Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức tiêu thụ sản phẩm của Công ty điện tử- Công trình

ản xuất Th.bị 15 140 2100 3 Thiết bị khống chế theo quy trình công nghệ. Th.bị 8 110 880 4 Mạng điều khiển hệ thống sản xuất Mạng 5 300 1500 5 Thiết bị khống chế công suất đa năng Th.bị 6 150 900 6 Thiết bị khống chế nhiệt Cái 60 4 240 7 Thiết bị tự động qui trình nhiệt Cái 70 16 1120 8 Sản xuất, gia công cơ khí HĐ 10 60 600 9 Thiết bị hàn Cái 8 50 400 Cộng 9740 Ngoài những sản phẩm mà Công ty thường xuyên có đơn đặt hàng sản xuất trên, còn nhiều những sản phẩm khác Công ty nhận đơn hàng chỉ làm một lần, sản xuất không có tính lặp lại, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng và thông số kỹ thuật theo yêu cầu từ phía khách hàng như: cân ô tô, tủ hạ thế, tủ bù trừ tự động, tủ phân phối... để đáp ứng một quy trình công nghệ nào đó. Các sản phẩm như thế trong khoảng thời gian từ năm 200- 2003 mang lại doanh thu cho công ty là 5.632.000.000 2.2. Thực trạng công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm của công ty 2.2.1. Hoạch định chương trình bán Chương trình bán hàng của Công ty được hoạch định bao gồm các bước sau: - Thăm dò và đánh giá khách hàng: Công ty hàng ngày luôn nhận được những thông tin đa chiều về nhu cầu sản phẩm thuộc lĩnh vực mình sản xuất của các loại đối tượng khách hàng khác nhau. - Tiền tiếp xúc: Khi có được thông tin về nhu cầu của khách hàng tiềm năng, phòng Kinh doanh sẽ tiến hành điều tra tìm hiểu về khách hàng đó như: tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ... - Tiếp xúc và giới thiệu: Nhân viên trong bộ phận bán hàng trong Công ty sẽ trực tiếp đến nơi có nhu cầu về sản phẩm, nêu rõ lí do của cuộc thăm viếng, sau đó giới thiệu về mình, về Công ty và gửi bảng báo giá sản phẩm, giải đáp xử lý những thắc mắc nếu cần. Trong cuộc thăm viếng, nhân viên bán hàng có nhiệm vụ là phải giới thiệu được những đặc tính vượt trội đối với sản phẩm của Công ty mình như: Tiết kiệm chi phí, gọn nhẹ, dễ vận hành và sử dụng, giá trị sử dụng cao... sao cho gây được sự chú ý đối với khách hàng. - Ký hợp đồng mua bán: Nếu khách hàng chấp nhận đặt mua sản phẩm của Công ty, hợp đồng mua bán sẽ được ký kết với những điều khoản theo đúng yêu cầu của cả hai bên và theo đúng quy định của pháp luật. - Theo dõi và đảm bảo đúng các dịch vụ sau bán hàng: Công ty sẽ theo dõi và đảm bảo đúng các dịch vụ như đã ký kết trong hợp đồng mua bán, thông thường, một số dịch vụ sẽ được thực hiện ngay sau khi quyết định mua hàng và tiếp tục được thực hiện ở các giai đoạn tiếp theo khi khách hàng sử dụng sản phẩm. 2.2.2. Tổ chức mạng bán hàng 2.2.2.1. Mạng phân phối Mạng phân phối sản phẩm hiện tại của công ty rất mỏng, chỉ bao gồm 2 đại lý chi nhánh đó là: 1.Chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh. Trụ sở chi nhánh: số 197 Nguyễn Thị Minh Khai Quận I. tp. Hồ CHí MINH. 2. Chi nhánh tại TP.Thanh Hoá. Được đặt tại 72 Hoàng Văn Thụ, thành phố Thanh Hoá. Cả 2 chi nhánh này hoạt động phụ thuộc vào Công ty và có nhiệm vụ phát triển thị trường tiêu thụ độc quyền tại miền Nam và miền Trung. Trên địa bàn của mình các chi nhánh có quyền nhận đơn hàng sản xuất toàn bộ danh mục hàng