Chuyên đề Hoạt động bán hàng ở Công ty TNHH Thương mại Phú Đức - Thực trạng và giải pháp

thông tin đó nhằm đưa những biện pháp hữu hiệu giúp cho Công ty và ban lãnh đạo có những ứng xử thích hợp, có trách nhiệm chào hàng và chiêu hàng. 3. Quyền hạn và trách nhiệm của Công ty 3.1. Quyền hạn của công ty - Lựa chọn ngành nghề và quy mô kinh doanh - Lựa chọn cách thức và hình thức truy vấn - Lựa chọn khách hàng - Trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng - Tuyển dụng và thuê mướn lao động theo yêu cầu kinh doanh - Chủ động trong hợp đồng kinh doanh đã ký 3.2. Nghĩa vụ của công ty - Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng quy định. - Đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động theo quyền của pháp luật. - Tôn trọng quyền tổ chức công đoàn theo quy luật công đoàn. - Chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa. - Tuân thủ các quy định Nhà nước về bảo vệ môi trường, bảo vệ di tích lịch sử Việt Nam, danh lam thắng cảnh và trật tự an toàn xã hội… - Ghi chép sổ sách kế toán theo quy định của pháp lệnh về kế toán, thống kê và chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính. - Nộp thuế và thực hiện hiện các nghĩa vụ khác theo quy quy định của pháp luật. - Thực hiện việc chăm lo, không ngừng cải thiện điều kiện làm việc và đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động. II. Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của công ty Phú Đức 1. Thị trường tiêu thụ, sản phẩm và lĩnh vực hoạt động của công ty Hiện nay, công ty đã và đang không ngừng hoàn thiện và mở rộng hệ thống tiêu thụ thép. Thông qua việc xây dựng các chi nhánh, đại lý tại các tỉnh, thành phố lớn (Hà Nội, Hải Phòng..,), Công ty còn tổ chức việc phân phối thép đến tay những người buôn bán thép nhỏ. Công ty tổ chức một hệ thống phân phối thép cả trực tiếp và gián tiếp, xây dựng có hiệu quả các kênh phân phối, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận trong từng kênh nhằm đảm bảo tính thống nhất và lưu thông một cách nhanh nhất đến tay người tiêu dùng. Công ty TNHH Thương mại Phú Đức và đang hoàn thiện hệ thống phân phối thép trên toàn miền Bắc. Công ty không ngừng quảng bá và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường. Song song với việc tổ chức hệ thống kênh phân phối, Công ty không ngừng nâng cao chất lượng, tính cạnh tranh thông qua việc nhận thầu và cung cấp thép cho các công trình xây dựng quan trọng góp phần vào quá trình phát triển kinh tế xã hội. Trong tương lai Công ty đang hướng tới việc tổ chức cung cấp thép cho miền Trung, một thị trường có một tiềm năng rất lớn. 2. Về vốn và tài sản của Công ty Nguồn vốn của Công ty TNHH Thương mại Phú Đức được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn chủ sở hữu do các sáng lập viên đóng góp và bổ sung từ khoản lãi chưa phân phối, khoản vay ngắn hạn, từ cá tổ chức tính dụng, các cơ quan tổ chức khác, các khoản phải nộp, ngân sách Nhà nước, phải trả cho người bán, ứng trước của người mua tài sản của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm. Bảng 1: Cơ cấu vốn của Công ty qua các năm Đơn vị tính: Đồng Năm Vốn 2002 2003 2004 đầu 2005 Tổng số vốn 3986007809 6016889632 6535000000 6827130000 Vốn cố định 398600781 517452509 550126800 5666511790 Vốn lưu động 3587407028 5499437123 5983837200 6260478210 % VLĐ/tổng số vốn 90% 91,4% 91,58% 91,7% Nguồn: Báo cáo tài chính hàng năm Năm 2002 tổng số vốn lưu động và vốn cố định của công ty là 3986007809 đồng, trong đó vốn lưu động là 3587407028 đồng chiếm 90% trong tổng vốn, chủ yếu là tiền mặt, các khoản nợ, tài khoản gửi ngân hàng, hàng tồn kho và một số tài sản khác. Năm 2003 tổng số vốn lưu động