Chuyên đề Hoạt động nhập khẩu mặt hàng thiết bị tin học của công ty FPT - Thực trạng và giải pháp

ng nghệ, làm khách hàng hài lòng, góp phần hưng thịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tốt nhất tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần. Có thể nói đây là “kim chỉ nam” cho mọi hành động của Công ty từ trước đến nay. Và để hoàn thành được mục tiêu chiến lược đó, FPT đã xây dựng cho mình một hệ thống giá trị cốt lõi. Đây là các giá trị bền vững làm nên thành công và quy định tính chất nổi trội của thương hiệu FPT, được hình thành qua những ngày tháng gian khổ đầu tiên của công ty, được xây dựng từ những kinh nghiệm và học hỏi, tôi luyện qua những thử thách trong suốt quá trình phát triển. Qua quá trình đó, Công ty đã tự mình tạo ra một phong cách riêng, độc đáo với hệ thống giá trị cốt lõi phải kể đến là: Tính đồng đội, tính dân chủ, tính sáng tạo, coi trọng nhân tài, sự trong sạch. Có thể thấy, Công ty FPT là một trong rất ít công ty tại Việt Nam đã tạo cho mình một hình ảnh đặc biệt ấn tượng trong lòng tất cả mọi người. Và chính việc xác định cho mình một cái nhìn, một cách suy nghĩ như vậy cũng là một nhân tố quan trọng đóng góp vào sự lớn mạnh của Công ty ngày hôm nay. 2.1.4. Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây. Nguồn: phòng kinh doanh FPT Qua biểu đồ, ta nhận thấy doanh số của FPT liên tục tăng trong 6 năm gần đây với tốc độ tăng trưởng bình quân vào khoảng 68,39% . Riêng năm 2007,Tập đoàn FPT trong năm 2007 đã đạt kết quả kinh doanh rất khả quan, với sự tăng trưởng của hầu hết các chỉ số tài chính. Doanh thu thuần năm 2007 đạt 13894 tỷ đồng, tăng 18.82% so với năm 2006, đặc biệt doanh thu của phần mềm và dịch vụ năm 2007 đã đạt tới hơn 1800 tỷ đồng, tương đương với mức tăng trưởng tới 39.28% so với năm 2006. Bên cạnh đó, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của cả tập đoàn tăng trưởng lần lượt là 68.50% và 63.78%. Lãi sau thuế cổ đông công ty mẹ năm 2007 đạt 726 tỷ đồng, tương đương với mức tăng trưởng 61.16% so với năm 2006 chỉ đạt 450 tỷ đồng, đồng thời cũng vượt kế hoạch tới 33.19%.   Lãi cơ bản trên cổ phiếu cuối kỳ (EPS) đạt 7860 đồng, tăng 6.12% so với năm 2006. Tính tới cuối năm 2007, số tiền công ty FPT nộp ngân sách đã đạt 1915 tỷ đồng, vượt mức nộp ngân sách năm 2006 tới 49.15%. Có thể thấy kết quả đó qua bảng sau Bảng 2: TÓM TẮT BÁO CÁO TÀI CHÍNH NĂM 2006-2007 (Đơn vị tính: Tỷ đồng) STT Khoản mục Năm 2007 Năm 2006 Tăng trưởng 1 Doanh thu thuần(*) 13894 11693 18.82% 2 Lãi trước thuế 1027 609 68.64% 3 Lãi sau thuế 877 536 63.62% 4 Lãi sau thuế cổ đông công ty mẹ 726 450 61.33% 5 Lãi cơ bản trên cổ phiếu kỳ 7860 7407 6.12% 6 Nộp ngân sách 1915 1284 49.14% (*) Doanh số đã loại trừ doanh số chuyển nội bộ Nguồn: phòng Tài chính kế toán FPT Từ những thông tin nêu trên có thể thấy Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư công nghệ FPT đã đạt được những thành công rất quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển. Doanh thu của toàn Công ty liên tục tăng qua các năm cùng với sự phát triển không ngừng về vốn, về nhân lực và về thương hiệu của Công ty trong mắt các bạn hàng và khách hàng. Qua sơ đồ tổ chức và đặc điểm kinh doanh