Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại công ty Than Miền Bắc

của Công ty là kinh doanh than mỏ, chế biến than dùng trong sinh hoạt và công nghiệp; vận tải và kinh doanh vận tải thuỷ bộ; kinh doanh khách sạn, du lịch; kinh doanh các mặt hàng ăn uống, rượu, bia và nước giải khát; kinh doanh nguyên liệu phi quặng và vật liệu xây dựng; kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng; xuất nhập khẩu than và vật tư thiết bị; kinh doanh các ngành nghề khác căn cứ vào năng lực của Công ty, nhu cầu của thị trường và được pháp luật cho phép. Mặc dù Công ty chính thức thành lập và đi vào hoạt động từ năm 1995 nhưng trên thực tế sự phát triển của Công ty lại được kế thừa từ sự hình thành và phát triển của ngành cung ứng than ngay từ những năm đầu thập kỷ 70. Công ty cung ứng than đầu tiên ở Việt Nam nhằm cung cấp than cho một số ngành sản xuất trong nền kinh tế quốc dân đã hình thành trong những năm sau khi Miền Bắc hoàn toàn giải phóng. Lúc đầu là Công ty Cung ứng Than XM thuộc Tổng cục Vật tư. Sau đó từ năm 1969 - 1974 là Cục Than xi măng thuộc Bộ Vật tư. Trong thời gian này Công ty Cung ứng Than XM có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp than cho các nhà máy xi măng trên cả nước theo các chỉ tiêu pháp lệnh. Mặc dù vẫn còn non trẻ nhưng Công ty Cung ứng Than XM đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần quan trọng trong việc cung cấp chất đốt cho ngành sản xuất xi măng nước nhà phát triển. Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành cung ứng than và thực hiện chủ trương của nhà nước về quản lý vật tư theo ngành từ sản xuất đến lưu thông phân phối, Chính phủ đã ra quyết định số 254/CP ngày 25/11/1974 về chuyển giao nhiệm vụ về quản lý cung ứng từ Bộ Vật tư sang Bộ Điện và Than. Bộ Điện và Than đã ra quyết định số 1878 - ĐT/QLKT ngày 09/12/1974 về tiếp nhận các tổ chức quản lý kinh tế chưa chuyên doanh than về thành lập " Tổng công ty Quản lý và phân phối than" thuộc Bộ Điện và Than, chính thức hoạt động từ 01/01/1975. Tổng công ty Quản lý và phân phối than có nhiệm vụ quản lý nhà nước về mặt hàng than và cung ứng than theo chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước trên phạm vi các tỉnh Miền Bắc. Trong thời gian từ 1975 đến 1989 Tổng công ty Quản lý và phân phối than tiếp tục thực hiện chức năng và nhiệm vụ phân phối than cho các ngành kinh tế thuộc khu vực Miền bắc theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước. Trong thời gian này Tổng công ty Quản lý và phân phối than cũng đã thu được những thành tích tốt trong công tác chính là cung cấp than cho các ngành kinh tế như xi măng, điện. Tuy nhiên do chức năng quản lý nhà nước và chức năng phân phối vẫn chưa tách rời nhau nên sự phát triển của Tổng Công ty quản lý và phân phối than còn nhiều hạn chế. Trong giai đoạn này việc cung ứng theo các chỉ tiêu pháp lệnh nên Công ty không phải lo đầu ra của ngành than. Từ năm 1989 đến 1995 Tổng công ty Quản lý và phân phối than được đổi tên thành "Tổng công ty Cung ứng than " thuộc Bộ Mỏ và Than. Từ khi này, chức năng quản lý Nhà nước được tách khỏi nhiệm vụ cung ứng than. Giai đoạn này ngành cung ứng than gặp rất nhiều khó khăn do nhu cầu tiêu thụ than trên thị trường nội địa giảm sút đáng kể mà nguyên nhân chính là do các nhà máy nhiệt điện giảm công xuất xuống chỉ còn 20 - 25%. Năm 1995 Tổng công ty Cung ứng than được tổ chức lại và chia thành ba công ty thực hiện chức năng cung ứng than gồm: Công ty Than miền bắc, Công ty Than miền trung và Công ty Than miền nam. Công ty tiếp nhận hầu hết cơ sở hạ tầng và các đơn vị kinh doanh thuộc Tổng công ty Cung ứng than trước kia. Từ đó đến nay Công ty Than miền bắc là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Than Việt Nam. Tổng công ty Than Việt Nam là Tổng công ty 91 hoạt động chính thức từ năm 1995 . Tổng công ty Than Việt Nam bao gồm các công ty sản xuất , kinh doanh than và các đơn vị sự nghiệp dịch vụ của ngành than. Trong mô hình dây chuyền tổ chức sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Than Việt Nam thì Công ty là mắt xích quan trọng không thể thiếu được trong việc thực