Chuyên đề Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân- Thực trạng và giải pháp

ại chúng như internet, tờ rơi, quảng cáo, giới thiệu chào hàng, báo giá, báo chí, giới thiệu của công ty trong ngành…để có thể tìm ra nhà cung ứng với chi phí hợp lý nhất. Việc tìm kiếm nhà cung ứng phải đáp ứng một số những yêu cầu sau: Nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất sản phẩm. Có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của công ty. Phương thức thanh toán phù hợp với chính sách tài chính của công ty. Ngoài ra còn một số yếu tố nữa như: sự hỗ trợ trong quá trình vận chuyển, thái độ phục vụ, sự giúp đỡ về thông tin… Lựa chọn nhà cung ứng. Thông qua những thông tin về nhà cung cấp mà cán bộ phòng vật tư thu thập được, công ty tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Các tiêu chí mà công ty sử dụng để đánh giá nhà cung ứng: Năng lực sản xuất kinh doanh Trình độ công nghệ Quy mô sản xuất Năng lực tài chính Các khách hàng chính của nhà cung cấp Thị phần/ thị trường Tình hình xây dựng và áp dụng chính sách về chất lượng Việc thu thập những thông tin này do phòng vật tư chịu trách nhiệm. Các phương thức đánh giá được tiến hành theo các cách sau: Gửi phiếu điều tra tới nhà cung cấp. Trực tiếp gặp nhà cung cấp để thu thập thông tin. Thông qua phương tiện thông tin đại chúng hoặc qua các nhà cung cấp khác. Tình hình ký đơn đặt hàng, và kết quả kiểm tra mẫu chào hàng, giá cả, tiến độ giao hàng của nhà cung ứng. Trên thực tế, là một doanh nghiệp lâu năm trong ngành, nên có nhiều mối quan hệ với những nhà cung ứng truyền thống như : Công ty TNHH Sợi Vĩ Sơn: chuyên cung cấp sợi và bông. Công ty TNHH hóa chất Hoàng Anh: chuyên cung cấp các loại hóa chất phục vụ cho việc xử lý và nhuộm vải (NaOH, Na2CO3, promoval TS, Prowet SP,…) Công ty TNHH Tân Long: chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng phẩm. Ngoài ra công ty còn nhập khẩu từ một số nhà cung cấp lớn từ các nước như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ, Mỹ… Giao dịch giữa hai bên đã thực hiện nhiều hợp đồng mua bán ổn định và khá am hiểu về nhau. Do đó, công ty thường hay sử dụng phương pháp gửi bảng hỏi tới nhà cung ứng để tìm hiểu thông tin về tên hàng hóa cung cấp, số lượng hàng hóa, đơn giá, năng lực sản xuất, hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng… Thương lượng và đặt hàng Việc mua hàng từ các nhà cung cấp được công ty phân công cụ thể cho từng bộ phận. Cụ thể: Phòng Nghiệp vụ: mua nguyên vật liệu chính và phụ liệu từ trong nước và ngoài nước theo tiêu chuẩn về nguyên vật liệu của công ty và đối tác đề ra. Đồng thời phòng Nghiệp vụ có nhiệm vụ thực hiện theo dõi quá trình mua nguyên phụ liệu và phân phát tới từng địa điểm cần thiết như Xí nghiệp, xưởng xơ khí… Đàm phán và ký kết hợp đồng: Sau khi lựa chọn được các nhà cung ứng chính thức, công ty tiến hành hoạt động mua sắm, một trong những khâu chiếm vị trí rất quan trọng không thể thiếu trong quá trình mua sắm đó là quá trình thương lượng và đàm phán giữa hai bên. Đây được coi là khâu quyết định tới sự thành công và hiệu quả của một quá trình mua sắm. Tuy rằng trong quá trình tìm hiểu thông tin về nguyên vật liệu đã có nhưng thông tin cần thiết qua bản báo giá, thư ngỏ… nhưng vẫn có những vấn đề cần phải bàn bạc lại để phù hợp với khả năng chi trả và những hoạt động sản xuất tại thời điểm mua sắm của cả hai bên. Nếu đàm phán không thành công thì hai bên sẽ hẹn đàm phán vào một thời gian nhất định (thường là ngày gần nhất có thể). Đối với Dệt Kim Đông Xuân nói riêng và với những công ty hoạt động sản xuất đã lâu năm thì việc đàm phán với những nhà cung ứng cũ sễ diễn ra nhanh hơn, và thường thì có thể thực hiện một cách gián tiếp thông qua fax, điện thoại hay thực hiện trên các hợp đồng trước đây với sự thay đổi về quy mô, số lượng… Đối với những nhà cung cấp mới thì việc đàm phán sẽ phức tạp hơn. Về phía công ty cần có sự chuẩn bị kỹ càng và lựa chọn hình thức đàm phán phù hợp với điều kiện của hai bên (nhưng thường là trực tiếp) để có thể đi đến thỏa thuận. Nếu sau khi đàm phán thành công thì sẽ đi đến ký hợp đồng. Hợp đồng được ký kết dưới dạng văn bản trong đó trình bày cụ thể về nội dung mua bán, hình thức mua, hình thức thanh toán, quyền hạn và trách nhiệm mỗi bên…đã được hai bên thống nhất với nhau trong đàm phán, thương lượng. Hợp đồng mua nguyên vật liệu do phòng Nghiệp vụ dự thảo trình lên Giám đốc để tiến hành ký kết. Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, phòng Vật tư tiếp tục theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của hai bên, qua đó nếu phát sinh những sai sót trong quá trình thực hiện thì nhanh chóng có những biện pháp hỗ trợ kịp thời, ví dụ việc thu mua không đảm bảo đúng tiến độ ở lần đặt hàng vào tháng 1/2009 thì sẽ có điều chỉnh để xem xét lại việc đặt hàng tiếp tục ở nhà cung cấp đó hay là tìm kiếm nhà cung cấp mới có đủ khả năng hơn. Công tác thanh toán của công ty dựa trên biên bản kiểm tra, phiếu xác nhận chất lượng nguyên vật liệu, vật tư, phiếu nhập kho nguyên liệu, vật tư và hóa đơn bán hàng của nàh cung cấp, phòng tài chính kế toán kiểm tra và thực hiện thanh toán đúng với quy định của hợp đồng. Quá trình thanh toán của công ty chủ yếu được thực hiện thông qua Ngân hàng. Vận chuyển Lựa chọn hình thức vận chuyển Công tác vận chuyển được chia làm vận chuyển bên ngoài và vận chuyển bên trong doanh nghiệp. Trong đó, vận chuyển bên ngoài là quá trình vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua đến kho quy định của doanh nghiệp. Còn vận chuyển bên ngoài là hoạt động đưa nguyên vật liệu từ kho tập trung tới các kho phân tán phục vụ cho việc sản xuất được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, ví dụ như vận chuyển từ kho tới các phân xưởng, sản phẩm dở dang và bán thành phẩm vận chuyển từ kho này sang kho khác… Chính vì vậy việc quản lý tốt hoạt động vận chuyển sẽ giúp nguyên vật liệu được vận chuyển đến đúng thời gian, đúng địa điểm, đảm bảo chất lượng với chi phí vận chuyển thấp nhất, tránh thất thoát và hư hỏng… Lên kế hoạch vận chuyển Đối với việc vận chuyển bên ngoài, công ty không phải tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu bên ngoài về kho mà chủ yếu là các nhà cung cấp có trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu đến công ty. Do đó, phương thức vận chuyển và phương tiện vận chuyển sẽ do phía nhà cung cấp quyết định sao cho đảm bảo được các điều kiện đã quy định trong hợp đồng. Đối với vận chuyển bên trong, công ty có tổ chức đội xe để chuyên chở nguyên vật liệu giữa các kho và vận chuyển thành phẩm tới khách hàng và đại lý của công ty. Phương tiện vận chuyển bên trong chủ yếu là xe kéo bằng tay, xe nâng hàng, xe đẩy hàng…hoạt động vận chuyển của công ty vẫn còn nhiều vấn đề như: việc thiếu các phương tiện vận chuyển chuyên dụng, chủ yếu vẫn phải sử dụng sức lao động của con người. Công tác tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Kiếm tra số lượng hàng hóa. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu thuộc trách nhiệm của phòng vật tư, do cán bộ chuyên trách thực hiện. Cụ thể nhiệm vụ như sau: PhòngNghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ kiện hàng, nguyên phụ liệu, khối lượng nguyên vật liệu nhập kho. Với các vật tư thì kiểm tra mã số kí hiệu, tình trạng niêm phong, bao bì hàng hóa. Phòng quản lý chất lượng chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sợi, bông, vải…tình trạng ẩm mốc của nguyên phụ liệu, kiểm tra theo giấy đặt hàng và yêu cầu hợp đồng. Ngoài ra còn liên quan tới kho nguyên liệu, kho vật tư phụ liệu, tổ bốc xếp, cán bộ kiểm tra chất lượng cũng như đơn vị giao hàng. Kiểm tra chất lượng hàng hóa. Với nguyên vật liệu, việc kiểm tra dựa vào nội dung dựa vào nội dung hợp đồng mua bán giữa công ty và nhà cung cấp, phải có mẫu vải kèm theo biên bản mô tả mẫu đã được lãnh đạo phê duyệt. Nguyên tắc kiểm tra là kiểm tra đại diện, kết quả kiểm tra mẫu đại diện là kết quả đánh giá toàn bộ lô hàng kiểm tra và để thanh toán tiền cho lô hàng. Hàng nhập kho phải có phiếu xác nhận nguyên, phụ liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng. Quy trình kiểm tra được thực hiện theo sơ đồ sau: Với vật tư phụ liệu, căn cứ kiểm tra là hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng hoặc giấy đề nghị mua hàng; hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp (nếu có); phiếu xác nhận chất lượng của nhà sản xuất và biên bản xác định chất lượng hàng. Công ty tiến hành kiểm tra chất lượng các lô hàng theo nguyên tắc lấy mẫu. Kết quả kiểm tra mẫu là kết quả toàn bộ lô hàng. Nếu vật tư phụ liệu đạt yêu cầu chất lượng thì tiến hành lập phiếu nhập kho, còn nếu có nghi ngờ về chất lượng thì yêu cầu lấy mẫu kiểm tra gấp đôi. Nếu nhà cung cấp không đồng ý với kết quả kiểm tra thì hai bên thống nhất chọn cơ quan giám định, kết quả của cơ quan giám định là kết quả cuối cùng. Nguyên vật liệu nhập về sẽ được kiểm tra và ghi chép lại đầy đủ thông tin như bảng trên. Sau khi nguyên phụ liệu nhập kho sẽ được bố trí theo các vị trí quy định, đảm bảo dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra và tuân thủ các quy tắc xuất nhập hàng của công ty. Nói chung công tác tiếp nhận nguyên vật liệu tại công ty khá đơn giản, thuận tiện và dễ thực hiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được phân công cho từng bộ phận phụ trách rất rõ ràng và cụ thể, việc tiếp nhân và kiểm tra chính xác số lượng hàng, làm đúng theo hợp đồng nên không xảy ra trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và tiếp nhận những nguyên vật liệu không đúng quy cách, chất lượng. Hình 2: Mẫu phiếu nhập kho nguyên vật liệu Công ty TNHH MTV Dệt kim Đông Xuân Mẫu số: BM05/KT Hà Nội, ngày…tháng… năm Phiếu kiểm tra nguyên phụ liệu nhập kho STT Tên nguyên phụ liệu Đơn vị tính Số lượng Thiếu hụt (%) Số lượng Tỷ lệ hỏng Ghi chú Theo đơn hàng Thực tế Đạt Hỏng 1 2 Giám đốc Chủ hàng Phòng Nghiệp Vụ Thủ kho Người nhận (Nguồn: phòng Nghiệp Vụ) Công tác cấp phát nguyên vật liệu Công ty Dệt Kim Đông Xuân là công ty sản xuất sản phẩm hàng loạt theo dây chuyền nên công ty sử dụng hình thức cấp phát theo định mức. Theo hình thức này, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng trong kỳ kế hoạch, cán bộ định mức của phòng vật tư gửi định mức và sản lượng xuống các phân xưởng, theo đó các phân xưởng cử cán bộ xuống kho lĩnh vật tư. Hàng ngày tùy theo nhu cầu sản xuất và yêu cầu dự trữ mà cán bộ các phân xưởng trực tiếp lên phòng Nghiệp vụ viết hóa đơn, dùng hóa đơn đó xuống kho để lĩnh nguyên vật liệu, vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp phát nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng đã ghi theo hóa đơn xuất kho. Đồng thời, cán bộ quản lý kho lập sổ sách theo dõi tình hình xuất kho cho các phân xưởng. Đến cuối tháng sẽ được tập hợp lại để tính toán định mức thực tế sử dụng và các chỉ tiêu khác. Trong trường hợp đã sử dụng hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thì