của FPT có thể thấy quy mô và lĩnh vực hoạt động của Công ty rất đa dạng có thể khái quát thành bốn lĩnh vực: Công nghệ thông tin và viễn thông; Tài chính và ngân hàng; Bất động sản; Giáo dục và đào tạo.Trong đó, lĩnh vực Công nghệ thông tin và viễn thông của FPT đã gặt hái được những thành công vang dội trên thị trường trong nước. Để đạt được những thành công đó thì một hoạt động không thể thiếu là hoạt động nhập khẩu thiết bị tin học mà sau đây chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu. 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THIẾT BỊ TIN HỌC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ FPT. 2.2.1. Tổ chức nhập khẩu mặt hàng thiết bị tin học của công ty FPT Việc tổ chức nhập khẩu mặt hàng thiết bị tin học của Công ty nhìn chung cũng dựa trên những cơ sở lý thuyết về nhập khẩu hàng hóa như đã trình bày ở Chương I. Tuy nhiên việc nhập khẩu mặt hàng thiết bị tin học của FPT có những đặc trưng riêng vì Công ty FPT với việc tổ chức thành Tổng công ty và các Công ty thành viên nên việc lo nguồn cung ứng đầu vào cho Tổng công ty và các Công ty thành viên đều thông qua vai trò của Phòng xuất nhập khẩu của FPT đảm nhiệm. Các Công ty thành viên căn cứ vào nhu cầu của mình sẽ tiến hành giao dịch, kí kết và thông qua Phòng xuất nhập khẩu của Tổng Công ty sẽ thực hiện hợp đồng nhập khẩu với các nhà cung cấp. Để đảm bảo quy tắc trên, FPT đã tổ chức việc nhập khẩu với những công việc cụ thể sau: 2.2.1.1. Hỗ trợ kinh doanh sản phẩm. Đây là bước đầu tiên trong một loạt các công việc để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu của Công ty. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và nó quyết định hiệu quả cho các hoạt động sau này. Hỗ trợ kinh doanh tuy không trực tiếp tác động đến các hoạt động cụ thể của quá trình nhập khẩu mặt hàng thiết bị tin học, nhưng nó quyết định việc nhập khẩu mặt hàng nào, khối lượng nhập là bao nhiêu, phương thức nhập khẩu là gì. Vì vậy, căn cứ vào yêu cầu từ phía kinh doanh, trong giai đoạn này cần đưa ra những thông tin chi tiết về: Sản phẩm, thị trường, đối tác, những thông tin hàng tồn kho và lập kế hoạch kinh doanh sản phẩm. Để đáp ứng được mục tiêu nêu trên, các bước công việc thực hiện của hỗ trợ kinh doanh sản phẩm là: Nghiên cứu thị trường Việc nghiên cứu thị trường của Công ty FPT được tiến hành đồng thời giữa nghiên cứu thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Trong đó: Thị trong nước là yếu tố đảm bảo cho đầu ra của sản phẩm nhập khẩu. Vì vậy, nghiên cứu thị trường trong nước đòi hỏi cán bộ nghiên cứu thị trường phải đưa ra được những thông tin về nhu cầu của mặt hàng nhập khẩu và các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu đó để từ đó dự báo được những nhu cầu trong tương lai. Sau khi kết thúc công đoạn này doanh nghiệp phải chỉ ra được thị trường đang cần loại hàng hoá gì, số lượng và giá cả như thế nào. Ngoài ra, nghiên cứu thị trường trong nước còn phải tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh, những yếu tố văn hoá, sự phát triển của nền sản xuất trong nước. Nếu như thị trường trong nước là đầu ra của hàng hoá nhập khẩu thì thị trường nước ngoài là thị trường đầu vào cung cấp hàng hoá cho việc