Chuyên đề Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty xuất nhập khẩu nông sản và thực phẩm TP. HCM (AGREXPORT)

øn bộ công việc của đơn vị xuất khẩu trực tiếp. Riêng đối với doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu thì phải tiến hành các công việc sau: _ Ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu. _ Cung cấp hàng hóa mẫu và mọi tài liệu liên quan đến hàng hóa đó để đơn vị nhận ủy thác có thể chào hàng với khách nước ngoài. _ Chịu mọi chi phí cho đến khi hàng hóa ra cửa khẩu và được bốc lên tàu. _ Lập hóa đơn bán hàng và giao hàng cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu, phối hợp với bên nhận ủy thác làm thủ tục xuất khẩu. _ Đóng thuế xuất khẩu và trả phí ủy thác cho đơn vị nhận ủy thác.  2.2.2) Hạch toán các nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu: a) Đối với doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu: 111,112,131 156 157 632 (4) (2a) (8) (2b) 133 111,112 138 338 3333 511 131 111,112 (3) (4) (5) (7) (9) (11) 338 641 (6) (10) 133 Mua hàng hóa nhập kho. (2a) Xuất kho hàng hóa chuyển cho bên nhận ủy thác. (2b) Mua hàng hóa chuyển cho bên nhận ủy thác. (3) Khi chuyển trước tiền cho bên nhận ủy thác. (4) Nhận được biên lai nộp thuế xuất khẩu. Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp. Nhận được các chứng từ chi hộ của bên nhận ủy thác Doanh thu hàng ủy thác xuất khẩu. Phản ánh giá vốn hàng ủy thác xuất khẩu. Nhận tiền hàng ủy thác xuất khẩu sau khi trừ lệ phí Ngân hàng (10)Trả phí ủy thác cho bên nhận ủy thác. (11)Thanh toán cho bên ủy thác về các khoản đã chi trả hộ. b)Đối với doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu: Khi nhận hàng về xuất khẩu ghi đơn bên nợ tài khoản 003”Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi”. Sau đó, khi xuất hàng sẽ ghi đơn bên Có tài khoản 003. 138 338 111,112 511 111,112,331 (1) (4) (3) (2) 3331 Khi nhận tiền của bên ủy thác xuất chuyển đến. Các khoản đã chi trả hộ cho bên ủy thác xuất. Thu hồi các khoản đã chi trả hộ cho bên ủy thác xuất. Doanh thu hoa hồng ủy thác. I.ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY: 1. Đặc điểm kế toán hàng hóa tại Công ty: _ Công ty là một doanh nghiệp thương mại nên chủng loại hàng hóa rất phong phú, đa dạng, được chia thành các nhóm sau: + BDND Chi nhánh Bình Dương trực tiếp mua bán nội địa. + BDXK Chi nhánh Bình Dương trực tiếp xuất khẩu. + BDNK Chi nhánh Bình Dương trực tiếp nhập khẩu. + ND Kinh doanh nội địa. + NVL Nguyên vật liệu sản xuất cơ bản. + XK Xuất khẩu. Hàng hóa XNK và hàng hóa kinh doanh nội địa có khi chung một chủng loại hàng nhưng được phân thành 2 nhóm dựa vào mụa đích kinh doanh mặt hàng đó là XNK hay mua bán trong nước. _ Trong mỗi nhóm, có nhiều mặt hàng khác nhau hoặc có một số mặt hàng có tên gọi giống nhau nhưng đơn vị tính khác nhau. Do đó, việc phân loại theo nhóm như trên chỉ mới đáp ứng yêu cầu quản lý từng nhóm hàng hóa, chỉ cho biết tỷ trọng của từng loại hàng hóa trong toàn bộ hàng hóa tại Công ty. Vì vậy, để quản lý chi tiết hàng hóa, bộ phận kế toán tại Công ty dùng các mã hàng hóa khác nhau để theo dõi từng mặt hàng. Bảng minh họa các mặt hàng theo mã hàng hóa: Nhóm hàng: Kinh doanh nội địa Mã hàng Tên BAPK BAPT DAUNH DIEUND DIEUT Bắp khô Bắp hạt Đậu nành hạt Điều nhân Hạt điều thô Nhóm hàng: Xuất khẩu Mã hàng Tên CAOS DNHAN LACN TIEUC YDI Cao su Điều nhân Lạc nhân Tiêu chắc (sọ) Hạt ý dĩ Nhóm hàng: Nhập khẩu Mã hàng Tên BC HN LM MHB METL Bột cá Hạt nhựa Lúa mì Máy hút bụi Máy ép thủy lực Nhóm hàng: Nguyên vật liệu Mã hàng Tên CAOSU CCNL DRE NAMM NBN Gỗ cao su xay Chôm chôm trái tươi Đường RE Nấm mỡ muối Nhãn bắp non _ Mọi nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay hoặc mua nợ người bán đều hạch toán qua tài khoản công nợ (TK phải trả người bán). Tương tự, mọi nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay hoặc bán hàng trả chậm cho khách hàng cũng đều hạch toán qua tài khoản công nợ (TK phải thu khách hàng). _ Công ty chỉ sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ thu chi ngoại tệ. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng, tiền mặt, các khoản phải thu, các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì Công ty ghi nhận theo tỷ giá thực tế lúc phát sinh. Khi xuất ra ghi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xuất. Cuối tháng mới tính chênh lệch tỷ giá. _ Công ty không có kho hàng nên khi hàng hóa bán không hết sẽ được giữ lại kho bên bán hàng cho Công ty, hoặc thuê kho. Phòng XNK nào mua hàng thì có trách nhiệm theo dõi hàng hóa đó và thường là đến cuối tháng sẽ đối chiếu số liệu tồn kho với phòng kế toán. 2. Nguyên tắc hạch toán kế toán hàng hóa: _ Hàng hóa mua vào phải được phản ánh theo đúng giá thực tế; tại Công ty giá thực tế mua vào được hạch toán theo 2 chỉ tiêu: Giá mua hàng hóa và Chi phí thu mua hàng hóa. Giá mua hàng hóa = Giá mua chưa thuế + Thuế nhập khẩu (nếu có) Đối với chi phí thu mua hàng hóa, thì chi phí đó thuộc lô hàng nào sẽ được tính trực tiếp vào giá vốn của lô hàng đó chứ không tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho lượng hàng hóa bán ra trong kỳ. Phòng kế toán của Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp trực tiếp (thực tế đích danh) do số lượng hàng hóa của Công ty không nhiều và thời gian lưu kho cũng không lâu nên khi áp dụng phương pháp này sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với các phương pháp tính giá xuất kho khác như: FIFO, LIFO 3. Kế toán chi tiết hàng hóa: Như đã trình bày ở phần trên về phần hàng hóa sẽ do các phòng xuất nhập khẩu theo dõi cụ thể tình hình xuất nhập hàng hóa ở phòng mình. Tại phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa”. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ và tính tổng số nhập, xuất, tồn để lập Báo cáo nhập xuất tồn. Báo cáo nhập xuất tồn được lập cho từng kho và một bảng Báo cáo nhập xuất tồn cho tất cả các kho. II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY: 1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước: 1.1) Phương thức mua hàng: Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương thức mua hàng chủ yếu sau: Phương thức chuyển hàng: đến ngày đã định trong hợp đồng kinh tế, bên bán có trách nhiệm giao hàng tại kho của Công ty hay tại một địa điểm nào đó được quy định trong hợp đồng. Khi nhận hàng, Công ty sẽ lấy Hóa đơn bán hàng để làm cơ sở cho việc đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng, đồng thời để ghi sổ kế toán và là căn cứ để thanh toán tiền hàng cho bên bán. Mọi sự hao hụt, mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển do bên bán chịu trách nhiệm. 