hoá của Công ty, chi nhánh sẽ giải quyết những đơn hàng có thể xử lí được ngay tại chỗ, những đơn hàng không thể tự giải quyết, sẽ được chuyển lên Công ty, chi nhánh chỉ làm đại diện phân phối. 2.2.2.2. Kênh phân phối Với Công ty Điện tử- Công trình phương thức phân phối là: Sau khi sản phẩm được sản xuất công ty sẽ có biện pháp vận chuyển, giao nhận đến tận tay đối với khách hàng không qua một đối tượng trung gian nào, vì vậy kênh phân phối sản phẩm của công ty là loại kênh phân phối cấp 1. Sơ đồ kênh phân phối cấp 1 : Sản phẩm công ty sản xuất Các đối tượng khách hàng Ưu điểm: Đối với lĩnh vực sản xuất của công ty ( không sản xuất sản phẩm hàng loạt mà chủ yếu là sản xuất sản phẩm đơn chiếc theo đơn đặt hàng ), sản phẩm sản xuất thường có giá trị đơn vị cao, các nỗ lực bán đòi hỏi sự đàm phán mạnh mẽ, khách hàng đã được xác định rõ ràng, ngoài ra sản phẩm nhiều khi còn có yêu cầu về trợ giúp lắp đặt hoặc hướng dẫn sử dụng thì việc lựa chọn kênh phân phối cấp 1 này là thích hợp nhất. Nhược điểm: Công ty sử dụng kênh phân phối này sẽ phải sử dụng lực lượng bán hàng của chính mình và chịu trách nhiệm tất cả các chức năng của kênh, vì vậy đôi khi gặp khó khăn như thiếu nhân lực, thiếu kỹ năng chuyên môn... 2.2.3. Xúc tiến bán hàng 2.2.3.1. Phân tích sơ bộ Từ những thông tin ban đầu về nhu cầu sản phẩm sẽ chuyền đến cán bộ phụ trách xem xét nếu thấy khả thi và có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, ban phụ trách sẽ cử người tìm hiểu về đối tác, tìm hiểu về công việc, các đối thủ có thể cạnh tranh đến công việc mình đang quan tâm. Từ đó đi đến kết luận về khả năng tham gia, tỉ lệ % về kết quả thắng lợi và cuối cùng ra quyết định có hay không tham gia vào tranh thầu. 2.2.3.2. Giao dịch chào hàng Khi đã xác định được thông tin, qua phân tích và đi đến quyết định tham gia tranh thầu sản xuất sản phẩm. Công ty sẽ gửi công văn cho khách hàng nêu rõ về những khả năng của mình hoàn toàn có thể đáp ứng được công việc mà khách hàng đang và sẽ có nhu cầu, đồng thời gửi kèm theo Hồ sơ pháp nhân, giới thiệu về lĩnh vực hoạt động, năng lực tài chính, năng lực chuyên môn, năng lực máy móc thiết bị kỹ thuật của công ty. Ngoài ra còn nêu ra một số công việc tương tự mà doanh nghiệp đã thực hiện thành công hoặc đang thực hiện. Sau đó cử cán bộ theo dõi, bám sát công việc, đồng thời trả lời yêu cầu thắc mắc của khách hàng đến khi khách hàng chấp nhận hoặc không. Nếu khách hàng chấp nhận sẽ : - Gửi bảng báo giá, trong đó nêu rõ những ưu đãi và dịch vụ kèm theo, thời gian giao hàng, phương tiện, địa điểm ... kể cả cán bộ lắp đặt vận hành, hướng dẫn sử dụng nếu phía bên kia có yêu cầu. - Nêu những thông tin về giá : + Nếu là thiết bị nguyên chiếc nhập khẩu từ nước ngoài : Gửi bản báo giá, xuất sứ gốc của hãng sản xuất cũng như nước sản xuất. + Nếu là thiết bị do công ty lắp ráp bằng các linh kiện rời thì trong bảng báo giá có đầy đủ các thông số kỹ thuật, giá cả, số lượng xuất xứ.... Ví dụ một bảng báo giá cụ thể mà công ty đã gửi : Bảng báo giá sản phẩm gửi công ty Lever- Haso Chúng tôi xin báo giá mặt hàng như sau : 1. Giá cả và chủng loại Tên hàng- Qui cách Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Cung