Chuyên đề Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Dịch vụ thương mại D&T

Nợ Tk 333 (33311): thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh. Có Tk liên quan (111, 112, 131, 3388…) Đối với tài khoản giảm giá hàng bán (do hàng hoá không đảm bảo chất lượng, quy cách…) bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thảo thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, lý do giảm, mức giảm, theo hoá đơn bán hàng nào, đồng thời bên bán phải lập hoá đơn điều chỉh. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịc vụ tại các hoá đơn nào (số, lý hiệu, ngày tháng …) Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào cho thích hợp và kế toán ghi như sau: Nợ Tk 532: số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng. Nợ Tk 333 (33311): Thuế GTGT trả lại cho khách khách hàng tương ứng với số giảm giá hàng bán. Có Tk 111, 112, 131, 3388: Cũng trong quá trình bán hàng, có thể phát sinh trường hợp hàng đã tiêu thụ bị người mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết theo hợp đồng. Theo quy định hiện hành khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn trên hoá đơn ghi ra hàng hoá trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng… Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và thuế GTGT đã kê khai. Trường hợp bên mua không có hoá đơn khi trả lại hàng, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị, lý do trả hàng kèm theo hoá đơn bán hàng (số hiệ, ngày tháng…). Lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gủi cho bên bán. Biên bản này đượclưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT của bên bán. Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đãviết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng thì chưa được ghi nhận doanh thu mà chỉ ghi nhận số tiền đặt trước của người mua. Trường hợp bên bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, bên mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá sai quy cách phẩm chất… phải trả toàn bộ hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng hoá thì khi trả bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng…) kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán để bên bán làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT và doanh thu bán hàng. Căn cứ vào vào các chứng từ liên quan đến hàng bán bị trả lại, kế toán ghi các bút toán sau: BT1) Phản ánh trị giá vốn của hàng bán bị trả lại. Nợ Tk 155: nhập kho thành phẩm. Nợ Tk 156 (1561): nhập kho hàng hóa. Nợ Tk 157: gửi lại kho người mua. Nợ Tk 138 (1381): giá trị chờ sử lý. Có Tk 632: giá vốn hàng bán bị trả lại. BT2) Phản ánh giá thanh toán của số hàng bá bị trả lại. Nợ Tk 631: doanh thu của hàng bị trả lại. Nợ Tk 333 (3331): thuế GTGT trả lạ cho khách hàng tương ứng với số hàng bán bị trả lại. Có Tk 111, 112, 131… tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu, thường mại giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ. Kết chuyển chiết khấu thương mại: Nợ Tk 511: ghi giảm doanh thu chiết khấu thương mại. Có Tk 521: kết chuyển chiết khấu thương mại. Kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại: Nợ Tk 511: ghi giảm doanh thu tiêu thụ. Có Tk 531: kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại Kết chuyển giảm giá hàng bán: Nợ Tk 511: ghi giảm doanh thu tiêu thụ Có Tk 532: kết chuyển số hàng hoá giảm giá hàng bán. Đồng thời kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ: Nợ Tk 511: kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ Có Tk 911: hoạt động tiêu thụ. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, cuối kỳ, căn cứ vào lượng hàng tiêu thụ và còn lại, kế toán tiến hàn phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ và ghi: Nợ Tk 632: ghi tăng giá vốn hàng bán. Có Tk: 156 (1562): phân bổ phí thu mua. Kết chuyển giá vốn hàng bán trả vào kết quả kinh doanh: Nợ Tk 911: hoạt động tiêu thụ. Có Tk 632: kết chuyển giá vốn hàng bán. Sơ đồ trình tự hạch toán doanh thu theo phương thức tiêu thụ trực tiếp Tk 322 Kết chuyển các khoản giảm giá chiết khấu doanh thu Thuế tiêu thụ phải nộp Tk 521, 531, 532 Tk 111, 112, 152 Tk 511, 512 Đã thanh toán Tk 131, 331 Hàng bán bị trả lại Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán hàng đại lý, ký gửi Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (gọi là bên đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Theo chế độ quy định, bên giao đại lý xuất hàng hoá chuyển giao cho các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, xăn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác hạch toán, bên giao đại lý có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng loại hoá đơn chứng từ sau: Sử dụng hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau. Theo cách này, bên giao địa lý hạch toán giống như trường hựp tiêu thụ trực tiếp đã trình bày ở trên. Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ. Theo cách này, cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi khi bán hàng phải lập hoá đơn theo quy định, đồng thời lập bảng kê hàng hoá bán ra ( mẫu 02 /GTGT ) gửi về cơ sở có hàng hoá, gửi bán đại lý để cơ sở này lập hóa đơn GTGT ( hoặc hóa đơn bán hàng ) cho hàng hoá thực tế tiêu thụ. Bảng kê này là căn cứ để bên giao hàng lập hoá đơn lập hoá đơn GTT (hoặc hoá đơn bán hàng) chuyển cho bên bán hàng ( bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi hay đơn vị phụ thuộc ). Ngoài ra bảng kê còn được sử dụng ở các cơ sở kinh doanh để cơ sở tổng hợp lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng lập cho cơ quan thuế, kế toán ở từng bên như sau : Kế toán tại đơn vị giao đại lý ( chủ hàng ) Số hàng ký gửi đại lý vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ. Khi xuất hàng giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi, kế toán phải lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, kế toán phản ánh giá vốn hàng chuyển giao cho cơ sở nhận làm đại lý hay nhận bán hàng ký gửi. Nợ Tk 157 : giá vốn hàng gửi bán tăng thêm Có Tk 155,154,1561 .... Khi nhận bảng kê hoá đơn bán ra của số hàng đã được các cơ sở đại lý, ký gửi bán gửi về, kế toán phải lập hoá đơn GTGT và phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đã bán bằng bút toán: Nợ Tk 131 ( chi tiết đại lý): tổng giá bán (cả thuế GTGT) Có Tk 511: doanh thu của hàng đã bán Có Tk 333 (33311): thuế GTGT của hàng đã bán. Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng đại lý đã bán được. Nợ Tk 632: tập hợp giá vốn hàn bán. Có Tk: kết chuyển giá vốn hàng đã bán Căn cứ vào hợp đồng ký kết với các cơ sở đại lý ký gửi và hoá đơn GTGT về hoa hồng do cơ sở là đại lý chuyển đến, kế toán phản ánh hoa hồng trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý ký gửi: Nợ Tk 641: hoa hồng trả cho đại lý ký gửi. Có Tk 131 (chi tiết đại lý) số tiền đã thu. Kế toán tại đơn vị nhận bán hàng ký gửi, đại lý. Khi nhận hàng, căn cứ vào giá trị hàng đã nhận kế toán ghi: Nợ Tk 003: trị giá thanh toán của hàng nhận bán đại lý Khi xuất hàng đại lý, lý gửi đem bán phải lập hoá đơn GTGT của cơ sở đạil ý giao cho người mua. Hoá đơn ghi rõ ràng bán đại lý, giá bán chưa có thuế, thuế suất mức thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán theo đúng giá quy định, hưởng háo hồng khi bán hàng, cơ sở sử dụng hoá đơn bán hàng, trên hoa đơn ghi rõ hàng bá đại lý. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của số hàng đại lý, ký gửi đã bán được: Nợ Tk 111, 112, 131 … Có Tk 331 ( chi tiết chủ hàn): số tiền phải trả cho chủ hàng đồng thời xoá sổ số hàng đã bán. Có Tk 003. Khi thanh toán hoa hồng, cơ sở đại lý phải lập hoá đơn GTGT trên hoá đơn chỉ ghi dòng giá bán là tiền hoa hồng, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT về hoa hồng được hưởng, kế toán ghi tăng doanh thu. Nợ Tk 331( chi tiết chủ hàng): hoa hồng được hưởng Có Tk 511: hoa hồng được hưởng. Khi thanh toán cho chủ hàng: Nợ Tk 331(chi tiết chủ hàng): số tiền đã thanh toán. Có Tk 111, 11…: số đã thanh toán. Sơ đồ hạch toán doanh thu hàng ký gửi Tk 333 Tk 331 Tk 111, 112 Tk 111, 112, 131 Tk 511, 512 Thanh toán tiền hàng cho người giao đại lý Phải trả cho chủ hàng Thuế tiêu thụ phải nộp Hoa hồng bán hàng được hưởng Toàn bộ tiền được hưởng Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm. Bán hàng trả góp, trả chậm là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đâu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhân trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một lãi suất nhất định. Thông thường số tiền hải trả cho các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần trả lãi chemxác định tương tự như thuê dài hạn tài sản cố định trả đều ở các kỳ). Số tiền bán trả góp phải thu đều đặn ở các kỳ có thể xác đinh theo công thức: Số tiền phải thu đều đặn hàng kỳ = Trong đó : - PV giá trị hiện tại của số tiền phải thu nợ r : lãi xuất t : số kỳ thu tiền ( số lần thu ) Về thực chất chỉ khi nào người mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu. Tuy nhiên, về mặt hoạch toá, thì hàng bán trả góp, trả chậm. Giao cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và kế toán ghi các bút toán sau. BT1) Phán ánh tự giá vốn của hàng tiêu thụ Nợ Tk 632 : tập hợp giá vốn hành bá. Có Tk 15,155,156. BT2) Phản ánh giá bán lẻ trả góp, trả chem. Theo hoá đơn GTGT Nợ Tk 131 (chi tiết người mua ): Tổng tiền người mua còn nợ Điểm giao hàng ( Giá thanh toán ngay ) Có Tk 333 (333.1.1) Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán trả 1 lần. Có Tk 338 (3387) Tổng số lợi tức trả chem., trả góp. Cuối kỳ tiến hành kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng hoá để xác định kết quả tương tự như các phương thức tiêu thụ khác. Số tiền người mua thanh toán ở các kỳ sau : Nợ Tk 111,112 Có Tk131 ( Chi tiết người mua ) Kết chuyển tiền lãi về bán hàng trả góp, trả chem tương ứng với từng kỳ kinh doanh Nợ Tk 338(3387) ghi giảm doanh thu chưa được thực hiện Có Tk 515 ghi tăng doanh thu tài chính. Trình tự hạch toán doanh thu hàng trả góp Kế toán tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. Tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận là phương thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao ( một phần hay toàn bộ ) thì số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu vế số hàng đó. Khi sản phẩm, hàng hoá chuyển đến cho bên mua, do hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên kế toán ghi tăng lượng hàng gửi bán theo giá trị vốn thực tế ( với hàng hoá ) bằng bút toán Nợ Tk 157 giá vốn của hàng gửi bán Có Tk154 xuất sản phẩm trực tiếp từ các phân xưởng sản xuất hay giá thành công xưởng thực tế của dịch vụ đã phục vụ chờ khách hàng chấp nhận. Có Tk 155 xuất sản phẩm trực tiếp tại kho Có Tk156 ( 1561 ) xuất hàng hoá trực tiếp tại kho, tài quầy. Trường hợp doanh nghiệp thương mại thu mua hàng hoá, chuyển đi giao cho người mua, không qua kho ( buôn bán vận chuyển thẳng theo phương thức chuyển hàng ), kế toán ghi : Nợ Tk 157 trị giá mua của hàng tiêu thụ trực tiếp. Nợ Tk 133(1331) thuế GTGT của hàng mua chuyển thẳng không qua mua chuyển thẳng, tiêu thụ trực tiếp. Khi hàng chuyển đi được bên mua kiểm nhận, chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ( một phần hay toàn bộ ), doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT kế toán ghi các bút toán sau : BT1 : phản ánh giá bán của hàng được chấp nhận Nợ Tk 111,112,131... tổng giá thanh toán Có Tk 511 doanh thu tiêu thụ của số hàng được chấp nhận Có Tk 333 ( 333.1.1) thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ BT2 : Phản ánh trị giá vốn hàng được chấp nhận Nợ Tk 632 tập hợp giá vốn hàng bán. Có Tk 157 giá vốn của hàng được chấp nhận. Số hàng gửi đi bị từ chối khi chưa được xác nhận là tiêu thụ : Nợ Tk 155 ,156 (1561),152 Nếu nhập kho thành phẩm hàng hoá hoặc về phế liệu. Nợ Tk 138 (1388), 334 giá trị hư hỏng cá nhân phải bồi thường Nợ Tk 138 (1381) giá trị sản phẩm hỏng chờ xử lý. Có Tk 157 trị giá vốn số hàng bị trả lại. Các bút toán còn lại ( phản ánh hàng hoá bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, kết chuyển trị giá về vốn hàng tiêu thụ, kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ, để xác định kết quả ...) ghi tương tự như phương thức tiêu thuj trực tiếp Kế toán kết quả tiêu thụ sản phẩm dịch vụ hàng hoá Khái niệm kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ, lao vụ trong doanh nghiêpk chính là kết quả của hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp tiến hành trong kỳ kết quả đó được tính = cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận ( hoặc lỗ ) về tiêu thụ Thông thường cuối kỳ kinh doanh hay sau mỗi thương vụ, kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm dịch vụ hàng hóa nói riêng và kết quả các hoạt động khác nói chung ( hoạt động tài chính, hoạt động khác ). Qua đó, cung cấp các thông tin liên quan đến kết quả hoạt động trong kỳ từ các hoạt động cho quản lý. Trình tự kế toán kết quả tiêu thụ Cuối kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ Tk 511,512 doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có Tk 911( Hoạt động tiêu thụ ) Kết chuyển giá vốn sản phẩm, vật tư, dịch vụ đã tiêu thụ. Nợ Tk 911( Hoạt động tiêu thụ ) Có Tk632 kết chuyển vốn hàng bán . Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ Tk911( Hoạt động tiêu thụ ) Có Tk641 : chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này Có Tk 142 (122) chi tiết chi phí bán hàng kết chuyển chi phí bán hàng kỳ trước vào kết qủa kỳ này . Kết chuyển chi phí quản lý Nợ Tk 911 ( hoạt động tiêu thụ) Có Tk 642 ; chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển này. Có Tk 142 (1422- chi tiết chi phí QLDOANH NGHIệP) : kết chuyển chi phí bán hàng kỳ trước trừ vào kết quả kỳ này. Kết chuyển chi phí quản lý. Nợ Tk 911 : hoạt động tiêu thụ Có Tk 641: Chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này Có Tk 142 (1422 - chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp): Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp kỳ trước trừ vào kết quả kỳ này. Kết chuyển lãi về tiêu thụ trong kỳ. Nợ Tk 9111: Hoạt động tiêu thụ Có Tk 421(4212): Ghi tăng lợi nhuận kinh doanh Trường hợp lỗi kế toán ghi ngược lại bằng bút toán Nợ Tk 421 (4212): Ghi giảm lợi nhuận kinh doanh Có Tk 911 : Hoạt động tiêu thụ sơ đồ khái quát kết toán kết tiêu thụ Tk 632 Trừ vào thu nhập trong kỳ Kết chuyển lãi về tiêu thụ Tk 1422 Tk Tk Tk 511, 512 Tk 911 Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển doanh thu tuần về tiêu thụ Chờ kết chuyển kỳ Kết chuyển kỳ Sổ sách kế toán Để thực hiện việc ghi chép kế toán đơn vị cần có hệ thống sổ sách kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được theo dõi hay tập hợp, được phân tích đánh giá hay đối chiếu... đều được thực hiện thông qua sổ sách kế toán. Sổ kế toán gồm: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là kế toán tổng hợp. Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: sổ nhật ký, sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. Sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với mỗi loại sổ cái, sổ nhật ký quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ, kế toán chi tiết và các loại sổ, thẻ, kế toán khác. Việc sổ kế toán của doang nghiệp với cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước. Sổ nhật ký được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng và trong một biên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán bên sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên nợ và bên có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng của đơn vị; Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau: Ngày, tháng ghi sổ. Số liệu và ngày lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ. Tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào bên nợ hoặc bên có của tài khoản. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng cần thiết kê toán phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho công việc quản lý từng loại tài sản, công nợ chưa được phản ánh trên sổ nhật ký sổ cái. Số lượng kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào quy đinh hướng dẫn trong các chế độ kế toán của nhà nước và yêu cầu quản lý của đơn vị để mở các sổ kế toán chi tiết cần phù hợp. Quản lý và sử dụng sổ kế toán Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán của nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán cần thiết. Ghi sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ kế toán phải hợp lệ, hợp pháp. Mở và ghi chép sổ kế toán Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chinh xác, trung thực, liên tục, có tính hệ thống. Kế toán được mở theo từng liên độ. Ngay sau khi có quyết đinh thành lập, bắt đầu liên độ kế toán doanh nhiệp phải mở sổ kế toán mới... Các hình thức sổ kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp thương mại Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức kế toán bao gồm: Số lượng sổ kế toán, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo từng trình tự và phương pháp nhất định. Như vậy đặc trưng của hình thức kế toán là hình thức các sổ kế toán được sử dụng trong hạch toán kế toán trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán từ khâu đầu là chứng từ kế toán đến khâu cuối là báo cáo kế toán, do sự khác nhau của hệ thống sổ sách kế toán lên hinh thành các hình thức kế toán khác nhau. Mỗi hinh thức kế toán có ưu điểm nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định. Lựa chọn hình thức nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật cho công tác quản lý mà trước hết là công tác kế toán. Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân đang áp dụng 4 hình thức kế toán chủ yếu sau: Hình thức kế toán nhật ký chung. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Hình thức kế toán nhật ký chung Trình tự ghi chép kế toán như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt có liên quan định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Cuôi tháng tổng hợp số lượng của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc sổ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Trình tự ghi chép trong hình thức nhật ký sổ cái: chứng từ gốc sau khi ghi nhật ký – sổ cái được chuyển ngay đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán của từng tài khoản. Cuối tháng nhân viên phụ trách các phần tiến hành kế toán chi tiết cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiều với nhật ký sổ cái. Nhật ký sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu các biểu kế toán khác. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Trình tự ghi chép. Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập song chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái, tiếp đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Trình tự ghi chép: Căn cứ để ghi vào các sổ sách kế toán chủ yếu trong hình thức nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc. Tuy nhiên, để đơn giản và hợp lý hoá công việc ghi chép kế toán ngày, trong hình thức kế toán này còn sử dụng hai loại chứng từ tổng hợp phổ biến là bảng phân bổ và bảng kê chi tiết. Bảng phân bổ là chứng từ tổng hợp phân loại chứng từ gốc cùng loại theo các đối tượng sử dụng. Bảng phân bổ được dùng cho các loại chi phí phân bổ nhiều lần và thường xuyên như: vật liệu, tiền lương hoặc đòi hỏi phải tính toán phân bổ như khấu hao TSCĐ... Khi sử dụng bảng bảng phân bổ thì chứng từ gốc được ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng số liệu ở bảng phân bổ được ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Bảng chứng từ gốc và bảng phân bổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ liêm báo cáo quỹ Sổ chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sổ Cái Ưu, nhược điểm của các hình thức kế toán - Hình thức nhật ký chung: + Ưu điểm: Các mẫu sổ dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian trên hai sổ tổng hợp là sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá cán bộ kế toán. + Nhược điểm: Công việc kiểm tra đối chiếu kế toán dồn vào cuối tháng, cuối qúy ảnh hưởng tới thời hạn lập báo cáo kế toán. - Hình thức nhật ký sổ cái: + Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ hiểu để đối chiếu, điều tra, không đòi hỏi nghiệp vụ chuyên môn cao. + Nhược điểm: Nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽ rất rộng và lãng phí giấy, không thích hợp , khó khăn trong việc phân công lao động kế toán, khó cơ giới hoá công tác kế toán nhất là áp dụng cho máy vi tính. Vì vậy, hình thức này chỉ áp dụng cho các đơn vị kinh doanh với quy mô nhỏ, số nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày không nhiều, sử dụng ít tài khoản. - Hình thức chứng từ ghi sổ; + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công chuyên môn hoá cán bộ kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện tính toán kỹ thuật hiện đại, đảm bảo quan hệ đối chiếu chặt chẽ. + Nhược điểm: Số lượng chứng từ ghi sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều, dễ phát sinh trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng, cuối quý, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo kế toán. - Hình thức nhật ký chứng từ: + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán, công việc ghi sổ kế toán được dàn đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành hàng ngày trên sổ kế toán, việc lập báo cáo kế toán được kịp thời vì người ta chú ý đến kết hợp giữa kế toán hàng ngày với chỉ tiêu báo cáo kế toán cuối tháng trong kỳ kế hoạch. + Nhược điểm: Do kết hợp nhiều chỉ tiêu trong một trang sổ, một động tác ghi chép nên mẫu sổ trở nên phức tạp, không thuận tiện cho việc tin học hoá kế toán. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty dịch vụ thương mại D&T Một số nét khái quát về công ty dịch vụ thương mại D & T Giới thiệu tổng quát về công ty Công ty dịch vụ thương mại D & T là một doanh nghiệp tư nhân mang tính thương mại, là một thành viên đại lý phân phối cấp 1 của công ty Exxon mobil Việt Nam thuộc bộ Thương mại. Là đại diện của Exxon mobil trên địa bàn Hà Nội với nhiệm vụ chính là kinh doanh dầu nhờn máy công nghiệp và mỡ bôi trơn máy côn