Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam

m (VINAGIMEX): II.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX) tiền thân là Công ty kinh doanh tổng hợp - Hợp tác xã Việt Nam (VINACOOPS), được thành lập ngày 29 tháng 12 năm 1994 theo Quyết định thành lập số: 4285/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 62 Giảng Võ - Đống Đa - Hà Nội. Để phù hợp với sự đổi mới của nhà nước và yêu cầu của cơ chế thị trường, Công ty được bổ sung thêm một số chức năng, nhiệm vụ và đổi tên theo quyết định số 1942/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội ngày 19 tháng 05 năm 1997 thành Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam với tên giao dịch là VINAGIMEX. VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước đã từng hoạt động trong giai đoạn nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty đều có sự chỉ đạo, điều tiết của cơ quan cấp trên, vốn và phương án kinh doanh do nhà nước cấp. Từ khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong sự chuyển biến chung của cả nước về mặt kinh tế các doanh nghiệp nói chung cũng như VINAGIMEX nói riêng đã phải tự hạch toán độc lập, cân đối thu chi, tự tìm các đối tác kinh doanh. Công ty VINAGIMEX đã không ngừng phát triển, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng và có nhiều đối tác ở nhiều nước trên thế giới như: Trung Quốc, Nhật Bản, Singapor, Thái Lan, Pháp, Đức,... Công ty ngày càng được các bạn hàng tín nhiệm. Để đáp ứng các hoạt động kinh doanh của mình, hiện nay Công ty đã mở các chi nhánh kinh doanh ở một số địa phương như: Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội, chi nhánh Bắc Ninh, Lạng Sơn. Qua các năm hoạt động trong cơ chế thị trường, Công ty VINAGIMEX đã nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế nhiều thành phần, đa phương hoá, đa dạng hoá hoạt động kinh doanh để đảm bảo sự ổn định và phát triển. Trong những năm hoạt động vừa qua, Công ty VINAGIMEX đã đạt được những thành tựu đáng kể, điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh. Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2003 - 2004 - 2005. Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Tiền % Tiền % Tiền % Doanh thu bán hàng 104.710.287.021 100 151.996.310.033 100 225.392.567.318 100 Giá vốn hàng bán 101.780.821.491 97.2 148.044.405.912 97.4 220.433.930.867 97.8 Lợi nhuận gộp 2.929.465.530 2.8 3.951.904.121 2.6 4.958.636.451 2.2 Chi phí BH và QLDN 2.744.967.215 2.6 3.649.431.287 2.4 4.476.297.857 1.98 Lợi nhuận thuần 188.478.315 0.18 302.472.834 0.2 482.338.594 0.21 Tỷ suất (LN/D.Thu) 0.18 0.2 0.21 Có được kết quả như vậy là cả một sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, đặc biệt là Ban giám đốc, những người trực tiếp điều hành quản lý đề ra các phương án kinh doanh có hiệu quả. II.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Công ty VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng ( kể cả tài khoản ngoại tệ), tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn nhà nước cấp. Công ty VINAGIMEX hoạt động trong các lĩnh vực sau: - Xuất khẩu: Rau quả, nông lâm, hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, tinh dầu, hàng may mặc, lao động. - Nhập khẩu: Vật tư, máy móc phục vụ cho nông- lâm - công nghiệp, vật tư xây dựng, phương tiện vận chuyển, hàng tiêu dùng thiết yếu. - Kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ, đại lý nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá, vật liệu xây dựng và thiết bị máy móc, kinh doanh cây giống phục vụ nông nghiệp, tổ chức các dịch vụ xuất nhập khẩu và ăn uống giải khát. - Liên doanh , liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tổ chức sản xuất, kinh doanh sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Việc tổ chức kinh doanh theo hai chiều có có xuất khẩu và nhập khẩu, đã tạo điều kiện cho Công ty ngày càng nâng cao được sức cạnh tranh của mình, có điều kiện và khả năng thâm nhập vào những thị trường lớn còn bỏ ngỏ. Mà trên thực tế hàng Việt Nam có thể đáp ứng được những nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, việc nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hay