nghiên cứu đúng đắn chính xác đảm bảo cho doanh nghiệp nhập khẩu tránh được những rủi ro do nhập phải hàng hoá kém phẩm chất, giá cao...Nghiên cứu thị trường nước ngoài yêu cầu phải chỉ ra những biến động về giá cả như thế nào, về lượng cung hàng hoá là bao nhiêu, được sản xuất ở đâu, bởi ai, giá cả ra sao,… Mục tiêu của bước này là việc đưa ra các thông tin về thị trường nói chung đang có những diễn biến ra sao, đâu là sẽ là thị trường mục tiêu của Công ty trong thị trường chung đó, dung lượng hay khối lượng nhu cầu của thị trường mục tiêu, những biến động về giá cả, về tỉ giá hối đoái, về độ ổn định của nền kinh tế. Nghiên cứu sản phẩm: Ở bước này trung tâm của việc nghiên cứu là các sản phẩm trên thị trường. Tất cả những thông tin cơ bản xung quanh sản phẩm mà cán bộ hỗ trợ kinh doanh sản phẩm phải đưa ra là: chất lượng hàng hoá cung cấp, giá cả mua vào và bán ra, sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kì sống. Đặc biệt, đối với những mặt hàng về công nghệ như công nghệ tin học thì vấn đề về chất lượng, về mức độ hiện đại là những yếu tố quan trọng mà người tiêu dùng luôn đánh giá cao. Do đó, nghiên cứu sản phẩm đòi hỏi cán bộ hỗ trợ kinh doanh phải tìm hiểu rõ nguồn gốc, chất lượng của sản phẩm, hiểu rõ công dụng cũng như giá cả sản phẩm. Nghiên cứu các đối tác, nhà cung cấp: Đây là bước cực kì quan trọng vì nó đóng vai trò quyết định đầu vào của việc kinh doanh, và đặc biệt quan trọng với những đối tác hợp tác lần đầu. Những thông tin mà Công ty quan tâm về phía đối tác là: lĩnh vực kinh doanh của đối tác là gì, trụ sở kinh doanh ở đâu, những sản phẩm cung cấp là gì, uy tín của đối tác trên thị trường như thế nào, khả năng tài chính của đối tác có vấn đề gì không, những vấn đề xung quanh việc cung cấp hàng hóa, giá cả hàng hoá đưa ra. Để có được những thông tin trên cán bộ hỗ trợ kinh doanh tìm hiểu thông qua quá trình kinh doanh trên thị trường, những thông tin từ khách hàng, từ bạn hàng, từ các phương tiện thông tin đại chúng. Như vậy, kết quả của giai đoạn này là cán bộ hỗ trợ kinh doanh phải đưa ra được bản báo cáo tổng hợp về thị trường, về sản phẩm, đánh giá, cho điểm các đối tác. Đó chính là cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh và lựa chọn đối tác phù hợp cho các cấp quản trị trong Công ty. 2.2.1.2. Đặt mua hàng. Mục đích của quá trình này là đáp ứng nhu cầu về máy tính, các thiết bị tin học để phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của FPT. Trong việc đặt mua hàng, các công ty thành viên căn cứ vào nhu cầu cụ thể của mình , khả năng tài chính, nhân lực cũng như những điều kiện khác để lập ra đơn đặt hàng nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất và kinh doanh. Việc đặt mua hàng được thực hiện qua trình tự sau: Bước 1: Đánh giá, xử lý hàng tồn kho. Thông qua bước này sẽ biết được trong kho của Công ty còn những loại hàng nào, số lượng là bao nhiêu, tình trạng những mặt hàng tồn kho như thế nào, khả năng bán hàng tồn kho,… Qua những thông tin về hàng tồn kho, nhu cầu hàng hoá trong kì và nhu cầu dự trữ cuối kì, các chi nhánh sẽ biết được số lượng hàng cần nhập về là bao nhiêu dựa trên nguyên tắc: Dự trữ đầu kì + lượng hàng cần nhập trong kì = Dự trữ cuối kì + Nhu cầu hàng hoá trong kì. Vì vậy, bước đánh giá hàng tồn kho sẽ giúp cho các đơn vị dự đoán được số lượng hàng hoá cần mua về và tránh được việc lãng phí nguồn lực tồn tại dưới dạng hàng tồn kho, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bước 2: Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng. Ở bước này, các chi nhánh có nhu cầu mua hàng hoá sẽ kết hợp giữa nhu cầu, khả năng mua hàng với những thông tin có được từ quá trình hỗ trợ kinh doanh để lựa chọn trong số những nhà cung ứng thì nhà cung ứng nào phù hợp với nhu cầu hàng hoá của mình để thực hiện bước tiếp theo là đàm phán mua hàng. Bước 3: Đàm phán mua hàng. Sau khi có những thông tin về loại hàng, số lượng hàng hoá cần nhập và lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận cung ứng hàng hoá của đơn vị đó sẽ tiến hành giao dịch và đàm phán với các nhà cung cấp để mua hàng.Thông qua bước này, những điều khoản về tên hàng, về giá cả, về số lượng, về chất lượng, thanh toán, giao nhận,… được thoả thuận và kí kết giữa hai bên. Sau đó, tất cả những thông tin về hợp đồng, những chứng từ có liên quan được chuyển đến Phòng Xuất nhập khẩu của Tổng công ty để tiến hành thực hiện. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp đơn vị cần cung ứng hàng hoá có những thay đổi về đơn hàng hoặc không có nhu cầu mua hàng nữa thì được giải quyết như sau: - Nếu đơn vị cần mua hàng có những sửa đổi đối với đơn hàng thì đơn vị đó cùng với nhà cung ứng thương lượng lại và kí hợp đồng khác. Nhưng đơn vị cung ứng cần thông báo cho Phòng Xuất nhập khẩu biết để có những điều chỉnh trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Nếu đơn vị cần mua hàng có lệnh huỷ đơn đặt hàng: + Trong trường hợp phòng Xuất nhập khẩu chưa mua hàng từ nhà cung ứng thì thông báo huỷ đơn đặt hàng phải được thông báo kịp thời tới phòng Xuất nhập khẩu và các bên hữu quan với chữ kí của trưởng bộ phận huỷ đơn hàng. + Trong trường hợp hàng hóa đã được phòng Xuất nhập khẩu mua về thì đơn vị huỷ sẽ bị phạt theo tỷ lệ % nhất định, và chịu sự kết chuyển lỗ trong kinh doanh. Việc quy định phạt và kết chuyển lỗ trong kinh doanh do Tổng Giám đốc công ty thành viên quy định trên cơ sở đề xuất của phòng Xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào sản phẩm, giá cả và thời điểm cụ thể. 2.2.1.3. Chuẩn bị hồ sơ. Nhận hồ sơ từ Công ty chi nhánh. Để đảm bảo hoàn thiện bộ hồ sơ nhằm thực hiện hợp đồng, Công ty chi nhánh (đơn vị có nhu cầu mua hàng) sau khi đàm phán, kí kết hợp đồng với nhà cung cấp phải gửi cho phòng Xuất nhập khẩu một bộ hồ sơ đầy đủ gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial invoice). Bảng kê chi tiết hàng hoá (Packing list). Vận đơn đường không (Airway bill) hoặc vận đơn đường biển (Bill of lading). C/O (Certificate of origin) hoặc các giấy tờ khác nếu có. Hoàn thiện bộ hồ sơ nhập khẩu. Đến khâu này, phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm hoàn thiện bộ hồ sơ. Trong đó những chứng từ cần có trong bộ hồ sơ gồm những loại sau: Đối với hàng nhập khẩu, bộ hồ sơ cần có gồm: Văn bản cho phép nhập khẩu (nếu hàng hoá bắt buộc có). Phiếu hạn nghạch (nếu hàng hoá có hạn nghạch hoặc chỉ tiêu định hướng của nhà nước). Biên bản chấp nhận của bộ chủ quản (nếu hàng hoá bắt buộc phải xin giấy phép của bộ chủ quản). Công văn phê duyệt hợp đồng thương mại. Tờ khai hải quan (theo mẫu của Tổng cục hải quan). Hợp đồng ngoại thương hoặc hợp đồng thương mại có xác nhận của hai bên. Vận tải đơn (AWB hoặc B/L). Bảo hiểm (nếu có) Chứng nhận đăng kí kinh doanh, chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp. Chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) nếu có. Cước vận tải quốc tế (nếu có). Văn bản cho phép của bộ chủ quản (với hàng hoá nhập khẩu có điều kiện). Hợp đồng uỷ thác (nếu là hàng uỷ thác). Hoá đơn thương mại (Invoice). Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing list). Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hoá của nhà sản xuất (nếu có). Đối với hàng tạm nhập tái xuất, bộ hồ sơ cần có gồm: Giấy phép tạm nhập, tái xuất. Công văn gửi hải quan. Tờ khai hải quan. Invoice, packing list (nếu có). Đối với hàng nhập khẩu phi mậu dịch, bộ hồ sơ cần có gồm: Công văn xin nhập khẩu hàng phi mậu dịch. Các chứng từ liên quan đến lô hàng, như: vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói hàng hoá, chứng nhận xuất xứ hàng hoá. Giấy phép của Cục hải quan tỉnh thành phố nơi nhập hàng (nếu hàng trị giá lớn hơn 20 triệu VND). Giấy phép của Tổng cục hải quan (nếu hàng hoá có trị giá lớn hơn 40 triệu VND). Đồng thời, sau khi kết thúc quá trình, hàng hoá được nhập kho thì cán bộ giao nhận hàng hóa phải chuyển ngay đến cho cán bộ quản lý hồ sơ mua hàng để lưu trữ toàn bộ bản gốc tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai hải quan, thông báo thuế bản sao và các chứng từ khác theo đúng quy định về lưu trữ hồ sơ. 2.2.1.4. Theo dõi vận tải và bảo hiểm hàng hoá. Đối với trường hợp nhập khẩu theo điều kiện giao hàng thuộc nhóm E,F quy định trong Incoterms 2000. Bước chỉ định vận chuyển: Trong trường hợp này thì người bán không chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá ở chặng vận tải chính. Sau khi nhận hàng từ người bán, cán bộ theo dõi vận chuyển của FPT tiến hành kiểm soát chủng loại, số lượng hàng hóa và xác định công ty vận tải, phương thức và điều kiện vận chuyển. Đồng thời, tiến hành giao dịch và kí kết hợp đồng vận chuyển nhằm đưa lô hàng về FPT. Trong thực tế, hàng hoá của Công ty thường được chuyên chở bằng đường hàng không và đường biển, trong đó vận chuyển bằng đường hàng không là chủ yếu. Sở dĩ như vậy là vì các mặt hàng thiết bị tin học thường có giá trị lớn, kích thước gọn và yêu cầu trong khâu bảo quản cao. Mặt khác, cũng xuất phát từ giá trị hàng hoá nhập khẩu là rất lớn và rất dễ bị tổn thất trong quá trình vận chuyển nên bên cạnh việc kí kết hợp đồng với công ty vận tải thì FPT cũng kí kết hợp đồng bảo hiểm với các công ty bảo hiểm nhằm giảm thiểu thiệt hại do những tổn thất gây ra và hình thức bảo hiểm hàng hoá thường được FPT lựa chọn là hình thức bảo hiểm loại A- bảo hiểm cho mọi rủi ro. Bước theo dõi vận tải. Cán bộ theo dõi vận tải phải nắm rõ được những thông tin từ nhà vận tải như: ngày hàng đi, ngày hàng đến, số lượng hàng được vận chuyển, số vận đơn, số hiệu của phương tiện vận tải và các thông tin khác nhằm theo dõi quá trình vận chuyển và thực hiện các thủ tục nhận hàng kịp thời. Đồng thời, khi thực hiện giao hàng cho người vận chuyển cán bộ theo dõi vận tải phải thu thập các chứng từ vận tải. Các chứng từ cần thu thập gồm: Vận đơn của lô hàng, phiếu đóng gói hàng hoá, chứng từ xuất xứ hàng hoá (nếu có), hoá đơn thương mại,…Sau đó chuyển giao bộ chứng từ trên và cung cấp các thông tin có liên quan cho bộ phận làm hồ sơ của phòng Xuất nhập khẩu để hoàn thiện bộ hồ sơ đi nhận hàng hoá. Đối với trường hợp nhập khẩu với điều kiện giao hàng loại C, D. Trong trường hợp này Công ty không chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá trên chặng vận tải chính, người bán có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải nên phía FPT chỉ cần thực hiện bước theo dõi vận tải để đảm bảo nhận hàng theo đúng nơi và thời hạn đã được thông báo. 2.2.1.5. Giao nhận hàng hóa. Sau khi hàng hoá về đến cửa khẩu, Công ty cử cán bộ giao nhận tiến hành các thủ tục giao nhận theo trình tự công việc như sau: Bước 1: Làm thủ tục hải quan. Đây là công việc tất yếu phải làm khi hàng hoá được đưa qua cửa khẩu hải quan. Trước tiên, cán bộ giao nhận hàng hoá nhận các giấy tờ cần thiết như: Công văn gửi đến cơ quan hải quan, giấy giới thiệu và các giấy tờ khác có liên quan nhưng quan trọng hơn cả là tờ khai hàng hoá đã đăng kí và mở tại cửa khẩu nhận hàng hoá từ bộ phận làm hồ sơ của Công ty. Sau đó xuất trình những giấy tờ này cho cơ quan hải quan làm căn cứ để thực hiện bước tiếp theo. Tuy nhiên, vì hàng hoá của công ty thường vận chuyển bằng đường hàng không nên một thực tế xảy ra đó là việc hàng hoá về trước chứng từ. Do vậy, để tạo điều kiện trong việc giao nhận hàng hoá, nhất là trong việc xuất trình hồ sơ cho các cơ quan chức năng thì việc đốc thúc đối tác chuyển nhanh bộ chứng từ và bộ phận làm hồ sơ gấp rút hoàn thiện bộ hồ sơ phục vụ cho giao nhận là rất cần thiết. Bước 2: Làm thủ tục giám định hàng hoá. Cán bộ giao nhận hàng hoá cùng với hải quan, bên giao hàng và các bên liên quan tiến hành giám định hàng hoá, ghi nhận những sai khác về hàng hoá so với tờ khai và các chứng từ khác vào trong biên bản bàn giao hàng hóa có chữ kí của cán bộ giao nhận, bên giao hàng, cơ quan hải quan và cơ quan giám định (nếu có). Bước 3: Nhận và chuyển hàng. Sau khi cùng các bên hữu quan giám định hàng hoá, cán bộ giao nhận có nhiệm vụ nhận các lô hàng có sự kiểm hoá đầy đủ, làm thủ tục kiểm tra văn hoá đối với lô hàng và thuê phương tiện vận chuyển và chuyển về kho hàng của Công ty để tiến hành nhập kho. Bước 4: Thanh toán chi phí nhận hàng. Để chuyển hàng hoá về kho hàng của Công ty một cách an toàn và nhanh chóng Công ty phải bỏ ra các chi phí được thực hiện bởi cán bộ giao nhận hàng hoá như: Chi phí về thuê cơ quan giám định, chi phí tạm thuê kho bãi, chi phí về vận chuyển, … Vì vậy, sau khi hoàn thành việc nhận hàng hoá, cán bộ giao nhận phải tổng hợp các loại chi phí trên và chuyển đến phòng Tài chính kế toán để thanh toán một cách minh bạch và chính xác. 2.2.1.6. Thanh toán. Mục đích của quá trình này là thanh toán và kiểm soát thanh toán, theo dõi tài chính với các nhà cung ứng. Bộ phận thanh toán sẽ căn cứ vào yêu cầu thanh toán của các hợp đồng mua hàng và tiến hành các bước thanh toán cho các đối tác, cho