Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức lao động tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng

, thẩm định, xác định, quản lý các giới hạn tín dụng cho các khách hàng có nhu cầu giao dịch về tín dụng và tài trợ thương mại. Phòng khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ ( Phòng KH số 2): Phòng có chức năng trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ về khai thác vốn bằng VND và ngoại tệ, quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiệm vụ của phòng là khai thác nguồn vốn bằng VND và ngoại tệ từ khách hàng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiếp thị, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng công thương Việt Nam: Tín dụng, đầu tư, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán xuất nhập khẩu... thẩm định, xác định, quản lý các giới hạn tín dụng cho các khách hàng có nhu cầu giao dịch về tín dụng và tài trợ thương mại. Phòng khách hàng cá nhân: Phòng có chức năng trực tiếp giao dịch với khách hàng là các cá nhân về khai thác vốn bằng VND và ngoại tệ, quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các khách hàng cá nhân. Nhiệm vụ của phòng là khai thác nguồn vốn bằng VND và ngoại tệ từ khách hàng là các cá nhân, tiếp thị, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng công thương Việt Nam: Tín dụng, đầu tư, chuyển tiền, mua bán ngọại tệ, thanh toán xuất nhập khẩu. Phòng quản lý rủi ro ( bao gồm cả quản lý nợ có vấn đề): Phòng quản lý rủi ro có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc Chi nhánh về công tác quản lý rủi ro của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về quản lý và đề xuất xử lý các khoản nợ có vấn đề ( bao gồm các khoản nợ: cơ cấu lại thời hạn trả nợ, nợ quá hạn, nợ xấu tại các phòng có cho vay, quản lý theo dõi, đề xuất các biện pháp và phối hợp với các phòng có liên quan thu hồi các khoản nợ đã được quản lý rủi ro. Nhiệm vụ đề xuất danh sách khách hàng cần hạn chế tín dụng hoặc ngừng quan hệ tín dụng, thực hiện thẩm định độc lập ( theo cấp độ quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam 1 theo yêu cầu của Giám đốc Chi nhánh, Hội đồng tín dụng chi nhánh ) hoặc tái thẩm định, thực hiện phân loại nợ và tính toán trích dự phòng rủi ro cho từng khách hàng theo quy định hiện hành, làm đầu mối liên hệ trung tâm thông tin tín dụng Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn trong việc cung cấp và khai thác sử dụng thông tin tín dụng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Phòng kế toán giao dịch: Chức năng là phòng nghiệp vụ thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, cung cấp các dịch vụ Ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, xử lý hạch toán các giao dịch, thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về sử dụng các sản phẩm Ngân hàng. Nhiệm vụ của phòng: thứ nhất phối hợp với Phòng thông tin điện toán quản lý hệ thống giao dịch trên máy, thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng: Mở đóng các tài khoản, thực hiện các giao dịch gửi rút tiền từ tài khoản, cung ứng các dịch vụ ngân hàng khác ( bảo quản giấy tờ có giá, cho thuê tủ két… ), quản lý tiền mặt trong ngày ( quỹ tiền mặt của các giao dịch viên ), lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Phòng thanh toán xuất nhập khẩu: chức năng là phòng nghiệp vụ tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam. Nhiệm vụ: Thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu theo hạn mức được cấp, hỗ trợ phòng kế toán thực hiện chuyển tiền Nước ngoài, tổng