Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác thực hiện cuộc Kiểm toán báo cáo tài chính do kiểm toán nội bộ Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1 thực hiện

g ký nhận Báo cáo nghiên cứu khả thi Giám sát thi công Đề án bản vẽ thiết kế thi công Khảo sát thiết kế kỹ thuật Sau khi hoàn thành việc khảo sát và đề án thiết kế, Phòng kế hoạch thay mặt Công ty giao nộp toàn bộ số tài liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủ đầu tư phê duyệt dự án, lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủ đầu tư, với các đơn vị trực thuộc đã tham gia thi công công trình. Đặc điểm tổ chức quản lý Tổ chức quản lý của Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1 được thể hiện qua sơ đồ sau: (Xem trang bên) Ban Giám đốc: gồm 04 người, trong đó: Giám đốc là người điều hành sản xuất kinh doanh toàn Công ty, trong các quan hệ kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước. Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Điện lực Việt Nam, Bộ Công nghiệp và tập thể lao động trong Công ty về việc điều hành sản xuất kinh doanh. Ba phó Giám đốc phụ trách các công việc khác nhau: Một Phó giám đốc phụ trách khối khảo sát, một Phó giám đốc phụ trách khối nhiệt điện và thuỷ điện và một Phó giám đốc điều hành khối lưới điện. Các phòng ban chức năng: Văn phòng công ty Phòng kinh tế kế hoạch: Có nhiệm vụ thống kê, điều độ sản xuất, công tác kinh doanh, cung ứng vật tư, trang thiết bị. Phòng tổ chức cán bộ lao động: Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ lao động, hợp đồng lao động, tuyển dụng lao động, các chế độ chính sách về tiền lương, tiền thưởng. Ban thanh tra: Là đơn vị quản lý, tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn công ty. Phòng tư vấn hợp tác quốc tế: Phòng khoa học công nghệ và môi trường: Chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học. Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản được phân phối khác. Tổ kiểm toán nội bộ: Chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc Công ty, có nhiệm vụ kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty và kiểm tra tính phù hợp, hợp lý của các báo cáo tài chính trước khi trình Giám đốc ký duyệt. Tổ chức công tác kế toán tại công ty tư vấn xây dựng Điện 1. Phòng kế toán công ty gồm 13 người phụ trách các phần việc khác nhau. Ngoài ra mỗi xí nghiệp của Công ty còn có phòng kế toán riêng, mỗi đoàn, mỗi đội trong công ty có một kế toán và một thủ quĩ có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình và gửi báo cáo lên bộ phận kế toán Công ty. Các nhân viên trong Phòng kế toán Công ty có nhiệm vụ: Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán trưởng: Là người phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán. Kế toán trưởng trực tiếp điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về nghiệp vụ, chuyên môn kế toán tài chính trong Công ty. Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính hàng năm trình Giám đốc Công ty duyệt và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các Xí nghiệp trực thuộc, xem xét kế hoạch tài chính hàng quí của các đơn vị khoán. Ngoài ra phó phòng kế toán còn tham gia vào công tác mua sắm sửa chữa lớn máy móc thiết bị trong Công ty, đăng ký nộp thuế GTGT hàng quí và quyết toán thuế với các cục thuế địa phương. Kế toán tổng hợp: Quản lý các bảng kê, chứng từ, sổ sách ở khối cơ quan Công ty, lập báo cáo tổng hợp toàn công ty. Kế toán tiền mặt: phụ trách quản lý tiền mặt trên sổ sách, viết phiếu thu, phiếu chi, theo dõi số dư tiền mặt hàng ngày. Hàng tháng kế toán tiền mặt cùng với thủ quĩ và phó phòng kế toán kiểm kê quĩ và lập ra biên bản kiểm kê quĩ. Kế toán ngân hàng: Thực hiện công tác kế toán giao dịch với Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội, Ngân hàng Ngoại Thương. Cuối tháng đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng và quyết toán khối cơ quan Công ty. Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý vật tư khối cơ quan Công ty. Hàng quí báo cáo số dư chi tiết các tài khoản 152, 153, 142 và báo cáo tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm theo định kì năm. Kế toán chi phí sản xuất và giá thành: Gồm hai người thực hiện công việc theo dõi ghi chép chi phí phát sinh tại các đơn vị, hàng quí lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty và giải trình với chủ đầu tư khi thanh toán. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định và nguồn vốn toàn Công ty, lập báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cố định theo năm... Kế toán thuế: Gồm hai người có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các tài khoản 133, 333. Hàng quí lên các báo cáo về thuế GTGT được khấu trừ và các khoản phải nộp Nhà nước, quyết toán thuế với các đơn vị cấp dưới. Kế toán tiền lương và các khoản phải thu, phải trả khác: Thực hiện việc theo dõi, quản lý, và thanh toán lương trong toàn Công ty. Thủ quĩ: Có nhiệm vụ xuất, nhập tiền dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty lựa chọn cho mình hình thức ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung” thuận lợi trong việc sử dụng kế toán máy. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1. Căn cứ quyết định 832 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/97 của Bộ Tài Chính về qui chế kiểm toán nội bộ và điều 4 quyết định số 236 ĐVN/TCCB-LĐ ngày 28/2/1998 của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam, ngày 1/4/1998, theo Quyết định số 47 ĐVN/KSTKĐ 1.3 của Giám đốc Công ty Khảo sát Thiết kế Điện 1 Ban kiểm toán nội bộ Công ty đã được thành lập. Ngày 1/6/1998 Ban kiểm toán nội bộ được đổi thành Tổ kiểm toán nội bộ độc lập. Tổ kiểm toán trực thuộc và chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty. Tổ kiểm toán nội bộ có chức năng, nhiệm vụ sau: Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình Giám đốc ký để báo cáo cấp trên duyệt. Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán và nghị quyết, quyết định của Giám đốc Công ty. Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và các Xí nghiệp, đơn vị trực thuộc, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của Công ty và các Xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. Về tổ chức, Tổ kiểm toán nội bộ Công ty được tổ chức như sau: Một tổ trưởng: phụ trách chung, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành. Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phi nguyên vật liệu, thiết bị, hợp đồng kinh tế, cập nhật tài liệu văn bản pháp qui. Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí nhân công, tiền lương, chế độ công tác phí, công tác kí kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng lao động. Một tổ viên làm công tác văn thư, lưu giữ công văn đi, đến, tập hợp số liệu thuế GTGT từ các đơn vị. Các thành viên trong tổ kiểm toán là những người có trình độ, năng lực, kinh nghiệm trong công tác kế toán và các lĩnh vực mà họ đảm nhiệm. II. Tổ chức công tác thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1 thực hiện. 2.1. Qui định chung của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam và Công ty về kiểm toán nội bộ. 2.1.1. Qui định chung của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam về kiểm toán nội bộ trong Tổng Công