Chuyên đề Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty POTMASCO

và tổ chức khai thác kinh doanh các mặt bằng nhà xưởng, kios, kho, bãi, của công ty; hàng năm có kế hoạch sữa chữa, cải tạo, nâng cấp…. Để phục vụ kinh doanh. Trực tiềp đàm phán, soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh doanh dịch vụ. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và pháp luật trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn được giao. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty: 3.1 Tình hình mạng lưới kinh doanh Mạng lưới kinh doanh Trung tâm kinh doanh 1 270 Lý Thường Kiệt, P14, Quận 10 Trung tâm kinh doanh 2 270 Lý Thường Kiệt, P14, Quận 10 Trung tâm kinh doanh 3 270 Lý Thường Kiệt, P14, Quận 10 Trung tâm kinh doanh 4 27 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận 1 3.2 Đặc điểm và phương thức kinh doanh: Công ty Vật Tư Bưu Điện chuyên về thương mại : kinh doanh các thiết bị chuyên ngành Bưu Chính Viễn Thông cho các Bưu Điện trong và ngoài nước khi có nhu cầu. Đối với phòng kế hoạch: thanh toán các khoản mua hàng hoá về dự trữ trong kho của công ty do kế toán công nợ đảm nhiệm bằng thanh toán qua ngân hàng. Đối với các phòng ban khác : khi muốn đề xuất mua các thiết bị dùng trong văn phòng phải làm giấy đề nghị đưa cho phòng kế toán xem, sau khi khoản này được duyệt phòng kế toán sẽ chi tiền mặt thanh toán. Đối với các trung tâm kinh doanh : khi cần nhập các mặt hàng mua về để bán thì các trung tâm phải trình dự án kinh doanh lên phòng kế toán và tổng giám đốc duyệt. Sau khi triển khai hợp đồng, các trung tâm kinh doanh trình hoá đơn lên phòng kế toán để thanh toán, đồng thời ghi nhận doanh thu cho các trung tâm. Cuối tháng công ty nhận số liệu từ các trung tâm để xác định kết quả kinh doanh. Các Trung Tâm Kinh Doanh tự tìm nguồn hàng từ trong nước Trước hết các trung tâm sẽ tiến hành đàm phán, thương lượng về số lượng, giá cả, chủng loại, vật tư (chủ yếu là các phụ tùng đầu cuối cung cấp cho mạng viễn thông) khi công ty tìm được đầu ra hoặc có nhu cầu dự trữ. Sau khi đàm phán, Trung Tâm Kinh Doanh sẽ lập Dự án kinh doanh để trình cho giám đốc công ty duyệt (Công ty sẽ chi tiền để mua và đồng thời sẽ hạch toán vào khoản chi phí của trung tâm). Hàng mua về sẽ do công ty tự bảo quản, chịu trách nhiệm tiêu thụ và nằm ở kho của trung tâm. Do phần giá trị hàng mua này được công ty xuất tiền thanh toán nên ngoài phần hạch toán vào tài khoản chi phí của trung tâm công ty còn tính phần lãi do đã chi tiền giùm (được tính kể từ khi công ty trả tiền). Vì vậy thường trung tâm sẽ tìm đầu ra trước sau đó sẽ tìm đầu vào hoặc tìm nhà cung cấp cho thanh toán dưới hình thức trả chậm. Quá trình tiêu thụ hàng trong nước: Các trung tâm kinh doanh sẽ tự tìm nhà tiêu thụ trong nước, tiến hành đàm phán, thương lượng về giá cả, chủng loại. Thông thường là thông qua hình thức đấu thầu và căn cứ vào giá hàng tồn kho hoặc giá hàng mua đầu vào để làm đấu thầu cho dự án đấu thầu. Khi trúng thầu công ty cũng sẽ lập Dự án kinh doanh để trình cho giám đốc công ty duyệt, sau đó tiến hành giao hàng. Công ty sẽ thu phần tiền bán hàng này và hạch toán vào doanh thu của công ty, sau này sẽ cấn trừ với phần chi phí mua hàng và phần lãi trả cho công ty (nếu có) . Tổ chức công tác kế toán tại công ty: Tổ chức công tác kế toán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở Công Ty là tập hợp những cán bộ công nhân viên kế toán cùng với những trang thiết bị, kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Công ty chia ra nhiều bộ phận để thực hiện từng phần việc cụ thể, các phần này tuỳ theo tính chất, khối lượng công việc mà một người đảm nhận một hoặc nhiều phần hành công việc. Hình thức tổ chức công tác kế toán là tập trung và phân tán. Cơ cấu, tổ chức phòng Tài Chính – Kế Toán Thống Kê Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp KT Công nợ Tiền Quỹ KT ở các Trung Tâm KD KT Ngân Hàng KT CPQLDN CPBH KT TSCĐ Nguồn Vốn KT DT Công nợ KT Hàng Hoá Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ, công việc của từng phần hành kế toán: Kế Toán Trưởng: Kế Toán Trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng đơn vị, chỉ đạo toàn bộ công việc kế toán, thống kê kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nứơc tại Công Ty. Phụ trách chung công tác kế toán toàn công ty, trực tiếp phụ trách công tác tài chính. Phân công chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán, có quyền yêu cầu các bộ phân chức năng trong công ty cung cấp số liệu đầy đủ để phục vụ cho công tác báo cáo kế toán thống kê. Quyền hạn và trách nhiệm cụ thể: Trách nhiệm: Tổ chức công tác kế toán thống kê bộ máy kế toán, thống kê một cách hợp lý, khoa học, tổ chức chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cá nhân viên. Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế toán – thống kê theo quy định của Luật Kế Toán, Luật Thống Kê và Quy chế tài chính của công ty. Quyền hạn: Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán. Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp cuyển đầy đủ, kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán. Các báo cáo kế toán thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ tín dụng, các tài liệu liên quan… đều phải có chữ ký của kế toán trưởng. Kế Toán Tổng Hợp: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp, xác định kết quả lỗ lãi, các khoản thanh toán với Ngân Sách nhà nước. Ghi chép Sổ Cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán, kiểm tra xác định độ chính xác trung thực của báo cáo trước khi trình Kế Toán Trưởng và Tổng Giám Đốc ký duyệt. Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính trong công ty. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm. Làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế, dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình Tổng Giám Đốc ban hành, áp dụng trong công ty như : quy định về luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo… Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán – thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận liên quan, kể cả bên ngoài. Kế Toán tài sản cố định, nguồn vốn: Phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng giảm về số lượng, giá trị của tài sản cố định trong công ty, ở từng bộ phận sử dụng bảo quản. Tính đúng hao mòn, trích và phân bổ chính xác số khấu hao tài sản cố định vào đối tượng sử dụng liên quan. Phản ánh tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao theo chế độ nhà nước quy định. Hạch toán đúng các chi phí sửa chữa tài sản vào đối tượng sử dụng. Xác định đúng và hạch toán kịp thời kết quả thanh lý, nhượng bán tài sản. Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại nguồn vốn, quỹ. Ghi chép, phản ánh đúng, kịp thời, đầy đủ về tình hình hiện có và biến động của các loại vôn, quỹ. Kế Toán chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng: Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản mục này. Cuối tháng lập báo cáo về các khoản chi phí này. Kế Toán công nợ và doanh thu: Ghi chép, phản ánh và theo dõi kịp thời, chặt chẽ các khoản nợ phải thu phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán theo thời gian. Thực hiện giám sát và phải có biện pháp đôn đốc việc chi trả và thu hồi kịp thời các khoản phải thu, chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tìn dụng. Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, xác chính xác, đầy đủ doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ. Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán của khách hàng về tiền bán hàng. Kế Toán hàng hoá: Ghi chép và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chấp hành đúng các chế độ tài chính về chừng từ, sổ sách ghi nhập – xuất kho hàng hoá, bán hàng hoá và tính thuế. Kiểm tra giám sát chặt chẽ quá trình mua bán hàng hoá, cung cấp đầy đủ thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng hoá kinh doanh . Theo dõi chặt chẽ tình hình hàng tồn kho, giảm giá hàng hoá … tổ chức kiểm kê hàng hoá đúng theo quy định, báo cáo kịp thời tình hình hàng tồn kho. Tính toán giá nhập, xuất hàng theo phương pháp tính thống nhất mà chế độ quy định. Phân bổ chi phí thu