các nhà cung ứng theo trình tự: Phân loại phương thức thanh toán: Trong bước này, việc hiểu và phân loại các phương thức thanh toán là vô cùng quan trọng. Vì bản chất của thương mại quốc tế liên quan đến rất nhiều đối tượng với những đặc điểm khác nhau nên việc thanh toán phải được thực hiện theo những quy trình chặt chẽ và chính xác. Trong bước này bộ phận thanh toán cần căn cứ vào điều khoản thanh toán giữa hai bên trong hợp đồng để biết được thủ tục thanh toán cần tiến hành như thế nào. Ở công ty FPT, vì mặt hàng thiết bị thông tin là mặt hàng có giá trị lớn nên việc trong khi kí kết hợp đồng với các đối tác trong nhập khẩu thường lựa chọn phương thức thanh toán theo phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (dùng L/C) đối với những đối tác không thường xuyên và lựa chọn phương thức Điện chuyển tiền trả ngay và trả sau (T/T) đối với những đối tác có mối quan hệ lâu năm. Trong đó, thủ tục thanh toán bằng hai phương thức này như sau: Phương thức Điện chuyển tiền (T/T). Phương thức T/T là phương thức thanh toán trong đó Bên mua (FPT) yêu cầu ngân hàng chuyển một số tiền nhất định cho người bán (nhà cung cấp) ở một địa điểm nhất định tại một thời điểm nhất định. Sau đó, Ngân hàng chuyển tiền sẽ ra lệnh bằng điện cho Ngân hàng đại lý ở nước ngoài chuyển tiền cho người bán. Có hai hình thức chuyển tiền là trả trước hoặc trả ngay và trả sau. - Khi áp dụng phương thức trả ngay và trả sau thì bộ chứng từ mà Công ty FPT cần chuẩn bị gồm: Lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng của Công ty. Hợp đồng nhập khẩu (bản sao). Hoá đơn thương mại (bản gốc). Tờ khai hải quan (bản gốc). Quy trình thực hiện như sau: Người bán giao hàng và chuyển chứng từ cho FPT. FPT viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho người bán. Ngân hàng chuyển tiền sẽ ra lệnh chuyển tiền cho người bán thông qua ngân hàng đại lý ở nước ngoài. Ngân hàng đại lý ghi Có và báo Có đến người bán. Ngân hàng chuyển tiền sẽ ghi Nợ và báo Nợ đến FPT về khoản tiền đã thanh toán. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là một phương thức thanh toán trong đó một ngân hàng theo yêu cầu của người mua ( Công ty FPT) đứng ra phát hành thư tín dụng (L/C-Letter Credit) cam kết trả một số tiền nhất định cho người bán hoặc kí chấp nhận hối phiếu do người này xuất trình trong phạm vi số tiền của thư tín dụng nhưng với điều kiện người bán phải xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với các quy định được ghi trong thư tín dụng. Trong đó, thư tín dụng là cam kết trả tiền bằng văn bản của Ngân hàng mở L/C với người bán, Ngân hàng sẽ trả tiền cho người bán với điều kiện người bán phải xuất trình được bộ chứng tù phù hợp với các quy định trong L/C. Thư tín dụng được người mua mở dựa trên cơ sở hợp đồng nhập khẩu nhưng khi đã được phát hành nó hoàn toàn độc lập với hợp đồng. Do vậy, khi có những sai khác giữa L/C và hợp đồng thì trước hết người bán phải thực hiện đúng theo hợp đồng, sau đó thông báo cho Công ty để sửa lại L/C đúng như các điều khoản trong hợp đồng. Quy trình thực hiện: Cán bộ thanh toán đến ngân hàng mở L/C để làm thủ tục xin mở L/C. Ngân hàng mở L/C sẽ phát hành L/C theo yêu cầu của Công ty và gửi đến Ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ thông báo và gửi L/C cho người bán. Người bán kiểm tra L/C nhận được.Nếu chấp nhận thì giao hàng, nếu không chấp nhận thì phải yêu cầu Công ty sửa lại L/C. Người bán lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng quy định của L/C rồi thông qua Ngân hàng thông báo gửi đến Ngân hàng mở L/C đòi tiền. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp thì phải thanh toán cho người bán qua Ngân hàng thông báo. Ngân hàng mở L/C yêu cầu bên FPT trả tiền để nhận bộ chứng từ. Công ty kiểm tra bộ chứng từ, nếu đúng thì thanh toán cho Ngân hàng và đi làm thủ tục nhận hàng. Trong hai phương thức thanh toán của Công ty thì thanh toán bằng phương thức Điện chuyển tiền được sử dụng nhiều hơn, chiếm khoảng 92% số hợp đồng nhập khẩu . Phân tích và lên kế hoạch trả tiền: Trước khi lên kế hoạch trả tiền cho đối tác, bộ phận thanh toán của FPT sẽ thực hiện khâu kiểm tra chứng từ hàng hoá tức là xem xét sự phù hợp giữa hoá đơn và hợp đồng, giữa hoá đơn và hàng nhập thực tế để có biện pháp xử lý kịp thời khi có sự sai khác. Mặt khác, từ điều khoản thanh toán trong hợp đồng cán bộ thanh toán sẽ xem xét về mức độ cấp thiết trong thời gian phải thanh toán kết hợp với kế hoạch tài chính tài chính của Công ty để lên kế hoạch trả tiền, thứ tự ưu tiên thanh toán cho các đối tác. Làm đề nghị thanh toán: Để hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán, cán bộ theo dõi thanh toán phải kiểm tra các chứng từ có liên quan và yêu cầu nhà cung ứng bổ sung các chứng từ nếu cần thiết và làm đề nghị thanh toán. Sau đó, chuyển đề nghị thanh toán xuống phòng kế toán để thực hiện thanh toán cho đối tác, đồng thời thực hiện thông báo cho đối tác để xoá nợ, thông báo cho chi nhánh mua hàng về hoạt động thanh toán để kết chuyển kết quả kinh doanh trong nội bộ Công ty. Bước kiểm soát thanh toán: Đây là bước cuối cùng trong quá trình thanh toán, đó là việc tiếp nhận xác nhận thanh toán từ nhà cung ứng và lưu trữ những hồ sơ này làm căn cứ khi có những vấn đề về thanh toán phát sinh . 2.2.1.7. Xử lý thuế Mục đích của quá trình này nhằm quản lý nguồn thuế của Công ty và tạo điều kiện cho việc xuất nhập khẩu hàng hoá. Việc xử lý thuế trong nhập khẩu hàng hoá ở Công ty FPT cũng được thực hiện theo một quy trình nhất định. Đối với hàng hoá thông thường, thủ tục xử lý thuế trải qua các bước sau: Bước1: Chuyển hồ sơ nộp thuế cho phòng Tài chính. Ở bước này, cán bộ theo dõi thuế dựa vào lượng hàng hoá, loại hàng hoá, các chính sách về thuế,… để từ đó tính ra trị giá tính thuế,thuế suất, khấu trừ thuế,… để lập ra bản dự tính thuế nhập khẩu và gửi đến phòng Tài chính nhằm giúp cho phòng Tài chính có kế hoạch trong việc lên kế hoạch về thuế. Tuy nhiên, trong thực tế có những tờ khai phát sinh vấn đề về thuế như: số lượng, chủng loại hàng hoá nhập về không khớp với tờ khai, quan niệm về một mặt hàng nào đó khi xếp vào nhóm hàng hoá tính thuế không thống nhất dẫn đến thuế suất cũng không thống nhất, sự gia tăng của thuế, chính sách thuế thay đổi,… thì tất cả những trường hợp này cần phải thông báo kịp thời cho phòng Tài chính và các chi nhánh có liên quan đến lô hàng ghi trong những tờ khai này được biết. Bước