sản xuất còn hạn chế sẽ là động lực thúc đẩy hàng trong nước phát triển, tạo nên thế cân bằng trong kinh doanh thương mại. Để đứng vững và tồn tại được trong cơ chế kinh tế hiện nay, Công ty đã xác định cho mình một hướng đi đúng đắn đó là khai thác triệt để nhiều mặt hàng thuộc thế mạnh trong nước để xuất khẩu như: hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, hàng may mặc,... và nhập khẩu những mặt hàng trong nước đang có nhu cầu như: máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp, xây dựng,... Vì vậy, Công ty luôn đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách hàng và được các đối tác tin cậy. II.1.3 Bộ máy quản lý của Công ty VINAGIMEX: Với địa bàn kinh doanh rộng lớn và cơ cấu mặt hàng phong phú, đa dạng với những đặc điểm khác nhau. Do vậy, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty được tổ chức theo dạng trực tiếp kết hợp với sự phân cấp cụ thể, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, thích ứng với cơ chế thị trường và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc, cùng với Ban Giám đốc là các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh doanh 2, Phòng kinh doanh 3, Phòng dịch vụ du lịch, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế. Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh tại Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty. sơ đồ bộ máy tổ chức- quản lý của công ty ban giám đốc trung tâm hợp tác lao động quốc tế phòng dịch vụ và du lịch phòng kinh doanh và xnk3 phòng kinh doanh và xnk2 phòng kinh doanh và xnk1 phòng kế toán tài chính phòng tổ chức hành chính chi nhánh lạng sơn chi nhánh bắc ninh chi nhánh gia lâm các cửa hàng kinh doanh _________ :Quan hệ chủ đạo : Quan hệ phối hợp Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc - Giám đốc: Là người đại diện duy nhất về tư cách pháp nhân của Công ty trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của Công ty, Giám đốc có nhiệm vụ giao dịch, xem xét, ký kết các hợp đồng và điều hành hoạt động của Công ty theo chế độ một thủ trưởng. - Phó Giám đốc: Là người giúp đỡ Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, đồng thời được sự uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng. Phòng tổ chức hành chính: Gồm 4 người có nhiệm vụ quản lý các công văn, giấy tờ hồ sơ của Công ty, tổ chức các cuộc họp, hội nghị cũng như tiếp khách. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên; thực hiện công tác về các chính sách chế độ cho cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty. Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 người, thực hiện các báo cáo kế toán theo chế độ ban hành của nhà nước; thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán, hạch toán thu chi; xác định kết quả kinh doanh của Công ty; lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn và phối hợp thực hiện kế hoạch. Các phòng kinh doanh: Gồm 19 người, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, lưu chuyển hàng hoá nội địa, ký kết thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phòng dịch vụ và du lịch: Gồm 6 người, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về du lịch và thực hiện các dịch vụ du lịch, tổ chức các tour du lịch nội địa và quốc tế. Trung tâm hợp tác lao động quốc tế: Gồm 10 người, có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo lao động, cung ứng lao động cho các nước theo hợp đồng cung ứng lao động mà Công ty đã ký. Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội: Gồm 8 người, có nhiệm vụ kinh doanh thép, vật liệu xây dựng. Chi nhánh Bắc Ninh: Gồm 4 người, có nhiệm vụ thu mua, xuất khẩu hàng nông lâm hải sản, đồ thủ công mỹ nghệ. Chi nhánh Lạng Sơn: Gồm 3 người, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty sang Trung Quốc và nhập khẩu các hàng hoá từ Trung Quốc về Việt Nam. II.1.4 Bộ máy tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty: II.1.4.1 Bộ máy tổ chức kế toán: Công ty VINAGIMEX là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, Phòng kế toán tài chính của Công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Phòng kế toán gồm 5 được phân công phụ trách các phần việc khác nhau tạo thành một hệ thống thống nhất, gồm có: Kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí. ở mỗi chi nhánh như : Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế đều có một kế toán viên thực hiện việc ghi chép sổ sách và báo cáo thường xuyên về Công ty. sơ đồ bộ máy tổ chức công tác kế toán của công ty kế toán trưởng kế toán vốn bằng tiền kế toán chi phí kế toán công nợ kế toán hàng hoá kế toán ở ttht lao động quốc tế, các chi nhánh ở các tỉnh thành và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc công ty Phần công việc cụ thể của từng kế toán viên. Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo phòng kế toán tài chính, đôn đốc chỉ đạo các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Kế toán trưởng là người tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo cuối kỳ, đồng thời là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán tài chính cho Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là người chịu trách nhiệm về các thông tin và các số liệu báo cáo. Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi, mở sổ thu chi tiền mặt vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, theo dõi hạch toán các khoản tăng giảm tiền gửi ngân hàng ở các ngân hàng và chịu trách nhiệm mở thư tín dụng (L/C). Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập và tồn kho. Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, theo dõi cập nhật các chứng từ thu chi ngoại tệ, kiểm tra các hợp đồng ngoại. Kế toán chi phí: Theo dõi tập hợp và tính toán các chi phí như : Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác; tính tiền lương phải trả cán bộ, nhân viên, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty. Kế toán ở các chi nhánh: Theo dõi các khoản thu, chi về tài chính, vật tư, hàng hoá, tập hợp các chứng từ, lập báo cáo cuối tháng gửi về phòng kế toán của Công ty. II.1.4.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán: Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, lựa chọn hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các loại sổ dùng trong hình thức Nhật ký chứng từ được Công ty sử dụng như: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty. chứng từ gốc bảng kê, bảng phân bổ thẻ và sổ kế toán chi tiết nhật ký chứng từ bảng tổng hợp chi tiết sổ cái báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra II.2 Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty VINAGIMEX: II.2.1 Tình hình quản lý và hạch toán hàng hoá: Hàng hoá là một bộ phận của tài sản lưu động, để xác định tình hình luân chuyển vốn lưu động cần phải xác định đúng giá trị của chúng. Công ty đã sử dụng giá thực tế của hàng hoá mua về để hạch toán. + Giá thực tế hàng hoá nhập kho: Đối với hàng mua trong nước thì giá thực tế của hàng nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng. Đối với hàng nhập khẩu thì giá thực tế của hàng nhập kho chính là giá CIF cộng với thuế nhập khẩu của lô hàng đó. + Giá thực tế hàng hoá xuất kho: Do chủng loại hàng hoá khác nhau, giá nhập hàng hoá của mỗi lần khác nhau, để quản lý được chính xác giá thực tế của hàng hoá xuất kho, tồn kho, kế toán đơn vị đã sử dụng phương pháp thực tế đích danh. Để quản lý và hạch toán hàng hoá Công ty sử dụng thẻ kho và sổ chi tiết hàng hoá đến từng loại hàng kinh doanh. Mỗi thẻ kho và sổ chi tiết của mộ loại hàng hoá được đánh số thứ tự. Công ty lập bảng kê các mặt hàng kinh doanh và số thứ tự của chúng. Khi có nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng phát sinh liên quan cụ thể đến mặt hàng nào, kế toán Công ty dựa vào bảng kê xác định nhanh chóng thứ tự, vị trí của thẻ kho, sổ chi tiết mặt hàng đó. Số thứ tự này cũng được gắn với tên hàng hoá trong bảng Tổng hợp Nhập Xuất Tồn. Khi lập tên mặt hàng trên bảng kê, các mặt hàng mới kinh doanh được mang số thứ tự sau. Công ty không phản ánh việc phân hàng hoá thành từng nhóm hàng, ngành hàng khác nhau. Các mặt hàng chủ yếu của Công ty là: Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, hạt nhựa, thép, xe gắn máy Trung Quốc hiệu VECSTAR và POMUSOPACYAN,..... II.2.1.