Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sông Đà 207

a Các khoản Chi phí tế nhập = ghi trên - giảm giá, + thu kho hóa đơn chiết khấu mua Trong đó: - Các khoản làm giảm giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, đó là số tiền mà công ty được nhà cung cấp giảm trừ vào giá trị phải trả của số vật tư mua vào khi chúng có số lượng lớn; Giảm giá hàng bán, là số tiền mà người bán trừ cho công ty khi số vật liệu của họ không đúng chất lượng như trong hợp đồng hoặc sai quy cách, lạc hậu so với thị hiếu - Chi phí thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phí thuê kho bãi; tiền công tác phí của cán bộ thu mua; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phát sinh từ nơi mua đến kho công ty. Ví dụ: Ngày 24/12/2007, để phục vụ dự án Sài Gòn Pearl, Công ty tiến hành mua nhập kho 10.000kg xi măng HOKIM của công ty TNHH Linh Thành với giá 952 đồng/kg. Ngoài ra công ty còn phải trả chi phí vận chuyển vật tư đến kho của công trình là 515.000 đồng. Vậy giá thực tế nhập kho của lượng xi măng mua ngoài trên là: 10.000*952 + 515.000 = 10.034.500 đồng Số xi măng trên được nhập kho cùng ngày theo PNKSGV746 với giá thực tế là: 10.034.500 đồng. b, Tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Khi xuất kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh nghĩa là khi xuất kho lô hàng nào thì tính giá xuất kho theo giá thực tế nhập kho của lô hàng đó. Ví dụ: Trong quý 1, năm 2008, chi nhánh xây dựng dân dụng có số liệu về nguyên vật liệu như sau: kho An Khánh: Xi măng PC30 Hoàng Mai Tồn đầu kì: Số lượng: 21.000kg, đơn giá mua 703,376 đồng, thành tiền: 14.770.707 đồng. Xuất trong kì: số lượng 16500kg à giá trị xuất kho là: 16500*703,367= 11.605.556 đồng.( Theo số liệu lấy từ bảng lũy kế nhập, xuất, tồn – Kho An Khánh – Chi Nhánh xây dựng dân dụng). 2.2: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 2.2.1: Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu: Theo chế độ kế toán quy định: tất cả các loại nguyên liệu, vật liệu từ khi mua về đến công ty phải làm thủ tục nhập kho. Thực tế tại Công ty cổ phần Sông Đà 207: Các đội thi công, các ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi công tại hiện trường để tính toán lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi công và lập yêu cầu vật tư gửi về phòng kinh tế - kế hoạch. Sau khi được xác nhận của tổng giám đốc và các phòng ban, nhân viên phòng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi vật tư về, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm, nếu đúng chủng loại, chất lượng thì thủ kho tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Tổng giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lí vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng kí tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh xây lắp với mục tiêu chất lượng là hàng đầu, vì thế khí nhập một lượng vật tư để sử dụng thi công công trình bao giờ cũng phải có yêu cầu về vật tư để biết được công trình đó cần loại vật tư nào, số lượng là bao nhiêu và khi số vật tư đó có đúng chủng loại và chất lượng yêu cầu hay không. Khi số vật tư đó đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì thì cần phải có biên bản bàn giao vật tư. Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thép, xi măng, cát, đá,...) và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư. Để đảm bảo cho công việc quản lý, sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ trong công tác sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Công ty đã sử dụng những chứng từ có tính chất dặc thù như sau: Giấy yêu cầu mua vật tư có sự phê duyệt của giám đốc. Biên bản duyệt giá Hợp đồng mua bán vật tư Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ Biên bản bàn giao hàng hóa Hóa đơn tài chính (ghi rõ tên, chủng loại, quy cách, xuất xứ) Chứng chỉ chất lượng hàng hóa Cụ thể những hóa đơn, chứng từ tăng nguyên vật liệu của Công ty theo từng trường hợp như sau: + Nếu Công ty nhập ngoài nguyên vật liệu: Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị, kế toán nguyên, vật liệu có trách nhiệm lập phiếu nhập kho. Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT mua nguyên vật liệu của công ty. HÓA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2007B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 04 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại:.MS: Họ và tên người mua hàng:. Tên đơn vị:... Địa chỉ: Số tài khoản: 0 1 0 2 1 5 0 5 6 5 - 0 0 2 Hình thức thanh toán:MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 Viên 6.000 500 3.000.000 Cộng tiền hàng: 3.000.000 Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Số nguyên vật liệu Công ty mua ngoài khi được chuyển đến kho thì cần phải được kiểm nghiệm về cả số lượng và chất lượng, quy cách. Khi kiểm nghiệm vật tu thì lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư Tổng Công ty Sông Đà CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 4, tháng 12, năm 2007 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Công trình SaigonPearl Villas Hạng mục: Phần thô Căn cứ theo yêu cầu ngày 2, tháng 12, năm 2007 của ông Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Công trình Ông Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư - ủy viên Bà: Vũ Thùy Linh Chức vụ: Thủ kho - ủy viên TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bán hàng theo hóa đơn Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú Đúng quy cách Không đúng quy cách 1 Gạch Saigon 8×8×18 viên 6000 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu 2 BCH CÔNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nếu có kết quả kiểm nghiệm: số nguyên vật liệu mua vào là đúng với mọi tiêu chuẩn theo hợp đồng thì khi đó Công ty sẽ lập Biên bản bàn giao vật tư. Mẫu biên bản bàn giao vật tư: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Hà Nội ngày 04, tháng 12, năm 2007 BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ Ngày 04, tháng 12, năm 2007 Tại: Kho Công trình Saigon pearl Villas Chúng tôi gồm: Bên giao: Công ty TNHH Tuấn Quốc Ông (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư Bên nhận: Công ty Cổ phần Sông Đà 207 1. Ông (Bà): Vũ Thùy Linh Chức vụ: Thủ kho Cùng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau: STT Tên nhãn hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Gạch lỗ Saigon 8×8×18 Viên 6000 NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN Sau đó thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Mẫu phiếu nhập kho nguyên, vật liệu: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 Dự án Saigon Pearl – MST: 0102150565 PHIẾU NHẬP 04/12/2007 Nợ: 152 Số: PNK SGV 694 Có: 331126502 Họ và tên người giao hàng: Huỳnh Vũ Linh Địa chỉ: Công ty TNHH Tuấn Quốc Lý do nhập kho: Huỳnh Vũ Linh- Cty TNHH Tuấn Quốc- Nhập kho vật tư phục vụ thi công. Nhập tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas Mã số KH: 331126502 Tên KH: Cty TNHH Tuấn Quốc STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcnhập 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 331126502 Viên 6.000 500 3.000.000 Cộng 6.000 3.000.000 Tổng giá trị: 3.000.000 Cộng thành tiền: Ba triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Phiếu nhập kho được lập 03 liên, người lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa; số biên bản giao hàng; số hóa đơn; tên kho nhập chuyển cho người phụ trách kí. Sau đó lưu 01 liên tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liên cho người nhập hàng. Người nhập hàng mang hóa đơn kèm 02 liên phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư, hàng háo, sản phẩm. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chát lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kí vào cả 02 liên phiếu nhập trong đó: 01 liên giao trả người nhập, 01 liên thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mã vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra đối chiếu. Người có trách nhiệm mang hóa đơn mua hàng kèm theo phiếu nhập kho đến kế toán thanh toán để thanh toán nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho. Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toán với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phát hiện ra những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mnag chứng từ, hóa đơn đến thanh toán nợ. Kế toán phải thường xuyên thông báo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toán dứt điểm. + Nếu nguyên vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đã xuất dùng nhưng không dùng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập kho yêu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liên ký phụ trách bộ phận, sau đó giao cho người nhập cả 02 liên để mang tới thủ kho nhập hàng. + Nếu nhập kho nguyên vật liệu di chuyển nội bộ: Bộ phận phụ trách nguyên vật liệu ở kho cần nhập sẽ lập “Phiếu yêu cầu vật tư” để yêu cầu nhập thêm một số loại nguyên vật liệu ở kho mình cần sử dụng mà chưa có. Mẫu Phiếu yêu cầu vật tư: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .. Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2007 PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY SÔNG ĐÀ 207 Công trình: Sài Gòn Pearl Villas Hạng mục: Phần thô BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Thép 1 ly Phục vụ thi công Kg 10 2 Xi măng Hokim Phục vụ thi công Kg 2500 3 Gạch lỗ SG 8×8×18 Phục vụ thi công Viên 3000 Rất mong ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. - Gửi phiếu yêu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thông thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liên. Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển nhập kho. Thủ kho nhập và ghi số thực nhập thẻ kho, 02 liên phiếu di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lý chênh lệch nếu có. Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho của kho xuất. Chứng từ dặc thù trên là chứng từ có liên quan đến vật tư không cần dùng ngay. Còn chứng từ có liên quan đến nguyên vật liệu dùng ngay đó là phiếu nhập kho xuất thẳng. Vật liệu đó là vữa, bê tông thương phẩm, là loại vật tư mua về dùng luôn vào việc thi công công trình (đổ bê tông móng, cột, dầm, mái,) được nhập và xuất thẳng vào công trình. Mẫu phiếu nhập kho xuất thẳng: Tæng c«ng ty S«ng §µ C«ng ty Cæ phÇn S«ng §µ 207 PhiÕu nhËp kho xuÊt th¼ng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2007 Sè : 20 VU/XN 1, Nî 152 196.355.716 ®ång Cã 3388 196.355.716 ®ång 2, Nî 6215 196.355.716 ®ång Cã 152 196.355.716 ®ång Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn V¨n Phóc Theo tÝch kª bª t«ng tõ ngµy 31/12/2007 Cña: readymix concrete (viÖt nam) limitied. XuÊt t¹i kho: Sµi gßn Villas. Phôc vô thi c«ng ®æ bª t«ng tÇng m¸i CT Sµi gßn Villas. TT Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp 1 V÷a bª t«ng m400 - 54 ®¸ 5*20 ®é sôt 22K2 m3 2,5 2,5 723.809,6 1.809.524 2 V÷a bª t«ng m400 b12 ®¸ 5*20 ®é sôt 14K2 m3 129 129 723.809,5 93.371.429 3 V÷a bª t«ng m400 52 ®¸ 5*20 ®é sôt 16K2 m3 19 19 690.476,2 13.119.048 4 V÷a bª t«ng m400 50 ®¸ 5*20 ®é sôt 18K2 m3 124,5 124,5 650.476,2 80.984.286 5 V÷a bª t«ng m400 51 ®¸ 5*20 ®é sôt 14K2 m3 11 11 642.857,2 7.071.429 Céng 196.355.716 Tæng sè tiÒn (b»ng ch÷): Mét tr¨m chÝn m­¬i s¸u triÖu ba tr¨m l¨m m­¬i l¨m ngh×n b¶y tr¨m m­êi s¸u ®ång ch½n./. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) BCH c«ng tr×nh (Ký, hä tªn) Ng­êi giao (Ký, hä tªn) Thñ kho (Ký, hä tªn) Ng­êi nhËn (Ký, hä tªn) 2.2.2: Chứng từ giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty giảm là do xuất kho phục vụ thi công và và quản lý. Và chứng từ cần lập là phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho nhằm mục đích đảm bảo tính chặt chẽ về số lượng nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho các bộ phận, công trường sử dụng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Chính vì vậy khi có công trình cần vật tư phục vụ thi công phải căn cứ vào yêu cầu lĩnh vật tư được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư gửi đến bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng vật tư: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .. Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2007 PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Công trình:.. Hạng mục:... BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Thép 1 ly Phục vụ thi công Kg 10 2 Xi măng Hokim Phục vụ thi công Kg 2500 3 Gạch lỗ SG 8×8×18 Phục vụ thi công Viên 3000 Rất mong ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. - Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (02 liên) và người lập phiếu ký phụ trách bộ phận, thủ trưởng đơn vị xong, giao cho người nhận vật tư đến kho nhận. Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cùng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liên lưu tại nơi lập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mẫu phiếu xuất kho nguyên vật liệu: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 207 Dự án Saigon Pearl – MST: 0102150565 PHIẾU XUẤT 24/12/2007 Nợ: 62117 Số: PXK SGV 3469 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Xuân Khương Địa chỉ: Tổ nhân công Lý do xuất kho: Xuất kho cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công Vũ Trọng Kha phục vụ thi công trực tiếp Xuất tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas Mã số KH: Tên KH: STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 331126502 Viên 3.000 873 2.619.000 Cộng 3.000 2.619.000 Tổng giá trị: 2.619.000 Cộng thành tiền: Hai triệu, sáu trăm mười chín ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Số lượng thực xuất trong ngày do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. Ban chỉ huy công trường căn cứ vào tiến độ thi công và định mức sử dụng vật tư cho từng đối tượng công việc để xác định hạn mức được duyệt trong ngày cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho được lập 02 liên, người lập phiếu xuất kho phải ghi số phiếu xuất, ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên và địa chỉ người nhận vật tư, sản phẩm, hàng hóa, lý do xuất kho ( Ghi rõ sử dụng vật tư cho hạng mục công trình nào), tên kho xuất, người phụ trách, thủ trưởng đơn vị ký. Sau đó chuyển cả 02 liên cho người lĩnh vật tư mang 02 liên phiếu xuất vật tư đến kho lĩnh vật tư. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 02 liên đến kho, người nhận giữ 01 liên, giao cho thủ kho 01 liên, thủ kho ghi số lượng thực xuất, người nhận vật tư ký vào 02 liên. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua ký duyệt. Cuối ngày, dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả 02 phiếu, cộng số thực xuất trong ngày để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu (ghi rõ họ tên). Thủ kho vào thẻ giữ lại 01 liên, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư 01 liên kiểm tra ký thẻ xong giao cho kế toán nhật kí chung ghi sổ. Trường hợp chưa hết ngày mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do thi công vượt tiến độ hoặc có phát sinh khối lượng công việc vượt định mức sử dụng vật tư), bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập phiếu yêu cầu xuất mới. Căn cứ vào hạn mức sử dụng vật tư có xác nhận của ban chỉ huy công trường, kế toán kho lập phiếu xuất kho trình thủ trưởng làm căn cứ xuất kho. Đối với xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch di chuyển kho hoặc lệnh điều chuyển vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liên. Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển kho nhập, thủ kho nhập và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, 02 liên phiếu xuất kho di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán nguyên vật liệu để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lí chênh lệch (nếu có). Thời hạn nộp trả phiếu này không quá 03 ngày. Mẫu chứng từ xuất kho lưu chuyển nội bộ (nhập chứng từ trên máy vi tính): Lưu chuyển nội bộ 12/2007 Tháng Diễn giải: Ngày Số hiệu: An Khánh Kho xuất Số hiệu Vật tư Số lượng Thành tiền Kho nhập TK ghi Nợ Số hiệu Diễn giải Đơn giá 152 15201001 Xi măng hokim 962 2500 2.379.875 Saigon Pearl villas 1521 2.3: KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI KHO Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. Công ty cổ phần Sông Đà 207 thực hiện kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo đó phương pháp kế tona schi tiết nguyên vật liệu của công ty được trình bày như sau: Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng nguyên, vật liệu nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. Ở phòng Kế toán: Nhân viên kế toán Nguyên, vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Hình 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Vì bản kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, thực tế việc áp dụng phương pháp thẻ song song tại Công ty Cổ phần Sông Đà 207: Ở kho: Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ nguyên, vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật liệu (kế toán công trình). Và thẻ kho sẽ được kế toán nguyên, vật liệu giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Dưới đây là mẫu thẻ kho của loại vật liệu: Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18: Trích sổ thẻ kho năm 2007 Công ty cổ phần Sông Đà 207 THẺ KHO Dự án: Sài Gòn Pearl-MST: 0102150565 152020032 – Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18, đơn vị tính: viên Kho: Kho CT Sài Gòn Pearl Villas Tháng 12, năm 2007 Ngày lập thẻ: 01/01/2007 Số Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Kí nhận Mang sang 3000 PNKSGV682 01/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 9000 PXKSGV3294 01/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 6000 3000 PNKSGV691 