hợp báo cáo, lưu giữ chứng từ tài liệu theo quy định, tổ chức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ. Phòng tiền tệ kho quỹ: chức năng là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng công thương Việt Nam, ứng và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho các doanh nghiệp có thu chi tiền mặt lớn. Phòng tiền tệ kho quỹ có nhiệm vụ quản lý an toàn kho quỹ ( an toàn về tiền mặt VND và ngoại tệ mạnh, thẻ trắng thẻ tiết kiệm, giấy tờ có giá, hồ sơ tài sản thế chấp) theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng công thương Việt Nam, thực hiện ứng tiền và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy ATM theo uỷ quyền kịp thời chính xác đúng chế độ, thực hiện đóng gói, lập bảng kê chuyển sec du lịch, hoá đơn thanh toán thẻ VISA, MASTER về trụ sở chính Ngân hàng công thương Việt Nam hoặc các đầu mối để gửi đi nước ngoài nhờ thu. Phòng tổ chức hành chính: Chức năng là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam, thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn Chi nhánh. Nhiệm vụ: thực hiện quy định của Nhà nước và của Ngân hàng công thương Việt Nam có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh, xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ nhân viên chi nhánh, phối hợp cùng phòng kế toán lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa tài sản cố định, công cụ lao động. Phòng thông tin điện toán: chức năng thực hiện công tác quản lý, duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của Chi nhánh. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện quản lý về mặt công nghệ và kỹ thuật đối với toàn hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh theo thẩm quyền được giao, bảo trì bảo dưỡng hệ thống, thiết bị ngoại vi, mạng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống tại chi nhánh. Phòng tổng hợp: Chức năng là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc Chi nhánh dự kiến kế hoạch kinh doanh, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, thực hiện báo cáo hoạt động hàng năm của Chi nhánh. Phòng có nhiệm vụ dự kiến kế hoạch kinh doanh, phân tích tài chính, phân tích đánh giá tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Chi nhánh, làm đầu mối các báo cáo theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng công thương Việt Nam, làm công tác thi đua của Chi nhánh. II.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. II.1.3.1. Công tác huy động vốn. Bảng 2.1 Công tác huy động vốn thực hiện 31/12/2004 và thực hiện 31/12/2005. Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2004 Thực hiện 31/12/2005 % so sánh Tổng nguồn vốn huy động 2290310 2416939 105.5 Cơ cấu nguồn vốn huy động Tiền gửi tổ chức kinh tế 850832 931621 109.4 Tiền gửi dân cư 1439478 1485138 103.1 Tiền gửi bằng VND 1863166 1983642 106.4 Tiền gửi bằng ngoại tệ(quy VND) 427144 433297 101.4 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Bảng 2.2. Công tác huy động vốn thực hiện 31/12/2005 và thực hiện 31/12/2006. Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2005 Thực hiện 31/12/2006 % so sánh Tổng nguồn vốn huy động 2416939 2700185 111.7 Cơ cấu nguồn vốn huy động Tiền gửi tổ chức kinh tế 931621 1036902 111.3 Tiền gửi dân cư 1485138 1663913 112 Tiền gửi bằng VND 1983642 2156719 108.7 Tiền gửi bằng ngoại tệ(quy VND) 433297 544096 125.5 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Năm 2005 còn bộc lộ chất lượng tín dụng yếu kém tồn tại của nhiều năm trước để lại, đòi hỏi các Chi nhánh hạch toán phân loại nợ theo đúng quy định gần chuẩn mực quốc tế. Sang năm 2006, tổng nguồn vốn huy động đạt 103,9 % kế hoạch Ngân hàng công thương giao. Về tốc độ tăng trưởng nguồn vốn huy động của Chi nhánh năm 2006 là 11,7 % ( năm 2005 tăng 5,5 % ). Tuy nhiên so với tốc độ tăng trưởng của các Ngân hàng trên địa bàn Hà Nội nói chung thì Chi nhánh vẫn ở mức thấp ( Tổng nguồn vốn các Ngân hàng trên địa bàn Hà Nội đạt 232000 tỷ đồng tăng 32,3 % trong đó tiền gửi dân cư tăng 31,6 %; Tiền gửi tổ chức Kinh tế tăng 32,8 %). II.1.3.2. Hoạt động tín dụng. Năm 2006, việc nợ quá hạn và nợ gia hạn của Chi nhánh phát sinh lớn một phần nguyên nhân là do các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thua lỗ, tài chính khó khăn, bên cạnh đó thực hiện kiểm soát, đánh quá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn hạn chế. Năm 2007, tổng dư nợ cho vay nền kinh tế của Chi nhánh đạt 85,8 % so với kế hoạch Ngân hàng công thương Việt Nam giao, so với thực hiện 31/12/2005 giảm 7,25 %, trong khi dư nợ cho vay của khối Ngân hàng thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội đạt 132000 tỷ tăng 26,4 % ( trong đó khối Ngân hàng thương mại Nhà nước tăng 9,8 %, khối Ngân hàng cổ phần tăng 43,4 %, Ngân hàng liên doanh tăng 26,4% ) thì khối các Ngân hàng công thương trên địa bàn giảm 10%. Nguyên nhân dư nợ của Chi nhánh giảm so với 2005 và thực hiện kế hoạch được giao thấp: xử lý các khoản nợ phân nhóm 5 theo QĐ 234/QĐ - NHCT37 là 52373 triệu, chỉ bằng 99,8 %, năm 2006 là năm bắt đầu thực hiện các QĐ 070; 071; 072/QĐ - HĐQT ngày 3/4/2006, do vậy khi áp dụng nhiều doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn. Bảng 2.3. Công tác hoạt động tín dụng thực hiện 31/12/2004 - 31/12/2005 và thực hiện 31/12/2006 - 31/12/2005. Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2004 Thực hiện 31/12/2005 % so sánh Thực hiện 31/12/2005 Thực hiện 31/12/2006 % so sánh Tổng dư nợ cho vay 943788 740111 78.4 704111 686481 92.75 Phân theo kỳ hạn nợ Dư nợ cho vay ngắn hạn 599168 512635 85.5 512635 474570 92.57 Dư nợ cho vay trung hạn 108336 61486 56.7 61486 70151 114.1 Dư nợ cho vay dài hạn 217677 147222 67.6 147222 122738 83.3 Dư nợ được khoanh 18607 18768 100.8 18768 19022 101.3 Phân theo loại tiền Dư nợ bằng VND 735574 547016 74.3 547016 405508 74.1 Dư nợ ngoại tệ (quy VND) 208214 193095 92.7 193095 280973 145.5 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.3.3. Kết quả sản xuất kinh doanh. Bảng 2.4. Kết quả sản xuất kinh doanh thực hiện năm 2004 và 2005. Đơn vị: Triệu đồng. Chỉ tiêu Thực hiện năm 2004 Thực hiện năm 2005 Tăng(giảm) tuyệt đối Tổng thu nhập 163.8 184.4 20.6 Tổng Chi phí 145.8 279.9 134.1 Lợi nhuận 18 -95.6 -113.5 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Bảng 2.5. Kết quả sản xuất kinh doanh thực hiện năm 2005 và 2006. Đơn vị: Triệu đồng. Chỉ tiêu Thực hiện năm 2005 Thực hiện năm 2006 Tăng(giảm) tuyệt đối Tổng thu nhập 184.454 243.948 59.498 Tổng Chi phí 280 241.824 -38.176 Lợi nhuận -95.599 2.132 97.731 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Qua số liệu kết quả tài chính của Chi nhánh năm 2006 đã có những dấu hiệu tích cực hơn so năm 2005. Tổng thu nhập tăng 32,3 %, tổng chi giảm 13,6% so với năm 2005, đặc biệt là chênh lệch thu chi có lãi 2132 triệu đồng ( năm 2005 lỗ 95,5 tỷ ), vượt kế hoạch Ngân hàng công thương Việt Nam giao. II.1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của Chi nhánh ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. II.1.4.1. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo các phòng ban. Cơ cấu cán bộ nhân viên năm 2006 so với năm 2007 nhìn chung không thay đổi nhiều, số cán bộ nhân viên phòng khách hàng cá nhân là nhiều nhất 80 người ( 2006 ) và 68 người ( 2007 ), phòng có số cán bộ ít nhất là phòng quản lý rủi ro và phòng tổng hợp với 5 cán bộ nhân viên ( 2006 và 2007) Bảng 2.6. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo các phòng ban 31/12/2006 và 31/12/2007. STT Nội dung Tổng số 2006 2007 1 Ban giám đốc 4 5 2 Tổ chức hành chính 37 35 3 Tiền tệ kho quỹ 18 17 4 Kế toán giao dịch 44 42 5 Khách hàng 1 9 9 6 Thanh toán XNK 9 8 7 Khách hàng cá nhân 80 68 8 Điện toán 12 11 9 Tổng hợp 5 5 10 Giao dịch Trương Định 23 11 Giao dịch Chợ Hôm 19 18 12 Phòng rủi ro 5 5 13 Khách hàng 2 13 12 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.4.2. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo trình độ chuyên môn. Số cán bộ nhân viên trong chi nhánh chủ yếu là đại học với 207/278 người năm 2006 và 183/235 người năm 2007, số cán bộ trình độ dưới đại học không nhiều. Điều đó cho thấy trình độ chuyên môn của cán bộ trong chi nhánh là tương đối cao, có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc được giao. Số lượng cán bộ cao cấp nghiệp vụ Ngân hàng tăng từ 2 người ( 2006 ) lên 5 người ( 2007 ) và số lượng trung học và cao đẳng giảm đi điều đó cho thấy trình độ của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Bảng 2.7. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo trình độ chuyên môn 31/12/2006 và 31/12/2007. STT Nội dung Tổng số 2006 2007 1 Tiến sỹ - Phó tiến sỹ 2 Thạc sỹ 2 1 3 Đại học 207 183 4 Cao đẳng 11 4 5 Cao cấp nghiệp vụ Ngân hàng 2 5 6 Trung học 22 14 7 Đang học trên đại học 4 2 8 Đang học Đại học 14 10 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.4.3. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính . Cơ cấu nam nữ trong chi nhánh là khá chênh lệch tỉ lệ 22 % Nam, 78 % Nữ ( 2006 ) và 21 % Nam, 79 % Nữ ( 2007 ). Tuy nhiên sự chênh lệch này là hoàn toàn hợp lý do ngành này không đòi hỏi khá nhiều về thể lực vì vậy hoàn toàn thích hợp cho nhân viên nữ. Bảng 2.8. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính . Năm 31/12/2006 31/12/2007 Tổng số cán bộ nhân viên 278 235 Số nữ 217 186 Số nam 61 49 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Hình 2.2. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính 31/12/2006. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Hình 2.3. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính 31/12/2007. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.4.4. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo độ tuổi. Bảng 2.9. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo độ tuổi. Tuổi đời 31/12/2006 31/12/2007 30 trở xuống 29 33 31 – 35 19 26 36 – 40 27 30 41 – 45 60 83 46 – 50 84 87 51 – 55 16 19 56 -60 Tuổi bình quân 42 42 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Hình 2.4. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo độ tuổi 31/12/2006 và 31/12/2007. Số cán bộ công nhân viên nhìn chung nhiều nhất ở độ tuổi từ 46 – 50: 84 người ( 2006 ) và 87 người ( 2007); sau đó là độ tuổi từ 41 – 45: 60 người (2006 ) và 83 người ( 2007 ); độ tuổi ít cán bộ nhân viên nhất là 51 – 55 với 16 người ( 2006 ) và 19 người ( 2007 ). Độ tuổi trung bình của cán bộ nhân viên cả hai năm 2006 và 2007 đều ở độ tuổi 42; độ tuổi hợp lý với kinh nghiệm khá cao trong chuyên môn nghiệp vụ sẽ phát huy rất cao trong công việc. II.2. Thực trạng tổ chức lao động tại Chi nhánh. II.2.1. Thực trạng phân công và hiệp tác lao động. Công