Chuyên đề Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở Công ty TNHH sản xuất bao bì và thương mại Đức Thành

n hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở doanh nghiệp bao bì. Bên cạnh các yếu tố chủ quan thuộc doanh nghiệp còn có các yếu tố khách quan như chính trị luật pháp, văn hoá xã hội, yếu tố địa lý sinh thái…Tuy nhiên ở đây xin trình bày một số yếu tố vi mô thuộc tiềm lực của doanh nghiệp có tác động đến hoạt động đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp bao bì. Trình độ khoa học công nghệ của doanh nghiệp: Trình độ áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ có ảnh hưởng lớn đến công tác đảm bảo vật tư cho hoạt động sản xuất. Các doanh nghiệp bao bì có thể áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến trong tất cả các khâu của hoạt động hậu cần vật tư. Mặt khác, khoa học công nghệ ảnh hưởng lớn đến mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Do vậy nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp bao bì nói riêng. Ở các doanh nghiệp bao bì, hoạt động định mức tiêu dùng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trình độ công nghệ, máy móc thiết bị dùng cho sản xuất ở doanh nghiệp có tác động lớn đến công tác định mức tiêu dùng vật tư. Trình độ công nghệ của doanh nghiệp lạc hậu, có thể gây khó khăn cho công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Nếu định mức phù hợp với trình độ của máy móc thiết bị lạc hậu thì sản phẩm sản xuất ra sẽ không có tính cạnh tranh. Mặt khác nếu định mức hợp lý theo tiêu chuẩn chung thì doanh nghiệp lại khó có khả năng bảo đảm chất lượng sản phẩm doanh nghiệp sản xuất ra. Do vậy, trình độ của máy móc thiết bị đóng vai trò quan trọng vào hiệu quả và mức độ chính xác của công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của doanh nghiệp Quy mô sản xuất của doanh nghiệp bao bì: Quy mô sản xuất của doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ ảnh hưởng tới khối lượng vật tư tiêu dùng cho hoạt động sản xuất, do đó ảnh hưởng trực tiếp tới nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư cần cho sản xuất càng tăng. Điều này ảnh hưởng tới công tác thu mua, dự trữ bảo quản vật tư của doanh nghiệp. Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế. Danh mục và cơ cấu vật tư, cơ cấu, khối lượng sản phẩm sản xuất: Danh mục vật tư phục vụ cho sản ở các doanh nghiệp sản xuất bao bì rất nhiều và đa dạng. Danh mục vật tư càng nhiều thì hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất càng phức tạp. Cơ cấu vật tư và danh mục vật tư phụ thuộc vào yêu cầu của sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất. Do đó, danh mục vật tư tương đối đặc trưng với mỗi doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi công tác thăm dò khảo sát thị trường trong mua sắm vật tư là tương đối phức tạp. Mỗi loại vật tư đòi hỏi phải có một hoặc một số nhà cung ứng riêng, đòi hỏi một một quá trình mua sắm riêng. Bên cạnh đó, danh mục và cơ cấu vật tư cũng tác động lớn đến khả năng dự trữ, bảo quản và cấp phát vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp bao bì. Bên cạnh đó, cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất của doanh nghiệp cũng là một nhân tố quan trọng tác động tới hoạt động đảm bảo vật tư của doanh nghiệp. Bao bì là loại sản phẩm có tính động và thường xuyên thay đổi, do đó cơ cấu sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất thường xuyên biến đổi, do đó ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng nói riêng và các hoạt động khác đảm bảo vật tư cho sản xuất. Cung cầu vật tư và quy mô thị trường vật tư: Mối quan hệ cung cầu vật tư trên thị trường có tác động lớn đến đầu vào sản xuất