1.2) Chứng từ sử dụng: Do Công ty không có kho hàng nên chỉ khi nào có yêu cầu của khách hàng, Công ty mới tổ chức thu mua. Phòng XNK tìm kiếm và thu mua nguồn hàng. Khi mua phải chuyển cho phòng kế toán: + Hợp đồng mua hàng. + Phương án kinh doanh. + Giấy đề nghị thanh toán. Từ các chứng từ trên, phòng kế toán lập phiếu chi để phòng XNK được ứng trước một khoản tiền cho người bán (thông thường theo thỏa thuận trên hơạp đồng, Công ty ứng trước cho người bán tối đa 90% trị giá tiền hàng (chưa có thuế VAT); số tiền còn lại và thuế GTGT sẽ thanh toán sau khi người bán giao hàng xong). Khi người bán đã giao đủ số lượng hàng như trong hợp đồng đã ký trong khoảng thời gian thỏa thuận thì căn cứ vào phiếu nhập kho (địa điểm kho nhập do Công ty quy định) và Hóa đơn GTGT của người bán có xác nhận của Công ty, phòng kế toán sẽ lập tiếp 1 phiếu chi để thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. 1.3) Tài khoản sử dụng: Các tài khoản được sử dụng chủ yếu để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng là tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” và tài khoản 331 “Phải trả người bán”. _ Kế toán sử dụng tài khoản 151 vì hàng hóa sau khi mua thường sẽ không nhập kho mà sẽ chuyển giao ngay cho người mua. _ Tài khoản 331 dùng để hạch toán cho cả khách hàng trong và ngoài nước. Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” được theo dõi chi tiết cho từng người bán và mỗi người bán có mã số riêng. Ví dụ: TK 331 DLOL Công ty Olam VN TK 331 HCMLS Công ty cổ phần Long Sơn TK 331 HCMDHP Công ty TNHH XD&TM Đông Hải Phương. _ Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 111 “Tiền Việt Nam” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” TK 141 “Tạm ứng” 1.4) Quy trình ghi sổ: Do Công ty không có kho hàng nên thông thường Công ty thường ký hợp đồng mua hàng với khách hàng A song song với việc ký hợp đồng bán hàng cho khách hàng B. Mẫu sổ theo dõi hàng hóa mua vào (xem phần phụ lục) Sau khi ký hợp đồng mua hàng thì kế toán hàng hóa nội tiêu sẽ ghi vào sổ mua hàng: * Hợp đồng: + Số: ghi số của hợp đồng mua hàng. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng. + Mặt hàng: tên mặt hàng cần mua. + Số lượng: số lượng hàng cần mua. + Đơn giá: đơng giá của mặt hàng. Để tạo điều kiện cho bên bán thực hiện đúng quy định của hợp đồng, Công ty ứng trước cho bên bán tối đa 90% trị giá tiền hàng (chưa có thuế GTGT). Số tiền còn lại và thuế GTGT sẽ thanh toán sau khi bên bán giao hàng xong. Khi ứng tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chi và kế toán hàng hóa nội tiêu sẽ ghi vào sổ theo dõi hàng hóa mua vào. * Thanh toán: + Chứng từ: số của phiếu chi. + Ngày: ngày lập phiếu. + Số tiền: số tiền tạm ứng cho bên bán. Khi nhận được phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT của người bán hàng chuyển đến, kế toán hàng hóa nội tiêu tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và ra số tiền theo từng mặt hàng thực nhập. * Thực hiện hợp đồng: + Hóa đơn: số của hóa đơn. + Ngày: ngày ra hóa đơn. + Số