hiện chức năng đảm bảo đầu ra tức là khâu tiêu thụ các sản phẩm than mỏ cho Tổng công ty Than Việt Nam. Từ khi thành lập và đi vào hoạt động năm 1995, Bằng việc kế thừa tốt của nền tảng vững chắc mà ngành phân phối than trước kia để lại Công ty tiếp tục từng bước khẳng định vị trí then chốt không thể thiếu được của mình trong nền kinh tế quốc dân nói chung và cho ngành than mà cụ thể ở đây là Tổng công ty Than Việt Nam nói riêng. Sự phục hồi của các ngành tiêu thụ than lớn như xi măng, sắt thép, điện lực, vật liệu xây dựng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết đầu ra của ngành than. Công ty không ngừng đổi mới phương thức sản xuất kinh doanh và phát triển mạnh mẽ qua từng năm. Ngoài việc luôn hoàn thành nhiệm vụ cung ứng than do Tổng công ty Than Việt Nam phân công, Công ty luôn đạt vượt mức kế hoạch về doanh số và thị phần qua từng năm. Từ chỗ năm 1995 lượng than tiêu thụ trên thị trường nội địa năm 1995 chỉ đạt 3 triệu tấn (chiếm 50% thị phần nội địa) thì đến năm 2003 tổng sản lượng than tiêu thụ của Công ty đã lên tới gần 9 triệu tấn than (chiếm 62% thị phần nội địa). Số lượng cơ sở chế biến và kinh doanh than của Công ty cũng được nhân lên và lan rộng ra nhằm cung cấp than trên địa bàn ngày càng rộng lớn. Số lượng cán bộ công nhân viên ở Công ty cũng tăng lên từ lúc chỉ có 766 nhân viên năm 1995 thì hiện nay con số đó đã là 1053 người. Đời sông cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng được cải thiện qua các năm mức thu nhập bình quân năm 2003 đã gấp 2,5 lần năm 1995. Bảng số 7 Một số chỉ tiêu chính về HĐ SXKD từ năm 2001- 2003 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng tài sản Triệu đ 175.558 179.794 204.223 2. Nguồn vốn chủ sở hữu Triệu đ 90.078 92.240 95.581 3. Sản lượng than tiêu thụ Tấn 6.464.350 7.640.360 8.966.700 4. Tổng doanh thu và thu nhập khác Triệu đ 1.939.890 2.368.511 2.869.120 5. Tổng chi phí Triệu đ 1.935.180 2.362.691 2.862.310 6. Kết quả kinh doanh Triệu đ 4.710 5.820 6.810 7. Nộp ngân sách Tr iệuđ 5.600 6.820 7.100 8. Thu nhập bình quân người / tháng 1000.Đ 1.470 1.810 2.100 (*) Nguồn tài liệu: Các báo cáo tài chính năm 2001, 2002, 2003 của Công ty. Cùng với sự tăng trưởng mạnh mẽ của ngành Than từ khi thành lập đến nay Công ty luôn là nhà cung cấp số một các loại than thương phẩm trên thị trường Việt Nam. Sản phẩm của Công ty trên thị trường luôn được đánh giá cao về chất lượng và sự ổn định. Uy tín và thương hiệu của Công ty trên thị trường than Việt Nam ngày càng được khẳng định, đó cũng là một lợi thế quan trọng để Công ty đạt được mục tiêu tăng trưởng và phát triển mạnh qua các năm. Công ty có 10 công ty hạch toán phụ thuộc nằm rải ở các địa bàn từ Hà tĩnh trở ra phía bắc. Các công ty này là các đơn vị trực tiếp thực hiện công tác chế biến và kinh doanh trên các địa bàn được phân công. 2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh Bảng số 8 Danh sách các đơn vị thành viên trực thuộc Công ty Than miền bắc TT Đơn vị Địa chỉ 1 Công ty than Quảng Ninh Số 11 Lê Thánh Tông – Hạ Long - Quảng Ninh 2 Công ty than Hà Nam Ninh Km số 2 đường Ninh Bình - Nam Định 3 Công ty than Hà Nội Số 5 Phan Đình Giót - Thanh Xuân - Hà Nội 4 Công ty than Vĩnh Phú Phường Thanh Miên - Việt Trì - Phú Thọ 5 Công ty than Tây Bắc Phường Hồng Hà - Thành phố Yên Bái 6 Công ty than Bắc Thái Phường Tân Long – Thành phố TháI Nguyên 7 Công ty than Hải Phòng Số 39 đường Trần Phú - Thành phố Hải Phòng 8 Công ty than Thanh Hoá Phường Ngọc Trạo – Thành phố Thanh Hoá 9 Công ty than Nghệ Tĩnh 124 Trần Hưng Đạo – Thành phố Vinh – Nghệ An 10 Công ty than Bắc Lạng Khu I Thị cầu – Thị xã Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh Bộ máy quản lý điều hành của Công ty gồm ban lãnh đạo và các phòng ban nghiệp vụ đóng tại số 5 Phan Đình Giót - Thanh Xuân - Hà Nội là cơ quan đầu não điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Văn phòng Công ty được tổ chức vận hành theo Quyết định số 46/QĐ-TCNS ban hành ngày 11/01/2004 về việc “tổ chức và hoạt động của bộ máy giúp việc Giám đốc Công ty”. Theo đó sẽ có 3 Phó Giám đốc là người trực tiếp chịu sự điều hành của Giám đốc. Mỗi