Chuyên đề Hoạt động nhập khẩu máy vi tính vàphụ kiện máy vi tính của công ty FPT: Thực trạng và giải pháp

i cơ động và an toàn. FPT đều làm tốt công tác này, do đó khách hàng tin tưởng vào chất lượng của máy nhập về và đội ngũ kỹ thuật lắp đặt máy tính của công ty. Tiềm năng thị trường trong nước lớn, khả năng của công ty có vốn giành cho nhập khẩu là cao, không bị ràng buộc bởi các hoạt động khác. Trong thời gian tới FPT phấn đấu để nâng kim nghạch nhập khẩu lên, nâng hiệu quả kinh doanh cao hơn và hàng nhập về ngày càng có tính cạnh tranh. 2. Cơ cấu nhập khẩu: Như trên đã nói mặt hàng kinh doanh chính của công ty hiện nay vẫn là phần cứng và phần này đều phải nhập từ nước ngoài. Những mặt hàng được chú ý là những mặt hàng có tính năng cao và đang đuợc ưa chuộng trên thị trường. Tỷ trọng mặt hàng máy vi tính và phụ kiện chiếm tương đối cao trong tổng giá trị hàng nhập và liên tục tăng qua các năm, thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: Tỷ trọng kim ngạch máy vi tính, phụ kiện máy vi tính từ năm 1998-2000 Năm Tỷ trọng 1997 1998 1999 2000 Máy+phụ kiện/Tổng nhập 70% 71% 86% 88% Máy/Máy+phụ kiện 83% 77% 73% 68% Phụ kiện / Máy+phụ kiện 17% 23% 27% 32% Nguồn: FPT Máy vi tính và phụ kiện thường chiếm trên 2/3 tổng kim nghạch nhập khẩu. Trong đó tỷ trọng máy vi tính và phụ kiện máy vi tính so với tổng giá trị nhập của toàn công ty và tỷ trọng phụ kiện so với máy và phụ kiện ngày càng tăng trong khi tỷ trọng giá trị nhập khẩu máy so với máy và phụ kiện ngày càng giảm. Đó là do lượng lớn máy vi tính ở trong nước nhập về từ các năm trước và có nhiều doanh nghiệp nhập đồng thời các hãng máy tính mới ở các nước trong vùng cũng đặt đại lý, cạnh tranh mạnh mẽ với sản phẩm của FPT. Thay vào đó, phụ kiện lại tăng liên tục, trong 4 năm qua tốc độ tăng trung bình 38%/năm. Và tỷ trọng so với tổng giá trị máy và phụ kiện là 25%. Khó có thể thấy một sản phẩm nào có tốc độ tăng cao như vậy, nhu cầu phụ kiện cho các máy sử dụng thời gian dài và phục vụ nối mạng ngày càng cao. Hơn nữa trên thị trường doanh nghiệp nhập loại này chưa nhiều, mối lợi lớn, khả năng có thể và FPT đã nhanh chóng nhập về, được khách hàng chấp nhận. Lựa chọn mặt hàng kinh doanh là bước đầu tiên trong việc tiến hành kinh doanh nhập khẩu. Không nên quá tập trung vào chỉ một mặt hàng, cần phải luôn duy trì sản phẩm, danh tiếng của mình trên thị trường có nghĩa phải mở rộng mặt hàng kinh doanh và chất lượng sản phẩm cần hết sức chú trọng, nó là cái quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. FPT nhanh chóng xác định được xu hướng của thị trường và sản phẩm, đưa ra kế hoạch nhập khẩu cho hợp lý thông qua xác định bằng tỷ trọng, điều này khẳng định đó chính là sự nhanh nhạy của những người điều hành và nghiên cứu thị trường. Ngoài hai mặt hàng chính trên, công ty nhập khẩu mặt hàng phi tin và nổi bật nhất là điện thoại di động-hiện chiếm 7% tổng nhập. Tuy nhiên, mặt hàng phụ kiện đầy tiềm năng luôn là mối quan tâm và FPT đã có kế hoạch cho các năm tiếp theo. 3. Thị trường nhập khẩu: Nghiên cứu thị trường vô cùng quan trọng bởi vì nó sẽ chỉ ra những tiện ích nếu có thị trường tốt cho sản phẩm không chỉ về mặt hàng mà cả về tài chính và uy tín. Mối quan hệ làm ăn lâu dài, sự ưu đãi giành cho nhà nhập khẩu về tín dụng cũng như thời hạn và những cái khác sẽ nâng được tính cạnh tranh mặt hàng trên thị trường. FPT ngay từ đầu đã xác định cần phải nhập từ những quốc gia có tiềm lực mạnh về công nghệ đồng thời sản phẩm đã có uy tín trên trường quốc tế như Mỹ, Nhật, Châu âu, Singapo,...Những nước này đi đầu về lĩnh vực công nghệ điện tử vi mạch và có hệ thống phân phối rộng rãi thuận tiện cho qúa trình chuyên chở và làm các thủ tục hải quan. Hiện nay FPT có mối quan hệ buôn bán với khoảng 20 nước nhưng thị trường chủ yếu là 4 nước Singapo, Mã lai, Mỹ, Đài loan. Bảng sau sẽ cho thấy giá trị lớn nhập về từ các thị trường chủ yếu: Bảng 3: Giá trị thị trường nhập khẩu của công ty từ năm 1998-2000 Đơn vị: Trị giá: triệu USD Tỷ trọng: % Năm Thị trường 1998 1999 2000 Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Đài loan 0,828 3,8 0,533 2,5 0,5 2,5 Mã lai 0,148 0,7 1,734 8,0 2,1 8,3 Mỹ 2,525 11,6 1,308 6,0 1,3 5,4 Singapo 14,486 66,3 16,195 74,0 18,0 75,0 Các nước khác 3,862 17,6 1,946 9,5 2,1 8,8 Tổng 21,849 100 21,716 100 24,0 100 Nguồn: FPT Bảng trên cho thấy tổng giá trị thị trường nhập khẩu 4 nước Đài loan, Mã lai, Mỹ, Singapo ngày càng tăng trong khi đó thị trường các nước khác ngày càng giảm. Năm 1998 công ty nhập khẩu nhiều mặt hàng từ nhiều thị trường nên các thị trường khác chiếm tỷ trọng 17,6% so với tổng giá trị nhập đạt 3,862 triệu USD nhưng đến năm 2000 giảm mạnh, trị giá còn 2,1 triệu USD với tỷ trọng là 8,8%. Trị giá hàng nhập khẩu của các nước trong khu vực có xu hướng tăng, thị trường Mỹ và các nước khác có xu hướng giảm do khả năng phục hồi kinh tế sau khủng hoảng khu vực. Trong đó thị trường Singapo và Mã lai tăng mạnh, thị trường Đài loan chững lại ở mức 2,5 triệu USD năm 2000 và thị trường Mỹ giảm mạnh từ 2,525 triệu USD năm 1998 xuống còn 1,3 triệu USD năm 2000. Hàng nhập từ Singapo lớn nhất với tỷ trọng cao khoảng 66,3% năm 1998 và 75% năm 2000, giá trị lần lượt là 14,486 triệu USD và 18 triệu USD do nước này là trung tâm công nghệ với kỹ thuật cao, xuất khẩu chủ yếu hàng chứa hàm lượng công nghệ, thiết bị máy móc chiếm 68% kim ngạch xuất khẩu. Là nước mạnh nhất Đông Nam á và có uy tín với sản phẩm công nghệ cao nên các hãng sản xuất lớn trên thế giới đặt chi nhánh hoặc làm đại lý phân phối trong vùng. Mấy năm trở lại đây, Mã lai là nước mạnh về mặt hàng điện tử đứng thứ 2 sau Singapo ở Đông Nam á. Mối quan hệ hợp tác giữa Việt nam và Mã lai là mối quan hệ của các nước trong khu vực đồng thời vị trí địa lý vận chuyển thuận tiện, FPT chớp lấy thời cơ này để tăng cường nhập khẩu từ thị trường này. Trong khi đó nhập khẩu từ Đài loan có xu hướng giảm do tập trung nhập ở các nước Đông nam á. Và tất nhiên các thị trường này cũng chiếm tỷ lệ đáng kể giá trị hàng nhập khẩu máy vi tính và phụ kiện. Bảng 4: Thị trường nhập khẩu máy vi tính và phụ kiện máy vi tính của công ty FPT từ năm 1998-2000 Đơn vị: Trị giá: triệu USD Tỷ trọng: % Năm Nước 1998 1999 2000 Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Đài loan 0,199 1,2 0,434 2,3 0,47 2,2 Mã lai 0,148 1,0 1,734 9,2 2,10 10,0 Mỹ 0,704 4,6 1,045 5,6 1,75 8,3 Singapo 13,914 90,0 12,983 69,0 16,23 77,0 Các nước khác 0,464 3,2 2,646 13,9 0,65 2,5 Tổng nhập 15,429 100 18,842 100 21,20 100 Nguồn: FPT Do giá trị nhập khẩu về chủ yếu là hàng máy vi tính và phụ kiện máy vi tính nên các thị trường chủ yếu của mặt hàng nhập khẩu cũng chính là thị trường lớn của hai mặt hàng trên. Singapo vẫn là thị trường lớn nhất do các hãng máy vi tính lớn như IBM, Compaq đặt chi nhánh tại đây để phân phối sản phẩm của họ cho cả khu vực. Giá trị nhập khẩu 2 mặt hàng chính từ thị trường này tăng liên tục qua các năm tuy nhiên lên xuống và thấp nhất vào năm 1999. Ngược lại, thị trường của Mã lai và Mỹ tăng cả về giá trị và tỷ trọng. FPT nhập khẩu chủ yếu là phụ kiện máy vi tính từ 2 thị trường này. Nhập từ Mỹ các phụ kiện mà hầu như không có ở các nước trong khu vực như các loại cạc mạng hoặc các phụ kiện, máy vi tính đặc biệt khác mặc dù các hãng sản xuất lớn đã đặt cơ sở tại Singapo. Chỉ trong vòng 2 năm từ 1998 đến 2000 giá trị từ Mỹ tăng hơn 1 triệu USD và tỷ trọng tăng gần gấp đôi. Nền công nghiệp điện tử của Mã lai đầy tiềm năng nên các công ty sản xuất phụ kiện lớn như của IBM cũng đặt nhà máy sản xuất. Mã lai là nước nằm trong khu vực, có điều kiện thuận lợi cho việc xuất khẩu sang Việt nam. Gần đây, nước này sản xuất những mặt hàng tinh xảo, có uy tín trên thế giới, giá khá cạnh tranh, phù hợp với người tiêu dùng loại trung bình. Chỉ trong 2 năm, giá trị tăng gấp 14 lần. Hiếm có tốc độ tăng của thị trường nào như vậy. Kim ngạch nhập từ Mã lai toàn bộ là của hàng phụ kiện máy vi tính. Phụ kiện nhập từ Mã lai chiếm tới 30% tổng giá trị phụ kiện nhập của toàn công ty vào năm 2000. Thị trường từ các nước khác tăng cao nhất vào năm 1999 khi tình hình khu vực không ổn định như các nước ý, ôxtơrâylia,... nhưng khi tình hình kinh tế các nước Đông Nam á phục hồi thì thị trường này giảm mạnh từ 2,646 triệu USD năm 1999 chiếm tỷ trọng là 13,9% xuống 0,65 triệu USD với tỷ trọng so với toàn bộ giá trị nhập hàng máy vi tính và phụ kiện của công ty là 2,5% năm 2000. Xác định mặt hàng chủ yếu là “máy hiệu” nên công ty đã thiết lập mối quan hệ đối tác với hàng loạt các công ty tin học có uy tín nhất thế giới. Ngay từ năm 1989 FPT đã đặt mối quan hệ với Ollivetti-một công ty sản xuất máy vi tính hàng đầu Châu âu nhưng đến nay thì sản phẩm của hãng này hầu như nhập nữa. Năm 1994, FPT ký kết hợp đồng làm đại lý phân phối cho IBM về sản phẩm máy tính để bàn, phần mềm, thiết bị mạng, máy chủ AS/400, RS6000. Đến nay FPT trở thành đại lý bán hàng IBM lớn nhất với trên 50% doanh số bán của IBM tại Việt nam. Năm 1995, Công ty đã trở thành đại lý phân phối của hãng Compaq và nhanh chóng trở thành đại lý lớn nhất tại Việt nam. Bảng 5: Lượng máy vi tính từ các đối tác của công ty năm 1998-2000 Đơn vị: Số lượng: chiếc Tỷ trọng: % Năm Hãng 1998 1999 2000 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Compaq 6.512 54 7.112 54 7.800 52 IBM 3.798 32 4.200 32 5.000 34 Các hãng khác 1.710 14 1.900 14 2.100 14 Tổng 12.020 100 13.212 100 14.900 100 Nguồn: FPT Nhìn vào bảng trên ta thấy tốc độ nhập máy từ các hãng IBM, Compaq có xu hướng tăng. Số máy tính của Compaq nhập từ năm 1998 năm 2000 có tốc độ tăng trung bình là: 8,9%/năm. Tỷ trọng lượng máy nhập về từ Compaq chiếm hơn 50% nhưng giảm hơn vào năm 200 nhường chỗ cho IBM. Hãng Compaq là hãng sản xuất máy tính lớn nhất thế giới, FPT cũng nhập lượng phụ kiện chiếm tỷ trọng lớn của hãng sản xuất tại Mã lai và Singapo. Trong khi đó, tốc độ tăng lượng máy vi tính trung bình của IBM nhanh hơn, đạt 19%/năm. IBM là công ty công nghệ thông tin lớn hàng đầu thế giới, luôn đưa ra những sản phẩm có tốc độ xử lý nhanh nhất hay còn gọi là siêu máy tính, bên cạnh đó cũng sản xuất phụ kiện có tính năng đa dạng và luôn được cải tiến. Tỷ trọng của IBM chiếm khoảng 32% năm 1998 và 1999, đến năm 2000 lên 34% năm 2000. Đây là hai hãng mà công ty chú trọng nhất do chất lượng khá cạnh tranh và đã rất nổi tiếng trên thị trường từ lâu, các hãng khác chủ yếu của Đài loan, Hàn quốc,...tính cạnh tranh về chất lượng không bằng trong khi FPT thường làm cho các dự án lớn. Tuy nhiên máy của các hãng khác tăng về số lượng nhưng tốc độ giảm liên tục. Năm 1999 tăng 11% so với 1998 nhưng lại giảm, năm 2000 tăng so với năm 1999 chỉ là 10,5%. Đó là do FPT tập trung nhập từ những hãng lớn và có mối quan hệ lâu dài. Năm 2000, phụ kiện chuyển sang nhập từ Mã lai khá nhiều, riêng màn hình chủ yếu nhập của tập đoàn Sam sung do FPT là đại lý độc quyền của hãng tại Việt nam, một hãng lớn về hàng điện tử của Hàn quốc. Hiện tại, vấn đề nguồn hàng hầu như không gặp khó khăn gì do đã là đại lý cho các hãng lớn và ngày càng mở rộng đối tác nước ngoài không chỉ máy vi tính và phụ kiên mà cả về thiết bị mạng. Công ty đã làm bạn hàng và là đại lý phân phối sản phẩm UPS của hãng APC của Mỹ, Upselec của Đài loan, đối với sản phẩm mạng, có quan hệ với các hãng dẫn đầu thế giới về mặt hàng này như D-Link.3Com. Ngoài ra, công ty là đại lý cho những hãng khác như: Packard Bell, Hewlet, Intel, Cisco,... 4. Hình thức nhập khẩu: Công ty FPT được phép xuất nhập khẩu trực tiếp từ 08/09/1993, chức năng này đã giúp công ty chủ động trong việc xuất nhập khẩu, giá cả, không mất chi phí uỷ thác thậm chí còn nhận xuất nhập khẩu uỷ thác cho các công ty khác. Trước kia phòng xuất nhập khẩu tồn tại độc lập, hiện nay để tăng cường phối hợp với các bộ phận khác như đặt hàng, thanh toán, bộ phận xuất nhập khẩu nằm trong phòng Kế hoạch Kinh doanh. Bộ phận này gồm 7 nhân viên, 1 nhân viên phụ trách vấn đề hợp đồng, 1 phụ trách thuế, 1phụ trách vận tải và bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu và 4 nhân viên phụ trách việc nhận hàng từ các cảng hoặc sân bay. Tuy có thực hiện uỷ thác cho những công ty không đủ khả năng tài chính, mối quan hệ với đối tác nước ngoài cũng như kinh nghiệm thực hiện nghiệp vụ ngoại thương nhưng tỷ trọng của loại hình này không cao. Sau đây là bảng giá trị nhập khẩu uỷ thác của công ty trong 3 năm vừa qua: Bảng 6 : Giá trị nhập khẩu uỷ thác của công ty từ năm 1998-2000: Đơn vị: Triệu USD Năm Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Tổng nhập khẩu 21,849 21,716 24,00 Nhập khẩu uỷ thác 0,110 0,090 0,01 Nhập khẩu uỷ thác MVT+PK 0,080 0,070 0,01 Nguồn: FPT Xem bảng trên ta thấy giá trị nhập khẩu uỷ thác chiếm tỷ trọng rất nhỏ khoảng 0,5% đạt 0,11 triệu USD năm 1998 và chỉ còn 0,04% tức 10 nghìn USD năm 2000, toàn bộ lượng này là do nhập khẩu mặt hàng máy vi tính và phụ kiện máy vi tính. Hai mặt hàng trên thông thường chiếm tới 73% tổng giá trị nhập khẩu uỷ thác. Sự giảm sút mạnh về loại hình nhập khẩu này là do năm 1999 Chính phủ đã ban hành Nghị định 37/CP cho phép các doanh nghiệp kinh doanh các ngành có quyền được xuất nhập khẩu trực tiếp. Điều này đã làm cho nhiều doanh nghiệp tự nhập khẩu, FPT mất đi những bạn hàng trong nước nhưng trong thực tế nó cũng chỉ chiếm lượng khá nhỏ nên không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động nhập khẩu. Chủ yếu FPT nhập khẩu trực tiếp phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Thường thì có hai cách để thực hiện kế hoạch nhập khẩu, đó là: *Đầu năm, phòng Kế hoạch kinh doanh sẽ nghiên cứu thị trường trong nước và những biến động ảnh hưởng đến công tác nhập khẩu của các mặt hàng rồi từ đó đưa ra kế hoạch nhập, phân bổ nguồn hàng tới các bộ phận phụ trách kinh doanh. *Các bộ phận phụ trách kinh doanh của công ty sẽ đưa các đơn đặt hàng cùng yêu cầu về chất lượng, mẫu mã, giá cả lên phòng Kế hoạch Kinh doanh, phòng này sẽ tập hợp lại rồi lên kế hoạch nhập khẩu theo đúng như yêu cầu về hàng hoá cũng như thời gian. Thông thường cách thứ hai được thực hiện nhiều hơn do hàng nhập về thường giành cho thực hiện các dự án lớn và nhu cầu khách hàng đặt cho các bộ phận. Tuy nhiên, hiện nay đã kết hợp hai cách trên nhằm tránh tình trạng không phục vụ kịp thời khi có đơn đặt hàng gấp. 5. Giao dịch, thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Hợp đồng là kết quả của các cuộc đàm phán để giành được những lợi ích từ các bên. Hoạt động nhập khẩu phải thực hiện những vấn đề sao cho không vi phạm điều khoản nào. Điều này đòi hỏi phải có nghiệp vụ vững chắc của các nhân viên thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. FPT có đội ngũ cán bộ thực hiện công việc này khá tốt nên hầu hết không có sự việc đáng tiếc xảy ra. 5.1. Những vấn đề liên quan đến hình thành hợp đồng: Việc lập hợp đồng được thảo luận một cách chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty liên quan tới quá trình nhập khẩu hàng hoá đặc biệt giữa phòng Kế hoạch Kinh doanh, phòng Tài vụ với ban Giám đốc để xem xết khả năng tài chính hiện thời và lên phương án ký kết hợp đồng với các đối tác. Việc ký kết hợp đồng thường gồm các điều khoản cụ thể như tên hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất, đơn giá tổng giá, thanh toán giao hàng, vận chuyển, bảo hiểm, khiếu nại, tranh chấp, trọng tài. Công ty FPT quản lý số lượng hợp đồng theo thứ tự trong năm, ví dụ hợp đồng thứ 15 ký với hãng Compaq trong năm 1999 được đặt số 9915/FPT-Compaq. Cách đánh số này rất dễ dàng trong việc thanh toán, phân bổ thuế và chi phí, công tác quản lý và thanh tra. Về mặt hàng, số lượng và đơn giá phòng Kế hoạch Kinh doanh chịu trách nhiệm cung cấp khi lập hợp đồng. Chất lượng được quy định theo tiêu chuẩn xuất nhập khẩu của nhà sản xuất. Điều khoản bảo hành luôn cố định là 3 năm miễn phí. Khi giao hàng nhà sản xuất cung cấp DHL danh sách số mã (sery) của từng chiếc máy để dễ dàng trong việc tra cứu khi bảo hành. Đơn giá và tổng giá trong các hợp đồng ngoại thương của FPT thường là EXW (giao hàng tại xưởng người bán), FOB (giao hàng dọc mạn tàu), kể cả những lô hàng có giá trị nhỏ. Với mỗi lô hàng công ty tự chỉ định người giao nhận và theo dõi lịch trình chuẩn bị hàng, xếp hàng cho đến khi hàng về đến điểm đến. 5.2. Những vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng: Thực hiện hợp đồng là một quá trình lâu dài đặc biệt là đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C (thư tín dụng) và/hoặc giao hàng từng phần. Sau hợp đồng được ký kết, thường là qua fax, bên FPT sẽ tiến hành ký quỹ và mở L/C để thanh toán tại ngân hàng Ngoại thương Việt nam (Vietcombank) hoặc ngân hàng Hàng hải Việt nam (Maritime Bank)-chi nhánh Hà nội và fax bản sao của L/C trả chậm 30 đến 60 ngày, Giao hàng từng phần có cho phép, chuyển tải không cho phép. Thời gian xuất hiện chứng từ giao hàng là 21 ngày sau ngày phát hành vận đơn tại nước người bán. Các chứng từ yêu cầu xuất trình khi thanh toán thường gồm: 1.Hoá đơn thương mại. 2.Vận đơn đường biển hoặc vận đơn đường không. 3.Phiếu đóng gói chi tiết. 4.Giấy chứng nhận xuất xứ. 5.Giấy chứng nhận bảo hiểm. 6.Giấy chứng nhận của nhà sản xuất. Hoá đơn của hãng DHL cho biết một bộ chứng từ gốc hoặc sao đã được gửi cho người mua. Đồng thời căn cứ vào điều kiện giao hàng sẽ thông báo cho bên chuyên chở để bố trí lịch tàu và ngày đến kho người giao hàng để nhận hàng. FPT đôn đốc người bán chuẩn bị và giao hàng cho người chuyên chở đúng hạn, nếu họ lỡ tiến độ sản xuất và bị chậm giao hàng, FPT sẽ sửa L/C tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác. Chi phí L/C và điện phí sẽ do bên đề nghị sửa chịu. Yêu cầu người bán bộ sao chứng từ xuất hàng để phía FPT chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu; liên lạc với đại lý hãng tàu trong nước để lấy giấy báo nhận hàng sớm nhất và tiến hành mua bảo hiểm nếu lô hàng cần thiết phải bảo hiểm. Đối với lô hàng thanh toán bằng L/C, trên vận đơn gốc sẽ ghi “theo lệnh của ngân hàng mở” ở mục người nhận hàng, do đó phía FPT sẽ yêu cầu bên đối tác nước ngoài gửi một bộ hồ sơ gốc theo đường DHL và đơn xin ký hậu B/L (vận đơn) gốc gửi tới ngân hàng mở L/C để ký hậu. Trong trường hợp vận đơn gốc gửi qua DHL bị vướng mắc hoặc chậm so với ngày tàu cập cảng hoặc sân bay Nội bài, FPT tiến hành làm công văn xin Ngân hàng mở L/C đứng ra bảo lãnh với đại lý hãng tàu cho phép nhận hàng với vận đơn gốc. Nếu được ngân hàng mở L/C đồng ý, ngân hàng sẽ gửi công văn đến đại lý hãng tàu bảo lãnh cho FPT nhận hàng và đề nghị đại lý hãng tàu giao giấy uỷ quyền ngân hàng và/hoặc lệnh giao hàng cho FPT. Đối với lô hàng có giá trị nhỏ, thanh toán bằng điện chuyển tiền thì trên vận đơn gốc ghi đích danh người nhận hàng là FPT. Khi nhận được vận đơn gốc từ người bán qua DHL, FPT chỉ việc liên hệ với đại lý hãng tàu để lấy giấy uỷ quyền và/hoặc lệnh giao hàng. *Nhận hàng tại cảng: Khi hàng về đến cảng Việt nam, FPT liên hệ với hãng tàu để lấy giấy báo hàng đến (notice of arival) và chuẩn bị bộ chứng từ hồ sơ nhận hàng gồm: 1.Hợp đồng 2.Bản sao L/C 3.B/L 4.Hoá đơn thương mại 5.Giấy chứng nhận xuất xứ 6.Bảng kê chi tiết hàng hoá Với bộ hồ sơ đầy đủ như trên, cán bộ phụ trách nhập khẩu tiến hành tiếp nhận tại Hải quan trong trường hợp kiểm hoá tại cửa khẩu tức cảng Hải phòng hoặc Sài Gòn. Nhưng do tính chất hàng máy tính là hàng điện tử có giá trị cao, cần tránh va đập để hạn chế vướng mắc có thể phát sinh nên FPT thường làm chuyển tiếp nhận hàng và kiểm hoá ngoài cửa khẩu. Trong truờng hợp nhận hàng tại cửa khẩu, cán bộ của FPT sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hải phòng. Sau khi kiểm hoá, kẹp chì tại cửa khẩu, bộ hồ sơ giao nhận hàng sẽ được hoàn tất, thuê xe nhận hàng chuyên chở về Hà nội nhập kho. Quá trình nhận hàng tại cửa khẩu đơn giản hơn quá trình chuyển tiếp nếu hồ sơ thông suốt. Nhưng nếu có sự sai lệch hay vướng mắc trong hồ sơ nhận hàng, người cán bộ đi nhận hàng rất khó xử lý, phải quay về Hà nội để giải quyết và xuống Hải phòng lần thứ hai và nhận tiếp lô hàng đó. *Nhận hàng chuyển tiếp: Cách thức nhận hàng chuyển tiếp được tiến hành như sau: 1.Xin quyết định kiểm hoá ngoài cửa khẩu của cục Hải quan Hà nội và đăng ký kiểm hoá tại kho của công ty FPT. Thường thì quyết định này có hiệu lực trong 1 năm, sau đó làm công văn xin lại. 2.Tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hà nội, vào số tờ khai Hải quan và tính thuế. 3.Mang bộ hồ sơ trong niêm phong xuống Hải quan cảng Hải phòng, phòng chuyển tiếp để tái tiếp nhận đồng thời xin lệnh giao hàng từ đầu hãng tàu, kiểm tra số kẹp chì, số container và kẹp chì Hải quan. 4.Thuê xe nhận hàng tại cửa khẩu và vận chuyển nội địa về Hà nội, đúng địa điểm đăng ký kiểm hoá. 5.Tiến hành kiểm hoá và nhập kho, hoàn tất hồ sơ nhập khẩu. Các bước trên được làm trình tự, thời gian từ 2 đến 3 ngày. Công việc này có điểm lợi là hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển được nguyên container, chỉ tiến hành bốc vác một lần tại kho FPT nên tính an toàn cao. Các vấn đề về bộ hồ sơ hàng hoá, giấy tờ, tính thuế,...nếu có khúc mắc được giải quyết ngay từ khâu tiếp nhận tại Hà nội, tránh được tình trạng có khi phải từ Hải phòng trở về Hà nội khi gặp khó khăn về các khâu giấy tờ nói trên. *Nhận hàng nhập đường hàng không: Hàng nhận đường hàng không khi về đến sân bay Nội bài sẽ có giấy báo hàng đến của đại lý hãng vận chuyển, cán bộ nhập khẩu FPT chuẩn bị hồ sơ và tiếp nhận tại Hải quan Hà Nội tương tự đối với hàng chuyển tiếp đã đề cập ở trên. Đồng thời, liên hệ với hãng vận chuyển xin giấy uỷ quyền nhận hàng trong trường hợp không vận đơn theo lệnh. Sau khi tiếp nhận và tính thuế xong, bộ hồ sơ sẽ được Hải quan chuyển sang Trạm hàng hoá Gia lâm hoặc niêm phong giao cho FPT. Cán bộ đi nhận hàng của FPT sẽ đem theo hồ sơ niêm phong cùng giấy uỷ quyền nhận hàng đến Vietnam airlines để nhận lệnh giao hàng, tái tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan Gia lâm. Nếu hồ sơ chưa thông suốt, không có sự sai sót, hàng sẽ được kiểm hoá, nhận hàng đồng thời hoàn tất thủ tục Hải quan. Các bước tiến hành nhận hàng đều theo trình tự chặt chẽ, yêu cầu cán bộ nhận hàng của FPT phải có sự phối hợp với cán bộ Hải quan. Qua mỗi bước đều có đóng dấu và chữ ký xác nhận của cán bộ thực thi gồm dấu tiếp nhận hồ sơ, dấu tính thuế, dấu kiểm hoá, dấu chứng nhận kiểm hoá và dấu đã hoàn thành thủ tục Hải quan. Hải quan các khâu sau không có quyền sửa chữa các khâu trước, nếu phát hiện sai sót thì cán bộ Hải quan khâu phải cùng giải quyết sửa đổi kịp thời. Mục đích nhằm phân rõ trách nhiệm của các phòng, ban Hải quan và khách đi nhận hàng, tránh được nhiều phiền nhiễu và nhầm lẫn từ phía Hải quan hoặc hành động thông đồng giữa Hải quan và phía khách đi nhận hàng. Đối với trường hợp hồ sơ nhận hàng có sai sót hoặc khi kiểm hoá thấy có sai sót so với hợp đồng đã ký kết hoặc bộ chứng từ đã thực hiện giữa hai bên bán và bên mua về mặt hàng hoặc số lượng, cán bộ Hải quan sẽ tuỳ từng trường hợp cụ thể giải quyết từ phạt hành chính đến tịch thu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Trường hợp nghiêm trọng sẽ truy cứu trách nhiệm hình sự. 5.3. Những nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán: *Thanh toán bằng điện chuyển tiền: Đây là phương thức thanh toán rất phổ biến được Công ty FPT áp dụng cho các hợp đồng có giá trị nhỏ, chỉ khoảng vài nghìn USD trở xuống. *Thanh toán trước: ít được áp dụng ở công ty FPT, chỉ áp dụng khi phải mua linh kiện lẻ hoặc các chương trình phần mềm đặc biệt của các hãng có quan hệ. Do đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực CNTT là một thị trường khá cạnh tranh, sản phẩm biến đổi rất nhanh, hàm lượng chất xám trong các nước sản phẩm lớn nên vấn đề uy tín vô cùng quan trọng, vấn đề rủi ro chỉ là hạn hữu. *Chuyển tiền ngay sau khi nhận được hàng: Đây là biện pháp được sử dụng chủ yếu ở FPT. Phương thức này được áp dụng chủ yếu ở FPT. Phương thức này được áp dụng chủ yếu đối với các đối tác nước ngoài truyền thống, tạo điều kiện thuận lợi cho FPT vì đôi khi có thể chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Tuy nhiên, hợp đồng thanh toán theo phương thức này thì có giá trị không lớn nên không là mối bận tâm đối với các bên. Khi chuyển tiền thanh toán, Ngân hàng Việt nam như Vietnambank hoặc Maritimebank thường tính phí thanh toán là 0,2% trị giá hối phiếu và mức thu tối thiểu là 10 USD với điện phí thanh toán từ 20-30 USD cho một lần chuyển. *Thanh toán bằng L/C: FPT thường đàm phán để đối tác nước ngoài đồng ý cho thanh toán lô hàng bằng hình thức L/C trả chậm 30 ngày hoăc 60 ngày tính từ ngày của vận đơn đường biển hoặc không vận. Điều này rất có lợi cho FPT trong vấn đề tín dụng vốn, bán hàng xong mới trả tiền. Khi mở L/C Công ty mở L/C không huỷ ngang thường cho phép xuất trình chứng từ trong vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng cuối cùng tại ngân hàng của nước người bán tức ngân hàng thông báo. FPT thường mở L/C tại Vietcombank với tiền kí quỹ là 30% và Maritime Bank linh động ở mức 10% trị giá L/C. Bộ chứng từ gửi hàng FPT yêu cầu xuất trình gồm: 1.Một bộ 2/3 vận đơn đường biển gốc, xếp hàng lên tàu sạch được làm theo lệnh của ngân hàng mở và thông báo cho FPT và một bộ không vận đơn gốc, giao hàng sạch được làm theo lệnh của ngân hàng mở, ghi rõ số chuyến bay và ngày bay, thông báo cho FPT 2.Hoá đơn thương mại có chữ ký của người có thẩm quyền 3.Hai phiếu đóng gói có chữ ký của người có thẩm quyền 4.Giấy chứng nhận xuất xứ của Ph