Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm

đối chiếu só liệu thường xuyên với phong kinh doanh và với thủ kho. Cuối tháng kế toán tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan, định kỳ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho. * Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng , giảm tài sản cố định, lập báo cáo tổng hợp, chi tiét về TSCĐ cuả công ty. Giám sát thanh lý, nhượng bán TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ. * Kế toán tiền lương và BHXH: Theo dõi việc tính toán tiền lương, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty . Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lương, lập bảng phân bổ số 1,.. và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp. * Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty, mở sổ quỹ theo dõi thu , chi tiền mặt. Hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách, thanh toán tạm ứng… * Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, kế toán tién hành vào sổ tập hợp chi phí sản xuất , phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. * Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ. Mỏ sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm sau đó theo dõi, vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. * Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có. Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt tại quỹ, phải tìm nguyên nhân và dề ra biện pháp xử lý. * Nhân viên kinh tế phân xưởng: được biên chế trực tiếp dưới hai phân xưởng sản xuất nhưng về nghiệp vụ thì chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng . Nhân viên kinh tế có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra, cập nhật, tổng hợp số liệu về lao động tiền lương. Cuối tháng, tổng hợp báo cáo về phòng kế toán. Sơ đồ 9 : tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cơ khí may Gia Lâm Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán VT, sản phẩm, HH Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Nhân viên hạch toán kinh tế 4. Hình thức kế toán, chứng từ, sổ sách sử dụng trong công tác kế toán. Công ty cơ khí may Gia Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt May Việt Nam. Tại công ty, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật kí chứng từ và công ty đã sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán được tiến hành song song. Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu được chính xác, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán. Mọi công việc kết xuất, tổng hợp, tính toán, lấp các biểu bảng đều được thực hiện bởi chương trình kế toán trên máy vi tính. Do đó, quy trình ghi sổ kế toán chỉ bao gồm hai bước cơ bản là: căn cứ trên các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ rồi nhập dữ liệu trên các chứng tư này vào máy, sau đó xử lý dữ liệu theo chương trình trên máy và in các chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định. Nội dung công tác kế toán bằng máy bao gồm: Trước tiên, đó là khâu tổ chức lập và luân chuyển chứng từ. Sau đó tổ chức xử lý chứng từ theo các bước: phân loại chứng từ, sắp xếp thành một bộ phận các chứng tù có liên quan thuận tiện cho việc xử lý, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ. Máy sẽ tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình đã định đẻ có thông tin tổng hợp trên tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính. Các thông tin này có thể được hiển thị trên màn hình và in ra giấy. Đến kỳ lập báo cáo, kế toán xử lý dữ liệu theo chương trình trên máy : tổng hợp, kết chuyển các tài khoản tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng( được kế toán trưởng kiểm tra) đúng khớp với chứng từ gốc thì in số sách theo qui định của công ty và các báo cáo tài chính theo qui định chung. Đây là ưu điểm của công tác kế toán bằng máy. Sổ sách kế toán được sử dụng taị công ty theo hình thức NKCT bao gồm: NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái. Về mặt hạch toán , nguồn số liệu được luân chuyển theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cơ khí may gia lâm Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký Chứng từ Sổ cái Báo cáo Kế toán Thẻ(sổ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Đối với phần hành vật liệu , các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty bao gồm: + Phiếu nhập kho. + Thẻ kho. + Biên bản kiểm kê vật tư . + Sổ chi tiết vật liệu + Biên bản kiểm nghiệm vật tư . + Bảng phân bổ vật liệu . + Thẻ kho. + Sổ cái TK 152 + Bảng kê 3, 4, 5, 6 + NKCT số 5 và các NKCT liên quan Sơ đồ 11: Hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cơ khí may gia lâm Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Nhật ký chứng số 5 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK152 Báo cáo Chứng từ nhập Nhật ký chứng từ khác Thẻ kho Sổ chi tiết TK 331 Sổ chi tiết vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II. Đặc điểm tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm 1. Đặc điểm chung và phân loại vật liệu ở công ty: Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngành may và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá, cũng rất khác nhau. Hơn nữa vật liệu lại chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty( khoảng 60%). Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất , do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu . Để thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý vật liệu, công ty đã phân loại vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau. Việc phân loại này căn cứ vào vai trò , tác dụng của vật liêu trong sản xuất .Qua phân loại, vật liệu của công ty được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: gang, thép, sắt, gỗ… + Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm như dầu mỡ, que hàn , ốc vít, giẻ lau , bao bì… + Nhiên liệu: gồm than đá, hơi đốt,… + Phụ tùng thay thế: là những chi tiết , phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện vận tải, máy móc sản xuất như vòng bi, dây đai, mỏ hàn… + Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình sản xuất được công ty thu hồi để bán như đề xê sắt thép các loại… + Bao bì đóng gói và vật liệu khác: bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm, dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp… Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ thẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất. Biểu số 2 Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Tài Khoản Ghi chú 021015 Thép lá CT3 S = 1,5mm Kg 1521 021020 Thép lá CT3S = 2mm Kg 1521 031025 Que hàn điện kg 1522 130011 Sơn tĩnh điện màu kem Kg 1522 131051 GASS(loại 49kg/ bình ) Bình 1523 156001 Vòng bi 6001 Vòng 1524 Việc quản lý vật liệu tai công ty được thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu .Vật liệu mua về sau khi đã đựoc kiểm nghiệm về số lượng chất lượng, quy cách, mẫu mã sẽ được phép nhập kho. Vật liệu vào cổng phải có giấy duyệt mua cuả giám đốc hoặc người được uỷ quyền, vật liệu ra cổng phải có phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng với đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm. Trong quá trình sản xuất tại phân xưởng không được để tồn đọng nhiều vật tư ( nếu có phải nhập lại kho để bảo quản). Công ty cơ khí may Gia Lâm sử dụng trên 100 loại vật tư với đủ chủng loại, tính năng khác nhau. Hiện nay công ty tổ chức hệ thống kho như sau: + Kho vật liệu chính + Kho vật liệu phụ + Kho nhiên liệu + Kho phế liệu + Kho phụ tùng thay thế + Kho vật liệu khác + Kho bán thành phẩm Đối với công tác định mức tiêu hao vật tư, công ty có một bọ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện. Hệ thống định mức được xây dựng căn cứ vào bản vẽ thiết kế của phòng kĩ thuật, sản xuất thử và được lưu tại bộ phận cấp phát vật tư của phòngkinh doanh. 2. Tính giá vật liệu tại công ty: Giá thực tế vật liệu nhập kho: * Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho = Gía mua trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu ( nếu có ) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ Theo quy định của phòng kinh doanh, chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức. * Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho được tính theo giá thanh toán với người nhận gia công. * Vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất : Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thành công xưởng cuả vật liệu đó. *Phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho là giá bán ước tính theo mặt bằng thị trường. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Công ty sử dụng giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, kế toán phải xác định chính xác giá thực tế vật liệu nhập kho của từng lần nhập. Cuối kỳ , tính ra đơn giá xuất theo công thức: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lưọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 3.Thủ tục nhập , xuất vật liệu và hạch toán ban đầu: * Thủ tục nhập kho vật liệu: Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và được thu mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Thủ tục thu mua và nhập kho vật liệu được tiến hành tại công ty như sau: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, định mức vật tư kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua vật tư và trình giám đóc duyệt. Sau khi được duyệt, phòng kinh doanh cử cán bộ mua hàng đi khảo sát giá để quyết định lựa chọn nhà cung cấp, kí kết mua hàng hoặc lấy giấy báo giá rồi làm thủ tục xin mua vật tư . Nếu mua vật tư với số lượng lớn thì phòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật tư theo phương thức mua tại cửa kho, người bán sẽ chở vật tư đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa hai bên. nếu mua vật tư với số lượng nhỏ, cán bộ mua vật tư làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật tư và sau khi vật tư đã đựoc kiểm nhậnvà nhập kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định. Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việc mua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của người bán hoắc hợp đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật tư của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trước khi nhập kho. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất như trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư ( nếu có) phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật tư (3 liên - đặt giấy than viết 1 lần). Phụ trách phòng kinh doanh kí tên và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật tư . căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng kí vào từng liên. Trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phong kinh doanh biết. Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của người phụ trách phòng kinh doanh, nguời giao hàng, người nhận hàng, thủ kho giao cho người giao hàng một liên kèm theo hoá đơn bán hàng để lảm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ, 1 liên còn lại cùng với biên bản thừa ( thiếu) vật liệu ( nếu có) gửi về phòng kinh doanh. ở phòng kinh doanh, sau khi nhận được phiếu nhập kho chuyển lên, thống kê vật tư sẽ vào thẻ kho theo số lượng thực nhập. Cuối tháng cùng so sánh với thẻ kho của thủ kho và kế toán vật liệu để kiểm tra cho từng loại vật liệu. Biểu số 3 Công ty cơ khí may Gia Lâm Giấy đề nghị mua vật tư Số: 01/KD Đơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh I/ Lý do đề nghị mua vật tư: Số TT Tên, loại sản phẩm, hàng hoá Số lượng Số hợp đồng, đơn đặt hàng 1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kéo ( 1.5m x 0,8m x 0,6m ) 1000c HĐ số 01/KD ngày 06/01/2002 II/ Vật tư cần mua: TT Tên, loại vật tư ĐV Số lượng cần dùng Số lượng tồn ở kho Số lượng cần phải mua 1 2 3 4 5 6 Thép lá CT3 S =1,5mm Thép lá CT3 S =2mm Que hàn điện f 2,5mm Bột sơn tĩnh điện GASS (49Kg/bình) Vòng bi 6001 Kg Kg KG Kg Bình Vòng 60.000 40.000 500 2.000 100 20.000 15.000 10.000 50 200 10 2.000 45.000 30.000 450 1.800 90 18.000 Ngày 2 tháng 01 năm 2002 Giám đốc duyệt T.phòng Kinh doanh Ký Ký Biểu số 4 Công ty cơ khí may Gia Lâm Giấy xin mua vật tư Số: 12/KD-MVT Đơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh Căn cứ vào nhu cầu vật tư dùng cho sản xuất và giấy đề nghị mua vật tư số 01/KD ngày 2/01/2002 đã được giám đốc duyệt. Căn cứ vào giá cả thị trường mà phòng Kinh doanh đã khảo sát. Phòng Kinh doanh đề nghị giám đốc cho mua các vật tư sau đây: TT Tên loại vật tư ĐV tính SL Đơn giá Số tiền Thuế VAT Địa chỉ người bán 1 2 3 4 5 6 Thép lá CT3 S = 1,5mm Thép lá CT3 S = 2mm Que hàn điện f 2,5mm Bột sơn tĩnh điện GASS (49Kg/bình) Vòng bi 6001 . . . . Kg Kg KG Kg Bình Vòng . . . 10.000 12.000 180 700 10 7.000 . . . 6.200 6.000 8.000 52.000 280.000 3.500 . . . 62.000.000 72.000.000 1.440.000 36.400.000 2.800.000 24.500.000 . . . 