Chuyên đề Hoạt động mua nguyên vật liệu ở công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội

oại NVL thứ i để sản xuất ra một sản phẩm k Tk : Tỷ lệ hao hụt NVL Qk : Số lượng sản phẩm thứ k được sản xuất trong kỳ kế hoạch - Chi phí NVL i để sản xuất số sản phẩm k trong kỳ kế hoạch: Cik = Qik* Pi Trong đó: Cik : Chi phí NVL i để sản xuất sản phẩm k Pi : Giá NVL i Ví dụ: Nhu cầu vải 0614 K150 tẩy trắng để sản xuất 5.000 áo, định mức tiêu hao cho 1 sản phẩm là 0,52m, đơn giá là 22.000 đồng, tỷ lệ hao hụt 2% là: 5.000 * 0,48 * (1+0,02) = 2.448 m Chi phí NVL để sản xuất là: 2.448 * 22.000 = 53.856.000 (đồng). 2.3.2- Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung ứng Do đặc thù của sản phẩm dệt may, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, bởi vậy việc lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp nhất về giá cả và chi phí vận tải đòi hỏi công ty phải thường xuyên nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp. Trên thị trường có rất nhiều loại nguyên vật liệu có phẩm cấp khác nhau có thể đáp ứng được khách hàng này nhưng lại không đáp ứng được khách hàng khác. Vì thế, việc tính toán đầy đủ các khía cạnh để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời gian, vừa đảm bảo được chi phí mua sắm và vận chuyển là yêu cầu quan trọng được đặt ra. Việc tiến hành mua sắm nguyên vật liệu của phòng vật tư chủ yếu thường xuyên dựa vào uy tín của các đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với từng chủng loại khác nhau. Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán NVL, nhưng có rất nhiều người mua loại NVL ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh có nhiều người cùng mua, bán một loại NVL, những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường. Để đảm bảo đạt những yêu cầu đặt ra cho quá trình mua và đảm bảo hiệu quả kinh doanh, công ty phải tìm và lựa chọn người bán thích hợp. Thông thường, trong loại công việc này, người mua lại phải xem xét trên các mặt đảm bảo số lượng, chất lượng, kỳ hạn đã đặt ra với chi phí mua nhỏ nhất. Để việc tìm và lựa chọn người bán thích hợp, công ty phải xác định được chính sách lựa chọn người bán. Chính sách ấy phải đảm bảo 2 mục tiêu cơ bản: Thỏa mãn được 5 yêu cầu đặt ra cho quá trình mua: Đúng số lượng mong muốn; Đúng chủng loại mong muốn; Đúng chất lượng mong muốn; Đúng thời điểm mong muốn; Chi phí nhỏ nhất. An toàn cho sản xuất, nghĩa là đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục, không bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía người bán. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng Cung cấp được chất lượng NVL đảm bảo yêu cầu sản xuất dịch vụ, là yêu cầu tối quan trọng để đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao. Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường, phù hợp với điều kiện tài chính của công ty. Đảm bảo về mặt tiến độ, thời gian cung ứng, có năng lực đáp ứng vật tư tự phục vụ cho sản xuất của công ty để tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, không xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư làm chậm thời gian hoàn thành. Một nhà cung ứng tốt là một nhà cung ứng đem lại cho ta sự thỏa mãn cao nhất về chất lượng sản phẩm và cung cách làm việc đảm bảo về sự an toàn cho hàng hóa. Không gây cản trở cho cả đôi bên. Tuy nhiên không phải là sẽ không có những khuyết điểm, sai xót tuy nhiên ta củng có thể tìm cho mình một nhà cung ứng có ít khuyết điểm nhất. Các nhà cung ứng trong nước không cho công ty có nhiều lựa chọn, bởi vì số lượng nhà cung ứng NVL cho nghành dệt may không nhiều. Còn với các nhà cung ứng nước ngoài công ty thường tìm hiểu qua các thông tin