lượng: số lượng nhập kho. + Đơn giá: đơn giá của mặt hàng nhập kho. + Thành tiền: Số lượng * Đơn giá. Đối với tài khoản 151: Phiếu nhập kho Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO QUYẾT TOÁN Sổ cái Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết tài khoản151 Đối với tài khoản 331: Sổ chi tiết tài khoản 331 BÁO CÁO QUYẾT TOÁN Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán nhập máy vi tính để ghi sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản151, 331 để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của các tài khoản này theo trình tự thời gian. Cuối tháng, căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi sổ cái. Vào cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp lập sổ cái theo từng quý để làm căn cứ lập Báo cáo quyết toán. Sổ chi tiết công nợ được đóng thành từng quyển và được theo dõi cho từng tháng, mỗi người bán sẽ được theo dõi bằng một tài khoản chi tiết trên một hoặc một vài trang sổ tùy theo số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Cuối tháng, phần mềm sẽ tự động cân đối, tổng hợp sổ chi tiết công nợ. 1.5) Phương pháp hạch toán: 1.5.1) Mua hàng bình thường: 111,112 331 151 (3) (2) 144 133 (1a) (1b) (1a), (1b) tạm ứng cho nhận viên thu mua để ứng trước tiền hàng cho người bán. Khi nhận được hàng hóa. Thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. VÍ DỤ: Ngày 03/01/2005, Công ty ký hợp đồng số 01/AGR.BD-TH/05 với DNTN Thương mại Thái Hùng. Công ty mua: _ Số lượng: 1.000 tấn (+/-5%). _ Đơn giá: 2.588.000 đ/tấn+cả bao bì + chưa có thuế VAT + giao tại kho bên A. _ Tổng trị giá: 2.588.000 đ/tấn * 1000 tấn = 2.588.000.000 đ VAT 5% 129.400.000 đ Cộng: 2.717.400.000 đ _ Ngày 11/01/2005 lập phiếu chi số PC50 để ứng trước tiền cho người bán. Nợ TK 331 1.450.000.000 Có TK 111 1.450.000.000 _ Ngày 17/01/2005 lập phiếu chi số PC91 tiếp tục ứng trước tiền. Nợ TK 331 642.000.000 Có TK 111 642.000.000 _ Ngày 18/01/2005 DNTN Thương mại Thái Hùng giao đầy đủ hàng. Số lượng Đơn giá Thành tiền 882.530 kg 165.805 kg 2.588 đ/kg 2.558 đ/kg 2.283.987.640 đ 424.129.190 đ Cộng 1.048.335 kg 2.708.116.830 đ VAT 5% 135.405.842 đ Tổng cộng 2.843.522.672 đ Nợ TK 151 2.708.116.830 Nợ TK 133 135.405.842 Có TK 331 2.843.522.672 _ Ngày 19/01/2005 lập phiếu chi số PC107 để thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. Nợ TK 331 751.522.672 Có TK 111 751.522.672 1.5.2) Mua hàng có phát sinh thừa, thiếu: Nếu người bán không giao đủ số lượng hàng như trong hợp đồng đã ký trong khoảng thời gian đã quy định thì người bán đồng ý bị phạt 10% trên tổng giá trị hợp đồng. Số tiền phạt sẽ khấu trừ trực tiếp vào tiền hàng hoặc trả vào tài khoản của Công ty trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày hết hạn giao hàng. Ở Công ty, khoản hao hụt và được người bán bồi thường sẽ không theo dõi trên tài khoản 138 “Phải thu khác” mà để thuận tiện, kế toán theo dõi luôn trên tài khoản 331 và hạch toán như sau: Nợ TK 331 Có TK 331 1.5.3) Mua hàng có phát sinh tăng giá, giảm giá: Thông thường trường hợp này xảy ra là do người bán viết sai đơn giá, số tiền trên hóa đơn. a) Trường hợp tăng giá: VÍ DỤ: Ngày 22/12/2004 Công ty ký hợp đồng số 59/BD-TH/04 với DNTN Thương mại Thái