6.200.000 7.200.00 144.000 3.640.000 280.000 2.450.000 . . . CT TM Thái Sơn T/trấn Đức Giang CTXNK Số 6 Hai Bà Trưng CTTNHH Đức Việt Cty TNHH SELLGAS CTXNK Số 6 Hai Bà Trưng . . . Giám đốc duyệt Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Ký T.phòng Kinh doanh Ký Đơn vị: Mẫu số: 03 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngaỳ 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 6 tháng 1 năm 1999 Số: 015 Kính gửi: Giám đốc Công ty Tên tôi là: Nguyễn Đăng Dũng Mã số: 1410401 Địa chỉ: phòng Kinh doanh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 28.534.000đ (viết bằng chữ): Hai mươi tám triệu năm trăm ba mươi tư nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua vòng bi 6001 và que hàn điện f 2,5mm. theo giấy xin mua vật tư số 012/KD ngày 15/1/ Thời hạn thanh toán: Sau khi vật tư được nhập kho Công ty. Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sau khi được giám đốc duyệt, cán bộ mua hàng chuyển sang phòng kế toán viết phiếu chi để đi mua hàng. Biểu số 6 Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 02 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính SĐK: 098TM phiếu chi SCT: 080CTM Ngày 6 tháng 1 năm 1999 Nợ: 1410401 Có: 11111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: phòng Kinh doanh Lý do chi: Tạm ứng mua que hàn f 2,5mm và vòng bi 6001 Số tiền: 28.534.000đ (viết bằng chữ): Hai mươi tám triệu năm trăm ba mươi tư nghìn đồng chẵn. Kèm theo: giấy đề nghị tạm ứng (Chứng từ gốc) Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng bạc, đá quý):. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . + Số tiền quy đổi: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Biểu số 7 hóa đơn (GTGT) Mẫu : 01 GTKT-3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) BE/99-B Ngày 7 tháng 1 năm 2002 N°: 0019987 __________________________________________________________ Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại Thái Sơn Địa chỉ: Số 97 thị trấn Đức Giang, Gia Lâm, Hà Nội Số TK:... Điện thoại: . . . . . . . .MS 0 1 0 0 5 0 7 8 8 3 1 __________________________________________________________ Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Ngọc Đơn vị: Công ty cơ khí may Gia lâm Địa chỉ: thị trấn Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội Số TK: 710A.00012 Hình thức T/toán: trả chậm MS 0 1 0 0 1 0 1 2 0 2 1 Số TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Thép lá CT3 S=1,5mm Thép lá CT3 S=2mm Chi phí vận chuyển Kg Kg đ/Kg 10.000 12.000 30 6.200 6.000 660.000 62.000.000 72.000.000 660.000 Cộng tiền hàng 134.660.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 13.466.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 148.126.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm bốn mươi tám triệu một trăm hai mươi sáu ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) (Ký,đóng dấu, họ tên) Biểu số 8 Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 05 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính SĐK: 098TM biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 7 tháng 1 năm 2002 Số: 03/VT Căn cứ vào Hoá đơn số 019987 ngày 17/1/1999 của Công ty thương mại Thái Sơn. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Đỗ Văn Giang KCS làm trưởng ban Ông : Nguyễn Tuấn Tú P.KD làm uỷ viên Ông : Nguyễn Văn Ngọc P.KD làm uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, SP, HH Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng Từ Kết quả Ghi chú SL đúng qui cách, phẩm chất SL không đúng qui cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 2 Thép CT3 S = 1,5mm Thép CT3 S = 2mm 021015 021020 đo, đếm đo, đếm Kg Kg 10.000 12.000 10.000 12.000 0 0 1.2mx2.4m 1.2mx2.4m ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đảm bảo đúng qui cách, phẩm chất và số lượng theo Hoá đơn. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Biểu số 9 Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 01 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 1 năm 2002 Số: 18/02 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Ngọc Nợ: Thuộc đơn vị: phòng Kinh doanh Có: Theo chứng từ số: HĐ 0019987 ngày 7/1/2002 của: Công ty TM Thái Sơn Nhập tại kho: vật liệu chính Số TT Tên, qui cách vật tư hàng hoá Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.Từ Thực tế 1 2 Thép lá CT3 S=1.5mm Thép lá CT3 S=2mm 021015 021020 Kg Kg 10.000 12.000 10.000 12.000 6.230 6.030 62.300.000 72.360.000 Cộng 134.660.000 (Bằng chữ) : Một trăm ba mươi tư triệu sáu trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. T.phòng Kinh doanh Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) * Thủ tục xuất kho vật liệu : Vật liệu của công ty sau khi được mua về được sử dụng cho mục đích sản xuất (là chủ yếu) và quản lý quá trình sản xuất . Căn cứ vào kế