Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Phương Linh

Phòng HC – Nhân sự *Giám đốc: là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm trong quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty với tư cách là Thủ trưởng đơn vị. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Công ty đồng thời cùng là người đại diện cho quyền lợi của toàn bộ nhân viên theo Luật định. Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua việc phân công và uỷ quyền cho Phó Giám đốc. Phó Giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo giải quyết công việc. Các Phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ là tham mưu cho Giám đốc trong hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu sự chỉ đạo điều hành trực tiếp của Giám đốc. *Phó Giám đốc: có vai trò tham mưu theo ngành và quản lý theo tuyến của các phòng ban. *Phòng Kinh doanh: Bao gồm các bộ phận sau: Marketting, Bán hàng, Bảo hành. - Tìm hiểu điều tra thị trường, lập phương án Marketing sản phẩm - Lập các phương án quảng cáo, tiếp thị, tham gia các kỳ Hội chợ - Tổ chức triển khai, giám sát việc thực hiện các phương án đã được Ban Giám đốc phê duyệt. - Tiếp cận, khai thác và tham gia thương thảo các Hợp đồng kinh tế và tổ chức bán hàng. - Quản lý danh sách khách hàng và đánh giá sự thoả mãn khách hàng - Hỗ trợ cho Ban Giám đốc Công ty về quan hệ khách hàng, giá cả, cải tiến sản phẩm. - Tiếp cận yêu cầu khách hàng và xử lý thông tin. - Tổng hợp, thu nhận ý kiến phản hồi của khách hàng báo cáo để Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch chung - Bộ phận bảo hành: chịu trách nhiệm theo dõi sản phẩm bảo hành. Thu thập thông tin về lỗi của sản phẩm cho Phòng kỹ thuật. *Phòng kế toán: tham mưu cho Giám đốc về mặt thống kê tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nước, quy chế của Công ty, thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh. Lập các bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ. Tập hợp số liệu lập Báo cáo Tài chính - Đề xuất với Ban Giám đốc phương án tổ chức công tác kế toán, các phương án tiết kiệm chi phí để hạ giá thành sản phẩm đồng thời thông tin cho Ban Giám đốc những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong Công ty. - Khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. *Phòng Hành chính – Nhân sự - Lưu giữ hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn Công ty - Nắm chắc chất lượng trình độ cán bộ công nhân viên, đề xuất những người có khả năng vào vị trí lãnh đạo. - Theo dõi khen thưởng thi đua đối với cán bộ công nhân viên, đề xuất nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân có thành tích hay vi phạm kỷ luật. - Theo dõi quyết toán các chế độ lương bổng, đãi ngộ, BHXH, BHYT hàng tháng, các chế độ theo quy định hiện hành đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động. - Xử lý các việc phát sinh từng ngày liên quan đến nhận sự trong Công ty. *Xưởng sản xuất - Tổ chức triển khai sản xuất theo kế hoạch, hoặc theo yêu cầu - Giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm - Tổ chức kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng các máy móc thiết bị sản xuất CƠ CẤU XƯỞNG SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC P.Kế hoạch - Kỹ thuật QUẢN ĐỐC Tổ hàn Tổ sơn Tổ Cân bằng cánh Tổ lắp ráp hoàn thiện KCS T.tâm gia công tạo phôi công nghệ cao CNC 2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với quy mô kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính Kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáo toàn Công ty. Phòng Tài chính Kế toán của Công ty là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với những trang thiết bị kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Bộ phận kế toán Công ty có nhiệm vụ thực hiện nhiều khâu công việc kế toán, do đó được phân chia theo các phần kế toán để thực hiện theo từng phần việc cụ thể. Chức năng của phòng Tài chính Kế toán Công ty là cung cấp đầy đủ, toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của Công ty nhằm giúp Giám đốc Công ty điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao. Phòng tài chính kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản của đơn vị, qua đó quản lý chặt chẽ và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó. - Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh. - Phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản quy cho việc kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Ngoài ra