mua, bán hàng hoá phù hợp với kết quả kinh doanh. Kế Toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với ngân hàng, bảo đảm giám đốc hặt chẽ vốn bằng tiền. Tổ chức thực hiện và kiểm tra tình hình thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Thủ quỹ: Mở sổ quỹ, ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ. Theo dõi TK 336, 136 đối với Tổng Công Ty. Theo dõi tình hình trích BHXH, BHYT. Kế Toán định mức chi phí và định mức vốn của các trung tâm kinh doanh: Giám đốc và phản ánh tình hình thực hiện chi phí và vốn ở các trung tâm kinh doanh. Tiếp nhận, bảo quản các quyết định, công văn của Công Ty, Tổng Công Ty. Kế toán viên tại các trung tâm kinh doanh: Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng và các khoản chi phí phát sinh ở các trung tâm kinh doanh. Cuối tháng lập báo cáo về doanh thu, chi phí ở các trung tâm kinh doanh nộp về phòng kế toán ở công ty. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: Niên độ kế toán: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đó. Công ty thực hiện việc hạch toán kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Hiện nay Công ty Potmasco đang hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê Khai Thường Xuyên và xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. Nên Công ty đã sử dụng hình thức Nhật Ký Chung. Sơ đồ :HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY. Chứng Từ Gốc. Sổ Nhật Ký Chung. Sổ kế toán chi tiết. Sổ Nhật Ký đặc biệt Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh. Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết. Ghi chú : :Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. :Ghi cuối tháng. :Đối chiếu vào cuối tháng. Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật Ký Chung, đồng thời với việc ghi sổ Nhật Ký Chung, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán chi tiết và sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính bằng cách nhập liệu, định khoản trên máy, số liệu do máy vi tính xử lý. Vào cuối mỗi tháng, quý, năm kế toán chỉ việc in các loại sổ như : sổ cái, sổ quỹ, báo cáo công nợ, báo cáo nhập- xuất -tồn hàng … để tiến hành đối chiếu với Bảng Tổng hợp chi tiết. Sau đó in Bảng cân đối số phát sinh và Báo Cáo Tài Chính. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: Để phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý và theo đúng qui định của nhà nước về việc lập chứng từ, kế toán tại Công ty sử dụng 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống kế toán chứng từ bắt buộc : Đây là loại chứng từ được lập theo qui định của bộ tài chính tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập … như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ … Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn : chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài Chính. Ví dụ với nghiệp vụ mua hàng thì các trung tâm cần có các chứng từ sau để nộp cho phòng kế toán công ty: Dự án kinh doanh được duyệt ( trình Giám Đốc duyệt ) Hợp đồng kinh tế Hoá đơn mua hàng Phiếu kiểm nghiệm Phiếu nhập kho hàng hoá Những sổ sách kế toán sử dụng tại công ty: Sổ nhật ký chung được sử dụng hàng tháng dùng để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tài khoản tổng hợp. Nhật ký chung được mở ra cho tất cả các tài khoản tổng hợp. Sổ chi tiết được mở yêu cầu quản lý của từng bộ phận kế toán. Một sổ cái được mở ra cho cả năm mỗi tờ sổ được dùng cho một tài khoản. Sổ cái được ghi một lần vào cuối tháng và căn cứ để lập báo cáo tài chính và các loại báo cáo khác. Các bảng, bảng phân bổ,…… Các loại báo cáo tài chính tại công ty: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo quỹ, báo cáo lao động tiền lương, báo cáo BHXH. Báo cáo nhập xuất tồn kho. Báo cáo thực hiện định mức vốn lưu động. Báo cáo doanh số bán, báo cáo doanh số mua. Quy trình luân chuyển chứng từ : Chứng từ gốc KT Trưởng kiểm duyệt Giám đốc ký duyệt KT phần hành thực hiện KT tổng hợp hạch toán Lưu giữ chứng từ Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản sử dụng ở công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành thống nhất cho các doanh nghiệp trong cả nước. Theo thực tế hoạt động công ty không chỉ sử dụng một số tài khoản trong hệ thống tài khoản được ban hành mà còn mở chi tiết các tài khoản theo yêu cầu thực tế. Phương pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : theo nguyên giá và giá trị còn lại. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt : theo quyết định số 206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá : theo Giá Thực Tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên. PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY POTMASCO I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA. 1. Khái niệm về lưu chuyển hàng hóa: Ngành thương mại có chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hóa. Hàng hóa trong kinh doanh thương mại là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa gọi là lưu chuyển hàng hóa. Quá trình lưu chuyển hàng hoá có thể trình bày theo hình vẽ sau : Hàng hoá bán ra (Giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng) Hàng hoá mua vào (Giá vốn hàng mua) Nhà cung cấp Hàng hoá có trong kho để bán (Hàng tồn kho) Khách hàng Tùy thuộc vào hình thức kinh doanh, chia ra thương mại bán buôn và bán lẻ: Bán buôn : cung cấp hàng hóa cho khách hàng với khối lượng lớn. Hàng hóa còn trong quá trình lưu thông. Bán lẻ : cung cấp hàng hóa cho khách hàng với khối lượng nhỏ. Thường là chấm dứt qúa trình lưu thông. 2. Nguyên tắc kế toán lưu chuyển hàng hóa : Kế toán trong doanh nghiệp thương mại cần tuân thủ một số nguyên tắc sau: Hàng hóa được phản ảnh theo giá phí. Trường hợp hàng hóa bị giảm giá có thể thực hiện lập dự phòng theo qui định. Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất trong việc quản lý hàng hóa, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng người trong quá trình nhập xuất, theo dõi hàng. Tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa theo phương thức thích hợp nhằm phản ánh số lượng, thành tiền, qui cách, phẩm chất, trọng lượng… 3. Nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa : Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hóa là vốn chủ yếu nhất. Các nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một công việc rất lớn, quản lý hàng hóa là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu. Vì vậy, việc tổ chức công tác lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ kế toán của doanh nghiệp. Các nhiệm vụ kế toán được đặt ra như sau: Thực hiện tốt việc ghi chép các chứng từ ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ có liên quan về các nghiệp vụ hàng hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ, phản ảnh thông tin đầy đủ, kịp thời về mặt giá trị và hiện vật. Lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm của đơn vị mình. Tính toán phản ảnh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng tiêu thụ. Tổ chức xác định danh mục hàng tồn kho theo yêu cầu quản lý, đảm bảo phản ảnh thống nhất giữa kho, cửa hàng, phòng kế toán, phòng kinh doanh. Tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện các hợp đồng mua bán, thanh toán tiền hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa. Tổ chức công tác kế toán chi tiết, phản ảnh đầy đủ các nghiệp vụ về hàng hóa như : mua, bán, dự trữ… Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa… Tổ chức kiểm kê hàng hóa theo qui định báo cáo kịp thời hàng tồn kho. Thống nhất trong việc phản ánh các thông tin trên báo cáo phục vụ cho vấn đề phân tích. II. KẾ TOÁN MUA HÀNG và NHẬP KHO HÀNG HÓA : 1. Mua Hàng Trong Nước: 1.1 Các phương thức mua hàng: Có hai phương thức mua hàng được áp dụng: Theo phương thức mua hàng trực tiếp : Doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương thức tự có hoặc thuê ngoài. Theo phương thức chuyển hàng : Căn cứ trên hợp đồng mua bán đã ký kết, bên bán sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa điểm đã qui định trước trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. 