hàng và các khoản ký quỹ Kế toán TSCĐ và xác định KQKD Kế toán tiền lương, BHYT BHXH KPCĐ Sơ đồ bộ máy kế toán của Nhà máy được phân bổ đều cho 13 thành viên của phòng. Phòng kế toán chủ yếu tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về mặt tài chính kế toán của Nhà máy. Nhiệm vụ chủ yếu của cả phòng là tổ chức qunả lý mọi hoạt động liên quan tới công tác tài chính kế toán của Nhà máy như: tổng hợp, thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, thanh toán, tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị,… Chức năng, nhiệm vụ chung đó lại được quy định cụ thể cho 13 thành viên: a. Trưởng phòng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của Nhà máy có liên quan đến công công tác tài chính và theo dõi các hoạt động khác của Nhà máy. Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong Nhà máy phù hợp với chế độ quản lý tài chính của Nhà nước. Thực hiện các chính sách, chế độ về công tác tài chính kế toán. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồn. Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ của Nhà máy. Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định. Trực tiếp chỉ đạo,kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê - kế toán các đơn vị trong Nhà máy. b. Phó phòng: Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các việc được phân công. Trực tiếp là các phần việc: Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, kế toán các khỏn thanh toán với ngân sách Nhà nước. Kế toán khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty. c. Kế toán thanh toán với bán và kế toán xây dựng cơ bản: chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các loại vật tư (trừ nguyên liệu thuốc lá lá) thông qua các hợp đồng mua vật tư theo quy định. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ với người bán. Kiểm tra các dự toán thanh quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về XDCB, đảm bảo nguyên tắc, thủ tục, trình tự về XDCB theo đúng quy định của Nhà nước. d. Kế toán thanh toán với người mua: Theo dõi tình hình nhập – xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lượng. Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị như tiền,… để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của khách hàng Kiểm tra các khoản tanh toán (nếu có) cho khách hàng. Thực hiện việc kiểm kê hàng tháng. e. Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư trong Nhà máy (kho vật liệu, kho cơ khí, kho vật tư nông nghiệp, kho phế liệu). Thực hiện việc kiểm ke định kỳ theo quy định Nhà nước. f. Kế toán nguyên liệu chính (lá thuốc lá) và kế toán tiền gửi ngân hàng. chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả nguyên liệu thuốc lá lá thông qua các hợp đồng. Theo dõivề tình hình đầu tư trồng nguyên liệu thuốc lá lá thông qua các hợp đồng với chủ đầu tư. Kiểm tra tính hợp pháp của ccác chứng từ trước khi thanh toán. Theo dõi các khoản công nợ với người bán nguyên liệu. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định. Thực hiện việc trích quỹ đầu tư theo quy định (hiện tại là 5%). Giao dịch với ngân hàngvề các khoản thanh toán qua ngân hàng của Nhà máy, làm các thủ tục vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay. g. Kế toán TSCĐ, kế toán thanh toán các khoản tạm ứng, kế toán các khoản phải thu, phải trả và kế toán vật liệu xây dựng. Theo dõi TSCĐ hiện có cũng như việc tăng giảm TSCĐ trong Nhà máy về đoói tượng sử dụng nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn, giá trị còn lại. Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn (nếu có) vào các đối tượng sử dụng. Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng. Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả khác. Theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật liệu xây dựng. h. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Thanh toán tiền lương, thưởng,phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc. Thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định. Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Nhà máy. Thanh toán các khoản thu, chi của Công đoàn. i. Kế toán tiền mặt và các khoản kí quỹ: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu chi. Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế. Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ. k. Cán bộ theo dõi các khoản nợ trả chậm khó đòi. Cùng với kế toán thanh toán với người mua và các phòng nghiệp vụ có liên quan đôn đốc các khoản nợ khó đòi. Soạn thảo văn bản có liên quan tới công nợ trả chậm, khó đòi. Làm việc với các cơ quan pháp luật để thu hồi các khoản công nợ trả chậm khó đòi của Nhà máy. Cùng với các phòng ban có liên quan tham gia định giá lại tài sản thế chấp. l. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của Nhà máy. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc dịnh kỳ theo quy định. Quản lý các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền (kỳ phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm và các khoản ký quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh mua hàng thanh toán trả chậm của khách hàng.) m. Tin học: Chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lý trên trong toàn Nhà máy. Cài đặt, hướng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc. Theo dõi quá trình sử dụng các thiết bị máy tính ở tất cả các đơn vị trong toàn Nhà máy. Soạn thảo quy định và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính, bảo mật tài liệu theo quy định. Quy trình ghi sổ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm ở nhà máy thuốc lá Thăng Long được biểu hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11 : Quy trình ghi sổ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm ( số lượng ) Bảng kê số 5 Bảng kê số 8 Chứng từ gốc ( HĐBH, phiếu thu,chi) Bảng kê chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán công nợ Bảng kê 11 Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng Sổ cái TK 155,632,511... Nhật ký chứng từ số 8 Bảng tổng hợp thuế TTĐB II.thực tế hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy thuốc lá thăng long. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một nhà máy có quy mô tương đối lớn. Để đơn giản trong công việc ghi chép và theo dõi tình hình hoạt động của nhà máy một cách khoa học, hợp lý và thường xuyên nhà máy đã lựa chọn hình thức kế toán: “Nhật ký Chứng từ” và hình thức sổ sách kế toán được lập trình trên phần mềm vi tính FOXPRO. 1. Đặc điểm tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là doanh nghiệp sản xuất, thành phẩm chủ yếu là thuốc lá bao, có thị trường tiêu thụ khắp cả nước. Vì vậy mà quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có những đặc điểm sau: * Khi xuất hiện nghiệp vụ tiêu thụ, nhà máy sử dụng hoá đơn bán hàng do phòng tiêu thụ lập (thành 3 liên), một liên gửi cho phòng tài vụ, một liên gửi cho khách hàng và một liên được giữ lại phòng tiêu thụ. Tại kho thành phẩm, khi xuất hàng thủ kho tích vào hoá đơn dể xác nhận hàng đã xuất kho, vào cuối mỗi ngày cán bộ kho thành phẩm nộp báo cáo cho phòng tài vụ để đối chiếu số liệu. * Phương thức tiêu thụ của nhà máy chủ yếu là phương thức tiêu thụ trực tiếp. Từ tháng 8 năm 2000 nhà máy không áp dụng phương thức bán đại lý ký gửi. * Phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm. Giá trị của tài sản thế chấp, tài sản cầm cố của khách hàng là điều kiện cơ bản của khách hàng được thanh toán chậm khi mua hàng của nhà máy. * Ngoài xuất bán cho đại lý nhà máy còn xuất thuốc bao để chào hàng, khuyến mại, tiếp khách nhằm củng cố thị trường tiêu thụ truyền thống và mở rộng thị trường mới. * Theo quy định của nhà nước, mặt hàng thuốc lá phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), Thuế TTĐB được phải nộp một lần ở khâu tiêu thụ. Đồng thời mặt hàng thuốc lá không được quảng cáo cũng là một nét đặc trưng của nhà máy. * Quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng Long được thực hiện rất chặt chẽ, từ khi ký hợp đồng đến khi xuất hàng, tính thuế TTĐB, tính chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là xác định kết quả tiêu thụ một cách kịp thời, chính xác. * Hệ thống tài khoản nhà máy sử đụng để hạch toán quá trình tiêu thụ TK 511 – Doanh thu bán hàng, được chi tiết thành các tiểu khoản sau: +Tk 5111 : Doanh thu bán hàng hoá +TK5112 : Doanh thu bán các thành phẩm +TK5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ, lao