kinh doanh và tác động đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay cả nước ta có khoảng hơn 750 doanh nghiệp tham gia sản xuất các sản phẩm bao bì các loại, do vậy quy mô cũng như nhu cầu vật tư là khá lớn. Tuy nhiên các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu nhập khẩu nguyên vật liệu sản xuất bao bì từ nước ngoài, do vậy các doanh nghiệp trong nước vẫn chưa chủ động được về nguyên liệu đầu vào, vẫn phụ thuộc rất lớn vào thị trường quốc tế. Trình độ lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp: Trong mọi nghiệp vụ kinh doanh nói chung và nghiệp vụ đảm bảo vật tư cho sản xuât nói riêng thì con người luôn luôn là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của các hoạt động trên. Đối với hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở doanh nghiệp bao bì, với cơ cấu và khối lượng vật tư đa dạng, phức tạp thì trình độ chuyên môn cuả cán bộ lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư đóng vai trò quyết định nhằm bảo đảm công tác hậu cần vật tư đạt hiệu quả cao nhất. Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Khả năng tài chính của doanh nghiệp mạnh mẽ khiến hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất diễn ra đúng kế hoạch và hiệu quả. Nếu doanh nghiệp không có đủ vốn kinh doanh hay cơ cấu vốn cho hoạt động hậu cần vật tư không hợp lý cũng ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời vật tư cho sản xuất CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH 2.1. KẾT QUẢ BẢO ĐẢM VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH 2.1.1. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua: Mặc dù gặp không ít khó khăn ngay từ khi mới thành lập về nhiều mặt như: nguồn vốn ít, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn lạc hậu, trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân còn hạn chế nhưng công ty đã bố trí lại sản xuất, đầu tư nâng cấp trang thiết bị, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ. Vì vậy kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã tăng lên đáng kể, không ngừng tăng trưởng trở thành một doanh nghiệp có uy tín trên thương trường, điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: Bảng 2.1. Kết quả kinh doanh của Công ty 2005-2007 (Đơn vị: Triệu đồng) STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1 Tổng doanh thu 21.020 23.120 31.752 2 Doanh thu thuần vê bán hàng và cung cấp dịch vụ 20.999 23.086,5 31.727 3 Chi phí SXKD 16.653 20.077 27.122 4 LN thuần từ hoạt động kinh doanh 4.346 3.009,5 4.605 5 Tổng lợi nhuận trước thuế 4.184 2.985 4.410 6 Tỷ suât lợi nhuận 26,1% 14,99% 16,98% 7 Tổng nộp ngân sách 1.719,9 1.412,7 2.063,8 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Đức Thành) Qua bảng số liệu trên cho thấy quy mô sản xuất kinh doanh của công ty liên tục tăng trong 3 năm 2005-2007, chỉ tiêu doanh thu tăng nhưng tỷ suất lợi nhuận lại có xu hướng giảm, điều đó cho thấy hiệu quả đầu tư của công ty chưa đạt kết quả tốt. Tuy nhiên công ty vẫn luôn hoàn thành được các chỉ tiêu đã đặt ra và nộp ngân sách đầy đủ. 2.1.2. Kết quả đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty: Đặc điểm về vật tư cho sản xuất: Công ty bao bì Đức Thành là doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại bao bì. Mặt hàng truyền thống của công ty là các loại bao bì màng ghép phức hợp cao cấp. Nguyên liệu chủ yếu cho công nghệ bao bì màng ghép phức hợp là các loại màng, hạt nhựa, keo. Nguyên vật liệu chính được sử dụng có thể chia thành một số nhóm chủ yếu sau đây: Bảng 2.2. Nguyên vật liệu chính của công ty Bao bì Đức Thành STT Loại vật tư Tên vật tư Các loại màng Màng BOPP Màng OPP Màng PE Màng MCPP Các loại hạt nhựa Hạt