1.2 Chứng từ và thủ tục mua hàng: Chứng từ mua hàng : Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, do người bán lập và gửi cho doanh nghiệp, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Tổng cục Thuế phát hành làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Ngoài ra còn có một số chứng từ khác như : phiếu chi, giấy báo nợ, giấy thanh toán tạm ứng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho… Sau khi nhận hàng và ký nhận vào hóa đơn của bên bán, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Hàng hóa mua về phải làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hóa được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa theo thủ tục qui định về kiểm nhận hàng hóa. Chứng từ nhập kho hàng hóa là Phiếu nhập kho do bên mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu. Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu. Phiếu nhập kho gồm 2 liên : liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất… hàng hóa so với hóa đơn thì phải lập “Biên bản kiểm nhận” để phản ảnh số thừa thiếu, và làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý. “Biên bản kiểm nhận” phải lập làm 2 bản : 1 bản giao cho phòng cung tiêu, 1 bản giao cho phòng kế toán. 1.3. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp mua và nhập hàng hóa, kế toán sử dụng tài khoản 156 - Hàng hóa, 151 - Hàng mua đang đi đường. Tài Khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” : là tài khoản phản ảnh trị giá của các loại vật tư, hàng hóa mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, chờ kiểm nhận nhập kho, hoặc còn gởi bên bán … Tài Khoản 156 “Hàng hóa” có 2 tài khoản cấp II: Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa” : phản ảnh trị giá thực tế hàng hóa mua vào nhập kho và xuất ra, trị giá hàng hóa tăng, giảm khi đánh giá lại… Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” : Phản ảnh chi phí liên quan trực tiếp đến qúa trình thu mua hàng hóa như chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên (trong định mức) phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa. Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa. Bên Nợ : Ghi tăng trị giá hàng tồn kho do: Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hóa đơn. Thuế nhập khẩu hay thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp Trị giá hàng hóa giao gia công chế biến nhập lại kho (gồm giá mua vào + chi phí gia công, chế biến). Trị giá hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê. Trị giá của hàng đã bán bị trả lại. Đánh giá hàng hóa tăng. Bên Có : Ghi giảm giá trị hàng trong kho do: Trị giá mua hàng hóa thực tế xuất kho : bán, ký gởi, sử dụng, gia công, tham gia liên doanh… Khoản giảm giá được hưởng vì hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng đã ký, chiết khấu mua hàng, trả lại hàng hóa … Đánh giá hàng hóa giảm. Số dư bên Nợ : Trị giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Kết cấu và nội dung phản ảnh tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa : Bên Nợ : Ghi tăng chi phí thu mua hàng trong kho Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : Ghi giảm chi phí thu mua hàng hóa trong kho Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Số dư bên Nợ : Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ. 1.4. Trình tự hạch toán: Chi phí mua hàng 1561(1561,1562) 111,112,331,411… 111,112,331 Giá mua chưa thuế 133(1331) Giá thanh toán Thuế GTGT 151 133(1331) Các khoản giảm giá được hưởng 154 Nhập lại kho hàng hóa đã chế biến xong 157 Nhập lại kho hàng hóa đã gởi đi bán 154 Xuất hàng hóa để gia công chế biến 111,112,331 133(1) Chi phí chế biến Xuất hàng trả cho người bán a. Trường hợp mua hàng nhập kho bình thường: b. Trường hợp mua hàng phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân : 331 156 Giá thanh toán số hàng thực nhập (do bên bán giao thiếu) 133 331 111,334,138(8) 138(1) Bên bán giao tiếp cho đủ số Bên bán không giao tiếp. Bắt người chịu trách nhiệm bồi thường. Hàng thiếu chờ xử lý Tính vào chi phí khác 811 331 156 Nhập kho theo hóa đơn 133 338(1) Nhập kho hàng thừa Mua luôn hàng thừa c. Trường hợp nhập kho phát sinh thừa: 111,112,331 156(1) 111,112,331 Giá thanh toán Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua 515 Chiết khấu mua hàng d. Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. 2.Nhập khẩu hàng hóa. 2.1. Đặc điểm về hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa: Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là một bộ phận của lĩnh vực lưu thông hàng hóa, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trên phạm vi quốc tế với chức năng lưu chuyển hàng hóa giữa trong nước và nước ngoài. Hoạt động xuất nhập khẩu tạo điều kiện mở rộng thị trường cho nền sản xuất trong nước, đồng thời cũng phục vụ nhu cầu trong nước về những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc đã sản xuất được nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu về mặt số lượng và chất lượng. Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo một vòng khép kín phải trải qua hai giai đoạn : mua và bán hàng xuất khẩu; mua và bán hàng nhập khẩu. Vì vậy, thời gian lưu chuyển hàng hóa thường dài hơn lưu chuyển hàng hóa trong nước. Việc thanh toán tiền hàng xuất, nhập khẩu rất đa dạng và phức tạp, nó phụ thuộc vào điều khoản ký kết trên từng hợp đồng và phải phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Các phương thức thanh toán quốc tế thường dùng là : nhớ thu, chuyển tiền, tín dụng chứng từ … Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường mua hàng nhập khẩu theo điều kiện CRF, CIF, CPT và bán hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB. 2.2.Kế toán nhập khẩu trực tiếp. 2.2.1. Đặc điểm: Qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường trong nước, doanh nghiệp tự tìm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế. Mọi thủ tục và chi phí phát sinh nhập khẩu hàng hóa thì Công ty trực tiếp đảm nhận. 2.2.2. Thủ tục, chứng từ nhập khẩu: Chứng từ tài chính : hối phiếu (Bill of Exchange), lệnh phiếu (Promissory Note), séc (Check) … Chứng từ tài chính là cơ sở để thanh toán, chi trả. Chứng từ thương mại : thông thường còn gọi là bộ chứng từ hàng hoá nhằm thuyết minh về tình trạng hàng hoá cũng như tình trạng bao bì hàng hoá gồm có : Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice). Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, chứng từ vận tải đa phương thức, … ) Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy/ certificate). Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin). Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of Quality). Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (Certificate of Quantity). Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight). Phiếu đóng gói hàng (Packing list)… Các chứng từ khác : phiếu chi, giấy báo nợ… 2.2.3.Tài khoản sử dụng . Tài khoản : 144, 331, 33312, 3332, 3333, 156, 157, 632, 413, 007… 2.2.4.Trình tự hạch toán. TK1111,1122 TK144 TK331(NN) TK1561 TK333(3) TK333(1,2) TK331(TN) TK133 TK1562 (1a) (6) (2) (3) Chi phí vận chuyển (4) (5) (7) TK515 TK1111,1122 TK635 (1b) Chú thích : (1a) Ký quỹ mở thư tín dụng để nhập khẩu hàng hóa. Trường hợp tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá xuất quỹ (1b) Ký quỹ mở thư tín dụng để nhập khẩu hàng hóa. Trường hợp tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá xuất quỹ Nhập hóa đơn của đơn vị bán nước ngoài và phiếu nhập kho hàng nhập khẩu (tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận) Tính thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (nếu có) Thuế GTGT hàng nhập khẩu (được khấu trừ) phải nộp. Chi phí vận chuyển phải thanh toán cho đơn vị vận chuyển trong nước. Thanh toán cho đơn vị bán nước ngoài bằng tiền ký quỹ (nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì ghi nhận vào 515 hoặc 635) Thanh toán các khoản thuế và dịch vụ nhận cung cấp trong nước bằng tiền (Việt Nam đồng). 2.3.Kế toán nhập khẩu ủy thác: 2.3.1. Đặc điểm : Sau khi nghiên cứu thị trường, một số mặt hàng chưa có trong nước hoặc có rất ít doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu. Tuy nhiên do doanh nghiệp không tìm được nhà cung cấp hay chưa có giấy phép nhập khẩu trực tiếp… thì doanh nghiệp sẽ ủy thác cho đơn vị khác nhập khẩu hộ và trả phí ch