Chuyên đề Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

nh thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra. 2. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tài chính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã được hình thành bởi kế toán tài chính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế. Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau, trước hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng như nội bộ của doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất. Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toán tài chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp. 3. Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thương mại. a. Tài khoản sử dụng: TK 641 "chi phí bán hàng" Kết cấu của TK 641 như sau: Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh. Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II. - Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng. - Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì. - Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng. - Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định. - Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản. - Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài. - Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác. b. Phương pháp kế toán. Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng tài khoản 641 chi phí bán hàng (1) (2) (3) (6) (8) (9) (5) TK 334,338 TK641 TK 153,111,112,335 Tiền lương, BHXH Các khoản ghi giảm chi phí TK 152,153 Trị giá vật liệu CCDC TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 142, 335 Kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cuối kỳ (7) Mức phân bổ hoặc trích trước kế hoạch (4) TK111, 112 TK 142 (2) Chi phí bằng tiền khác TK 133 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong nền kinh doanh thương mại. a. Tài khoản sử dụng: TK 642 "chi phí quản lý doanh nghiệp" + Kết cấu của tài khoản 642. Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh. Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp . - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ. + TK 642 có 8 tài khoản cấp 2. TK 642(1): chi phí nhân viên quản lý. TK 642(2): chi phí vật liệu quản lý. TK 642(3): chi phí đồ dùng văn phòng. TK 642(4): chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 642(5): thuế phí, lệ phí. TK 642(6): chi phí dự phòng. TK 642(7): chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 642(8): chi phí bằng tiền khác. b. Phương pháp kế toán. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp (1) (2) (3) (8) (10) (11) (7) (4) (5) (6) TK 334,338 TK642 TK 111,112 Tiền lương, BHXH giảm chi phí TK 152,153,142 Trị giá vật liệu CCDC TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 333 KC phân bổ CPQLKD cuối kỳ (9) Thuế TK 142 (2) TK139,159 Dự phòng TK 335 Trích trước chi phí TK 111, 112, 331 Chi phí khác TK 133 5. Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiều thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ phát sinh chi phí, vào doang thu bán hàng, vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK142(2) số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ( một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu). 6. Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuất kinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ. Trong hoạt động thương mại chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ hết vào cuối tháng còn chi phí bán hàng thì được tính và phân bổ hợp lý theo doanh thu bán ra trong kỳ. Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cần phân bổ chi phí bán hàng và hàng tồn kho trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: chi phí bảo quản chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá. Phần II I. Đặc điểm tình hình của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX. 1. Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động vị trí của công ty với ngành. a. Lịch sử phát triển của công ty. Ngày 20-07-1949 hoà bình được lập lại ở miền Bắc, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương khôi phục lại kinh tế trong đó có việc khôi phục lại kinh tế hoạt động của các tuyến đường sắt. Bộ phận quản lý đường sắt được hình thành trong đó có bộ phận chuyên lo vật tư đường sắt, đó là tiến của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. Qua nhiều thay đổi công ty được Nhà nước bộ giao thông vận tải và ngành đường sắt cho phép trực tiếp làm công việc, công tác kinh doanh xuất nhập khẩu từ đó mang tên là công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. Cho tới nay công ty đã có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh với tên giao dịch quốc tế là VIRASIMEX (Việt Nam Railway in port - Export and Supply Material Equipment) trực thuộc liên hiệp đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của bộ thông vận tải ngày 11/08/1993 giấy phép kinh doanh số 108769, giấy phép kinh doanh số 1031053 GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà Trưng Hà Nội. Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chế độ hạch toán độc lập tự chủ về tổ chức có đầy đủ tư cách pháp nhân có khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng công thương và Ngân hàng Vietcombank được sử dụng con dấu do Nhà nước quy định hình hình thức này vốn cần thiết thuộc vốn kinh doanh của Nhà nước một phần do quá trình hoạt động tại công ty đã bảo toàn và phải khai thác từ các nguồn khác nhau. Công ty đã kịp thời nắm bắt được tình hình và phương thức kinh doanh mới để phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường. Đặc biệt quan trọng, công ty đã chủ động duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với thị trường truyền thống như Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc … Với phương châm và lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ đồng thời cũng cố gắng tìm ra các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường trong nước và thị trường ngoài nước. *Chức năng. Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng do công ty tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu rất đa dạng và phong phú nhiều chủng loại có các nhóm kinh doanh chính, nhóm phụ từng đầu máy và các loại vật tư, thiết bị… mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng phục vụ cho việc xây dựng sửa chữa và tu bổ đường sắt trong nước và trong toàn quốc như xí nghiệp Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, công ty dịch vụ vận tải đường sắt … Công ty nhập khẩu theo hình thức trực hoặc qua uỷ thác. *Nhiệm vụ. Công ty với chức năng chính là xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ liên doanh đầu tư trong nước và nước ngoài, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng đường sắt như sản xuất tà vẹt, sản phẩm gỗ phục vụ cho ngành đường sắt. Để thực hiện nhiệm vụ này công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất khẩu với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh được vay vốn tại Ngân hàng công ty đường sắt giao và quản lý sử dụng có hiệu quả hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức thực hiện tốt hoàn thành các hợp đồng kinh tế từ đó mới đảm bảo duy trì mở rộng mối quan hệ khách hàng gây hiệu quả uy tín với khách hàng trong và ngoài nước, bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều kiện lao động bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn người lao động để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất. Công ty xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sản xuất công nghiệp xây dựng công trình giao thông vận tải của đường sắt. Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư nhiên liệu phương tiện vận tải. Sản xuất gia công tổ chức cung ứng các loại vật tư, phụ tùng đường sắt sản xuất tà vẹt và các sản phẩm gỗ phục vụ ngành đường sắt. Tạm nhập tái xuất chuyển khẩu hàng hoá kinh doanh hàng tiêu dùng và thực phẩm phục vụ khách hàng. *Phương hướng hoạt động của công ty. Trong những năm gần đây nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty càng khó khăn hơn cơ chế thị trường chi phối, cạnh tranh quyết liệt thiếu vốn … song những năm qua dưới sự quan tâm và lãnh đạo của liên hiệp đường sắt Việt Nam, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, Ban giám đốc với các Phòng Ban công ty phối hợp chặt chẽ và tinh thần ý thức của cán bộ công nhân viên trong công ty mà toàn công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra hàng năm với mức tăng trưởng cao. Khảo sát kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2001-2002 ta thấy. Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu Thực hiện 2002 Thực hiện 2001 Mức tăng trưởng 1. Tổng doanh thu 200,642 113 77% - Doanh thu của cơ quan công ty 115,741 45 157% Kinh doanh ngoài đường sắt 38 18 111% TNBQ 1100.000 710.000 54% xuất nhập khẩu lao động (người) 215 60 258% 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Quản lý là một yếu tố quan trọng tron hoạt động kinh doanh để quản lý có hiệu quả tphải đòi hỏi có tổ chức bộ máy phù hợp cùng với đội ngũ quản lý có trình độ năng lực do nhận thức đúng tầm quan trọng của công ty. Công ty đã từng bước củng cố tổ chức, cơ cấu phòng ban tuyển chọn cán bộ công nhân viên mới có nghiệp vụ cao đồng thời đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc và phù hợp với công việc xây dựng công ty lâu dài. Về tổ chức bộ máy quản lý theo phương thức tập chung dân chủ, thủ trưởng quản lý điều hành trong kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyến làm chủ của tập thể. Về sản xuất kinh doanh: xuất phát từ đặc điểm của ngành đường sắt cũng được thực hiện theo tuyến đường sắt đảm bảo cung ứng vật tư đến tận hiện trường tránh lãng phí đảm bảo tiến độ phục vụ kịp thời cho vận tải đường sắt, do đó bộ máy kinh doanh của công ty được thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và phục vụ đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh. Mô hình bộ máy tổ chức của công ty Ban giám đốc Các phòng ban nghiệp vụ quản lý Các phòng ban nghiệp vụ kinh doanh Phòng kế hoạch thống kê Phòng tài chính cán bộ tiền lương Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II Phòng kỹ thuật công nghệ Các xí nghiệp trực thuộc công ty Xí nghiệp vật tư đường sắt Hà Nội xí nghiệp vật tư đường sắt Đông Anh Xí nghiệp vật tư đường sắt Vĩnh Phúc Xí nghiệp vật tư đường sắt Thanh Hoá Xí nghiệp vật tư đường sắt Vinh Xí nghiệp vật tư cơ khí đường sắt Hà Nội Chi nhánh tại Hải Phòng Chi nhánh tại Lào Cai Chi nhánh tại Lạng Sơn Chi nhánh tại TP. HCM Trung tâm xuất khẩu lao động Trung tâm dịch vụ du lịch 3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động khắp cả nước, để điều hành có với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty vè các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa công ty, phương tiện đi lại liên lạc còn hạn chế, hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ, theo hình thức này kế toán thực hện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi lên, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo có tài khoản tại Ngân hàng. Bộ máy quản lý của xí nghiệp chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Bộ phận kế toán hàng hoá doanh thu kết quả sản xuất kinh doanh Bộ phận kế toán thanh tón nội bộ Bộ phận kế toán công nợ trong nước và các dịch vụ khác Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính Bộ phận kế toán tập hợp CPBH và CPQLDN Bộ phận kế toán TGNH và công nợ nước ngoài Nhân viên kế toán ở các xí nghiệp, chi nhánh, trung tâm sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty gồm 6 xí nghiệp có những phòng kế toán riêng được quyến hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo kết quả để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu thực tiễn mà bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Phòng kế toán của công ty gồm 7 người được chia thành các bộ phận với các nhiệm vụ sau: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, thu chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ của công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về tài chính của các đơn vị cơ sở và toàn bộ công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính, Ngân hàng … - Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911 cuối tháng, cuối quý lập các báo cáo kế toán, đồng thời cùng kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có ý kiến đề xuất và đưa ra các giải pháp hoàn thiện. - Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mở trên văn phòng công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của công ty cụ thể là việc nhập chứng từ kiểm soát các chứng từ, lập báo cáo kế toán và phát hành các báo cáo kế toán phát sinh trên công ty, thu nhận kiểm tra và xét duyệt các báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của công ty. - Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi sổ chi tiết chi phí đối với những khoản chi liên quan đến chi phí công nợ … - Bộ phận kế toán TG và công nợ nước ngoài: có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi tiền mặt theo dõi các khoản thu chi trừ tiền gửi Ngân hàng hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi tiền vay tính toán lãi vay làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua Ngân hàng. - Bộ phận kế toán nội bộ: do một người phụ trách kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp liên quan đến việc thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Bộ phận kế tóan tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ tập hợp chi phí công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất - xã hội càng ngày càng cao yêu cầu cung cấp thông tin càng nhanh và khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong các công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải đáp dụng hình thức nhật ký chung nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện được kinh doanh của công ty và phù hợp với chương trình máy vi tính của công ty. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính khác Nhật ký đặc biệt Sổ thể kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của công ty. - Đối với công ty có rất nhiều điều tỷ lệ để làm tốt công tác hạch toán như: + Các cán bộ đều có trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc trong phòng kế toán được phân công rõ ràng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. + Công ty đã đầu tư cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính hoà mạng Internet cùng với phần mềm kế toán tast - acdtling tuy nhiên còn có nhiều khó khăn ảnh hưởng tới đó là: - Do tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phạm vi thời điểm xác định hàng nhập khẩu với các mức thuế xuất nhập khẩu. - Do sự biến động của tỷ gía hối đoái trên thị trường ngoại tệ. - Những quy định, quy chế về chế độ kế toán của bộ tài chính thường thay đổi và chưa đồng bộ tương xứng thậm chí còn bất công. - Do đặc thù kinh doanh của công ty là những vật tư chuyên dùng của ngành đường sắt nhiều chủng loại và đa dạng. - Do có sự giới hạn về nguồn vốn tự có có khi phải thực hiện những hợp đồng có giá trị lớn. - Do trình độ tổ chức quản lý, trình độ kế toán trong các chi nhánh đơn vị trực thuộc cũng như trong nội bộ công ty có nhiều hạn chế. II. Thực trạng công tác kế toán của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX. 1. Kế toán chi phí bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. 1.1 Tài khoản sử dụng: TK 641 "Chi phí bán hàng" Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp II của tài khoản 641 như sau: - TK 641(2) chi phí vật liệu bao bì: phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì đóng gói, bao bì sách vở đóng lại …. - TK 641(3) chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng: phản ánh các công cụ, dụng cụ xuất dùng cho khâu bán hàng như: công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng, hoá đơn, biểu mẫu chứng từ… - TK 641(4) chi phí khấu hao tài sản cố định : phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng. - TK 641(5) chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng. - TK 641(7) chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí như trả hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác mỗi giới cho công ty, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định … - TK 641(8) chi phí bằng tiền khác phản ánh toàn bộ các bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí. 1.2 Phương pháp kế toán. Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào hoá đơn, chứng từ hợp lệ của người sử dụng chi phí để thanh toán tiền. Đối với các bộ phận kinh doanh khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trước tiền để thanh toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc lấy giấy biên nhận đã nộp tiền về nộp cho kế toán thanh toán kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết phiếu chi thanh toán khoản phí trên. Trong trường hợp khoản chi là tương đối lớn thì người đề nghị được chi tiền phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển cho giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, giấy này được đem đến cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền. VD: Ngày 24/02/2003 phòng kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o----- Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: Ban giám đốc công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt phòng kế toán tài chính. Tên tôi là: Phạm Văn Công - nhân viên phòng xuất nhập khẩu công ty tôi viết giấy này xin thanh toán với nội dung sau: Ngày 24/02/2003 tôi đi làm việc với đoàn xuất nhập khẩu quặng sắt. Sau khi làm việc đã tổ chức bữa liên hoan gặp mặt chi hết số tiền là: 1.570.000đ (một triệu năm trăm bảy mươi ngàn đồng) Kính đề nghị Ban lãnh đạo duyệt chi. Hà Nội, ngày 24/02/2003 Lãnh đạo duyệt Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán đã được giám đốc ký duyệt, kế toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và viết phiếu chi. Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt Mẫu số 02- TT ban hành theo QĐ Số 1141 - TC/QĐ/CĐCôNG TY Ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Phiếu chi tiền Ngày 24 tháng 02 năm 2003 Quyển số 2 Họ và tên người nhận tiền: Phạm Văn Cường Số 47 Địa chỉ: Phòng xuất nhập khẩu Nợ TK 641(8) Lý do chi: Tiếp khách Có TK111 Số tiền: 1.570.000đ (viết bằng chữ: Một tiều năm trăm bẩy mươi nghàn đồng) Kèm theo chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Người nhận phiếu (Ký tên và đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mươi nghàn đồng chẵn) Hà Nội, ngày 24/02/2003 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.3 Trình tự hạch toán tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. Khi mua nguyên vật liệu dùng cho công tác bán hàng nhưng xuất dùng trực tiếp không qua kho. Nợ TK 641(2) Có TK 111 VD: Chứng từ số 101 ngày 17/02/2003 - Chương Thị Lan chi phí tiền bao bì đóng gói lập lách + ghi 43 với số tiền 1.729.000đ. Nợ TK 641(6412): 1.729.400 Có TK 111: 1.729.400 (2) Khi xuất dùng, công cụ dụng cụ cho công tác bán hàng. Nợ TK 641(6413) Có TK 153 (trường hợp xuất kho) Có TK 11, 112 (trường hợp mua về xuất trực tiếp không qua kho) + Đối với công cụ dụng cụ có giá trị cao thời gian sử dụng lâu dài theo chế độ, áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần công cụ dụng cụ kế toán ghi. Nợ TK 142(1421) Có TK 111,112 Cuối tháng kế toán tính toán và phân bổ 50% giá trị công cụ, dụng cụ và ghi vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản. Nợ TK 641 Có TK (1421) - Khi báo hỏng thì phân bổ nốt số còn lại, kế toán định khoản. Nợ TK 641 Có TK 142 (1421) Nếu thu hồi được phế liệu thì ghi giảm chi phí bán hàng. Nợ TK 111, 112: Nếu bán phế liệu. Nợ Tk 152: Nếu nhập phế liệu. Có TK 641 + Đối với công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ mau hỏng kế toán phân bổ luôn 100%. VD: Chứng từ số 98 ngày 06/02/2003 Phạm Văn Công mua một máy tính cá nhân với số tiền là 150.000đ. Kế toán ghi. Nợ Tk 641 (6413): 150.000 Có TK 111: 150.000 (3) Hàng tháng kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định phân loại tài sản cố định, theo phương pháp tính khấu hao đã lựa chọn tính ra sổ khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng pải trích trong quý. Sau đó cập nhật số liệu váo máy vi tính trên TK 641(4) Nợ TK 641(6414) Có TK 214 VD: Chứng từ số BK03 phân bổ khấu hao tài sản cố định quý I tháng 02 năm 2003 cho chi phí bán hàng với giá trị là 99.264.000đ. Nợ TK 641 (6414): 99.264.000 Có TK 241: 99.264.000 (4) Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí vận chuyển hàng đi bán. Nợ TK 641 (6415) Có TK 111, 112 VD: Chứng từ số 112 ngày 30 tháng 02 năm 2003 phí lưu thông bán day P43x12.5. Số tiền là 4570.000. Nợ TK 641(6415) : 4.570.000 Có TK 111 :4.570.000 (5) Đối với các khoản chi phí mua ngoài phát sinh kế toán ghi. Nợ TK 641 (6417) Có TK 111, 112, 331… VD: Chứng từ số 87 ngày 25/02/2003 Vũ Thị Lâm chi hoa hồng bán hàng cho nhà ga xe lửa Gia Lâm với số tiền 2.200.000. Nợ TK 641(6417): 2.200.000 Có TK 111: 2.200.000 (6) Đối với các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh, kế toán ghi. Nợ TK 641 (6418) Có TK 111, 112, 331 … VD: Chứng từ số 95 ngày 25/02/2003 Phạm Văn Công tiếp khách xuất khẩu quặng sắt với số tiền 470.000đ, kế toán ghi. Nợ TK 641(6418): 470.000 Có TK 111: 470.000 Cuối tháng căn cứ vào chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng thực tế chưa chi ra nhưng trong tương lai sẽ phải chi ra, kế toán tập hợp các khoản dự chi chi phí bán hàng. Nợ TK 641 Chi tiết K 6415: Chi phí vận chuyển. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Có TK 335(3353): Dự chi chi phí bán hàng. (7) Với các khoản làm giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi. Nợ TK 111, 112, 138… Có TK 641 (6418) (8) Trường hợp chi phí thuê ngoài sửa chữa lớn tài sản cố định quá lớn thì công ty sử dụng phương pháp trích trước chi phí. - Khi trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào cơp bán hàng. Nợ TK 641 (6417) Có TK 335(3351): trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định - Khi tài sản cố định hoàn thành, sửa chữa xong bàn giao.