Chuyên đề Hoàn thiện và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu thiết bị bán dẫn, đo lường của công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội

ên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Chi nhánh Hà Nội cũng xác định cho dù phương án có khả thi thì đó cũng mới chỉ mới là kế hoạch còn trong quá trình thực thi nó luôn chịu tác động bởi nhiều yếu tố bất ngờ thế nên luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, khi thực sự hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả. Và quá trình thực hiện đó luôn có sự tập trung theo dõi, lãnh đạo của Giám đốc cùng với sự hỗ trợ của tất cả các phòng ban để cho phòng xuất nhập khẩu hoạt động tốt nhất cũng là mang lại hiệu quả cho công ty cao nhất có thể. - Tiến hành hỏi giá và đặt hàng hoặc có thể là đàm phán trực tiếp: với thông tin thị trường và kế hoạch có được, chi nhánh sẽ lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng. Sau đó tiến hành gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất. Trong hỏi giá, chi nhánh đưa ra các điều khoản như: tên hàng, thông số kỹ thuật, số lượng, nhãn mác, cần thiết phải đạt các tiêu chuẩn gì, hình thức thanh toán, hình thức giao hàng…Khi nhận được hồi âm từ nhà xuất khẩu, nếu chi nhánh đồng ý với các điều khoản nhà xuất khẩu đưa ra thì sẽ tiến tới đặt hàng bằng hai cách: + Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà xuất khẩu. Nhà xuất khẩu sẽ gửi một thông báo xác nhận bán, thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá. + Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ. Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện qua thư tín, fax. Hoặc có thể nhà xuất khẩu và đại diện chi nhánh, công ty sẽ trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết khi đây là lần đầu tiên thiết lập quan hệ mua bán. Nếu chi nhánh vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưng đối với các mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên thì chi nhánh sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, điều kiện thanh toán, hay điều kiện giao hàng. Khi hai bên đều thống nhất sẽ đi tới thực hiện ký kết hợp đồng. Hợp đồng thường được lập bằng tiếng Anh, có đầy đủ chữ ký của hai bên và các điều khoản mà hai bên đã thống nhất. 2.1.6. Phương thức nhập khẩu mà công ty TNHH điện cơ Phát Minh – chi nhánh Hà Nội đã áp dụng thời gian qua Để đáp ứng được công việc kinh doanh của mình, chi nhánh Hà Nội phải tiến hành hoàn thiện các thủ tục để nhập khẩu các loại linh kiện, máy móc, thiết bị đã đặt mua từ nước ngoài. Đối với từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng, từng loại sản phẩm cụ thể mà phương thức nhập khẩu của chi nhánh lại khác nhau sao cho phù hợp, đúng quy chế của Nhà nước Việt Nam về nhập khẩu đồng thời mang lại hiệu quả cao. Biện pháp nhập khẩu chủ yếu mà chi nhánh thường áp dụng đó là nhập khẩu trực tiếp, hàng năm giá trị hàng nhập khẩu trực tiếp chiếm khoảng 85% tổng kim ngạch nhập khẩu. Còn lại là nhập khẩu ủy thác hoặc công ty Phát Minh trong thành phố Hồ Chí Minh sẽ nhập khẩu rồi chuyển ra chi nhánh Hà Nội bằng đường thủy. Trong phương pháp nhập khẩu của mình chi nhánh xác định để hoạt động có hiệu quả thì cần các yếu tố cơ bản sau: - Trước hết chi nhánh đã đề ra được kế hoạch kinh doanh một cách toàn diện nghĩa là xác định được kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm, thông thường lấy số liệu cùng kỳ năm trước cộng với mức tăng 10% đến 15% để lập kế hoạch. Sau khi trừ đi tồn kho là có số về hàng chi nhánh có nhu cầu nhập. - Từ kế hoạch này lại được cụ thể hoá ra giá trị, chủng loại, mặt hàng về tránh tồn kho lâu, ảnh hưởng đến vòng quay vốn và lợi nhuận. - Sau khi có được thông tin đầy đủ về kế hoạch, số lượng hàng nhập, đồng thời tiến hành kế hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay (trong đó vay bằng ngoại tệ bao nhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu). Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận định kỳ. - Bước sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để ký kết các hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, khiếu nại, trọng tài... đúng với quy chế hiện hành. - Hình thức nhập khẩu uỷ thác: Đây là phương thức nhập khẩu chiếm phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh. Với phương thức nhập khẩu này, chi nhánh sẽ xem xét khả năng pháp lý của đơn vị đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó xem họ có gây cản trở cho chi nhánh hay không nên chi nhánh chỉ đóng vai trò trung gian để tiến hành các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị từ các nước khác vào Việt nam. Nói cách khác chi nhánh tiến hành nhập khẩu các hệ thống thiết bị theo yêu cầu của những tổ chức, công ty khác, các chủ đầu tư có nhu cầu về các sản phẩm đó. Trong nghiệp vụ này, chi nhánh được bên uỷ thác cung cấp vốn để tiến hành nhập khẩu nhưng chi nhánh phải chịu các chi phí phát sinh trong quá trình tiến hành nhập khẩu như chi phí liên lạc với các bên, chi phí cho nghiên cứu thị trường, chi cho các cuộc đàm phán...Vì vậy, chi nhánh phải thống nhất với bên uỷ thác về các khoản chi phí phát sinh này. Ngoài ra chi nhánh chỉ việc xem xét các tài liệu do khách hàng đưa đến cụ thể là xem xét các yêu cầu của khách hàng về hàng hoá thiết bị mà công ty sẽ phải nhập khẩu cho họ, sau đó tư vấn, tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng được những yêu cầu đó với giá cả, điều kiện bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật... có lợi nhất. Sau khi hoàn thành hợp đồng, chi nhánh sẽ được hưởng một khoản phí được gọi là phí uỷ thác. Đối với phương thức kinh doanh này, chi nhánh sẽ phải ký kết hai loại hợp đồng là hợp đồng uỷ thác (hợp đồng kinh tế hay hợp đồng nội) với bên uỷ thác và hợp đồng mua bán hệ thống thiết bị (hợp đồng ngoại) với bên bán. Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, nhiệm vụ của chi nhánh chỉ là nhập khẩu thiết bị đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, chi nhánh hoàn toàn không phải lo đầu ra cho hệ thống máy móc, thiết bị được nhập khẩu về vì thế kinh doanh theo phương thức này là khá an toàn. Tuy nhiên, lợi nhuận thu được lại thấp. Như vậy, hình thức nhập khẩu trực tiếp đã khá quen thuộc với chi nhánh và hình thức nhập khẩu ủy thác chiếm rất ít, do thông tin và kinh nghiệm của chi nhánh chưa nhiều, nhưng nếu làm tốt được hình thức nhập khẩu này sẽ mang lại hiệu quả kinh tế khá cao cho chi nhánh như: giảm giá lưu thông, giúp chi nhánh có thêm thu nhập; có thời gian để có và thực hiện được một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp là tương đối lâu, do đó chi nhánh có thể tiến hành nhập khẩu uỷ thác để tạo thêm công ăn việc làm. Bên cạnh đó nhờ hoạt động này chi nhánh sẽ duy trì được các bạn hàng cũ, tiếp cận được những đối tác mới, có được những kinh nghiệm làm ăn mới giúp phần nào cho hoạt động mở rộng kinh doanh nhập khẩu trực tiếp của chi nhánh. 2.1.7. Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội 2.1.7.1. Công tác đàm phán Vì là một chi nhánh của công ty lớn nên chi nhánh Hà Nội có thuận lợi là được thừa hưởng những kinh nghiệm lâu năm trong khâu đàm phán kinh doanh nhập khẩu với các đối tác lớn từ nước ngoài. Đồng thời còn được kế thừa và phát huy dựa trên những mối quan hệ với các tổ chức, các tập đoàn, công ty được công ty Phát Minh thiết lập, duy trì từ lâu. Hơn thế nữa, đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm và trình độ của công ty cũng là yếu tố chủ chốt đem lại thành công cho các cuộc đàm phán. Nội dung đàm phán thường xoay quanh các vấn đề về hàng hoá, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, điều kiện bảo hiểm, điều kiện trọng tài và điều kiện phạt. Với chi nhánh Hà Nội, việc đàm phán có thể được tiến hành một cách linh hoạt, tùy theo từng trường hợp đối tác của chi nhánh là ai, giá trị hợp đồng lớn hay nhỏ, đối tượng là máy móc thiết bị lẻ hay là hệ thống thiết bị... Tuy nhiên, thường đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ hoặc hợp đồng thiết bị lẻ thì chi nhánh mới tổ chức đàm phán qua điện thoại, thư tín, fax,... hoặc là theo cách một bên phải gửi dự thảo hợp đồng cho bên kia, bên kia nếu đồng ý thì ký vào và hợp đồng coi như được ký kết (cách này chỉ áp dụng cho những đối tác mà công ty đã có quan hệ tốt, có thể tin tưởng lẫn nhau). Còn đối với những hợp đồng nhập khẩu hệ thống thiết bị có giá trị lớn thì chi nhánh thường gặp gỡ trực tiếp để đàm phán với đối tác. Trong những cuộc đàm phán trực tiếp luôn đòi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt phương pháp và nghệ thuật đàm phán, vì thế trong những lần đàm phán các công trình thiết bị toàn bộ lớn chi nhánh Hà Nội đều phải cử các chuyên viên cao cấp của mình, thậm chí cần tới sự hỗ trợ thêm của các chuyên gia tại trụ sở chính của công ty đi đàm phán, nhằm mang lại nhiều lợi thế hơn cho chi nhánh. Tuy nhiên, cũng không thể tránh khỏi có những lần bị đối tác chèn ép, gây bất lợi cho hoạt động đàm phán của chi nhánh, điều này cũng do nhiều nguyên nhân và đang được chi nhánh khắc phục dần. 2.1.7.2. Khâu ký kết hợp đồng giữa công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội với các đối tác Sau khi hai bên đã hoàn thành và thống nhất việc đàm phán thì sẽ tiến tới ký kết một hợp đồng. Về nguyên tắc, tất cả các thoả thuận kinh tế đối với các khách hàng trong và ngoài nước đều phải ký kết hợp đồng (trừ các hàng hoá tự doanh, các đơn vị kinh doanh nhập khẩu về để kinh doanh, hàng về phải lưu kho và tìm dần khách hàng để bán, khách hàng mua đến đâu trả tiền ngay đến đó để nhận hàng, lúc này chi nhánh sẽ phát hoá đơn tài chính cho khách hàng). Mọi hợp đồng của chi nhánh với đối tác đều được ký trên các văn bản. Riêng đối với những hợp đồng ký bằng fax, ngay sau khi ký phải thiết lập ngay bản gốc để gửi cho hai bên ký (nhằm có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng có những bất trắc trong tranh chấp về sau). Còn đối với hợp đồng theo hình thức ủy thác thì khi ký hợp đồng nhập khẩu còn có cả sự tham gia của bên ủy thác. Người được quyền đứng ra ký kết hợp đồng phải được sự ủy quyền của Giám đốc, tức là phải có tư cách pháp nhân (có thể là các trưởng hoặc phó phòng kinh doanh). Đối với các hợp đồng nhập khẩu hệ thống thiết bị có thể được ký một lần hoặc ký thành nhiều hợp đồng nhỏ từng phần theo yêu cầu cụ thể. 2.1.7.3. Giai đoạn hoàn tất các thủ tục nhập khẩu Để chuẩn bị thực hiện hợp đồng, chi nhánh Hà Nội của công ty Phát Minh phải làm thủ tục xin phép nhập khẩu và thuế nhập khẩu. Các văn bản mà chi nhánh sẽ phải trình lên Bộ thương mại bao gồm: - Đề nghị của chủ đầu tư cho phép nhập khẩu và miễn thuế nhập khẩu nếu có. Văn bản của chi nhánh gửi bộ hồ sơ trình Bộ thương mại cho phép nhập khẩu máy móc thiết bị và miễn thuế nhập khẩu nếu có. - Danh mục hàng hóa nhập khẩu phù hợp giải trình kinh tế kỹ thuật. Danh mục gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá trị, thành tiền, tình trạng kỹ thuật. - Báo