Phó Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về một số lĩnh vực nhất định do Giám đốc phân công. Dưới Giám đốc và các Phó Giám đốc là các phòng ban nghiệp vụ, bao gồm 7 Phòng và Trung tâm Xuất nhập khẩu. Các Phòng và Trung tâm Xuất nhập khẩu chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc và các Phó Giám đốc, có chức năng và nhiệm vụ được quy định chi tiết trong Quyết định định số 46/QĐ-TCNS ban hành ngày 11/01/2004 về việc “tổ chức và hoạt động của bộ máy giúp việc Giám đốc Công ty”. Sơ đồ số 2 Mô hình tổ chức BM quản lý của VP Công ty Than miền bắc Giám Đốc Phó Giám đốc 1 Phòng tài chính Kế tóan Phòng Đầu tư Phòng Thị trường Phòng kiểm toán Phòng Hành chính Phòng Tổ chức nhân sự Phòng Thanh tra Trung tâm Xuất nhập khẩu Phó Giám đốc 3 Phó Giám đốc 2 Sơ đồ số 03 Mô hình tổ chức SXKD Công ty Than miền bắc Ban Giám đốc Công ty Văn phòng Công ty Công ty Than Hà Nội Trạm Than Vĩnh Tuy Trạm Than Cổ Loa Trạm Than Cửa Cấm Trạm Than Giáp Nhị Công ty Than Hải Phòng Trạm Than Máy Chai Trạm Than Vàng Danh Trạm Than Ô Cách Trạm Than Kiến An Công ty Than .. Trạm Than A Trạm Than B Trạm Than .. Trạm Than C 2.1.3. Sản phẩm cung cấp trên thị trường Sản phẩm chính mà công ty cung cấp trên thị trường trong nước và quốc tế là các chủng loại than với chất lượng thương phẩm đa dạng đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế về số lượng và chất lượng. Đặc điểm sản phẩm của Công ty là có rất nhiều chủng loại than khác nhau, số lượng lớn, rất khó khăn trong việc định lượng và đánh giá chất lượng sản phẩm. Đặc biệt việc phân loại các chủng loại than khác nhau không thể nhìn bằng mắt thường mà phải thông qua quy trình lấy mẫu và phân tích kiểm định chất lượng. Bản thân việc lấy mẫu than cũng chỉ cho những thông số chất lượng mang tính tương đối vì những mẫu than được tính đại diện cho cả khối lượng than lớn. Căn cứ để phân loại các sản phẩm than là dựa vào các chỉ tiêu như: cỡ hạt (bán kính tính bằng mm), độ tro (AK), nhiệt lượng (W), chất bốc, tỷ lệ lưu huỳnh, độ ẩm, tỷ trọng; trong đó chỉ tiêu quyết định chất lượng thương phẩm của than chính độ tro(AK). Do đó để phân biệt các loại than trên thực tế người ta phải gắn tên loại than đó với chỉ tiêu độ tro(AK), ví dụ: than cám 6a HG- AK>36%; max 40% được hiểu là than cám 6a được khai thác ở vùng than Hòn Gai, than có độ tro thấp nhất là 36% và cao nhất là 40% tương ứng với đó là các chỉ tiêu kỹ thuật đằng sau khác của than đương nhiên được hiểu là: than có nhiệt lượng từ 4000- 4500 KL/g, độ lưu huỳnh của than cám 6a vùng Hòn Gai. Sản phẩm than mà Công ty cung cấp trên thị trường là than thương phẩm đạt tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và tiêu chuẩn của ngành than. Sản phẩm của Công ty được hình thành từ hai nguồn chính: tổ chức chế biến các loại than bán thành phẩm thành các loại than thương phẩm và nhập mua than thương phẩm của các đơn vị sản xuất than (các Mỏ than) để bán trực tiếp cho khách hàng không thông qua chế biến. Quy trình chế biến than của Công ty được tổ chức đa dạng với nhiều hình thức khác nhau như: Tổ chức sàng tuyển loại bỏ đất đá từ than nguyên khai để tạo ra các loại than khác nhau (than cục xô, than don, than cám); Tổ chức nghiền các loại than có cỡ hạt to để tạo ra loại than có cỡ hạt thích hợp (ví dụ: nghiền than cám 6a Hòn Gai có cỡ hạt 10-15mm thành than có cỡ hạt 2-5mm để bán cho các nhà máy gạch công nghệ tunel- bởi đặc điểm của công nghệ lò gạch tunel là phải đốt than có cỡ hạt càng nhỏ càng tốt) , tổ chức chế biến than cám với đất sét để tạo ra than sinh hoạt (than tổ ong, than nhào), tổ chức trộn các loại than có chất lượng khác nhau để tạo ra một loại than cụ thể có chất lượng phù hợp (ví dụ: trộn hai loại than cám 4a và than cám 6a với tỷ lệ thích hợp để tạo ra loại than cám 5a - phù hợp nhu cầu của một số công ty xi măng lò đứng). 2.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị là toàn bộ các định chế, các phương pháp, trình tự kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc quản lý là: điều khiển và quản lý hoạt động kinh tế, hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả; mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó; phát hiện kịp thời những rắc rối trong hoạt động, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong việc sử dụng các nguồn lực. Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi 3 yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và các thủ tục kiểm soát. Trong đó kiểm toán nội bộ là một bộ phận trong môi trường kiểm soát chung. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên và toàn bộ hoạt động của đơn vị. 2.1.4.1 Môi trường kiểm soát Quan điểm xuyên suốt của ban giám đốc Công ty trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong mọi trường hợp là “an toàn và hiệu quả”. Trong đó mục tiêu “ an toàn” luôn được đặc biệt chú ý hơn cả. Chính quan điểm này đã khiến ban giám đốc Công ty thường có thái độ dè dặt và thận trọng trong hầu hết các tình huống ra quyết định. Tuy nhiên, do đặc thù của Công ty là gồm nhiều công ty trực thuộc nằm dải trên địa bàn rộng lớn nên cơ cấu quyền lực của Công ty được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý (các giám đốc các công ty trực thuộc có quyền tự quyết các vấn đề thuộc đơn vi phụ trách trong phạm vi cho phép). Về cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý của Công ty đã đảm bảo được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của mình. Các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty đã đảm bảo tính độc lập tương đối. Tuy nhiên sự phân chia chức năng nhiệm vụ của một số bộ phận vẫn chưa thật sự sát và đầy đủ nên trong một số trường hợp các bộ phận thực hiện chồng chéo nhau. Về chính sách nhân sự. Công ty rất quan tâm đến công tác tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo và nâng cao trình độ của các nhân viên. Việc khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên cũng được diễn ra nghiêm túc, rõ ràng hàng quý thông qua quy chế khen thưởng đã được xây dựng. Việc đề bạt cán bộ trong Công ty theo đúng các thủ tục trình tự quy định, trong đó yếu tố không thể thiếu được của những cán bộ được đề bạt là năng lực công tác. Với chính sách nhân sự hợp lý này, Công ty luôn có một không khí làm việc nhiệt huyết và các cá nhân phát huy khá tốt trong việc đảm nhiệm các vị trí được phân công. Công tác xây dựng và triển khai kế hoạch ở Công ty được thực hiện theo đúng quy trình khoa học. Các bản kế hoạch về sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính luôn mang tính thực tế. Trong hệ thống kế hoạch của Công ty hiện đang thực hiện gồm chiến lược phát triển 10 năm, kế hoạch 5 năm, kế hoạch hàng năm, kế hoạch điều hành hàng quý. Bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty nhìn chung họat động chưa hiệu quả nên tác dụng của nó đến hoạt động điều hành quản lý ở Công ty còn hạn chế. Mặc dù bộ phận kiểm tóan nội bộ trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty nhưng chưa phát huy hết chức năng của mình do còn hạn chế ở nhiều mặt như tổ chức bộ máy, nhân sự, cung cách làm việc. Ngoài ra Công ty còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài trong đó nhân tố quan trọng nhất là mối quan hệ với cơ quan quản lý cấp trên mà trực tiếp là Tổng công ty Than Việt Nam. Công ty là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước và chịu sự điều chỉnh theo các quy định khác của pháp luật. Ngoài ra Công ty còn là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Than Việt Nam, chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Than Việt Nam về các mặt: Nhân sự cấp cao của Công ty (giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng); kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm về sản lượng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nghĩa vụ nộp ngân sách, nghĩa vụ nộp cấp trên, lao động, tiền lương; các quy định nội bộ khác của Tổng công ty than Việt Nam về quy chế đầu tư xây dựng cơ bản, quy chế kiểm toán nội bộ, quy chế tiêu thụ than. 2.1.4.2.Tổ chức kế toán tại Công ty 2.1.4.2.1.Tổ chức công tác kế toán - Phương pháp kế toán. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Việc xác định giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền theo kỳ hàng tháng với từng chủng loại than ở từng kho than khác nhau. Hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ theo phương pháp tập hợp chi phí và phân bổ. Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, phát hành hóa đơn bán hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Tài sản cố định và khấu hao. Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và giá trị tăng thêm do đánh giá lại tài sản (-) khấu hao lũy kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng với thời gian sử dụng ước tính phù hợp với Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày12/12/2003 của Bộ Tài chính. - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. Công ty tuân thủ mọi quy định về hệ thống chứng từ kế toán quy định tại Quyết định 1141/ QĐ - BTC ngày 1/11/1995; Quyết định 167/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 về việc “Ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp” và sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 về việc “Hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính” của Bộ Tài chính; Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 về việc “ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 2)”; Quyết định 1195/QĐ-HĐQT ngày 25/10/2001 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Than Việt Nam về việc “Ban hành chế độ kế toán áp dụng trong Tổng công ty Than Việt Nam”. - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Công ty đang thực hiện hệ thống tài khoản của Tổng công ty than Việt Nam theo Quyết định số 1195/QĐ- HĐQT ngày 25/10/2001 của Tổng công ty than Việt Nam đã được Bộ Tài chính phê duyệt. Đông thời có chỉnh điều chỉnh bổ sung phù hợp với Thông tư 89/2002/TT-BTC ban hành ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính về việc “Hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính”. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ, vừa kết hợp thủ công với máy tính. - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Công ty tổ chức hệ thống báo cáo kế toán theo Quyết định số 167/2000/ QĐ- BTC ngày 25/ 10/ 2000 và sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài Chính; Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 về việc “ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 2)”; Quyết định số 1195/ QĐ - HĐQT ngày 25/ 10/ 2001 của Tổng công ty Than Việt Nam. - Kiểm kê tài sản. Cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính năm Công ty tổ chức kiểm kê toàn bộ tài sản của Công ty. Sau khi kiểm kê tài sản, Công ty lập báo cáo kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, Công ty sẽ xác định nguyên nhân và sử lý sau đó phản ánh số chênh lệch và kết quả sử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Công ty tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán gọn gàng và theo đúng với điều 40 của Luật kế toán về việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán và Quyết định sô 894/QĐ-VP của Giám đốc Công ty ban hành ngày 16/12/2003 về việc “Quy định lưu trữ công văn, tài liệu tại Công ty”. 2.1.4.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán Bộ máy kế toán Công ty được tổ chức theo mô hình phân tán. Trên Văn phòng Công ty có phòng kế toán riêng, dưới các đơn vị trực thuộc có phòng kế toán riêng. Phòng kế toán ở Văn phòng Công ty có 6 người làm công tác kế toán bao gồm một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán và bốn chuyên viên khác. Tất cả các nhân viên thuộc Phòng kế toán ở Văn phòng Công ty đều có trình độ đại học về chuyên ngành kế toán tài chính. Phòng kế toán ở Văn phòng Công ty có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán từ các báo cáo tài chính từ các công ty trực thuộc gửi lên theo định kỳ hàng quý một lần; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp của Công ty; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị của Công ty. Ngoài ra, Phòng kế toán ở Văn phòng có nhiệm vụ hướng dẫn chỉ đạo về chuyên môn đối với các phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Mỗi đơn vị trực thuộc lại có một phòng kế toán riêng. Phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc cũng gồm có kế toán trưởng, phó phòng kiểm toán và các