ty. Kiểm toán nội bộ trong Tổng Công ty Điện lực Việt Nam là quá trình các kiểm toán viên nội bộ, các chuyên viên, chuyên gia độc lập có thẩm quyền thu thập, đánh giá các bằng chứng về các thông tin của một đơn vị cụ thể trong Tổng Công Ty, nhằm mục đích xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp giữa các thông tin này với các chuẩn mực đã được thiết lập. Tổng Công ty tổ chức và duy trì hệ thống kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ chung tại Tổng Công ty và các đơn vị thành viên. Tổng Công ty có thể tiến hành kiểm toán nội bộ toàn diện hoặc một số nội dung, lĩnh vực tại các đơn vị thành viên hạch toán độc lập, phục vụ cho yêu cầu quản lý chung của Tổng Công ty. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ trong Tổng Công ty nhằm: Kiểm tra tính tuân thủ của hệ thống quản lý đối với các chính sách, chế độ của Nhà nước, của Tổng Công ty và các đơn vị thành viên. Kiểm tra tính đúng dắn, trung thực, hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán, các báo cáo quyết toán và các tài liệu, báo cáo khác. Tham mưu và tư vấn cho Tổng Giám đốc, Giám đốc các đơn vị thành viên, các nhà quản lý về những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hệ thống quản lý kinh tế, tài chính, kỹ thuật và hệ thống kiểm soát nội bộ, khắc phục những tồn tại, yếu kém ngăn ngừa các sai phạm, lệch lạc trong quản lý. Tuỳ theo tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của kiểm toán. Để xác minh và bầy tỏ ý kiến, kiểm toán nội bộ phải sử dụng nhiều phương pháp kỹ thuật. Hệ thống phương pháp kỹ thuật được áp dụng tuỳ thuộc vào đối tượng trực tiếp của kiểm toán là thông tin đã thu thập được trên chứng từ kiểm toán (kiểm toán chứng từ) hoặc thông tin chưa thu thập được, cần xác minh lại (kiểm toán ngoài chứng từ). Đối với kiểm toán viên nội bộ, Tổng Công ty qui định: Kiểm toán viên nội bộ phải là người có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán. Là người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh. Đã công tác trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại Tổng Công ty hoặc các đơn vị trực thuộc. Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ và được cấp chứng chỉ. Kiểm toán viên nội bộ do Tổng Giám đốc, Giám đốc trực tiếp bổ nhiệm và bãi nhiệm, độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối can thiệp trong quá trình thực hiện. Kiểm toán viên nội bộ có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và các bộ phận liên quan cung cấp thông tin phục vụ cho công tác kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ phải nêu được các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thhiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong đơn vị. Tuy nhiên, Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan, độc lập trong hoạt động kiểm toán, tuân thủ các nguyên tắc bảo mật các tài liệu, số liệu đã được kiểm toán, tuân thủ pháp luật, nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước. 2.1.2. Qui định chung của Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1 về kiểm toán nội bộ. (a) Qui định về Chương trình kiểm toán nội bộ: Đối với chương trình kiểm toán nội bộ Công ty có qui định sau: Một là: Đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty, Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quí một lần, hàng quí các đơn vị gửi báo cáo quyết toán tài chính về Tổ kiểm toán theo đúng với biểu mẫu và thời gian qui định của Phòng tài chính, kế toán. Sau khi xem xét báo cáo quyết toán, Tổ kiểm toán sẽ thông báo từng đơn vị đem chứng từ, sổ sách và các hồ sơ liên quan trong quá trình kiểm tra về Tổ kiểm toán để