cáo tình hình sử dụng vốn đầu tư phân bổ cho máy móc thiết bị trong thực hiện nhập khẩu máy móc thiết bị. Hoặc nếu chi nhánh muốn được điều chỉnh văn bản đã được giải quyết nhập khẩu máy móc thiết bị thì hồ sơ sẽ gồm: - Văn bản của doanh nghiệp đề nghị điều chỉnh văn bản nhập khẩu hệ thống máy móc, thiết bị. Trong đó ghi rõ nội dung cần điều chỉnh như: thay đổi bằng máy móc thiết bị khác, điều chỉnh giá trị, số lượng, quy cách, mã ký hiệu… - Danh mục nhập khẩu máy móc thiết bị, phụ tùng đã điều chỉnh kèm theo danh mục gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá trị, thành tiền, tình trạng kỹ thuật… 2.1.7.4. Giai đoạn thực hiện hợp đồng tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội Đây là khâu cuối cùng trong qui trình nhập khẩu linh kiện, máy móc, hệ thống thiết bị ở chi nhánh Hà Nội và là khâu quan trọng nhất quyết định sự thành công của một thương vụ. Yêu cầu ở khâu này là đảm bảo làm sao mọi điều khoản trong hợp đồng mà công ty đã ký đều được thực hiện đúng và đủ. Vì thế, trong giai đoạn thực hiện hợp đồng, chi nhánh Hà Nội và đối tác phải thực hiện theo đúng phương án kinh doanh mà họ đã lập ra và đã được phê duyệt. Tuy nhiên, nếu có khó khăn do thị trường biến động mà không thực hiện được như phương án kinh doanh đã lập thì các đơn vị kinh doanh phải báo cáo lại với Giám đốc chi nhánh đồng thời báo cho bên đối tác biết để kịp thời điều chỉnh phương án. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có những thoả thuận khác với nội dung hợp đồng đã ký thì nhất thiết phải xác nhận chính thức bằng cách phụ thêm hợp đồng. Tại chi nhánh Hà Nội quá trình thực hiện hợp đồng sẽ gồm những bước là: - Nhận các văn bản gốc cho phép thực hiện việc nhập khẩu, miễn thuế nhập khẩu, phụ thu và thuế giá trị gia tăng nếu có. - Kiểm tra có nguồn vốn đề mở L/C (thư tín dụng) và phí mở L/C - Kiểm tra nội dung bảo lãnh tiền đặt cọc, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Lập yêu cầu mở L/C (thường là L/C không hủy ngay) theo mẫu của ngân hàng và nội dung hợp đồng đã ký hoặc yêu cầu chuyển tiền đặt cọc thanh toán. - Kiểm tra lại nội dung L/C do ngân hàng mở và nếu có khác biệt cần báo cho nhân viên ngân hàng biết, sau đó mở lại L/C để sửa cho phù hợp. - Lập hồ sơ theo dõi hợp đồng (lý lịch, tiến độ giao hàng, tiến độ thanh toán, khối lượng hàng hoá, dịch vụ để thực hiện cụ thể cũng như khối lượng tiền đã thanh toán tương ứng). - Nắm chắc tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước, luôn đôn đốc, yêu cầu khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn nhằm đảm bảo thanh toán ngoại. - Kiểm tra thông báo gửi hàng, bộ tài liệu gửi hàng phù hợp với L/C và hợp đồng đã dăng ký. - Nhận lệnh giao hàng, vận đơn gốc và những chứng từ cần thiết khác từ hãng chở hàng. - Yêu cầu ngân hàng ký nhận vận đơn (nếu cần). - Mở tờ khai hải quan. Nhân viên làm tờ khai hải quan phải kiểm tra kỹ và chịu trách nhiệm về sự chính xác của mã số hàng hóa, số kiện, trọng lượng hàng, thuế xuất nhập khẩu, phụ thu, thuế giá trị gia tăng. Đông thời xuất trình bộ chứng từ gồm có: hợp đồng ngoại, hợp đồng ủy thác (nếu có), tờ khai hải quan, tờ khai giá trị tính thuế, bảng khai chi tiết lô hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói chi tiết và các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu (nếu có)… - Kiểm tra lại kết quả và phương pháp tính thuế trên tờ khai hải quan và theo qui định hiện hành của các cơ quan chức năng (luôn cập nhật các văn bản của Nhà Nước về danh mục và thuế quan xuất nhập khẩu). - Làm thủ tục nhận hàng và cùng cán bộ hải quan tiến hành kiểm hóa. - Khiếu nại, lập hồ sơ khiếu nại nếu hàng hóa bị tổn