nhựa PBLD Hạt nhựa PP Hạt nhựa PE Hạt nhựa PVC Các loại hoá chất, dung môi Keo ghép đùn Keo ghép khô Hạt bã màu Toluen, dầu bóng Cồn, keo túi, keo dán máy Các loại mực in Mực OPP Mực PET Mực PP Các loại vật tư khác Trục in Dao gạt mực Nguyên vật liệu khác Các loại giấy, bìa (Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư của công ty Bao bì Đức Thành) Hiện nay, đa số các loại màng, nguyên vật liệu chính của công ty đều phải nhập khẩu từ nước ngoài, ngoại trừ một vài loại màng nhựa như LDPE, HDPE dùng để làm bao bì dạng hộp là có thể mua từ các doanh nghiệp trong nước. Kết quả đảm bảo vật tư của doanh nghiệp trong những năm qua: Tình hình biến động về lượng vật tư doanh nghiệp đã mua sắm trong những năm qua để thực hiện hoạt động sản xuất được thể hiện qua bảng số liệu sau: Bảng 2.3. Kết quả hậu cần vật tư cuả công ty 2005-2007 STT Tên vật tư Đơn vị 2005 2006 2007 Các loại màng Tấn 546,8 587,5 664,3 Các loại hạt nhựa Tấn 987,5 886,7 1018,2 Mực in Tấn 89,4 75,9 84,2 Hoá chất, dung môi Tấn 257,3 215,4 221,7 Trục in Bộ 215 186 246 Dao gạt mực Hộp 30 24 32 Nguyên vật liệu khác Tấn 121,8 154,6 89,7 (Nguồn: Phòng KH-VT ở Công ty bao bì Đức Thành) Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng lượng vật tư doanh nghiệp đã thực hiện mua sắm thay đổi qua các năm. Có thể thấy rằng trong 3 năm thực hiện hậu cần vật tư, lượng vật tư thực hiện mua sắm trong năm 2007 là lớn nhất. Nguyên nhân là do trong năm 2007, doanh nghiệp đầu tư thêm máy móc thiết bị, mở rộng sản xuất kinh doanh nên khối lượng nguyên vật liệu chính (các loại màng, các loại hạt nhựa) tăng trung bình khoảng 14,2% so với năm 2006 và tăng khoảng 9,6% so với năm 2005. Trong khi đó do thực hiện đổi mới công nghệ nên hao phí về nguyên vật liệu chính, đặc biệt là nguyên vật liệu phụ giảm đi đáng kể. Phân tích tình hình hậu cần vật tư của Công ty: Nhìn chung trong 3 năm 2005-2007, Công ty đã thực hiện tốt hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tiến hành liên tục, đều đặn. Nguồn nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của doanh nghiệp bao gồm nguồn nguyên vật liệu trong nước và nguồn nhập khẩu từ nước ngoài . Bảng 2.4. Nguồn vật tư của Công ty bao bì Đức Thành STT Nguồn ĐVT 2005 2006 2007 1 Các loại màng + Trong nước + Nhập khẩu Tấn 546,8 108,3 438,5 587,5 87,5 500 664,3 33,2 631,1 2 Các loại hạt nhựa + Trong nước + Nhập khẩu Tấn 987,5 543,2 444,3 886,7 310,3 576,4 1018,2 965 53,2 3 Mực in + Trong nước + Nhập khẩu Tấn 89,4 40,3 49,1 75,9 40,5 35,4 84,2 53,2 31 4 Hoá chất, dung môi + Trong nước + Nhập khẩu Tấn 257,3 180,2 77,1 215,4 114,2 101,2 221,7 99,5 122,2 5 Trục in + Trong nước + Nhập khẩu Bộ 215 25 190 186 31 155 246 0 246 6 Dao gạt mực + Trong nước + Nhập khẩu Hộp 30 12 18 24 4 20 32 3 29 7 NVL khác + Trong nước + Nhập khẩu Tấn 121,8 11 110,8 154,6 12,3 142,3 89,7 3,6 86,1 (Nguồn: Phòng KH-VT của Công ty bao bì Đức Thành) Như vậy, nguyên liệu được nhập khẩu phần lớn đối với các loại màng và hạt nhựa do nguồn nguyên liệu trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Trong vòng 3 năm từ 2005-2007, xu hướng nhập khẩu các loại vật liệu này tăng lên. Đối với các loại màng, tỷ lệ nhập khẩu năm 2005 đạt 80,2% thì đến năm 2007 đã chiếm tới 95%, tăng 14.8%. Các loại hạt nhựa có xu hướng tăng mạnh hơn từ 45% năm 2005 đến 81% năm 2007, do trong những năm gần đây, giá của các loại hạt nhựa trong nước tăng nhanh nên Công ty quyết định sử dụng hạt nhựa nhập khẩu với mức giá rẻ hơn một cách tương đối so với hạt nhựa trong nước với chất lượng tốt hơn. Các loại mực in, dung môi hoá chất có tỷ lệ nhập khẩu ít hơn các loại màng và hạt nhựa. Trong khi tỷ lệ nhập khẩu của các loại mực in có xu hướng