gián tiếp như mạng, báo chí và các bạn hàng khác… - Phương pháp đánh giá nhà cung ứng Để lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp công ty dựa trên những cơ sở như sau: Dựa trên hồ sơ về quy trình cung ứng cụ thể mà những người cung ứng đã từng hợp tác với công ty trong thời gian vừa qua. Qua đó ta có thể đánh giá và lựa chọn cho mình một nhà cung ứng phù hợp nhất đối với phương thức làm việc của công ty. Dựa trên đánh giá của bên thứ ba (chứng chỉ, chứng nhận mà đơn vị đó nhận được), thông qua đó chứng tỏ được uy tín của đơn vị cung ứng trên thị trường NVL về chất lượng, khả năng đúng hạn, kịp thời đảm bảo cho cho công ty sản xuất liên tục nhờ vào việc đáp ứng đầy đủ NVL. Trên cơ sở những thông tin thu thập được, công ty tiến hành phân tích, đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất. Tuy nhiên, công ty cũng cần đánh giá khách quan về nhà cung ứng khi tiếp nhận thông tin về họ. Vì có thể thông tin chưa chính xác, hay vì một điều kiện khách quan nào đó mà nhà cung ứng chưa làm tốt như trong cam kết đối với khách hàng. - Xây dựng duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng Chọn đơn vị cung ứng: khi đã có quyết định mua vật tư, phòng vật tư chịt trách nhiệm lập danh sách các đơn vị cung ứng trình lên Tổng Giám Đốc phê duyệt, nếu các đơn vị cung ứng nào đó được phê duyệt nhưng lại không đáp ứng được thì phải lựa chọn đơn vị cung ứng khác theo trình tự như sau: Bước 1: Thu thập những thông tin của ít nhất 2 đơn vị cung ứng về loại NVL cần cung cấp. Có như vậy ta mới có thể đánh giá chính xác được khả năng của nhà cung ứng. Tốt nhất có thể ta đi thu tập thông tin nhiều hơn 2 đơn vị cung ứng để có thể có nhiều lựa chọn hơn cho việc ra quyết định của công ty. Bước 2: Lấy thông tin trực tiếp từ các đơn vị cung ứng khi họ chào hàng, cho xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng…Sau đó trực tiếp gửi cán bộ đi đánh giá độ chính xác thông tin mà nhà cung ứng cung cấp. Bước 3: Chọn lựa, phê duyệt: phòng vật tư đánh giá khả năng cung ứng của các đơn vị cung ứng trên cơ sở thông tin thu thập được, sau đó lập phiếu xem xét đề nghị của các nhà cung ứng, phiếu theo dõi được Giám Đốc phê duyệt và đưa vào danh sách các đơn vị cung ứng của công ty, danh sách này cứ sau 2 năm có sự đánh giá lại trước khi mua để kịp thời điều chỉnh.Việc lên danh sách nhà cung ứng và tạo được mối quan hệ thường xuyên, ổn định lâu dài tạo lợi thể là lựa chọn chắc chắn, không sợ rủi ro, giảm chi phí khảo sát, nghiên cứu. Để có thể giữ dược mối quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung ứng, công ty cũng cần quan tâm tới các nhu cầu của họ về phương thức, sao cho hai bên luôn tìm được tiếng nói chung trong việc giao nhận hàng. Muốn vậy công ty cần có những biện pháp tìm hiểu nhà cung ứng của mình. Tất nhiên để tìm hiểu dược nhà cung cấp có nhiều phương pháp. Một phương pháp ít tốn kém mà mang lại hiệu quả mà công ty đã áp dụng là sử dụng phiếu xem xét đề nghị của nhà cung ứng như mẫu sau: CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI PHIỂU XEM XÉT CÁC ĐỀ NGHỊ CỦA NHÀ CUNG ỨNG Về phần nhà cung ứng Nhà cung ứng: Công ty Dệt Nam Định Địa chỉ: thành phố Nam Định Điện thoại: 03503 667 940 Tên người liên hệ: Trần Minh Huệ Địa chỉ: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội Các yêu cầu thay đổi của nhà cung ứng: không Số lượng Giá Phương thức giao nhận: chuyển hàng tại ko Phương thức thanh toán: tiền mặt Các yêu cầu khác Khả năng của công ty Số lượng: 500 Kg Giá cả : 160 Phương thức giao nhận: nhận tại kho Phương thức thanh toán: tiền mặt Các quy định khác Kết luận Nhà cung ứng có khả năng cung ứng tốt Phòng Vật Tư Hà Nội, ngày…tháng….năm