Chuyên đề Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH thương mại dịch vụ kỹ thuật Tân Long

04902916 Vốn điều lệ : 2.000.000.000 VNĐ (Hai tỷ đồng) Giấy phép đăng ký kinh doanh do sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp. II. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty Tân Long là một công ty độc lập về tài chính, có con dấu riêng được mở tài khoản thu chi tại ngân hàng, là một pháp nhân kinh tế được Việt Nam bảo hộ. Tân Long là công ty chuyên kinh doanh các thiết bị y tế, thiết bị bếp, thiết bị giặt là công nghiệp phục vụ cho bệnh viện, khách sạn, nhà hàng, Resort, công ty, nhà máy, xưởng giặt. Ngành nghề đăng ký hoạt động kinh doanh: A. Hoạt động kinh doanh thương mại chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, thiết bị bếp và giặt là công nghiệp bao gồm: - Cung cấp thiết bị y tế phục vụ cho bệnh viện: - Cung cấp trang thiết bị bếp phục vụ cho nhà hàng, khách sạn, resort, nhà máy, công ty. - Thiết bị giặt, là, vắt, sấy công nghiệp phục vụ cho các bệnh viện, khách sạn, nhà máy và xưởng giặt. B. Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và chuyển giao công nghệ bao gồm: Thực hiện các dịch vụ về lắp đặt, bảo trì và sửa chữa về thiết bị bếp, thiết bị giặt là công nghiệp. Tư vấn, thiết kế và lắp đặt hệ thống dây chuyền giặt là cho khách sạn, nhà máy, bệnh viện, căn hộ cao ốc và xưởng giặt. III. Chức năng – nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của công ty Tân Long 1. Chức năng Công ty THHH TM & DV KT Tân Long được thành lập với chức năng chủ yếu sản xuất và kinh doanh. Thực hiện các hoạt động kinh doanh trang thiết bị y tế, nhà bếp của công ty nhằm đạt được các kế hoạch mà công ty đề ra theo kết quả cao nhất. Thực hiện công tác quản lý và chăm sóc khách hàng nhằm đáp ứng mọi mong đợi của khách hàng khi mua các sản phẩm của công ty. 2. Nhiệm vụ Nhiệm vụ của công ty chính là công việc kinh doanh, kinh doanh phải đảm bảo chính xác, rõ ràng, hiệu quả. Thực hiện hạch toán kinh tế và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh. Ký kết và thực hiện các hợp đồng với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế trong và ngoài nước trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện hai bên cùng có lợi. Chủ động tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Sử dụng đòn bẩy kinh tế và các biện pháp khuyến khích về vật chất tinh thần đối với công nhân viên qua việc sử dụng các quỹ của công ty nhằm cải thiện điều kiện làm việc của họ. Xác định rõ nhiệm vụ của công ty nhằm: Giữ vững uy tín của công ty đối với khách hàng. Phát triển mạnh các hoạt động sản xuất kinh doanh. Bảo vệ và tăng giá trị đầu tư. Bảo đảm sự đồng tâm nhất trí trong doanh nghiệp. Tạo cơ sở tốt để huy động các nguồn lực bao gồm: Trí lực – Nhân lực - Vật lực của công ty đảm bảo thực hiện hiệu quả chiến lược kinh doanh. Hình thành khung cảnh và bầu không khí thuận lợi, hoà đồng. Tạo điều kiện chuyển hoá nhiệm vụ thành các mục tiêu thích hợp và các biện pháp hoạt động cụ thể. 3. Đặc điểm hoạt động Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là dụng cụ y tế và thiết bị nhà bếp, nhưng để tiện khi phân tích em xin nói riêng về thiết bị nhà bếp. Bên cạnh đó công ty còn một số hoạt động như: thực hiện dịch vụ lắp đặt, bảo trì và sửa chữa thiết bị bếp, tư vấn thiết kế và lắp đặt hệ thống dây chuyền giặt là cho khách sạn, nhà máy, bệnh viện… Để có được sự hài lòng của khách hàng công ty luôn đặt tầm quan trọng đặt biệt đối với chất lượng của cả sản phẩm và nhân sự của công ty. Đối với vấn đề nhân sự, các nhân viên đều được đào tạo cả trong và ngoài nước nhằm trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn về các dòng sản phẩm. Bên cạnh đó công ty còn cung cấp một dịch vụ hậu mãi thật tốt. Các kỹ sư được đào tạo chính hãng của công ty có thể thực hiện dịch vụ kỹ thuật cao nhất cần thiết cho từng dòng sản phẩm. Công ty còn thuê các kỹ sư nước ngoài làm công việc bảo dưỡng những thiết bị và sản phẩm tinh vi do công ty phân phối Với phương châm “SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG LÀ TRÊN HẾT” người tiêu dùng sẽ cảm nhận được sự hài lòng cao nhất khi đến với công ty với bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. IV. Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty Tân Long 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Tân Long Giám đốc Kho hàng Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Phòng nhân sự PKD về thiết bị y tế PKD về thiết bị nhà bếp 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Giám đốc - Giám đốc là người quản lý cũng là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Xây dựng chiến lược, chính sách và các mục tiêu chất lượng cho từng thời kỳ. Đồng thời chịu mọi trách nhiệm với nhà nước. - Điều hành các cuộc họp, xem xét, đánh giá hiệu quả phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban. - Ký các hợp đồng và phụ kiện hợp đồng khi có phiếu đề xuất. - Phụ trách phê duyệt các văn bản về nội quy. Phòng nhân sự. - Thay mặt điều hành mọi hoạt động của công ty khi giám đốc vắng mặt. - Tổ chức các phong trào thi đua. - Chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực. - Ký kết và phê duyệt các hợp đồng thay giám đốc - Chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề về nhân sự như : nghỉ phép, lương bổng. - Giải quyết mọi vướng mắc với các cơ quan hữu quan của nhà nước về xuất nhập khẩu. - Mọi việc báo cáo với giám đốc. Phòng xuất nhập khẩu. - Tham mưu cho giám đốc về công tác đối ngoại, các luật quốc tế về thương mại, thanh toán, bảo hiểm, vận tải pháp chế, chính sách khách hàng và thị trường tranh tụng quốc tế. - Làm việc với cơ quan hữu quan liên quan đến xuất nhập khẩu. - Liên hệ với cảng, sân bay để giao nhận hàng. - Tổ chức hệ thống xuất nhập khẩu theo quy chế vào các quy định của công ty và phòng xuất nhập khẩu. Phòng kinh doanh. - Cùng với Giám đốc tổ chức đàm phán, soạn thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế. - Triển khai, lập kế hoạch về quá trình lưu chuyển hàng hoá, các phương án kinh doanh trong năm, quí, tháng. - Nghiên cứu, mở rộng khai thác thị trường tiêu dùng và mạng lưới kinh doanh của Công ty. - Tổ chức tiếp thị, quảng cáo, thu thập thông tin giá cả và nhu cầu của thị trường, mở rộng các điểm mua bán hàng hóa nhằm chiếm lĩnh thị trường và thu hút khách hàng. - Thực hiện giao dịch, lên đơn đặt hàng, tiếp nhận thông tin khách hàng về sản phẩm, về tác phong hoạt động. Phòng kế toán. - Tham mưu cho giám đốc các chế độ chính sách về tài chính, kế toán, ngân hàng, thanh toán quốc tế. - Có nhiệm vụ hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, quyết toán quý, năm, kiểm kê đánh giá lại sản phẩm. - Báo cáo tổng hợp các chỉ tiêu và thực hiện phần nộp ngân sách các khoản thuế theo đúng luật định. - Quản lý các quỹ, các nguồn vốn và tiền mặt. - Theo dõi đối chiếu thanh toán công nợ và trả nợ cho khách. - Kiểm soát hoạt động thu chi tài chính, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng, ký quỹ. - Quản lý các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức lưu giữ hồ sơ tài liệu liên quan đến các vấn đề tài chính của công ty. Kho hàng. - Lưu trữ và bảo quản hàng hóa. - Lập kế hoạch tồn kho hợp lý. - Lập phiếu xuất kho, nhập kho. - Theo dõi nhập xuất lượng hàng thực tế. - Cuối tháng phối hợp với kế toán kiểm tra hàng tồn kho và làm báo cáo tồn kho. Phòng kinh doanh về thiết bị nhà bếp. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, khách hàng về những sản phẩm liên quan đến thiết bị nhà bếp. Phòng kinh doanh về thiết bị y tế. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, khách hàng về những sản phẩm liên quan đến thiết bị y tế, tham gia đấu thầu, dự các buổi hội nghị của sở y tế. V. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Tân Long 1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Với hình thức này, toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh đều được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của Công ty. 