cấp và lắp đặt cân ô tô - Khả năng cân : 40 tấn - Độ chính xác : cấp 3 - Kích thước sàn cân : 12x3m - Sử dụng 6 biến tử loại 20 tấn - Máy in EPSON Cái 01 28.000 28.000 USD 2. Nguồn gốc máy : Của hãng METTER TOLEDO CHANGZHOU 3. Địa điểm giao nhận : Tại 233 Đường Nguyễn Trãi- Quận Thanh Xuân TP Hà nội 4. Thời gian bảo hành : 01 ( một năm ) 5. Thanh toán : Bên mua ứng trước 70% giá trị hàng cho bên bán ngay sau khi ký hợp đồng, phần còn lại thanh toán nốt khi lắp đặt xong. ( Nếu thanh toán bằng tiền Việt thì theo tỉ giá của Ngân hàng mà bên bán mở LC cùng ngày trả tiền ). 6. Thời gian giao hàng : Sau 45 ngày kể từ ngày ký hợp đồng mua bán giữa hai bên. 7. Báo giá này có giá trị : Trong 30 ngày kể từ ngày chúng tôi báo giá. Báo giá này chưa bao gồm tiền xây dựng hầm cân và đường vào, phần này khi thi công sẽ tính theo đơn giá XDCB của khu vực TP Hà nội. - Quá trình gửi bản báo giá mới chỉ là một quá trình sơ bộ cung cấp cho khách hàng những thông tin chính về sản phẩm và giá cả, xuất xứ cũng như chất lượng. Sau khi bản báo giá được khách hàng chấp nhận, công ty sẽ lập một dự toán chi tiết trong đó nêu rõ ràng các chi tiết, linh kiện cấu thành máy từ đơn giản đến phức tạp cũng như các thông số kỹ thuật, nguồn nhập và giá cả cụ thể. 2.2.3.3. Lựa chọn giá cả, chất lượng linh kiện sản xuất Thông thường sau khi nhận được hợp đồng doanh nghiệp bắt tay vào quá trình tìm nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất sản phẩm. Trong cơ chế thị trường hiện nay có được linh kiện như mong muốn là không mấy khó khăn nhưng tìm được linh kiện và giá cả phù hợp yêu cầu khách hàng mới là vấn đề quan trọng, vấn đề này đòi hỏi phải thường xuyên quan tâm xem xét đến biến động của thị trường nguyên vật liệu cần thiết cho lĩnh vực hoạt động của mình. Cụ thể trong quá trình này doanh nghiệp phải tìm hiểu và tham khảo các bản báo giá linh kiện. Nếu phải nhập nguyên vật liệu từ nước ngoài thì gửi đơn đặt hàng và mở tài khoản thanh toán theo đúng thủ tục xuất nhập khẩu. Nếu nguyên vật liệu trong nước sẵn có xẽ tuỳ vào giá cả, chất lượng, dịch vụ bảo hành để chọn loại thích hợp. 2.2.4. Tổ chức hoạt động hỗ trợ tiêu thụ 2.2.4.1. Đẩy mạnh hoạt động điều tra tìm kiếm khách hàng Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, sản phẩm sản xuất ra phải gắn liền với nhu cầu của người tiêu dùng. Sớm nhận biết được điều này Công ty đã rất coi trọng công tác điều tra, tìm kiếm khách hàng, nhằm mục đích sản xuất được nhiều sản phẩm phù hợp với lĩnh vực của mình, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ, mở rộng thị trường mang lại nhiều lợi nhuận thì tất yếu phải tăng cường việc tìm kiếm đáp ứng nhu cầu khách hàng. Ngoài việc nghiên cứu đáp ứng nhu cầu sản phẩm của lượng khách hàng hiện tại ở thị trường chủ yếu là thị trường thành phố ( chiếm 2/3 nhu cầu sản phẩm hiện nay ), Công ty cũng đang từng bước xúc tiến nghiên cứu tìm hiểu thị trường mới, những thị trường tiềm năng trong tương lai như thị trường nông thôn, khu vực vùng sâu, vùng xa. Để thực hiện mục tiêu Công nghiệp hoá- hiện đại hóa Đất nước do Nhà nước ta đã ban hành thì loại thị trường tiềm năng này cần sản phẩm của công ty hơn bao giờ hết, đây sẽ là thị trường được khai thác rộng lớn trong tương lai. Song song với việc tìm kiếm thị trường mới là việc tiến hành công tác điều tra, nắm bắt tình hình tiêu thụ sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, giá cả, chất lượng, mặt yếu kém, mặt mạnh của đối thủ từ đó đề ra hoạt động của công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. 