cán bộ phân xưởng làm báo hạn mức nguyên vật liệu bổ sung, yêu cầu cấp thêm nguyên vật liệu. Và trừ khi phải có lệnh của Giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành nhiệm vụ sản xuất của mình, còn trong trường hợp ngược lại, thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được thưởng theo % tiết kiệm vật tư ấy. Thông thường trong mỗi kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất chính, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó phòng Nghiệp vụ lên kế hoạch vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, rồi sau đó chuyển xuống cho các phân xưởng, rồi quản lý phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho như đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đề ra. Như vậy, công tác cấp phát nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho quá tình sản xuất tại công ty luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện cho các bộ phận sản xuất hoạt động theo đúng tiến độ, đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty TNHH MTV Dệt kim Đông Xuân Mẫu số: 01/PL Hà Nội, ngày…tháng…năm… PHIẾU LĨNH NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị lĩnh:………………………………………………………………. Lý do:…………………………………………………………………….. Xuất tại kho:……………………………………………………………… STT Tên nguyen phụ liệu Mã số Đơn vị tính Lượng xuất Ghi chú 1 2 3 Phòng Nghiệp vụ Thủ kho Người lĩnh Hình 3: Mẫu phiếu cấp phát nguyên vật liệu (Nguồn: Phòng Nghiệp Vụ) Công tác quản lý nguyên vật liệu Kế hoạch bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu. Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên, vật liệu, thiết bị , máy móc trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của Xí nghiệp trước khi tiêu thụ. Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Do đó, để tập trung chúng cũng cần phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ. Việc sắp xếp hợp lý vật tư trong kho có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho. Việc sắp xếp hợp lý diện tích trong kho phải đảm bảo các yêu cầu: + Sử dụng hợp lý diện tích , không gian và vị trí các khu vực trong kho. + Sắp xếp hợp lý vật tư theo phương châm “4 dễ”: dễ tìm , dễ thấy , dễ lấy , dễ kiểm tra. Để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc chăm sóc, bảo quản và xuất nhập vật tư. Nguyên vật liệu sau khi mua và tiếp nhận sẽ được chuyển về các kho của công ty, các kho này do phòng vật tư trực tiếp bảo quản và quản lý. Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là vải sợi, vải thành phẩm,…dễ hút ẩm và dễ mục, gẫy vải nên được bảo quản bằng cách bọc trong giấy. So với cách bọc trong tải truyền thống thì cách bọc trong giấy bay hơi chậm hơn bọc trong tải, giúp bảo quản hàng hóa được lâu hơn. Bảng 6: Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu qua các công đoạn STT Diễn giải Phần trăm hao hụt 1 Công đoạn đảo sợi 0,4% 2 Công đoạn dệt Với sợi chải kỹ: 0,4% Với sợi chải thường: 0,6% 3 Công đoạn xử lý hoàn tất Màu trắng: 6,5% Màu nhạt: 7% Màu trung bình (qua tẩy): 4,5% Màu đen: 1% Màu đậm khác: 2% 4 Cắt may KATA: 3,5% Xuất khẩu khác:5% Nội địa: 4% ( Nguồn: phòng Kỹ thuật) Ngoài ra công ty còn có những quy định về kệ xếp vải và quy định thời gian đảo hàng, vệ sinh kho hàng. Đối với những loại kệ được thiết kế cách đây khoảng 40 năm về trước thì có chân đế cao 40cm so với mặt đất, nhưng trong quá trình làm việc công ty đã có những cải tiến mới về kệ xếp vải, thay vì là 40cm trước đây, công ty đã cho bổ sung thêm một số kệ với chân đế cao 80cm so với mặt đất, nhằm tránh trường hợp rủi ro về thời tiết (ngập lụt, cháy nổ…). Dựa vào tình hình mối mọt mà công ty có biện