làm việc. Hai là: Đối với các Xí ngiệp, Tổ kiểm toán kiểm tra 6 tháng một lần, các Xí nghiệp gửi báo cáo quyết toán tài chính về Tổ kiểm toán. Tổ kiểm toán sẽ thông báo thời gian kiểm tra và làm việc tại Xí nghiệp. Trong quá trình kiểm tra, các đơn vị được kiểm toán phải đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ và các tài liệu có liên quan khi Tổ kiểm toán nội bộ yêu cầu. Khi phát hiện đơn vị có sai phạm, Tổ kiểm toán sẽ trao đổi với thủ trưởng đơn vị cùng xem xét và báo cáo Giám đốc Công ty xin ý kiến giải quyết. (b) Mục tiêu chất lượng đối với kiểm toán nội bộ và báo cáo kiểm toán nội bộ. Tính đúng đắn: 100% các báo cáo quyết toán tài chính của các đơn vị được kiểm toán nội bộ kiểm toán theo đúng qui định, qui trình của Bộ tài chính, Tổng công ty và Công ty đã đề ra. Tính chính xác: 100% báo cáo quyết toán tài chính được kiểm toán nội bộ kiểm toán đạt mức chính xác trong việc xác định chi phí, giá thành, lỗ lãi của các đơn vị. Tính an toàn, khả thi: 100% các báo cáo quyết toán tài chính được kiểm toán phản ánh trung thực chi phí, giá thành. Tính hiệu quả, khả thi: 100% các báo cáo quyết toán tài chính được kiểm toán nội bộ thực hiện được kiểm toán độc lập và cục thuế chấp nhận. Tính thẩm mỹ: 100% các báo cáo kết quả kiểm toán thực hiện thống nhất theo biểu mẫu, đạt yêu cầu thẩm mỹ. Tính an toàn: 100% các cuộc kiểm toán nội bộ thực hiện tại các đơn vị đảm bảo yêu cầu hợp lý về thời gian, không gây trở ngại tới hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị. Ngoài những qui định trên, Công ty có những văn bản, tài liệu hướng dẫn cụ thể việc thực hiện kiểm toán trong Công ty, như cơ chế khoán quản nội bộ, qui chế quản lý sử dụng các quĩ... Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, của Tổng công ty, Công ty và kinh nghiệm của bản thân các kiểm toán viên nội bộ tiến hành công việc kiểm toán. Thực tế công tác kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1 Theo lí thuyết chung, một cuộc kiểm toán tài chính do kiểm toán nội bộ thực hiện được chia thành năm bước sau: Bước 1: Lựa chọn khách thể kiểm toán. Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán. Bước 3: Thực hiện kiểm toán. Bước 4: Báo cáo kết quả kiểm toán. Bước 5: Theo dõi sau kiểm tra. Tại Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1, qui trình cuộc kiểm toán nội bộ cũng được tiến hành theo trình tự nhất định. Dưới đây là trình tự cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty: 2.2.1. Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán. Theo qui định của Công ty, đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty, Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quí một lần, các Xí nghiệp Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng lần. Do đó, hàng qúi các đơn vị gửi báo cáo tài chính của đơn vị mình về tổ kiểm toán. Tổ kiểm toán thông báo lịch kiểm toán đối với từng đơn vị bằng lịch tuần hoặc điện thoại. Lịch tuần do Tổ kiểm toán nội bộ đăng ký với Văn phòng Công ty. Lịch tuần được đăng ký theo mẫu sau: Tổ kiểm toán nội bộ đăng ký lịch tuần làm việc Từ ngày…đến ngày… Kính gửi: - Văn phòng Công ty - Anh Đài Tổ kiểm toán nội bộ xin đăng ký lịch tuần từ…đến… *Nội dung: Kiểm tra quyết toán tài chính quý 4 năm 2001. *Thời gian/đơn vị. - Thứ … ngày ... Đơn vị… - Thứ … ngày … Đơn vị… *Địa điểm :Tổ kiểm toán. *Chủ trì : Tổ kiểm toán – Các đơn vị. Ngày … tháng… năm Tổ kiểm toán Trần thị Hoàn Nhận được thông báo, các đơn vị hoàn tất sổ sách, chứng từ và hồ sơ liên quan gửi về Tổ kiểm toán. Tài liệu các đơn vị gửi về tổ kiểm toán bao gồm: Bảng cân đối tài khoản Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành Sổ chi tiết tài khoản 111, 621,622,627, 431, 334 Phiếu chi, phiếu thu (liên 2) Giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, giấy biên nhận tiền. Vé máy bay, vé thu phí qua cầu, phà Đề cương công tác, giấy đi đường Hợp đồng thuê mướn lao động, thanh lý hợp đồng Khế ước vay Bảng chấm công, bảng thanh toán lương Các bảng kê, Biên bản nghiệm thu công trình Hành trình xe chạy Tài liệu và hồ sơ của kiểm toán viên nội bộ gồm: Biên bản kiểm toán lần trước Sổ ghi chép sai phạm Qui chế khoán quản nội bộ của Công ty Qui định về hoá đơn, chứng từ của Bộ Tài chính Danh sách cán bộ công nhân viên của các đơn vị... Đánh giá hệ thốngkiểm soát nội bộ Với những tài liệu nhận được và căn cứ vào kết quả của các cuộc kiểm toán lần trước, kiểm toán viên nội bộ tiến hành xác định mức độ tin cậy dự kiến đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán bằng việc rà soát toàn bộ tài liệu, sổ sách của đơn vị . ở đây, các kiểm toán viên đã sử dụng trắc nghiệm đạt yêu cầu công việc nhằm xác minh tính đúng đắn trong tổ chức hệ thống kế toán trong việc tuân thủ các qui định về lập, xét duyệt và kiểm tra sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán, việc ghi chép sổ sách... Cụ thể, kiểm toán viên xem xét sổ sách đã có chữ kí và có dấu giáp lai của thủ trưởng đơn vị chưa?; các chứng từ sử dụng có đúng theo mẫu của Bộ Tài chính qui định và có tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác quản lý không? Ghi chép sổ sách có đúng theo qui định, chế độ kế toán không?... Sau khi đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán, Tổ kiểm toán tổ chức họp bàn về nội dung chương trình kiểm toán, mục tiêu, thời gian và phương pháp kiểm toán sẽ được thực hiện. Xác định thời gian kiểm toán Thời gian cuộc kiểm toán dài hay ngắn phụ thuộc vào mức độ tin cậy đối với hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị được kiểm toán. Thông thường một cuộc kiểm toán nội bộ đơn vị khoán quản khối công ty được thực hiện trong thời gian 3 ngày. Tổ kiểm toán nội bộ công ty có nhiệm vụ kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ các đơn vị và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính và sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, chính sách, chế độ tài chính kế toán, nghị quyết, quyết định của Giám đốc Công ty, phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý tài sản của Công ty. Do đó phạm vi của cuộc kiểm toán nội bộ trong Công ty là toàn bộ báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc. Phương pháp kiểm toán Do đặc thù của hoạt động khảo sát, thiết kế đặc biệt là hoạt động thiết kế, tồn kho vật liệu rất ít hoặc là không có. Vì vậy, trong quá trình thực hiện kiểm toán, phương pháp kiểm toán được kiểm toán viên sử dụng là phương pháp kiểm toán chứng từ như kiểm tra cân đối, đối chiếu lôgíc, đối chiếu trực tiếp. Kiểm toán viên nội bộ Công ty không sử dụng phương pháp kiểm kê vật chất đối với hàng tồn kho. Phân công công việc cho các kiểm toán viên Với chương trình kiểm toán đã lập, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phân công công việc cho từng kiểm toán viên theo lĩnh vực mà họ đảm nhiệm, phù hợp với chuyên môn từng người. Kiểm toán viên phụ trách chung, kiểm tra về công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành. Kiểm toán viên kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lương. Kiểm toán viên kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị Kiểm toán viên tập hợp tính toán lại thuế GTGT Kiểm toán viên nội bộ là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực họ đảm nhiệm. Quá trình thực hiện kiểm toán hoàn toàn do các kiểm toán viên nội bộ thực hiện, không có sự tham gia của các kiểm toán viên và chuyên gia bên ngoài. Chuẩn bị phương tiện vật chất cho cuộc kiểm toán Phương tiện kỹ thuật phục vụ cho cuộc kiểm toán bao gồm: máy tính, máy soi hoá đơn, ... Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán đã lập, Tổ kiểm toán tiến hành công tác kiểm toán báo cáo tài chính của các đơn vị. Trình tự thực hiện như sau: 2.2.2. Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính Báo cáo tài chính các đơn vị gửi về Tổ kiểm toán gồm: Bảng cân đối tài khoản,các bảng kê và báo cáo chi phí sản xuất. Nội dung cuộc kiểm toán báo cáo tài chính gồm nhiều khoản mục. Tuy nhiên trong khuôn khổ báo cáo thực tập chuyên đề tốt nghiệp tác giả xin được trình bày việc kiểm toán một số khoản mục chủ yếu trên báo cáo tài chính của Đoàn thiết kế thuỷ điện 2, quí 4 năm 2001. Các khoản mục chủ yếu đó là: kiểm toán nghiệp vụ quĩ, kiểm toán tiền lương và thanh toán lương; kiểm toán nguyên vật liệu, và kiểm toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. (a) Kiểm toán nghiệp vụ quĩ Đoàn thiết kế thuỷ điện 2 thuộc bộ phận thiết kế, sản phẩm chủ yếu của Đoàn là các bản vẽ kỹ thuật, báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật, bản đồ qui hoạch thuỷ điện. Bộ phận kế toán của đoàn gồm: một kế toán và một thủ quĩ Kế toán của Đoàn là người phụ trách công tác ghi chép quản lý sổ sách, chứng từ của đơn vị. Thủ quĩ có nhiệm vụ thu, chi, tiền, lập báo cáo tồn quĩ và hàng quí tham gia kiểm kê quĩ cùng những người liên quan. Tài liệu phục vụ cho kiểm toán nghiệp vụ quĩ gồm các phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thu tiền, giấy đi đường... sổ theo dõi tổng hợp tài khoản 111, biên bản kiểm kê quĩ của đơn vị... Một hệ thống kiểm soát mạnh đối với nghiệp vụ quĩ phải đảm bảo rằng: Tất cả tiền mặt đã thu phải được ghi chép cộng sổ chính xác. Tất cả các nghiệp vụ chi đã thực hiện là những nghiệp vụ chi đúng mục đích và đã được phê duyêt, được ghi chép đúng, đủ, kịp thời. Số tiền tồn quĩ phải được duy trì ở mức hợp lý. Thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quản lý tiền mặt. Các chứng từ phải được ghi đầy đủ các yếu tố theo qui định. Mục tiêu kiểm toán nội bộ Công ty đối với nghiệp vụ về quĩ nhằm kiểm tra tính có thật, tính đầy đủ, tính chính xác số học của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và việc ghi chép sổ sách đối với các nghiệp vụ này. Do đó, khi kiểm toán, các phương pháp kiểm toán được kiểm toán viên nội bộ sử dụng đó là phương pháp đối chiếu, rà soát các chứng từ và phương pháp tính toán lại. Cụ thể: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ Để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, kiểm toán viên tiến hành rà soát chứng từ, mục đích loai trừ các chứng từ giả, các chứng từ không có đủ chữ ký của những người liên quan. Các chứng từ giả được phát hiện nhờ vào sự trợ giúp của máy soi chứng từ. Khi phát hiện được chứng từ giả, kiểm toán viên đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản 111, và các sổ liên quan khác nhằm loại bỏ số tiền phát sinh đó khỏi chi phí kinh doanh. Chứng từ giả được kiểm toán viên để riêng, là bằng chứng buộc các xuất toán. Chứng từ được coi là hợp lệ phải là chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, ghi đầy đủ các yếu tố qui định và phải có các chứng từ liên quan đính kèm. Điều đó chứng minh rằng nghiệp vụ phát sinh là có thật và được hợp lý hoá bằng các chứng từ. Tại Đoàn thiết kế thuỷ điện II, khi phát sinh nghiệp vụ chi tiết có nội dung thanh toán công tác thì phiếu chi được đính kèm với đề cương