2.2.4.2. Quảng cáo Hiện tại đã có quỹ trích từ lợi nhuận thuần hàng năm giành cho quảng cáo, tên tuổi cũng như sản phẩm của công ty cũng đã có mặt trên một số báo, tạp chí, phương tiện thông tin đại chúng... và ngày càng thu hút được sự quan tâm từ nhiều đối tượng khách hàng. Với mục tiêu ngày càng hoàn thiện chất lượng, giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất sản phẩm, củng cố địa vị hiện có của công ty và không ngừng mở rộng lĩnh vực sản xuất. Chính sách quảng cáo đã thực hiện tương đối tốt mục đích trên và hướng được vào những vấn đề cốt lõi như: + Tăng số lượng hàng tiêu thụ trên thị trường truyền thống. + Mở ra thị trường mới. + Giới thiệu sản phẩm mới. + Xây dựng và củng cố uy tín của những sản phẩm đã sản xuất và củng cố uy tín của công ty. Trong năm 2003 vừa qua công ty có được đơn đặt hàng từ nhiều nguồn khác nhau, ngoài những đối tượng khách hàng truyền thống, những đối tượng khách hàng biết được công ty qua sự giới thiệu trực tiếp ( hai loại đối tượng này chiếm 3/4 số đơn đặt hàng ), còn lại số đối tượng biết đến công ty qua quảng cáo, tự tìm đến tìm hiểu và đi đến ký hợp đồng chiếm 1/4 lượng đơn đặt hàng, điều này chứng tỏ quảng cáo cũng đã phát huy được tác dụng của nó. Trong những năm tới công ty đang cố gắng đặt ra mục tiêu lượng đơn hàng được thực hiện nhờ quảng cáo chiếm khoảng từ 30- 40% số lượng đơn đặt hàng. 2.2.4.3. Xây dựng Website bán hàng Từ năm 2000 công ty đã bỏ kinh phí để tiến hành xây dựng Website riêng của mình. Tên Website của công ty là: Email: VNC@hn.vnn.vn Nội dung của Website đã giới thiệu một cách tương đối khái quát về tình hình của công ty như: - Tên chính thức, quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu vốn, lao động, các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh,... - Các lĩnh vực sản xuất yêu cầu các loại sản phẩm mà công ty có thể đáp ứng được - Sản phẩm chủ yếu mà công ty đã sản xuất kèm theo ảnh, giá cả, linh kiện cấu thành và nguồn gốc của linh kiện. - Phương thức giao dịch, bán hàng, thanh toán, dịch vụ bảo hành sửa chữ, lắp đặt sản phẩm sau bán hàng. 2.2.5. Đào tạo và tổ chức lực lượng bán hàng Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lực lượng bán hàng vì thế cũng không nhiều. Lực lượng nhân viên bán hàng hiện nay của công ty chủ yếu là trước đây làm những công việc khác nay chuyển sang bán hàng, cho nên không có sự đào tạo chuyên môn cần thiết nhất là trong lĩnh vực marketing chào hàng đòi hỏi có sự giao tiếp qua lại giữa hai hay nhiều người. Hai bên giao tiếp có thể nghiên cứu trực tiếp những nhu cầu và đặc điểm của nhau đồng thời có sự linh hoạt trong giao tiếp phù hợp. Vì là người làm trong công ty có thời gian tương đối lâu trước khi chuyển sang lực lượng bán, nên nhân viên bán hàng có ưu điểm hiểu rất rõ về công ty, về sản phẩm, nhưng họ lại có nhược điểm là