Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

ai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạng viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dưới dạng ống. Do tính chất sản phẩm kích thước nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tương đối ngắn nên quy trình sản xuất tại các phân xưởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặt hàng tiếp theo. Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt. Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc tiêm Nguyên liệu và tá dược Soi sp Hấp ống Hàn ống Pha chế Rửa ống Cắt ống ống Trộn bột kép Trộn bột kép Nhào ẩm Sát hạt Sấy khô Đóng nang ép vỉ In nhãnvà đóng gói Đóng hộp và in nhãn Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dược, việc đóng gói bao bì vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, thời gian bảo quản, mẫu mã sản phẩm, do đó, Xí nghiệp Dược phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng. Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt được in ấn các nội dung cần thiết của từng loại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dược, rồi đóng và dán, chuyển sang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm. Với quy trình sản xuất như trên, để bảo đảm chất lượng và an toàn cho hàng chục triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng khác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp Dược phẩm 120 phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ở mọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp. Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng. Việc tổ chức sản xuất được tiến hành tại 3 phân xưởng chính: Phân xưởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng viên nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phân xưởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dây chuyền đóng nang (viên con nhộng). Phân xưởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dưới dạng dung dịch. Sản phẩm của phân xưởng này được đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x 10ống. Để phục vụ sản xuất, phân xưởng cũng được lắp đặt hai dây chuyền sản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml, 5ml và 10ml. Phân xưởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì trước khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông. Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xưởng lại được tổ chức thành các tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng. Phân xưởng thuốc viên gồm: tổ pha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm. Phân xưởng thuốc tiêm gồm: tổ pha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm. Các thành viên trong phân xưởng gồm có: Quản đốc: là người đứng đầu phân xưởng, có trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xưởng. Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính. Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá trình làm việc của công nhân đồng thời là người giúp việc cho quản đốc, đặc biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xưởng. Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình sản xuất thành phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xưởng theo yêu cầu của phòng Kỹ thuật. Kỹ thuật viên cũng là người tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật của vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Công nhân: là những người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một mắt xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín. Công nhân là đối tượng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền lương, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lương. Hiện tại, hai phân xưởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang được đầu tư, cải tạo, nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàn tự động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất. Trong thời gian tới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nước phương Tây, nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh được tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễn công tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính... mà còn về quy chế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuất đặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dưới hai dạng sản phẩm chủ yếu, Xí nghiệp Dược phẩm 120 tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý với quy mô nhỏ, tương đối gọn nhẹ. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban. Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Bí thư Đảng uỷ Ban chính trị Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng Hành chính Ban thị trường Phòng Kế hoạch Phòng tài chính Phòng kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật Giám đốc: người có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị. Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lập và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chính trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu. Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất. Phó giám đốc trong một số trường hợp có toàn quyền quyết định phê chuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứng từ vật tư (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắn chu kỳ tuần hoàn vốn. Phòng Hành chính: được thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp trong công tác hành chính hậu cần như văn thư, lễ tân, tiếp khách làm việc, công vụ, công tác y tế bảo vệ. Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản của phòng cũng như nơi tiếp khách. Họ là những người có vai trò mở đầu cho một quá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với tư cách là chủ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính. Họ cũng là người trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc như: Giấy đề nghị tạm ứng,... và tham gia vào quá trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủ quỹ, Thủ kho. Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật tư cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu được giao và hợp đồng với khách hàng, tham mưu trong xây dựng định hướng phát triển ngắn hạn và dài hạn. Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đến vật tư, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến người có nhu cầu, có trách nhiệm sản xuất. Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từ theo quy định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnh hóa công tác quản lý tài chính. Ban Thị trường: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp thị, quan hệ ngoại giao mở rộng thị trường. Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị trường có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trường chuyển chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tài chính. Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra, theo dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tài chính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thời tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếp nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luân chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ để tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lưu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp và kiểm tra tình hình tài chính. Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích chất lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩm sau khi sản xuất. Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn bộ chứng từ cho một đối tượng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lượng, tạo điều kiện cho công tác luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ. Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời hướng dẫn xây dựng cũng như theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm. Công tác quản lý tài chính được phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơn vị. Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn nghệ trong toàn Xí nghiệp. Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã lập và luân chuyển đến phòng Tài chính. Như vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dưới, bảo đảm tính liên tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực. Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng như trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất tại phân xưởng nhưng không có quyền ra lệnh cho các phân xưởng. Tất cả hoạt động được thực hiện theo lệnh của giám đốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên. Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dược phẩm 120 nêu trên, có thể nói, để cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấy chục năm hình thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải có rất nhiều đổi mới và hoàn thiện về mọi mặt. Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các Thông tư sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dược phẩm 120 đã có rất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tất yếu hiện nay. Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp được thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Trong đó, hệ thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phương tiện và con người để hoàn thiện khối lượng công tác kế toán. Báo cáo Hiện nay, Xí nghiệp Dược phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòng Tài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toán ứng dụng: BSC - EFFECT. Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệ thống chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán được thể hiện trên máy theo từng phần hành, trong đó người làm kế toán bằng máy tính có thể xem, sửa, in theo các tiêu chí mà máy có như: mã chứng từ, thời gian phát sinh chứng từ, nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết, báo cáo tổng thể hay bộ phận. Đây là những tính năng vượt trội so với kế toán thủ công. Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng như kết xuất báo cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuy nhiên, để phù hợp với hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng ký với Bộ Tài chính, phần mềm đã được thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp quy trình chung của cách tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Sổ sách và báo cáo được thiết kế và hoàn thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy. Sơ đồ 8: Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 Chứng từ Xử lý chứng từ Sổ quỹ Các phần hành Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Sổ tổng hợp Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Báo cáo Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp được chia thành các phần hành, mỗi phần hành cụ thể hoá khối lượng công tác kế toán cho một đối tượng cụ thể. Hiện tại, kế toán Xí nghiệp có các phần hành sau: Kế toán tài sản cố định Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp Phần mềm trên máy tính cũng được thiết kế các phần hành tương ứng để phù hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp. Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công tác kế toán trên máy trước hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp với đặc điểm đối tượng được tổ chức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổ chức. Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dược có đặc tính đặc biệt, có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con người, giá bán lại ít biến động trên thị trường. Do vậy, số lượng, chất lượng của yếu tố đầu vào cũng như yếu tố đầu ra của Xí nghiệp đòi hỏi có công tác kế toán và kiểm tra kế toán khoa học, chính xác để ổn định giá cả sản phẩm, giữ vững uy tín của đơn vị, của Tổng Công ty và ngành Công nghiệp Dược. Ví dụ với phần hành kế toán vật liệu, kế toán viên không những có chuyên môn về nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức căn bản về các loại vật liệu. Vật liệu sản xuất tân dược phải bảo đảm đúng yêu cầu, tiêu chuẩn về số lượng, chủng loại, chất lượng và đặc biệt là hàm lượng và thời hạn sử dụng. Muốn vậy, vật liệu trước mua về trước khi sản xuất cũng như khi sản xuất, Xí nghiệp luôn phải có sự kiểm tra, theo dõi, kiểm định thật chính xác về tất cả các yêu cầu, tiêu chuẩn này của từng loại vật liệu. Hiện nay, vật liệu dùng cho sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu mua ngoài, các loại hoá chất phần lớn là hàng ngoại nhập mua của các Công ty Dược phẩm đã được Bộ Y tế và Bộ Thương mại kiểm duyệt cấp giấy phép như: Công ty Dược phẩm TWII, Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội..., còn các loại phụ gia khác mua của các Công ty có uy tín trong nước. Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp, vốn tự có và vốn vay của ngân hàng. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán. Quy trình được bắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa các phòng (ban), cập nhật số liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các bút toán định khoản, kết chuyển và phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuất các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và báo cáo kế toán theo yêu cầu. Nhìn chung, chu trình kế toán trên máy như sau: Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối Tổ chức công tác kế toán theo các bước cụ thể sau: Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu: Tổ chức phân loại và đánh giá đối tượng hạch toán: Đối với mỗi đối tượng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theo yêu cầu sử dụng và quản lý. Tài sản cố định được phân loại theo từng phân xưởng, từng tổ sản xuất...; thành phẩm được phân loại theo công dụng và hình thái vật chất; các nghiệp vụ thanh toán được phân loại theo hình thức thanh toán là tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay trả chậm...Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại nhiều, thành phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá rất khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp được tiến hành dựa trên tính chất và vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất. Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của Xí nghiệp được phân chia làm 5 loại: Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là các loại thuốc phòng chữa bệnh như: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin, Novocain, Lidocain... Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid... Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: gồm các loại như cầu dao điện, dây coroa, vòng bi... Bao bì đóng gói: được xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm một phần khá quan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ như đóng 10 viên/1 vỉ, 10 vỉ/1 hộp, 10 hộp/1 kiện..., hơn nữa chi phi bao bì là khá lớn bởi không những gồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chi phí in ấn, thiết kế mẫu mã. Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theo dõi vật liệu, các loại vật liệu được dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu: Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dược khác. Kho có 2 gian: 1 gian để các loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thường và tá dược khác. Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế. Tại các kho, vật liệu được bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúng yêu cầu về điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trường...bảo đảm vật liệu giữ nguyên phẩm chất khi xuất kho đưa vào sản xuất. Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dược phẩm 120 thường tiến hành chủ yếu đối với vật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành. Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho. Việc tính giá này được thực hiện trên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp được xác định chủ yếu dựa vào giá mua thực tế vật liệu mua ngoài. Chí phí vận chuyển do đơn vị bán chịu và nó được tính luôn vào giá của vật liệu mua về. Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoá đơn là 850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%. Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệu mua về và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đó cũng là giá trị để ghi vào sổ kế toán vật liệu. Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vật liệu được tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ được dùng để tính giá trị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bình quân mới. Đây là phương pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giá bình quân là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Vật liệu Erythromycin tồn kho cuối tháng 4 là 250 kg với đơn giá bình quân 810.000 đồng/1 kg. Ngày 10/5/2001, theo Phiếu nhập kho số 05, Xí nghiệp nhập 150 kg Erythromycin mua của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội với đơn giá 850.000 đồng/1 kg. Vì vậy, giá thực tế của vật liệu xuất kể từ ngày 10/5/2001 đến ngày nhập hàng lần sau được xác định như sau: Giá thực tế 150 x 850.000 + 250 x 810.000 bình quân 1 kg = ------------------------------------------- = 825.000 vật liệu xuất 150 + 250 Tổ chức chứng từ: Mỗi kế toán phần hành có nhiệm vụ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài hay phòng (ban) khác, luân chuyển chứng từ đến người có nhu cầu, lưu 1 liên của chứng từ để ghi sổ kế toán đồng thời bảo quản, lưu trữ. Danh mục chứng từ được lập tại mỗi phần hành gồm: Kế toán tài sản cố định: Thẻ tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản kiểm kê trang thiết bị-máy móc-nhà xưởng Kế toán tiền lương và BHXH: Bảng thanh toán tiền lương Danh sách lao động và quỹ lương trích nộp BHXH Bảng thanh toán trợ cấp ốm đau thai sản. Kế toán thanh toán: Phiếu thu Phiếu chi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Kế toán giá thành và kế toán tổng hợp không lập chứng từ mà chỉ tiếp nhận các chứng từ được luân chuyển đến phục vụ công tác ghi chép và tổng hợp. Riêng phần hành kế toán vật liệu, chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất không được lập tại Kế toán vật tư mà được lập tại phòng Kế hoạch. Tổ chức chứng từ nhập vật tư: - Loại chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp Chứng từ vật tư: Phiếu kiểm nghiệm Phiếu nhập kho MS01-VT - Quy trình luân chuyển: Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập vật liệu Người nhận hàng Ban kiểm nghiệm Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ (1) (2) (3) nhập kho Đề nghị nhập Lập Phiếu Lập Phiếu nhập kho kiểm nghiệm ...Thủ kho Kế toán vật liệu (4) (5) Bảo quản lưu trữ ... Nhập kho Ghi sổ (1) Khi vật liệu được chuyển đến Xí nghiệp, nhân viên tiếp liệu mang theo hoá đơn GTGT và mời Ban kiểm nghiệm xuống kho kiểm nghiệm vật liệu mua về. (2) Tại kho, Ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng, chủng loại, hàm lượng, thời hạn của vật liệu; người giao hàng và thủ kho kiểm tra số lượng bằng phương pháp kiểm kê. Sau khi được sự thống nhất của ba bên, Ban kiểm nghiệm lập Phiếu kiểm nghiệm... (3) Cán bộ phòng Kế hoạch căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm mà nhân viên nhập liệu mang đến để viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch, liên 2 chuyển cho thủ kho, liên 3 giao cho người nhập liệu giữ làm căn cứ nhập kho vật liệu Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTGTKT - 311 Hoá đơn (GTGT) (Liên 2 giao khách hàng) Ngày 10 tháng 5 năm 2001 NQ: 005087 Đơn vị bán hàng: Công ty Dược phẩm và thiết bị y tế Hà Nội Địa chỉ: Số 2 Hàng Bài Hà Nội Điện thoại: MS: 0100109699 Họ tên người mua hàng: Đ/c Phương Đơn vị: XNDP120 Địa chỉ: Số 8 Tăng Bạt Hổ Hình thức thanh toán: Séc/ tiền mặt Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Erythromycin kg 150 850.000 127.500.000 Cộng tiền hàng: 127.500.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 6.375.000 Tổng cộng: 133.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi ba triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2: Phiếu kiểm nghiệm Công ty Dược và trang thiết bị y tế quân đội Xí nghiệp Dược phẩm 120 Phiếu kiểm nghiệm Số 32 Tên mẫu kiểm nghiệm: Erythromycin Nơi lấy mẫu: Kho B-XNDP120 Số sản xuất: 04-010-080 Ngày lấy mẫu: 10/5/2001 Nơi sản xuât: Cty Dược và vật tư y tế CL Người lấy mẫu: DS Thanh Hạn dùng: 5-2005 Quy cách đóng gói: mỗi kiện 50 kg Số lượng: Nhận xét cảm quan: Yêu cầu kiểm nghiêm: Chất lượng Thử theo tài liệu: tiêu chuẩn cơ sở Kết quả kiểm nghiệm Yêu cầu Kết quả Tính chất: Không màu, vị đắng Đúng Độ tan rã: không quá 14 phút Đạt 8 phút Khối lượng trung bình:... Đúng Định tính: ... Đúng Kết luận sau kiểm nghiệm: Dùng được Ngày 10 tháng 5 năm 2001 Kiểm nghiệm viên T/P Kiểm nghiệm Giám đốc Biểu số 3: Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 10 tháng 5 năm 2001 Số 05 Họ tên người giao hàng: Đ/c Phương Nợ TK: 152 HĐ số: 0225 ngày 29/4/2001 Nợ TK: 133 Nhập tại kho Hoá chất: Đ/c Hoan Có TK: 111 Cơ sở giao hàng: Công ty Dược phẩm và trang thiết bị y tế Hà Nội STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Erythromycin E001 kg 150 850.000 127.500.000 x Cộng x x 150 x 127.500.000 Phụ trách cung tiêu Giám đốc Người giao Thủ kho (4) Thủ kho sau khi cùng người giao hàng ký vào Phiếu nhập kho thì tiến hành nhập kho vật liệu. Căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho ghi sổ kho và chuyển chứng từ cho Kế toán vật liệu. (5) Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ. Sau khi thực hiện định khoản và phân loại chứng từ, Kế toán ghi giá trị vào cột đơn giá và thành tiền, cập nhật số liệu vào máy để tự động lên Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp. Tổ chức chứng từ xuất vật tư: - Loại chứng từ sử dụng: Chứng từ mệnh lệnh: Đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất. Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho - Quy trình luân chuyển: Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất vật liệu Phòng Kế hoạch Thủ trưởng đơn vị Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ (1) (2) (3) nhập kho Lập kế hoạch xuất Ký duyệt lệnh xuất Lập Phiếu xuất kho ...Quản đốc Thủ kho Kế toán vật liệu (4) (5) (6) Bảo quản lưu trữ ...Đề nghị xuất Xuất kho Ghi sổ (1) Căn cứ vào đơn đặt hàng, kế hoạch của cấp trên và định mức tiêu hao mà phòng Kỹ thuật đã tính toán, phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản xuất cụ thể để trình giám đốc phê duyệt. (2) Căn cứ vào Bản kế hoạch, thủ trưởng đơn vị ký duyệt lệnh xuất. (3) Phòng Kế hoạch lập Phiếu xuất kho giao cho quản đốc thực hiện. Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch, liên 2 và 3 giao cho quản đốc, liên 3 do thủ kho giữ để ghi sổ. Cán bộ lập phiếu chỉ ghi số lượng xuất và cột số lượng. Biểu số 4: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 12 tháng 5 năm 2001 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng viên Nợ TK: 621 Lý do xuất kho: KHSX Erythromycin 50 kg Có TK: 152 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Erythromycin E001 kg 50 50 825.000 41.250.000 x Cộng