pháp khử trùng phù hợp. Công tác vệ sinh kho cũng được thực hiện thường xuyên, phân công tới từng bộ phận. Việc đảo hàng được thực hiện tùy thuộc vào tính chất từng nguyên vật liệu. Như vậy công ty đã xây dựng và thực hiện được hệ thống nội quy, quy chế về quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sau kho nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng theo quy định, chia thành từng lô theo từng chủng loại. Cán bộ kho có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng chi tiết theo từng lô nguyên vật liệu đúng như quy định đề ra. Quản lý kho Công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi NVL được diễn ra thường xuyên và liên tục trong công ty. Phòng vật tư là phòng chịu trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu, không chỉ lo mua nguyên vật liệu và cấp phát đủ số lượng cho các phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng nguyên vật liệu trong toàn công ty. Cán bộ phòng vật tư sẽ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu dựa trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng và báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng. Hàng tháng, các thủ kho tiến hành thống kê lượng nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho cuối kỳ để phòng vật tư làm căn cứ xác định lượng mua các loại nguyên vật liệu cho kỳ tiếp theo. Việc kiểm kê định kì tháng được tiến hành 1 tháng/lần, còn kiểm kê định kì năm được tiến hành 6 tháng/lần. Khi đó, phòng vật tư sẽ ra thông báo để các đơn vị tiến hành công tác kiểm kê tài sản, nguyên vật liệu chính, phụ, vật tư, thành phẩm cuối năm. Việc kiểm kê được thực hiện cho tới ngày 31/6 và 31/12 hàng năm. Ban kiểm kê bao gồm Giám đốc là Chủ tịch Hội đồng kiểm kê và các Ủy viên là Trưởng phòng các phòng Nghiệp vụ, Tài chính kế toán và Quản lý chất lượng. Đối với nguyên vật liệu, công ty tiến hành kiểm kê dưới sự tham gia của nhân viên các phòng để xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho mỗi năm, lượng nguyên liệu thừa thiếu để có các phương pháp bù trừ phù hợp. Phòng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm xác định chất lượng nguyên vật liệu lưu kho, độ ẩm nguyên vật liệu, phòng tài chính kế toán và vật tư chịu trách nhiệm thực hiện việc kiểm soát và thực hiện kiểm tra số lượng. Bảng 7: Nguyên vật liệu tồn kho các năm 2006-2009 Đơn vị tính: VNĐ Vật tư 2006 2007 2008 Tháng 9/2009 1, Sợi các loại 7.055.418.874 6.798.669.288 14.214.792.029 9.169.537.751 2, Vải các loại 2.485.900.186 1.093.615.531 771.844.397 1.070.944.091 3, Chỉ các loại 235.231.752 301.747.934 236.691.537 280.500.478 4, Hóa chất – thuốc nhuộm 4.069.115.708 2.989.709.943 5.495.972.080 4.166.312.388 5, Phụ tùng máy 597.439.669 774.989.115 647.985.329 652.325.897 6, Xăng dầu, nhiên liệu khác 303.711.192 589.280.688 863.312.662 707.395.470 7, Phụ liệu, bao bì 453.885.341 496.056.324 367.329.096 524.176.107 8, Tạp phẩm 27.714.082 25.668.220 29.326.521 30.526.458 9, Vật tư xây dựng cơ bản 896.750 746.750 835.265.498 934.125.236 10, Vật tư khác 1.811.032 687.667 1.568.769 1.056.897 11, Muối 8.818.909 2.790.000 9.325.648 8.986.564 13, Vật tư thường xuyên 2.784.344.824 4.717.890.631 4.596.369.254 2.365.468 Tổng 18.024.288.319 17.791.852.091 28.069.782.820 17.547.195.910 ( Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là vải, sợi, với đặc thù từng loại vải, sợi có khả năng thấm hút, màu sắc khác nhau,…cũng chính vì sự đa dạng về chủng loại đó nên yêu cầu phải có hàng tồn kho là một trong những yêu cầu cấp thiết để sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường trong điều kiện khó khăn về thu mua. Qua số liệu bảng 7 ta