hiểu rất ít về khách hàng ( nhu cầu của khách hàng, động cơ mua của khách hàng và khó khăn của họ), về đối thủ cạnh tranh. Công ty cũng không có những hoạt động thường xuyên cấp kinh phí đào tạo cho đội ngũ bán hàng. Mặc dù mỗi nhân viên bán hàng có chế độ được hưởng hoa hồng đối với mỗi sản phẩm do mình kí được hợp đồng, nhưng nhìn chung cơ chế khen thưởng, kỉ luật đối với nhân viên bán hàng còn lỏng lẻo, không khuyến khích được họ làm việc tích cực hơn. Là một công ty nhận sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng với giá trị lớn, để có được một hợp đồng sản xuất là cả một quá trình khó khăn, nhất là với các mối quan hệ, vì thế mà ngoài lực lượng nhân viên bán hàng công ty còn huy động tất cả các thành viên làm việc trong công ty đều có thể tham gia bán hàng dựa vào mối quan hệ của mình tìm kiếm nhu cầu, từ đó sẽ giới thiệu lại cho những người có chuyên môn. Mỗi nhân viên giới thiệu được hợp đồng đi đến thành công sẽ được hưởng một tỉ lệ hoa hồng nhất định. 2.2.6. Bán hàng 2.2.6.1. Phương thức thanh toán - Phương thức thanh toán chủ yếu bằng chuyển khoản hoặc séc, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt. - Thoả thuận loại tiền dùng để thanh toán, nếu muốn đổi ngoại tệ ra tiền Việt thì xẽ phải áp dụng theo tỉ giá tại thời điểm thanh toán. - Giá bán sản phẩm có hoặc không kèm theo cước phí vận chuyển xẽ được hai bên thoả thuận trước và ghi trong hợp đồng kinh tế. - Để hợp đồng kinh tế có hiệu lực sau khi được ký kết, doanh nghiệp thường yêu cầu phía khách hàng ứng trước một phần tiền. Tuỳ thuộc vào quan hệ, độ tin cậy và khả năng tài chính của bên mua mà khoản ứng trước có thể từ 10- 40% giá trị hợp đồng - Các thoả thuận thanh toán phải rõ ràng về phần trăm, thời gian theo tiến độ thực hiện hợp đồng thường là : + Sau khi nghiệm thu thiết bị khách hàng xẽ thanh toán tiếp một phần. Quá trình nghiệm thu diễn ra như sau: bên A đến bên B để kiểm tra về thực tế thiết bị đã chế tạo so với dự toán, so với hợp đồng. Hoặc bên B chuyển thiết bị đến bên A sau đó hai bên kiểm tra, lập biên bản nghiệm thu thiết bị. + Về phía bên A sau khi tiến hành lắp đặt, vận hành và chạy thử đã đạt yêu cầu, nghiệm thu công trình thấy không có trục trặc gì sẽ lại thanh toán tiếp. + Tỉ lệ phần trăm giữ bảo hành xẽ được thoả thuận hợp lí đúng nguyện vọng của cả hai bên và đúng quy định của nhà nước. Khi thời hạn bảo hành đã hết mà không có vấn đề gì xảy ra bên A phải có nghĩa vụ thanh toán nốt với bên B đồng thời chấm dứt hợp đồng. - Chiết khấu cho khách hàng nếu khách hàng trả đủ đúng thời gian : Nếu có chiết khấu thì doanh nghiệp sẽ nói trước và hai bên thoả thuận sau đó có điều khoản được ký kết trong hợp đồng( thông thường tỉ lệ chiết khấu của Công ty ở mức từ 2%- 5%). Vì chiết khấu để rút ngắn thời gian thanh toán tránh bị chiếm dụng vốn rất tốt cho doanh nghiệp nên doanh nghiệp coi đây là công việc bình thường và cần thiết phải làm. 2.2.6.2. Xử lí vi phạm hợp đồng - Về phía khách hàng trước mỗi lần ký kết hợp đồng doanh nghiệp đều có cán bộ điều tra về tình hình hoạt động và khả năng tài chính của khách hàng, sau khi hợp đồng đã được ký kết luôn có phần ứng trước của khách hàng do doanh nghiệp yêu cầu để