tác tuyển dụng lao động là một trong những bước khá cần thiết, là khâu được thực hiện trước phân công lao động. Trước hết người tổ chức hành chính lập kế hoạch về nhân lực cho những năm tới, thiếu hụt những vị trí nào trong công ty để tiến hành việc tuyển mộ. Hình thức của tuyển mộ thường áp dụng tại Chi nhánh là thông báo qua báo đài, mạng internet, các cán bộ trong Chi nhánh. Thực trạng phân công tại một số phòng ban của Chi nhánh ngân hàng công thương Hai Bà Trưng: Chi nhánh gồm 11 phòng ban và các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch, phòng giao dịch. Trong đề tài này tôi không nghiên cứu hết tất cả mà sẽ tập trung vào một số phòng ban trong Chi nhánh. Từ đó rút ra những kết luận về tình hình phân công, hiệp tác lao động những bất hợp lý để tìm cách khắc phục. Sau đây là số liệu về phân công công việc cho các nhân viên một số phòng ban trong Chi nhánh. Đầu tiên là phòng tổ chức hành chính, tiếp theo đấy là phòng thanh toán xuất nhập khẩu, và cuối cùng là phòng thông tin điện toán. Bảng 2.10. Phân công lao động tại Phòng tổ chức hành chính. TT Họ và tên Giới tính Trình độ chuyên môn Văn bằng khác Trình độ ngoại ngữ Ghi chú 1 Vũ Mạnh Hải 1 Đại học Ngân hàng Đại học Luật B TP 2 Nguyễn Thanh Tâm 0 Đại học Ngân hàng A PP 3 Đỗ Hùng Sơn 1 Đại học Ngân hàng PP 4 Bùi Thị Cẩm Tú 0 Đại học Ngân hàng B PP 5 Dương Thị Tấn 0 Đại học Ngân hàng 6 Nguyễn Thi Thu Thuỷ 0 Đại học KTQD A 7 Nguyển Thị Lan Hương 0 Đại học Ngân hàng B 8 Trần Mạnh Hà 0 Đai học KTQD 9 Ngô Thị Ánh Tuyết 0 Đai học Ngân hàng C 10 Nguyễn Quốc Ân 1 Đại học KTQD C 11 Nguyễn Thuý Mai 0 Đại học Ngân hàng Cử nhân Anh 12 Tăng Thị Thu Hà 0 Đại học thương mại C 13 Đoàn Minh Thư 0 Trung cấp Y Hà Nội 14 Nguyễn Thị Kim Tuyến 0 Trung cấp Ngân hàng 15 Nguyển Quang Vinh 1 Đại học Ngân hàng 16 Trần Huy Đào 1 Đại học Ngân hàng 17 Nguyễn Tất Thành 1 Đại học KTQD 18 Vũ Hoàng Việt 1 Đại học Ngân hàng 19 Vũ Văn Tùng 1 Đại học Ngân hàng 20 Nguyễn Mạnh Thắng 1 Đại học tại chức kinh tế (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Phòng tổ chức hành chính là phòng nhiều nhân viên nhất bao gồm các nhân viên phòng ban, các nhân viên bảo vệ, nhân viên lái xe… Do đó phòng này gồm nhiều trình độ khác nhau tuỳ theo công việc yêu cầu. Phần lớn các nhân viên đều có trình độ đại học trở lên, tuy nhiên vẫn còn một số chỉ có trình độ trung cấp, và cao đẳng, bên cạnh đó trình độ tiếng Anh vẫn còn thiếu. Phòng tổ chức hành chính: Chức năng là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại Chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam, thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn Chi nhánh. Nhiệm vụ: thực hiện quy định của Nhà nước và của Ngân hàng công thương Việt Nam có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh, xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ nhân viên chi nhánh, phối hợp cùng phòng kế toán lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa tài sản cố định, công cụ lao động. Do đó vai trò của phòng tổ chức lao động vô cùng quan trọng có tác động đến các phòng ban khác, phòng đào tạo nâng cao trình độ các nhân viên của các phòng ban trong chi nhánh sẽ giúp cho trình độ tay nghề của họ được nâng cao, năng suất làm việc của các phòng ban đó sẽ được tăng lên. Bên cạnh đó, việc xác định các trang thiết bị cần thiết sẽ giúp cho các phòng ban khác có đủ điều kiện làm việc để hoạt động có hiệu quả hơn. Trưởng phòng tổ chức lao động là bác Vũ Mạnh Hải chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo và quản lý hoạt động của phòng