và vốn cố định của công ty là 6016889632 đồng trong đó vốn lưu động là 5499437123 đồng chiếm 91,4% trong tổng vốn của công ty tăng 53,3% so với năm 2002. Năm 2004 tổng số vốn lưu động và vốn cố định của công ty là 6534000000 đồng trong đó vốn lưu động là 5983837200 đồng chiếm 91,58% trong tổng vốn của công ty tăng 8.8% so với năm 2003. Từ đây ta thấy nguồn vốn của Công ty tăng lên qua 2 năm và vốn tỷ trọng lưu động luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn. Vốn lưu động đóng vai trò quan trọng kinh doanh. Ngoài ra vốn cố định cũng là cơ sở không thể thiếu khi tiến hành kinh doanh như nhà cửa, vật kiến trúc, kho, cửa hàng, văn phòng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển, xếp dỡ… Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện công việc được tốt hơn. Công ty luôn quan tâm đến việc đầu tư mới cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng, cửa hàng và kho hàng như: mua thêm máy fax, máy photo, các thiết bị vận chuyển - xếp dỡ, máy đếm tiền tiền, … Vì vậy, tuy là Công ty TNHH nhưng vốn cố định của Công ty vẫn không ngừng tăng lên qua các năm. Năm 2002 vốn cố định của Công ty là 398600781 đồng, đến năm 2003 là 5174502 đồng tăng 118851728 đồng so với năm 2002. Không dừng lại ở đó, năm 2004 lại tăng 3267429 đồng so với năm 2003. 3. Nguồn nhân lực của công ty Đây luôn là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của Công ty. Những người được tuyển dụng phải có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ, có sức khoẻ và tinh thần trách nhiệm với công việc được giao. Việc bố trí, sắp xếp nhân viên hợp lý có vai trò rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Do đó, ở công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Phú Đức việc tuyển chọn, tuyển dụng nhân viên cũng được quan tâm rất nhiều và chất lượng của đội ngũ lao động luôn được Công ty chú trọng khi tuyển dụng. Song với quy mô kinh doanh còn hạn hẹp, quỹ tiền lương còn nên thường thì khi nào thiếu nhân viên của bộ phận nào công ty mới tiến hành tuyển dụng. Do nhu cầu của kinh doanh nên lao động được sử dụng trong Công ty cũng không ngừng tăng lên qua các năm. Bảng 2: Số lao động của Công ty qua các năm Đơn vị tính: người Số lượng lao động Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Hợp đồng dài hạn 16 18 22 Hợp đồng ngắn hạn 8 9 10 Tổng số 24 27 32 Nguồn: Trình độ đào tạo Qua bảng cho thấy cùng với sự mở rộng quy mô kinh doanh thì số lao động của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm. Kể cả lao động động có hợp đồng dài hạn cũng như ngắn hạn. * Năm 2002: Tổng số lao động của Công ty là 25, đến năm 2003 số lao động tăng lên 12% so với năm 2002. Công ty phát triển ngày một lớn mạnh quy mô kinh doanh của Công ty ngày càng được mở rộng đòi hỏi phải tăng thêm lao động để đáp ứng yêu cầu đó. Do đó năm 2004 tổng số lao động của công ty sử dụng ở công ty là 32 người tăng 18% so với năm 2003. Bảng 3: Cơ cấu lao động của công ty Đơn vị tính: % Loại lao động Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Có bằng ĐH 20,8 22,2 25 Có bằng TH 45,8 40,7 40,6 Lao động khác 33,4 33,2 34,4 Tổng cộng 100 100 100 Nguồn: trình độ đào tạo Số lao động của công ty không những tăng về số lượng mà còn tăng về chất lượng trong cơ cấu lao động, tỷ lệ lao động có bằng đại học tăng lên: năm 2002 là 20,8% đến năm 2003 là 22,2% tăng 6,7% so với năm 2002, năm 2004 thì con số đó đã được thay thế bằng 255 tăng 12,6% so với năm 2003. Qua đây ta thấy ngoài việc tăng quy mô trong kinh doanh, để đạt hiệu quả cao, Công ty còn chú trọng đến chất lượng lao động số lượng lao động có bằng đại học được sử dụng tăng lên qua các năm. Nhờ có chiến lược