đảm bảo. Về phía doanh nghiệp không vì những khó khăn biến động giá cả linh kiện và luôn luôn có phương án thay thế linh hoạt kịp thời mà đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng thời hạn và yêu cầu. Cho nên việc vi phạm dẫn đến huỷ bỏ hoàn toàn hợp đồng doanh nghiệp chưa bao giờ gặp phải. - Tuy nhiên trường hợp khách hàng dây dưa chiếm dụng vốn thì là không thể tránh khỏi song không lớn, xẽ xếp vào khoản nợ khó đòi, có trường hợp phải thanh toán bằng sản phẩm để giải quyết công nợ. 2.2.6.3. Dịch vụ bảo hành sửa chữa - Đáp ứng kịp thời những yêu cầu của khách hàng. - Khi giao hàng có những thoả thuận về thời gian, nội dung công việc bảo hành, quá trình bảo hành được tiến hành đúng thời gian, đúng nội dung công việc đã đặt ra. Có vậy khách hàng sẽ yên tâm và tin tưởng để tiếp tục quan hệ lâu dài trong tương lai. - Có chính sách bồi thường rõ ràng đối với những trường hợp sản phẩm trong quá trình vận hành có những sự cố do những lỗi thuộc về công ty. - Giữ liên lạc với khách hàng sau khi đã thực hiện việc bán bằng thư, điện thoại ... để biết được phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm đã mua đồng thời đưa ra cách giải quyết kịp thời. 2.3. Những yếu kém chủ yếu trong tổ chức tiêu thụ sản phẩm của công ty và nguyên nhân 2.3.1. Hạn chế Về lực lượng bán hàng Đội ngũ cán bộ chuyên môn trong công tác tiêu thụ còn thiếu, lực lượng nhân viên bán hàng mỏng, chủ yếu là người từ các bộ phận khác chuyển sang làm công tác bán hàng nên thiếu kinh nghiệm, thêm vào đó lại không được đào tạo thường xuyên, trình độ hiểu biết về mặt hàng điện tử công nghiệp, trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bán hàng cá nhân còn hạn chế. Về Website bán hàng - Trang Web của công ty hoạt động không có hiệu quả cụ thể: + Nội dung trang web quá sơ sài, khả năng giao dịch trực tuyến: gửi thư tin ( newsletter ), mail cho khách hàng và đặt hàng trực tuyến là không có. + Chất lượng mỹ thuật của trang web không cao, không có tính chất chuyên nghiệp nên không tạo sự tin tưởng, lôi cuốn cho khách hàng và không thuận tiện trong giao dịch. + Địa chỉ website không có trong các trang tìm kiếm phổ dụng như www.google.com, www.vinaseek.com và chưa đặt liên kết banner quảng cáo trên các trang web tin tức trong và ngoài nước. Do đó không phát huy hiệu quả Marketing với khách hàng. Mạng bán hàng Mới chỉ tập trung bán hàng ở hai thị trường lớn đó là thị trường Hà nội và TP. Hồ Chí Minh, các khu vực khác chưa được quan tâm đúng mức, nhiều khu vực còn bị bỏ ngỏ nhất là các khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa. Hệ thống hỗ trợ tiêu thụ Hệ thống hoạch định và thực hiện các chương trình maketing của công ty làm việc chưa thực sự hiệu quả. Hoạt động marketing của công ty chưa phát triển mạnh theo đúng yêu cầu đề ra do đó chưa nắm bắt sát được nhu cầu khách hàng, sự biến động của thị trường: - Tuy có quỹ giành cho quảng cáo nhưng quỹ này còn hạn chế, cụ thể là công ty xác định ngân quỹ dành cho quảng cáo tuỳ theo khả năng mà công ty có thể chi được. Phương pháp này bỏ qua ảnh hưởng của quảng cáo đối với khối lượng hàng tiêu thụ, nó dẫn đến ngân sách quảng cáo hàng năm không ổn định - Việc thiết kế nội