kế toán viên. Tùy thuộc vào đặc thù của từng công ty trực thuộc mà số lượng nhân viên phòng kế toán là khác nhau. Bản thân trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán ở mỗi công ty trực thuộc lại có sự khác biệt. Có công ty thì số cán bộ làm kế toán có độ tuổi nghề trung bình cao, có nơi chỉ số đó lại thấp. Những đặc điểm đó cũng ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ở từng công ty. Phòng kế toán ở các công ty trực thuộc có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Hàng quý phòng kế toán ở các công ty trực thuộc phải lập báo cáo quyết toán tài chính gửi về Công ty. Ngoài ra phòng kế toán ở các công ty trực thuộc cũng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các khỏan thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị của ban giám đốc ở dưới công ty trực thuộc. 2.1.4.3 Thủ tục kiểm soát Công ty đã có những chính sách, thủ tục để đảm bảo những họat động cần thiết sẽ được thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Các chính sách đó bao gồm chính sách về phân công nhiệm vụ trong bộ máy quản lý, chính sách về phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, tài liệu Chính sách phân công phân nhiệm của Công ty được thể hiện trước hết qua Quyết định số 46/QĐ-TC ngày 14/01/2004 về việc “ tổ chức và hoạt động của bộ máy giúp việc Giám đốc Công ty”, trong đó có quy định cụ thể chức năng nhiệm vụ các phòng ban thuộc Công ty. Theo Quyết định này, mỗi phòng ban đều được quy định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình nhằm thực hiện chức năng cuối cùng là tham mưu giúp việc cho ban giám đốc về các lĩnh vực phụ trách. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình, các trưởng phòng của mỗi phòng sẽ tổ chức phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng cá nhân nhằm thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất. Đầu năm căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình, mỗi phòng phải xây dựng được kế hoạch làm việc cho cả năm để trình lên Giám đốc Công ty phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt, hàng quý, hàng tháng các phòng sẽ xây dựng chương trình làm việc cụ thể cho đơn vị phòng mình. Mỗi tuần các phòng sẽ phân công chi tiết những công việc cần phải hoàn thành cho từng cá nhân để các cá nhân căn cứ thực hiện, đồng thời đó cũng là căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân. Hàng tháng, mỗi phòng đều phải tổ chức họp để tự đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ mà Giám đốc giao. Đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, lập thành biên bản gửi ban giám đốc để báo cáo. Điều kiện cần để các cá nhân được coi là hoàn thành nhiệm vụ nếu phòng đó hoàn thành nhiệm vụ. Với các công ty trực thuộc cùng với việc giao kế hoạch điều hành, hàng năm Giám đốc Công ty sẽ ký hợp đồng trách nhiệm đối với từng giám đốc của mỗi công ty. Hợp đồng trách nhiệm sẽ quy định cụ thể những chỉ tiêu cơ bản mà giám đốc công ty trực thuộc phải hoàn thành trong năm, trong đó nhấn mạnh các chỉ tiêu mở rộng thị trường, lợi nhuận, đời sống cán bộ nhân viên. Hợp đồng trách nhiệm này là căn cứ để khen thưởng và kỷ luật với giám đốc các công ty trực thuộc. Căn cứ vào nhiệm vụ của công ty mình, ban giám đốc các công ty trực thuộc sẽ tổ chức phân công chức năng nhiệm vụ tới các phòng, các trạm than. Các phòng, các trạm than sẽ phân công nhiệm vụ tới từng nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được giao. Cuối mỗi quý Công ty tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các bộ phận, các cá nhân để xét duyệt thi đua khen thưởng thông qua Quy chế thi đua khen thưởng ban hành theo Quyết định số 78/QĐ-VP ngày 19/01/2004. Theo Quy chế này các bộ phận và các cá nhân sẽ được đánh giá ở các mức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ, không hoàn thành nhiệm vụ. Mức thưởng cũng được xác định tương ứng với mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Thông qua Quy chế phân cấp tổ chức và quản lý cán bộ công nhân viên Công ty ban hành theo Quyết định số 571/QĐ-TCNS ngày 10/10/2003, các chính sách phân công nhiệm vụ ở Công ty cũng luôn đảm bảo nguyên