thấy rằng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho tăng dần qua các năm, tuy nhiên do sự khủng hoảng kinh tế vào cuối năm 2007, đầu năm 2008 nên có ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho. Cụ thể là lượng hàng tồn kho năm 2007 giảm tương đối nhiều so với các năm lân cận. Do số đơn đặt hàng trong năm 2008 có giảm đi nên công ty đã không dự trữ nguyên phụ liệu nhiều, phòng trừ trường hợp nguyên phụ liệu để lâu trong kho bị ẩm mốc và hao hụt, giảm phẩm chất. Dư âm của cuộc khủng hoảng kinh tế, mà đặc biệt ảnh hưởng mạnh nhất vào hai ngành da giầy và may mặc đã tạo cho công ty có sự đề phòng hơn, do đó lượng hàng tồn kho vào năm 2008 đã tăng mạnh, đề phòng sự biến động giá cả thất thường. Thu hồi phế liệu, phế phẩm Bất cứ một hoạt động sản xuất nào cũng có phế liệu, phế phẩm cho dù hoạt động đó có chặt chẽ và khoa học hay một quy trình công nghệ hiện đại thì cũng không thể tránh khỏi những sai sót. Đối với công ty, do mặt hàng sản xuất cũng như hình thức sản xuất không cho phép tỷ lệ phế phẩm lớn, tức là càng hạn chế càng tốt cho công ty. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm này ảnh hưởng lớn đến chất lượng và giá thành sản phẩm. Vì vậy ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm. Phế liệu thu hồi của công ty chủ yếu là những sản phẩm, vật liệu bị loại ra từ quá trình tiêu dùng hoặc sản xuất song giá trị sử dụng cũng không ít. Những phế liệu của công ty có thể là vải vụn, chỉ sợi, bao tải, giấy,...sẽ được thu hồi để sử dụng vào những việc hữu ích khác và cũng có thể được bán ra ngoài để tái sử dụng. Với đơn đặt hàng hàng năm rất lớn nên số phế liệu được thu hồi này chiếm một phần chi phí rất lớn, qua đó công ty cũng đã biết cách tận dụng những phế liệu này, chính vì vậy đã tiết kiệm được một phần chi phí cho công ty. Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty Ưu điểm Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân là một công ty lớn trong ngành dệt may của nước nhà, với thị phần chủ yếu xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản, Mỹ, EU…Để đạt được những kết quả đó có sự đóng góp không nhỏ của công tác quản trị nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung được thực hiện khá nề nếp, tuân thủ đúng quy định và các nguyên tắc chung đã được đề ra. Các phòng ban của công ty cũng phối hợp với nhau khá chặt chẽ, đảm bảo việc hạch toán, quản lý nguyên vật liệu được diễn ra một cách đều đặn, kịp thời phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý của cấp trên. Về công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu: Công ty đã xây dựng được kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cụ thể cho từng đơn vị, phân xưởng sản xuất, đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục và hiệu quả. Mặc dù sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm với nhiều kieur dáng phong phú nhưng Công ty cũng đã xây dựng được định mức tương đối hoàn chỉnh cho các sản phẩm. Công ty còn luôn chú trọng tới công tác nghiên cứu, cải tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, gia tăng lợi nhuận cho Công ty. Về công tác mua sắm nguyên vật liệu Công ty đã xây dựng kế hoạch về mua sắm nguyên vật liệu cho các phân xưởng kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và bảo đảm về chất lượng. Để làm được như vậy, trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng, Công ty luôn chú trọng xây dựng và củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng cũ, đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng được liên tục và đạt hiệu quả cao. Về hệ thống kho tàng Hệ thống kho tàng của công ty được tổ chức và bố