Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Thành Long

h bàn giao hơn 100 công trình đường giao thông, cầu, cống, đường điện, trạm biến áp, dân dụng… đưa vào sử dụng phục vụ cho nền kinh tế quốc dân và đạt được rất nhiều thành quả góp phần và phát triển cơ sở hạ tầng cho tỉnh nhà. Cụ thể Công ty đã thi công nhiều dự án có quy mô nhóm B như: - Đường giao thông Kháng Nhật đi Đèo Mon - Đường Tân Tiến - Lương Thiện - Trạm biến áp 35 KVA xã Hợp Thành - Đường tràn liên hợp Nà Tè 2 - .... Ngoài ra Công ty còn tham ra sản xuất vật liệu xây dựng đá, sỏi phục vụ cho thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, dân dụng, …. Bên cạnh đó Công ty còn sản xuất, chế biến các loại chè uống như: Chè đen, chè cam thảo, chè thanh nhiệt, chè Actiso… Quá trình phát triển của Công ty trong thời gian qua được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế ở biểu sau : Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Thành Long trong 3 năm Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 - Giá trị tổng sản lượng 1000đ 4.745.962,0 3.472.905,0 5.333.348,0 - Doanh thu tiêu thụ 1000đ 3.853.245,0 2.498.365,0 4.193.685,0 - Lợi nhuận 1000đ 50.730,0 20.595,0 66.406,0 - Tổng số lao động Người 132 154 161 - Thu nhập bình quân đồng 485.000 436.000 523.000 - Nộp ngân sách 1000đ 168.860 149.500 193.210 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty 2.1.2.1. Đặc điểm về tổ chức sản xuất: Với chức năng nhiệm vụ chính của Công ty là chuyên trách thi công các công trình xây dựng cơ bản, về giao thông, công trình dân dụng, đường điện, trạm biến áp, các công trình về thuỷ lợi… Căn cứ vào tính chất và quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động, tình hình trang bị phương tiện, trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên trong Công ty, để phù hợp với cơ chế mới Công ty đã không ngừng hoàn thiện cho bộ máy quản lý của Công ty ngày càng gọn nhẹ nhưng đạt hiệu quả cao. Do các công trình thi công có địa điểm thi công khác nhau, thời gian thi công lâu dài, mang tính đơn chiếc nên lực lượng lao động của Công ty đã được tổ chức thành các Đội thi công công trình được phân công với nhiều vị trí, nhiệm vụ khác nhau, trong các Đội thi công lại phân ra thành các Tổ sản xuất: Như Tổ sắt, Tổ mộc, Tổ nề... Các Đội thi công trực thuộc có bộ phận kế toán với mô hình cơ cấu gọn nhẹ để nhập - xuất vật tư, công cụ dụng cụ lao động, tính và phân bổ CPSXC.. ghi chép và theo dõi sổ chi tiết như sổ chi tiết về vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất của các công trình thi công. Có nhiệm vụ quản lý Đội và tổ chức thi công theo yêu cầu nhiệm vụ của Giám đốc giao, tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế nội bộ, thanh toán hợp đồng khoán của đội. Căn cứ vào kế hoạch đội tự lập và cân đối về lao động thiết bị…chỉ đạo sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng, tiến độ theo đúng thiết kế, quản lý lao động, an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp, chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Các Đội là nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của Công ty. Do đó đây là nơi lập nên các chứng từ ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… làm cơ sở cho kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. 2.1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Công ty TNHH Thành Long mang đặc thù của Ngành xây dựng cơ bản, quá trình sản xuất mang tính liên tục đa dạng, kéo dài và phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi một công trình đều có dự toán, thiết kế riêng, địa điểm thi công khác nhau. Do đó quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty là quá trình liên tục khép kín từ giai đoạn khảo sát thiết kế đến giai đoạn hoàn thiện đưa vào sử dụng. Các giai đoạn thực hiện công trình xây dựng của Công ty được tiến hành tuần tự theo các bước sau: - Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp. - Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình (bên A). - Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, Công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (công trình hay hạng mục