dung chương trình quảng cáo nghèo nàn, không gây được ấn tượng mạnh từ phía khách hàng, quảng cáo không mang tính liên tục, thường xuyên bị ngắt quãng, ngoài ra các phương tiện thông tin mà công ty dùng để đăng tải quảng cáo chưa có tính phổ thông rộng rãi, nhất là mục tiêu quảng cáo lại hướng vào thị trường điện tử- công nghiệp. - Không thường xuyên tham gia các cuộc triển lãm trong và ngoài nước nhất là các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp chất lượng cao. - Các chương trình hỗ trợ, xúc tiến bán hàng chủ yếu tập trung vào hai thị trường lớn đó là Hà nội và TP. Hồ Chí Minh. - Dịch vụ sau bán hàng còn hạn chế cụ thể như: Không thường xuyên gọi điện, gửi thư liên lạc với khách hàng sau khi hợp đồng tiêu thụ được thực hiện, lắp đặt hàng nhiều khi còn không chính xác gây mất lòng tin đối với khách hàng... 2.3.2. Nguyên nhân chính Do lực lượng nhân viên bán hàng của Công ty còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm. Công ty lại không có sự quan tâm đúng mức cấp kinh phí cho việc đào tạo, huấn luyện chuyên môn một cách khoa học, dẫn đến tình trạng hoạt động không có hiệu quả. Công ty chưa chú trọng đến việc bán hàng bằng thương mại điện tử nhất là đối với những mặt hàng là sản phẩm làm theo đơn đặt hàng với giá trị tương đối lớn, mặc dù đây là xu hướng của bán hàng thời hiện đại, thành thử Website của công ty có nhưng hoạt động không hiệu quả. Mạng lưới bán hàng của công ty chưa được rộng và chủ yếu tập trung vào 2 thị trường lớn là Hà nội và TP. Hồ Chí Minh, bỏ qua rất nhiều các thị trường tiềm năng khác dẫn đến doanh thu tiêu thụ sản phẩm không cân đối chủ yếu là từ hai thị trên mang lại. Hiện tại công ty không có phòng Marketing nên việc hoạch định các chương trình hỗ trợ bán hàng như quảng cáo, tham gia các hội trợ, triển lãm... không có sự chuyên môn hoá và do phòng kinh doanh phụ trách. Việc này dẫn đến chất lượng của các chương trình hỗ trợ xúc tiến bán hàng không cao. - Ngân sách cho hoạt động quảng cáo không chi theo tỉ lệ % nhất định so với doanh thu hay lợi nhuận mà tuỳ theo khả năng công ty có thể chi trả được, dẫn đến tình trạng quảng cáo không thường xuyên, và do ngân sách biến động nên việc xây dựng kế hoạch quảng cáo lâu dài trên các phương tiện thông tin đại chúng là rất khó thực hiện, đồng thời nội dung quảng cáo cũng sơ sài và chưa hướng được vào khách hàng mục tiêu. chương III Hoàn thiện công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm của công ty trong thời gian tới Từ những hạn chế cũng như nguyên nhân đã đề cập ở trên, một vài khó khăn lớn nhất hiện nay của công ty như máy móc công nghệ dù đã được đầu tư cải tiến song vẫn còn lạc hậu trong khi nguồn vốn thì không nhiều, sự khó khăn trong việc sản xuất ra những sản phẩm mang tính thương phẩm....Bên cạnh đó tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt với sự hoạt động và xuất hiện của nhiều cơ sở cùng ngành trong cả nước, sản phẩm ngoại nhập và sản phẩm nhập lậu cũng nhiều, sự phụ thuộc về linh kiện bên ngoài cùng với tiến trình hội nhập AFTA, WTO ngày càng gần tới đích kèm theo sự giảm bớt và dỡ bỏ hàng rào thuế quan là những khó khăn chính tác động đến quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần có một số biện pháp khắc phục tình trạng khó khăn đương đầu với thách thức và cơ hội trong điều kiện mới. Trong phạm vi của bài Chuyên đề này, em chỉ nêu ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm. 3.1. Cải tiến Website bán hàng của công ty Các phương tiện điện tử như Internet/Web giúp cho các doanh nghiệp nắm được thông tin phong phú về thị trường, từ đó có thể xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh thích hợp với xu thế phát triển của thị trường, hiện nay thương mại điện tử đang được quan tâm là một trong những động lực chủ yếu để phát triển các doanh nghiệp trong thời gian tới. Trước hết thương mại điện tử giúp giảm chi phí văn phòng, các văn phòng không có giấy tờ nhỏ hơn rất nhiều, chi phí tìm kiếm, chuyển giao tài liệu giảm nhiều lần. Thương mại điện tử giúp giảm thấp chi phí bán hàng và chi phí tiếp thị. Bằng Internet/Web một nhân viên bán hàng có thể giao dịch được với rất nhiều khách hàng, catalogue điện tử trên các trang Web không những phong phú hơn mà còn thường xuyên cập nhật so với các catalogue in ấn khuân khổ giới hạn và thường xuyên bị lỗi thời. Qua Internet/Web giúp khách hàng và doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chi phí giao dịch ( giao dịch được hiểu là từ quá trình quảng cáo, tiếp xúc ban đầu, giao dịch đặt hàng, giao hàng, thanh toán ). Thời gian giao dịch qua Internet chỉ bằng 7% thời gian giao dịch qua Fax, bằng khoảng 0,5% thời gian giao dịch qua bưu điện. Chi phí giao dịch qua Internet cũng chỉ bằng 5% chi phí giao dịch qua Fax hay qua bưu điện chuyển phát nhanh; chi phí thanh toán điện tử qua Internet chỉ bằng 10- 20% chi phí thanh toán theo lối thông thường. Trong hai yếu tố cắt giảm này, yếu tố thời gian đáng kể hơn, vì việc nhanh chóng thông tin hàng hoá đến người tiêu dùng( mà không phải qua trung gian ) có ý nghĩa sống còn trong cạnh tranh kinh doanh. Thương mại điện tử tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các nhân tố tham gia vào quá trình thương mại. Thông qua mạng, các đối tượng tham gia có thể giao tiếp trực tiếp và liên tục với nhau nhờ đó có sự hợp tác và sự quản lí đều được tiến hành nhanh chóng và liên tục, tạo điều kiện tìm kiếm các bạn hàng mới, cơ hội kinh doanh mới trên bình diện toàn quốc, khu vực và thế giới. Như vậy trong thời đại ngày nay, việc tìm kiếm thông tin, tìm kiếm bạn hàng trên mạng trở nên cực kì thông dụng vì tính ưu việt của nó: Cung cấp thông tin nhanh, độ chính xác, tin cậy cao, ngoài ra giữa người mua và người bán có thể thanh toán trực tiếp qua mạng giảm bớt được các thủ tục rườm rà, tích kiệm được thời gian và chi phí, tạo dựng và củng cố quan hệ bạn hàng, tạo điều kiện giành thêm phương tiện cho mở thêm quy mô và công nghệ sản xuất. Làm ăn trên mạng đang là xu thế của thời đại mới. Do đó công ty cần phải nhanh chóng đầu tư hoàn thiện và phát triển trang Website của mình, cụ thể: 3.1.1. Đăng kí tên miền, thuê máy chủ lưu trữ Website Để thuận tiện cho việc ghi nhớ và tìm kiếm, truy nhập cho khách hàng và các Công ty đối tác, nhất là đối với các khách nước ngoài, tên trang Web của Công ty không nên đăng kí tên miền với tên có đuôi .com.vn mà chỉ nên dùng tên