Chuyên đề Kế toán mua bán hàng hóa tại công ty TNHH một thành viên Đồng Tâm Window

p vụ bán buôn hàng hóa. - Tương tự như mua hàng, hiện nay có hai phương thức bán buôn hàng hóa: bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng. - Hạch toán một số trường hợp phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: a. Trường hợp 1: Bán qua kho xác định tiêu thụ ngay Căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi: - Trị giá hàng xuất bán đã xác định tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156(1561) - Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111,112,131 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp b. Trường hợp 2: Bán qua kho chưa xác định tiêu thụ ( xuất kho hàng gửi đi bán). - Xuất kho hàng gửi đi bán, kế toán phản ánh trị giá hàng xuất gửi đi bán: Nợ TK 157 Có TK 156(1561) - Khi hàng gửi đi bán được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Trang 23 + Kết chuyển giá vốn hàng bán gửi đi bán đã xác định tiêu thụ: Nợ TK 632 Trị giá hàng đã tiêu thụ Có TK 157 Trị giá hàng gửi bán + Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng( tương tự như trường hợp 1) - Trị giá bao bì xuất gửi đi kèm và tính giá riêng rẽ: Nợ TK 1388 Phải thu khác Có TK 1532 Trị giá xuất kho Có TK 133 Thuế GTGT của bao bì xuất kho - Khoản chi hộ cho bên mua: Nợ TK 1388 Có TK 111,1112 - Khi thu được tiền bao bì, tiền đã chi hộ: Nợ TK 111,1112 Có TK 1388 c. Trường hợp 3: Khách hàng ứng trước tiền hàng - Khi nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Số tiền khách hàng ứng trước tiền hàng. Có TK 131 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi giao hàng cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131 Tổng giá trị thanh toán Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Đồng thời, kế toán phản ánh giá vốn của hàng xuất bán: Nợ TK 632 Có TK 156(1561) d. Trường hợp 4: Hàng đổi hàng - Khi xuất hàng hóa trao đổi, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 156( 1561) Trị giá hàng xuất kho - Khi nhận được hàng trao đổi nhập kho, kế toán ghi: Trang 24 Nợ TK 156( 1561) Nợ TK 1331 Có TK 511 Có TK 3331 Có TK 331 e. Trường hợp 1: Xuất kho hàng làm mẫu. Căn cứ vào chứng từ xuất hàng, kế toán hạch toán: - Giá trị hàng xuất mẫu: Nợ TK 632 Có TK 1561 - Đồng thời, kế toán ghi: Nợ TK 641 Có TK 512 f. Trường hợp 5: Bán hàng phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. - Đối với khoản Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán phát sinh, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán hạch toán: Nợ TK 521 hay 532 Có TK 111, 112, 131 - Khi khách hàng trả lại hàng theo quy định và cam kết của doanh nghiệp: + Phản ánh doanh thu hàng bán trả lại Nợ TK 531 Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 1112 ,131 Tổng giá trị thanh toán + Đồng thời, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán trả lại nhập kho: Nợ TK 156( 1561) Trị giá hàng nhập lại kho Có TK 632 Giá vốn hàng bán f. Trường hợp 6: Bán buôn vận chuyển thẳng. - Nếu bên bán có tham gia thanh toán: + Trị giá hàng mua được vận chuyển bán thẳng: Nợ TK 157 Trị giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Tổng giá trị thanh toán + Khi bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi nhận: Trang 25 Nợ TK 632 Giá vốn hàng đã tiêu thụ Có TK 157 Trị giá hàng gửi bán Và: Nợ TK 111,112, 131 Tổng tiền thanh toán Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp + Trường hợp mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng: Nợ TK 632 Trị giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112 , 331 Tổng giá trị thanh toán - Nếu doanh nghiệp không tham gia thanh toán: + Kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới hàng cho nhà cung cấp, hoặc cho khách hàng. Nợ TK 111, 112 ,131 Có TK 511 + Nếu có phát sinh chi phí môi giới: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 141,.. 