công trình). + San nền, giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, làm móng. + Tổ chức lao động, bố trí máy móc thi công, cung ứng vật tư. + Xây trát trang trí hoàn thiện. - Công trình được hoàn thành với sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công. - Bàn giao công trình hoàn thành và quyết toán hợp đồng xây dựng với Chủ đầu tư. sơ đồ trình tự xây lắp Mua vật tư, tổ chức nhân công Nghiệm thu bàn giao công trình Tổ chức thi công Nhận thầu Lập kế hoạch thi công 2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức công tác quản lý của Công ty: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty giám đốc công ty phòng kỹ thuật và quản lý thi công phòng kế hoạch phòng tài chính- kế toán phòng tổ chức lđ-tl-hc đội thi công số 4 đội thi công số 3 đội thi công số 2 đội thi công số 1 Nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các bộ phận chức năng: + Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tham mưu tài chính cho Giám đốc, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty, tổ chức giám sát, phân tích các hoạt động kinh tế từ đó giúp giám đốc nắm bắt tình hình tài chính của Công ty và xây dựng quy chế phân cấp về công tác tài chính kế toán của Công ty cho đơn vị. + Phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương - Hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về các lĩnh vực như xây dựng phương án mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. + Phòng Kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch SXKD, kiểm tra các đơn vị thực hiện chỉ tiêu kế hoạch. Tham gia đấu thầu các công trình, giúp Giám đốc soạn thảo hợp đồng giao khoán chi phí sản xuất cho các đơn vị trực thuộc. + Phòng Kỹ thuật và Quản lý thi công: Có nhiệm vụ giám sát chất lượng, an toàn, tiến độ thi công các công trình của toàn Công ty, tham gia nghiên cứu, tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ KHKT, tổ chức hướng dẫn về đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng với đơn vị trực thuộc. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Thành Long: 2.1.3.1. Bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên mà Công ty TNHH Thành Long tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Các Đội thi công trực thuộc có bộ phận kế toán với mô hình cơ cấu gọn nhẹ để thu nhập - xuất vật tư, tính và phân bổ CPSXC .. ghi chép và theo dõi sổ chi tiết như sổ chi tiết về vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất của các công trình thi công. Vào cuối tháng hoặc định kỳ thì các chứng từ gốc ở các Đội thi công đều đem về Công ty giao nộp kiểm tra định khoản và ghi chép phản ánh trên các sổ sách có liên quan. Việc hạch toán các khoản tiền tạm ứng, TGNH, tiền vay ngân hàng, thanh toán với bên giao thầu, về TSCĐ, về kinh doanh các quỹ của doanh nghiệp và lập các báo cáo tài chính đều do Phòng kế toán của công ty đảm nhận. sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng kế toán thanh toán,thu chi tiền mặt, TGNH, tièn lương kế toán các khoản pt-pt nội bộ theo dõi Phải thu của khách hàng kế toán tổng hợp vậttư, tscđ, kiêm thủ quỹ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kế toán ở các đội thi công công trình + Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán: - Bộ phận kế toán ở các Đội thi công công trình: thu thập và xử lý chứng từ ban đầu, ghi chép, theo dõi một số sổ chi tiết như sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết tài khoản 331,131…Ngày 25 hàng tháng, giao nộp chứng từ về Công ty để kiểm tra, định khoản. - Bộ phận kế toán Công ty: Trên cơ sở chứng từ của kế toán các Đội gửi lên, phòng Kế toán Công ty tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung toàn Công ty. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất xây dựng hình thức sổ kế toán hiện đang sử dụng trong hạch toán kế toán của Công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. 