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ: Sau khi lô hàng nhập khẩu về đến sân bay, cửa khẩu đường bộ hoặc bến cảng được cơ quan hải quan kiểm tra, xác nhận hay hàng mua trong nước được cán bộ nghiệp vụ của Công ty kiểm tra, xem xét tính đúng đắn so với hợp đồng ký kết, cán bộ nghiệp vụ ký vào biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn bán hàng,... Khi đó hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nếu hàng đưa về nhập kho thì cán bộ nghiệp vụ (Người trực tiếp nhận hàng) có trách nhiệm mang hàng về kho của Công ty, lập biên bản bàn giao hàng hoá cho thủ kho ký nhận dưới sự giám sát của kế toán hàng hoá. Kế toán hàng hoá căn cứ vào biên bản giao hàng và các chứng từ khác: Hoá đơn bán hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu,... lập phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Công ty VINAGIMEX là đơn vị kinh tế nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn GTGT theo mẫu số 01-GTKT của Bộ Tài chính. Hoá đơn bán hàng được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoá đơn GTGT gồm có 3 liên: - Liên 1: Liên gốc do phòng kế toán giữ - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Dùng để thanh toán giao cho kế toán ghi sổ. Khi viết hoá đơn, kế toán phải ghi đầy đủ các nội dung trong hoá đơn như: - Ngày, tháng, năm. - Tên đơn vị bán, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế. - Tên đơn vị mua, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế. - Hình thức thanh toán. Trong trường hợp hàng mua đó được thanh toán ngay toàn bộ, thì hoá đơn GTGT sẽ được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Thu tiền xong thủ quỹ lập phiếu thu, đóng dấu "đã thu tiền" vào hoá đơn đó và chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại hàng hoá ghi trên hoá đơn và tiến hành xuất kho hàng hoá và đồng thời yêu cầu người đại diện bên mua hàng ký nhận vào hoá đơn mua hàng cũng như thẻ xuất kho. Sau đó thủ kho sẽ chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán ( Nếu chưa thanh toán). Cùng với hoá đơn GTGT kế toán còn sử dụng phiếu xuất kho để phản ánh lượng hàng hoá xuất bán cho khách hàng. Phiếu xuất kho được ghi làm 2 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống - Liên 2: Chuyển xuống cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ giao hàng. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng, đồng thời ghi ngay vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng xuất, thủ kho ký vào phiếu xuất kho và giao cho người nhận hàng. Mẫu hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho được Công ty sử dụng : VD: Ngày 03 tháng 02 năm 2002 Công ty bán gạch gốm kim loại chịu lửa Silic cho Công ty Kinh doanh và Phát triển nhà Bình Dương, kế toán lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty VINAGIMEX Địa chỉ: 62 Giảng Võ - Hà Nội Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141/1C/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 04 tháng 02 năm 2005 Số: 03 Nợ: Có : Tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Phấn Lý do xuất : Xuất bán hàng Xuất tại kho : Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐV tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 01 Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic (Trung Quốc) Tấn 06 03 03 26.125.000 26.180.000 78.375.000 78.540.000 Cộng 156.915.000 Phụ trách cung tiêu (Ký họ tên) Người nhận (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) hoá đơn (gtgt) Liên 3:(Dùng để thanh toán) Ngày 04 tháng 02 năm 2005 Mộu số: 01-GTKT-3LL DE/01-B N0 094289 Tên đơn vị bán hàng: Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 62 Giảng Võ - Hà Nội Số tài Khoản: Điện thoại: 04. 7333786 Mã số thuế: 01 00107229 -1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Phấn Đơn vị: Công ty Kinh doanh và Phát triển nhà Bình Dương Địa chỉ: Km7- Quốc lộ 13, Thủ Dầu I Số tài Khoản: Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 37 00145045 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic (Trung Quốc) Tấn 06 26.705.000 160.230.000 Cộng tiền hàng 160.230.