2.4.2.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa a. Phương thức bán Hiện nay, nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa tại các cửa hàng, quầy hàng được thực hiện bằng các phương thức sau: - Bán hàng thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Cuối ngày( ca), nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hóa hiện còn ở quầy và xác định lượng hàng bán ra trong ngày. Sau đó, lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. - Bán hàng thu tiền tập trung: Tách rời hai chức năng bán hàng và thu tiền. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hóa đơn thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Cuối ngày( ca), nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hóa đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hóa hiện có để xác định số hàng thừa, thiếu. - Ngoài ra, bán lẻ còn có các hình thức: Bán hàng tự động, Bán lẻ tự phục vụ,…. b. Hạch toán bán lẻ hàng hóa. - Khi công ty xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy. Kế toán phản ánh: Trang 26 Nợ TK 156(1561) Chi tiết kho quầy, cửa hàng nhận bán Có TK 156(1561) Kho hàng hóa( kho chính) - Cuối ngày, khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tổng tiền thanh toán Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Trường hợp có phát sinh tình hình thừa, thiếu tiền hàng: + Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng: Nợ TK 111 Số tiền thực nộp Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Có TK 3381 Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân + Nếu nộp tiền bán hàng thiếu so với doanh thu bán hàng: Nợ TK 111 Số tiền thực nộp Nợ TK 1381 Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Phản ánh trị giá vốn hàng mua đã bán: Nợ TK 632 Giá vốn hàng đã tiêu thụ Có TK 156(1561) 2.4.2.4 Kế toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu - Khi xuất kho hàng hóa chuyển ra bến cảng, bến tàu, để chuẩn bị giao hàng cho người vận tải thì căn cứ vào “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” kèm theo “Lệnh điều động nội bộ”, ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 - Trường hợp hàng xuất khẩu được mua theo phương thức vận chuyển thẳng: Nợ TK157 Nợ TK 133 Có TK 331 - Khi hoàn thành trách nhiệm giao hàng, hàng xuất khẩu được xác định là đã bán thì kế toán lập Hóa đơn bán hàng, phản ánh doanh thu của số hàng xuất khẩu theo giá Trang 27 bán đã được quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu để ghi: Nợ TK 131 Nợ TK 635 Có TK 511 (nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán) Hoặc : Nợ TK 131 Có TK 511 Có Tk 515 (nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán) - Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng xuất khẩu: Nợ TK 632 Có TK 157 - Các phí tổn giao nhận hàng xuất khẩu, ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111, 112 - Thuế xuất khẩu phải nộp, ghi: Nợ TK 511 Có TK 333 (3333) - Trường hợp hàng rời cửa khẩu nhưng chưa được tính là tiêu thụ thì số thuế xuất khẩu phải nộp được phản ánh trên tài khoản 157 như là một phần của giá vốn hàng gởi đi bán. - Khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về khoản tiền hàng đã bán, ghi: Nợ TK 112 (1122) Có TK 131 Đồng thời ghi Nợ TK 007 - Khi được hoàn lại thuế giá trị gia tăng đầu vào, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 133 Khoản chênh lệch tỷ giá, kế toán phản ánh vào Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính hoặc Tài khoản 635 – Chi phí tài chính. Trang 28 2.5 Kiểm kê hàng hóa cuối kỳ. Kiểm kê không những là biện pháp mà còn là nhiệm vụ của kế toán dự trữ hàng hóa, nhằm đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh số lượng hàng hóa dự trữ được chính xác và trên cơ sở đó tăng cường giám sát, bảo vệ an toàn tài sản hàng hóa vật tư trong đơn vị. Kết quả kiểm kê phải được ghi đầy đủ trong Biên bản kiểm kê cả về mặt số lượng, phẩm chất và giá trị hàng hóa có chữ ký xác nhận của thủ kho hoặc người chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa đó. Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý của Thủ trưởng đơn vị hay của cấp trên có thẩm quyền, tiến hành ghi vào sổ sách kế toán. - Căn cứ, Biên bản về mất mát, hao hụt hàng hóa, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) Có TK 156(1561) – Trị giá hàng thiếu khi kiểm kê - Căn cứ Biên bản về kiểm kê hàng cuối kỳ phát hiện thừa hàng: Nợ TK 156(1561) – Trị giá hàng thừa khi kiểm kê Có TK 3381 - Kế toán theo dõi và chờ xử lý của cấp trên. 2.6 Hạch toán hàng hóa tồn kho ở bộ phận kế toán Kế toán tổng hợp hàng hóa tồn kho được phản ánh trên tài khoản 156, kế toán chi tiết hàng hóa ở kho được phản ánh trên các thẻ kho nhằm theo dõi chặt chẽ cả về số lượng và giá trị của từng mặt hàng đảm bảo việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp thẻ song song hoặc phương pháp số dư để theo dõi chi tiết hàng hóa ở kho. a. Phương pháp thẻ song song Hàng ngày Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Thẻ kho Sổ chi tiết 156 Bảng tổng hợp xuất, nhập,tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Trang 29 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Mã hiệu Tên hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ b. Phương pháp số dư. Định kỳ Hàng ngày Cuối tháng Đối chiếu Hàng ngày Định kỳ 2.7 Phân bổ chi phí thu mua hàng hóa - Chi phí thu mua hàng hóa là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hóa. - Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”, chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: chi phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên(trong định mức) phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa. - Cần theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa nhằm lựa chọn phương pháp thu mua tối ưu, trên cơ sở đó tiết kiệm chi phí thu mua hàng hóa. - Phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng hóa đã bán ra trong kỳ và lượng hàng còn lại cuối kỳ nhằm xác định đúng giá vốn hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh được chính xác giá vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế xuất-nhập-tồn Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư TK156 Trang 30 - Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường được lựa chọn là: trị giá mua hàng hóa, số lượng, trọng lượng, doanh số của hàng hóa. Việc lựa chọn tiêu thức tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Công thức: - Hạch toán nghiệp vụ phát sinh: + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ: Nợ TK 1562 Chi phí thu mua hàng phát sinh Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Có TK 111, 112, 331 Chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi. Có TK 153, 1421 Chi phí bao bì, luân chuyển Có TK 111,112,141 Chi phí khác: giao dịch, hoa hồng... + Cuối kỳ, tính toán phân bổ chi phí thu mua để tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 1562 Chi phí thu mua Chi phí thu mua liên quan đến hàng + hàng hóa phát Chi phí thu mua tồn đầu kỳ sinh trong kỳ Trị giá hàng phân bổ cho hàng = X tiêu thụ hóa đã tiêu thụ Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ và hàng đã trong kỳ trong kỳ tiêu thụ trong kỳ Trang 31 HẠCH TOÁN HÀNG HÓA THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN ( Cơ sở nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) 111, 112, 141 151, 331 1561 632 Hàng hóa mua ngoài nhập kho Xuất bán hàng hóa 133 Thuế GTGT 157 3333 33312 Xuất hàng hóa gởi đi bán (*) Thuế nhập khẩu phải nộp 641, 642 của hàng hóa nhập khẩu Xuất hàng hóa sử dụng vào kinh doanh 154 154 Hàng hóa thuê ngoài gia Xuất hàng hóa thuê công nhập lại kho ngoài gia công 111, 112, 331 331 Chi phí thu mua hàng hóa Hàng mua được giảm giá, 133 338 Hàng hóa thừa phát hiện 138, 334… khi kiểm kê Hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê (*) Thuế GTGT đối với hàng nhập khẩu. Trang 32 Chương 3: KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐỒNG TÂM WINDOW Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là ký kết hợp đồng thi công dự án nhà ở với khách hàng, thiết kế và chuyển đến các công ty thành viên tiến hành sản xuất theo đơn hàng, lắp đặt sản phẩm cho khách hàng. Đồng thời, Công ty cũng kinh doanh các mặt hàng nội thất và ngoại thất với nhiều chủng loại khác nhau. 3.1 Phân loại hàng hóa. Hàng hóa của Công ty được chia thành nhiều loại khác nhau căn cứ vào chất liệu, kích thước và chủng loại hàng,…Hàng hóa Công ty bao gồm: - Cửa: làm từ nhiều chất liệu khác nhau gồm nhựa, sắt, nhôm và gỗ. + Cửa sổ mở quay vào trong. + Cửa sổ mở quay ra ngoài. + Cửa sổ mở quay hất ra ngoài. + Cửa sổ mở hất vào trong. + Cửa sổ mở quay lật. + Cửa sổ mở trượt. + Cửa sổ mở hất vào trong. + Cửa sổ(S1, S2, S3,…) + Cửa đi(D1, D2, D3,..) + Vách ngăn. + Ô cố định. - Gương soi - Kính vát cạnh, ô an toàn, kính thường,… - Giường ngủ - Tủ đầu giường - Nệm( dành cho ghế sofa). - Sofa - Bộ bàn ăn. ………….. 3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa tại công ty. 3.2.1 Qui trình và các thủ tục chứng từ, các phương thức mua hàng, nhập kho hàng hóa. 3.2.1.1 Mua hàng trong nước Tại Công ty áp dụng cả hai phương thức mua hàng: mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng. Nhìn chung, thủ tục của hai phương thức đều giống nhau. Hiện tại, phòng kế toán của công ty có 2 nhân viên: 1 Kế toán trưởng và 1 Kế toán viên. a. Thủ tục và quy trình nhập kho: Công ty xây dựng hai quy trình mua hàng cụ thể cho những mặt hàng thuộc nhóm cửa và những mặt hàng nhóm gỗ, gương soi. Trang 33 9 Nếu hàng hóa là mặt hàng thuộc nhóm cửa: Công ty chỉ mua hàng khi khách hàng đặt hàng trước hoặc đã ký hợp đồng. - Giải thích thuật ngữ: + PĐHNB: Phiếu đặt hàng nội bộ. + BBGNH: Biên bảng giao nhận hàng. - Trường hợp nhận hàng từ công trình về nhập kho(do hỏng, lỗi), Bộ phận kỹ thuật lập thêm chứng từ là Phiếu kiểm tra chất lượng hàng về. Trang 34 9 Nếu hàng hóa là các mặt hàng thuộc nhóm gương và gỗ: thủ tục đặt hàng và nhập kho hàng được tiến hành thông qua lưu đồ sau: Trang 35 b. Chứng từ mua hàng trong nước: - Phiếu yêu cầu mua hàng. - Phiếu đặt hàng nội bộ. - Hợp đồng mua bán. - Bảng báo giá. - Phiếu giao hàng. - Hóa đơn. - Biên bản giao nhận hàng. - Phiếu nhập kho. - Giấy đề nghị thanh toán. - Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, Báo nợ… ™ Kế toán công nợ nhận được Hóa đơn, Phiếu giao hàng, Biên bản giao nhận hàng và những chứng từ mua hàng khác(nếu có) từ thủ kho đối chiếu với Phiếu yêu cầu mua hàng hoặc Phiếu đặt hàng nội bộ và Bảng báo giá sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ và chính xác thì kế toán công nợ sẽ hạch toán nghiệp vụ mua hàng, chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán kho. Ngược lại, kế toán công nợ sẽ yêu cầu bên bán chỉnh sửa hoặc lập lại chứng từ mới theo đúng quy định của pháp luật. ™ Kế toán kho kiểm tra số tiền ghi nhận giá trị hàng nhập kho và nợ phải trả trên chương trình có trùng khớp với chứng từ không, nếu đúng thì kế toán kho tiến hành in Phiếu nhập kho ( 2 liên) trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt, chuyển liên 2 của Phiếu nhập kho cho thủ kho, liên 1 chuyển đến kế toán công nợ lưu với những chứng từ chưa thanh toán. ™ Kế toán công nợ theo dõi nợ phải trả, kiểm tra các chứng từ đến hạn thanh toán, lập Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp chuyển Giấy đề nghị thanh toán cùng với bộ chứng từ mua hàng gửi đến kế toán tiền. ™ Kế toán tiền nhận được Bộ chứng từ thanh toán trình Giám đốc duyệt cho trả nợ, sau đó kế toán tiền sẽ nhập liệu giảm nợ phải trả và in Phiếu chi chuyển thủ quỹ. ™ Thủ quỹ kiểm tra và chi tiền trả nhà cung cấp đóng dấu xác nhận đã chi tiền lên Phiếu chi và Bộ chứng từ thanh toán đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển trả chứng từ lại kế toán tiền. ™ Kế toán tiền nhận chứng từ do thủ quỹ chuyển đến trình Giám đốc duyệt đã trả nợ chuyển về kế toán công nợ. ™ Kế toán công nợ kiểm tra chứng từ đã thanh toán với bút toán giảm trừ nợ phải trả nhà cung cấp, lưu chứng từ đã thanh toán theo số chứng từ của Phiếu chi. Trang 36 (Chu trình mua hàng trong nước) Trang 37 3.1.2.1 Mua hàng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu vật tư, nguyên vật liệu sản xuất cửa để bán lại cho nhà máy _ công ty thành viên trong Công Ty Cổ Phần Đồng Tâm để sản xuất hàng hóa cho Công ty theo đơn hàng của khách hàng. Công ty có đủ điều kiện để tiến hành nhập khẩu trực tiếp hàng hóa mà không cần phải qua trung gian nhập khẩu. 9 Thủ tục nhập khẩu trực tiếp hàng hóa. - Công ty nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện FOB hoặc CIF. - Thanh toán tiền hàng theo nhiều cách: thanh toán bằng thư tín dụng, thanh toán trước, thanh toán sau. - Căn cứ vào nhu cầu bán hàng và giao hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập Hợp đồng với khách hàng dựa vào Báo giá đã được Ban Giám đốc duyệt. - Bộ phận kỹ thuật sẽ lập Phiếu yêu cầu mua hàng để đáp ứng cho yêu cầu dự trữ và xuất bán theo những hợp đồng mà bộ phận kinh doanh đã ký, chuyển sang phòng kế toán. - Kế toán căn cứ vào Phiếu yêu cầu mua hàng có chữ ký của Giám đốc lập Hợp đồng nhập khẩu. - Khi nhà cung cấp đồng ý các điều khoản trong hợp đồng, Kế toán đến Ngân hàng mở thư tín dụng cho hợp đồng nhập khẩu( trường hợp thanh toán bằng Tín dụng thư), hoặc chuẩn bị ngoại tệ để thanh toán tiền hàng. - Ngân hàng sẽ thông báo cho Công ty khi thủ tục mở thư tín dụng hoàn tất, kế toán sẽ theo dõi thời gian nhận hàng. - Phòng kế toán nhận được Invoice và Packing list của lô hàng nhập khẩu sẽ thông báo cho phòng kỹ thuật, chuyển bản sao của những chứng này cho thủ kho để chuẩn bị nhận hàng. - Hàng hóa cập cảng, Bộ phận kỹ thuật nhận hàng kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục hải quan chuyển hàng về kho, tiến hành các thủ tục khiếu nại (nếu có). - Khi hàng hóa nhập kho, thủ kho kiểm tra hàng hóa xác nhận số lượng hàng thực tế nhập kho lên Biên bản giao nhận hàng. Thủ kho tập hợp chứng từ nhập kho hàng hóa chuyển về phòng kế toán. - Kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến kiểm tra và nhập liệu nghiệp vụ mua hàng, lập và in Phiếu nhập kho( 2 liên) trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký, chuyển liên 2 của Phiếu nhập kho cho thủ kho lưu theo số, liên 1 của Phiếu nhập kho lưu tại phòng kế toán. 9 Chứng từ mua hàng nhập khẩu hàng hóa gồm: - Phiếu yêu cầu mua hàng, Hóa đơn thương mại( Commercial invoice). - Hợp đồng nhập khẩu( Sales contract), Tờ khai hàng hóa nhập khẩu. - Lệnh giao hàng( Delivery order), Giấy xuất xứ hàng hóa( Certify of Original). - Vận đơn đường biển( Bill of Lading), Phiếu đóng gói hàng hóa( Packing list). - Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Biên lai thu lệ phí hải quan. - Hóa đơn GTGT cước phí vận chuyển hàng hóa, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi,…. 3.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng. 3.3.2.1 Tài khoản sử dụng. - Để theo dõi và phản ánh tình hình tăng, giảm của hàng hóa, Công ty sử dụng tài khoản 156( chi tiết 1561 cho từng loại hàng ). Chi phí mua hàng( nếu có) sẽ được hạch toán vào tài khoản 1561: Trang 38 15611: Trị giá hàng mua nhập kho cửa nhựa. 15612: Trị giá hàng mua nhập kho gương soi. 15613: Trị giá hàng mua nhập kho gỗ. 15614: Trị giá hàng mua nhập kho vật tư. - Tài khoản: 1331- Thuế GTGT được khấu trừ. - Tài khoản: 331 - Phải trả người bán. Và một số tài khoản khác liên quan. 3.3.2.2 Phương pháp tính giá nhập kho hàng hóa. Giá hàng hóa nhập kho được tính theo phương pháp giá gốc. Bao gồm giá trị hàng ghi trên Hóa đơn và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. 3.3.2.3 Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh thực tế trong quí I năm 2009 tại Công ty. a. Mua hàng không phát sinh sự cố. Trong trường hợp này, kế toán chỉ căn cứ vào các chứng từ nhận được tiến hành hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngày 04/02/2009, Công ty đặt mua gương soi của Công ty TNHH Tân An Vinh, Theo hợp đồng, bên bán sẽ giao hàng vào ngày 16/02/2009, giá mua chưa thuế:15.180.500đ, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Chi phí vận chuyển phát sinh là 200,000đ bên bán trả. Căn cứ vào chứng từ thủ kho chuyển đến : Hóa đơn, Bảng kê chi tiết đơn hàng, Phiếu giao hàng, Biên bản giao nhận hàng, kế toán hạch toán: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho gương showroom HN Nhập kho gương showroom HN 15612 15,180,500 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,518,050 Phải trả người bán(TAV) 331TAV 16,698,550 Trả tiền mua gương tháng 02/09 Trả tiền mua gương tháng 02/09 331TAV 16,698,550 Tiền 1111MN 16,698,550 PNK 01/02 KT 09/02 04/02/09 04/02/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoảnDiễn giải b. Mua hàng nhập kho bị hư hỏng( vỡ, bể,..), thiếu hàng hoặc thừa hàng. - Trường hợp hàng kiểm nhận nhập kho không đúng phẩm chất, kế toán không nhập hàng theo đúng hóa đơn tài chính mà chỉ ghi nhận số lượng và giá trị của Trang 39 những