kinh doanh và chính sách tiền lượng hợp lý đã thu hút và tuyển chọn được nhiều người tài. Tuy nhiên, tỷ lệ này vẫn chưa thể đánh giá là cao. Với quy mô doanh nghiệp nhỏ nên nên nhân viên trong Công ty cũng có những hạn chế nhất định. Một người có khi phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, thậm chí cả những công việc họ không có chuyên môn. Điều không những gây khó khăn cho chính nhân viên đó mà còn không tạo hiệu quả cao trong công việc. 4. Mặt hàng kinh doanh Công ty TNHH Thương mại Phú Đức chuyên kinh doanh buôn bán các loại thép, đáp ứng một hoặc nhiều nhu cầu về thép của khách hàng bao gồm: hộp vuông, thép ống tròn, thép hộp chữ nhật, con tiện, xà gỗ đầy đủ chủng loại, mẫu mã của các công ty Cẩm Nguyên, Việt Đức… Đây là mặt hàng chủ lực của Công ty, phục vụ cả người tiêu thụ cuối cùng và người tiêu thụ trung gian. Ngoài ra Công ty còn nhận làm đại lý bán, đại lý mua, ký gửi các loại hàng hóa: Các loại tấm lợp, tôn tấm, que hàn… Công ty chuyên kinh doanh, phân phối các khoản hàng tiêu dùng trực tiếp các đại lý, các nhà máy, xí nghiệp, công ty xây dựng, các cơ sở sản xuất, ghế ô tô, các cọc khoan nhồi bê tông, sắt uốn nghệ thuật, thiết bị sản xuất, biển báo… trong đó các công ty lớn như: Công ty đầu tư xây dựng Hà Nội, Công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng, Công ty Cổ phần đại lý xe Ford Hà Nội, Công ty xây lắp và Vật liệu xây dựng 3, Công ty cổ phần cơ khí và vận tải Hà Nội, Công ty thiết bị giáo dục 1, Công ty cơ khí dệt may Nam Định, Công ty xốp nhựa Hanel… 5. Đối tượng khách hàng Theo quan điểm định hướng khách hàng và quan điểm marketing thương mại thì khách hàng là người có vai trò quan trọng, quyết định đến mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó công ty cần phải tìm mọi cách tiếp cận và chinh phục khác hàng. Khách hàng của Công ty hiện nay là những khách hàng ở miền Bắc chủ yếu tập trung ở Hà Nội chiếm khoảng 80% thị trường kinh doanh của công ty ngoài ra còn phân bổ rải rác các tỉnh Nam Định, Hà Tây, Cao Bằng, Hải Phòng, Thái Nghiên… Các khách hàng ở xa thường có nhu cầu nhỏ bé và không thường xuyên gây ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch của doanh nghiệp. Các cửa hàng được đặt cách xa nhau nên gây khó khăn trong việc quản lý mạng lưới bán hàng. Để cạnh tranh được trên thị trường thì Công ty phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng là hàng hoá phải rẻ. Chất lượng tốt và có sự chậm trễ trong việc thanh toán tiền hàng nên đòi hỏi Công ty phải nỗ lực trong việc tạo nguồn và sự ứ đọng một lượng vốn lớn, tốc độ quay vòng vốn của Công ty chậm. 6. Đối thủ cạnh tranh Ngày nay, khi nhu cầu thép cho xây dựng, cho phát triển đô thị và phục vụ cho quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa tăng lên đã biến thị trường thép trở thành thị trường hấp dẫn. Vì thế trên thị trường thép xuất hiện ngày càng nhiều đối tượng tham gia kinh doanh, ngay cả các đơn vị ngoài thành cũng tham gia vào thị trường này. Chính vì vậy, sự cạnh tranh trên thị trường này ngày càng khốc liệt hơn. Những thay đổi đó của môi trường kinh doanh đã ảnh hưởng sâu sắc và mạnh mẽ tới các doanh nghiệp kinh doanh thép nói chung và Công ty TNHH Thương mại Phú Đức nói riêng. Do vậy, ngoài đối thủ cạnh tranh truyền thống là Quang Minh, Xuân Hoà, Hoà Phát… Những năm gần đây lại xuất hiện thêm nhiều đối thủ khác nữa như: Công ty Huyền Vinh, Minh Sơn, Nam Tiến, Công ty Đại An, Công ty Tân Vượng…. Phần lớn các đối thủ này có tiềm lực và lợi thế hơn nhiều so với Công ty: vốn lớn và trường vốn, các sản phẩm họ kinh doanh là các sản phẩm của chính công ty họ sản xuất ra nên giá thành rẻ hơn và các cơ sở sản