phải xác định được kết quả lao động của người lao động để khuyến khích lợi ích vật chất và tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phòng Tài chính Kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với khách hàng, các nhà cung cấp, phòng Tài chính Kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định các vấn đề đầu tư đạt hiệu quả cao. Đối với Nhà nước phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việc chấp hành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của Công ty, Phòng Tài chính Kế toán của Công ty hiện nay gồm có 6 kế toán, mỗi kế toán chịu trách nhiệm cho từng phần hành kế toán cụ thể. SĐ 2.3: Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh Kế toán trưởng KT Vốn bằng tiền và thanh toán KT vật tư NVL, CCDC, TSCD Kế toán thuế, tổng hợp BCTC KT CP SX và GTSP KT tiền Lương, BHXH.. Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp -Trưởng phòng Tài chính Kế toán (KTT): Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác tài chính kế toán của Công ty, lập và thực hiện kế hoạch tài chính,... -Kế toán vật tư, TP, TSCD: có nhiệm vụ hạch toán và theo dõi tình hình tăng giảm (N-X-T kho) của NVL, CCDC, TP, TSCD trong công ty. -Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: Phụ trách việc thu chi tiền séc, tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ trong toàn Công ty, phụ trách công tác giao dịch và hạch toán với Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay. -Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm: có nhiệm vụ xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức tập hợp, kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất theo từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí đã xác định, theo các yếu tố chi phí và khoản mục giá thành; lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố và định kỳ tổ chức phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp; tổ chức kiểm kê và đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. -Kế toán tiền lương và các quỹ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương phải trả cho công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp đối với người lao động. -Kế toán thuế, tổng hợp BCTC: Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kế toán khác để nhanh chóng Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gian yêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. giảm thiểu các chi phí về thuế, cũng như đem lại các cơ hội đầu tư của doanh nghiệp. -Thủ quỹ: quản lý thu, chi tiền mặt tại công ty 2.1.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán -Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt nam. Đối với ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá liên Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra đồng Việt nam. -Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính -Hình thức kế toán áp dụng: Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và căn cứ vào đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”, và tổ chức hạch toán bằng phần mềm kế toán - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo phương pháp giá gốc + Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng. -Kê khai thuế : Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng nộp tờ khai thuế tại Chi cục thuế quận Thanh Xuân; công ty kê khai và nộp thuế TNDN, các lại thuế, phí, lệ phí khác theo quy định hiện hành. 2.1.1.5. Tổ chức vận dụng hệ thống kế toán, hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán SmartSoft của Cty phần mềm kế toán Việt Nam – 38 Vũ Ngọc Phan Hà Nội. Chức năng chủ yếu của phần mềm: xử lý các thông tin tài chính của doanh nghiệp để lập được báo cáo Tài chính và báo cáo quản trị phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. +Trình tự ghi sổ kế toán: -Chứng từ kế toán -Các nhiệp vụ KT Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Phần mềm Kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại -Báo cáo Tài chính -Báo cáo quản trị Chú thích: -Nhập số liệu hàng ngày -In sổ, báo cáo cuối kỳ -Đối chiếu, kiểm tra Trích màn hình Phần mềm kế toán Công ty áp dụng:  - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy Báo nợ...) Theo quy trình của phần mềm kế toán đã được lập trình, các thông tin đã nhập được tự động nhập vào sổ Kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, số cái các Tài khoản) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo Tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với báo cáo Tài chính. Sau đó thực hiện thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Các loại sổ : - Sổ tổng hợp: số Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái các TK - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các TK, thẻ kế toán chi tiết 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu 2.2.1.