hàng đúng phẩm chất theo Biên bản giao nhận hàng do thủ kho chuyển đến. Đồng thời thông báo cho nhà cung cấp giải quyết vấn đề này. - Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn khi kiểm hàng nhập kho, kế toán chỉ ghi nhận số lượng hàng thực tế nhập kho theo Biên bản giao nhận hàng, yêu cầu nhà cung cấp giao hàng bổ sung hoặc thanh lý hợp đồng. - Trường hợp kiểm nhận hàng nhập kho phát hiện thừa, kế toán chỉ ghi nhận theo hóa đơn, hàng thừa sẽ thông báo cho bên bán để tiến hành xuất hóa đơn bổ sung. Ngày 08/02/2009, Công ty mua và nhận gương soi từ Công Ty TNHH MTV Đồng Tâm Glass. Cụ thể như sau: (Thuế GTGT:10%). Gương 1007A. Kích thước 45x60. Số lượng 5 tấm. Đơn giá 71.800đ/tấm. Gương 3004B. Kích thước 50x70. Số lượng 3 tấm. Đơn giá 163.600đ/tấm. Gương 4001B. Kích thước 45x60. Số lượng 7 tấm. Đơn giá 131.800đ/tấm. Hàng hóa nhập kho thủ kho kiểm nhận, đối chiếu với Hóa đơn, Bảng kê chi tiết xuất bán, Phiếu giao hàng phát hiện: + Có 2 gương soi loại 4001B bị trầy, không đạt tiêu chuẩn( không nhập kho). + Thiếu 1 gương soi loại 3004B so với bảng kê. Công ty đã thông báo cho bên bán, và họ đồng ý giao lại hàng mới. Kế toán hạch toán theo số hàng thực tế nhập kho: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho gương showroom ĐN Nhập kho gương showroom ĐN 15612 949,800 Hàng thiếu chờ xử lý 1388 427,200 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 137,700 Phải trả người bán(Đồng Tâm Glass) 331DTG 1,514,700 8/2/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoản Diễn giải PNK 08/02 Ngày 15/02/2009, Đồng Tâm Glass giao hàng bổ sung, Công ty đã nhận đủ hàng. Kế toán căn cứ vào Biên bảng giao hàng hạch toán: NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng Số Ngày Nợ Có Nhập kho gương showroom ĐN Nhập kho gương showroom ĐN 15612 427,200 Hàng thiếu chờ xử lý 1388 427,200 PNK 09/02 13/2/09 Chứng từ Số tiềnSố hiệu tài khoản Diễn giải Trang 40 c. Mua hàng phát sinh trường hợp trả lại hàng hoặc được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. - Trường hợp hàng mua về tiến hành các thủ tục nhập kho phát hiện không đúng theo Phiếu yêu cầu mua hàng và Công ty buộc phải trả lại hàng. Thông thường kế toán không hạch toán nghiệp vụ mà chỉ theo dõi khi nào nhà cung cấp sẽ giao lại hàng mới. Nếu nhà cung cấp đã xuất hóa đơn giao cho Công ty nhưng không có hàng khác thay thế thì kế toán sẽ trả lại hóa đơn tiến hành thanh lý hợp đồng. - Trường hợp phát sinh các khoản giảm giá khi nhận hàng mua có chất lượng không tốt: thủ kho không cho nhập kho lô hàng này, kế toán sẽ thỏa thuận giảm giá với nhà cung cấp nếu nhà cung cấp không đồng ý giảm giá thì công ty sẽ trả lại hàng ( kế toán không xuất hóa đơn trả lại hàng), nếu nhà cung cấp đồng ý giảm giá thì kế toán cũng không ghi nhận trị giá lô hàng nhập kho cho đến khi nhận được Biên bản thỏa thuận giảm giá hàng bán được ký kết với nhà cung cấp( không lập hóa đơn mới chỉ có một hóa đơn lúc đầu do nhà cung cấp giao). - Trường hợp Công ty được hưởng chiết khấu thương mại khi mua hàng, thì trên hóa đơn đã ghi nhận số tiền thuần sau khi đã trừ khoản chiếu khấu Công ty được hưởng kế toán hạch toán trị giá hàng nhập kho theo hóa đơn đã trừ chiết khấu. Ngày 12/02/2009, Công ty nhập kho cửa nhựa uPVC của Công Ty Sản Xuất Vật Liệu Xây Dựng Đồng Tâm, Trị giá hàng hóa 170.433.364, thuế GTGT 10%, Công ty được hưởng chiết khấu thương mại 20% trị giá mua chưa thuế. Công ty chưa trả tiền cho nhà cung cấp, thủ kho ki