Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Hoàng Châu

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị kế toán có trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lý vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng ký tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán Chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Bảng biểu 2.5 Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15 – TC/CĐKT Ngày 20/03/06 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Lập ngày 06 tháng 03 năm 2009 Nợ : 152 Có : 331126502 Họ, tên người giao hàng : Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Theo hoá đơn số 0026139 Ngày 06 Tháng 03 năm 2009 Nhập tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu , phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 1 x 2 m 3 200 200 120.000 24.000.000 2 Cát m 3 50 50 60.000 3.000.000 Cộng 27.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bảy triệu đồng chẵn . Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Người lập Người giao hàng Thủ kho T.P KHVT KT trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 1.3. Thủ tục xuất kho Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ, các đội trưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch tiếp thị. Phòng kế hoạch tiếp thị xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao của mỗi loại sản Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Sau đó, phòng thiết bị vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất, ghi thẻ kho, Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ ghi sổ, bảo quản và lưu trữ . Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng, chính xác không tẩy xoá, đầy đủ số lượng, giá trị vật tư và có đủ chữ ký của người xuất vật tư. Mỗi loại vật liệu xuất được ghi vào 1 dòng và khi xuất kho xong thì thủ kho lập phiếu xuất. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở quyển phiếu xuất - Liên 2: Giao cho người lĩnh hàng - Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Nội dung của phiếu xuất kho là theo dõi số tiền và số lượng vật tư. Bảng 2.6. Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng vật tư: Đơn vị: CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hưng Yên, ngày 08 tháng 03 năm 2009 PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Đá 1 x 2 Phục vụ thi công m3 100 2 Cát Phục vụ thi công m3 30 Rất mong Ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (02 liên) và người lập phiếu ký phụ trách bộ phận, thủ trưởng đơn vị xong, giao cho người nhận vật tư đến kho nhận. Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cùng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liên lưu tại nơi lập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán Chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bảng 2.7. Mẫu phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU PHIẾU XUẤT Ngày 08 tháng 03 năm 2009 Nợ: 62117 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Xuân Khương Địa chỉ: Tổ nhân công Lý do xuất kho: Xuất kho cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công Xuất tại kho: Công ty Mã số KH: … n Tên KH: … STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Đá 1 x 2 m3 100 100 120.000 12.000.000 2 Cát m3 30 30 60.000 1.800.000 Cộng 130 13.800.000 Tổng giá trị: 13.800.000 Cộng thành tiền: Mười ba triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. Công ty TNHH Hoàng Châu thực hiện kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song. Theo đó phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ của Công ty được trình bày như sau: - Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ Nhập - Xuất - Tồn trên thẻ kho. - Ở phòng Kế toán: Nhân viên kế toán Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Vì bản kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, thực tế việc áp dụng phương pháp thẻ song song tại Công ty TNHH Hoàng Châu. * Tại Kho Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán (kế toán công trình). Và thẻ kho sẽ được kế toán Nguyên, vật liệuVà Công cụ dụng cụ giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bảng 2.8 . Mẫu thẻ kho của loại vật liệu: Đá 1x2 Trích sổ thẻ kho năm 2009 Công ty TNHH Hoàng Châu THẺ KHO 15211013 – Đá 1x2 Đơn vị tính: m3 Kho: Công Ty Tháng 02 năm 2009 Ngày lập thẻ: 01/01/2009 Số Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Kí nhận Mang sang 300 682 01/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 900 3294 01/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 600 300 691 04/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 900 694 05/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 1500 3318 05/03/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 600 900 699 06/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 1500 3330 06/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 600 900 3352 07/03/09 Xuất vật tư cho bà Nguyễn Thúy Nga tổ nhân công(hiếu) 600 300 ……….. ………. ……….. ….. ….. ….. ….. 707 11/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 1200 1500 3371 11/03/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 900 600 3376 12/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 300 300 710 13/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 1200 1500 3382 13/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 900 600 ……. ……. ……….. ……. ……… …… 3458 22/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 300 1500 3459 22/03/09 Xuất vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ nhân công 600 900 747 24/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 1500 3469 24/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 300 1200 3475 24/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 600 600 3477 24/03/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 300 300 Tổng Cộng 9000 9000 300 * Tại phòng kế toán Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao (phiếu nhập kho, xuất kho), kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng cho từng loại vật tư đã phân loại. Kế toán theo dõi từng loại vật tư, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để lập “Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn ”, ghi theo trình tự thời gian. Về cơ bản, sổ thẻ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu- Công cụ dụng cụ của công ty có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, còn để có số liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp cũng cần phải tổng hợp số liệu với kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết và bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng chủng loại. Mẫu Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ được lập cho loại vật liệu là Đá 1x2 trong tháng 03, năm 2009. Sau đó, kế toán chi tiết Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ mở “Bảng lũy kế Nhập – xuất – tồn vật liệu”. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu nhập, xuất kho theo giá thực tế, sổ được mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định. Cuối tháng kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp thì kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho, nếu chưa khớp thì kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại và thực hiện các bước điều chỉnh chênh lệch. Dưới đây là mẫu Sổ chi tiết vật liệu, Bảng lũy kế vật liệu Nhập – xuất – tồn, Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được kế toán thực hiện ghi sổ trong tháng 03 năm 2009. Bảng: 2.9 - Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá Bảng 2.10 - Bảng l ũy kế nhập - xuất - tồn Bảng 2.11 - Bảng phân bổ Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ. III. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Kế toán tổng hợp Nguyên liệu vật và Công cụ dụng cụ là việc ghi chép tình hình Nhập, xuất Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ trên các tài khoản kế toán , sổ kế toán theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc sử dụng kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá . Để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh sự biến động thường xuyên liên tục về giá trị Nhập - xuất - tồn của từng loại Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ. Phương pháp này theo dõi được tính chính xác. Tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian .Trong quá trình hạch toán công ty sử dụng tất cả các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ thực tế phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nguyên liệu vật liệu, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152 3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, dụng cụ Trong công tác kế toán nhập Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ, kế toán Công ty căn cứ vào các chứng từ sau. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu. - Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản. Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau: * Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”. + Nôi dung: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại Nguyên vật liệu hiện có trong các kho của doanh nghiệp. + Kết cấu Bên Nợ : - Giá trị thực tế vật liệu nhập kho ( do mua ngoài , tự chế ) Trị giá vật liệu , thừa phát hiện khi kiểm kê. Số tiền điều chỉnh tăng khi đánh giá lại NLVL. Bên Có: - Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho . - Trị giá vật liệu , thừa phát hiện khi kiểm kê Số tiền điều chỉnh giảm khi đánh giá lại Nguyên vật liệu. Số Dư bên nợ : Trị giá thực tế của vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị Và mở các tài khoản cấp 2: TK 1521 nguyên vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu. TK 1524 phụ tùng thay thế. TK 1528 vật liệu khác. * Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ + Nội dung Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ dụng cụ trong kho doanh nghiệp. + Kết cấu Bên nợ: Tri thực tế công cụ do mua ngoài, tự chế. Tri thực tế cuă công cụ dụng cụ cho thuê nhập lại kho. Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ. Bên có: Tri thực tế của công cụ dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất. Tri thực tế của công cụ dụng cụ phải trả cho nguươì bán. Trị giá của công cụ dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho. * Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. + Nội dung Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho các doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa dịch vụ. + Kết cấu Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ chiết khấu thanh toán được chấp nhận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán hàng. - Điều chỉnh giá tạm tính với thực tế của vật tư hàng hóa. Số dư bên có: Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ. Số dư bên nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết từng đối tượng cụ thể. Ngoài ra các tài khoản trên còn cần sử dụng thêm một số tài khoản có liên quan như sau: TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 334- Các khoản phải trả cho công nhân, TK 112- Tiền gửi ngân hàng, TK 632: Giá vốn hàng bán, TK 157- Hàng gửi đi bán, TK 111- Tiền mặt, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 … tới từng nhóm , thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp . Và các tài khoản liên quan khác . Kế toán tổng hợp nhập vật liệu, dụng cụ tại công ty được tiến hành như sau: Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, kế toán vào Chứng từ ghi sổ, từ đó lập Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Chứng từ ghi sổ được đánh giá liên tục trong tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Bảng biểu 3.1: Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số 13 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Chứng từ Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Thanh toán với người bán 152 87.000.000 1331 8.700.000 331 95.700.000 31/03 Thanh toán với người bán 153 7.800.000 1331 780.000 331 8.580.000 Cộng 104.280.000 104.280.000 Kèm theo: 02 hoá đơn GTGT Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này được mở cho từng người bán và theo dõi cho từng tháng. Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với người bán tài khoản 331 lấy số dư cuối tháng trước của từng người bán theo từng loại vật liệu để ghi vào cột số dư đầu tháng này theo 2 cột, số dư nợ và số dư có. Trong tháng khi nhận được hoá đơn và phiếu nhập kho, căn cứ vào chứng từ gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật tư, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tương ứng. Mỗi phiếu nhập vật tư được ghi trên một dòng trong sổ chi tiết. Việc ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan được tiến hành như sau: Nếu vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu chính như đá 1 x 2, cát, dầu ...kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua chưa có thuế GTGT. Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ: Kế toán ghi nợ TK 133 ( 1331). Theo như VD trên ta có sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng tháng như sau: Bảng biểu 3.2: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 - Phải trả người bán Tên người bán: Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Tháng 03 năm 2009 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 5 600 000 PN697 06/03 Đá 1 x 2 26139 06/10 152,1331 26.400.000 PN712 06/03 Cát 26139 06/10 152,1331 3.300.000 Cộng PS 29.700.000 Dư cuối kỳ 35.300.000 3.2. Kế toán tổng hợp xuất Nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ Quản lý vật liệu, dụng cụ không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu, dụng cụ mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu, dụng cụ. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu, dụng cụ chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí Nguyên vật liệu được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu, dụng cụ, xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Tại công ty TNHH Hoàng Châu vật liệu, dụng cụ xuất kho chủ yếu để thi công công trình của công ty nên kế toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ phải phản ánh kịp thời, chính xác vật liệu, dụng cụ xuất kho dùng cho từng đối tượng để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Ví dụ: Trong tháng 03 xuất vật liệu chính cho đội I để thi công công trình được phản ánh như sau: Nợ TK 621 : 83.687.123 Có TK 152 (1) : 83.687.123 Xuất xăng phục vụ cho quản lý chung của Công ty được phản ánh như sau: Nợ TK 642 : 1 050 000 Có TK 152 (3) : 1 050 000 Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật liệu trong tháng đến cuối tháng kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Bảng biểu 3.3: Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 14 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Xuất NVL để thi công 621 24.737.123 1521 24.737.123 31/03 Xuất NVL để thi công 621 5.869.600 1521 5.869.600 …….. … … … … Cộng 85.187.123 85.187.123 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.4 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 15 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi Sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH Ngày Nợ Có Nợ Có PX541 31/3 Xuất xăng phục vụ QLDN 642 1.050.000 1523 1.050.000 PX539 31/3 Xuất dầu cho đội 10 621 2 450 000 1523 2 450 000 Cộng 3.500.000 3.500.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.5 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 16 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Nhập Công cụ dụng cụ 153 8.580.000 331 8.580.000 Cộng 8.580.000 8.580.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.6 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 17 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng CT Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Phải trả người bán 153,133 18.500.000 331 18.500.000 Cộng 18.500.000 18.500.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.7 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 20 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi Sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Kết chuyển chi phí vào giá thành SP 154 103.687.123 621 103.687.123 Cộng 103.687.123 103.687.123 Kèm theo bảng tổng hợp chi phí sản xuất Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian, sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ , vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu của bảng Cân đối phát sinh. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc từ Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế. Bảng biểu : 3.8 Đơn vị : Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 13 31/3 104.280.000 14 31/3 85.187.123 15 31/3 3.500.000 16 31/3 8.580.000 17 31/3 18.500.000 20 31/3 103.687.123 Cộng tháng 323.734.246 Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng lũy kế từ đầu tháng Sổ cái là sổ kế toán dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo Tài khoản kế toán được quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và dùng để lập Báo cáo tài chính Sổ cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng loại tài khoản. Mỗi Tài khoản được mở môt trang hoặc một số trang tùy theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng Tài khoản. Bảng biểu 3.9 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 20.250.000 13 31/03 Mua đ á 1 x 2 331 24.000.000 13 31/03 Mua cát 331 3.000.000 13 31/03 Mua đ á mạt 331 15.000.000 13 31/03 Mua bột đá mịn 331 45.000.000 14 31/03 Xuất NVL phục vụ cho sản xuất ở đội I 621 24.737.123 15 31/03 Xuất VL dùng cho QLDN 642 1 050 000 15 31/03 Xuất dầu cho đ ội 10 621 2 450 000 ……. … … … Cộng phát sinh 107.250.000 111.798.626 Dư cuối tháng 15.701.374 - Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở số Ngày … tháng… năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Bảng biểu 3.10 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CÁI TÀI KHOẢN 153 Tháng 03 năm 2009 CTGS Diễn giải TK Đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/03 Mua Công cụ dụng cụ 331 8.580.000 Cộng phát sinh 8.580.000 - Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở số Ngày … tháng… năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Bảng biểu 3.11 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331 Tháng 03 năm 2009 CTGS Diễn giải TK Đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/03 Phải trả người bán 18.500.000 Cộng phát sinh 0 18.500.000 - Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở số Ngày … tháng… năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) 3.3. Kiểm kê nguyên vật liệu Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê còn giúp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ sáu tháng một lần ở tất cả các kho. Mỗi kho được lập một ban kiểm kê gồm ba người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết hay do cân đong đo đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Biên bản kiểm kê kết quả kho nguyên vật liệu (biểu số 26) Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản: + TK 138 (1381) - Phải thu khác + TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ. * Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê: Nợ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK338(1) - Phải trả, phải nộp khác * Nếu phát hiện thiếu: Nợ TK138(1) - Phải thu khác Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê kho vật tư 01 tháng đầu năm 2009 , kế toán phát hiện thừa 5 m