04/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 9000 PNKSGV694 05/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 15000 PXKSGV3318 05/12/07 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 6000 9000 PNKSGV699 06/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 15000 PXKSGV3330 06/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 6000 9000 PXKSGV3352 08/12/07 Xuất vật tư cho bà Nguyễn Thúy Nga tổ nhân công(hiếu) 6000 3000 PNKSGV707 11/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 12000 15000 PXKSGV3371 11/12/07 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 9000 6000 PXKSGV3376 12/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 3000 3000 PNKSGV710 13/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 12000 15000 PXKSGV3382 13/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 9000 6000 PXKSGV3458 22/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 3000 15000 PXKSGV3459 22/12/07 Xuất vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ nhân công 6000 9000 PNKSGV747 24/12/07 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 15000 PXKSGV3469 24/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 3000 12000 PXKSGV3475 24/12/07 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 6000 6000 PXKSGV3477 24/12/07 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 3000 3000 2.4: KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI PHÒNG KẾ TOÁN Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao (phiếu nhập kho, xuất kho), kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng cho từng loại vật liệu đã phân loại. - Kế toán theo dõi từng loại vật liệu, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để lập “Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn nguyên, vật liệu”, ghi theo trình tự thời gian. Về cơ bản, sổ thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của công ty có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, còn để có số liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp cũng cần phải tổng hợp số liệu với kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu theo từng nhóm, chủng loại vật liệu. Mẫu Sổ chi tiết Nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, sổ được lập cho loại vật liệu là gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 trong tháng 12, năm 2007. - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện trên “Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu”. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu nhập, xuất kho theo giá thực tế, sổ được mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định. Cuối tháng kế toán nguyên, vật liệu cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp thì kế toán sẽ kí xác nhận vào thẻ kho; nếu chưa khớp thì kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại và thực hiện các bước điều chỉnh chênh lệch. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết vật liệu và bảng lũy kế vật liệu nhập – xuất – tồn được kế toán thực hiện ghi sổ trong tháng 12 năm 2007. Trích sổ chi tiết vật liệu tháng 12 năm 2007 Công ty cổ phần Sông Đà 207 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM HÀNG HÓA Dự án: Sài Gòn Pearl-MST: 0102150565 152020032 – Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18, đơn vị tính: viên Kho: Kho CT Sài Gòn Pearl Villas Tháng 12, năm 2007 Ngày ghi sổ Số hiệu Chứng từ, ngày Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú lượng Tiền lượng Tiền lượng Tiền 01/12/07 PNKSGV682 01/12/07 Bùi Văn Hòa- CT-Nhập kho phục vụ thi công 33112 500 6000 3000000 9000 5619000 01/12/07 PXKSGV3294 01/12/07 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 500 6000 3000000 3000 2619000 04/12/07 PNKSGV691 04/12/07 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 500 6000 3000000 9000 5619000 05/12/07 PNKSGV694 05/12/07 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 500 6000 3000000 15000 8619000 05/12/07 PXKSGV3318 05/12/07 Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu 62117 500 6000 3000000 9000 5619000 22/12/07 PXKSGV3458 22/12/07 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 873 3000 2619000 15000 13095000 22/12/07 PXKSGV3459 22/12/07 Xuất kho vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ NC 6232, 621 873 6000 5238000 9000 7857000 24/12/07 PNKSGV747 24/12/07 Hồ Ngọc Tú- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 873 6000 5238000 15000 13095