Giám Đốc ( đã ký ) ( đã ký ) Đối với nhà cung ứng nước ngoài: Nguyên vật liệu trong nước không đủ đáp ứng, chất lượng của bông trong nước không đủ chất lượng yêu cầu với sản phẩm, công ty phải nhập bông từ nước ngoài chủ yếu là các nhà cung ứng như: bông Tây Phi, bông Liên Xô, bông Mỹ, bông Ấn Độ…..Nguyên liệu bông vẫn phải nhập đến 90%, đây là khó khăn cho công ty. Do đó để giảm bớt khó khăn, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm công ty cần tìm được các nhà cung ứng phù hợp đảm bảo chất lượng đầu vào tránh tình trạng lệ thuộc vào một số nhà cung ứng. Bởi vậy, ngành dệt may nói chung chịu tác động của các nhà cung ứng nước ngoài là rất lớn và công ty Dệt 19/5 không nằm ngoài xu hướng này. Bảng 2.3: Tình hình nhập khẩu bông của công ty năm 2007 và 2008 Đơn vị: tấn Tháng 2007 2008 5.300 6.524 7.212 8.163 7.280 10.360 17.300 15.975 15.423 16.842 15.100 16.825 15.230 17.198 16.912 18.200 14.521 15.912 18.232 19.468 13.260 20.156 15.415 21.236 Nguồn. phòng vật tư Với bất kể sự biến động nào của thị trường này đều gây ra biện động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì thế tùy vào thời điểm khác nhau công ty sẽ nhập khẩu khối lượng nguyên vật liệu ở các mức khác nhau. Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của mình, công ty đã tìm đến một số đối tác nước ngoài như: Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Thái Lan,… đây là các đối tác hiện nay thâm nhập vào Việt Nam rất nhiều tạo điều kiện cho công ty lựa chọn được đối tác có chi phí mua thấp nhất. Đối với nhà cung ứng trong nước: Từ sức cung của thị trường trong nước ta thấy rằng mức độ ảnh hưởng của các nhà cung ứng trong nước đối với toàn ngành không lớn. Gần như toàn bộ các công ty hoạt động trong lĩnh vực này vừa sản xuất sợi, vừa sản xuất vải. Nhưng khối lượng sản xuất ra và chi phí sản xuất còn rất lớn. Bởi thành phần chính yếu là bông vẫn phải nhập đến 98% bông từ nước ngoài. Với chi phí sản xuất lớn như vậy, họ không thể tự tăng chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy bông nhập khẩu vẫn là giải pháp hiệu quả hơn. Từ quý 4 năm 1998 công ty bông đã chuyển về cho công ty quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trồng, chế biến và tiêu thụ bông. Từ đó linh hoạt hơn trong việc cung ứng kịp thời bông cho sản xuất. Thêm nữa cây bông từ nay cũng có thị trường lớn và ổn định là các công ty sản xuất sợi mỗi lúc một tăng, dự báo đến năm 2010 là 150.000 tấn. Việc tăng sản lượng trong nước có ý nghĩa vô cùng lớn bởi sẽ giảm được tỷ lệ phải nhập khẩu, tránh các tác động của tỷ giá hối đoái, hạ giá thành sản phẩm, công ăn việc làm cho người lao động. Nguồn cung ứng sợi trong nước của công ty bao gồm sợi Huế, sợi 8/3, sợi Hà Nội.. 2.3.3- Xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng Tại công ty, việc xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng là hoạt động gắn liền với sản phẩm. Bởi căn cứ trên đơn hàng đã được kí kết, công ty mới lên kế hoạch về NVL, sau khi xem xét để lựa chọn nhà cung ứng có trong danh sách, phòng vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng và trình duyết lên Giám Đốc, nếu đơn hàng đã được duyệt thì phòng sẽ gửi đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng mua hàng. Chỉ khi có đơn hàng hay có nhu cầu sản xuất thì công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Do đó lượng NVL cần mua sắm thường được xác định bằng lượng NVL cần để sản xuất ra số sản phẩm theo đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất. Đây cũng chính là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết mà công ty cần có. Khi có nhu cầu NVL phòng vật tư lập nhu cầu NVL đưa xuống các