Chuyên đề Kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp tại công ty TNHH thương mại dịch vụ Hồng Như Phúc

Mọi chi phí mua hàng không được hạch toán trên một tài khoản riêng mà sau mỗi hợp đồng mua hàng, tùy theo thỏa thuận bên nào chịu chi phí vận chuyển phát sinh khi gửi hàng. Chi phí mua hàng được công ty hạch toán vào tài khoản 642. 2.3. TÌNH HÌNH BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY 2.3.1.Khái niệm: a. Bán hàng: là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nó chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ. b. Chi phí bán hàng: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. 2.3.2. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2.3.3. Nguyên tắc hạch toán Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế. Đối với sản phẩm, hàng háo, dịch vụ chịu thuế TTĐB hoặc thuế XK thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế. Đối với sản phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng vì chất lượng, qui cách, chủng loại bị người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp nhận, hoặc người mua hàng với số lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng phải được theo dõi riêng ở các tài khoản: TK 531, TK 532, TK 521. Cuối kỳ kết chuyển sang bên nợ tài khoản 511. Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và đã nhận tiền hàng, nhưng cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua thì doanh thu của số hàng này vẫn chưa được ghi nhận và số tiền đã thu được xem là khách hàng ứng trước. Nếu hàng hóa dùng để bán cho nội bộ doanh nghiệp thì doanh thu phản ánh vào tài khoản 512 “ doanh thu nội bộ “. 2.3.4.Các phương thức bán hàng Phương thức bán lẻ hàng hóa: là phương thức bán trực tiếp cho khách hàng với số lượng nhỏ mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm: doanh nghiệp dành cho người mua trả tiền hàng trong nhiều kỳ, doanh nghiệp được hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá trả ngay gọi là lãi trả góp. Phương thức bán buôn: là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến rồi bán ra, bao gồm 2 phương thức là: bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn chuyển thẳng. Khách hàng của Hồng Như Phúc cực kỳ đa dạng, đó là tổ chức, cá nhân, là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hàng hóa được mua từ công ty về tiếp tục kinh doanh hoặc đưa vào sản xuất, hoặc có thể sử dụng cho chính bản thân doanh nghiệp, công ty mua. Chính vì vậy, Hồng Như Phúc bán hàng dưới mọi hình thức khác nhau. Công ty bán lẻ hàng hóa thu tiền không tập trung, tức là người bán hàng vừa giao hàng cho người mua, vừa thu tiền trực tiếp. Vì đây là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh hàng hóa nên có quyết định chất lượng và hiệu quả kinh doanh của công ty, là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thực hiện mục tiêu của công ty nên đây là khâu rất chú trọng. Nếu bán hàng được tức là công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường, thỏa mãn, cân bằng cung cầu. Điều này làm cho đồng vốn của công ty luôn thu hồi nhanh, lợi nhuận rõ rệt, cũng chính là sự thể hiện khả năng chiếm lĩnh thị trường của công ty Hồng Như Phúc. Công ty mở mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và khai thác tối đa các phương tiện trung gian có thể được. Khách hàng đến mua hàng tại công ty Hồng Như Phúc rất dễ dàng qua nhiều hình thức: vào website chọn hàng và đặt mua bán hàng qua điện thoại….. 2.3.5. Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán trực tiếp: Quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán sau khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao, thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, sec, hàng hóa…. Phương thức thanh toán chậm trả: Quyền sở hữu về tiền tệ sez được chuyển giao sau một khoản thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, do đó, hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. 2.3.6. Các chứng từ, tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Hồng Như Phúc 2.3.6.1. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty Hồng Như Phúc: hóa đơn này ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác về thông tin của khách hàng cũng như phương thức thanh toán. Các mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất của các hàng bán ra. Nếu có sai sót thì phải lập biên bản hủy hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn. Phiếu xuất kho: mỗi khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lên phiếu xuất trên phần mềm theo số thứ tự cũng như ngày tháng phần mềm tự cập nhật. Để biết rõ chi tiết mặt hàng nào, xuất cho ai? Ngày tháng năm nào? Kế toán sẽ kiểm tra trực tiếp trên phần mềm. Mỗi nghiệp vụ bán hàng thì phiếu xuất kho sẽ làm 3 tờ phiếu. 1 phiếu giao cho khách hàng 1 phiếu có chữ ký của khách mua hàng được giao cho kế toán công nợ. 1 phiếu kế toán kho lưu vào tập hồ sơ của kho. Báo cáo bán hàng : là tổng hợp chi tiết tất cả nghiệp vụ bán hàng trong ngày ở phiếu xuất kho. Bảng báo cáo thể hiện khách hàng thuộc đơn vị nào? Số lượng bán bao nhiêu? Thành tiền? Thuế GTGT hàng bán ra?..... Hợp đồng kinh tế với khách hàng. Phiếu thu: thể hiện tổng số tiền thu của người mua, tỷ giá thực tế lúc thu. 2.3.6.2. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Kế toán sử dụng tài khoản này để theo dõi công nợ phải thu khách hàng của công ty. Kết cấu tài khoản: Nợ 131 Có SDĐK: Số tiền còn phải thu -Số tiền đã thu được từ khách hàng khách hàng đầu kỳ. trong kỳ. - Số tiền phải thu khách hàng -Số tiền giảm giá, hàng bị trả lại, trong kỳ. chiết khấu hàng bán cho khách hàng. SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ. Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kế toán bán hàng dùng tài khoản này để phản ánh và cung cấp dịch vụ trong kỳ hoạt động kinh doanh góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. cuối kỳ, số liệu trên tài khoản này được kết chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu tài khoản 511: Nợ 511 Có -Trị giá hàng bán bị trả lại, -Doanh thu bán hàng hóa, chiết khấu bán hàng, giảm giá cung cấp dịch vụ hàng bán trong kỳ. -Kết chuyển doanh thu thuần. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 511 có 5 tài khoản cấp hai: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản Tài khoản 632: giá vốn hàng bán Công ty dùng tài khoản này để phản ánh giá vốn của hàng hóa đã xuất trong kỳ. Cuối kỳ, số liệu trên tài khoản này cũng được chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Kết cấu tài khoản 632: Nợ 632 Có -Trị giá vốn của hàng bán trong -Kết chuyển trị giá vốn của hàng bán Kỳ trong kỳ. -Phản ánh khoản chênh lệch do việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. -Trị giá vốn của số hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Kết cấu tài khoản 3331: Nợ 3331 Có Nhà nước -Số tiền thuế GTGT đã nộp cho -Số thuế GTGT hàng bán ra trong kỳ phải nộp cho nhà nước Tài khoản 3331 có hai TK cấp ba: Tài khoản 33311: Thuế GTGT đầu ra Tài khoản 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Tài khoản 641: Chi phí bán hàng Kế toán dùng tài khoản này để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Kết cấu tài khoản 641: Nợ 641 Có Chi phí bán hàng thực tế phát Kết chuyển chi phí bán hàng sinh trong kỳ Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2: TK 6411: Chi phí nhân viên phân xưởng TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác * Trường hợp bán hàng bình thường: Khi nhận đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, kế toán lập phiếu xuất và hóa đơn GTGT, đóng hàng và giao hàng cho khách. Khách hàng thanh toán tiền, kế toán lập phiếu. Dựa vào các chứng từ gốc, kế toán định khoản: Nợ TK 111,112: Tổng số tiền khách hàng phải trả Có TK 5111: Trị giá hàng bán theo giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp Trong trường hợp khách hàng nợ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu khách hàng Có TK 5111: Trị giá hàng bán theo giá chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa bán ra Có TK 156: Trị giá hàng hóa bán ra Trích dẫn minh họa: Ngày 23/04/2009, bán cho công ty TNHH IDC Sài Gòn ở 244B Huỳnh Văn Bánh,q. Phú Nhuận, 10 hộp mực Ribbon Oki 390/392 với giá bán 46.000đồng/hộp, VAT 10%, giá vốn hàng bán là 42.000đồng/hộp, thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 506.000 Có TK 5111: 460.000 Có TK 33311: 46.000 Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 420.000 Có TK 156: 420.000 2.4. CÁC TRƯỜNG HỢP PHÁT SINH THƯỜNG GẶP TRONG MUA BÁN HÀNG 2.4.1: Hàng mua bị thiếu Trường hợp này là người bán giao hàng không đúng số lượng thỏa thuận, số hàng thực tế nhập thiếu so với số lượng ghi trên hóa đơn. Công ty chờ giao đủ số hàng thiếu và chỉ thanh toán số tiền hàng thực nhận Kế toán hạch toán vào tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý Kế toán ghi sổ giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Trị giá lô hàng thực tế khách hàng đặt mua Có TK 156: Trị giá lô hàng thực tế khách mua Hạch toán doanh thu: Nợ TK 131,111,112: Tổng số tiền khách hàng phải trả Có TK 5111: Tổng số tiền hàng theo giá bán chưa thuế Có TK 33311: Tổng thuế GTGT trên giá bán Hạch toán hàng thiếu chờ xử lý: Nợ TK 1381 : Trị giá hàng bán thiếu chưa có thuế Có TK 156: Trị giá hàng bán thiếu chưa có thuế 2.4.2: Hàng mua phát hiện thừa Trường hợp này là người bán giao hàng dư so với số lượng ghi trên hóa đơn. Công ty giữ hộ rồi trả hàng lại hoặc mua luôn số hàng dư đó. Kế toán hạch toán vào tài khoản 3381- Tài sản thừa chờ giải quyết Kế toán ghi sổ giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Trị giá lô hàng thực tế khách hàng đặt mua Có TK 156: Trị giá lô hàng thực tế khách mua Hạch toán doanh thu Nợ TK 131,111,112: Tổng số tiền khách hàng phải trả Có TK 511: Tổng số tiền hàng theo giá bán chưa thuế Có TK 33311: Tổng thuế GTGT trên giá bán Định khoản hàng thừa: Nợ TK 156: Trị giá hàng thừa theo giá mua xuất kho Có TK 3381: Trị giá hàng thừa theo giá mua xuất kho 2.4.3. Bán hàng có chiết khấu thương mại Khi bán cho những khách hàng mua với số lượng lớn, công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho người mua: Kết chuyển giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Giá vốn hàng xuất bán Ghi nhận doanh thu Nợ TK 131,111,113: Tổng số tiền thu khách hàng Có TK 5111: Tổng số tiền hàng chưa có thuế Có TK 33311: Tổng thuế GTGT trên giá bán hàng hóa Số chiết khấu thương mại dành cho người mua hàng: Nợ Tk 642: Số tiền chiết khấu cho khách hàng chưa có thuế Nợ Tk 3331: Thuế GTGT của số tiền chiết khấu cho khách hàng Có TK 131:Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng 2.4.4. Trường hợp bán hàng công nợ cho khách hàng, khách hàng thanh toán tiền sớm, công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán: Kế toán căn cứ vào các hóa đơn chứng từ bán hàng định khoản số tiền chiết khấu thanh toán cho khách hàng như sau: Nợ TK 111,112: Số tiền thực tế thu của khách hàng Nợ TK 642: Số tiền cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại Có Tk 131: Tổng số nợ khách hàng phải thanh toán 2.4.5. Bán lẻ hàng hóa tại công ty Công ty có một quyển hóa đơn bán lẻ, vào cuối ngày kế toán công nợ sẽ căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng để ghi nhận vào doanh thu bán hàng. Kế toán định khoản: Ghi nhận doanh thu Nợ TK 111: Tổng số tiền bán hàng thu đươc Có TK 5111: Doanh thu bán hàng chưa có thuế Có TK 33311: Thuế GTGT trên giá bán hàng ra Định khoản giá vốn Nợ TK 632: Trị giá hàng bán ra Có TK 156: Trị giá hàng xuất ra Như vậy, hoạt động kinh doanh _ mua bán hàng hóa_ mua bán hàng hóa của công ty Hồng Như Phúc phần nào hoàn thiện theo sự chỉ đạo, theo các nhìn của nhà quản trị công ty. CHƯƠNG 3 TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV HỒNG NHƯ PHÚC 3.1. HỆ THỐNG SỔ SÁCH VÀ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC 3.1.1. Hệ thống sổ sách * Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu, chi - Phiếu báo Có, báo Nợ của Ngân Hàng - Phiếu đề nghị nhập, xuất kho - Phiếu nhập, xuất kho Để góp phần tối đa hóa hiệu quả công việc, công ty áp dụng hình thức kế toán ghi sổ nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên sổ nhật ký sẽ được chuyển sang sổ Cái. Mọi nghiệp vụ kế toán đều được phần mềm máy tính kết chuyển vào nhật ký chung. Tuy nhiên, có một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn nên kế toán công ty đã mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó như nhật ký thu, chi tiền…. Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của nhật ký chung. Song khỏi để trùng lắp, các nghiệp vụ kế toán đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Như thế, trong trường hợp này chúng ta sẽ biết được rằng căn cứ để ghi sổ Cái chính là sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt. Các sổ nhật ký đang được sử dụng cho công tác kế toán của công ty Hồng Như Phúc là: Sổ nhật ký thu tiền: Đây là sổ nhật ký đặc biệt mà kế toán công nợ dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của công ty. NGÀY….THÁNG…..NĂM Tỷ giá: STT Tên Khách Hàng Diễn giải thu Số tiền Kí nhận USD VND Sổ nhật ký chi tiền: kế toán công nợ dùng để ghi chép các nghiệp vụ của công ty. Mẫu sổ được thể hiện cũng tương tự như nhật ký chi. Giám đốc kiểm tra song song trên phần mềm cùng sổ nhật ký này để có thể nắm được quỹ tiền mặt có tại thời điểm hiện tại là bao nhiêu. Nhật ký mua hàng: dùng để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng theo từng lô hàng đã mua theo hình thức trả tiền sau. Cuối ngày, sau khi lên các phiếu nhập mỗi khi nhận được hàng mua, phần mềm tự động chạy kết chuyển báo cáo nhật ký mua hàng. Kế toán kiểm tra các phiếu nhập để kịp thời phát hiện sai sót. Nhật ký bán hàng: Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày đều được phản ánh trong nhật ký này. Sổ nhật ký này dùng để thể hiện bán hàng theo hình thức thu tiền sau. Sổ Cái: là loại sổ kế toán tổng hợp mà phần mềm kết chuyển để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty. Mỗi tài khoản mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Ngày đầu tiên của niên độ kế toán sẽ có số dư đầu kỳ ở dòng đầu tiên trên cột số dư. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán sẽ khóa sổ, có số liệu của tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ đối chiếu với số liệu trên Bảng Cân Đối Số Phát Sinh mà phần mềm kết chuyển cùng với số liệu trên Báo Cáo Tài Chính. Các sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết ghi sổ. “ cho mượn hàng bảo hành “……nhằm kiểm tra một cách chi tiết và chính xác số lượng hàng hóa phòng kỷ thuật mượn để bảo hành cho khách hàng. Nó phục vụ cho yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp. phân tích và kiểm tra của công tác kế toán ở công ty mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng điều kiện này. Sổ phụ ngân hàng Sổ thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Một số loại sổ khác. 3.1.2. Trình tự ghi sổ Hằng ngày, kế toán sẽ căn cứ vào những chứng từ kế toán được nhập vào máy tính để phần mềm kết chuyển, các sổ sách, cũng như các báo cáo liên quan. Cuối tháng, định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký tổng hợp đối chiếu trên sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu tổng hợp chi tiết được kế toán kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái. Mỗi sai sót trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu luôn được điều chỉnh và sửa chửa kịp thời theo đúng phương pháp sửa chửa theo chế độ kế toán. Các bảng tổng hợp sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu sẽ được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán công ty cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu khớp và đúng với số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính ( thực chất là báo cáo tài liệu trên phần mềm ). Tức là số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên bảng Cân Đối Số Phát Sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lập trên các sổ nhật ký cùng kỳ. Kế toán trưởng có nhiệm vụ trực tiếp trong công tác kết chuyển số liệu trên Báo Cáo Tài Chính cũng như chịu trách nhiệm với cơ quan Nhà nước với những số liệu của công ty là luôn trung thực và chính xác. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC Chứng từ gốc Nhập vào máy tính Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Băng cân đối sổ phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu; kiểm tra 3.2. TÌNH HÌNH MUA BÁN HÀNG HÓA THỰC TẾ TẠI CÔNG TY 3.2.1. Tình hình mua hàng hóa tại công ty. Ngày 22/03/ 2008, công ty mua của DNTN Vi tính Mai Thảo 10 con chip Celeron 3.06, đơn giá chưa VAT là 32 USD, 2 hộp Main Shaiship 945/775, đơn giá chưa VAT là 78 USD, thuế VAT 5% chưa thanh toán cho bên bán. Tỷ giá ngoại tệ thực tế là 16.080 đồng/ usd. Hàng hóa nhập kho đủ. Kế toán nhập vào Phiếu nhập kho, chi tiết cho từng loại hàng hóa theo định khoản: Nợ TK 1561: 1.654.000 Nợ TK 1331: 383.000 Có TK 331: 8.037.000 Ngày 25/03/2008, nhập của công ty 100 bộ bàn phím và chuột giá 5USD/bộ, chưa bao gồm VAT 5%, thanh toán bằng tiền mặt. Tỷ giá ngoại tệ thực tế là 17.080 đồng/usd. Hàng nhập đủ, kế toán hạch toán: Nợ TK 1561: 8.540.000 Nợ TK 1331: 427.000 Có TK 1111: 8.067.000 * Trường hợp mua hàng hóa phát sinh thiếu hàng: . Ngày 26/02/2009, mua 1 lô hàng của công ty Ngọc Tuyết, địa chỉ 65 Thích Quảng Đức, P.3, Q. Phú Nhuận, 1 thanh ram SDRam 512/133, trị giá 69USD,3 cái USB KingTon 1GB, đơn giá 9USD, 100 ram giấy photo A4 Indo, trị giá 2USD/ram,1 ổ cứng Samsung 80GB ATA, đơn giá 46,5 USB ,thuế VAT 5%. Tỷ giá thực tế là 17.100. Khi nhân viên giao hàng đến công ty, kế toán kiểm tra và phát hiện thiếu 1 ổ cứng, nhân viên giao hàng xác nhận thiếu, sẽ giao hàng bị thiếu trong điều kiện sớm nhất có thể: Nợ TK 156: 4.759.000 Nợ TK 1331: 237.950 Có TK 331: 4.996..950 Nhân viên giao hàng giao tiếp phần thiếu, kế toán hạch toán: Nợ TK 156: 747.720 Nợ TK 1331: 37. 386 Có TK 331: 785.106 Ngày 25/03/2009, công ty viết giấy giới thiệu cử anh Tùng qua công ty TNHH Hưng Phát ở 112 Lý Thái Tổ, P.10, Q.10, để mua hàng gồm 10 cuốn bìa clear book, đơn giá 50.000đồng, 5 cái bìa cứng kiếng, đơn giá 20.000đồng, 10 cái bìa cặp 12 ngăn thun A4, đơn giá 15.000đồng, VAT 10%. Khi hàng về, công ty phát hiện thiếu 2 bìa cặp 12 ngăn thun A4, anh Tùng phải bồi thường. kế toán định khoản như sau: Nợ TK 156: 720.000 Nợ TK 1331: 75.000 Nợ TK 1388: 30.000 Có TK 331: 825.000 * Trường hợp mua hàng về trước, chứng từ về sau: Ngày 27/03/2009, mua của công ty Viễn Đông ở 56B Trường Sơn,Q. Tân Bình, 1 máy in HP 1020 với giá 127 USD, VAT 5% trên giá mua, tỷ giá thực tế là 15080. Do hàng giao gấp nên bên bán chưa kịp giao hóa đơn và phiếu xuất hàng. Kế toán kho hỏi nhân viên kinh doanh đặt mua hàng và tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 156: 2.042.000 Nợ TK 133: 102.100 Có TK 331: 2.144.100 * Trường hợp mua hàng về nhập kho được giảm giá: Ngày 02/04/2009, mua của công ty cổ phần Thanh Nhã ở 210 Lý Thái Tổ, quận 10, lô hàng gồm 10 nguồn Vennus, đơn giá 8USD, 10 thanh ram Elixer 256/667, đơn giá 17 USD, 8 hộp main TTC 865/775, đơn giá 38.5USD, VAT trên giá mua 5%, tỷ giá thực tế 16050, chưa thanh toán cho bên bán. Về nhập kho phát hiện thấy 1 hộp main bị gãy-chip bị gãy, trả lại cho công ty Thanh Nhã và 10 nguồn đều bị trầy xước nên đề nghị công ty giảm giá 0.5USD/ cái và được chấp nhận. Kế toán định khoản hàng được giảm giá: Nợ TK 331: 84.315 Có TK 156: 80.300 Có TK 1331: 4.015 Kế toán định khoản hàng hóa trả lại: Nợ TK 131: 648.795 Có TK 5111: 617.900 Có TK 3331: 30.895 Nợ TK 131: 617.900 Có TK 156: 617.900 * Mua hàng theo hình thức trả chậm, khi trả tiền sớm cho nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thanh toán. Ngày 05/04/2009, mau 1 lô hàng của công ty Viễn Sơn trị giá 5.250.000đồng, VAT 10%, công nợ 7 ngày. Nhưng do hoạt động kinh doanh hiệu quả, số hàng xuất bán trước thời gian dự kiến, đủ khả năng tài chính, không muốn kéo dài công nợ nên ngày 08/04/2009, công ty tiến hành thanh toán nợ cho bên bán và được công ty Viễn Sơn cho hưởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán. Nợ TK 331: 5.775.000 Có TK 111: 5.717.000 Có TK 711: 58.000 Ngày 15/04/2009, công ty mua 1 lô giấy photo của công ty Viễn Đông, trị giá 12.750.000đồng, VAT 10%. Vì mua hàng với số lượng nhiều nên nhà cung cấp cho công ty hưởng chiết khấu 2%, trên hóa đơn ghi theo giá chưa chiết khấu kế toán hạch toán. Nợ TK 156: 12.495.000 Nợ TK 133: 1.249.500 Có TK 331: 13.744.000 Ngày 23/04/2009, bán cho công ty TNHH IDC Sài Gòn ở 244B Huỳnh Văn Bánh,q. Phú Nhuận, 10 hộp mực Ribbon Oki 390/392 với giá bán 46.000đồng/hộp, VAT 10%, giá vốn hàng bán là 42.000đồng/hộp, thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 506.000 Có TK 5111: 460.000 Có TK 33311: 46.000 Đồng thời hạch toán giá vốn: Nợ TK 632: 420.000 Có TK 156: 420.000 * Hàng mua bị thiếu Ngày 19/04/2009, công ty xuất hàng gửi đi bán cho khách hàng là công ty Phước Hải một số hàng trị giá 1.045.000đồng, giá bán chưa thuế của lô hàng này là 950.000đồng, thuế GTGT 10% trên giá bán, khách hàng thanh toán khi đã nhận được hàng. Bên mua báo đã nhận được hàng nhưng thấy thiếu một số hàng trị giá bán chưa thuế là 150.000đồng và công ty Phước Hải chỉ chấp nhận thanh toán theo số hàng thực nhận. Kế toán hạch toán hàng bán: Nợ Tk 111: 880.000 Có TK 5111: 800.000 Có TK 33311: 80.000 Hạch toán giá vốn hàng bán khách hàng thực nhận: Nợ TK 632: 880.000 Có TK 156: 880.000 Định khoản hàng thiếu: Nợ TK 1381: 150.000 Có TK 156: 150.000 * Hàng mua phát hiện thừa Ngày 05/04/2009, xuất kho bán cho khách là công ty Nhật Tân,1 lô hàng trị giá vốn là 1.450.000đồng, 120 bìa cứng kiếng , đơn giá 19500đồng, VAT 10%, chưa thu tiền. Trị giá vốn xuất kho là 1.920.000đồng.Khi nhận được hàng khách hàng thông báo thừa 30 bìa cứng. Công ty chỉ thanh toán cho lô hàng đã đặt mua, lô hàng thừa công ty giữ hộ. Căn cứ chứng từ kế toán định khoản: Hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 1.920.000 Có TK 156: 1.920.000 Định khoản doanh thu: Nợ TK 131: 1.574.000 Có TK 5111: 2.340.000 Có TK 33311: 234.000 Hàng thừa, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 156: 480.000 Có TK 3381: 480.000 Một số chứng từ và sổ sách thực tế tại công ty khi có nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Công ty TNHH Hồng Như Phúc SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 04 năm 2008 TK: 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Trang số Số TTdòng Nợ Có SDĐK 836.672.576 01/04/2008 PC01 01/04/2008 Chi mua khung Pano bê tông 111 2,857,150 02/04/2008 PC02 02/04/2008 Chi mua Ricoh Aficio 112 28,876,080 04/04/2008 PC03 04/04/2008 Chi mua máy in Canon laserjet 3300 331 10,685,400 04/04/2008 PC04 04/04/2008 Chi mua máy Fax 111 1,756,000 05/04/2008 PC05 05/04/2008 Chi mua Mực in 331 20,380,952 06/04/2008 PC06 06/04/2008 Chi mua 100 Ram giấy A4 331 20,070,000 07/04/2008 PC07 07/04/2008 Chi mua 15 cái main 331 30,000,000 08/04/2008 PC08 08/04/2008 Chi mua Rocoh Aficio 2500 le 112 46,619,047 09/04/2008 PC09 09/04/2008 Chi mua 10 mouse logitech 151 10,000,000 15/04/2008 PC10 15/04/2008 Chi mua 100 Case proton 112 761,904,762 29/04/2008 PC11 29/04/2008 Chi mua 3 máy photo Canon 112 742,500,000 Cộng PS 1,675,649,391 SDCK 2.512.321.967 Ngày 29 Tháng 04 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc Công ty TNHH Hồng Như Phúc NHẬT KÝ CHI TIỀN Tháng 04 năm 2008 ĐVT:VND Ngày tháng ghi sổ SH Ngày CT Diễn giải Ghi có TK 111 Ghi nợ các TK Tài khoản khác 133 156 642 Số hiệu Số tiền 01/04/08 PC01 01/