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 16.023.000 Tổng cộng tiền thanh toán 176.253.000 Số tiền (viết bằng chữ): Một trăm bẩy mươi sáu triệu hai trăm năm mưoi ba ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trương (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) II.2.1.2 Kế toán chi tiết hàng hoá ở Công ty việc hạch toán chi tiết hàng hoá được tiến hành đồng thời tại kho và tại phòng kế toán., thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. Việc tổ chức hạch toán ở kho và bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong việc tổ chức luân chuyển chứng từ và kiểm tra đối chiếu số liệu. Việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và bộ phận kế toán được tiến hành cụ thể như sau: + ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để ghi chép tình hình nhập , xuất, tồn của hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại hàng hoá được sử dụng trên một thẻ kho riêng. Thẻ kho được mở từ đầu năm hoặc khi hàng hoá đó bắt đầu là mặt hàng kinh doanh trong năm của Công ty. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ cho nhập, xuất hàng rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho và gửi lên bộ phận kế toán để làm cơ sở đối chiếu ở phàng kế toán. Ví dụ: Trích thẻ kho của loại hàng hoá: Gạch Gốm chịu lửa Silic (Trung Quốc). Thẻ kho Tên vật liệu, hàng hoá: Gạch Gốm kim loại chịu lửa Silic (TQ) Tờ số: ĐVT: Kg Ngày Chứng từ Nội dung Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số dư 31/1/2005 3.860 3/02 8/02 ...... 27/2 TK387 94289 94305 ......... TK674 23/1 3/2 8/2 ...... 22/2 Tháng 2/2005 Nhập Xuất Xuất ....... Nhập 8.000 ........ 5.500 6.000 2.500 ....... 11.860 5.860 3.360 ........ 5.530 Cộng tháng 2/2005 27.500 25.830 5.530 + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết hàng hoá để theo dõi, ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại hàng hoá. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá kế toán thực hiện kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ sau đó ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Sổ chi tiết hàng hoá được mở cho từng loại hàng hoá, phản ánh tình nhập xuất tồn theo cả hai chỉ tiêu số lượng và thành tiền. Công ty áp dụng tính giá vật tư, hàng hoá theo phương pháp đích danh, mẫu sổ chi tiết Công ty sử dụng như sau. Ví dụ: Sổ chi tiết hàng hoá gạch Gốm chịu lửa Silic (Trung Quốc). II.2.1.3 Kế toán tổng hợp hàng hóa Xuất phát từ đặc điểm là đơn vị kinh doanh thương mại, nhập xuất hàng hoá liên tục với nhiều chủng loại hàng khác nhau nên Công ty VINAGIMEX áp dụng kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để tiến hành hạch toán tổng hợp hàng hoá, kế toán sử dụng: Tài khoản 156 - Hàng hoá, Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán, Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá. * Căn cứ để tổng hợp hàng nhập kho là phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết tài khoản 156. Nợ TK 156 Có TK 331 Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu (Nếu có) Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 02 ngày 01 tháng 02 năm 2005 của tờ khai nhập khẩu 387 - Hàng gạch gốm kim loại chịu lửa. Kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản 156 và sổ chi tiết phải trả cho người bán, bảng kê thuế nhập khẩu như sau: Nợ TK 156: 209.440.000 Có TK 331 190.400.000 Có TK 3333 19.040.000 * Căn cứ để tổng hợp hàng xuất kho là phiếu xuất kho, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết TK 156. Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 03 ngày 04 tháng 02 năm 2005 xuất hàng bán cho Công ty kinh doanh và phát triển nhà Bình Dương, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 156 như sau: Nợ TK 632 156.915.000 Có TK 156 156.915.000 Trong đó giá vốn hàng xuất bán được thực hiện theo phương pháp thực tế đích danh: (3.000 x 26.125) + (3.000 x 26.180) = 156.915.000 Đến cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết TK 156 để làm căn cứ lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn hàng hoá. Số liệu trên mỗi sổ chi tiết hàng hoá được ghi tổng hợp trên một dòng của Bàng Nhập Xuất Tồn lần lượt theo số Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ. Phương pháp lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn: - Căn cứ vào số tồn cuối kỳ của Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tháng trước kế toán ghi vào số tồn đầu kỳ của Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tháng này. - Căn cứ vào dòng cộng phát sinh của cột Nhập trên mỗi sổ chi tiết TK 156 để ghi vào phần Nhập cuả Bảng tổng hợp. - Căn cứ vào dòng cộng phát sinh của cột Xuất trên mỗi sổ chi tiết TK 156 để ghi vào phần xuất cuả Bảng tổng hợp. - Tính số tồn cuối kỳ bằng cách cộng số Tồn đầu kỳ và Nhập trong kỳ trừ Xuất trong kỳ hoặc lấy số liệu ở dòng tồn cuối kỳ trên các sổ chi tiết TK 156. II.2.