tổ chức lao động, chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các nhân viên dưới quyền, tổng hợp theo dõi báo cáo mọi hoạt động của phòng cho ban Giám đốc. Do đó công việc đòi hỏi có khả năng tổng hợp, quản lý, vì vậy trình độ phải từ tốt nghiệp Đại học khối Kinh tế trở lên, với trình độ chuyên môn của bác Vũ Mạnh Hải là tốt nghiệp Đại học Ngân hàng và Đại học Luật, trình độ ngoại ngữ bằng B tiếng Anh do đó đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Các phó phòng là cô Nguyễn Thanh Tâm, chú Đỗ Hùng Sơn, cô Bùi Thị Cẩm Tú chịu trách nhiệm phối hợp với nhau giúp trưởng phòng giám sát hoạt động của các nhân viên dưới quyền, đóng góp sáng kiến cách làm mới, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trước trưởng phòng. Với vị trí này đòi hỏi trình độ chuyên môn phải tốt nghiệp Đại học trở lên, với các phó phòng trên trình độ đều tốt nghiệp Đại học Ngân hàng do đó đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Bảng 2.11. Phân công lao động tại Phòng thanh toán xuất nhập khẩu. TT Họ và tên Giới tính Trình độ chuyên môn Văn bằng khác Trình độ ngoại ngữ Ghi chú 1 Nguyễn Thị Phương Mai 0 Học Viện Ngân Hàng C TP 2 Phạm Thuý Hoàn 0 Học Viện Ngân Hàng B PP 3 Vũ Hồng Điệp 1 Học Viện Tài Chính C 4 Diệp Xuân Hương 0 ĐHKHXH&NV Cử nhân Anh 5 Trương Thị Bích 0 Học Viện Ngân Hàng Cử nhân Anh 6 Nguyễn Thu Thuỷ 0 ĐH Kinh tế Quốc dân ĐH Luật C 7 Phạm Thị Diệu Linh 0 ĐH Kinh tế Quốc dân C 8 Đào Hồng Phương 0 Đai học Ngoại Thương C (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Phòng thanh toán xuất nhập khẩu: chức năng là phòng nghiệp vụ tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam. Nhiệm vụ: Thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu theo hạn mức được cấp, hỗ trợ phòng kế toán thực hiện chuyển tiền Nước ngoài, tổng hợp báo cáo, lưu giữ chứng từ tài liệu theo quy định, và phối hợp với phòng tổ chức hành chính tổ chức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ. Đây là phòng đòi hỏi làm việc nhiều với người nước ngoài do đó đòi hỏi trình độ chuyên môn cũng như trình độ ngoại ngữ khá cao. Hầu hết trình độ của các nhân viên trong phòng là đáp ứng được với yêu cầu công việc. Điều đó cho thấy công tác tuyển dụng đối với phòng này đòi hỏi khá cao. Trưởng phòng thanh toán xuất nhập khẩu có trách nhiệm là giám sát hoạt động của các nhân viên dưới quyền, theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu, tình hình thực hiện các hợp đồng thanh toán xuất nhập khẩu với người nước ngoài, trình ban giám đốc phê duyệt các hợp đồng thanh toán xuất nhập khẩu. Với vị trí công việc này đòi hỏi có trình độ chuyên môn cao tốt nghiệp Đại học trở lên, trình độ ngoại ngữ bằng C tiếng Anh, do đó trình độ trưởng phòng thanh toán xuất nhập khẩu - cô Nguyễn Thị Phương Mai đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Phó phòng thanh toán xuất nhập khẩu là cô Phạm Thuý Hoàn chịu trách nhiệm giúp đỡ trưởng phòng giám sát hoạt động các nhân viên dưới quyền, báo cáo cho trưởng phòng những bất cập để tìm cách tháo gỡ. Vị trí công việc phó phòng thanh toán xuất nhập khẩu đòi hỏi phải tốt nghiệp từ Đại học trở lên và có bằng C tiếng Anh tuy nhiên cô Phạm Thuý Hoàn mới chỉ đáp ứng được trình độ chuyên môn còn trình độ ngoại ngữ thì chưa thể đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra, do đó đòi hỏi nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cô Phạm Thuý Hoàn. Bảng 2.12. Phân công lao động tại Phòng thông tin điện toán. TT Họ và tên Giới tính Trình độ chuyên môn Văn bằng khác Trình độ ngoại ngữ Ghi chú 1 Nguyễn Hữu Thuật 1 ĐH Ngân hàng C TP 2 Phạm Thị Ngọc Hương 0 ĐH Ngân hàng PP 3 Hoàng Tuyết Linh 0 ĐH Ngân hàng B 4 Tiêu Hà Cường 1 ĐH Bách Khoa C 5 Đinh Xuân Hương 0 ĐH Ngân hàng 6 Nguyễn Thị Minh Nguyệt 0 7 Lê Thị Kim Thanh 0 ĐH Ngân hàng 8 Vũ Hoàng Long 0 HV Tài Chính C 9 Lê Vũ Quân 1 10 Dương Minh Hùng 1 ĐH Kinh tế Quốc Dân B 11 Đỗ Thị Hồng Vân 0 CĐ Công nghệ thông tin (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Phòng thông tin điện toán chịu trách nhiệm sửa chữa bảo trì hệ thống máy móc trong Chi nhánh khi xảy ra sự cố đòi hỏi làm việc thiên về kỹ thuật. Phòng thông tin điện toán: chức năng thực hiện công tác quản lý, duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của Chi nhánh. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện quản lý về mặt công nghệ và kỹ thuật đối với toàn hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh theo thẩm quyền được giao, bảo trì bảo dưỡng hệ thống, thiết bị ngoại vi, mạng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống tại chi nhánh. Trưởng phòng thông tin điện toán có trách nhiệm chỉ đạo điều hành các mạng thông tin chuyên dùng, phục vụ sự điều hành của Ban giám đốc trong Chi nhánh, giám sát hoạt động của các nhân viên dưới quyền, báo cáo ban Giám đốc về tình hình của phòng ban, và đề xuất các kiến nghị cần duyệt. Bác Nguyễn Hữu Thuật - trưởng phòng thông tin điện toán với trình độ chuyên môn tốt nghiệp Đại học Ngân hàng do đó đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Từ những số liệu trên ta thấy được: Hầu hết bố trí phân công lao động là hợp lý, tuy nhiên vẫn còn một vài chỗ còn cần phải hoàn thiện thêm. II.2.2. Thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc. Tổng quan chung của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng: Chi nhánh chính là toà nhà 4 tầng gồm có 11 phòng ban với diện tích sàn là 1200 met vuông. Tầng 1 là phòng tiếp khách và giao dịch của Chi nhánh, các phòng ban được bố trí xen kẽ nhau rất thuận tiện việc trao đổi, phối hợp giữa các phòng ban. Không gian cây xanh được bố trí quanh khu nhà tạo cảnh quan thoáng mát và yên tĩnh cho nơi đây. Tầng trên cùng là hội trường lớn với diện tích khoảng 300 met vuông là nơi hội họp, tổ chức các cuộc họp trong Chi nhánh. Bên dưới tầng hầm với diện tích khoảng 900 met vuông là nơi gửi xe cho các cán bộ nhân viên trong Chi nhánh vào gồm một khu để xe ô tô và khu để xe máy. Diện tích đất còn lại là bãi gửi xe cho khách hàng vào giao dịch với Chi nhánh. Phòng bảo vệ được bố trí ngay cửa Chi nhánh rất thuận tiện cho việc trông xe và giải quyết các yếu tố nảy sinh trong quá trình làm việc của Chi nhánh. Việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc của các phòng ban được thực hiện khá tốt: Trang thiết bị cần thiết: Mỗi phòng ban được trang bị, cung cấp đầy đủ máy tính, điện thoại, giấy tờ sổ sách, tủ đựng tài liệu … cho các nhân viên trong quá trình làm việc. Số máy tính trang bị cho năm 2006 là 271 chiếc, còn năm 2007 do số lượng nhân viên giảm bớt cộng với việc thanh lý bớt máy tính đã cũ nên số lượng máy tình chỉ còn 230 chiếc. Hầu hết các máy tính được nối mạng trong nội bộ cơ quan rất tiện cho việc trao đổi, truyền tải thông tin giữa các phòng ban. Về phương tiện liên lạc chủ yếu là điện thoại, mỗi phòng ban có từ 2 chiếc điện thoại trở lên để thuận lợi cho việc trao đổi giữa các phòng. Ngoài ra mỗi phòng đều có một máy fax, một máy photocopy, một máy in để đáp ứng được nhu cầu in ấn, sao chép khi cần thiết. Về thẩm mỹ màu sắc: Các phòng ban được sơn màu nhạt, tạ