thủ kho, trên cơ sở kiểm tra lượng tồn kho để xem đủ thì xuất, không đủ thì tiếp tục lập đơn và gửi đơn hàng như vừa nói ở trên. Để xác định được lượng đặt hàng hợp lý, tối ưu là yếu tố rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng đến nhiều chi phí kèm theo, nếu đặt hàng lớn thì giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm được chi phí kinh doanh đặt hàng, giảm chi phí mua hàng với số lượng lớn, đảm bảo được sự chắc chắn về NVL; nhưng đặt hàng quá lớn sẽ làm lưu kho lớn, cần vốn lưu động lớn gây ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Ngược lại nếu đặt hàng quá ít dẫn đế chi phí kinh doanh lưu kho giảm nhưng vẫn không đem lại hiệu quả kinh doanh cao vì chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm và vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng, sự gián đoạn trong khâu cung ứng. Với phương thức đặt hàng như vậy, công ty sẽ giảm được chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, hao hụt, mất mát…Nhưng việc đặt hàng như thế cũng sẽ gây khó khăn như: lượng tiền thanh toán cho việc thanh toán không có đủ, khách hàng không có NVL để đáp ứng kịp thời, nếu điều này xảy ra sẽ làm tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không có đủ việc để làm…dẫn đến chi phí kinh doanh tăng lên, giảm hiệu quản kinh doanh của công ty. Hơn nữa việc mua sắm như thế dẫn đến hiệu quả kinh doanh của công ty không cao do chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm, vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng…. Sau đây là mẫu đơn đặt hàng của công ty: CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI Đơn đặt hàng Hôm nay, ngày 01 tháng 02.năm 2009 Kính gửi: Công ty dệt Vĩnh Phú Công ty TNHHNN MTV Dệt 19/5 Hà Nội xin gửi quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng, xin cảm ơn. Tên hàng, số lượng, đơn giá STT Tên vật tư Mã hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Tổng giá 1 bông Bao 100 500.000 đ 500.000.000 2 3 2. Quy cách chất lượng hàng hoá: bông trắng 3. Phương thức thanh toán: tiền mặt 4. Giao nhận vận chuyển Hàng giao tại: công ty Dệt Vĩnh Phú Thời gian giao hàng: 07/02/09 Vận chuyển: ô tô 5. Kiểm tra nghiệm thu Thực hiện kiểm tra vật tư đầu vào theo quy trình (tuỳ theo từng chủng loại vật tư để đưa ra các yêu cầu cho việc kiểm tra). Xin chân trọng kính chào Giám đốc công ty ( đã ký) 2.3.4- Tổ chức thực hiện kế hoạch mua NVL Sau khi đã xác định nhu cầu, ngiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng, xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng thì công ty tổ chức thực hiện kế hoạch mua NVL. Thỏa thuận với nhà cung ứng rồi xúc tiến mua NVL về sản xuất. Phòng vật tư chịu trách nhiệm theo dõi giá cả, số lượng NVL thực tế cần cho quá trình sản xuất.Từ đó cân đối lại kế hoạch mua NVL. Trên cơ sở có sự hợp lý của kế hoạch mua NVL, tiến hành duyệt giá, lựa chọn nhà cung ứng, nhập kho NVL và tiến hành các biện pháp kiểm tra, bảo quản. Phòng vật tư lập tiến độ theo dõi thời gian nhận NVL từ nhà cung ứng. Đây là công việc cần thiết nhằm tạo sự chủ động cho công ty trên mọi phương diện như tài chính, nhân lực, kho tàng, bến bãi… trong việc tiếp nhận hàng hóa. Sau đó tùy thuộc vào hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận mà công ty phải thanh toán theo đúng số lượng và thời gian. Trong tổ chức thực hiện kế hoạc mua NVL để cho công ty có phản ứng và có hướng giải quyết hợp lý trước sự châm trễ của nhà cung ứng thì bên mua phải có biện pháp thúc giục. Có hai loại thúc giục là thúc dục trước thời điểm nhận hàng, nhằm nhắc nhở người bán về nghĩa vụ thực hiện những nội dung đã cam kết và thúc giục khi đến thời điểm nhận hàng mà người