công tác, giấy đi đường, hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, vé, lệ phí cầu phà, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán... Đề cương công tác phải có xác nhận của thủ trưởng đơn vị và phù hợp với lịch trình trên giấy đi đường... Đây là qui định mang tính thủ tục, bắt buộc chung, trong quá trình kiểm toán kiểm toán viên kiểm tra sự tuân thủ đối với qui định chung đó. Tính hợp lệ của nghiệp vụ quĩ còn được xem xét theo nguyên tắc sự phê duyệt và tính liên tục của chứng từ mục đích loại bỏ các chứng từ khống, các chứng từ đã bị huỷ bỏ nhưng được sử dụng lại. Khi kiểm toán tính hợp lệ của chứng từ, kiểm toán viên phát hiện: Phiếu chi ngày 24/12/01 nội dung: chi lương tổ dự toán công tác tại công trình SêSan 3 số tiền 33.750.000 không có số phiếu và thiếu chữ ký của thủ quĩ. Phiếu thu ngày 15/12/01 nội dung: thu hoàn ứng số tiền 35.000 VND không có số phiếu, không có chữ ký người nộp tiền và người lập phiếu. Thanh toán đi công tác Sài Gòn từ 4/11 đến 11/11/01 số tiền 1.876.000, VAT là 72.200 VNĐ vé tàu Hà Nội – Sài Gòn; Sài Gòn – Hà Nội đều ghi ngày 11/11/01. Phiếu chi số 343 ngày 31/8/01 bị sửa thành ngày 4/10/01. Thanh toán công tác phí đi Hải phòng số tiền 6.717.000 VNĐ giấy đi đường sủa chữa ngày tháng, hoá đơn nghỉ sửa chữa ngày tháng: 300.000 + 600.000 người mua không ký. Chi phí thuê xe 10 ngày: 3.150.000 ngày 5/11/01 không có hành trình xe, không có hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê. Ngoài ra còn có một số hoá đơn không có địa chỉ rõ ràng nơi bán. Một số phiếu chi không có chứng từ đính kèm hoặc thiếu chứng từ, không ghi mã số thuế Công ty hoặc gian lận trong việc đính vé máy bay đi công tác quí 4 năm 2000 vào chứng từ đi công tác quí 4/2001... (Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên) Kiểm tra số dư tài khoản Sau khi thực hiện rà soát chứng từ kiểm toán viên đối chiếu số phát sinh trên tài khoản 111 trên bảng cân đối tài khoản với số phát sinh trên sổ theo dõi tổng hợp tài khoản 111 nhằm kiểm tra sự chính xác trong việc ghi sổ, cộng sổ, chuyển số. Kiểm tra trên sổ theo dõi tổng hợp tài khoản 111 kiểm toán viên phát hiện: + Phiếu chi số 391 ngày 11/10 có nội dung chi là: Chi tiếp khách Kế toán định khoản Nợ TK 627: 110.000 Có TK 111: 110.000 Đối chiếu lại với chứng từ trên, định khoản trên chứng từ: Nợ TK 627: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK 111: 110.000 + Phiếu chi số 394 ngày 15/10/01 chi mua vật tư quí 4 Kế toán định khoản Nợ TK 152: 4.404.000 Có TK 111: 440.000 Kiểm tra lại chứng từ nghiệp vụ trên định khoản Nợ TK 152: 4.000.000 Nợ TK 133: 400.000 Có TK 111: 4.400.000 + Phiếu chi 395 ngày 15/10/01 nội dung chi: tiếp khách Kế toán định khoản Nợ TK 627 ,154: 827.000 Có TK 111: 827.000 ở nghiệp vụ này kế toán không ghi rõ chi phí tiếp khách của công trình nào và chi tiết vào tài khoản 154 là bao nhiêu? vào taì khoản 627 là bao nhiêu? Việc ghi chép này sẽ khó khăn cho công tác phân bổ chi phí sản xuất chung vào từng công trình. Theo tính toán của kiểm toán viên số tiền tồn quĩ trên sổ TK 111 là 3.071.400 đ nhưng biên bản kiểm kê quĩ của Đoàn gửi lên là 3.017.200đ chênh lệch âm 57.200đ chưa rõ nguyên nhân chênh lệch. Qua kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm toán viên phát hiện: ngày 10/11/01 số tiền 4.821.000, mua văn phòng phẩm, người mua là người nhận tiền và kiêm thủ quĩ của Đoàn. Điều này đã vi phạm qui tắc bất kiêm nhiệm trong công tác quản lý tiền mặt, rất dễ xảy ra thất thoát và gian lận tiền của đơn vị. Việc sử dụng các phương pháp kiểm toán như rà soát nghiệp vụ, chứng từ, tính toán lại và đối chiếu