giảm xuống rõ rệt từ 55% năm 2005 đến 37% năm 2007, thì lượng hoá chất dung môi lại có xu hướng tăng lên từ 30% năm 2005 đến 55% năm 2007. Riêng đối với các loại trục in, dao gạt mực và các loại nguyên vật liệu khác hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài với xu hướng tăng lên qua các năm 2005-2007. Điều đó cho thấy chính sách nguồn vật tư của doanh nghiệp đối với các loại vật tư khác nhau là khác nhau. Trong năm 2007, tình hình nhập xuất vật tư của doanh nghiệp cụ thể như sau: Bảng 2.5. Báo cáo sử dụng vật tư năm 2007 của Công ty bao bì Đức Thành TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Các loại màng Tấn 86,8 664,3 672,5 78,6 Hạt nhựa Tấn 108,3 1018,2 986,8 139,7 Mực in Tấn 3,4 84,2 73,2 14,4 Hoá chất, dung môi Tấn 12,5 221,7 223,5 10,7 Trục in Bộ 9 246 243,4 11,6 Dao gạt mực Hộp 0 32 30 2 NVL khác Tấn 12,3 89,7 95,6 6,4 (Nguồn: Thu thập được từ Công ty Bao bì Đức Thành) Về mặt số lượng: Tình hình hậu cần vật tư về mặt số lượng ở Công ty Bao bì Đức Thành được thể hiện qua bảng số liệu sau: Bảng 2.6. Thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về mặt số lượng của Công ty Bao bì Đức Thành năm2007 STT Tên vật tư ĐVT Kế hoạch mua Thực tế mua Mức độ hoàn thành KH (%) Các loại màng Tấn 700 664,3 94,9 Hạt nhựa Tấn 1300 1018,2 78,3 Mực in Tấn 110 84,2 76,5 Hoá chất, dung môi Tấn 250 221,7 88,68 Trục in Bộ 260 246 94,6 Dao gạt mực Hộp 35 32 91,4 NVL khác Tấn 100 89,7 89,7 (Nguồn: Thu thập được từ Công ty Bao bì Đức Thành) Như vậy, trong năm 2007, tổng lượng vật tư doanh nghiệp mua về là 2078,1 tấn nguyên vật liệu các loại, tuy nhiên không có loại vật tư nào hoàn thành kế hoạch về mặt số lượng. Nguyên nhân chủ yếu là nhu cầu vật tư trong năm có thay đổi nên doanh nghiệp chủ động cắt giảm lượng vật tư mua về, tránh ứ đọng vật tư làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó cũng có các nguyên nhân khác như do một số loại vật tư phải nhập khẩu chưa giải quyết được các thủ tục hải quan nên vật tư chưa được vận chuyển về doanh nghiệp theo đúng kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn đảm bảo được tiến độ sản xuất nhờ có lượng vật tư dự trữ trong kho. Về mặt chất lượng: Một số loại nguyên vật liệu chính như các loại màng BOPP,OPP, PE; các loại hạt nhựa PBLD, PP, PE,PVC mà chất lượng của chúng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra, doanh nghiệp tiến hành phân loại chất lượng của các loại vật tư này thành 3 loại, trong đó vật tư loại 1 có chất lượng tốt nhất. Cụ thể, kết quả mua sắm một số nguyên vật liệu chính về mặt chất lượng được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.7. Thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về mặt chất lượng của một số nguyên vật liệu chính năm 2007 STT Loại vật tư Kế hoạch mua NVL Thực hiện mua sắm Số lượng (Tấn) Thành tiền (triệu đồng) Số lượng (Tấn) Thành tiền (triệu đồng) 1 Loại 1 1500 18.680,3 1.358 16.911,8 2 Loại 2 350 3.415,6 425,7 4154,3 3 Loại 3 150 1.276,5 101,2 861,2 4 Tổng cộng 2000 23.372,4 1682,5 21.927,3 (Nguồn: Thu thập được từ Công ty Bao bì Đức Thành) Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng doanh nghiệp đã không hoàn thành kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu loại 1 và loại 3, nhưng đã tăng khối lượng nguyên vật liệu loại 2, cụ thể lượng nguyên vật liệu loại 1 mua sắm giảm 142 tấn tương đương với 9,5%, loại 3 giảm 48,8 tấn tương đương với 13,9% so với kế hoạch đặt ra đầu năm. Lượng vật tư loại 2 tăng 75,7 tấn. Như vậy Chỉ số chất lượng nguyên vật liệu mua sắm đạt 111,5% hay nói cách khác, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu về chất lượng vượt mức 11,5%. Nguyên nhân là do trong năm giá nguyên vật liệu