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm quạt (quạt li tâm, hướng trục, máy hút bụi di động, hệ thống hút lọc bụi) với các chủng loại sản phẩm đa dạng theo đơn đặt hàng của khách hàng, do vậy lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất là rất lớn chiếm gần 80% tổng chi phí sản xuất. NVL dùng cho sản xuất chủ yếu là thép lá, động cơ, vòng bi,... có những đặc điểm và đặc trưng như: + NVL đa dạng về chủng loại. + Về mặt hiện vật, các loại NVL tiêu hao cho sản xuất của công ty chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của NVL được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Tại công ty có nhiều loại NVL khác nhau đòi hỏi phải được phân loại mới tổ chức tốt được công tác quản lý và hạch toán. Vì vậy NVL trong công ty được phân loại căn cứ theo nội dung tính chất kinh tế của NVL. Theo cách phân loại này, NVL của doanh nghiệp được chia ra thành: + Nguyên liệu, vật liệu chính: động cơ, thép (thép lá, thép trục, thép hộp, thép hình, thép góc..., vòng bi, moay ơ, bulông. + Vật liệu phụ: mác, sơn, que hàn, mũi khoan, đá mài, đá cắt... + Nhiên liệu: dầu, gas, hóa chất, khí acgông, oxy.. để hoàn thiện sản phẩm. + Phế liệu thu hồi: được nhập từ quá trình sản xuất là những loại sản phẩm hỏng, kém phẩm chất, không đạt yêu cầu kỹ thuật: tôn đề xê... 2.2.2. Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu. Để thuận lợi trong công việc ghi chép, hạch toán, khi sử dụng phần mềm kế toán Vasj công ty thực hiện mã hoá các đối tượng. 2.2.2.1. Khai báo danh mục Tài khoản. Bảng 2.1. Trích danh mục Hệ thống Tài khoản Công ty áp dụng hệ thống kế toán theo quyết định số 15/2006/ Q Đ- BTC. Để phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, Công ty mã hóa các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ hoạt động của công ty theo đúng quy định hiện hành. 2.2.2.2.Khai báo danh mục chứng từ hạch toán Trong danh mục này có đầy đủ các loại phiếu nhập số liệu, vào chi tiết mỗi loại phiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hạch toán. Trong mỗi loại phiếu đã mặc định một số lượng các mã hạch toán cụ thể.  Biểu 2.2.Trích danh mục chứng từ hạch toán của Công ty: 2.2.2.3. Khai báo danh mục đối tượng (khách hàng). Để phân biệt các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác nhau công ty đã sử dụng hệ thống mã hoá như sau: - Khi phát sinh quan hệ với các khách hàng, căn cứ vào các thông tin của khách hàng mà công ty nhập các thông tin cần thiết vào máy. Từ màn hình nhập liệu, kế toán chọn đối tượng “Khách hàng” Biểu 2.3. Trích màn hình cập nhật danh mục đối tượng khách hàng của Công ty: 2.2.2.3. Khai báo danh mục nhóm hàng Biểu 2.4.Trích “Danh mục nhóm hàng” của công ty: Biểu 2.6.Trích màn hình danh mục vật tư hàng hoá của công ty: 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1.Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua trong nước. Khi đó giá trị thực tế của NVL nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà theo thoả thuận trong hợp đồng do Công ty phải chịu. Ví dụ: Trích hoá đơn mua nguyên vật liệu nhập kho theo hóa đơn GTGT số 1049 ngày 16/1/2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin: Nhập kho 1.104 kg thép lá cán nguội 1.5mm (TL1.5mm),đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 13.047,62, thành tiền 14.404.571. Nhập kho 2.232 kg thép lá 3.0mm (TL3.0mm), đơn giá chưa có VAT là 12.000 đ, thành tiền 26.784.000 đồng và 2.944kg thép tlá 4.0mm (TL4.0mm). Cộng tiền hàng là: 76.796.952đồng. Thuế GTGT (5%) là : 3.839.848đồng. Tổng cộng thanh toán là: 80.636.800đồng. Chi phí bốc dỡ về đến kho cho lô hàng trên là: 575.