xuất này lại đóng ngay tại Hà Nội nên giảm được chi phí vận chuyển, hạ được giá thành. Mặt khác, chính sách marketing ở các Công ty này rất được chú trọng và được sử dụng rất hiệu quả, họ quảng cáo thông qua các phương tiện thông tin đại chúng: ti vi, đài, báo, panô, áp phích… Bên cạnh đó họ cũng có điểm yếu hơn so với Công ty: vì họ chỉ kinh doanh các mặt hàng của Công ty mình sản xuất nên hàng hoá của họ không phong phú, đa dạng về chủng loại và mẫu mã do đó không thoả mãn hết nhu cầu của thị trường và thị hiếu của người tiêu dùng. 7. Các nhân tố khác Ngoài các nhân tố chính trên còn có một số nhân tố khác cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và công tác bán hàng của Công ty nói riêng như: + Các chính sách của Nhà nước đặc biệt là chính sách thuế, tài chính tín dụng… các chính sách này có vai trò quan trọng trong việc khuyến khích hay hạn chế ngành nghề mà Công ty đang kinh doanh. + Các yếu tố kinh tế như: sự tăng trưởng, lạm phát, thất nghiệp…. + Môi trường tự nhiên và cơ sơ hạ tầng: Buôn bán các sản phẩm sắt thép nói chung phụ thuộc rất nhiều vào môi trường tự nhiên và cơ sở hạ tầng. Vì đặc điểm của kinh doanh loại mặt hàng này đòi hỏi phải vận chuyển nhiều do vậy trình độ cơ sở vật chất như: đường sá, giao thông, thông tin liên lạc….có ảnh hưởng lớn đến công tác bán hàng của Công ty, đồng thời mặt hàng này yêu cầu phải được bảo quản nơi khô ráo, tránh vận chuyển vào thời tiết mưa gió, ngoài ra thời tiết nước ta còn có thể dễ xảy ra bão lụt, điều này dễ gây ra khó khăn trong công tác vận chuyển cũng như tiến độ thực hiện hợp đồng của Công ty với khách hàng. III. phân tích hoạt động bán hàng của Công ty tnhh thương mại phú đức 1. Phân tích công tác nghiên cứu thị trường và lựa chọn mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty Công ty TNHH thương mại Phú Đức là một tác nhân trên thị trường nên phải nghiên cứu thị trường phát triển kinh doanh để thích ứng với thị trường vì thị trường không phải là bất biến mà luôn biến động đầy bí ẩn và thay đổi không ngừng. Từ chỗ được hình thành một cách áp đặt duy trì và chịu tác động bằng biện pháp hành chính là chủ yếu đến chỗ được tôn trọng như một chủ thể khách quan, chịu tác động của các biện kinh tế là chủ yếu. Hiện nay thị trường thép trong nước còn phụ thuộc nhiều vào thị trường nước ngoài do phôi thép của nước ta không đủ để sản xuất mà phải nhập khẩu. Thị trường thép không còn thuộc về người bán mà là thị trường của người mua vì vậy Công ty cần phải nắm rõ nhu cầu thiết yếu của thị trường, trên cơ sở đó nâng cao khả năng cung ứng để thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Do đó nghiên cứu thị trường là một việc làm thường xuyên của Công ty giúp cho Công ty thu thập được thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình xây dựng các kế hoạch kinh doanh và xác định được giá bán, khối lượng bán… phù hợp với yêu cầu và đòi hỏi của thị trường. Đồng thời nó còn giúp cho Công ty biết được xu hướng biến động thu nhập và giá cả, từ đó có các biện pháp cho phù hợp và nhằm trả lời các câu hỏi: Công ty nên khai thác nguồn hàng nào? Hướng vào thị trường tiềm năng nào? Làm thế nào để nâng cao doanh số? Giá cả bao nhiêu? Mạng lưới tiêu thụ nên được tổ chức như thế nào? Tuy cũng thực hiện việc nghiên cứu thăm dò thị trường nhằm phát hiện nhu cầu mới, tìm kiếm khách hàng mới cho Công ty, thu thập các thông tin về môi trường kinh doanh, về đối thủ cạnh tranh nhưng do hiện nay Công ty chưa có phòng Marketing riêng, chưa có cán bộ chuyên về mảng này. Mặt khác công tác này không được đầu tư thích đáng, mỗi tháng chỉ trích ra khoảng 500000 đồng tức mỗi năm trích ra khoảng 6.000.000 đồng nên công tác nghiên cứu thị trường không được chuyên sâu, hiệu quả không cao. Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về thép cho xây dựng và phát triển đô thị ngày càng tăng. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp kinh doanh tham gia vào thị trường hấp dẫn này ngày càng nhiều hơn. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt đó, doanh nghiệp nào có ưu thế hơn về thị trường, sản phẩm… thì sẽ thắng, sẽ tồn tại, và phát triển. ý thức được điều này Công ty TNHH Phú Đức sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thị trường đã chọn được cho mình những sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường và đem lại lợi nhuận cao cho Công ty. 2. Công tác xây dựng mạng lưới bán hàng và kênh bán hàng Để bán được hàng tức là để tiêu thụ sản phẩm đạt được kết quả thì ngoài việc đảm bảo cung cấp những sản phẩm tốt, giá rẻ còn phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức mạng lưới tiêu thụ Mạng lưới tiêu thụ của Công ty Công ty Cửa hàng kinh doanh số 3 Cửa hàng kinh doanh số 4 Cửa hàng kinh doanh số 1 Cửa hàng kinh doanh số 2 Cửa hàng kinh doanh số 5 Khách hàng (người tiêu dùng) Mạng lưới kênh phân phối Công ty Người tiêu dùng sản phẩm của Công ty Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Người bánlẻ Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Người bán buôn Người bán lẻ * Kênh phân phối: Trong nền kinh tế thị trường, việc tiêu thụ sản phẩm được thực hiện bằng nhiều kênh khác nhau, theo đó các sản phẩm được bán và vận động từ Công ty đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng. Hiện nay Công ty áp dụng 2 loại kênh phân phối là phân phối trực tiếp và gián tiếp vào quá trình phân phối. a. Kênh phân phối trực tiếp: Hình 1: Kênh phân phối gián tiếp Công ty Đại lý Lực lượng bán hàng của Công ty Khách hàng (người sử dụng) Kênh này diễn ra sự mua bán trực tiếp giữa Công ty và người tiêu dùng, họ tiêu dùng cho sản xuất hoặc cho tiêu dùng cá nhân mà không thông qua bất cứ một khâu trung gian nào, bảo đảm cho hàng hoá lưu chuyển nhanh, giảm được chi phí lưu thông, quan hệ giao dịch mua bán đơn giản thuận tiện. Khách hàng ở kênh phân phối này là cơ sở sản xuất, các Công ty xây dựng, người tiêu dùng cho nhu cầu cá nhân ở khu vực Hà Nội và các vùng lân cận. Những khách hàng mua trực tiếp sản phẩm của Công ty tại Công ty hoặc tại các cửa hàng của Công ty đặt ở các quận của Hà Nội. Số lượng hàng bán ra được từ kênh phân phối này chiếm tỷ lệ chủ yếu trong doanh thu của Công ty, khoảng 75% doanh thu. b. Kênh phân phối gián tiếp: Là dạng kênh phân phối mà trong đó Công ty bán hàng cho người sử dụng thông qua các người mau trung gian (nhà buôn các cấp/ nhà bán lẻ). Tuỳ theo từng trường hợp, khách hàng trực tiếp của Công ty là nhà buôn hoặc bán lẻ. Có 2 loại kênh phân phối gián tiếp: Kênh gián tiếp có 1 khâu trung gian và kênh gián tiếp có 2 khâu trung gian - Kênh gián tiếp có 1 khâu trung gian: Hình 2: Kênh phân phối gián tiếp có một khâu trung gian Lực lượng bán hàng của Công ty Người bán lẻ Khách hàng (người sử dụng) Công ty Hoạt động mua bán diễn ra giữa công ty và người tiêu dùng cuối cùng phải qua một khâu trung gian là người bán lẻ. Đây là kênh phân phối ngắn thuận tiện cho người tiêu dùng, hàng hóa cũng được lưu chuyển nhanh, công ty được giải phóng khỏi chức năng bán lẻ. Người bán lẻ có thể là các đại lý bán lẻ, các cửa hàng nhỏ. Họ nhận hàng của Công ty rồi bán theo giá do Công ty quy định và được hưởng hoa hồng, hoặc người bán lẻ là các đại lý, các cửa hàng mua đứt bán đoạn hàng của Công ty rồi hưởng lợi từ phần chênh lệch giá cả khi bán cho người tiêu dùng cuối cùng. - Kênh gián tiếp có 2 khâu