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 1.3 Phân nhiệm trong bộ máy kế toán * Kế toán trưởng - Là người đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty, có trách nhiệm theo dõi tình hình tài chính, quản lý và điều hành Phòng kế toán. - Tham mưu cho Giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính, sử dụng vốn trong kinh doanh, chính sách kế toán và soạn thảo văn bản có liên quan đến ngân hàng. - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động kế toán tài chính của Công ty. - Hỗ trợ phân công giao việc, điều động các kế toán viên thực hiện nhiệm vụ theo từng kế hoạch cụ thể của Giám đốc, kiểm tra toàn bộ công việc của nhóm. - Chủ trì buổi họp, hội ý, trao đổi công việc của bộ phận kế toán. - Chịu trách nhiệm liên đới về công việc của các kế toán viên trong phòng ban kế toán. - Lập và xác định mục tiêu chất lượng của phòng kế toán để hạn chế hay tích cực phát huy những ưu và khuyết điểm của phòng kế toán. * Kế toán hàng hóa - Nhập liệu tình hình mua, bán hàng hóa của Công ty, hàng tháng lên báo cáo nhập – xuất – tồn. - Ghi sổ chi tiết hàng hóa, chi tiết bán hàng. - Thực hiện việc đối chiếu số liệu kho hàng với thủ kho. - Theo dõi doanh thu theo tháng, quý, năm để báo cáo lên Kế toán trưởng. * Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Lập phiếu thu chi, mở sổ kế toán tiền mặt và phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại Công ty; khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ, đồng thời báo cáo tình hình quỹ tiền mặt cho Kế toán trưởng. - Mở sổ kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán, các khoản vay, ký quỹ qua ngân hàng. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc với chứng từ của Ngân hàng gửi đến để xử lý kịp thời nếu có sự chênh lệch. * Kế toán công nợ - Mở sổ và tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian (ngắn hạn, dài hạn. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản. - Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc để có biện pháp xử lý (nợ trong hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề . . .). * Kế toán tổng hợp - Căn cứ vào chứng từ gốc lập nhật ký chung. - Tổ chức, ghi chép các số liệu phát sinh, hạch toán kế toán, xác định kết quả kinh doanh. - Quản lý sổ sách kế toán, lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh. - Liên hệ giao dịch cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cơ quan Thống kê. - Lập báo cáo thuế, báo cáo thống kê, và các mẫu biểu qui định nộp từng kỳ. - Theo dõi kiểm tra đối chiếu số liệu của các bộ phận có liên quan để lập báo cáo kế toán. * Thủ quỹ - Thu, chi tiền theo phiếu thu, chi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc và người lập phiếu. - Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo không thiếu hụt mất mát. - Hàng ngày, kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. 2. Vận dụng kế toán tại công ty 2.1 Hệ thống tài khoản áp dụng a. Hệ thống tài khoản Áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006. b. Nguyên tắc áp dụng - Niên độ kế toán bắt đầu từ : 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là tiền đồng Việt Nam. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế do Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì Theo phương pháp bình quân gia quyền tính vào cuối tháng. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định Theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. 2.2 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại công ty a. Hình thức kế toán + Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. + Sơ đồ: hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp Sổ quĩ tiền mặt, Tiền gửi NH Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng kê tổng Hợp số phát sinh Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Ghi haøng ngaøy Ghi cuoái thaùng Ñoái chieáu Ñoái chieáu b. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra và tập hợp để ghi sổ: - Ghi sổ nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái cho phù hợp. Đồng thời: - Các loại chứng từ gốc thanh toán như: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ được ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi nhân hàng. - Cuối quý và cuối niên độ, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu, bảng cân đối tài khoản và bảng kê tổng hợp số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước như: Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo tình hình thực hiện thuế, Thuyết minh báo cáo tài chính. c. Phương tiện tính toán, xử lý số liệu Hiện Công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính với các phần mềm WORD, ECXEL để soạn thảo văn bản, tính toán và quản lý cơ sở dữ liệu. 2.3 Hệ thống báo cáo tài chính Theo quy định hiện nay thì hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Bản thuyết minh báo cáo tài chính. 2.4 Công tác luân chuyển chứng từ: Công tác luân chuyển chứng từ ở công ty được tổ chức chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt đối với từng loại chứng từ, cụ thể là từ khi lập cho đến khi ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng. 2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán: Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều có nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể và mỗi người sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về công viêc của mình. Mỗi nhân viên phụ trách từng phần hành kế toán và căn cứ trên số liệu của từng nhân viên kế toán mà kế toán tổng hợp sẽ lập các báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và khi đó nếu có sai sót xảy ra ở phần hành kế toán nào, số liệu nào… thì người phụ trách phần hành đó phối hợp với kế toán tổng hợp kiểm tra lại. Nghĩa là ớ Công ty việc kiểm tra kế toán không diễn ra thường xuyên và không có chủ động trước. Thế nhưng, cho đến nay, mọi sai sót đều không đáng kể lắm và cũng chưa có chuyện đáng tiếc xảy ra. Ngoài ra, như bất kỳ một doanh nghiệp nhà nước nào khác, Công ty cũng chịu sự kiểm tra kế toán của Bộ tài chính, của Cơ quan chủ quản… Và khi có sự kiểm tra đó thì từng nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ phải giải trình, đối chiếu số liệu với những người đi kiểm tra về phần hành đó. Phần 4: KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM DV KT TÂN LONG I. Những quy định chung về hàng hóa: 1. Đặc điểm kế toán hàng hóa tại công ty Công ty là một doanh nghiệp thương mại nên chủng loại hàng hoá rất phong phú, đa dạng, Vì vậy, để quản lý chi tiết hàng hóa, bộ phận kế toán tại công ty dùng các mã hàng hóa khác nhau để theo dõi từng mặt hàng. Công ty thuê xe tải nhẹ bên ngoài để vận chuyển hàng hóa mua bán trong nước (nếu chi phí vận chuyển do công ty chịu). Theo quy định, đối với hàng mua phải hạch toán phần chi phí vận chuyển vào tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”, nhưng việc xác định chi phí vận chuyển riêng cho hàng nhập và hàng xuất rất phức tạp và mất thời gian, nên kế toán hạch toán tất cả tiền chi phí vận chuyển vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Tất cả hàng hóa mua vào trong nước hoặc nhập khẩu đều được nhập kho rồi mới xuất bán, hiện kho hàng được đặt tại công ty. 2. Quản lý hàng hóa 2.1 Tại kho Do đặc thù hàng hóa của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều quy cách nên thủ kho theo dõi số lượng hàng hóa nhập xuất tồn trong kho bằng “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn” trên phần mềm Excel. Bảng này được theo dõi cho cả kho hàng và theo từng mã hàng, do công ty tự thiết kế theo yêu cầu quản lý. Minh họa: Mã Tên hàng H286 Bếp dùng Gas (H286) SL23B Máy rửa chén SL23B TR250 Máy đánh trứng TR250 BM35 Máy trộn thức ăn BM35 CATHETER-M-A Catheter cắt đốt Stinger M loại A CATHETER-M-B Catheter cắt đốt Stinger M loại B CATHETER-SM-A Catheter cắt đốt Stinger SM loại A CATHETER-SM-B Catheter cắt đốt Stinger SM loại B Bảng 1.1 Số lượng nhập, xuất trong ngày sau khi được nhập vào máy, máy sẽ tự động tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn bằng phần mềm Excel có cài sẵn công thức. Mỗi tháng sẽ được theo dõi bằng 1 file. Trong file sẽ có các sheet: Danh mục, Chi tiết Nhập, Chi tiết Xuất và Tổng hợp. Cuối mỗi tháng, thủ kho dựa vào số liệu trên sheet tổng hợp trên “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn” để làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu với kế toán. Ví dụ minh họa: CHI TIẾT NHẬP 156 Ngày Chứng từ Tên công ty Mã hàng Tên hàng SL DG TT 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh NH_NHAT01 Thớt nhựa 2.00 1,650,000 3,300,000.00 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh NH_NHAT02 Tủ ly 2.00 3,500,000 7,000,000.00 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh NH_NHAT03 Bàn inox 2 mặt 1.00 3,200,000 3,200,000.00 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh LION01 Sàn bếp Á Đơn 1.00 4,200,000 4,200,000.00 10/10/2008 51813 CN CTY TNHH TM DV VIỆT THÁI K7-5232 Kim hút 1.00 1,950,000 1,950,000.00 10/10/2008 51813 CN CTY TNHH TM DV VIỆT THÁI K4-5060 Kéo Vannas cong 1.00 9,800,000 9,800,000.00 10/10/2008 51813 CN CTY TNHH TM DV VIỆT THÁI K6-1020 Kiềm kẹp 1.00 14,900,000 14,900,000.00 Bảng 1.2 CHI TIẾT XUẤT 156 Ngày Chứng từ Tên công ty Mã hàng Tên hàng SL DG TT 03/10/2008 105856 Khách sạn Hoàn Cầu 42439 Ly bằng thuỷ tinh (42439) 36.00 03/10/2008 105856 Khách sạn Hoàn Cầu 42884 Ly bằng thuỷ tinh (42884) 12.00 10/10/2008 105860 Cty CP KS Hải Âu HBF400 Máy xay sinh tố (HBF400) 1.00 10/10/2008 105861 Cty CP KS Hải Âu TT2500 Bếp từ (TT2500) 2.00 11/10/2008 105863 Bệnh Viện ĐK Khu Vực Phú Phong K7-5232 Kim hút 1.00 11/10/2008 105863 Bệnh Viện ĐK Khu Vực Phú Phong K7-3502 Ống thông khí 1.00 Bảng 1.3 BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT TỒN STT Mã hiệu Tên VTHH ĐVtính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối SL G.Trị SL G.Trị SL G.Trị SL G.Trị 1 1000 MÁY PHA CÀ PHÊ 2 VÒI MAPPIA BỘ 1.00 4,963,420 0 - - - 1.00 4,963,420 2 10302 BÌNH ĐỰNG NGŨ CỐC(ĐÔI)(10302) CÁI 7.00 12,471,130 0 - 1.00 1,781,590.00 6.00 10,689,540 3 11100 ĐỒ KHUI HỘP BẰNG THÉP (11100) CÁI 1.00 381,859 0 - - - 1.00 381,859 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng Bảng 1.4 2.2 Tại phòng kế toán Kế toán hàng hóa tiến hành nhập số liệu và theo dõi hàng hóa bằng Sổ chi tiết hàng hóa và tình hình nhập xuất tồn trong tháng bằng phần mềm Excel có cài đặt sẵn công thức, tự động tính ra đơn giá xuất kho bình quân gia quyền vào cuối tháng. Kế toán hàng hóa chỉ nhập số liệu vào Sổ chi tiết hàng hóa khi có đầy đủ hóa đơn mua, bán hàng và phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng kế toán tổng kết Sổ chi tiết hàng hóa và tiến hành kiểm tra đối chiếu với “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn” của thủ kho theo số lượng. Số liệu tổng hợp trong “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa” theo từng mặt hàng được làm cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp trên tài khoản 156. II. Kế toán quá trình mua hàng 1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước 1.1 Phương thức mua hàng a. Mua hàng trực tiếp Phòng kinh doanh sẽ cử người trực tiếp đến mua hàng tại nhà cung cấp và trực tiếp chuyển hàng về công ty. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu. b. Mua hàng theo phương thức chuyển hàng Công ty ký hợp đồng mua hàng hoặc gọi điện trực tiếp đặt hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến giao tại kho của Công ty. Địa chỉ giao hàng được công ty quy định cụ thể trên hợp đồng hoặc báo trực tiếp qua điện thoại. Chi phí vận chuyển bên nào trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên. 1.2 Phương thức thanh toán tiền hàng Thông thường, mua hàng trong nước công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt là chủ yếu, được thực hiện qua 2 phương thức: - Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng hóa, công ty sẽ thanh toán ngay cho nhà cung cấp. - Thanh toán trả chậm (mua chịu): Nhà cung cấp sẽ quy định về thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán đối với công ty. 1.3 Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hóa Hiện nay, Công ty xác định giá thực tế của hàng hóa mua vào theo công thức sau: Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng công ty không hạch toán vào tài khoản 1562 theo quy định mà hạch toán toàn bộ vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 “Tài khoản 1561” mà sử dụng tài khoản cấp 1 “Tài khoản 156” để hạch toán trị giá mua hàng hóa nhập kho. 1.4 Thủ tục chứng từ - Đơn đặt hàng - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi - Giấy báo nợ 1.5 Tài khoản sử dụng Tài khoản được sử dụng chủ yếu để phản ánh nghiệp vụ mua hàng là tài khoản 156 “Hàng hóa”. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Tài khoản 111 “Tiền mặt” Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng-Tiền Việt Nam” Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản 331 dùng để hạch toán cho cả khách hàng trong và ngoài nước, được theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp. 1.6 Quy trình ghi sổ Hằng ngày, kế toán nhận được Phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa theo từng mặt hàng về số lượng, trị giá tiền. Nếu thanh toán hàng bằng tiền mặt, sau khi lập phiếu chi kế toán tiền mặt sẽ tiến hành nhập Sổ chi tiết tiền mặt. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, sau khi lập Ủy nhiệm chi và chuyển cho Ngân hàng, kế toán căn cứ vào Giấy báo nợ của Ngân hàng để tiến hành nhập Sổ Tiền gửi Ngân hàng. Nếu mua theo phương thức tra chậm, Kế toán công nợ cập nhật và theo dõi trên Sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp. 1.7 Phương pháp hạch toán a. Mua hàng nhập kho bình thường 111,112 331 156 (2) (1) 133 (1) Khi nhận được hàng hóa, được giao đủ số lượng như đã ký trong hợp đồng. (2) Thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. Ví dụ: Ngày 01/10/2008, Công ty ký hợp đồng số TL/TS-2008-0108 với Công ty TNHH SX TM Trường Sanh. Công ty mua: - Thớt nhựa 2.00 1,650,000 3,300,000.00 - Tủ ly 2.00 3,500,000 7,000,000.00 - Bàn inox 2 mặt 1.00 3,200,000 3,200,000.00 - Sàn bếp Á Đơn 1.00 4,200,000 4,200,000.00 Tổng giá trị: 17,700,000 vnđ, VAT 10%: 1,770,000 vnđ, Tổng giá trị thanh toán: 19,470,000 vnđ - Ngày 01/10/2008 lập phiếu chi số PC01 để ứng trước tiền 50% cho người bán. (đính kèm bảng pho to ở phụ lục số 01) Nợ TK 331 9,735,000 vnđ Có TK 111 9,735,000 vnđ - Ngày 03/10/2008 Công ty TNHH SX TM Trường Sanh giao đầy đủ hàng và hóa đơn GTGT số 35881 ngày 03/10/2008, thủ kho làm phiếu nhập kho số 01 (đính kèm bảng pho to ở Phụ lục 02 - 03). Nợ TK 156 17,700,000 vnđ Nợ TK 133 1,770,000 vnđ Có TK 331 19,470,000 vnđ - Ngày 05/10/2008 lập phiếu chi số PC05 để thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. (đính kèm bảng pho to ở phụ lục 04) Nợ TK 331 9.735,000 vnđ Có TK 111 9,735,000 vnđ b. Mua hàng có phát sinh thừa, thiếu: b.1 Trường hợp thừa: Kế toán sẽ nhập kho đủ theo hợp đồng đã ký Nợ TK 156: Theo hợp đồng đã ký Nợ TK 133: Theo hợp đồng đã ký Có 331,111,112: Theo hợp đồng đã ký Đối với hàng thừa kế toán sẽ tạm giữ hộ bằng cách ghi Nợ TK 002, đồng thời báo cho bên bán để họ nhận lại hàng, khi bên bán nhận lại hàng kế toán tiến hành ghi Có TK 002. b.2 Trường hợp thiếu: Nếu bên bán không giao đủ số lượng hàng như trong hợp đồng đã ký trong khoảng thời gian đã quy định thì người bán phải trả một khoản phạt như trên hợp đồng đã quy định. Số tiền phạt sẽ khấu trừ trực tiếp vào tiền hàng hoặc trả vào tài khoản của Công ty trong thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng. c. Mua hàng có phát sinh tăng giá, giảm giá: Thông thường trường hợp này xảy ra là do người bán viết sai đơn giá, số tiền trên hóa đơn. + Trường hợp tăng giá: Khi nhận được hóa đơn , kế toán đã hạch toán: Nợ TK 156: theo hóa đơn Nợ TK 133 theo hóa đơn Có TK 331 theo hóa đơn Sau khi đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số thực tế nhập kho và thông báo cho bên bán thì kế toán ghi bút toán bổ sung giá vốn. Nợ TK 156 theo hóa đơn bổ sung giá vốn Nợ TK 133 theo hóa đơn bổ sung giá vốn Có TK 331 theo hóa đơn bổ sung giá vốn + Trường hợp giảm giá: Khi nhận được hóa đơn , kế toán đã hạch toán: Nợ TK 156 theo hóa đơn nhận được Nợ TK 133 theo hóa đơn nhận được Có TK 331 theo hóa đơn nhận được Khi nhận được thông báo giảm giá. Kế toán làm bút toán điều chỉnh: Nợ TK 156 ghi âm số tiền được giảm Nợ TK 133 ghi âm số thuế được gi