loại 1 tăng lên so với kế hoạch, do vậy doanh nghiệp đã chủ động thay đổi kế hoạch đặt ra ban đầu để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Về mặt kịp thời: Nhìn chung doanh nghiệp thực hiện tốt công tác hậu cần về mặt kịp thời, vật tư nhập về kịp thời theo yêu cầu sản xuất, đảm bảo tiến độ sản xuất của doanh nghiệp - Về mặt đều đặn: Đối với một số vật tư phụ phục vụ hoạt động sản xuất với khối lượng nhỏ, daonh nghiệp thực hiện mua sắm đều đặn so với kế hoạch. Đối với các loại vật tư chính với khối lượng lớn, thì doanh nghiệp thực hiện không đều đặn so với kế hoạch. Bảng 2.8. Thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về mặt đều đặn của một số nguyên vật liệu chính năm 2007 Các quý trong năm KH nhập NVL chính Thực nhập Số lượng (Tấn) Tỷ lệ (%) Số lượng (Tấn) Tỷ lệ (%) Quý 1 310 15,5 247,33 14,7 Quý 2 460 23 358,37 21,3 Quý 3 480 24 598,97 35,6 Quý 4 750 37,5 47,78 28,4 Cả năm 2000 100 1682,5 100 (Nguồn: Thu thập được từ Công ty bao bì Đức Thành) Nhìn vào số liệu trên ta thấy, việc thực hiện kế hoạch vật tư hoàn toàn không đều đặn. Theo kế hoạch thì quý 1 và quý 2 doanh nghiệp phải nhập 38,5% so khối lượng vật tư của cả năm nhưng thực nhập chỉ đạt 36% do yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Trong quý 3 và quý 4 lượng đặt hàng nhiều hơn nên doanh nghiệp phải nhập 64% tổng số vật tư của cả năm. Bên cạnh đó, do yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh nên lượng vật tư mua về giữa các tháng là khác nhau, điều đó được thể hiện qua biểu đồ sau: Biểu đồ 1. Sự biến động lượng vật tư mua sắm năm 2007 Lượng vật tư (Tấn) 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH 2.2.1. Nghiên cứu xác định nhu cầu vật tư: Công tác xác định nhu cầu vật tư tại công ty bao bì Đức Thành do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Đối với những máy móc thiết bị có giá trị lớn như máy in 6 màu, máy in offset, máy ghép khớ và đùn, máy thành phẩm…việc xác định nhu cầu và mua sắm thiết bị sẽ do giám đốc Công ty trực tiếp nghiên cứu thị trường và đặt hàng với nhà cung ứng. Đối với nguyên vật liệu và những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ như các loại trục in, các loại dao gạt mực… phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào đơn đặt hàng kỳ kế hoạch của phòng Marketing, bảng định mức sử dụng vật tư của doanh nghiệp và tổng hợp nhu cầu từ các phân xưởng và các bộ phận khác gửi lên để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch. Hoạt động này thường được tiến hành hàng tháng. Với đặc thù là doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại bao bì, chủ yếu là bao bì màng ghép phức hợp với một danh mục nguyên vật liệu đa dạng, kích cỡ khác nhau. Trong những năm qua công ty sử dụng phương pháp trực tiếp để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, cụ thể là phương pháp tính theo mức của sản phẩm cho từng nhóm sản phẩm, nguyên vật liệu cụ thể. Bảng 2.9. Tổng hợp nhu cầu vật tư của Công ty bao bì Đức Thành STT Tên vật tư ĐVT 2005 2006 2007 Các loại màng Tấn 540 730 750 Hạt nhựa Tấn 1200 1300 1570 Mực in Tấn 85 110 125 Hoá chất, dung môi Tấn 280 320 330 Trục in Bộ 250 295 350 Dao gạt mực Hộp 30 37 45 NVL khác Tấn 80 95 120 (Nguồn: Phòng KH-VT của Công ty bao bì Đức Thành) Công thức tính: Nsxsp = Qsp * msp Trong đó: Nsxsp : Nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsp : Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch msp : Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm 2.2.2. Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư: Kế hoạch hậu cần đảm bảo vật tư cho sản xuất được công ty bao bì Đức Thành lập cụ thể từng quý, từng tháng. Kế hoạch quý: Hàng quý, dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc công ty, phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý đối với từng danh mục vật tư cụ thể, việc lập kế hoạch vật tư hàng quý được lập căn cứ vào các tài liệu sau: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong quý của công ty do ban lãnh đạo công ty cung cấp Những hợp đồng đã ký với khách hàng trong kế hoạch Định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng loại sản phẩm Tồn kho thực tế từng loại vật tư cụ thể Lượng dự trữ cuối quý của từng loại vật tư Năng lực về máy móc thiết bị của công ty trong toàn bộ dây chuyền sản xuất…. Kế hoạch tháng: Đối với một số loại vật tư chính hay mất cân đối, biến động khác nhau theo từng tháng như các loại màng BOPP,OPP, PE; các loại hạt nhựa PBLD, PP, PE,PVC thì doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch theo tháng. Hàng tháng vào ngày 26-30 của tháng, phòng kế hoạch vật tư tiến hành cân đối kế hoạch của từng phân xưởng rồi tiến hành xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu hàng tháng cho toàn công ty. Việc xây dựng kế hoạch vật tư hàng tháng được xây dựng dựa trên các cơ sở sau: Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm của công ty đã ký kết với khách hàng Căn cứ vào thiết kế mặt hàng và dự kiến chất lượng mặt hàng của doanh nghiệp Cân đối năng lực của từng phân xưởng (từng loại máy móc thiết bị và lao động) Phòng kế hoạch vật tư xây dựng bảng kế hoạch vật tư hàng tháng theo biểu mẫu quy định chung và chuyển đến các bộ phận: Phó giám đốc phụ trách sản xuất Các quản đốc phân xưởng sản xuất Phòng kỹ thuật Tiêu chí để lập kế hoạch tháng: Phải thực hiện được kế hoạch giao hàng mà công ty đã ký kết với khách hàng, đồng thời là cơ sở để thực hiện kế hoạch quý. Điều chỉnh kế hoạch vật tư: Công tác kế hoạch vật tư chưa kết thúc tại việc lập kế hoạch mà còn tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Dù kế hoạch vật tư có được các cán bộ vật tư lập hoàn hảo, tỷ mỷ đến đâu đi chăng nữa thì vẫn phải có sự sửa đổi, điều chỉnh lại kế hoạch của mình. Thông thường, kế hoạch vật tư của doanh nghiệp được sửa đổi trong những trường hợp sau: Các phân xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất mà không cần yêu cầu thêm nguyên vật liệu nữa Các phân xưởng cần thêm vật tư do không hoàn thành kế hoạch sản xuất, sản xuất của phân xưởng chưa đạt hiệu quả cao khi đó cần điều chỉnh kế hoạch vật tư đã lập. Do doanh nghiệp áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới làm giảm hoặc thay đổi nhu cầu Trong trườnh hợp có sự thay đổi về thời gian giao hàng, yêu cầu sớm hơn so với kế hoạch cũ hoặc huỷ bỏ đề nghị giao chậm lại thì phải điều chỉnh lại kế hoạch. Khi nhà cung ứng vi phạm hợp đồng, không cung ứng đủ số lưọng, chủng loại quy cách vật tư đúng thời hạn quy định…. Sau khi có sự thay đổi thì cán bộ của phòng kế hoạch vật tư là người xem xét, đưa ra kế hoach sửa đổi, bổ sung và chuyển cho các bộ phận có liên quan. Đồng thời phải ghi vào tờ kế hoạch giao hàng cũ về sự sửa đổi, bổ xung trên. Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch: Kết quả của tiến độ sản xuất, sử dụng vật tư được theo dõi, ghi vào sổ theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng để giám đốc sản xuất có thể kiểm tra, đôn đốc các phân xưởng thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra và có giải pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất. 2.2.3. Tổ chức mua sắm vật tư: Đây là hoạt động quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình thực hiện đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. Toàn bộ quá trình thực hiện hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty bao bì Đức