thất hoặc không đúng với hợp đồng đã ký. - Nộp thuế nhập khẩu hoặc phí phụ thu và thuế giá trị gia tăng, tùy theo từng trường hợp, tùy từng loại hàng nhập khẩu. - Tùy từng trường hợp sẽ tiến hành đưa hàng về kho hoặc giao hàng cho khách hàng trong nước cùng hóa đơn bán hàng, thu tiền hàng hoặc phí và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản nhận hàng. - Xin các giấy phép cho phép các chuyên gia của bên xuất khẩu đến Việt Nam làm việc với công trình. - Cử cán bộ cùng với các chuyên gia đến tận công trình để tiến hành lắp đặt và chạy thử máy móc, hệ thống thiết bị. - Ký biên bản nghiệm thu với chủ đầu tư (hoặc với cả người bán). - Ký biên bản quyết toán hoặc thanh lý hợp đồng với khách hàng trong nước. - Lập quyết toán hợp đồng hoặc từng phần hợp đồng nếu là hệ thống máy móc, thiết bị. 2.2. Đánh giá hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH điện cơ Phát Minh - chi nhánh Hà Nội trong những năm gần đây 2.2.1. Những thành công 2.2.1.1. Doanh thu của chi nhánh Hà Nội qua các năm không ngừng tăng Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu của chi nhánh những năm qua liên tục tăng 89 980 triệu đồng năm 2006 lên đến 110 065 triệu đồng năm 2009. Có được kết quả như vậy là do những năm qua chi nhánh không ngừng mở rộng thị trường nhập khẩu không chỉ nhập khẩu vơi những bạn hàng truyền thống mà còn nhập khẩu với các bạn hàng mới như Mỹ, Pháp, Trung Quốc, Tây Ban Nha, Chi Lê…Nhờ đó mà kết quả kinh doanh của chi nhánh tăng cao qua từng năm. Doanh số tăng lên theo từng năm, kéo theo đó là sự mở rộng quy mô kinh doanh, nâng cao không ngừng đời sống cũng như thu nhập của cán bộ, nhân viên trong chi nhánh. Mặt hàng chủ yếu mang lại doanh thu cho chi nhánh là các loại biến tần nhập khẩu từ Nhật Bản cùng các loại bộ nguồn. Riêng hai mặt hàng này hàng năm đóng góp 50% - 60% trong tổng doanh thu của chi nhánh Hà Nội. Đồng thời đây cũng là hai mặt hàng mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho chi nhánh. 2.2.1.2. Hoạt động nhập khẩu không ngừng hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao hơn Kinh doanh từ hoạt động nhập khẩu đã mang lại lợi nhuận qua các năm tức là hoạt động nhập khẩu đã bù đắp được các khoản chi phí mà còn mang lại lợi nhuận. Từ năm 2006 đến nay hoạt động của chi nhánh luôn mang lại lợi nhuận cao, do được thừa hưởng những kinh nghiệm từ công ty đồng thời luôn có sự giúp đỡ, hỗ trợ từ phía công ty. Lợi nhuận tăng đều qua các năm, và năm đạt cao nhất là 2009 với 2 390 triệu đồng, tiếp theo là năm 2008 với 2 145 triệu đồng, thể hiện sự thành công và nỗ lực vượt bậc của chi nhánh. Hoạt động nhập khẩu của chi nhánh không ngừng phát triển cả về số lượng và chủng loại các mặt hàng, số lượng khách hàng nước ngoài có quan hệ với chi nhánh đặc biệt tăng cao trong những năm gần đây. Từ đó chiếm được một dung lượng thị trường lớn không những trong nước và cả nước ngoài. Để khẳng định được những kết quả như vậy, các nỗ lực của chi nhánh được thể hiện như sau: - Ngay từ khi được Bộ Thương mại (nay là Bộ Công thương) cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu công ty và sau là đến chi nhánh đã xác định hoạt động này là một hoạt động kinh doanh mũi nhọn của mình. Ban Giám đốc Công ty đã tạo mối quan hệ kinh doanh với nhiều bạn hàng trên Thế giới, với nhiều tổ chức, tập đoàn của Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc... Thừa hưởng những kết quả như vậy chi nhánh Hà Nội đã tập trung nguồn lực của mình vào lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đặc biệt là hoạt động nhập khẩu bởi bộ phận nghiên cứu thị trường và ban giám đốc chóng nhận ra có một lượng lớn nhu