bán vẫn chưa giao hàng ( thúc giục khi chậm trễ ). Nhưng nếu sự chậm trễ do nguyên nhân khách quan ( thiên tai, địch họa ) thì phản ứng của công ty sẽ hoàn toàn khác khi sự chậm trễ do nguyên nhân chủ quan của người bán gây ra ( cố tình dây dưa…). Khi đến nhận NVL công ty phải tổ chức phương tiện vật chất và con người để tiếp nhận hàng hóa ( cân, đong, đo, đếm ). Phải đối chiếu NVL thực nhận so với NVL ghi trên hóa đơn hay hợp đồng. Trước khi nhận NVL nhân viên phòng vật tư phải tiến hành kiểm tra chất lượng NVL mua về. Với các loại NVL mua về không thể xem chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá. Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn… Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ xơ, màu sắc… Để có thể đánh giá tốt chất lượng NVL mua về, ta có các biên bản kiểm tra chất lượng NVL. Ví dụ như biên bản kiểm tra chất lượng bông như dưới đây: BIÊN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG BÔNG Ngày 18 tháng 01 năm 2009 Kiểm tra gồm: Trần Minh Huệ Nội dung Căn cứ HĐKT số 05 ngày 09 tháng 01 năm 2009 Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng Kiểm tra chất lượng nhập ngày 18 tháng 06 năm 2009 của công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Số lượng nhập 37.838,76 Kg=168 kiện Số lượng kiểm tra 37.838,76 Kg Kết quả Chủng loại, ký hiệu Đơn vị Đạt Không đạt Ghi chú Số lượng % Số lượg % Bông thiên nhiên Mỹ cấp II Kg 31.232,11 82,54 6606,65 17,46 Nhận xét: Bông đều màu nhưng tỷ lệ sơ không đồng đều Đề xuất: Đạt chất lượng đưa vào sản xuất ( phòng KTSX lựa chọn phương án pha bông thích hợp ). Phòng QLCL Người kiểm tra ( đã ký) ( đã ký) Để thực hiện tốt kế hoạch mua NVL cho công ty, phòng vật tư có một đội ngũ chuyên nghiệp. Được đào tạo và có kinh nghiệm về kỹ thuật và thương mại, khả năng tiếp xúc tốt, ngôn ngữ trong sáng, lập luận hợp lý. Khéo léo và đáng tin cậy trong khi thương lượng. Có đầu óc kinh doanh, hieu biết về quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đội ngũ bốc xếp vận chuyển chuyên nghiệp, không làm mất thời gian và tiến độ công việc. Vì công việc mua NVL là công việc quan trọng trong quá trình sản xuất và bán thành phẩm. Vì vậy quá trình mua NVL luôn được đặt lên hàng đấu trong các khâu sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức tiếp nhận NVL từ nhà cung ứng: Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, bởi vậy chất lượng được kiểm tra nghiêm ngặt ở tất cả các khâu, ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là NVL được bộ phận KCS kiểm tra, chỉ khi NVL đảm bảo chất lượng mới nhập kho, lúc đó phòng vật tư chịu trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại NVL căn cứ vào quy định ghi trong hoá đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng. Phòng vật tư sẽ kiểm tra số thực nhập so sánh với hoá dơn, hợp đồng tại mỗi loại NVL, nếu phát hiện ra sai sót, phòng vật tư phải báo ngay cho nhà cung ứng để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thư ký ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhận hàng. Quá trình tiếp nhận, thay đổi NVL như thế nào sẽ được phòng vật tư lập sổ và theo dõi. Việc tiếp nhận NVL từ nhà cung ứng được tiến hành như sau: - Nhận chứng từ NVL chính là bông và sợi. Khối lượng nhập sẽ được theo dõi bằng sổ sách, hoá đơn. Trên sổ sách phải ghi lại toàn bộ số lượng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng một cách hợp lý. Cuối cùng ghi lại mã số phiếu tiếp nhận NVL vào sổ nhập. - Chuẩn bị phương tiện Để xác định chính xác số phương tiện cần dung để vận chuyển trước hết phải dựa trên cơ sở tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại nguyên liệu. Sau đó sẽ bố trí để nhận