trung gian: Hình 3: Kênh phân phối trung gian có 2 khâu trung gian Công ty Lực lượng bán hàng của công ty Người bán buôn Người bán lẻ Khách hàng (người sử dụng ) Hoạt động mua bán diễn ra giữa Công ty và người tiêu dùng phải qua 2 khâu trung gian là người bán buôn và người bán lẻ. Đây là loại kênh phân phối dài, góp phần tạo điều kiện mở rộng thị trường, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và tiền vốn. Kênh này chủ yếu là phục vụ thị trường ngoại tỉnh như: Thái Nguyên, Hải Phòng, Hà Tây, Vĩnh Phúc… Những người bán buôn là các công ty hoặc các cá nhân nhập hàng của Công ty theo giá bán buôn rồi phân phối cho các nhà bán lẻ. 3. Công tác lập kế hoạch bán hàng và mua hàng 3.1. Công tác lập kế hoạch bán hàng 3.1.1. Căn cứ lập kế hoạch bán hàng - Căn cứ vào các dự báo khả năng phát triển kinh doanh của Công ty kỳ kế hoạch: về thị trường và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặt hàng kinh doanh. - Căn cứ vào chiến lược kinh doanh của Công ty, của thị trường mục tiêu. - Căn cứ vào kêt quả điều tra nắm nhu cầu của khách hàng, phát triển thị trường và khả năng, biến động của nguồn hàng. - Căn cứ vào phân tích kết quả thực hiện kế hoạch lưu chuyển năm báo cáo và các năm trước. - Căn cứ vào phân tích khả năng cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp cạnh tranh và mặt hàng thay thế. 3.1.2. Trình tự lập kế hoạch bán hàng Kế hoạch bán hàng do phòng kinh doanh của công ty lập dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Trình tự lập kế hoạch bao gồm ba bước: Bước 1: Chuẩn bị lập kế hoạch. Vào đầu quý IV, trước khi kết thúc năm báo cáo Công ty đã chuẩn bị lập kế hoạch cho năm sau trên cơ sở thu nhập nghiên cứu, đánh giá và lựa chọn ra các tài liệu tin cậy, phân tích các tài liệu dự báo, phân tích môi trường kinh doanh, khả năng phát triển của đối thủ cạnh tranh cũng như xu hướng nhu cầu mặt hàng và mặt hàng thay thế. Bước 2: Trực tiếp lập kế hoạch Dựa trên các số liệu tinc ậy trên công ty tiến hành tính toán các chỉ tiêu, cân đối các mặt hàng, phát hiện và dự kiến các biện pháp khắc phục sự mất cân đối. Bước 3: Trình duyệt, quyết định kế hoạch chính thức. kế hoạch sau khi được lập ra để có thể trở thành kế hoạch chính thức thì kế hoạch thì đó phải được ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt. 3.2. Mua hàng Mua hàng là điều kiện tiên quyết để thực hiện kế hoạch bán ra và dự trữ hàng hóa. Mua hàng ở Công ty phải nhằm mục đích bán được hàng. Bán hàng được nhanh, được nhiều Công ty sẽ tăng được doanh thu, tăng lợi nhuận và sử dụng vốn có hiệu quả nên hàng hóa mua về phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng, phải mua hàng kịp thời, đúng với yêu cầu, giá cả hợp lý. Vì vậy, trong kế hoạch mua hàng phải tính toán, cân nhắc, lựa chọn các loại hàng, nguồn hàng, bạn hàng tin cậy để đảm bảo an toàn vốn kinh doanh và đảm bảo yêu cầu kinh doanh của Công ty trong kỳ kế hoạch. Để đảm bảo cung ứng sản phẩm hàng hóa cần thiết, đúng chất lượng và kịp thời theo yêu cầu của khách hàng. Muốn đáp ứng được yêu cầu này trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý hàng, Công ty cần phải xác định rõ là phải mua cái gì? chất lượng ra sao? số lượng bao nhiêu? mua lúc nào, ở đâu? ở Công ty TNHH TM Phú Đức quá trình mua hàng và quản lý hàng tổ chức khá khoa học từ khâu kế hoạch cho đến khâu tổ chức mua sắm quản lý. Hàng ngày giám đốc nhận được các báo cáo về lượng xuất, nhập, tồn kho của ác hàng trưởng và các nguồn cung ứng. Từ đó giao bộ phận kinh doanh thống kê ra từng danh mục hàng hóa có nhu cầu, số lượng nhu cầu của mỗi loại vẩt tư và phân phối nhu cầu theo thời gian, thời điểm của nhu cầu. Trên cơ sở kết quả