Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty cổ phần Tân Vĩnh Tiến

h của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm của ngành kinh doanh. 2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.1. Nội dung chi phí bán hàng bao gồm: _ Chi phí nhân viên bán hàng: là các khoản phải trả nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá và các khoản tiền công bảo hiểm xã hội, bảo hiểm Y tế và các khoản phụ cấp khác. _Chi phí vật liệu bao bì: là giá trị bằng tiền của các loại bao bì, vật đóng gói dùng cho việc bảo quản và bán hàng hoa như chi phí vật bao gói, chi phí sửa cữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. _Chi phí khấu hao tài sản cố định : là biểu hiện bằng tiền của phần hao mòn tài sản cố định, kể cả tài sản hữu hình và tài sản cố định vô hình trong quá trình bảo quản hàng hoá và quá trình bán hàng hoá như khấu hao của nhà kho, cửa hàng, các phương tiện bốc xếp, phương tiện tính toán kiểm nghiệm... _Chi phí dụng cụ đồ dùng : là giá trị bằng tiền của các công cụ dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình chuẩn bị bán hàng và quá trình và quá trình bán hàng như phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường, các phương tiện làm việc ở khâu bán hàng. _Chi phí dịch vụ mua ngoài : là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài, tiền hoa hồng cho các đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác... _Chi phí bằng tiền khác : là những khoản chi phí chưa ghi vào các khoản đã trình bày ở trên như chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, bảo hành sản phẩm, chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng. _Ngoài ra khoản chi cho bán hàng đã nêu trên, doanh nghiệp còn phải ghi vào chi phí bán hàng khoản chi phí liên quan tới việc tiếp nhận lại số hàng bị từ chối sau khi bán. Tài khoản sử dụng: Tài khoản- 641 “ Chi phí bán hàng” dùng để phản ánh các cơ phát sinh trong quá trính bán hàng hóa, thành phẩm. Nội dung kết cấu của TK này như sau: TK 641- “ Chi phí bán hàng” -Chi phí bán hàng thực tế phát sinh -Các khoản ghi giảm chi phí trong quá kỳ. bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để xác định kết quả trong kỳ. TK 641 không có số dư cuối kỳ được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí sau: + TK6411 : Chi phí nhân viên. + TK6412 : Chi phí vật liệu bao bì. + TK6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố đình. + TK 6415 : Chi phí bảo hành. + TK 6415 : Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác. Trình tự kế toán chi phí bán hàng. Sơ đồ 10: Hạch toán chi phí bán hàng. TK 334, 338 TK641 TK111, 112, 138, 335 Chi phí tiền lương BHXH, BHYT Giá trị thu hồi ghi giảm của nhân viên bán hàng chi phí TK152, 153 TK911 Xuất kho vật liệu, công cụ cho Cuối kỳ kết chuyển chi phí TK214 bộ phận bán hàng bán hàng cho hàng hoá tiêu thụ Khấu hao TSCĐ trong kỳ TK111, 112, 331 Các khoản chi phí liên quan khác TK 142, 335 Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ 2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung chi phí. Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí thời kỳ, được tính đến khi hạch toán lợi tức thuần của kỳ báo cáo. Cũng giống chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ liên quan tới khối lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ xác định kết quả. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm các yếu tố chi phí như chi phí bán hàng, tuy vậy công dụng chi phí của các yếu tố có khác biệt. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. -TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” dùng để tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp” Chi phí quản lý doanh nghiệp thực - Các khoản giảm chi phí quản lý tế phát sinh trong kỳ. doanh nghiệp . -Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vàoTK 911để xác định kết quả. TK 642 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí TK 6426 : Chi phí dự phòng TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Sơ đồ 11 : Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112, 138 Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý TK 152, 153 TK 911 Chi phí vật liệu công cụ Kết chuyển chi phí quản lý dụng cụ TK 214 Khấu hao TSCĐ TK 333, 111, 112 Thuế, phí, lệ phí TK 139 Chi phí dự phòng TK 331, 111, 112 Chi phí khác có liên quan 3. Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ. Cuối kỳ để có thể xác định kết quả kinh doanh kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ. Tuỳ theo điều kiện thực tế của từndoanh nghiệp mà có thể phân bổ chi phí thu mua theo từng loại hàng, nhóm hàng hay toàn bộ hàng hoá. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ Chi phí phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ x = + + Sau đó kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 632 Có TK 1562 4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh. 4.1.Tài khoản sử dụng TK911 : “Kết quả kinh doanh” : dùng để phản ánh xác định kết quả Kinh doanh sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Nội dung, kết cấu TK này như sau: TK 911- Kết quả kinh doanh” - Trị giá vốn hàng hoá thành phẩm - Doanh thu thuần trong kỳ. đã bán. - Chi phí bán hàng và chi phí quản - Thu nhập hoạt động tài chính. lý doanh nghiệp. - Chi phí hoạt động tài chính. - Thu nhập khác. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Kết chuyển thực lỗ. - Kết chuyển thực lãi. Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết theo từng nhóm hàng hoá, sản phẩm, từng cửa hàng củ thể. TK421 “Lãi chưa phân phối” : Tài khoản này dung để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ)và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp. Nội dung kết cấu của TK này như sau: TK 421 –“Lãi chưa phân phối” -Phán ánh số lỗ về hoạt động -Phản ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp trong kỳ. -Số tiền lãi cấp dưới nộp, số lỗ được bù lỗ -Phân phối các khoản lãi. -Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh Dư CK: Số lỗ chưa xử lý Dư CK : Lãi chưa phân phối hoặc - chưa sử dụng TK 421 có 2 tài khoản cấp 2. -TK 4211 – “Lợi nhuận năm trước” : phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phân phối kết quả và lãi chưa phân phối thuộc về năm trước. -TK 4212 – “Lợi nhuận năm nay” : phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối lãi và số lãi chưa phân phối của năm nay. 4.2 Trình tự hạch toán. Sơ đồ 12 : Hạch toán kết quả kinh doanh TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng (CPBH) TK 642 TK515 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN)TK Kết chuyển TK 821 doanh thu tài chính Kết chuyển thuế thu nhập kho Kết chuyển chi phí khác TK717 TK 421 Kết chuyển Kết chuyển lãi Thu nhập khác TK 811,821 TK 421 Kết chuyển thu nhập kho Kết chuyển chi phí khác Lỗ Lãi PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN I-ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY 1. Giới thiệu chung . Về mặt pháp lý, công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến được cấp giấy phép thành lập số 299-UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 30/12/1994 đã được kinh doanh ngày 25/1/1995. Vốn pháp định : 3.789.000.000 VND Trụ sở : Quán Thánh - Ba Đình - Hà Nội. Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến là công ty thương mại chuyên kinh doanh các sản phẩm về thiết bị văn phòng, hoá chất, vật liệu cho các ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng ... Trên cơ sở hình thành đó, ban lãnh đạo công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến không những chỉ dừng lại là công ty chuyên doanh các thiết bị văn phòng .. mà còn mở rộng kinh doanh bằng cách là các đại lí trung gian của nhiều nhà, sản xuất trong nước và nước ngoài như các sản phẩm của Mỹ, Đức, Hà Lan,...cố gắng phát triển các mặt hàng của mình để chiếm lĩnh thị trường trong nước. 2. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty. Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến hiện có tổng số 19 cán bộ công nhân viên Trong đó đội ngũ lãnh đạo gồm : - Ban giám đốc : 2 người - Trợ lí giám đốc : 1 người - Cán bộ lãnh đạo phòng : 4 trưởng phòng , 3 phó phòng. Qui mô tổ chức nhân sự và tổ chức và tổ chức kinh doanh như sau: Văn phòng làm việc có diện tích: 150 m² tại Quán Thánh – Ba Đình - Hà Nội. Kho chứa hàng tại Quán Thánh :200 m² Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 70% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tế. Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến với chức năng mua bán, đại lý kí gửi hàng hoá trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe, Wetrok...với lĩnh vực kinh doanh thương mại các sản phẩm tiêu dùng và hàng công nghiệp. Mặt hàng chủ yếu của công ty kinh doanh là cung cấp sản phẩm, thiết bị văn phòng cho khách sạn và văn phòng. Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm, công nghệ, thuốc thú y, hoá chất công nghiệp. Ngoài những mặt hàng thiết bị công nghiệp trên Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến còn cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan. Có thể nói những sản phẩm của Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến tương đối mới, chủ yếu nhập từ nước ngoài. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên thị trường tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh. Một trong ba thị trường trên thì thị trường tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là TP.HCM. Trung bình hàng năm thị trường này số doanh thu chiếm 1¤2 số doanh thu của công ty. Thị trường Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trường Đà Nẵng và các tỉnh khác. Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý. Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng tư nhân. Các sản phẩm về sữa của Frisoland được tiếp thị trong các trường mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện... Mặt hàng này bán tương đối mạnh trong cả nước. Về mặt hàng thiết bị văn phòng chủ yếu tập trung vào các văn phòng mới thành lập, khách sạn siêu thị... Hiện tại thị trường trong thành phố tương đối mạnh do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn. Trong tương lai công ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác. Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy chưa được kết quả như khả quan. Ngoài ra, tại thị trường trong nước có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trường tại Việt Nam nên công ty gặp một số khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm. Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và chưa gặp đối thủ cạnh tranh. Thị trường của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đưa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng. 3.Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán 3.1. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty đươc bố trí theo sơ đồ sau: BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN Như vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó : - Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty. - Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. - Phòng hành chính chịu trách nhiệm về quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác . - Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị trường của công ty. 3.2. Tổ chức công tác kế toán của công ty 3.2.1.Cơ cấu tổ chức Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến là bộ máy kế toán hoạt động trực tuyến với công ty. Hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Phòng kế toán của công ty có 5 người , tất cả đều có trình độ đại học các nhân viên kế toán đảm nhận phần công việc phù hợp với bản thân. Nhiệm vụ phòng kế toán của Công ty là bám sát quá trình kinh doanh phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lí và chỉ đạo kinh doanh. Đồng thời ghi chép sổ kế toán và trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh toàn công ty. Với nhiệm vụ như vậy bộ máy kế toán của công ty được tổ chức bố trí theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP QUỸ Với sơ đồ như trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán như sau . Kế toán trưởng :Là người tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty, là trợ thủ cho giám đốc trong kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi mặt tổ chức kế toán trong công ty. - Kế toán tổng hợp có nhiêm vụ tổng hợp và sổ cái và lập báo cáo kế toán. - Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty. - Kế toán hàng hoá theo dõi chi tiết về hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá trong doanh nghiệp . - Thủ quĩ có nhiệm vụ quản lí tiền thực trong quĩ và trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quĩ. Sổ quĩ được khoá vào cuối mỗi ngày. Hàng tháng thủ quĩ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người . 3.2.1 Tổ chức công tác kế toán *Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được qui định ở quyết định 10/TC-QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và thông tư 10/TC-C ĐKT của bộ tài chính. *Hình thức kế toán áp dụng - Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Sơ đồ 15 . Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Báo cáo Tài chính Sổ quỹ Chứng từ gốc Chứng từ gốc sổ Sổ cái Bảng chuyển đổi số phát sinh Số chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết II CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN 1. Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý . Các mặt hàng mà công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe... Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp. Việc quản lí hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó. Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lượng hàng tồn kho rất lớn nên công ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng. Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lượng hàng tồn cũng như điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trường và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá. 2. Các phương pháp bán hàng ở công ty . Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Phương thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên. - Phương pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng công ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng... Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn được chú trọng những mặt sau: - Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trước khi nhập xuất phải được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng cũng như qui cách. Chính vì vậy ở công ty không có trường hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lượng. - Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán được xác định trên giá mua thực tế công phí thu mua bảo quản... và gắn liền với sự vận động gia cả thị trường. Giá bán hàng hoá thường được thoả thuận với người mua cho nên các mặt hàng của công ty không có giá trị cố định như các mặt hàng của các công ty thương mại khác. 3. Tài khoản sử dụng . Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ. Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như sau: - TK 156 “hàng hoá “ TK này được chi tiêt thành hai TK cấp hai + TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá” TK 1561 Phản ánh trị giá mua của hàng bán qua kho TK 1561A- GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua kho TK 1561B- UT phản ánh hàng nhân uỷ thác + TK 1562 Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá TK 131 “Phải thu khách hàng” TK 511 “Doanh thu bán hàng” TK 632 “Giá vốn hàng bán” TK 641 “Chi phí bán hàng” TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Như đã trình bày ở trên, do công ty không có giá bán xác định từ trước và việc hàng hoá nhập xuất luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng quy cách nên tại công ty không có trường hợp hàng bán trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán nên công ty không sử dụng TK 531 và TK 532 . 4. Kế toán hàng hoá. 4.1 Trình tự ghi số. Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế toán thực hiên có những điểm rất biệt so với phương pháp này. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty diễn ra như sau: Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng Sổ chi tiết tài khoản 156,632....511 Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái TK 156,632,...511 4.2 Kế toán bán hàng qua kho. Trước khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lưu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đưa lại hoá đơn cho người mua. Người mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lưu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho người mua. Người mua giữ lại một liên (liên đỏ). Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán. Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng như sau: Mẫu 1: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số:01 GTKT Liên BH /99-B Ngày 08 tháng 01 năm 2001 N0 :46212 Đơn vị bán hàng Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến Địa chỉ: Quán Thánh - Ba Đình- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty thương mại Bình Minh Địa chỉ: 108 Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sữa Frisolac Hộp 1.200 62.700 75.240.000 Cộng tiền hàng 75.240.000 Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 7.524.000 Tổng cộng tiền thanh toán 82.764.000 Số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu, bảy trăm sáu mươi tư ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên ) Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trường hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu này như sau Mẫu 2: SỔ THEO DÕI HOÁ ĐƠN Tháng 1 năm 2008 Đơn vị tính: đồng Hoá đơn Diễn giải Thuế suất % Giá bán chưa có thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày 46205 4/1/07 Sữa Friso Pre 10 130.864.000 13.864.000 Công ty TNHH Phú Thái (trả chậm 10 ngày) 46209 5/1/07 Bàn chải Jodan Flex 10 15.400.000 1.540.000 Công ty TNHH Nam Sơn (trả chậm 12 ngày) 46212 8/1/07 Sữa FrisoLac 10 75.240.000 7.524.000 Công ty thương mại Bình Minh ( trả chậm 15 ngày) ... ... .... ... ..... .... ........ Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hoá đơn lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về. Sổ này có mẫu tương tự như trên. 4.2.1 Kế toán hàng hoá. Công ty quản lý hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lượng hàng hoá ) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Đối với nghiệp vụ bán hàng, tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá. Sổ này giống như sổ kho nhưng theo dõi chỉ tiêu giá trị hàng hoá. Công ty quản lý hàng hoá theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính giá xuất. Ngoài việc quản lí hàng hoá theo từng loại hàng trên thẻ chi tiết hàng hoá, kế toán còn theo giá mua của hàng hoá nhập, xuất trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và sổ theo dõi hàng xuất kho theo đơn giá. Mẫu 3: SỔ THEO DÕI GIÁ MUA CỦA HÀNG XUẤT KHO Tháng 1 năm 2008 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 4/1/07 46205 Sữa Friso Pre Hộp 1800 62.000 111.600.000 5/1/07 46209 Bàn chải Jodan Flex Chiếc 1000 11.000 11.000.000 8/1/07 46212 Sữa Frisolac Hộp 1200 51.000 61.000.000 ... .... ....... ... ...... ..... ....... Cộng 696.601.940 Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu giưa thẻ kho của thủ kho với thẻ theo dõi hàng hoá của mình để đảm bảo chính xác đồng thời kế toán lập "phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Căn cứ vào phiếu ghi sổ là tổng cộng hàng tháng trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và theo dõi giá mua hàng hàng xuất kho. Mẫu 4: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc _ _ _o0o_ _ _ Số: ......../CUTTB Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2008 PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC TK Số 1561 STT Diễn giải TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Nhập kho 1561 331 867.200.000 2 Xuất kho 632 1561 696.601.940 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Trên phiếu ghi sổ phải có đầy đủ chữ kí của những người quản lí tài khoản có liên quan (ở phần ghi chú ). Trước khi ký những người này phải kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trên phiếu ghi sổ với số liệu trên sổ kế toán của mình. Công việc này giúp cho kế toán của doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu hạn chế và sửa chữa những sai sót có thể xảy ra. 4.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng. Khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo dõi từng khối hàng. Chỉ tiêu “giá mua “ được lấy từ sổ theo dõi mua hàng xuất kho. Mẫu 5: SỔ THEO DÕI DOANH THU BÁN HÀNG Tháng 1 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Giá vốn Giá bán Thuế GTGT Số hiệu Ngày 46205 4/1/07 Công ty TNHH Phú Thái 114.948.000 130.864.000 13.086.400 46209 5/1/07 Công ty TNHH Nam Sơn 11.330.000 15.400.000 1.540.000 46212 8/1/07 Công ty TM Bình Minh 63.036.000 75.240.000 7.524.000 .... .... .......... ...... ........ ....... Cộng 717.500.000 1.025.000.000 102.500.000 Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp trên sổ và các phiếu ghi sổ cái tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái. Mẫu6: SỔ CÁI Tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Tháng 1 năm 2008 Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Doanh thu bán hàng 131 1.025.000.000 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 1.025.000.000 4.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán . Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán được tính theo công thức: Giá vốn hàng bán trong kỳ = Giá mua hàng bán trong kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ Giá mua của hàng bán trong kỳ được trích theo theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Giá mua của hàng tiêu thụ được quản lý trên 2 sổ: sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4) và sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6). Chi phí thu mua (bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hoá) được quản lý trên “Sổ theo dõi chi phí thu mua”. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoá đơn liên quan đến chi phí mua hàng để vào sổ chi phí. Chi phí thu mua được phân bổ cho hàng bán của từng lô. VD: Chi phí