Chuyên đề Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán tại công ty bách hóa Hà Nội

hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán 2.1.1. Phương thức mua hàng - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cơ sở cán bộ cung ứng mang giấy ủy nhiệm nhận mua hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng. Các chứng từ phải ghi đầy đủ nội dung để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định ký chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy định ghi trong hợp đồng. 2.1.2. Phương thức thanh toán - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng séc - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi 2.1.3. Phạm vi và thời điểm xác định mua hàng a. Phạm vi xác định mua hàng Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện sau: - Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán với người bán nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa và tiền. - Hàng hóa phải có sự chuyển quyền sở hữu (người mua phải nhận được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ. - Hàng hóa mua vào phải với mục đích bán ra hoặc mua vào để gia công sản xuất nhưng với mục đích để bán ra. b. Thời điểm xác định mua hàng - Đối với phương thức chuyển hàng + Khi hàng hóa đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã thanh toán với người bán hoặc chấp nhận thanh toán. + Doanh nghiệp đã thanh toán với người bán cho người bán nhưng cuối tháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp. - Đối với phương thức mua hàng trực tiếp thời điểm xác định mua hàng là khi cán bộ nghiệp vụ hoàn thành thủ tục ký nhận nợ hoặc thanh toán tiền cho người bán. - Đối với phương thức nhập khẩu thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu. 2.1.4. Giá cả hàng mua Đối với hoạt động kinh doanh thương mại giá mua là giá thực tế thanh toán cho người cung cấp, giá mua cao hay thấp tùy thuộc vào quan hệ cung cấp, tùy thuộc vào khối lượng hàng mua và phương thức thanh toán. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hóa phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được hàng hóa đó. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế Giá mua thực tế của hàng hóa = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Chi phí thu mua: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. 2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán Ở công ty Bách hóa Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các cửa hàng, trạm kinh doanh… Định kỳ, các cửa hàng, trạm kinh doanh lập kế hoạch từng các hàng hóa dự kiến tiêu thụ trong kỳ sau, rồi gửi lên phòng Kinh doanh của công ty, phòng Kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các cửa hàng trạm kinh doanh rồi tiến hành mua hàng từ các công ty cung cấp sản phẩm hàng hóa. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và thông báo cho các cửa hàng, trạm kinh doanh từ kho công ty nhận hàng. Việc thanh toán với người bán do phòng Tài chinh-Kế toán đảm nhận, được tiến hành tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán thỏa thuận giữa 2 bên. 2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng Công ty Bách hóa Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào - Giấy đề nghị chuyển tiền - Phiếu chi - Giấy báo nợ ………. Khi công ty mua hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi ngay sổ thuế GTGT đầu vào khấu trừ theo bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào và đó cũng là căn cứ để viết phiếu nhập kho. 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán với người bán có vai trò quan trọng quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán với người bán. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hóa” TK 1331 “Thuế GTGT với người bán” TK 331 “ Thanh toán với người bán” TK 111 “Tiền mặt” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 113 “Tiền đang chuyển” TK 311 Vay ngắn hạn” Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như: TK 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” TK 151 “Hàng hóa đang đi trên đường” TK 002 “Vật tư, hàng hóa nhận gửi hộ, nhận gia công” TK 007 “Ngoại tệ các loại” TK 151 “Hàng mua đi đường” Tài khoản này sử dụng để phán ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về nhập kho mà đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho - Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường. - Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa của doanh nghiệp. Bên Nợ: + Trị giá hàng hóa phát hiện thừa, hàng hóa bị người mua trả lại. + Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào. + Chi phí thu mua hàng hóa. + Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Bên Có: + Trị giá thực tế của háng hóa xuất kho. + Chiết khấu mua hàng được hưởng + Giảm giá hàng mua. + Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu, hỏng, phẩm chất kém. - Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế của háng hóa hiện có trong kho doanh nghiệp. + TK 1561: Giá mua hàng hóa. + TK 1562: Chi phí thu mua. + TK 1567: Hàng hóa bất động sản. Ngoài ra, kế toán cũng mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng. c. Tài khoản 1331: Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ + Thuế GTGT của háng trả lại. + Thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. - Số dư bên Nợ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đuợc khấu trừ. c. Tài khoản 331: “Thanh toán với nguời bán” Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: + Chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại. + Số tiền đã trả lại cho người cung cấp. + Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng. - Bên Có: phản ánh các khoản phải trả đến cuối kỳ. - Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước cho ngưòi bán nhưng chưa nhận hàng hóa. - Số dư bên Có: các khoản còn phải trả đến cuối kỳ. e. Tài khoản 111: “Tiền mặt” Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: + Các khoản tiền mặt nhập quỹ. + Kiểm kê phát hiện thừa. - Bên Có: + Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả với người bán. + Kiểm kê phát hiện thiếu. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ.f. Tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng” Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. 2.2.2. Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 2.2.2.1. Trình tự hạch toán mua hàng trong nước TK 151 Hàng phát hiện thiếu khi kiểm kê Hàng mua đang đi đường Hàng mua đang đi đường nhập kho TK 411 TK 412 Mua hàng bằng nguồn vốn kinh doanh Trị hàng hàng hoá giảm khi đánh giá TK 338 TK 632 TK 133 TK 133 TK 1381 TK 412 TK 111, 112, 331 TK 156 TK 111, 112, 331 Mua hàng nhập kho Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu TM Thuế GTGT được khấu trừ Phát hiện thừa khi Giá vốn hàng bán kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại Ví dụ: Ngày 05/08/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội mua 1000 kg đường của công ty Đường Biên Hòa theo hóa đơn GTGT 17090. Với người bán chưa thanh toán, hàng nhập đủ kho. Giá mua chưa thuế: 10.000.000đ Thuế GTGT: 1.000.000đ Tổng thanh toán: 11.000.000đ Kế toán ghi: - Nợ TK 1561 10.000.000 Nợ TK 1331 1.000.000 Có TK 331 11.000.000 2.2.2.2. Trình tự hạch toán mua hàng nhập khẩu TK 3331 TK 133 Thuế GTGT HNK Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển TK 111, 112 TK 311, 331 TK 156 Thanh toán tiền nhập khẩu Trị giá hàng hóa nhập khẩu TK 413 Chênh lệch Chênh lệch tỷ giá tỷ giá TK 3333 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển Ví dụ:: Ngày 29/8/2006 công ty Bách hóa Hà Nội nhập khẩu một lô hàng điện tử ccu của công ty Sony Thái Lan với giá nhập khẩu :4.700USD.Tỉ giá thực tế 15.190đ/USD. Thuế suất thuế nhập khẩu :10%. thuế GTGT:10% Hàng đã nhập đủ kho chưa thanh toán .(tỷ giá hạch toán:15.000đ/USD Kế toán ghi : + Nợ TK 156: 79.425.300 Có TK 413: 893.000 Có TK 3333 7.139.300 Có TK 3331 71.393.000 + Nợ TK 133 7.942.530 Có TK 3331 7.942.530 * Khi mua hàng hoá nhập kho các khoản chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu bãi được hạch toán: 111, 112, 331 1562 632 Chi phí thu mua 133 Thuế GTGT của chi phí Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua 2.2.2.3. Trình tự hạch toán thanh toán với người bán TK 111, 112, 311 TK 331 TK 151, 156, 611 Trả tiền cho người bán Mua hàng chưa trả tiền TK 133 Thuế GTGT TK 151, 156, 611 Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại TK 133 Thuế GTGT TK 515 Chiết khấu thanh toán được hưởng Ví d ụ: Ngày 6/10/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội thanh toán với người bán cho công ty Đường Biên hòa theo hóa đơn 17090 - Khi thanh toán cho nguời bán kế toán ghi: Nợ TK 331 11.000.000 Có TK 111 11.000.000 2.2.3. Sổ sách sử dụng: Hiện nay công ty Bách hóa áp dụng hình thức “Nhật ký –Chứng từ “nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán phản ánh trên: -Sổ chi tiết thanh toán với người bán. -Nhật ký chứng từ số -Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số2 . -Bảng kê số 8 . -Sổ cái các tài khoản. -Nhật kýchứng từ số 8 ……. Trình tự hạch toán : - Từ chứng từ gốc kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán mở sổ chi tiết theo dõi với người bán và lên sổ nhật ký chứng từ số 5. - Đồng thời, cũng từ chứng từ gốc kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho.Cơ sở ghi là phiếu nhập kho . - Căn cứ vào bảng kê số 8 kế toán ghi NK-CT số 8. - Trong quá trình thanh toán với người bán, kế toán mở các sổ nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 2 . +Nhật ký chứng từ số1 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng nếu thanh toán bằng tiền mặt. +Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán bằng ủy nhiệm chi . - Cuối tháng kế toán căn cứ vào các nhật ký chứng từ vào sổ cái các tài khoản Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 08 năm 2006 Mẫu số: 01 – KT – 3LL Số 1802 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ:……………………………………..Số tài khoản…………… Điện thoại:…………………………………..MS: 010028229-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn văn Tuấn Đơn vị: Công ty Bách hóa Hà Nội. Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số tài khoản 710A00064 Hình thức thanh toán : ủy nhiệm chi MS: 01001067610001 TT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bánh Bông lan kem dâu hộp 400 18.000 7.200.000 Cộng tiền hàng 7.200.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 720.000 Tổng thanh toán 7.920.000 Số tiền mặt bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) V í dụ Ngày 01 tháng 08 năm 2006 công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000 (Thuế GTGT 10%) của Công ty phích nước Rạng Đông, thanh toán bằng tiền mặt, người mua là chị Nguyễn Vân Anh. Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Mẫu số: 01 – KT – 3LL HT /01 – B N0 017019 Đơn vị bán hàng: Công ty phích nước Rạng Đông. Địa chỉ:……………………………………..Số tài khoản…………… Điện thoại:…………………………………..MS: 010028229-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Vân Anh. Đơn vị: Công ty Bách hóa Hà Nội. Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số tài khoản 710A00064 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 01001067610001 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ruột phích Chiếc 2.000 10.000 20.000.000 Cộng tiền hàng 20.000.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 2.000.000 Tổng thanh toán: 22.000.000 Số tiền mặt bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHIẾU NHẬP KHO - Tác dụng: nhằm xác nhận số lượng hàng hoá, sản phẩm nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. - Căn cứ vào HĐGTGT và các chứng từ có liên quan để vào phiếu nhập kho. Đơn vị: Bách hóa Hà Nội Số: 45 Hàng Bồ Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 Số: 66/3 Nơi nhập hàng: Công ty phích nước Rạng Đông. Theo: Số hóa đơn 17019. Nhập tại kho: Công ty. Stt Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vỏ phích Rạng Đông Chiếc 2.000 10.000 20.000.000 Tổng tiền hàng: 20.000.000 Thuế VAT: 10% 2.000.000 Tổng thanh toán: 22.000.000 Viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu VNĐ. Nhập ngày 01 tháng 03 năm 2006 Ngưòi giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ: Ngày 5/8/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội mua 1000kg đường của công ty đường Biên Hòa với giá thanh toán 11.000.000. Thuế VAT 10%. Chưa thanh toán cho người bán.. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG MS:01-KT-3LL Liên 2:Giao cho khách hàng HT/01-B Ngày 5 tháng 8 năm 2006 Số:18092 Đơn vị bán hàng :Công ty đường Biên Hòa Địa chỉ : SốTK: Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Địa chỉ :45 Hàng Bồ Số TK:710A00064 Hình thức thanh toán :Mua chịu. Mã số:01001067640001 STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng ĐG Thành tiền 1 Đường tinh khiết Kg 1.000 10.000 10.000.000 Cộng tiền hàng 10.000.000 Thuế suất GTGT :10%. Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng số tiền thanh toán : 11.000.000 Số tiền viết bằng chữ :Mười một triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 – VT Ngày 05 tháng 8năm 2006 QĐ Số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 Số 1002 Nơi nhập hàng: Công ty Đường Biên Hòa Theo số hóa đơn: 18092 Nhập tại kho: Công ty STT Tên SP, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Đường tinh khiết Kg 1.000 1.0000 10.000 10.000.000 Tổng tiền hàng: 10.000.000 Thuế VAT: 10% 1.000.000 Tổng thanh toán: 11.000.000 Viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngày 05 tháng 08 năm 2006 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty Bách hóa Hà Nội Khi thanh toán bằng tiền mặt: Cán bộ mua hàng của đơn vị viết giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt, sau đó kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Cán bộ mua hàng căn cứ vào phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp. Công ty Bách hóa Hà Nội 45 Hàng Bồ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc =========== GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN MUA HÀNG Tên tôi là: Nguyễn Vân Anh Là cán bộ nghiệp vụ của đơn vị Đề nghị công ty thanh toán tiền mua hàng Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng theo hóa đơn 17019 ngày 01/08/2006 Số tiền là: 22.000.000đ. (Hai hai triệu đồng chẵn) Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Kế toán Phụ trách Người mua hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Bách hóa Hà Nội Số 45 Hàng Bồ, Hà Nội Mẫu số 01 – TT Liên 1 Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2005 của Bộ Tài chính PHIẾU CHI Số CT: 12/04 Ngày 07 tháng 08 năm 2006 22.000.0000 đồng Tài khoản ghi nợ: 3311 Tài khoản ghi có: 1111CT Xuất cho: A Phong nhận – Công ty phích nước Rạng Đông Địa chỉ: Về khoản: Trả tiền hàng HĐ 17019 Số tiền: 22.000.000 đồng. Bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị KTtrưởng KTthanh toán Thủ quỹ Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi Khi nhận được “Giấy đề nghị chuyển tiền” của bên bán, kế toán kiểm tra số tiền đó có đúng với số tiền trên hóa đơn tương ứng không? Nếu đúng sẽ viết giấy “ủy nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàng trích tiền trả cho người cung cấp và lập giấy báo nợ. Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ============= GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN Kính gửi: - Ban giám đốc công ty Bách hóa Hà Nội - Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Bách hóa Hà Nội có mua của chúng tôi một số hàng theo các chứng từ sau: TT Số hóa đơn Ngày Thành tiền Ghi chú 1 18012 03/08/2006 7.920.000 Tổng cộng 7.920.000 Bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẫn Vậy đề nghị quý công ty trả cho chúng tôi số tiền trên Tên đơn vị được hưởng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Tài khoản số: Tại ngân hàng: Vietcombank Rât mong quý công ty chuyển sớm Xin chân thành cảm ơn Hà nội, Ngày 03 tháng 08 năm 2006 Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Ngưòi đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) VIETCOMBANK UỶ NHIỆM CHI Vietcombank Hanoi Ngày 03/08/2006 Đề nghị ghi nợ tài khoản Số tiền Phí NH Số TK: 01001067610001 Bằng số: 7.920.000 Phí trong… Tên TK: Địa chỉ: Bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Tại NH: Vietcombank Hà Nội Nội dung: Hóa đơn 18012 & Ghi có tài khoản: 112 Số TK: 0011 00 002 8544 Tên TK: Chi nhánh C/ty Bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Kế toán trưởng Chủ tài khoản (Đã ký) (Đã ký) Tại NH: Vietcombank Hà Nội Dành cho ngân hàng 0-002-1-00-000136- Tiền ghi Nợ: VNĐ: 7.920.000 Tiền ghi Có: VNĐ: 7.920.000 Phí NH: VNĐ: 3.000 Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Thuế VAT: VNĐ: 300 Ngân hàng GIẤY BÁO NỢ Vietcombank Ngày 13 Tháng 08 năm 2006 Tên tài khoản Nợ: Phải trả người bán Tên tài khoản Có: Tiền gửi ngân hàng Số tiền bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai muơi ngàn đồng chẵn Trích yếu: Trả tiền cho công ty Bánh kẹo Hải Châu Số tài khoản Nợ: 331 Số tài khoản Có: 112 Số tiền Bằng số: 7.920.000 Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc ngân hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví Dụ: Ngày 10/8/2006 Công ty trả nợ tiền hàng của công ty thực phẩm Hà Nội theo hoá đơn GTGT 17001 ngày 23/7/2006 số tiền 13.750.000 *Kế toán viết phiếu chi PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 8 năm 2006 Số 1204 TK ghi Nợ :331 TK ghi Có :111 Họ tên người nhận tiền :Công ty thực phẩm Hà Nội. Địa chỉ : Lý do chi:Trả số tiền mua hàng của công ty thực phẩm Hà Nội theo HĐ số 17012 ngày 23/7/2006. Số tiền :13.750.000 (Viết bằng chữ :Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn). Kèm theo 01 một chứng từ gốc Ngày 10 tháng 8 năm 2006 Giám đốc KT trưởng Thủ quỹ Người lập Người nộp tiền (Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Phiếu chi là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 . Kế toán định khoản :Nợ TK 331: 13.750.000 Có TK 111: 13.750.000 *Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán lập bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. BẢNG KÊ HĐ, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO Tháng 8 năm 2006 Đơn vị:Công ty Bách hoá Hà Nội Địa chỉ :45 Hàng Bồ Chứng từ hàng hoá DV Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 17019 1/8/2006 Công ty phích nước Rạng Đông 2.000.000 18012 3/8/2006 Công ty bánh kẹo Hải Châu 720.000 18092 5/8/2006 Công ty đường Biên Hoà 1.000.000 ……… …….. …………. ………… Cộng 21.750.000 Ngày tháng năm 2006 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên ) (ký, họ tên) *Từ các chứng từ gốc:Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phếu chi, giấy báo Nợ, kế toán vào số chi tiết thanh toán với người bán, sổ Nhật ký chứng từ số 5, Bảng kê số 8, Nhật ký chứng từ số1, Nhật ký chứng từ số 2, NK-CT số 8. - Cuối tháng kế toán căn cứ vào các sổ Nhật ký –Chứng từ lên sổ cái các TK. Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán. - Căn cứ ghi: từ các chứng từ gốc như Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo nợ kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331HC Đối tượng : Công ty bánh kẹo Hải Châu ĐVT:1.000 NT Chứng từ Diễn giải Thời hạn CK TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 15.000 Số phát sinh 3/8 3/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 7.920 5/8 5/8 Mua bánh Sampa 156+1331 10.750 10/8 10/8 Thanh toán tiền hàng 111 15.000 19/8 19/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 12.150 ……… ……. …… ……….. ……. ……… …….. ……… ……… …….. Cộng số phát sinh 15.000 39.027 Số dư cuối kỳ 39.027 Sổ này có … trang, đánh số từ trang…. đến ….trang… Ngày mở sổ : Ngày tháng năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 BH Đối tượng: Công ty đường Biên Hoà ĐVT:1000đ NT Chứng từ Diễn giải Thời hạn CK TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 13.375 Số phát sinh 1/8 1/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 11.000 8/8 8/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 9.927,5 11/8 11/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 4.500 15/8 15/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 7.095 17/8 17/8 Rút tiền gửi NH t.t 112 15.350 ……. ……. …… ………. ………. ……… ……… …….. …… ……. Cộng số phát sinh 15.350 35.275 Số dư cuối kỳ 33.300 Sổ này có…..trang, đánh số từ trang….đến trang…. Ngày mở sổ: Ngày tháng năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với ngừơi bán -Tác dụng : dùng dể tổng hợp tình hình thanh toán với người bán từ các sổ chi tiết thanh toán, nhằm đối chiếu với số liệu trên sổ cái Tk 331. Căn cứ vào số liệu trên dòng tổng cộng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 8 năm 2006 STT Tên người bán Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Dư nợ Dư có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty bánh kẹo Hải Châu 15.000 15.000 39.027 39.027 2 Công ty đường Biên Hoà 13.375 15.350 35.275 33.300 3 Công ty dầu Tường An 7.000 11.100 18.100 4 Công ty thực phẩm Hà Nội 25.050 13.750 14.382,5 25.682,5 … Cộng 170.000 338.25 318.165,338 149.540,338 Ngày … tháng … năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, bảng kê, Nhật ký –Chứng từ kế toán lên sổ cái TK 156, TK 331, TK111, TK112 Bảng kê số 8 - Tác dụng: Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hàng hoá theo giá thực tế. - Cơ sở lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập và các chứng từ khác có liên quan. Bảng kê số 8 được mở riêng cho từng tài khoản. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 được dùng để ghi NKCT số 8. Nhật ký chứng từ -Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các TK .Một NKCT có thể mở cho 1 TK :NKCT số 1, NKCT số 2…hoặc có thể mở cho một số TK có nội dung kinh tế giống nhau: NKCTsố 8 - Căn cứ để ghi NKCT là các chưng từ gốc ,số liệu chi tiết của các sổ chi tiết, các bảng kê. Số phát sinh Nợ của mỗi TK được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các TK lien quan đối ứng Nợ với tK này va cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các NKCT đó. Nhật ký chứng từ số 1 - Tác dụng: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “ Tiền mặt” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. - Cơ sở ghi NKCT số 1 là các chứng từ gốc như: phiếu chi, hoá đơn GTGT. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi sổ cái TK 111. Nhật ký chứng từ số 2 - Tác dụng: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. - Cơ sở ghi NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.