Chuyên đề Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu

ã hoá một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm bằng cách phân ra thành từng nhóm hàng. VD. Nhóm mỹ phẩm, nhóm chất tẩy rửa, nhóm thực phẩm, trong mỗi nhóm lại phân ra ví dụ Mỹ phẩm có những nhãn hiệu nào, trong nhãn hiệu đó thì có những sảm phẩm gì? trong sản phẩm đó lại có các loại dung tích khối lượng ra sao. Chẳng hạn nhóm dầu gội VO5 trong nhóm này lại có dầu gội Henna, dầu gội Kiwi đã được công ty mã hoá như sau: DG12037: Dầu gội Henna . Trong đó DG: Dầu gội 12037: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên SP). Các mặt hàng khác cũng được mã hoá tương tự * Mã hoá khách hàng: - Mã hoá công nợ phải thu khách hàng Ví dụ: Khách hàng là Công ty Thịnh Thái 131TTHIN: Phải thu khách hàng – công ty Thịnh Thái - Mã hoá công nợ phải trả người bán. Ví dụ: Công ty TNHH thương mại A Nam. 331ANNAM: Phải trả người bán - Công ty TNHH Thương mại An Nam Các đối tượng khác được mã hoá tương tự CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK 1. Đặc điểm các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty 1.1. Các phương thức bán hàng Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuối cùng của một chu kỳ kinh doanh. Đó là khâu then chốt quyết định việc sản xuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú về mẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hoá phương thức bán hàng cũng có thể được coi là một thế mạnh của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau : - Bán buôn: Cụ thể có 2 hình thức : + Bán trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng, hàng được coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vào chứng từ bán hàng. Song thực tế phương thức này không được áp dụng nhiều vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc các công ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mại và luôn có đội ngũ nhân viên bán hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàng yêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy, ô tô. + Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ các nước như: Úc, Ba Lan khi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến cho người mua. - Bán lẻ: Nhân viên bán hàng trực tiếp đi giao hàng và thu tiền khách hàng, đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhất không quá một tuần. * Thủ tục chứng từ : Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị công ty sử dụng hoá đơn GTGT theo đúng chế độ quy định. Thông thường hoá đơn sẽ được gửi ngay cho khách hàng khi chuyển hàng tới. Doanh thu của công ty sẽ được ghi nhận ngay sau khi viết hoá đơn, vì vậy việc theo dõi thanh toán với khách hàng là vô cùng quan trọng và rất cần thiết với công ty, thanh toán cần nhanh và chính xác. 1.2. Các phương thức thanh toán Hiện nay công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức được sử dụng chủ yếu trong công ty. Với trường hợp bán lẻ khách hàng mua với khối lượng ít nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho khách hàng. Còn với trường hợp bán buôn cho các đại lý và siêu thị thì tuyệt đại đa số các khách hàng này thường thanh toán vào một vài ngày cố định trong tháng, đến ngày thanh toán kế toán đảm nhận việc thanh toán sẽ mang theo phiếu nhập kho và bảng đối chiếu công nợ tới thanh toán (Việc thanh toán này được trả bằng tiền mặt chiếm tới 80%). Số tiền thu được (hoặc chưa thu) sẽ được ghi vào sổ công nợ của từng nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng căn cứ vào đó để ghi vào sổ doanh thu bán hàng và cập nhật số liệu vào máy, máy sẽ tự động tính ra từng số tiền còn nợ của từng khách hàng. - Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sử dụng hình thức uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng ra thu, chi hộ các khoản tiền từ khách hàng về cho công ty và từ công ty đến người bán. 2. Hạch toán các phương pháp kế toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK 2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng a. Chứng từ Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau: - Đơn đặt hàng của khách hàng - Phiếu lên hàng - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất nhập hàng ngày - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho. b. Tài khoản Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Do công ty là nhà phân phối độc quyền hàng hoá một số mặt hàng, ngoài ra còn kinh doanh mọt số mặt hàng khác tuy nhiên quá trình này được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán nên các điều khoản quy đinh trong việc mua bán hàng hoá là “mua đứt bán đoạn”. Do đó kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau: - TK 111: Tiền mặt - TK112: Tiền gửi ngân hàng - TK113: Tiền đang chuyển - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 156: Hàng hoá. - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 521: Chiết khấu thương mại - TK 632: Giá vốn hàng bán 2.2 Hạch toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty Do khách hàng của công ty chủ yếu là các siêu thị ở Hà Nội, và các đại lý lớn phân phối hàng mỹ phẩm do vậy quy trình bán hàng của công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng, đơn đặt hàng do nhân viên đảm trách của công ty tại gian hàng trong siêu thị, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đến tận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc fax. Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" được thực hiện như sau: Sơ đồ 4: Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" Thu các đơn hàng Nhân viên BH Nhập các đơn hàng In bảng kê hàng In phiếu xuất kho Kế toán lưu Thủ kho nhận Chuẩn bị hàng Giao cho vận chuyển Kho người mua Nhận phiếu nhập Thu tiền hàng (1) (2) (3) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (11) Diễn giải quy trình : (1): Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng. (2): Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng. (3): Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá. (4): Kế toán lưu chứng từ. (5): Giao phiếu xuất kho cho thủ kho. (6): Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho. (7): Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá. (8): Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua. (9): Sau khi bên mua kiểm tra hàng hoá sẽ làm hoá đơn nhập giao cho bên vận chuyển mang về. (10): Bên nhập kho mang chứng từ nhập về cho kế toán. (11): Đến ngày thanh toán kế toán thanh toán sẽ làm đối chiếu công nợ và thanh toán tiền hàng. Quy trình thanh toán với khách hàng được diễn ra như sau: Sơ đồ 5: Qui trình thanh toán với người mua Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán nhập máy Thủ quĩ Kế toán trưởng Hoá đơn bán hàng Lập phiếu thu Kiểm tra chứng từ và ký duyệt Nhận tiền và ghi sổ quĩ Kiểm tra chứng từ và nhập máy Bảo quản và lưu trữ VD1: Công ty tiến hành quá trình bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại An Nam theo hợp đồng mua bán ngày 02/01/08 về việc mua dầu gội thuộc nhóm VO5. Trị giá hợp đồng chưa có thuế là 14.490.000đ, thuế suất thuế GTGT là 10%. Hình thức thanh toán là thu bằng tiền mặt. Bộ chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ này gồm có Hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu. Hợp đồng mua bán: là hợp đồng được ký kết giữa công ty và bên mua hàng. Trong hợp đồng qui định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Trong hợp đồng qui định từ chất lượng, chủng loại, số lượng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và những vấn đề khác có liên quan. Mẫu 1: Hợp đồng thương mại CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ٭٭٭ HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 90/NXTD/ P8/2008 - Căn cứ pháp lệnh về chế độ hợp đồng kinh tế của Hội Đồng Nhà Nước ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989 và Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, chúng tôi gồm có: BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU (GỌI TẮT LÀ BÊN A) Địa chỉ: Ngõ 149, Giảng Võ- Cát Linh- Hà Nội Điện thoại: 04.5763023 Mã số thuế: 0100107109 Do ông: Phạm Văn Mạnh Chức vụ: Giám đốc làm đại diện BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM (GỌI TẮT LÀ BÊN B) Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội. Đện thoại: (04) 9428.618 Fax: (04) 9462.917 Mã số thuế: 0100105879 – 1 Do ông: Nguyễn Văn Hùng Chức vụ Phó giám đốc là đại diện Sau khi bàn bạc hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế theo nội dung như sau: ĐIỀU I: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ VÀ TRỊ GIÁ. ĐVT: đ Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000 Tổng trị giá 11.550.000 ( Tổng trị giá thanh toán: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng chẵn) Giá trên đây là giá giao hàng chưa có VAT. ĐIỀU II: THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN - Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng dự kiến ngày 15, 16 tháng 1 năm 2008 - Bên A đảm bảo cung ứng đủ số lượng hàng theo hợp đồng. - Bên A chịu toàn bộ chi phí bốc xếp, vận chuyển hàng giao. ĐIỀU III: THANH TOÁN - Thanh toán bằng tiền mặt ĐIỀU IV: CAM KẾT CHUNG - Hai bên cùng có trách nhiệm thực hiện đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng này. Nếu một trong hai cần thay đổi hoặc bổ sung hợp đồng thì phải thông báo kịp thời cho bên kia và hai bên gặp nhau bàn bạc giải quyết. Mọi thay đổi hoặc bổ sung đều phải được làm thành văn bản. Hợp đồng này lập thành 04 bản: mỗi bên giữ 02 bản có giá trị thực hiện như nhau kể từ ngày ký đến ngày thanh lý hợp đồng. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A Hóa đơn giá trị gia tăng: là bằng chứng chứng minh về việc đã phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Hóa đơn này được phát hành và gửi ngay cùng hàng tới cho người mua, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng công ty sẽ giao cho người mua liên 2 của hóa đơn. Hóa đơn chính là một căn cứ quan trọng để kế toán ghi sổ nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh. Mẫu 2: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN (GTGT) No: 0023685 Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK Địa chỉ: Ngõ 149, Giảng Võ- Cát linh- Hà nội Số TK:431100000525-6 Điện thoại: 04.5763023 MS: 0100107109 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội SốTK: Hình thức thanh toán: TM MS: 0100105879 – 1 (ĐVT: Đồng) Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền DG45056 Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 DG12037 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000 Cộng tiền hàng 11.550.000 Chiết khấu: 0 Thuế suất GTGT ( 10% ) Tiền thuế GTGT 1.155.000 Tổng cộng tiền thanh toán 12.705.000 Tổng trị giá thanh toán (Bằng chữ): Mười hai triệu bảy trăm linh năm ngàn đồng/ Người mua hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Phiếu xuất kho: Mẫu 3: Phiếu xuất kho Công ty TNHH 1 TV TM DV PHIẾU XUẤT KHO No: X000045 vụ và XNK Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Xuất cho: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Người nhận hàng: Xuất tại kho: Phan Thị Kha Lý do xuất: Xuất bán hàng ĐVT: đ Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000 Tổng trị giá 11.550.000 Tổng trị giá (bằng chữ): Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng/ Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Phiếu thu: Hàng hóa công ty bán ra hầu hết là không thu tiền ngay, bởi khách hàng của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các siêu thị mà hàng tháng đến ngày được xác định trước trong tháng siêu thị sẽ tiến hành thanh toán công nợ. Chỉ có trường hợp bán lẻ là thu tiền ngay, với trường hợp này nhân viên bán hàng sau khi bán được hàng sẽ nộp số tiền bán được cho công ty. Kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau khi đã có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ và căn cứ vào số tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ tiến hành nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhập đủ tiền, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu và chuyển cho kế toán chuyên trách để nhập số liệu vào máy. VD2: Ngày 16/01/2008 Citivimcom- Công ty TNHH TM & DV Đông Hưng tiến hành thanh toán tiền hàng, số tiền: 15.366.000đồng cho công ty. Số tiền trên đã được thanh toán bằng tiền mặt. Mẫu 4: Phiếu thu Công ty TNHH 1 TV TM DV và XNK PHIẾU THU Mẫu số: 01/TT Ban hành theo QĐ số: 15/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 cuat Bộ trưởng BTC Số:000090 Họ và tên người nộp tiền: Anh Thanh Nợ111: 15.366.000 Địa chỉ: Citivimcom- Cty TNHH TM &DV Đông Hưng Có131: 15.366.000 Lý do nộp: Nộp tiền hàng Số tiền: 15.366.000đồng. Số tiền bằng chữ: M ười lăm triệu ba trăm sáu sáu ngàn đồng./. Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): M ười lăm triệu ba trăm sáu sáu ngàn đồng./. 2.2.1 Hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Dựa vào các chứng từ đã được tổ chức trong quá trình giao dịch với khách hàng, cũng như hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, kế toán công nợ theo dõi các khoản người mua nợ qua Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ, công việc này sẽ được thực hiện nhờ máy vi tính. Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết: Trên cơ sở chứng từ thanh toán với người mua, kế toán phải thực hiện theo dõi công nợ với người mua, từng lần phát sinh khoản phải thu và quá trình thu hồi nợ. Các khoản công nợ với khách hàng là rất quan trọng , do đó kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua. Sổ chi tiết công nợ (TK 131) của Công ty được mở chi tiết theo từng khách hàng, mỗi khách hàng thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, những khách hàng vãng lai được theo dõi trên cùng một sổ. Mỗi khi lập đủ các chứng từ về bán hàng và sau khi người mua thanh toán, kế toán phụ trách sẽ chuyển cho kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ. Cuối tháng máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết công nợ để lập Bảng cân đối số phát sinh công nợ. Mỗi Bảng cân đối số phát sinh công nợ sẽ đối chiếu trên Sổ cái chi tiết, tổng hợp tài khoản 131. Trình tự hạch toán chi tiết: Để thấy rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua, chúng ta sẽ tiếp tục VD1: Ngày 16/01/2008, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết công nợ khoản tiền khách hàng nợ là: 11.550.000đ Ngày 29/01/2008: Công ty TNHH Thương mại An Nam thanh toán cho Công ty tiền hàng đã mua ngày 16/01/08. Kế toán công nợ tiến hành vào sổ chi tiết công nợ khoản tiền khách hàng thanh toán. Mẫu sổ 1: Sổ chi tiết công nợ TK131 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH Thương mại An Nam Tháng 01 năm 2008 Dư nợ đầu: Dư có đầu: Phát sinh nợ: 45.645.000 Phát sinh có: 28.145.000 Dư nợ cuối: 17.500.000 Dư có cuối: ĐVT: đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn CK Phát sinh SH NT Nợ Có X000045 16/01/08 ............ Xuất bán dầu gội VO5 511 11.550.000 23685 39781 Khách hàng thanh toán tiền hàng băng tiền mặt 111 11.550.000 ............ Tổng cộng 45.645.000 28.145.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2: Bảng cân đối công nợ TK131 Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ Tháng 01 năm 2008 Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Dư nợ đầu: 99.638.000 Dư có đầu: Phát sinh nợ: 250.640.500 Phát sinh có:215.687.400 Dư nợ cuối: 134.591.100 Dư có cuối: STT Mã KH Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Phát sinh lũy kế Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … … … … …. 5 131ANNAM Công ty TNHH Thương mại An Nam 45.645.000 28.145.000 45.645.000 28.145.000 17.500.000 6 131DHUNG Công ty TNHH TM và DV Đông Hưng 35.489.500 64.368.000 72.640.000 99.857.500 72.640.000 27.217.500  … …. .  … … … … … … … Tổng cộng 99.638.000 250.640.500 215.687.400 350.278.500 215.687.400 134.591.100 Hà Nội, ngày 30 tháng 01 năm 2008 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC 2.2.2 Hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các kế toán viên sẽ cập nhật chứng từ kế toán vào chương trình kế toán sau đó tiến hành thực hiện các bút toán hạch toán nghiệp vụ này. Trên cơ sở các số liệu được hạch toán, chương trình sẽ tự động lên các sổ tổng hợp. Nguyên tắc tổ chức hạch toán tổng hợp: Dựa vào những chứng từ đã có, kế toán cập nhật vào máy vi tính, máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và cập nhật, xử lý , tổng hợp các số liệu để lập các Sổ cái chi tiết và các sổ cái tổng hợp của các tài khoản. Cuối kỳ, kế toán công nợ sẽ lên Sổ cái các tài khoản: TK131, TK511,TK3331, TK 111, TK112, TK 413….Đông thời, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu vào Bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên các sổ cái, vào cuối các kỳ kế toán, kế toán trưởng cũng sẽ thực hiện lên các báo cáo tài chính của Công ty. Trình tự hạch toán: Căn cứ vào các chứng từ gốc được kế toán nhập vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ xử lý để ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các loại sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế toán. Các loại sổ tổng hợp kế toán của nghiệp vụ kế toán bán hàng gồm: Sổ nhật ký chung, số cái các tài khoản liên quan. Để thấy rõ hơn quá trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với người mua, chúng ta sẽ tiếp tục VD1với hình thức ghi sổ như sau: (Phần sổ nhật ký chung này chỉ được trích một phần) Mẫu sổ 1: Nhật ký chung Công ty TNHH 1 TV TM DV và XNK SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 01 năm 2008 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Số Ngày Nợ Có ............ 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán C.ty TNHH Thương mại An Nam (VO5) 131 511 11.550.000 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán C.ty TNHH Thương mại An Nam (VO5) 131 3331 1.155.000 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán C.ty TNHH Thương mại An Nam (VO5) 632 156 10.300.000 16/01/08 000090 16/01/08 C.ty TNHH TM và DV Đông Hưng trả tiền hàng 111 131 15.366.000 ……… 31/01/08 31/01/08 Kết chuyển doanh thu hàng bán tháng 1/08 511 911 1.209.668.550 31/01/08 31/01/08 Kết chuyển hàng bán trả lại tháng 1/08 511 531 20.808.111 ……… Tổng cộng 5.642.521.660 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Sau đó kế toán căn cứ vào Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái Mẫu sổ 2: Sổ cái Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK SỔ CÁI Tài khoản : 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 01 năm 2008 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư dầu tháng 01/01/08 0074430 01/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 5.548.012 01/01/08 0074423 01/01/08 Xuất bán siêu thị - PLAZA - C.ty CP ST và XNK TM VN-(VO5) 131 13.882.269 03/01/08 0074425 03/01/08 Xuất bán siêu thị - Số 7 ĐTH-TT TM - Cty Bách hoá HN-(Clorox) 131 35.110.000 04/01/08 0074426 04/01/08 Xuất bán siêu thị - Thái Hà - Công ty TNHH TM Minh Hoa 131 16.145.000 07/01/08 0074427 07/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 7.890.000 07/01/08 0074541 07/01/08 Xuất bán siêu thị - ST Intershop - Cty TM và DV tổng hợp HN 131 13.335.533 07/01/08 0074429 07/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi1 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 11.969.462 09/01/08 0074440 09/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi1 - Công ty Cổ phần Nhất Nam-(CLOROX) 131 5.467.145 ......... 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán – C.ty TNHH Thương mại An Nam 131 11.550.000 ............ Tổng cộng 1.369.848.221 1.369.848.221 Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người ghi sổ Kếtoán trưởng Giám đốc Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK SỔ CÁI Tài khoản : 111- Tiền mặt Tháng 01 năm 2008 ĐVT: đ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 86.556.400 03/01/08 T00013B 03/01/08 Nộp tiền bán hàng - 36 Cát linh - Cty TNHH TM Thiên Giang 131 1.003.213 03/01/08 T00013A 03/01/08 Nộp tiền bán hàng - Starbow - Cty TNHH TM Thiên Giang 131 306.002 05/01/08 N000006 05/01/08 Mua VPP - Chi phí dịch vụ mua ngoài VP 642 72.800 10/01/08 0062052 10/01/08 Mua xăng - Cty cổ phần KSDL Bình An 642 165.000 12/01/08 N000019 12/01/08 Mua vật t thay máy bơm - Chi phí dịch vụ mua ngoài VP 642 94.000 12/01/08 C000032 12/01/08 Nộp NH - Ngân hàng Habubank 112 10.100.900 15/01/08 T00009B 15/01/08 Nộp tiền bán hàng - INTI 1 -Trung tâm TM INTIMEX 131 4.719.946 15/01/08 T00009A 15/01/08 Nộp tiền bán hàng - Hào nam -Trung tâm TM INTIMEX 131 3.957.556 16/01/08 000090 16/01/08 Nộp tiền bán hàng- C.ty TNHH Thương mại An Nam 131 15.366.000 ………. Tổng cộng 567.668.000  485.543.800 Số dư cuối tháng  82.124.200 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kếtoán trưởng Giám đố 2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu là các khoản làm giảm doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại: là số tiền công ty giảm cho khách hàng trong trường hợp khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, hoặc khách hàng trả nợ sớm hơn so với thời hạn. Số tiền này được trừ trực tiếp vào tổng số tiền phải thanh toán của khách hàng. Theo quy định của công ty những hợp đồng có trị giá từ 3.000.000đồng trở lên thì được hưởng một tỷ lệ chiết khấu là 3% trên tổng số tiền phải thanh toán. Để phản ánh khoản chiết khấu thương mại, công ty sử dụng TK 521. VD : Ngày 23/1 công ty bán hàng cho Đại lý Linh Giang địa chỉ 26 A Hàng Đường một lô hàng tổng trị giá 4.500.000 đồng, Để khuyến khích khách hàng công ty tiến hành chiết khấu thương mại cho khách hàng này với tỷ lệ theo quy định, kế toán trích tỷ lệ chiết khấu là 3% và ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 521 : 135.000 đồng. Có TK 131 : 135.000 đồng. Hàng bán bị trả lại: giá trị của hàng, không đúng chủng loại quy cách mà khách hàng yêu cầu, ngoài ra còn có một số lý do khác như số hàng bán chậm, hết hạn sử dụng, mà theo thoả thuận công ty sẽ nhập lại. VD: Ngày 12/01 siêu thị INTIMEX Hào Nam tiến hành trả lại số hàng kém phấm chất tổng giá trị 2.300.000 đồng. Kèm theo hoá đơn xuất trả, và phiếu xuất của siêu thị. Kế toán công ty tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 531 : 2.300.000 đồng. Có TK 131: 2.300.000 đồng. Giảm giá hàng bán: là trị giá của hàng kém phẩm chất làm giảm giá trị… VD: Ngày 20/02 công ty bán số hàng tẩy rửa (cận date sử dụng và số hàng tốt nhưng do nhãn mác bị hư) cho cô Bình 16D Hàng Gà. tổng giá trị 1.000.000 đồng Giảm giá hàng bán 20%. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 532: 200.000 đồng. Có TK 131: 200.000 đồng Trên cơ sở các chứng từ gốc và chứng từ cũng như các bút toán liên quan đến việc đồng ý chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán cuối kỳ kế toán vào mục kế toán khác làm bút toán giảm trừ doanh thu Nợ TK 511.1 Có TK 521, 531,532 Để xác định doanh thu thuần theo (công thức:Doanh thu thuần = Doanh thu – Các khoản giảm trừ).Đồng thời trên cơ sở các chứng từ gốc đó vào các sổ sách liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK 1. Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 1.1. Đánh giá thực trạng về việc vận dụng chuẩn mực kế to