trí một cách hợp lý, khoa học nhằm hạn chế tối đa hao hụt , hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Công ty chú trọng tới công tác xây dựng và củng cố hệ thống kho tàng, nhà xưởng. Các kho được bố trí một cách thoáng mát, rộng rãi thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê nguyên vật liệu. Quá trình tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu được diễn ra theo đúng quy định, đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên vật liệu nhập kho. Về công tác vận chuyển Công ty luôn cố gắng chủ động trong mọi hoạt động vận chuyển cả trong và ngoài, đồng thời áp dụng các hình thức vận chuyển linh hoạt, đa dạng đảm bảo cung ứng kịp thời với chi phí nhỏ nhất. Về công tác cấp phát nguyên vật liệu Được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với tình hình sản xuất. Việc áp dụng phương pháp cấp phát theo hạn mức tiêu dùng nguyên vật liệu giúp cho cán bộ quản lý kho nắm rõ hơn tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng. Đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, theo dõi sát sao quá trình biến động nguyên vật liệu tại các kho đồng thời tạo sự chủ động cho bộ phận cấp phát cung như các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu. Công ty còn ngày càng hoàn thiện hơn hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho tất cả các sản phẩm, hệ thống này giúp cho việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Nhược điểm Đi đôi với các thành tựu đạt được, hoạt động cung ứng nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Dệt kim Đông Xuân cũng không nằm ngoài số đó. Về công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu và lượng dự trữ chưa thực sự hiệu quả, công tác xác định nhu cầu chủ yếu dựa trên các đơn hàng, còn thiếu sự nghiên cứu cụ thể về tình hình thị trường, do đó còn gặp một số hạn chế trong quá trình xác định nhu cầu nguyên vật liệu. đồng thời, do sản phẩm của công ty đa dạng về sản phẩm, mỗi loại sản phẩm lại bao gồm nhiều nguyên phụ liệu khác nhau, gây khó khăn trong quá trình xây dựng định mức đồng bộ. Về hoạt động nghiên cứu thị trường Hoạt động nghiên cứu thị trường trong công ty còn chưa được phát huy, chưa đảm bảo được cho hoạt động mua sắm nguyên vật liệu. việc nghiên cứu thị trường mới chỉ dừng lại ở nghiên cứu tại chỗ và nghiên cứu trong nước nên lượng thông tin thu được còn ít và hạn chế, còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và ý kiến chủ quan của cán bộ nghiên cứu, trong khi đó thị trường nguyên vật liệu còn yếu và phải nhập khẩu nhiều. Công ty cũng chưa có một chính sách cụ thể và kinh phí phù hợp cho hoạt động này. Về nhà cung ứng Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng còn khá đơn giản, chủ yếu vẫn dựa trên các mối quan hệ có sẵn, hoặc bạn hàng lâu năm. Do đó để lỡ nhiều cơ hội giao dịch với các nhà cung ứng mới có khả năng cung ứng tốt hơn với giá cả cạnh tranh hơn. Các phương pháp đánh giá và lựa chọn nàh cung ứng cũng chưa thật hợp lý và khoa học. Về công tác kho tàng Hệ thống kho tàng tuy đã được sửa chữa nhiều lần nhưng vẫn chưa được trang bị những thiết bị hiện đại, cần thiết đảm bảo cho công tác bảo quản được vận hành một cách tối ưu nhất. Việc sử dụng hệ thống thông tin trong kho tàng chưa được thực hiện. Cán bộ kho vận còn thiếu các thiết bị chuyên dùng, chủ yếu vẫn xử lý bằng các giấy tờ và sổ sách sơ sài. Về hệ thống nhân sự Trình độ cán bộ chưa được nâng cao thường xuyên, đòi hỏi công ty phải có các biện pháp tạo động lực phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên. Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP Định hướng phát triển của công ty Định