Hùng. Công ty mua 163,069 tấn bắp hạt. _ Trên hóa đơn số 56219 của DNTN Thương mại Thái Hùng xuất cho Công ty ghi: Số lượng Đơn giá Thành tiền 118.599 kg 44.470 kg 2.588 đ/kg 2.558 đ/kg 306.934.212 đ 113.754.260 đ Cộng 163.069 kg 420.688.472 đ VAT 5% 21.034.424 đ Tổng cộng 441.722.896 đ Khi nhận được hóa đơn , kế toán đã hạch toán: Nợ TK 151 420.688.472 Nợ TK 133 21.034.424 Có TK 331 441.722.896 _ Thực tế, ngày 29/12/2004 Công ty nhập kho với số lượng cụ thể như sau: Số lượng Đơn giá Thành tiền 141.885 kg 21.184 kg 2.588 đ/kg 2.558 đ/kg 367.198.380 đ 54.188.672 đ Cộng 163.069 kg 421.387.052 đ VAT 5% 21.069.353 đ Tổng cộng 442.456.405 đ _ Sau khi đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số thực tế nhập kho và thông báo cho DNTN Thương mại Thái Hùng thì kế toán ghi bút toán bổ sung giá vốn mặt hàng bắp hạt cho hóa đơn 56219. Nợ TK 151 698.580 Nợ TK 133 34.929 Có TK 331 733.509 b) Trường hợp giảm giá: VÍ DỤ: Ngày 01/01/2005 Công ty ký hợp đồng số 04/BD-TH/05 với DNTN Thương mại Thái Hùng. Công ty mua 31.542 kg mỳ lát với đơn giá 1.613 đ/kg, VAT 5%. _ Ngày 24/01/2005 Công ty nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 151 50.877.246 Nợ TK 133 2.543.862 Có TK 331 53.421.108 _ Ngày 27/01/2005 DNTN Thương mại Thái Hùng giảm giá 10đ/kg cho 21.630 kg mỳ lát đã nhập kho vào ngày 24/01/2005. Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 151 -216.300 (=10*21.630) Nợ TK 133 -10.815 Có TK 331 -227.115 2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa: 2.1) Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: 2.1.1) Đặc điểm về nhập khẩu trực tiếp: _ Công ty thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở khách hàng trong nước (khách hàng nội) có nhu cầu về mặt hàng và đã đàm phán trực tiếp với đối tác cung ứng bên nước ngoài (khách hàng ngoại); sau đó khách hàng nội sẽ liên hệ với Công ty để ký hợp đồng nhập khẩu. _ Hàng nhập về sẽ bán ngay tại cảng. _ Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty là các loại nguyên liệu phục vụ sản xuất, hóa chất, thuốc trừ sâu, và một số mặt hàng tiêu dùng Các mặt hàng này được nhập khẩu từ châu Aâu, châu A Ù(Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan), châu Úùc. _ Công ty sử dụng nhiều loại ngoại tệ để thanh toán tiền hàng như USD, EUR, DEM 2.1.2) Thủ tục nhập khẩu và kiểm nhận hàng nhập khẩu: _ Phòng kinh doanh tiến hành lập phương án cho lô hàng sẽ nhập khẩu, trong đó ghi rõ xuất xứ lô hàng, trị giá của lô hàng, thuế nhập khẩu sẽ nộp, phương thức thanh toán, thời gian tiêu thụ, giá bán dự tính, lãi dự tính rồi trình cho trưởng phòng kinh doanh và trưởng phòng tài chính kế toán để xem xét khả năng tài chính của đơn vị về lô hàng này và tính hiệu quả của nó. Nếu Công ty có khả năng tài chính để nhập lô hàng này cùng với các điều kiện khác có thể chấp nhận được, thì kế toán trưởng sẽ duyệt. Cuối cùng, phương án này được chuyển đến cho Ban Giám Đốc để ký duyệt lần cuối. Nếu được Ban Giám Đốc chấp nhận thì phòng kinh doanh nhanh chóng hoàn thành thủ tục nhập khẩu lô hàng này. _ Tại Công ty hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF-Cost, Insurance and Freight (tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận chuyển). Người