Thành được thể hiện qua sơ đồ sau: Yêu cầu mua sản phẩm Xem xét xétxÐt Lựa chọn nhà cung ứng Hỏi mua Thương lượng, đàm phán Đặt hàng trực tiếp hoặc hợp đồng Vận chuyển VT về DN Công tác hậu cần vật tư ở công ty Bao bì Đức Thành do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Nội dung của công tác hậu cần vật tư tuân thủ theo các trình độ sau: Xác định nhu cầu mua vật tư phục vụ sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất quý, tháng của doanh nghiệp, căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư, căn cứ vào lượng vật tư tồn kho mà phòng kế hoạch vật tư sẽ lập bảng cân đối nhu cầu vật tư và trình giám đốc phê duyệt. Yêu cầu mua vật tư: Căn cứ vào yêu cầu của hoạt động sản xuất và lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ mà phòng kế hoạch vật tư tiến hành lập phiếu yêu cầu mua vật tư, trình lên giám đốc sản xuất phê duyệt Xem xét, đánh giá yêu cầu mua vật tư: Sau khi phó giám đốc sản xuất xem xét, đánh giá yêu cầu mua vật tư về mặt số lượng, chủng loại, yêu cầu kỹ thuật và thời gian cung ứng, phòng kế hoạch vật tư tiến hành xem xét việc mua sắm từng loại vật tư cụ thể: + Với các loại vật tư mua trong nước thì chuyển cho nhân viên trong phòng vật tư thực hiện mua sắm + Với các loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài thì phòng kế hoạch vật tư lập giấy đề nghị nhập khẩu vật tư theo mẫu của doanh nghiệp rồi trình phó giám đốc sản xuất phê duyệt, sau đó tiến hành các hoạt động nhập khẩu vật tư. Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng: Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, cán bộ của phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm và đánh giá nhà cung ứng, việc đánh giá nhà cung ứng dựa trên một số tiêu chuẩn sau: Đối với nhà cung ứng trong nước: Đánh giá thông qua những lần mua hàng trước Thông qua mẫu chào hàng Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng về mẫu mã, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng… Giấy chứng nhận ISO 9000 Đối với nhà cung ứng nước ngoài Dựa trên uy tín của nhà cung ứng trên thị trường Thông qua thư chào hàng, catalog quảng cáo Điều kiện thanh toán, giao hàng… Chất lượng, sự phù hợp của vật tư với trình độ máy móc thiết bị của doanh nghiệp… Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đang thực hiện cung ứng vật tư cho doanh nghiệp để tiếp tục quan hệ với những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và loại bỏ những nhà cung ứng không đạt tiêu chuẩn ra khỏi danh sách những nhà cung ứng cung cấp vật tư cho doanh nghiệp. Sau khi tiến hành đánh giá các nhà cung ứng, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn những nhà cung ứng đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu, liên lạc để tiến hành đặt mua vật tư hàng hoá. Hỏi mua: Đối với vật tư mua trong nước, nhân viên phòng kế hoạch vật tư tiến hành hỏi mua hàng bằng điện thoại hay qua địa chỉ email để nhận được báo giá của nhà cung ứng, đối với những nhà cung ứng truyền thống của doanh nghiệp thì có thể trực tiếp lập phiếu đặt hàng để tiến hành mua hàng. Với những loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài, nhân viên phòng kế hoạch vật tư gửi yêu cầu chào hàng qua email, fax hoặc qua điện thoại để yêu cầu nhà cung ứng gửi báo giá đến cho doanh nghiệp. Thương lượng, đàm phán: + Với những loại vật tư có giá trị nhỏ, nhân viên phòng vật tư tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung ứng và tiến hành đặt hàng + Đối với nhứng vật tư có giá trị lớn thì trưởng phòng vật tư sẽ thực hiện đàm phán với đối tác về các nội dung: Chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại vật tư cụ thể Các điều khoản về giá cả, số lượng hàng ho