cầu trong nước về các loại sản phẩm là linh kiện, máy móc, thiết bị chưa được đáp ứng. Đồng thời bằng phương trâm kinh doanh: với mặt hàng chính thì đầu tư lâu dài, tạo lợi nhuận về sau, đối với các mặt hàng khác như linh kiện có giá trị thấp, dùng phổ biến thì tiến hành kinh doanh theo phương pháp "đánh nhanh thắng nhanh" để tăng vòng quay vốn, đã tỏ ra phù hợp với tình hình kinh doanh trong giai đoạn hiện nay. Vì một mặt nó đã tạo ra hiệu quả cao đối với một số mặt hàng có ưu thế cạnh tranh (lợi nhuận siêu ngạch), mặt khác không ngừng mở rộng mặt hàng kinh doanh sang những lĩnh vực mới. Điển hình thành công của phương châm này là kết quả kinh doanh trong năm 2009 tăng vượt bậc. Do có được lợi thế là một chi nhánh của công ty có uy tín, hoạt động hiệu quả cùng với nhiều mối quan hệ tốt nên chi nhánh Hà Nội khá dễ dàng trong việc vay vốn, xin quota xuất nhập khẩu. Việc xin quota nhập khẩu, bao giờ chi nhánh cũng được duyệt cao hơn đơn vị kinh doanh khác. - Việc nghiên cứu của thị trường tiêu thụ trong nước và tìm bạn hàng xuất khẩu bên nước ngoài đã được chi nhánh lên kế hoạch tỉ mỉ đồng thời thực hiện rất tốt. Các mặt hàng mà chi nhánh nhập về luôn bắt kịp và đáp ứng đúng yêu cầu tiêu dùng về chất lượng, chủng loại và thời gian nên sản phẩm bán ra được nhiều, và đem lại lợi nhuận cao. - Khi giao dịch với các đối tác kinh doanh nước ngoài, ngân hàng, chi nhánh đã tạo được những mối quan hệ tốt, có độ tin cậy cao, uy tín do thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách nhanh gọn, đúng thủ tục, không để xảy ra sai sót dẫn đến khiếu nại hoặc phải bồi thường. - Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh lên kế hoạch và phân công giao trách nhiệm cho từng khâu nghiệp vụ, từng phòng ban và cá nhân, từ đó làm cho việc điều hành và giám sát được chặt chẽ, kịp thời. Do vậy, các mặt hàng nhập khẩu của chi nhánh không những đủ tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng mà còn không vi phạm những quy định của Bộ Thương mại hay luật pháp quốc tế về ngoại thương. Đạt được kết quả như vậy là tổng hợp tất cả sự nỗ lực, phấn đấu của các thành viên trong chi nhánh Hà Nội, đặc biệt là phòng kinh doanh và phòng nhập khẩu. 2.2.2. Những hạn chế Tuy đạt được nhiều thành công rực rỡ trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình nhưng bên cạnh đó chi nhánh vẫn còn nhiều điểm chưa làm được và cần phải có những biện pháp kịp thời để khắc phục tình trạng trên nhằm hoàn thiện và mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn nữa cho chi nhánh. Cụ thể một số mặt chưa làm được trong công tác nhập khẩu như sau: - Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động đòi hỏi nghiệp vụ cao, phức tạp vì vậy chi nhánh cần thiết phải có một đội ngũ cán bộ nhân viên có chuyên môn, trình độ cao. Nhưng trong hoàn cảnh hiện nay, trình độ nhân viên phòng nhập khẩu vẫn ở trình độ đại học và thạc sỹ chứ chưa có ai đạt mức chuyên gia giỏi, thật sự am hiểu, tinh thông về thị trường, đồng thời đạt trình độ chuyên gia đàm phán quốc tế. - Thực tế đội ngũ cán bộ nghiên cứu thị trường trong nước và thị trường nước ngoài hoạt động với tính ổn định chưa cao. Dẫn đến tình trạng tiêu thụ chậm, ứ đọng vốn, giá cả thị trường dự đoán chưa đạt mức chuẩn xác cao làm cho các phương án kinh doanh trong từng thời kỳ không đạt hiệu quả. Như vậy chi nhánh cần đầu tư hơn nữa cho việc ổn định và nâng cao trình độ của bộ phận nghiên cứu thị trường này để có thể dự đoán chính xác những biến động của nó từ đó có quyết định nhập khẩu tăng cường, nhập khẩu hạn chế hay ngừng nhập khẩu cho kịp thời phù hợp với tình hình biến động của nhu cầu trong nước. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh vẫn còn bị động về thời gian nhận hàng do nhiều yếu tố khách quan là phải qua những bước thủ tục hay vận chuyển trong thời gian dài nên nhiều khi ảnh hưởng đến kết quả cũng như hiệu quả kinh doanh. - Bạn hàng mà chi nhánh quan hệ để mua hàng nhập khẩu ngoài hai tập đoàn YASKAWA và TDK-Lambda ra thì phần lớn là thông qua những hãng trung gian hoặc các trung tâm giao dịch chứ không phải là các đại lý của các hãng sản xuất trực tiếp nên giá hàng nhập thường cao hơn, dẫn đến lợi nhuận cũng bị giảm đáng kể đối với những lô hàng lớn. 2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên 2.2.3.1. Những nguyên nhân chủ quan Quá trình hoạt động và thực hiện quy trình nhập khẩu chi nhánh còn có những hạn chế đó là những lỗi, những nguyên nhân từ chính bộ máy quản lý, nhân viên của chi nhánh. Và thể hiện qua: - Hình thức nhập khẩu chưa đa dạng, chưa tích cực khai thác triệt để mặt hàng đem lại hiệu quả cao. Hiện nay chi nhánh nhập khẩu chủ yếu thông qua hình thức nhập khẩu trực tiếp còn nhập khẩu ủy thác chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ. Vì vậy nên chi phí nhập khẩu cao, rủi ro trong kinh doanh lớn do chỉ tập trung vào một loại hình nhập khẩu và gây áp lực lớn đối với vốn chi nhánh, đồng thời lại ít tranh thủ được vốn của bạn hàng. Do tập trung nhiều vào kinh doanh hai mặt hàng chính là biến tần và các loại bộ nguồn nên rủi ro trong kinh doanh sẽ cao hơn. Một số mặt hàng khác nếu tập trung nghiên cứu phát triển thị trường và đầu tư nhập khẩu thì cũng sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh không kém gì hai mặt hàng trên. Vì thế chi nhánh cần mở rộng thêm một số mặt hàng kinh doanh chủ đạo nhằm làm giảm bớt rủi ro. - Công tác nghiên cứu thị trường chưa được đầu tư đúng mức: tại chi nhánh công tác nghiên cứu thị trường còn thực hiện rời rạc, các cá nhân chưa phối hợp đồng bộ và đoàn kết với nhau, ai cũng muốn khẳng định mình mà ít quan tâm giúp đỡ đồng nghiệp nhất là những đồng nghiệp mới. Thế nên đã thiếu sự hỗ trợ thông tin lẫn nhau làm cho thông tin và phán đoán công việc thiếu chính xác, nên làm giảm hiệu quả không chỉ ở kinh doanh nhập khẩu mà trên toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những năm vừa qua, phương pháp thu thập và xử lý thông tin ở chi nhánh được tiến hành thủ công nên nhiều khi không theo kịp và phù hợp với điều kiện khách quan. Đôi khi vì do có quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều công ty, tập đoàn mà chi nhánh phải bỏ qua nhiều mối quan hệ làm ăn mới với giá thành thấp hơn và đem lại hiệu quả cao hơn - Vòng quay vốn lưu động chậm, vốn vay chủ yếu là của ngân hàng nên làm gia tăng các khoản chi phí khác. Vòng quay của vốn lưu động của chi nhánh chỉ đạt 5 - 6 vòng/năm đây là con số thấp do không chỉ nhập kinh kiện mà chi nhánh còn nhập thêm các hệ thống thiết bị, điều này làm giảm khả năng chủ động trong các cơ hội kinh doanh, từ đó hạn chế lợi nhuận của chi nhánh. Trong khi đó vốn lưu động của chiếm 75%-80% trong tổng số vốn và nhu cầu ngày càng tăng nhưng chủ yếu là do vay ngân hàng làm cho chi phí vốn cao và gánh nặng trả nợ cao khi điều kiện kinh doanh khó khăn, làm ảnh hưởng đến khả năng tự chủ tài chính của doanh nghiệp 2.2.3.1. Những nguyên nhân khách quan Và còn có cả những nguyên nhân bên ngoài khiến công tác nhập khẩu của chi nhánh chưa đạt được mức hiệu quả tương xứng với tầm và quy mô hoạt động của một chi nhánh lớn. - Trước hết là chính sách của Nhà nước và Bộ Thương mại một mặt tạo điều kiện cho chi nhánh. Mặt khác có lúc gây khó khăn không ít cho hoạt động nhập khẩu. Nhiều khi chính sách thuế quan, vi