của quá trình xác định nhu cầu người ta cần tiến hành các kế hoạch yêu cầu hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. * Cong ty thường mua hàng theo hình thức mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế ký trước: Để có hàng hóa, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có, hoặc chào hàng của người cung cấp Công ty phải đặt hàng với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đơn hàng là yêu cầu cụ thể về loại hàng hóa mà Công ty cần mua bảo đảm nguồn hàng cung ứng cho khách hàng. Đối với hàng hóa có nhiều quy cách, cỡ loại, nhiều dạng, kiểu… khác nhau thì đơn hàng là bản phụ lục hợp đồng để hai bên mua bán ký kết và thực hiện việc giao nhận. Mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng có chuẩn bị trước, có kế hoạch trong hoạt động kinh doanh. Hình thức mua hàng này giúp Công ty ổn định được nguồn hàng, có nguồn khá chắc chắn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng hợp đồng đã ký. Tình hình nhập hàng của công ty về các mặt hàng cụ thể được thể hiện qua bảng sau: Bảng 4: Bảng kê hàng hóa nhập qua các năm Đơn vị: đồng Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 - Hộp vuông 22.325.942.370 12.848.558.528 4.154.354.832 - Hộp chữa nhật 14.880.628.330 6.736.540.000 3.605.481.684 - ống tròn 3.559.856.724 6.080.773.548 13.879.777.680 - Con tiện thép 15.087.864 0 0 - Xà gồ 1.436.550.576 3.474.378.686 5.183.876.600 - Hàng hóa khác 4.372.154 7.462.310 9.321.860 Nguồn: Bảng kê xuất - nhập - tồn kho của công ty Nhìn chung các sản phẩm thép hộp vuông, hộp chữ nhật, con tiện thép qua các năm 2002 - 2003, 2004 đều giảm. Cụ thể: nbăm 2002 sản phẩm hộp vuông nhập về là 22.325.942.370 đồng, đến năm 2004 là 4.154.354.832 đồng giảm 81.4%; năm 2002 sản phẩm thép hộp chữ nhật nhập về là 14.880.628.330 đồng, năm 2004 là 3.605.481 đồng giảm 75,8%. Còn sản phẩm ống tròn, xà gồ và các hàng hóa khác lại tăng lên, cụ thể là: năm 2002 sản phẩm ống tròn nhập về là 3.559.856.724 đồng, năm 2004 là 13.879.777.680 đồng tăng 289,9%; sản phẩm xà gồ năm 2002 nhập về là 1.436.550.576 đồng, năm 2004 là 5.183.876.600 đồng tăng 260,9%; hàng hóa khác năm 2004 nhập về tăng 113,2% so với năm 2002. 4. Công tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng Nền kinh tế thị trường luôn tạo ra cơ hội và nguy cơ cho các chủ thể kinh doanh. Để có thể thành công trong kinh doanh, có thể thích ứng được hàng trăm ngàn tình huống khác hau để ít mắc sai lầm nhất, ứng phó kịp thời và có hiệu quả nhất thì một trong những vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải giỏi giao dịch, đàm phán. Công ty TNHH thương mại Phú Đức chỉ kinh doanh buôn bán với các doanh nghiệp trong nước nên công ty đã lựa chọn hình thức giao dịch trực tiếp. Hình thức này giúp cho quá trình giao dịch giữa khách hàng và Công ty diễn ra nhanh chóng, đồng thời Công ty sẽ có đầy đủ thông tin về thị trường và khả năng trực tiếp chi phối thị trường sẽ tốt hơn. Đối với những khách hàng truyền thống, kahchs hàng mua buôn thì Công ty tiến hành giao dịch ở văn phòng của Công ty. Cửa hàng của công ty chuyênt hực hiện chức năng bán lẻ, song có nhiều trường hợp có thể bán buôn theo yêu cầu của khách hàng và còn là văn phòng đại diện của Công ty. Do đó vấn đề giao dịch ở cửa hàng cũng được Công ty quan tâm. Trong hoạt động bán hàng Công ty thường sử dụng ba phương thức đmà phán chủ yếu: Đàn phán qua điện tín, Đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp. Khi mở đầu quá trình giao tiếp Công ty sử dụng phương thức thư tín dụng, khi cần thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ thì Công ty sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, còn