vụ( bốc dỡ, vận chuyển ...) TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ, chi tiết thành các tiểu khoản: +TK5121 : Doanh thu bán hàng hóa +TK5122 : Doanh thu bán các thành phẩm +TK5123 : Doanh thu cung cấp lao vụ, dịch vụ(bốc dỡ vận chuển ...) TK 155 – Thành phẩm, được chi tiết thành các tiểu khoản sau: +TK 1551 : Sản phẩm thuốc lá điếu +TK 1552 : Sản phẩm công nghiệp khác +TK 1553 : Sản phẩm nông nghiệp khác TK 131 – Phải thu của khách hàng, chi tiết thành các tiểu khoản sau: +TK 1311 : Phải thu của người mua hàng +TK 1312 : Phải thu của người đặt hàng, dịch vụ +TK 1313 : Phải thu của nhà thầu về XDCB TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước, bao gồm: +TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp +TK 3332 : Thuế TTĐB phải nộp +TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp +TK 3335 : Thu trên vốn +TK 3338 : Các loại thuế khác +TK 3339 : phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. TK 632 – Giá vốn hàng bán, chi tiết thành các tiểu khoán sau: +TK 6321 : Giá vốn của hàng hoá vật tư tiêu thụ +TK 6322 : Giá vốn của thành phẩm tiêu thụ +TK 6323 : Giá vốn lao vụ, dịch vụ cung cấp cho bên ngoài. 1.1. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm 1.1.1. Hạch toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ a. Hạch toán ban đầu: Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long , việc hạch toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ được thực hiện trên các sổ chi tiết : thẻ kho, sổ chi tiết thành phẩm.... và các sổ tổng hợp như nhật ký chứng từ ( NKCT) số 8, sổ cái TK 632. Thành phẩm nhập kho được xác định là giá thành thực tế, giá vốn thành phẩm tiêu thụ được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ (tháng) dự trữ (đối với thành phẩm xuất bán cho chào hàng, đại lý, tiếp khách) và phương pháp bình quân đầu kỳ( tháng) dự trữ (đối với thành phẩm xuất dùng cho kiểm nghiệm ). Giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho bình quân Giá vốn thực tế hàng tiêu thụ Số lượng thành phẩm xuất kho = x = Giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho bình quân Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Ví dụ : Tính ra giá vốn hàng tiêu thụ trong tháng của thuốc lá bao Tam Đảo. Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 317825 313229526 Nhập trong kỳ 1129360 1055813751 Cộng tồn và nhập 1447185 1369044277 Giá vốn tiêu thụ bình quân trong kỳ 313229526 + 1055813751 317825 + 1129360 = = 946 Giá vốn thuốc lá Tam Đảo tiêu thụ Trong tháng theo phương thức bán đại lý = 912500 x 946,00 = 863225000. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc ( phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho bán đại lý ..) sẽ tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được lập riêng cho từng mác thuốc và phản ánh về mặt nhập, xuất, tồn trong kỳ. Cuối mỗi ngày, thủ kho tính số lượng tồn kho cho từng loại sản phẩm. Tại phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất thành phẩm do thủ kho gửi lên, kế toán chi phí lập các phiếu này vào máy theo thứ tự thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh, máy sẽ tự động gán mã hàng hoá có sẵn và tính ra số tồn sau mỗi nghiệp vụ. Hạch toán chi tiết giá vốn thành phẩm tiêu thụ Cuối tháng, kế toán tiêu thụ căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho thành phẩm(biểu 1) do kế toán chi phí chuyển sang sẽ tiến hành lập bảng kê số 8. Trên mỗi dòng của bảng kê phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại thành phẩm. Bảng kê này được lập theo tháng, theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. ( biểu 3 ) Cách ghi bảng kê số 8: - Cột tồn đầu kỳ: Căn cứ vào cột tồn cuối kỳ trước trên sổ này để kết chuyển vào cột tồn đầu kỳ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Cột nhập kho thành phẩm trong kỳ: theo dõi số lượng TP nhập kho - Cột xuất thành phẩm trong kỳ: Theo dõi chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giá trị thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, số lượng thành phẩm xuất kho được tổng hợp từ bảng nhập – xuất – tồn kho thành phẩm. - Số tồn cuối kỳ: Cũng theo dõi cả hai mặt số lượng và giá trị, được tính