bán phải trả các phí tổn và cước phí cần thiết để đưa hàng tới cảng đến quy định. Nhưng sau đó rủi ro và bất kỳ chi phí nào phát sinh khi giao hàng, người mua chịu. Người bán ký hợp đồng bảo hiểm. Theo điều kiện CIF, người mua chỉ được đòi hỏi mua bảo hiểm ở mức tối thiểu. Bảo hiểm tối thiểu bao gồm giá quy định trong hợp đồng cộng 10% (tức là 11%) và phải được thể hiện bằng đồng tiền của hợp đồng. _ Công ty sẽ tiến hành thanh toán tùy theo hình thức quy định như D/P, D/A, L/C, TTR. _ Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập khẩu và hoàn thành thủ tục hải quan: + Nhà xuất khẩu gửi Bộ chứng từ về cho Ngân hàng. Sau khi đối chiếu, nếu Bộ chứng từ hoàn toàn hợp lệ thì Ngân hàng sẽ gửi thông báo để quy định thời hạn cho Công ty thanh toán. Đúng thời hạn quy định, Ngân hàng sẽ tự động cắt số dư trên tài khoản của Công ty để thanh toán với bên nước ngoài. Nếu số dư trên tài khoản của Công ty không đủ so với trị giá thanh toán thì Công ty phải làm đơn đề nghị mua ngoại tệ của Ngân hàng để thanh toán cho bên nước ngoài. + Sau khi thanh toán xong, Ngân hàng sẽ giao Bộ chứng từ cho Công ty. Kế toán thanh toán ngoại tệ đem Bộ chứng từ về giao cho kế toán theo dõi hàng nhập khẩu. Phòng nhập khẩu sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng lên nhận Bộ chứng từ để đến nhận hàng tại cảng. + Nhân viên phòng nhập khẩu của Công ty sẽ cùng với đại diện bên người mua đem một B/L gốc lên hãng tàu nhận lệnh giao hàng, đây là chứng từ quan trọng để cảng và hải quan làm thủ tục giao hàng. Sau đó, Công ty cầm Bộ chứng từ đầy đủ và lập tờ khai nhập khẩu nộp cho hải quan xin kiểm hàng, lập thủ tục đăng ký cho cảng để nhận hàng. + Sau khi cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa, đối chiếu với tờ khai nhập khẩu cùng các chứng từ có liên quan và xác định số thuế nhập khẩu phải nộp, hoàn thành thủ tục hải quan. 2.1.3) Chứng từ sử dụng: _ Bản hợp đồng (Contract note). _ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). _ Chứng từ bảo hiểm của người bán (Insurance Policy/Certificate). _ Phiếu đăng ký đóng gói (Packing list). _Vận đơn (Bill of lading). _ Lệnh giao hàng của hãng tàu). _ Tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu. _ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin-CO). _ Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of Quanlity). _ Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight). _ Giấy thông báo thuế, phụ thu. _ Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. _ Phiếu nhập xuất hàng chuyển thẳng (nếu bán ngay tại cảng). _ Phiếu nhập kho (nếu nhập kho). 2.1.4) Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa” Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” (khách nội) Tài khoản 331 “Phải trả người bán” (khách ngoại) Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” Tài khoản 1122 “Tiền ngoại tệ gửi Ngân hàng” 2.1.5) Quy trình ghi sổ: Các loại sổ sách kế toán dùng để theo dõi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bao gồm: + Sổ đăng ký hợp đồng ngoại + Sổ mua hàng nhập khẩu + Sổ tiêu thụ hàng nhập khẩu Khi Công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng đối tác ở nước ngoài, kế toán theo dõi hàng nhập khẩu sẽ ghi vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại các nội dung sau: * Số của hợp đồng ngoại. * Ngày ký kết hợp đồng ngoại. * Tên của khách hàng ngoại. * Tên của mặt hàng nhập khẩu. * Tổng số tiền (ghi theo ngoại tệ). Sau khi ký hợp đồng ngoại thì khoảng vài ngày sau Công ty sẽ ký hợp đồng nội với khách hàng trong nước, kế toán sẽ ghi số của hợp đồng nội vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại. Mẫu sổ mua hàng nhập khẩu: Số thứ tự Hợp đồng (Contract) Hóa đơn (Invoice) Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thanh toán Tiêu thụ trong nước Chứng từ Số tiền Hợp đồng Đơn vị Số lượng Số Ngày Số Ngày Số Ngày Số Ngày Sổ mua hàng nhập khẩu được mở chi tiết cho từng khách hàng ngoại. Nội dung ghi sổ: * Số thứ tự. * Hợp đồng (Contract): + Số: số của hợp đồng ngoại đã ký với khách hàng ngoại. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng. * Tên hàng: tên của mặt hàng nhập khẩu. * Số lượng: số lượng hàng cần nhập đã ký trong hợp đồng. * Đơn giá: đơn giá của mặt hàng (ghi theo ngoại tệ). * Thành tiền: Số lượng * Đơn giá. * Tiêu thụ trong nước: + Số: số của hợp đồng nội đã ký với khách hàng trong nước. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng nội. Khi nào hàng về và nhận được Invoice của nhà xuất khẩu gửi thì kế toán mới ghi vào cột Hóa đơn (Invoice) và cột Thanh toán. * Hoá đơn: + Số:số của Invoice. + Ngày: ngày ghi trên Invoice. * Thanh toán: + Số: số của Invoice. + Ngày:ngày ghi trên Invoice. + Số tiền: giá trị của lượng hàng ghi trên Invoice. Mẫu sổ tiêu thụ hàng nhập khẩu (xem phần phụ lục) Sổ tiêu thụ hàng nhập khẩu được mở chi tiết cho từng khách hàng trong nước. Nội dung ghi sổ: * STT * Số hợp đồng: số của hợp đồng nội ký với khách hàng trong nước. * Ngày: ngày ký kết hợp đồng nội. * Tên hàng: tên của mặt hàng nhập khẩu. * Số lượng: số lượng của hàng nhập khẩu. * Đơn giá: đơn giá của mặt hàng nhập khẩu. * Thành tiền: Số lượng*Đơn giá. * Khách ngoại: tên của khách hàng ngoại (nhà xuất khẩu). * Hợp đồng: + Số: số của hợp đồng ngoại ký với khách hàng nước ngoài. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng ngoại. * Hóa đơn: + Số: số của Invoice. + Ngày: ngày ghi trên Invoice. * Thực hiện: + Hoá đơn: số và ngày của hóa đơn Công ty xuất cho khách hàng nội. * Số lượng: số lượng hàng xuất bán . * Đơn giá: đơn giá bán của hàng nhập khẩu. * Thành tiền: Số lượng * Đơn giá. * Thu tiền: theo dõi việc khách hàng trong nước thanh toán. Quy trình ghi sổ của nhập khẩu trực tiếp cũng giống như nghiệp vụ mua hàng trong nước, chỉ khác là có thêm sổ sách của hai tài khoản 3333 và 33312. Đối với sổ chi tiết công nợ cũng được theo dõi theo từng tháng và từng người bán. Sổ sách kế toán nghiệp vụ nhập khẩu được theo dõi riêng đối với sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào đối với hàng nhập khẩu được theo dõi chi tiết riêng với bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào trong nước (nhưng vẫn hạch toán VAT đầu vào trên cùng sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước). 2.1.6) Phương pháp hạch toán: Trong các trường hợp XNK hàng hóa, khi hạch toán, kế toán của Công ty dùng tỷ giá mua của Ngân hàng, sau đó khi thanh toán thì sử dụng tỷ giá bán của Ngân hàng. Chênh