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng II.2.2.1 Kế toán bán hàng ở Công ty VINAGIMEX, để phản ánh được nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Bảng kê số 11 - Phải thu của khách hàng. a. Kế toán doanh thu bán hàng - Nội dung: Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền Công ty nhận được từ khách hàng về số hàng hoá, dịch vụ Công ty cung cấp không bao gồm thuế GTGT đầu ra. - Chứng từ, mẫu sổ: Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT), phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng,... kế toán sử dụng số chi tiết bán hàng cho tất cả các phương thức bán hàng của Công ty. -Tài khoản sử dụng:Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán Công ty sử dụng TK 151 – Doanh thu bán hàng. TK này được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng hoá cho tất cả các loại hàng hoá bán ra. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK111, 112 ,131. - Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng...để ghi theo định khoản vào sổ chi tiết bán hàng. Cụ thể, trong tháng 2 năm 2005 phát sinh doanh thu bán hàng kế toán mở sổ chi tiết TK511 và ghi như sau: Ngày 4/2/2005 bán hàng theo hoá đơn số 94289 khách hàng chưa thanh toán, kế toán ghi sổ chi tiết theo định khoản: Nợ TK 131 176.253.000 Có TK 511 160.230.000 Có TK 3331 16.023.000 b. Kế toán ph/ải thu của khách hàng. - Nội dung: Khoản phải thu của khách hàng là các khoản khách hàng cần thanh toán với Công ty do đã nhận được hàng hoá do Công ty cung cấp. - Chứng từ, tài khoản, mẫu sổ Công ty sử dụng: Để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 131 để phản ánh khoản phải thu đối với từng khách hàng và sử dụng Bảng kê số 11 – Phải thu cảu khách hàng để tổng hợp các khoản phải thu, đã thanh toán, còn phải thanh toán cho các khách hàng mua. - Trình tự hạch toán: Đối với phương thức bán buôn, căn cứ vào hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng hợp lý, hợp pháp Công ty xác định Nợ phải thu để ghi vào bên nợ của sổ chi tiết TK 131. Khi nhận được các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng... kế toán ghi vào bên Có của sổ chi tiết TK131 cho cho khách hàng mua. Tại Công ty, với phương thức bán hàng này, mặc dù khách hàng thanh toán ngay ( bằng tiền mặt hoặc tiền gửi) toàn bộ số tiền cho lô hàng mua, thì Công ty cũng vẫn sử dụng sổ chi tiết TK 131 để phản ánh các khoản thanh toán này.. Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi vào Bảng kê số 1, Bảng kê số 2 và sổ chi tiết TK 131 theo định khoản: Nợ TK111 Số tiền thu bằng tiền mặt Nợ TK 112 Số tiền thu bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 131 Tổng số tiền thanh toán Cụ thể, theo hoá đơn số 94297 bán hàng cho DNTN Tiến Oanh, doanh nghiệp trả ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, phải thu của khách hàng và bảng kê thuế GTGT đầu ra.: Nợ TK 131 27.500.000 CóTK 511 25.000.000 Có Tk 3331 2.500.000 Kế toán ghi ngay vào bảng kê số 1 và sổ chi tiết TK 131: Nợ TK 111 27.500.000 Có TK 27.500.000 Đối với phương thức bán lẻ, Kế toán Công ty không sử dụng TK này vì khách hàng mua lẻ phải thanh toán toàn bộ số tiền khi mua hàng. c. Các phương thức bán hàng và quy trình hạch toán tại Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng ba phương thức bán hàng sau: - Bán buôn qua kho - Bán buôn không qua kho - Bán lẻ Hiện nay, Công ty không thực hiện xuất khẩu hàng hoá , các phương thức bán hàng trên đều được thực hiện để tiêu thụ trong nước.Phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán buôn khô