và vận chuyển NVL về công ty. - Chuẩn bị công cụ Để lựa chọn công cụ, phương tiện vận chuyển như thế nào sẽ dựa trên số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhận, số nhận. - Kiểm tra NVL: Phòng kỹ thuật quy định tiêu chuẩn mẫu kiểm tra NVL. Nội dung kiểm tra như sau: Thứ nhất, kiểm tra số lượng NVL, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu. Thứ hai, kiểm tra thông số ghi trên tem có khớp với sản phẩm không, nếu không khớp phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Thứ ba, bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị đối với các sản phẩm đã được khớp thông số. Thứ tư, đánh kí hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp. Vật tư được mua từ bất cứ nguồn nào trước khi nhập kho phải qua các bước sau: Kiểm tra trước khi nhập kho Kiểm tra sơ đồ, sổ sách, công cụ nhằm tránh nhầm lân, sai sót. Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn. Đánh kí hiệu, sử dụng tem, biển báo, mác để phân biệt từng loại NVL. Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại vật tư sau khi đã xếp đủ, có như vậy sẽ tránh được nhầm lẫn có thể xảy ra. Bước 5: Cập nhật số liệu báo cáo Nhập số liệu vật tư để báo cáo Nhập số liệu vào thẻ kho Nhập số liệu vào sổ kiểm tra Ví dụ: Phiếu kiểm tra NVL đầu vào khi NVL được vận chuyển về: Mã số kiểm tra: 12.08 Số: 138/QC Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư Số lượng: 8460.000kg Ngày 27/3/2007 TT Đối tượng kiểm tra Hướng dẫn và tiêu chuẩn kiểm tra Đơn vị Số lượng Số tem kiểm tra Kết quả Người kiểm tra PH KPH Tên kí 1 Bông cot Theo mẫu kg 761 7 761 2 Xơ PE Theo mẫu kg 772.75 8 772.75 3 Sợi PE Theo mẫu kg 624.5 9 624.5 Nguồn. Phòng vật tư Từ đó ta thấy rằng chỉ khi NVL đã qua phòng chất lượng kiểm tra nếu đạt tiêu chuẩn chất lượng thị mới được phép nhập kho. Phiếu nhập kho được ghi làm 3 liên: 1 liên do thủ kho giữ 1 liên do người giao hàng giữ 1 liên được lưu giữ tại máy Tuy mỗi đơn hàng đã được kiểm tra trước khi nhận nhưng vẫn không tránh khỏi được những sai sót, vì vậy vẫn xảy ra một số báo cáo không phù hợp do chất lượng NVL không được đảm bảo. Khi đó công ty ngay lập tức phải có thông tin phản hồi cho nhà cung ứng. Qua đó để tránh được những thiệt hại về kinh tế và nhà cung ứng có thể rút kinh nghiệm cho những lần nhập sau. Công ty có thể có nhiều biện pháp để thông báo cho phía đối tác, tuy nhiên cách sử dụng mẩu báo cáo sau có thể cung cấp thông tin sai xót cho phía đối tác: CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI Báo cáo sai sót nhận nguyên vật liệu Thủ Kho: Trần Văn Hải Phân xưởng : dệt Đơn vị cung ứng: Tổng công ty Xuất nhập khẩu Thiên Tân – Trung Quốc Mã đơn hàng: VTP003 Ngày 11/2/2007 Số lượng thực nhập: 1.5 tấn Số lượng ghi trên hoá đơn: 1.8 tấn Loại sai sót: sai số lượng nhập Nguyên nhân sai sót: sau khi đã nhập kho NVL, thủ kho tập hợp và kiểm kê lại đơn hàng, phát hiện số lượng thực nhập giữa hai bên trong hợp đồng không khớp nhau, xảy ra hiện tượng này là do bộ phận tổ chức vận chuyển từ đơn vị cung ứng về nhập kho tại công ty đã sơ ý để bị mất cắp NVL nhưng không phát hiện kịp thời. Trên đây là một ví dụ minh chứng cho hiện tượng sai sót xảy ra trong quá trình nhập kho NVL. Trong năm 2007, công ty xảy ra thêm 2 vụ sai sót như sau: - Mã hàng NĐ-GC02 ngày 13/4/2007 nhận thừa 0,5 tấn NVL, do thay đổi lệnh sản xuất sản phẩm nhưng lại phân tới thủ kho chậm , xảy ra trường hợp này là do chưa có sự bàn giao công việc hợp lý. - Mã hàng HĐ-Sợi 06 ngày 6/7/2007, sai mác NVL do người chịu trách nhiệm nhận lô NVL từ đơn vị cung ứng khi được bên cung ứng phân loại để dán mác đã sơ suất nhầm tên của 2 loại NVL. Khi NVL được về kho, qua bộ phân KCS kiểm tra đã kịp thời phát hiện rồi mới cho nhập kho. Tuy vẫn xảy ra một số sai sót như vừa trình bày ở trên, nhưng nhìn chung dưới sự kiểm tra kỹ lưỡng và nghiêm túc về quy cách, phẩm chất NVL của nhân viên tổ KCS, NVL đạt mới được nhập kho nên hạn chế được những sai sót trong quá trình cung ứng NVL, căn cứ vào đó phòng vật tư viết phiếu nhập kho được chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu NVL. 2.4- Đánh giá chung hoạt động mua NVL của công ty 2.4.1- Thành tích đạt được Như đã thấy ở trên, quá trình mua sắm NVL của công ty đã thu được một số kết quả nhất định như giảm được hao hụt, mất mát trong thu mua và vận chuyển, giảm chi phí vận chuyển…Điều đó đã chứng tỏ việc thực hiện định mức thu mua NVL của công ty đạt hiệu quả cao, công ty sử dụng NVL theo hạn mức, phòng vật tư đã thực hiện tốt công tác quan trọng này cho quá trình sản xuất. Do đó đã tiết kiệm được một lượng lớn NVL, chi phí góp phần làm hạ giá thành sản phẩm. Công tác giám sát các nhà cung ứng NVL được tăng cường và áp dụng triệt để và thực hiện tốt các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Ngoài ra công ty luôn thực hiện nghiêm chỉnh quy chế thưởng phạt trên các hoạt động liên quan đến các mặt của việc mua NVL, điều chỉnh một cách đúng đắn thái độ làm việc của công nhân viên trong công ty thúc đẩy động lực làm việc năng suất và ngày càng hiệu quả. Theo mô hình năm lực lượng cạnh tranh của Micheal Porter thì nhà cung ứng là yếu tố không thể thiếu, có tác động to lớn đến sự thành bại của một doanh nghiệp. NVL là khâu đầu tiên mở đầu cho quá trình sản xuất kinh doanh đi vào hoạt động, do đó làm tốt khâu này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các khâu sau. Công ty đã tạo được quan hệ tốt đối với nhà cung ứng, do vậy công ty đã chủ động được các nguồn cung ứng NVL , NVL được cung ứng đầy đủ, kịp thời về chủng loại, số lượng. Công tác thu mua không những giúp cho quá trình sản xuất được thuận lợi, giảm chi phí và từ đó góp phần giảm giá thành sản phẩm mà còn giúp cho công ty có hình ảnh tốt đẹp đối với bạn hàng về cung cách làm việc. 2.4.2- Những tồn tại trong quản trị mua NVL của công ty Vì sản phẩm của công ty đòi hỏi phải có nhiều loại NVL, do đó công tác xây dựng định mức NVL còn gặp khó khăn. Quá trình mua sắm, tiếp nhận NVL của công ty là theo đơn hàng, khi mua nhiều dẫn đến tình trạng có nhiều báo cáo sản phẩm không phù hợp từ nhà cung ứng làm gián đoạn quá trình thu mua, khi đó phòng vật tư phải yêu cầu cấp lại hay cấp bổ sung để đảm bảo đúng tiến độ sản xuất được giao. Do nguồn NVL ở trong nước còn thiếu nên một lượng lớn NVL mà công ty sử dụng đang phải nhập từ nước ngoài. Điều này đã gây ra sự phụ thuộc về nguồn cung NVL, chịu ảnh hưởng lớn bởi sự biến động của thị trường khu vực và thế giới nên tiêu tốn một lượng ngoại tệ và không chủ động được về thời gian. Ngoài ra việc lập kế hoạch mua NVL vẫn chưa chính xác dẫn đên tình trạng NVL cho sản xuất thừa, hay phải bổ sung thêm khi thiếu. Việc thu mua NVL theo hạn mức tạo ra nhược điểm khi sử dụng lại dựa vào kinh nghiệm của người sản xuất, vì thế nên việc thu mua cũng dựa trên cơ sở đó là chủ yếu, điều này dễ dẫn tới hao hụt NVL mà khó kiểm soát được, hơn nữa việc kiểm kê qua thẻ kho lại chỉ được thực hiện vào cuối tháng nên không phản ánh kịp thời quá trình sử dụng NVL để có thể tính toán chính xác NVL ngay lập tức cho kỳ sản xuất sau. Việc vận chuyển là khâu quan trọng của quá trình thu mua từ nhà cung ứng để đưa được NVL về kho an toàn không bị mất mát, nhưng chưa được quan tâm một cách đúng mức. Công ty lựa chọn phương tiện vận chuyển căn cứ vào số lượng NVL yêu cầu và mới chỉ tính đến yếu tố chi phí vận chuyển bốc