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT, (Chi phí vận chuyển bốc dỡ phân bổ theo tiêu thức giá trị). Như vậy, trị giá vốn thực tế nhập kho của 1.104kg TL1.5mm được xác định như sau: - Giá mua: 14.404.571 đồng - Chi phí vận chuyển, bốc xếp: = 575.000/76.796.952 * 14.404.571 = 107.851 đồng Trị giá vốn thực tế nhập kho của TL1.5mm bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển bốc dỡ là (14.404.571 + 107.851) = 14.512.422 đồng 2.2.3.2.Giá gốc nguyên vật liệu xuất kho Công ty áp dụng tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Theo phương pháp này, khi xuất kho NVL phục vụ cho việc sản xuất thì kế toán chỉ nhập số liệu vào phần mềm kế toán số lượng NVL xuất kho. Đến cuối tháng phần mềm tự động tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Tình hình tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong tháng 1/2008 của TL1.5mm như sau: -Số lượng tồn đầu kỳ: 13.353 kg, trị giá : 157.854.635 đ -Số lượng nhập kho ngày 16/01/08 là 1.104 kg, trị giá 14.512.422đ -Ngày 11/01/08: xuất cho sản xuất sản phẩm: 2500 kg Như vậy, trị giá thực tế xuất kho TL1.5mm ngày 18/1 được tính theo công thức: Trị giá tt TL1.5mm xuất kho = 157.854.635+14.512.422 x 2500 13.353 + 1.104 = 29.806.851 2.2.4 Thủ tục nhập – xuất kho và chứng từ sử dụng 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu cho từng đơn đặt hàng, Phòng Kế hoạch lập kế hoạch và tổ chức thu mua cho từng loại nguyên vật liệu. Kế hoạch thu mua chủ yếu thực hiện với các loại nguyên, vật liệu chính là thép các loại phục vụ cho nhu cầu sản xuất sản phẩm. Nguyên, vật liệu nhập kho của Công ty đều được mua ngoài và thu mua từ đơn vị ở trong nước. Động cơ mua của Công ty CP Chế tạo máy điện Việt Nam Hungari, thép mua của Cty TNHH Thép Mê Lin, gối, moay ơ, puly được mua của Cty TNHH Cơ điện Đại Dương, vòng bi chủ yếu dùng vòng bi SKF mua của Cty CP Kim khí Hà Nội. Đối với các loại nguyên, vật liệu chính, công ty chủ yếu mua dưới hình thức hợp đồng với nhà cung cấp. Căn cứ vào đơn đặt hàng Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua các loại nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Công ty ký hợp đồng thương mại mua thép với Công ty TNHH Thép Mê Lin, động cơ với Cty Cổ phần Chế tạo Máy điện Việt nam Hungari thường là 1 năm ký 1 lần. Căn cứ theo nhu cầu sản xuất, Công ty gửi đơn đặt hàng đến Công ty TNHH Thép Mê Lin, Cty Việt Hung. Chậm nhất sau 3 ngày sau khi bên bán nhận được đơn đặt hàng, Công ty Mê Lin chuyển hàng về kho của Công ty theo như thỏa thuận trong hợp đồng và số lượng NVL theo đơn đặt hàng. Khi nhận được Hóa đơn của bên bán, Phòng kế hoạch kiểm tra số lượng từng NVL với đơn đặt hàng. Trước khi NVL được nhập kho, Công ty lập ban kiểm ngiệm và tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”- 02VT. Căn cứ vào Hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư tiến hành lập “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, sau khi làm thủ tục nhập kho và ký nhận của các bên liên quan, 1 liên giao cho bên bán, 1 liên chuyển lên phòng kế toán, 1 liên thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi sổ. Trích bộ chứng từ liên quan đến nhập kho NVL ngày 16/01/2008 như sau: Biểu 2.7 ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 01/ 2008 Kính gửi: Cty TNHH Thép Mê Lin. Tôi: Vũ Văn Bình – Đại diện Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Điện thoại: 04.35563500 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Yêu cầu Công ty TNHH Thép Mê Lin cung cấp một số mặt hàng sau: Số TT Tên hàng Đơn vị Tính Số lượng Ghi chú 1 ThÐp l¸ 1.5mm Kg 1.104 2 Thép lá 3.0mm Kg 2.232 3 Thép lá 4.0 Kg 2.944 Cộng 6.280 Bằng chữ: Sáu ngàn hai trăm tám mươi kg Hà Nội, ngày 10/01/2008 ...... Biểu 2.8 HOÁ ĐƠN (GTGT) ( Trích) ( Liên 2: giao cho khách hàng) Số: 0001049 Ngày 16/01/2008 Ký hiệu: ML2007T Đơn vị bán: Công ty TNHH Thép Mê Lin Địa chỉ: KCN Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc Mã số thuế: 2500222727 Họ trên người mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Khương Đình – Thanh Xuân – Hà Nội STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép lá 1.5mm kg 1.104 13.047,62 14.404.571 2 Thép lá 3.0mm Kg 2.232 12.000,00 26.784.000 3 Thép lá 4.0mm Kg 2.944 12.095,24 35.608.381 Cộng tiền 76.796.952 VAT( 10%) 3.839.848 Tổng cộng tiền thanh toán 80.636.800 Bằng chữ: Tám mươi triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.9 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày 15/01/08 Căn cứ hóa đơn GTGT số 1049 ngày 16/01/2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: ...., Quản lý xưởng sản xuất - Trưởng ban kiểm nghiệm Ông:.... , Trưởng phòng KCS - Tổ trưởng Ông:.... ,Thủ kho - Tổ viên Đã kiểm nghiệm các loại Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 01 Thép lá 1.5 TL1.5 SL, CL Kg 1.104 1.104 0 Thép lá 3.0 TL3.0 SL, CL kg 2.232 2.232 0 02 Théplá 4.0 TL4.0 SL, CL Kg 2.944 2.944 0 Cộng 6.280 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật Tổ trưởng Trưởng ban Biểu 2.10 (Trích) Công ty TNHH Thép Mê Lin BIÊN BẢN GIAO HÀNG Hôm nay, ngày 16 tháng 01 năm 2008, Chúng tôi gồm: Bên bán hàng: Công ty TNHH Thép Mê Lin Bên mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh Chúng tôi đã cùng kiểm tra số lượng và chất lượng của lô hàng như sau: TT Tên hàng Mã số ĐV tính Số lượng Chất lượng 01 Thép lá 1.5 TL1.5 Kg 1.104 Đảm bảo 02 Thép lá 3.0 TL3.0 Kg 2.232 Đảm bảo 03 Thép lá 4.0 TL4.0 Kg 2.944 Đảm bảo Kết luận: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh đã nhận đủ số hàng đảm bảo chất lượng theo biên bản này và hoá đơn tài chính số 11050 ngày 15/01/2008 Bên nhận hàng Bên giao hàng Biểu 2.11: Trích hóa đơn vận chuyển lô hàng trên như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) -( Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 15/01/2008 Số: 01580 Ký hiệu: HT/2008B Đơn vị bán: Công ty TNHH vận tải Thành Hưng. Họ trên người mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. STT Tên hàng Đơn vị SL ĐG TT 1 Bốc dỡ thép Lần 01 575.000 575.000 Cộng tiền 575.000 VAT( 10%) 57.500 Tổng cộng tiền thanh toán 632.500 Bằng chữ: Sáu trăm ba mươi hai nghìn, năm trăm đồng chẵn Trích phiếu nhập kho lô hàng trên như sau: Biểu 2.12: PHIẾU NHẬP KHO (Trích) Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Nợ TK152 Số : 09 Có TK331 - Họ và tên người giao : .... - Theo Hoá đơn số 1049 ngày 16 tháng 01 năm 2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin - Nhập tại kho: A Địa điểm : Công Ty TNHH ... STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư... Mã số ĐV tính Số lượng Đơn Giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Thép lá 1.5mm TL1.5 Kg 1.104 1.104 13.047,62 14.404.571 Thép lá 3.0mm TL3.0 2.232 2.232 12.000,00 26.784.000 12 Thép lá 4.0mm TL4.0 Kg 2.944 2.944 12.095,24 35.608.381 Cộng 76.796.952 (Bảy mươi sáu triệu, bảy trăm chín mươi sáu ngàn chín trăm năm mươi hai đồng) Số chứng từ gốc kèm theo : 01 chứng từ gốc Ngày 16/01/2008 Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toánVT Đối với các loại nguyên vật liệu chính thu mua nhập kho, hình thức thanh toán chủ yếu với khách hàng là mua trả chậm . Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết với người với người bán. Sổ này được lập riêng cho từng khách hàng. Đối với các loại vật liệu phụ mua trên thị trường mà không sử dụng hợp đồng thì đơn vị thường mua theo phương thức tạm ứng. Cán bộ thu mua được tạm ứng khi đi mua NVL. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đưa ra, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường được sử dụng cho nhiều lần mua hàng. Mỗi khi vật liệu mua về nhập kho, cán bộ thu mua hàng lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Cán bộ thu mua vật liệu phải viết giấy đề thanh toán, sau đó kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho, giấy biên nhận. Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số tiền được tạm ứng của cán bộ thu mua NVL. Khi hết số tiền được tạm ứng, nhân viên sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số đã tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư trong tháng tiếp theo. Nếu số tiền mua hàng lớn hơn số tiền đã tạm ứng thì kế toán lập Phiếu chi thanh toán số tiền còn thiếu đó. Ví dụ, sau khi mua vật liệu về nhập kho (Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 3/1/2008), cán bộ thu mua NVL viết giấy đề nghị thanh toán như sau: Biểu 2.13 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc công ty.... Tôi là: Nguyễn Hữu Phúc Công tác tại phòng kế hoạch Được Giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất. Tôi có chi các khoản sau: Mua 250 kg que hàn nhập kho theo phiếu nhập kho số 02 ngày 03/01/2008. Số tiền 1.700.000 đ Bằng chữ: Một triệu bảy trăm ngàn đồng. Tôi xin cam đoan khoản chi trên là đúng sự thật, nếu sai sót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Hà Nội, ngày 3/1/2008 Người đề nghị Phụ trách bộ phận Giám đốc Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: Biểu 2.14 GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 03/01/2008 Họ tên người thanh toán: Nguyễn Hữu Phúc Địa chỉ: phòng kế hoạch. Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng kỳ trước chi chưa hết 200.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số … ngày 03/1/2008 1.700.000 III. Số chênh lệch 1…. 2.Chi quá số tạm ứng 1.500.000 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập “Phiếu chi” để thanh toán số chi quá tạm ứng trên như sau: