Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An

p kho 2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Thương Mại và Sản Xuất Việt An có 02 xí nghiệp, Xưởng sản xuất giấy 1 có nhiệm vụ sản xuất giấy theo đơn đặt hàng khi có lệnh của xí nghiệp, chịu trách nhiệm về chất lượng giấy trong xưởng giấy 1chia thành 4 tổ trực tiếp vận hành máy móc theo nội quy.Phân xưởng của xí nghiệp 2 được chia thành 3 tổ. Tổ Sóng chịu trách nhiệm đặt giấy theo kế hoạch và chịu chất lượng phâp và ghim theo đúng đơn đặt hàng. Tổ in chịu trách nhiệm in ấn theo đúng quy định của xưởng. Công ty xí nghiệp 1 xí nghiệp 2 Xưởng sản xuất giấy 1 Xưởng sản xuất giấy 2 Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3 Tổ 4 Tổ sóng Tổ hoàn thiện Tổ in 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Hệ thống các phòng và ban quản lý. Phó giám đốc công ty Giám đốc công ty Phó giám đốc công ty Giám đốc XN 1 Phòng kế toán Giám đốc XN 2 Kế toán Kỹ thuật Kinh doanh Kế toán Kỹ thuật Kinh doanh Công ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An đơn vị tư nhân hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Đứng đầu công ty là Ban Giám đốc chỉ đạo trực tiếp từng phòng ban xí nghiệp thành viên.Giúp việc cho ban giám đốc và các phòng chức năng . a. Giám đốc công ty. Là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của công ty, có năng lực tổ chức chỉ đạo sản xuất kinh doanh đối nội đối ngoại tốt và được tín nhiệm của các thành viên, giám đốc công ty phụ trách chung là người điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, có quyền nhân danh công ty trong mọi trường hợp, chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới chịu trách nhiệm với các thành viên khác của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách công tác tổ chức quản lý, tổ chức công tác tài chính kế toán, kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh doanh, Hợp đồng lao động hoặc mời chuyên gia cố vấn (nếu cần). Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về tất cả các hoạt động của công ty . b. Phó giám đốc công ty: Công ty có 2 phó giám đốc giúp giám đốc các mặt công tác do Giám đốc phân xưởng như sản xuất kinh doanh, kỹ thuật và đời sống, an toàn lao động…thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc đi vắng và được Giám đốc uỷ quyền ký kết hợp đồng kinh doanh, giải quyết công việc khi cần thiết. c. Giám đốc xí nghiệp Có 2 Giám đốc xí nghiệp là những người điều hành trực tiếp công việc của 2 phân xưởng khác nhau chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty. d. Phòng kế toán. Có chức năng giúp công ty thực hiện các chính sách hiện hành về thuế, thống kê, kế toán, chế độ tiền lương, tiền thưởng đối với người lao động.Tổ chức hạch toán trong công ty. Giúp Giám đốc có giám sát và chuyển đổi hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao,chịu trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về công tác kế toán, tài vụ của công ty. e. Phòng kỹ thuật. Có nhiệm vụ, quản lý máy móc, sửa chữa khi máy có sự cố xảy ra để kịp thời phục vụ sản xuất đạt kết quả cao.Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ thuật khoa học đảm bảo kỹ thuật ngày càng một tốt hơn. g. Phòng kinh doanh, tiếp thị. Có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quỹ, năm điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở tiêu thụ sản phẩm, căn cứ vào các nhu cầu thông tin trên thị trường phòng xây dựng giá thành, kế hoạch giá thành, kế hoạch sản xuất nhằm thu lợi nhuận cao nhất. Đảm bảo công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của toàn công ty . 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty. Phòng kế toán đạt dưới sự quản lý, lãnh đạo của giám đốc công ty, các nhân viên kế toán tiêu thụ sự điều hành của kế toán trưởng. Nhiệm vụ của phòng kế toán là quản lý tình hình tài chính, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc , việc ghi chép đầy đủ chính xác, thống nhất trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sản xuất của công ty, nhằm phục vụ cho việc điều hành công ty,quản lý các nguồn vốn,tài sản của công ty một cách chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kịp thời và bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nước . 4.1 Chế độ kế toán áp dụng: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm . Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ) Hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu xuất kho: theo giá trị thực tế xuất kho của nguyên vật liêu. Phương pháp tính thuế GTGT: theo đăng ký mức khấu hao 4 năm . Kỳ tính giá thành và kỳ báo cáo: theo tháng. 4.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán. Có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau. Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp, để tổ chức bộ máy kế toán ở công ty xác định rõ được chức trách, nhiệm vụ kế toán trưởng, của từng bộ phận kế toán và từng cán bộ kế toán nhằm thu thập xử lý hệ thống hoá và cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh, tài chính phát sinh ở công ty. Điều đó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán và phát huy được vai trò của hạch toán trong quản lý kinh tế, tài chính của công ty. 4.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Để phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế tại đơn vị mình. Xuất phát từ cơ cấu tổ chức quản lý và việc sắp xếp các xí nghiệp trực thuộc, cụng ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất VIệT AN áp dụng hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán tài chính . từ khâu thu nhập chứng từ, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo, phân tích tổng hợp, cụng ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An ngoài 4 nhân viên phòng kế toán tài chính dưới các xí nghiệp thành viên còn bố trí các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số công việc nhất định như lập bảng tính lương, tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, tập hợp những nghiệp vụ liên quan đến nhiệm vụ được giao. Đứng đầu bộ máy kế toán là trưởng phòng kế toán tài chính là người điều hành giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm và nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của công ty.Trưởng phòng kế toán thay mặt thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính của công ty. Phòng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: có trách nhiệm trợ giúp kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp các chứng từ, bảng kê chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối ngày, tháng, quỹ, năm. Sau đó tổng hợp vào sổ cái theo từng tài khoản rồi lập báo cáo theo nội dung yêu cầu của công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về tiền mặt của công ty.Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi sử dụng vốn theo đúng mục đích, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với kế toán quỹ, nếu có sai sót phải sửa kịp thời, khi có yêu cầu của cấp trên thủ quỹ và các bộ phận có liên quan kiểm kê quỹ tiền mặt hiệncó ở sổ. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và đề ra phương án xử lý. Kế toán quỹ: giám sát việc thu chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng…lập chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ theo thời gian 3 ngày một lần ghi sổ tài khoản 111,112,113,331,141.. Kế toán vật liệu công cụ, dụng cụ: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Cuối tháng tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu cùng với các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê tại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt thì phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê, ghi vào bảng kê mua hàng, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ghi vào sổ chi tiết TK 152, 153, 151, 155… Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ theo dõi việc chấm công, phiếu nghiệm thu sản phẩm, để làm căn cứ tính lương, thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lương, tập hợp chi phí tiền lương, bảng phân bổ tiền lương để kế toán giá thành lấy số liệu để tính giá thành sản phẩm.Ghi vào TK 334,138,338 Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: phân loại tài sản cố định hiện có của công ty và tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, lập chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ vào sổ cái TK 211,214,213. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: căn cứ và các phiếu xuất kho vật tư, bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm. Kế toán tiến hành tính toán, tập hợp chi phí và kiểm tra số liệu do nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên gửi lên. thực hiện tính giá thành, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, ghi vào thẻ tính giá thành, bảng phân bổ, sổ chi tiết TK 621, 622, 627. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi quá trình xuất, nhập thành phẩm và xác định chính xác kết quả kinh doanh của công ty. Các nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên: có nhiệm vụ theo dõi từ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho, tổ hcức tập hợp số liệu chứng từ gửi về phòng kế toán của công ty. Để kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, ghi vào sổ chi tiết các TK 155, 641, 642, 821, 721, 911, 421. Các thành viên của bộ máy kế toán có nhiệm vụ khác nhau song giữa các bộ phận lại có sự kết hợp chặt chẽ mật thiết trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Bộ máy kế toán của cụng ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và nguồn vốn Kế toán quỹ, nợ phải thu, trả Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ Kế toán tiền lương BHXH Kế toán tập hợp chi phí và tính gía thành SP Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Các nhân viên kế toán ở các XN phụ thuộc 4.2 Hình thức sổ kế toán. Hiện nay công ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất VIệT AN đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ với trình tự theo mẫu. Hàng ngày định kỳ 5 ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc, kế toán tập hợp chứng từ ghi sổ căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư từng tài khoản trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng, khớp, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập các sổ chi tiết)được dùng để làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Đối chiếu Báo cáo tài chính Công ty có nhiêm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách,chế độ Pháp luật của Nhà nước về hoạt động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và người lao động. II. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Thương Mại và Sản Xuất Việt An 1. Kế toán bán hàng tại công ty: 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng ở Công ty Cổ Phần Kinh Doanh Thương Mại và Sản Xuất Việt An : - Hàng hoá kinh doanh của Công ty là các sản phẩm về giấy. - Đối tượng khách hàng của công ty là người tiêu dùng trực tiếp, các đối tác phân phối sản phẩm cho công ty như hệ thống các đại lý,các cửa hàng tại Hà nội, tại các tỉnh và thành phố trên cả nước. Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường Công ty Cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An đã áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn, bán lẻ, bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thường dựa vào các hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hoá đơn bán hàng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên khách hàng, số TK, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng vì theo hình thức này hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. - Các phương thức thanh toán tiền hàng: Hiện nay Công Cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu sau: Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này thì cùng với việc giao hàng cho khách hàng công ty thu được tiền ngay, khách hàng có thể trả bằng séc, chuyển khoản qua Ngân hàng hoặc bằng tiền mặt. Hình thức bán hàng chưa thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền Hình thức bán hàng theo hợp đồng đại lý: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán theo hợp đồng đã ký với công ty, áp dụng chủ yếu cho hệ thống phân phối sản phẩm của công ty như hệ thống các siêu thị, hệ thống các đại lý… 1.2 Kế toán doanh thu bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Thương Mại và Sản Xuất Việt An: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ và kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo đó kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng của công ty phải thực hiện các công việc sau: Hàng ngày khi nhận được các “Hoá đơn bán hàng” kế toán tiến hành phản ánh số lượng hàng hoá bán ra theo mặt hàng, doanh thu bán hàng theo khách hàng trên các tài khoản vào sổ kế toán tổng hợp theo quy định. Đồng thời theo dõi bán hàng theo các hình thức thanh toán khác nhau như: thanh toán ngay hay trả chậm, theo dõi thuế GTGT đầu ra, theo dõi dịch vụ bán hàng kèm theo( vận chuyển, bốc xếp,. . . ). Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán chi tiết và lập các sổ kế toán tổng hợp theo chế độ kế toán quy định và yêu cầu quản lý của công ty. Mọi công việc trên của kế toán đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm kế toán Fast Accounting. Kế toán chỉ phải nhập các dữ liệu ban đầu sau đó chương trình sẽ tự xử lý, tổng hợp để cho ra các loại sổ, báo cáo và bảng biểu theo yêu cầu đã được lập trình sẵn. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng trên phần mềm kế toán Fast Accounting như sau: + Trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” kế toán doanh thu bán hàng chọn thực đơn “Bán hàng”, trong phân hệ kế toán “Bán hàng” chọn “Hoá đơn bán hàng”. Sau đó kế toán tiến hành cập nhật các dữ liệu cần thiết vào trong màn hình nhập dữ liệu, khi đó kế toán khai báo các thông tin cần thiết và định khoản trên máy theo 3 cặp định khoản: Cặp định khoản giá vốn: Chương trình kế toán sẽ tự động cập nhật sau khi kế toán GVHB tính đơn giá trung bình tháng Nợ TK 632 Có TK 1561 Giá bán chưa có thuế GTGT Cặp định khoản doanh thu: Nợ TK 131(hoặc 111,112,. . .) Có TK 5111 Thuế GTGT đầu ra Cặp định khoản thuế GTGT đầu ra: Nợ TK 131(hoặc 111, 112,. . . ) Có TK 3331 Thuế GTGT hàng bán ra được chương trình tự động tính trên cơ sở kế toán thuế GTGT khai báo thuế suất của từng mặt hàng trong danh mục “Hàng hoá” của thực đơn “Hàng hoá”. Chương trình sẽ ngầm định sử dụng thuế suất này để tính ra số tiền thuế GTGT đầu ra bằng cách nhân với doanh thu bán hàng mà kế toán khai báo. Thông thường khi Hoá đơn bán hàng được chuyển lên phòng kế toán, kế toán doanh thu bán hàng sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Tuy nhiên do công ty áp dụng kế toán trên máy nên khi kế toán doanh thu bán hàng nhập số liệu trên trang màn hình dữ liệu, các số liệu này sẽ đồng thời được đưa vào “Sổ chi tiết công nợ” theo từng đối tượng thanh toán trên cơ sở các Mã đối tượng do công ty thiết lập. Cuối tháng máy sẽ cộng “Sổ chi tiết công nợ” và chuyển tổng đó vào “ Bảng tổng hợp nợ phải thu”.Sau khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc bán hàng kế toán tiến hành lập “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra” để kê khai số thuế GTGT đầu ra của số hàng hoá đã bán trong kỳ. Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng số 01 kế toán nhập “Mã chứng từ: MP02/2007”, “ ngày chứng từ:10/2/2007”,“ Mã khách: Chị Hà-351 Đội cấn”, sau đó kế toán phải chọn nhóm đối tượng và chọn đối tượng có mã: SP12; Phần “diễn giải: Xuất bán hộp giấy”. Tại phần “Mã hàng hoá” kế toán nhập trả lời: Số lượng: 30 hộp, đơn giá 145.000, Khi đó máy sẽ tự tính ra “thành tiền”. Quá trình nhập chứng từ như sau: Ta chọn: Kế toán bán hàng và công nợ phảI thu\cập nhật số liệu\Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho\nhập số liệu vào hoá đơn. Màn hình cập nhật chứng từ như sau: Khi đó máy sẽ tự tính ra: “Thành tiền”: kế toán chọn 3 cặp định khoản: Không cần nhập số liệu) Nợ TK 632 Có TK 1561 4.350.000 Nợ TK 131 Có TK 5111 4.350.000 Nợ TK 131 Có TK 3331 * Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ giảm giá hàng bán, chiết khấu thì kế toán không tiến hành định khoản trên máy mà chỉ lưu lại chứng từ trong một tập hồ sơ riêng và chỉ điều chỉnh số tiền đã thanh toán hoặc chưa thanh toán của các hoá đơn bán hàng trên màn hình nhập liệu. Cách làm như sau: Kế toán chọn thực đơn “Bán hàng” trên màn hình, chọn “Điều chỉnh số tiền đã thanh toán”. Nhập “Ngày chứng từ”, “Số chứng từ” của Hoá đơn bán hàng cần điều chỉnh giảm trừ doanh thu. Bấm phím F3 để thực hiện điều chỉnh doanh thu bán hàng trên màn hình “Điều chỉnh số tiền đã thanh toán”. Màn hình cập nhật sửa chứng từ Sửa chứng từ Mã ctừ : MP02/2007 Hoá đơn bán hàng- tiền VND Ngày ctừ: 10.2.2007 Số ctừ: 01 Mã khách: Chị Hà- 351 Đội Cấn TK: 1311 Phải thu của khách hàng Diễn giải: Giảm giá hàng bán Hạn thanh toán: Số tiền trên HĐ: 4.350.000 T/T năm nay: 4.263.000 T/T năm trước Tất toán(C/K): C ở công ty đáng nói đến đó là không có hàng bán bị trả lại, có thể nói công ty rất quan tâm đến chất lượng hàng hoá trước khi xuất bán đều được kiểm tra rất chặt chẽ. Vì vậy bộ phận kế toán ở công ty không phản ánh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. * Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá về đến kho của người mua nếu trong hợp đồng kinh tế quy định người mua phải trả thì kế toán sẽ thực hiện cập nhật như sau: + Nếu người mua trả tiền ngay thì ở phân hệ kế toán “ Vốn bằng tiền” của chương trình kế toán chọn danh mục “ Phiếu thu tiền mặt” hay “ Chứng từ Ngân hàng” để cập nhật . + Nếu người mua chưa trả tiền thì ở phân hệ kế toán “Bán hàng” chọn danh mục “Chứng từ phải thu” nếu không có nhu cầu theo dõi hạn thu tiền. Ngược lại nếu muốn theo dõi hạn thu tiền phải chọn danh mục “Hoá đơn bán hàng” và khai báo dịch vụ vận chuyển bốc xếp trong phần “Hàng hóa” để theo dõi về số lượng và đơn vị tính. Sau khi đã hoàn thành nhập dữ liệu đầu vào, chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào “Chứng từ ghi sổ” lấy phần “Tiền” và “Hạch toán”. Khi đó số liệu cũng đồng thời được cập nhật vào “Sổ chi tiết bán hàng”, “ Sổ Cái TK 511”, “Sổ Cái TK 131”, “Sổ Cái TK 333”, “ Sổ chi tiết thanh toán với người mua”, “Sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT đầu ra 1.3. Kế toán giá vốn hàng xuất bán: Muốn xác định được giá vốn hàng bán kế toán phải xác định được trị giá vốn hàng xuất bán. Để tính trị giá thực tế hàng hoá xuất kho ở công ty kế toán áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền của hàng luân chuyển trong kỳ và kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này cuối tháng kế toán phải tính đơn giá trung bình. Giá này sẽ được chương trình kế toán cập nhật vào các phiếu xuất kho, giá vốn của các hoá đơn bán hàng. Cách làm như sau: Cuối tháng, sau khi đã cập nhật xong tất cả các chứng từ vào máy kế toán chọn thực đơn “Hàng hoá / tính giá trung bình tháng” . Kế toán khai báo tháng, kho, nhóm vật tư, hàng hoá cần tính giá trung bình tháng và yêu cầu định khoản chênh lệch bằng cách khai báo giá trị “C” ở mục “Định khoản chênh lệch”. Giá TB được tính theo công thức: Giá TB = (Giá trị tồn đầu tháng + Giá trị nhập trong tháng)/ ( Số lượng tồn đầu tháng + số lượng nhập trong tháng) Chênh lệch trị giá HTK được xác định theo công thức: Chênh lệch = (Giá trị tồn kho-Số lượng tồn kho x Đơn giá trung bình) Sau khi đã nạp các thông tin cần thiết vào máy vi tính với chương trình đã được cài đặt sẵn máy sẽ tự động lập “Báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn” cho từng loại sản phẩm tương ứng với mã của chúng. 1.4 Kế toán xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Thương Mại và Sản Xuất Việt An : 1.4.1 Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An: Nội dung: Chi phí bán hàng ở Công ty là toàn bộ chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình bán hàng. ở Công ty cổ phần kinh doanh thương mại và sản xuất Việt An chi phí bán hàng gồm chi tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng; chi phí đồ dùng phục vụ cho việc bán hàng; chi phí khấu hao kho tàng, thiết bị phục vụ bán hàng; chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho tiêu thụ. Các chi phí này phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt và tập hợp vào TK 641 “Chi phí bán hàng” cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào TK 911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng Chứng từ và TK sử dụng: - Căn cứ vào nội dung các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh tại công ty kế toán sử dụng các TK: 6411, 6412, 6413, 6414, 6416. - Chứng từ được sử dụng gồm có: Phiếu chi, Bảng phân bổ tiền lương. Số liệu đầu vào của các khoản chi phí bán hàng được cập nhật trên máy như sau: + Các chi phí bằng tiền như chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí nhiên liệu,... được cập nhật ở phân hệ kế toán “ Thanh toán” của chương trình phần mềm kế toán do kế toán thanh toán thực hiện. + Các bảng phân bổ chi phí như chi phí khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm . . . được cập nhật ở phân hệ kế toán “Tổng hợp” bằng “phiếu kế toán”. Màn hình cập nhật phiếu kế toán Trước tiên ta vào màn hình giao diện của phần mêm kế toán,chọn:Kế toán tổng hợp\Cập nhật số liệu\phiếu kiế toán. Sau khi đã cập nhật dữ liệu đầu vào máy sẽ tự động chuyển vào sổ “Chứng từ ghi sổ”, “Sổ Cái TK 641”, “Sổ chi tiết chi phí bán hàng”, . . và cuối tháng máy sẽ thực hiện việc tổng cộng và chuyển tổng này sang phân hệ kế toán “ Tổng hợp” để làm căn cứ kết chuyển chi phí bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Quy trình xem và in sổ như sau: Trước tiên ta chọn: Kế toán tổng hợp\Sổ kế toán theo hình thức CTGS\Sổ chi tiết của một tài khoản. Chọn TK 641-Chi phí bán hàng,và thời gian hạch toán,rồi xác nhận. Tiếp theo ta nhấn phím F7 để in sổ: Sổ chi tiết TK 641 Tháng 2/2007 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có PC 03/02 Chi phí mua ngoài phục vụ bán hàng 1111 1.855.000 PC 07/02 Chi phí điện , nước phục vụ bán hàng 1111 2.198.000 PC 27/02 Chi biển bảng, tủ bầy phục vụ bán hàng 1111 13.096.000 PC 27/02 Khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng 214 15.086.000 27/02 Chi tiền ăn trưa tháng 2 334 5.560.000 27/02 Chi tiền lương tháng 2 334 45.870.000 PC 28/02 Chi mua bàn ghế phục vụ bán hàng 1111 1.590.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng cộng x 103.255.000 0 0 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tương tự như trên ta se xem và in được sổ cái TK 641 và các sổ khác như sổ cái TK 511, sổ cái TK 632… Sổ Cái TK 641 Tháng 02/2007 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có PC 03/02 Chi phí mua ngoài phục vụ bán hàng 1111 1.855.000 PC 07/02 Chi phí điện nước phục vụ bán hàng 1111 2.198.000 .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 27/02 Khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng 214 15.086.000 27/02 Chi tiền ăn trưa tháng 2 334 5.560.000 27/02 Chi tiền lương tháng 2 334 45.870.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28/02 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 103.255.000 Cộng tháng 2/ 2007 x 103.255.000 103.255.000 Số dư 28/2/2007 x 0 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ Cái TK 511 Tháng 02/2007 Đơn vị tính: VND Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 01/02 Xuất bán đại lý Xuân Thuỷ 131 32.583.000 01/02 Xuất bán đại lý Minh Thu 131 9.763.000 02/02 Thu tiền bán hàng Shop