hoạch sản xuất , lệnh sản xuất , bộ phận sản xuất bộ phận sử dụng vật tư làm thủ tục xin lĩnh vật tư bằng sổ xin lĩnh vật tư chuyển trưởng phòng kinh doanh duyệt. Sổ này được để tập trung tại phòng kinh doanh , khi có nhu cầu lĩnh vật tư các bộ phận sử dụng ghi vào sổ trình trưởng kinh doanh duyệt rồi chuyển cho bộ phận viết phiếu.Tuỳ thuộc vào định mức vật tư được duyệt, nhu cầu sử dụng vật tư có hợp lý không và lượng vật liệu tồn kho, bộ phận viết phiếu phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên đặt giấy than viết một lần)) và chuyển xuống cho thủ kho ghi số lượng vật liệu thực xuất. Khi xuất kho vật liệu , thủ kho và người nhận cùng ký xác nhận số lượng vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho. Sau đó thủ kho chuyển một liên lên phòng kinh doanh giữ và làm căn cứ để thống kê vật tư ghi thẻ kho, một liên bộ phận lĩnh vật tư giữ còn một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Biểu số 10 Đơn vị: Công ty cơ khí may Gia Lâm sổ xin lĩnh vật tư Đơn vị lĩnh: phân xưởng số 1 Ngày, tháng Nội dung công việc (LSX) Tên loại vật tư xin lĩnh Số lượng PKD Duyệt 18/1/1999 Làm 100 tủ hồ sơ 5 ngăn kéo (Bộ Nội vụ) Thép lá CT3 S =1,5mm Thép lá CT3 S =2mm Que hàn f 2,5mm 6.000Kg 8.000Kg 50Kg Biểu số 11 Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 02 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Số: 030/02 Họ tên người nhận: Lê Xuân Tuyến Nợ: Thuộc đơn vị: phân xưởng số 1 Có: Lý do xuất: Làm 500 tủ hồ sơ 5 ngăn kéo Xuất tại kho: vật liệu chính Số TT Tên, qui cách vật tư Hàng hoá Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất 1 2 Thép lá CT3 S=1.5mm Thép lá CT3 S=2mm 021015 021020 Kg Kg 6.000 8.000 6.000 8.000 6.230, 25 6.030,5 37.381.500 48.240.000 Cộng 85.625.500 Xuất ngày 9 tháng 1 năm 2002 Phụ trách bộ phận sử dụng P.Kinh doanh Người nhận Thủ kho (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) * Thủ tục nhập xuất vật liệu không qua kho: Trường hợp lắp đặt công trình ở xa trụ sở của công ty: chủ đề taì(người nhận khoán công trình-cán bộ kỹ thuật ) căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết lập dự toán vật tư cho công trình, sau khi đã được giám đốc duyệt, tiến hành mua vật tư tại nơi thuận tiện nhất cho việc vận chuyển cũng như đảm bảo về chất lượng rồi vận chuyển thẳng đến công trình để tiến hành sản xuất, lắp ráp. khi làm xong công trình, chủ đề tài phải lập biên bản bàn giao chi tiết vật tư thực tế đã láp đặt trên công trình(có xác nhận của khách hàng), chuyển các chứng từ cần thiết kèm theo cho phòng kinh doanh làm thủ tục nhập, xuất vật tư theo biên bản bàn giao chi tiết. Còn các thủ tục khác đều giống như các trường hợp nhập xuất tại công ty. 4. Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty: Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành như sau: *Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng . Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập ,xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ , sắp xếp phân loại từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vaò thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho phải phân lọai chứng từ nhập, xuất lập phiếu giao nhận chứng từ . Khi giao chứng từ cho kế toán vật liệu , thủ kho và kế toán vật liệu cùng ký vào sổ giao nhận chứng từ do thủ kho giữ. Biểu số 12 Công ty cơ khí may Gia Lâm Mẫu số: 06 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/1993 Tờ số: 08 Kho vật liệu chính Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: Thép lá CT3 S = 1,5mm Mã vật tư: 021015 Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Ngày tháng nhập xuất Nhập Xuất Tồn Xác nhận của kế toán Nhập Xuất Tồn 1/1/2002 kg 11.000 18/02 Anh Ngọc nhập Kg 21.000 30/02 Anh Tuyến PX 1 6.000 15.000 38/02 Anh Tuyến PX 1 21/1 5.000 11.000 27/02 Anh Ngọc nhập 30/1 3.000 13.000 Cộng phát sinh 13.000 11.000 Tồn cuối tháng 13.000 Biểu số 13 Phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) (đóng thành sổ) Kho vật liệu chính Số hiệu chứng từ Số danh điểm VT Đơn vị tính Số lượng vật tư Thành tiền Ký nhận Số ngày tháng Số lượng nhập Số lượng xuất 18/02 30/02 . . . . . 7/1/2002 9/1/2002 021015 021020 021015 021020 Kg Kg Kg Kg 10.000 12.000 6.000 8.000 62.300.000 72.360.000 37.381.500 48.244.000 Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu ở công ty cũng mở 1 thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại