Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co)

hư sau: - Tk 111: Tiền mặt tại quỹ(gồm cả ngân phiếu). - Tk 112: Tiền gửi ngân hàng. - Tk 113: Tiền đang chuyển. - Tk 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn. - Tk 128: Đầu tư ngắn hạn khác. - Tk 129: Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn. - Tk 131: Phải thu khách hàng. - Tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - Tk 136: Phải thu nội bộ. - Tk 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc. - Tk 1368: Phải thu nội bộ khác. - Tk 138: Các khoản phải thu khác. - Tk 1381: Tài sản thiếu chờ sử lý. - Tk 1388: Phải thu khác. - Tk 139: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi. - Tk 141: Tạm ứng. - Tk 151: Hàng mua đang đi đường. - Tk 152: Nguyên liệu, vật liệu. - Tk 153: Công cụ, dụng cụ. - Tk 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Tk 155: Thành phẩm. - Tk 156: Hàng hoá. - Tk 157: Hàng gửi bán. - Tk 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Tk 142: Chi phí trả trước (ngắn hạn) - Tk 1421: Chi phí trả trước. - Tk 1422: Chi phí chờ kết chuyển. - Tk 155: Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. - Tk 161: Chi sự nghiệp. - Tk 1611: Chi sự nghiệp năm trước. - Tk 1612: Chi sự nghiệp năm nay. - Tk 211: Tài sản cố định hữu hình. - Tk 212: Tài sản cố định thuê tài chinh. - Tk 213: Tài sản cố định vô hình. - Tk 214: Giá trị hao mòn luỹ kế. - Tk 221: Đầu tư chứng khoán dài hạn. - Tk 222: Góp vốn liên doanh. - Tk 228: Đầu tư dài hạn khác. - Tk 229: Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn. - Tk 241: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang. - Tk 242 : Chi phí trả trước dài hạn. - Tk 244: Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn. - Tk 311: Vay ngắn hạn. - Tk 315: Nợ dài hạn đến hạn trả. - Tk 331: Phải trả cho người bán. - Tk 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Tk 334: Phải trả công nhân viên. - Tk 335: Chi phí phải trả. - Tk 336: Phải trả các đơn vị nội bộ. - Tk 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác. - Tk 341: Vay dài hạn. - Tk 342: Nợ dài hạn khác. - Tk 344: Nhận ký cược, ký quỹ dài hạn. - Tk 411: Nguồn vốn kinh doanh. - Tk 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. - Tk 413: Chênh lệch tỷ giá. - Tk 414: Quỹ đầu tư phát triển. - Tk 415: Quỹ dự phòng tài chính. - Tk 416: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Tk 421: Lợi nhuận chưa phân phối. - Tk 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Tk 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi. - Tk 451: Quỹ quản lý của cấp trên. - Tk 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp - Tk 4611: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước. - Tk 4612: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay. - Tk 466 : Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định. 1.5.3.3.Sổ kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Do doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh phức tạp: xuất nhập khẩu hàng hoá, chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế, lắp ráp thiết bị thông tin, đồng thời lại cung cấp cả dịch vụ thông tin quảng cáo nên hình thức kế toán Nhật ký chứng từ mà công ty sử dụng là hợp lý và hiệu quả. Theo hình thức này kế toán sử dụng một số loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số: 1,2,3,4,5,7,8,9. Các bảng kê số: 1,2,3,4,5,6,8,9,10. Bảng phân bổ số: 1,2,3. Theo hình thức Nhật ký chứng từ thì kế toán chi tiết thực hiện đan xen, song song với kế toán tổng hợp. Do vậy ngoài các sổ trên, kế toán còn mở Sổ chi tiết các tài khoản để ghi chép, lên bảng tổng hợp cuối kỳ và đối chiếu với Sổ cái các tài koản tương ứng, từ đó lấy thông tin lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các Nhật ký chứng từ, Bảng kê và sổ cái đều được mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền diễn ra khá thường xuyên nên ở công ty có sử dụng nhật ký đặc biệt: Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để tập hợp các nghiệp vụ cùng nội dung kinh tế. Bên cạnh đó kế toán cũng sử dụng Sổ quỹ tiền mặt để phản ánh các giao dịch liên quan đến tiền mặt để quản lý chặt chẽ hơn. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ được khái quát như sau: Bảng kê Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI.CO Nhìn chung công ty đã áp dụng hệ thống sổ theo đúng chế độ ban hành, phù hợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ của mình trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung. Các sổ đều thiết kế theo đúng biểu mẫu,các chỉ tiêu thống nhất, áp dụng phương pháp tính toán dễ hiểu,đơn giản.Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều được phản ánh qua chứng từ, được ghi sổ một cách chính xác,đầy đủ và kịp thời. 1.5.3.4.Báo cáo tài chính. Công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý. Định kỳ công ty lập các báo cáo tài chính bao gồm: *Báo cáo kết quả kinh doanh. Nội dung và kết cấu của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo “Kết quả hoạt động kinh doanh” là một báo cáo tài chính phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Ngoài ra, báo cáo này còn phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước cũng như tình hình thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa trong một kỳ kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gồm 3 phần: - Phần phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kỳ hoạt động (phần I “Lãi, lỗ”). Phần này có nhiều chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu liên quan đến thu nhập, chi phí của từng hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường cũng như toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu thuộc phần này đều được theo dõi chi tiết theo số quý trước, quý này và luỹ kế từ đầu năm. - Phần phản ánh trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước gồm các chỉ tiêu liên quan đến các loại thuế, các khoản phí và các khoản phải nộp khác (phần II “tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước”). Các chỉ tiêu ở phần này cũng được chi tiết thành số còn phải nộp kỳ trước, số phải nộp kỳ này, số đã nộp trong kỳ này và số còn phải nộp đến cuối kỳ này cùng với số phải nộp, số đã nộp luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. - Phần phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa (phần III “Thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa). Phần này chi tiết các chỉ tiêu liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ; được hoàn lại, đã hoàn lại; được giảm, đã giảm và số thuế GTGT còn được khấu trừ, còn được hoàn lại, còn được giảm cuối kỳ… *Bảng cân đối kế toán. Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản ở một thời điểm nhất định. Như vậy, Bảng cân đối kế toán phản ánh mối quan hệ cân đối tổng thể giữa “Tài sản” và “Nguồn vốn” của doanh nghiệp, thể hiện phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm. Thời điểm đó thường là vào ngày cuối cùng của kỳ hạch toán. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh một cách tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai. Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và xắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần ( có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”. Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trình kinh doanh. Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được xắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất. Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán. Các chỉ tiêu ở phần nguồn vốn được xắp xếp theo từng nguồn hình thành tài sản của đơn vị (nguồn vốn của bản thân doanh nghiệp - vốn chủ sở hữu, nguồn vốn đi vay – vốn chiếm dụng…). Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. ở cả hai phần, ngoài cột chỉ tiêu còn có các cột phản ánh mã số của chỉ tiêu, cột số đầu năm và cột số cuối kỳ. Nội dung của Bảng cân đối kế toán thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản. Các chỉ tiêu được phân loại, xắp xếp thành từng loại, mục và từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu được mã hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc xử lý trên máy vi tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ. - Phần “Tài Sản” Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại: + Loại A: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Thuộc loại này gồm các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác và khoản chi sự nghiệp. + Loại B: Tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Thuộc loại này có các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, chi phí XDCB dở dang và các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn. - Phần “Nguồn Vốn” Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh các nguồn vốn hình thành các loại tài sản tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại chỉ tiêu: + Loại A: Nợ phải trả. Các chỉ tiêu này phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và một số khoản nợ khác mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm phải thanh toán, thể hiện mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nguồn vốn hình thành tài sản. + Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu. Phản ánh các nguồn vốn, các quỹ của doanh nghiệp và nguồn kinh phí (nếu có), thể hiện mức độ độc lập, tự chủ về việc sử dụng các loại nguồn vốn của doanh nghiệp. Ngoài các chỉ tiêu trong phần chính, Bảng cân đối kế toán còn các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán. *Thuyết minh báo cáo tài chính. Đồng thời hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty còn thiết lập hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống này bao gồm một số các báo cáo thường xuyên sau: - Bảng tổng hợp chi phí bán hàng. - Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. - Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định. - Báo cáo các tài khoản phải thu. - Bảng lỗ lãi mặt hàng vật tư nhập khẩu. - Bảng kê khai nộp thuế. Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 2.1.Vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hoạt động kinh tế cơ bản của các doanh nghiệp thương mại là đưa các loại sản phẩm, hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quá trình kinh doanh chủ yếu là bán hàng và mua hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh tế quốc dân. Tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ thúc đẩy quá trình lưu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để quay vòng vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Ngược lại, hàng hoá không tiêu thụ được gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù đắp được chi phí, chẳng những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lưu thông hàng hoá. Cùng với việc lưu thông hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong mmột thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nước, lập các quỹ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo, Đồng thời đó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế, các nhà quản lý doanh nghiệp, khách hàng... phục vụ cho những mục đích nhất định của từng đối tượng. 2.2.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ. Các mặt hàng đều được tiêu thụ theo 2 phương thức: Bán buôn và bán lẻ. Tại Công ty EMI.Co hàng nhập khẩu được tiêu thụ theo phương thức: Bán buôn chuyển thẳng, bán buôn qua kho và bán lẻ. Trong ba phương thức thì bán buôn qua kho và chuyển thẳng phát sinh khá thường xuyên. *Phương thức bán buôn: Bán buôn là phương thức được áp dụng phổ biến tại Công ty với hầu hết các mặt hàng. Trước khi nhập hàng Công ty đã lập dự toán căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký, khả năng trúng thầu của các hồ sơ dự thầu và nhu cầu của thị trường với từng loại hàng hoá. Do đó, đối tượng tiêu thụ chủ yếu đã được xác định khá chắc chắn nên khi hàng về tuỳ theo điều khoản thoả thuận trong hợp đồng mà chuyển hàng cho khách hàng. Khách hàng tuỳ theo địa điểm, nhu cầu sẽ thoả thuận với Công ty về công tác vận chuyển. Về phía Công ty, phụ thuộc vào khả năng vận chuyển hiện có mà vận chuyển thẳng đến cho khách hàng hay chuyển về kho. Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng, đối với những khách hàng ở gần nơi nhận hàng của Công ty thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển thẳng đến đơn vị đó mà không nhập hàng về kho. Còn nếu nơi nhận hàng gần ngay kho của Công ty tại Lạc Trung hay các trung tâm cửa hàng của Công ty thì hàng nhập khẩu sẽ được chuyển về kho. Sau đó mới tiến hành giao hàng đến khách hàng theo hợp đồng ký kết. Với phương thức bán buôn qua kho thì hàng hoá được theo dõi chi tiết về nhập, xuất, tồn cũng như có các phương pháp bảo quản thích hợp. *Phương thức bán lẻ: Đối với phương thức bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng có nhưng rất ít và chỉ phổ biến với các linh kiện nhỏ, các thiết bị dùng phổ biến như: loa, đài, micro... Việc tổ chức công tác bán lẻ chủ yếu là nhằm mục đích giới thiệu các mặt hàng, sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và phân phối hàng hoá tới hệ thống các trung tâm, cửa hàng, chi nhánh của Công ty để tiêu thụ. Trong nghiệp vụ này, chứng từ được sử dụng để hạch toán là Hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho, vận đơn và các chứng từ thanh toán khác... 2.3.Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng. 2.3.1. Hạch toán quá trình bán hàng. Để có được đơn đặt hàng hay hợp đồng Công ty sẽ tham gia đấu thầu, nếu trúng thầu Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng ghi trong hợp đồng từ các nhà cung ứng truyền thống của Công ty và thực hiện bán hàng cho khách. * Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho. Hàng hoá sau khi đã được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho hàng hoá. Người nhận hàng của Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu đưa hàng hoá nhận ở cảng về kho của Công ty để nhập kho. Thủ kho căn cứ vào khối lượng nhập thực tế để báo với Phòng kế hoạch - tài vụ viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập trên cơ sở hoá đơn mua hàng ( cụ thể đối với hàng nhập khẩu là Invoice ). Phiếu nhập kho gồm 3 liên: Phòng kinh doanh giữ 1 liên. Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập. Thủ kho giữ 1 liên, sau khi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển lên cho Phòng tài vụ giữ. Mẫu Phiếu nhập kho của Công ty được lập như sau: Đơn vị: Công ty EMI.co Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: số 5A Thi sách- hà nội Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 9 năm 2004 Số: 276 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY Theo Invoice số: 1089/SYS ngày 18 tháng 8 năm 2004 của Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY( Singapore ) Nhập tại kho: Kho Công ty. STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập 1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh 01 01 1.064.117.040đ Cộng 1.064.117.040đ Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Một tỷ không trăm sáu mươi bốn triệu một trăm mười bẩy triệu không trăm bốn mươi đồng./ Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhập hàng về kho, Công ty gửi giấy báo nhận hàng đến cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, Phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT). Trên hoá đơn phải ghi rõ: Tên hàng hoá, dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT, Tổng số tiền thanh toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Một liên Phòng kế toán giữ. Một liên giao cho khách hàng khi khách hàng đến nhận hàng. Một liên do thủ kho giữ. Mẫu hoá đơn GTGT được lập như sau: Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT – 31 Liên 03 ( dùng để thanh toán) AA/ 99B Ngày 10 tháng 9 năm 2004 N 075535 đơn vị bán hàng: Công ty XNK thiết bị vật tư thông tin ( EMI.Co) địa chỉ: 5A Thi Sách – Hà Nội số tài khoản: ............................................... điện thoại số: ......... MS: 0100108335-1 Họ tên người mua: Trung tâm âm thanh – Đài tiếng nói Việt Nam Đơn vị: ........................................................................................... Địa chỉ: 39 Bà Triệu – Hà Nội Số tài khoản: ............................................... Hình thức thanh toán: ................................. MS: ............................................................. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Bộ 02 1.150.000.000 2.300.000.000đ Cộng tiền hàng: 2.300.000.000đ Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 230.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 2.530.000.000đ Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ năm trăm ba mươi triệu đồng chẵn./ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi khách hàng cầm Hoá đơn GTGT xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột số lượng ghi trên Hoá đơn thủ kho xuất hàng giao cho khách. Trên cơ sở Hoá đơn GTGT kế toán ghi định khoản: Nợ TK 131 Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền Có TK 3331 Căn cứ vào dòng tiền thuế GTGT Đồng thời căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1561 - Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng(Bảng số 1) + Phương pháp ghi sổ chi tiết bán hàng ở Công ty như sau: Sổ này được mở chung cho tất cả các hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấp trong quý, được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ. Cột 2,3: Ghi số Hoá đơn và ngày tháng lập Hoá đơn. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với Nợ TK131 Cột 6,7,8,9,10: Căn cứ vào cột số lượng, đơn giá, dòng cộng tiền hàng, dòng tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT kế toán ghi vào các cột tương ứng. Cột 9, 10: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có) Cuối quý, căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng phần cộng Có TK511, Nợ TK 131 kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp. - Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ( Bảng số 2). + Phương pháp lập Sổ chi tiết vật tư hàng hoá như sau: Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ở Công ty được mở cho từng loại sản phẩm hàng hoá và được mở từ ngày hàng hoá được mua về nhập kho. Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT Cột 3: Diễn giải tóm tắt nội dung của chứng từ Cột 4: Căn cứ vào cột đơn giá ghi trên Phiếu nhập kho và hoá dơn GTGT để ghi vào các dòng tương ứng trên cột này Cột 5,6: Căn cứ vào cột số lượng (thực nhập) và cột thành tiền ghi trên phiếu nhập kho Cột 7: Căn cứ vào cột số lượng ghi trên hoá đơn GTGT Cột 8: Căn cứ vào cột số lượng và cột đơn giá ghi trên hoá đơn GTGT (cột 8 = cột 4 * cột 7) Cột 9: Căn cứ vào số lượng và trị giá sản phẩm, hàng hoá nhập kho, xuất kho ghi trên Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính được trị giá vốn của hàng xuất bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền (Phần này sẽ được trình bày cụ thể ở phần kế toán giá vốn hàng bán) Cột 10, 11: Căn cứ vào Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính số lượng, giá trị sản phẩm, hàng hoá tồn kho. *Đối với trường hợp bán buôn theo hình thức chuyển hàng. Khi hàng về đến sân bay, bến cảng, sau khi được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng, người nhận hàng của Phòng kinh doanh XNK đưa hàng hoá đi bán luôn cho khách hàng không qua kho, hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của Công ty, khi đó kế toán chưa định khoản. Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào “Hoá đơn bán hàng” gửi hàng đi bán do ngươì giao hàng của Công ty đưa thì căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản: Nợ TK 131 căn cứ vào tổng số tièn thanh toán Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền Có TK 3331 Căn cứ vào thuế GTGT Đồng thời căn cứ vào hóa đơn mua hàng ( theo Invoice số..) kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán và ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 632 Căn cứ vào giá mua Có TK 331 Cả hai trường hợp trên nếu khách hàng trả tièn ngay( bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ), trên cơ sở phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản: Nợ TK 111 Nợ TK 112 Có TK 131 Và ghi vào bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 111 và bảng kê số 2 – ghi nợ TK112. * Đối với nghiệp vụ bán hàng bán lẻ. Như đã biết bán lẻ là hoạt động không nhiều của Công ty. Phòng kinh doanh của Công ty chủ yếu là bán buôn hàng hoá. Vì vậy doanh thu bán lẻ chiếm tỷ trọng rất nhỏ so với tổng doanh thu bán buôn. Khi bán lẻ hàng hoá khách hàng thanh toán tiền ngay và được kế toán theo dõi trên Sổ chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Trường hợp bán lẻ khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán vật tư hàng hoá viết hóa đơn GTGT đưa cho khách hàng chuyển đến cho kế toán tiền mặt. Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán ghi trên hoá đơn, kế toán tiền mặt viết phiếu thu rồi chuyển hoá đơn và phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiến hành thu tiền của khách, sau đó đóng dấu “ Đã thu tiền ” lên hoá đơn giao lại cho khách hàng đem xuống kho để nhận hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng trên Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TkK 3331 Căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng trên Sổ chi tiết thanh toán với khách mua lẻ theo định khoản: Nợ TK 111 Có TK 131 Đồng thời phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trên Sổ chi tiết vật tư hàng hoá theo định khoản: Nợ TK632 Có TK 1561 2.3.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty bán hàng cho khách dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, do đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất... Ghi trong hợp đồng Công ty mới tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, trong quá trình bán hàng ở Công ty không có trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, do đó Công ty không sử dụng các TK 531, 532 cũng như không hạch toán các TK này. 2.3.3 Kế toán giá vốn hàng bán. * Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ x Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá thành thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập kho trong kỳ * Kế toán giá vốn hàng bán Khi xuất bán hàng hoá, kế toán Công ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn, giá mua thực tế của hàng nhập kho ( giá mua theo phiếu nhập kho bao gồm: giá mua + phí điện chuyển tiền ) để tính trị giá mua thực tế của hàng xuất bán theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền của số lượng hàng hiện có trước khi xuất hàng. Như vậy, ở đây mới chỉ phản ánh phần giá mua thực tế nhập kho của hàng xuất bán trong giá mua thực tế của hàng xuất bán. Về chi phí mua hàng chưa được tính vào giá vốn hàng xuất bán khi xuất hàng. Với những mặt hàng chuyên dụng mà Công ty kinh doanh thì nguồn hàng chủ yếu là hàng ngoại nhập, vì vậy chi phí mua hàng của Công ty bao gồm các khoản: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơi mua vè kho của Công ty, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận, Hải quan và kiểm tra hàng hoá. Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số chi phí mua hàng của Công ty. Khi mua hàng, có phát sinh chi phí mua hàng, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi phí mua hàng ( bảng số 4 )theo định khoản: Nợ TK 1562 “ chi phí mua hàng” Có TK 111 “Tiền mặt “ Sổ chi phí mua hàn