Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng

c và phó giám đốc .Đồng thời phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách, nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại, có chức năng không bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội qui công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉ trách nhiệm quyền hạn chung cả phòng cũng như riêng từng người trong cả phòng. - Tính toán chính xác số lượng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng. Có căn cứ khoa học và phải đảm bảo hoàn thành nhiêm vụ, vừa phải giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ chưa tiêu chuẩn hoá bố trí sắp xếp cán bộ, nhân viên trong quản lý,nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả không thể giải quyết một sớm một chiều. Quản lý, hệ thống quản lý và hợp tác trong nội bộ hệ thống quản lý. Hiệp tác trong nội bộ hệ thống quản lý (tập thể lao động quản lý) chủ yếu là sự phối hợp thực hiện các chức năng của lao động quản lý, sự hợp tác ở đây chủ yếu về mặt nội dung. Như vậy, nội dung lớn nhất ở đây của các hiệp tác lao động quản lý vấn đề tổ chức lao động quản lý tốt, đủ năng lực để hoạt động một cách đồng bộ, các chức năng của quản lý. Do đó, muốn hợp tác lao động quản lý tốt phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Chọn được những cán bộ lành nghề, năng lực, sở trường theo đúng công việc. - Có kế hoạch bồi dưỡng đào tạo cán bộ quản lý theo yêu cầu chất lượng công việc. - Xây dựng một hệ thống chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của từng loại lao động quản lý. Mỗi người đều có tự do đo lường kết quả công tác của mình. - Tổ chức việc đánh giá kết quả công tác một cách khách quan nhằm kích thích sự cố gắng thường xuyên của cán bộ. 2.3. Hoàn thiện tổ chức, phục vụ nơi làm việc của lao động trong cơ cấu tổ chức quản lý. Nơi làm việc là diện tích của phòng làm việc, có những thiết bị dụng cụ cần thiết để cán bộ nhân viên quản lý có thể làm việc với hao phí ít nhất về thời gian và trí lực mà lại đạt được hiệu quả công suất cao nhất. Việc hoàn thiện tổ chức, nơi làm việc của cán bộ công nhân viên quản lý, bao gồm những vấn đề sau: - Trang bị và sắp xếp thiết bị, đồ đạc phù hợp với chức năng và tính chất của từng công việc do từng cá nhân thực hiện. Ví dụ như tính chất công việc phù hợp với ghế ngay, ghế cần dựa lưng … - Bố trí hợp lý mặt bằng của bàn làm việc, có xét tới phạm vi tầm với của nhân viên, tài liệu, dụng cụ cần được sắp xếp cho việc sử dụng. - Luôn duy trì nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, đẹp mắt: sự sạch sẽ bao giờ cũng làm cho cán bộ thông thoáng, làm việc với hiệu quả cao. - Tiến tới trang bị cho nơi làm việc những trang thiết bị tiên tiến, hiện đại như máy tính, máy điện thoại, máy điện toán … 3. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Trước tiên phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đó, phải biểu diễn cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành các bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ sẽ chỉ ra quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Tiếp theo, tiến hành phân tích thực hiện các chức năng đã qui định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản lý. Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phát hiện những khâu yếu trong khối lượng công việc quản lý. Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản lý. Phân tích tình hình tăng giảm sản lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với nhân viên trực tiếp quản lý. Phân tích tình hình định mức chức năng kết quả của việc thực hiện trách nhiệm chế độ cá nhân với mối quan hệ ngang dọc cơ cấu. Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản lý hiện có với yêu cầu công việc. Phân tích điều kiện làm việc hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản lý. Từ đó rút ra những nhận xét và ưu điểm, những tồn tại và tìm ra nguyên nhân. Trên cơ sở đó đưa ra cơ cấu tổ chức mới và đưa ra biện pháp để hoàn thiện bộ máy quản lý. IV. Những hoạt động chủ yếu của Bộ máy tổ chức quản lý Doanh nghiệp. Những hoạt động chủ yếu của bộ máy tổ chức quản lý Doanh nghiệp (hay chức năng quản lý) là những hoạt động riêng biệt của quản lý, thể hiện những phương pháp tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện những mục tiêu quản lý. Như vậy, chức năng quản lý là đặc trưng của lao động,quản lý. Chức năng quản lý bao gồm : Kế hoạch. Tổ chức . Điều hành. Kiểm tra. Đánh giá. 1. Lập kế hoạch. Lập kế hoạch theo nghĩa quản lý là xác định cần làm cái gì và làm như thế nào. Vì thế việc lập kế hoạch trở thành việc ra quyết định trước nhiều sự lựa chọn. Hiển nhiên người quản lý phải có kiến thức về rất nhiều cơ hội đã xuất hiện và phải có khả năng tạo ra và phát triển các cơ hội, nhưng về lâu dài họ còn phải phân tích các cơ hội và lựa chọn ra cơ hội tốt nhất cho điều kiện hiện tại của mình. Có thể thấy rõ có 2 kiểu lập kế hoạch : Kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn hiển nhiên là bắt nguồn từ những mục tiêu lâu dài của Công ty và liên quan đến những bước thực hiện để tiến lên những mục tiêu đó. Tuy nhiên, trong kế hoạch ngắn hạn, người quản lý phải vạch ra một cách chính xác những bước triển khai và dựa vào sản xuất sản phẩm mới. Trong từng đợt ngắn phải xác định thời hạn hoàn thành, thứ tự ưu tiên, lên đơn hàng vật tư và thuê, tuyển và huấn luyện công nhân. Kỳ hạn càng ngắn thì kế hoạch càng phải rõ ràng. Rất nhiều công việc lập kế hoạch của người quản lý có thể giao cho các nhóm nhân viên thực hiện. 2. Tổ chức. Tổ chức là một chức năng cơ bản của mọi người quản lý và là một chức năng cần lưu ý thường xuyên, nếu muốn đạt được những mục tiêu đã đề ra. Về cơ bản, tổ chức bao gồm việc xác định những công việc đó trên cơ sở hợp lý để giao cho người quản lý cấp dưới. Và cuối cùng, chỉ định người cho từng công việc. 3. Điều hành. Hay vẫn thường gọi là giám sát, liên quan đến việc đôn đốc và dẫn dắt những người cấp dưới, tiến đến những mục tiêu. Đây là một khái niệm đơn giản mà mọi người chúng ta đều quen thuộc bởi vì trong cuộc đời mình, chúng ta luôn luôn đã hay sẽ được người khác dẫn dắt. Tuy nhiên trong cuộc sống thường ngày của mình, chúng ta cũng thấy sự hướng dẫn của người này có hiệu quả hơn sự hướng dẫn của người kia. Người quản lý cấp cao cần phải có kiến thức cấp cao về kỹ thuật giám sát có hiệu quả hơn và sử dụng nó để nâng cao kết quả thực hiện của những người thuộc cấp của mình. Nói chung, người công nhân sẽ làm tốt hơn công việc của mình khi họ biết họ cần phải làm gì, để làm việc đó và luôn nhận thông tin phản hồi kết quả thực hiện của họ. 4. Kiểm tra. Việc kiểm tra bắt buộc mọi công việc đều phải tuân theo kế hoạch. Điều này có nghĩa là phải xác định xem ai là người chịu trách nhiệm về những việc làm sai kế hoạch và thi hành những bước cần thiết để đảm bảo chắc chắn những người đó sẽ phải uốn nắn lại việc thực hiện công việc của mình. Mặc dù chúng ta có rất nhiều phương tiện và công cụ để thực hiện quá trình này, về cơ bản công việc vẫn là do con người kiểm tra. 5. Đánh giá. Hoạt động đánh giá có thể hiểu là : Hoạt động mọi nhà quản lý tự xem xét, giám sát lại mình để đánh giá tiến bộ đã thực hiện được nhằm đạt tới mục tiêu đã thoả thuận của Doanh nghiệp tại cuối thời hạn đã qui định của mục tiêu đề ra. Đặc biệt với việc đánh giá hiệu quả của việc quản lý là một điều rất quan trọng bởi vì ngày nay, trong công nghiệp, những người quản lý, làm thuê đông hơn những người quản lý - chủ sở hữu. Những người quản lý đồng thời là chủ sở hữu có thể điều hành doanh nghiệp của mình theo bất kỳ kiểu nào mà mình thích. Mặt khác, những người quản lý làm thuê bắt buộc phải đáp ứng sự mong đợi không chỉ của chủ sở hữu của mình mà cả những nhóm khác nữa. Mỗi nhóm sẽ đánh giá theo những tiêu chuẩn riêng của mình nhưng ta lại muốn kiểm tra vấn đề mà không quan tâm đến việc thoả mãn những mong muốn của bất kỳ nhóm nào. Vì thế, mục đích của chúng ta là đạt được cái điểm cân bằng, tế nhị mà tất cả các nhóm đều thấy hài lòng ở mức độ vừa phải. Thực tế đó là một nhiệm vụ không thể làm được, nhưng trong thế giới ngày nay, người quản lý làm thuê buộc phải cố gắng làm cho được. V. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu như: tính tối ưu, tính linh hoạt, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bí mật, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh tình huống cụ thể nhất định. Nói một cách khác là cần đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Ta có thể quy chúng lại thành ba nhóm nhân tố cơ bản có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý như sau. 1. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước Nhóm nhân tố này có ảnh hưởng gián tiếp nhưng lại tác động trực tiếp đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp 2. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý: Đó là tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống (quá trình thử thách, đào tạo con người và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống), ngoài ra còn tính chất và đặc điểm của các mục tiêu của hệ thống (đem lại lợi ích cho ai, gây khó khăn trở ngại cho ai ? ...) 3. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp, mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng như nội dung hoạt động của quản lý. Trình độ kiến thức học vấn cũng như tay nghề của cán bộ quản lý, trình độ kiến thức của mỗi người như thế nào sẽ tương ứng với vị trí như vậy, việc này ảnh hưởng trực tiếp đến lao động của họ. Quan hệ phụ thuộc giữa số người lãnh đạo, khả năng kiểm tra quản lý của lãnh đạo đối với những hoạt động của đầu mối và số người bị quản lý. Người lãnh đạo trực tiếp đề ra nhiệm vụ cho cấp dưới và có phương thức kiểm tra sau một thời gian nhất định. phần II Phân tích đánh giá hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty tnhh vận tải thương mại trường hưng. I. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty tnhh vận tải thương mại trường hưng 1. Quá trình hình thành của công ty Trường Hưng Công ty TNHH vận tải thương mại Trường Hưng gọi tắt là Công ty Trường Hưng có tên giao dịch quốc tế là International Freight Forwarding - Trade - WareHouse - Transport and Services. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 30 phố Đại Cồ Việt- Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Điện thoại: 04.8217759 – 04.8217760 Fax: 04.8217758 - Ngày 21/11/2000 được sự cho phép của UBND thành phố Hà Nội và Sở Kế Hoạch Đầu Tư Hà Nội, Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng được phép thành lập với các ngành nghề kinh doanh sau: + Vận tải hàng hoá vận chuyển hành khách. + Dịch vụ đại lý giao nhận vận chuyển hàng hoá trong nước và ngoài nước. + Kinh doanh cho thuê bến bãi, kho tàng. + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. + Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá. 2. Quá trình phát triển của Công ty Trường Hưng - Trong giai đoạn đầu khi vừa thành lập, Công ty có một quy mô khá nhỏ với số vốn ban đầu ít nên chưa thể đầu tư mua sắm phương tiện để chủ động làm công việc vận tải, chuyên chở hàng hoá. Chính vì vậy nên trong giai đoạn đầu Công ty chỉ có 15 nhân viên và hoạt động dịch vụ là chính. Với quy mô nhỏ như vậy Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng. - Qua 1 năm hoạt động với khẩu hiệu “ Khách Hàng Luôn Đúng “ và thái độ làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm của nhân viên và ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, Công ty đã dần lấy được thiện cảm của khách hàng và phát triển đạt quy mô lớn hơn. Sự phát triển của Công ty một phần là do nền kinh tế thị trường của đất nước ngày càng phát triển mạnh, khối lượng hàng hoá thông thương giữa các miền trong cả nước ngày một gia tăng và phần khác là sự cố gắng của toàn thể cán bộ nhân viên Công ty trong việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng. - Sau khi đứng vững và bắt đầu phát triển trên thị trường vận tải, Công ty đã từng bước huy động được vốn và mua được một số phương tiện vận tải để tự mình chuyên chở hàng hoá. Ngoài ra, Công ty còn kết hợp dịch vụ vận tải với kinh doanh kho bãi. - Chính nhờ việc mạnh dạn mua sắm phương tiện và việc đầu tư kinh doanh kho bãi của Công ty đã tạo nên sự chủ động trong chuyên chở hàng hoá mà việc phục vụ khách hàng được tốt hơn. Tiếng lành đồn xa Công ty có được sự ưu ái của khách hàng nên nhận được nhiều công việc hơn. Tuy có nhiều khách hàng nhưng Công ty luôn nhắc nhở nhân viên phải hết lòng với công việc, đặt chữ tín lên hàng đầu nên Công ty có được niềm tin của khách hàng, khối lượng công việc vận chuyển ngày càng nhiều hơn. - Do phạm vi hoạt động ngày càng rộng, khách hàng ngày càng nhiều, yêu cầu ngày càng lớn, việc vận chuyển hàng hoá giữa hai chiều Nam - Bắc được mở rộng và diễn ra trên khắp các tỉnh thành lớn trên suốt chiều dài đất nước, đặc biệt là giữa hai thành phố lớn là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh nên vào đầu năm 2003 Công ty đã phát triển thêm một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Và vào giữa năm 2004 Công ty đã mở thêm một trung tâm giao nhận hàng tại Đà Nẵng. Ba trung tâm của Công ty tại ba địa điểm kinh tế lớn của đất nước hình thành một hệ thống quản lý và giao nhận hàng hoá xuyên suốt cả ba miền Bắc - Trung - Nam. - Do khối lượng công việc phát triển nên quy mô của Công ty cũng tăng lên. Số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng tăng lên hơn 30 người và giải quyết công ăn việc làm cho nhiều lái xe và các nhân viên lao động phổ thông khác. - Ngoài các hoạt động phục vụ kinh doanh, Công ty còn tổ chức 02 trạm kỹ thuật tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh để sửa chữa kịp thời những hỏng hóc của các phương tiện vận tải. Chính nhờ việc thường xuyên bảo dưỡng kiểm tra chất lượng phương tiện nên hoạt động vận tải của Công ty có độ an toàn cao và giữ đúng được thời gian vận chuyển. - Bên cạnh các hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải và kho bãi, Công ty còn tham gia các hoạt động thương mại khác phục vụ cho những yêu cầu của xã hội như xuất nhập khẩu hàng hoá, đại lý dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển … - Nhìn chung từ khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp đến nay, Công ty ngày càng tỏ rõ sự vững vàng trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh gay gắt. 3. Tình hình thực trạng kinh doanh của Công ty 3.1.Đặc điểm về vốn của Công ty Để tiến hành kinh doanh, bên cạnh sức lao động là yếu tố cơ bản, doanh nghiệp cần có tư liệu sản xuất và đối tượng lao động. Tư liệu lao động được chia làm hai bộ phận đó là: tài sản lưu động và tài sản cố định. Tài sản cố định là : phương tiện vận tải, thiết bị, … Phần còn lại là tài sản lưu động, nó được biểu hiện bằng tiền được sử dụng vào quá trình kinh doanh. Do đặc thù của ngành vận chuyển hàng hoá là phải cho khách hàng nợ hoặc thanh toán gối đầu nên khoản phải thu của khách hàng của Công ty là rất lớn. Chính vì vậy cơ cấu tài sản cố định và tài sản lưu động là khác nhau và có sự chênh lệch lớn. Phần tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong nguồn vốn của Công ty. Bảng 1: Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Trường Hưng Đơn vị: Nghìn đồng STT Năm Tài sản 2003 2004 2005 1 Tài sản cố định 3.124.760 3.211.401 3.167.301 2 Tài sản lưu động 5.212.768 10.403.161 10.189694 3 Tổng 8.337.528 13.614.562 13.356.995 (TLTK : Bảng cân đối kế toán 2003, 2004, 5005 của Công ty) Như vậy hàng năm nguồn vốn của Công ty đã được bổ sung thường xuyên, nguồn vốn bổ sung chủ yếu được trích từ lợi nhuận kinh doanh. Từ năm 2001 Công ty đã triển khai mua sắm phương tiện vận tải để đầu tư chiều sâu nhằm nâng cao năng lực vận tải của Công ty. Công ty vẫn tiếp tục mua sắm phương tiện vào những năm sau nhưng do khấu hao nên các phương tiện cũ bị giảm giá trị nên phần tăng của TSCĐ không được biểu hiện rõ qua số liệu. 3.2. Đặc điểm của phương tiện vận tải Công ty Trường Hưng chủ yếu kinh doanh vận tải hàng hoá nên phương tiện có đặc điểm sau : Bảng 2 : Phương tiện vận tải của Công ty STT Tên phương tiện vận tải Số lượng (chiếc) 1 Xe đầu kéo 32 2 Xe tải 10 3 Mọc xe 17 4 Vỏ container 02 (TLTK : Bảng khấu hao TSCĐ 2005 của Công ty) Do đặc điểm của ngành vận tải là hàng hoá thất thường lúc nhiều việc lúc ít việc nên để tránh tình trạng bị động về phương tiện, Công ty luôn phải duy trì số lượng phương tiện ổn định và luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động. Nếu khách hàng yêu cầu khối lượng vận chuyển lớn, Công ty có thể huy động thêm phương tiện của các đối tác cùng ngành hoặc khi thị trường đòi hỏi Công ty sẽ trang bị thêm phương tiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Qua bảng trên ta thấy Công ty có một số lượng phương tiện vận tải tương đối nhiều, tuy nhiên phần lớn phương tiện được mua đã qua sử dụng. Điều nay dẫn đến các phương tiện đã cũ, thời gian khai thác không còn lâu. Đây là một khó khăn lớn của Công ty đòi hỏi phải có nguồn tài chính lớn để đổi mới phương tiện vận tải. 3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Trường Hưng trong thời gian qua. Gần 06 năm đã qua, tuy không phải là dài nhưng với một Công ty TNHH nhỏ việc tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt hiện nay đã là một thành công. Thành công đó cụ thể được thể hiện qua bảng sau. Bảng 3 : Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: Nghìn đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Doanh thu thuần 65.707.642 84.605.038 85.334.985 2 Lợi nhuận sau thuế 54.503 85.001 91.421 3 Thuế TNDN phải nộp 25.648 33.056 35.552 (TLTK : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 03, 04, 05 của Công ty) Qua bảng trên ta thấy Công ty Trường Hưng đang đi lên và đã từng bước hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Trong môi trường này Công ty đã từng bước khẳng định mình. Công ty đặt ra nhiệm vụ không ngừng nâng cao hoạt động kinh doanh, tăng lượng hàng hoá lưu thông giữa các miền để góp phần cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội. Để đạt được hiệu quả trên Công ty đã không ngừng khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, các qui định tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập cho công nhân viên Công ty. Nhìn vào bảng có thể thấy các chỉ tiêu năm sau đều tăng so với năm trước. Tuy nhiên có thể thấy rõ là doanh thu của Công ty lớn nhưng lợi nhuận sau thuế không cao. Điều này một phần vì Công ty tốn nhiều chi phí cho hoạt động lưu thông, sửa chữa các phương tiện vận tải, phải chịu lãi khi phải đi vay vốn để hoạt động nhưng chưa thu được tiền của khách hàng. Mặt khác chính do bộ máy quản lý của Công ty còn yếu, khả năng đồng bộ giữa các bộ phận chưa tốt dẫn đến chi phí hoạt động của Công ty còn cao. 3.4. Cơ cấu lao động của Công ty Lao động là nguồn lực rất quan trọng để tạo ra của cải vật chất. Lao động là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy có thể nói rằng. “nhân lực là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình kinh doanh của tổ chức. Cơ cấu lao động của Công ty trong ba năm gần đây được thể hiện trong bảng sau : Bảng 4 : Cơ cấu lao động theo chuyên môn của Công ty Đơn vị tính : Người STT Chỉ tiêu Năm 2003 2004 2005 1 Giám đốc Công ty 01 01 01 2 Phó giám đốc Công ty 02 02 02 3 Nhân viên nghiệp vụ 06 08 10 4 Nhân viên kế toán 07 09 12 5 Nhân viên tổng hợp 04 06 07 6 Nhân viên lái xe tải 13 16 20 7 Nhân viên lái xe đầu kéo 44 56 64 8 Nhân viên kho và bảo vệ 12 15 19 9 Nhân viên bốc xếp 10 17 29 10 Tổng số lao động Lao động nam Lao động nữ 99 91 08 130 116 14 164 147 17 (TLTK : Thống kê phòng tổng hợp của Công ty) Qua bảng trên ta thấy cơ cấu lao động theo các chỉ tiêu trên thay đổi một cách đáng kể chứng tỏ rằng Công ty có qui mô sản xuất kinh doanh ngày một mở rộng. Vì đặc điểm của ngành vận tải nên phần lớn lao động trong Công ty là nam giới (gần 90% - 2005). Đối với các lao động nam, Công ty đã đề ra nội quy nghiêm khắc để tránh tình trạng nhân viên sa đà vào các tệ nạn xã hội như rượu chè, cờ bạc. Bên cạnh đó Công ty đảm bảo các điều kiện lao động và điều kiện sinh hoạt tốt cho anh em công nhân làm việc trực tiếp (như bốc xếp, lái xe, thủ kho). Đồng thời Công ty cũng quan tâm để cho anh em công nhân có một lối sống lành mạnh, tích cực đóng góp cho việc xây dựng kinh tế gia đình vững vàng. Với những chính sách đó, anh em công nhân sẽ yên tâm công tác, toàn tâm toàn lực với công việc. Về sự biến động lao động, nói chung lao động trong Công ty luôn có sự biến động cả về số lượng và chất lượng bởi Công ty thường xuyên diễn ra các quá trình tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, đào thải … Điều đó phụ thuộc vào điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trường. Để phân tích kỹ hơn ta xem xét cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ. Bảng 6 : Cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ Đơn vị : Người STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Trình độ ĐH 17 20 25 2 Trình độ cao đẳng 09 10 15 3 Trình độ THCN 05 08 08 4 Trình độ sơ cấp 06 07 08 5 Lao động phổ thông 61 85 108 (TLTK : Thống kê phòng tổng hợp của Công ty) Qua bảng thống kê về trình độ lao động của Công ty, ta thấy trình độ của cán bộ công nhân viên của Công ty ngày được nâng cao. Nhân viên trình độ đại học và cao đẳng tăng rõ rệt, Công ty hạn chế tuyển nhân viên trình độ trung học và sơ cấp. Do tính chất công việc nên số lao động phổ thông của Công ty tương đối lớn, với đối tượng này Công ty ưu tiên nhận thanh niên đi nghĩa vụ quân sự về. Số lao động này cũng tăng chứng tỏ quy mô hoạt động của Công ty ngày một mở rộng. Tóm lại, nhìn chung với qui mô như vậy, số lượng lao động của Công ty Trường Hưng là tương đối lớn, tuy nhiên trình độ của đội ngũ nhân viên còn chưa cao, đội ngũ cán bộ quản lý còn thiếu. Khả năng tận dụng lao động còn chưa tận dụng hết khả năng và sáng tạo trong lao động, hiệu quả kinh doanh còn thấp. Vì thế để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thì cần phải có một bộ máy tổ chức quản lý hợp lý, phù hợp với hoạt động kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khoa học công nghệ và thị trường. Trong điều kiện hiện nay, trong cơ chế đổi mới, cơ cấu thị trường có sự tham gia đông đảo mạnh mẽ của nhiều nhà cung cấp dịch vụ trên một thị trường. Các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau tạo nên một thị trường luôn tồn tại sự cạnh tranh gay gắt nhất là trong điều kiện hiện nay khi giá nhiên liệu tăng cao. Vì vậy việc quản lý, sử dụng nguồn nhân lực trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề khá quan trọng. II. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty TNHH Trường Hưng 1. Cơ cấu bộ máy tổ chức Trong bất kỳ tổ chức nào cũng cần phải có cơ cấu tổ chức “cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xương của tổ chức”. ở đây có những nhiệm vụ phải hoàn thành và những người chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ này. Như vậy cơ cấu là các hình thức mà trong những nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như mối quan hệ giữa chúng được bố trí và ổn định. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Trường hưng Giám đốc Phó giám đốc phía Bắc Phòng nghiệp vụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổng hợp Bộ phận quản lý kho bãi Bộ phận quản lý phương tiện và tài xế Phó giám đốc chi nhánh phía Nam Phòng nghiệp vụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổng hợp Bộ phận quản lý kho bãi Bộ phận quản lý phương tiện và tài xế Qua sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trường Hưng được xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này, giám đốc được sự giúp đỡ của hai phó giám đốc để chuẩn bị những hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Tuy nhiên giám đốc vẫn là người chịu trách nhiệm về mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi Công ty. Đứng đầu bộ máy Công ty là ban giám đốc gồm có 01 giám đốc và 02 phó giám đốc. Công ty có 06 phòng ban và 04 bộ phận trực thuộc các phòng ban. Như vậy: ta thấy việc bố trí các cấp như trên giúp giám đốc Công ty nắm sát hoạt động, thu hút được chuyên gia tham gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, với việc bố trí như vậy cũng bộc lộ khá nhiều nhược điểm như giám đốc Công ty phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ trực tuyến với phòng ban chức năng. 2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty 2.1 Giám đốc Công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (trích điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH Trường Hưng ) – có quyền: - đề ra chính sách chất lượng dịch vụ của Công ty. - Quy định xây dựng và xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống đảm bảo chất lượng. - Xây dựng phương án tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy quy hoạch cán bộ đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng lao động. - Chỉ đạo và điều hành các công việc cụ thể về tổ chức nhân sự, dự án đầu tư, kế toán, thống kê tài chính. 2.2 Phó giám đốc phía Bắc Chức năng : - Được giám đốc Công ty uỷ quyền tổ chức, xây dựng, điều hành, kiểm tra chỉ đạo tổ chức công việc cũng như trong việc thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ tổ chức trong hoạt động kinh doanh của Công