2.1.3.2. Hình thức sổ kế toán: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty. 2.2.1. Đặc điểm của vật liệu, và quản lý nguyên vật liệu của Công ty: Công ty TNHH Thành Long là đơn vị chủ yếu hoạt động trong công tác xây dựng cơ bản, nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm từ 70 - 80% giá trị tổng sản lượng, mà vật liệu sử dụng trong xây dựng nói chung rất đa dạng phong phú. Để thi công các công trình, cần rất nhiều loại vật liệu khác nhau được tập kết tại chân công trình nên việc quản lý vật liệu ở Công ty cũng gặp không ít những khó khăn. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi: Thuận lợi trong việc thu mua các nguyên vật liệu mang tính chất và chính sách giao khoán công trình cho từng đội sản xuất nên Công ty không bố trí một hệ thông kho tàng mà chủ yếu là những bãi dự trữ nguyên vật liệu ngay dưới chân công trình. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay mà không qua chế biến như: các loại cát, sỏi, đá ... Những loại vật liệu này không có hệ thống kho mà thường để ngoài trời. Do vậy hao hụt tự nhiên thường cao. Do đặc điểm của vật liệu trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản phải sạch sẽ, thoáng mát không ẩm ướt. Đối với vật tư chịu ứng lực như các loại sắt, thép... thường có giá trị cao nhưng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải bao bì cẩn thận tránh mưa nắng. Đối với xi măng phải thường xuyên kiểm tra, phải đảo lại tránh bị hoá đá. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí và trong giá thành, vì chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu của Công ty có nhiều loại: Có loại có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, nên Công ty chỉ tiến hành phân bổ một lần vào chi phí xây lắp công trình. Tuy nhiên có một số nguyên vật liệu có giá trị nhỏ nhưng lại cần thiết trong quá trình sản xuất như đảm bảo yêu cầu quản lý, đảm bảo cho an toàn lao động và quá trình thi công. Do vậy phải quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu. Có như vậy mới đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Là một Doanh nghiệp xây lắp, sản phẩm của Công ty thường là những công trình cầu, cống, đường giao thông, đường điện, trạm biến áp, các công trình dân dụng có quy mô vừa, nhỏ, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công không dài lắm. Nguyên vật liệu đa dạng phong phú và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành, hoạt động xây lắp được tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng lớn của điều kiện tự nhiên, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư và ảnh hưởng tiến độ thi công. Do vậy những đặc điểm chủ yếu đó, để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh mang lại lợi ích kinh tế, Công ty tăng cường đầu tư những máy móc thiết bị vào trong sản xuất, tổ chức cơ cấu sản xuất. Ngoài ra Công ty cũng không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, mất mát, hư hỏng, tránh lãng phí, góp phần làm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện tại Kho và Phòng kế toán. - Tại Kho chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại. - Phòng kế toán quản lý về mặt số lượng và giá trị. Trong sản xuất xây lắp, có những loại vật liệu như cát, sỏi, đá... dùng cho công trình được tập kết lại chân công trình, thường được để ngoài trời không có điều kiện che đậy, nên rất dễ bị hao hụt tự nhiên, những loại vật liệu chịu lực như: sắt thép... có giá trị cao nhưng không bảo quản tốt rất dễ bị mau rỉ, xi măng nếu để lâu, bảo quản không tốt sẽ bị hoá đá. Do vật liệu trong xây lắp có những đặc thù riêng và do vật liệu sử dụng cho các công trình có khối lượng lớn, việc tổ chức mua rất tiện lợi, để làm giảm đi hư hỏng, mất mát, công ty thường chỉ dữ trữ một khối lượng vật liệu hợp lý. Căn cứ vào tiến độ thi công của các công trình, hạng mục công trình mà các đội có kế hoạch thu mua dữ trữ vật liệu, tránh không gây ứ đọng vốn làm giảm chất lượng của vật liệu và giảm hao hụt, mất mát nhưng vẫn đảm bảo cho quá trình thi công được diễn ra bình thường đúng tiến độ thi công. Để tạo ra được những công trình có chất lượng cao, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lượng chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng công trình cho nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng chủng loại luôn được Công ty quan tâm. Cụ thể, căn cứ vào bản thiết kế các Đội phải có kế hoạch thu mua từng loại nguyên vật liệu đúng với số lượng chủng loại, quy cách, phẩm chất và chất lượng đã đề ra trong thiết kế. Có những vật liệu định kỳ vào cuối quý và cuối năm tổ chức kiểm tra các kho để kịp thời phát hiện ra những vật liệu bị mất phẩm chất và có biện pháp kịp thời đối với vật liệu đó, không đưa vật liệu bị kém và mất phẩm chất vào sản xuất. Có vậy Công ty luôn sản xuất ra những công trình có chất lượng cao, giảm bớt chi phí bảo hành sản phẩm và nâng cao uy tín của Công ty. Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố này có ý nghĩa quan trọng quyết định đến chi phí và giá thành sản phẩm cao hay thấp. Để giảm chi phí và giá thành, Công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu trong khâu sử dụng. Tiết kiệm ở đây không phải trong quá trình sử dụng mà bớt xén hoặc thay đổi các loại vật tư không theo thiết kế, mà phải sử dụng vật liệu theo đúng định mức về khối lượng vật liệu theo đúng thiết kế , tổ chức thi công khoa học, ứng dụng các phương pháp thi công mới nhằm tiết kiệm và tránh lãng phí vật liệu, sử dụng vật liệu đúng mục đích. Ngoài ra trong quá trình thi công, các Đội đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu như các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng... góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhìn chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã coi trọng công tác quản lý và sử dụng vật liệu góp phần vào hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.2.2. Phân loại vật liệu của Công ty. Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu tạo điều kiện cho công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu ra thành những loại sau: 1521 - Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng: Xi măng, sắt thép, cát, sỏi, đá... 1522 - Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe như các loại xăng, dầu ... 1523 - Phụ tùng thay thế: Các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị: Các loại vòng bi, xéc măng, săm, lốp xe, ác quy… 1524 - Phế liệu thu hồi: Gồm các đoạn thừa của sắt, thép, gỗ không dùng hết, vỏ bao xi măng... 2.2.3. Đánh giá vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu xác thực và yêu cầu thống nhất. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Trong kế toán nói chung, kế toán vật tư nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá thực tế. 2.2.3.1. Đánh giá thực tế vật liệu nhập kho: Tại Công ty TNHH Thành Long các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu không diễn ra thường xuyên, liên tục nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. VD: Trong tháng 01/2007 theo Phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2007 nhập xi măng PC 30 Tuyên Quang tại kho Công ty, số lượng thực nhập là 80 tấn, đơn giá 610.000 đồng/tấn Do vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho: = 80 tấn x 610.000 đồng/tấn = 48.800.000 đồng 2.2.3.2. Đánh giá thực tế vật liệu xuất kho: Đối với nguyên vật liệu xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuất khác nhau thì Công ty áp dụng giá xuất kho vật liệu là giá thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước. Khi xuất hết số lượng của lần nhập trước thì số lượng còn lại tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó. VD: Việc tính giá vật liệu xuất kho ở Công ty tháng 01/2007 (cụ thể là Xi măng PC 30 Tuyên Quang) các loại vật liệu khác tính giá thực tế xuất kho cũng tương tự. Tồn đầu tháng 1/2007: Xi măng PC30 là 03 Tấn, đơn giá 604.000 đ/tấn. Nhập trong tháng 1/2007: Ngày 03/1/2007 nhập 80 tấn đơn giá 610.000 đ/tấn. Xuất trong tháng1/2007: - Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/1/2007 xuất 30 tấn (cho XD công trình xây dựng chợ Thượng ấm). - Ngày 15/1/2007 xuất 12 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liên hợp Nà Tè 2 Trung Yên). - Ngày 18/1/2007 xuất 40 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liên hợp Nà Tè 2 Trung Yên) Việc áp dụng tính giá thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện như sau: Ngày 06/1/2007 xuất 30 tấn được tính theo giá: 03 tấn theo đơn giá 604.000 đ/tấn, còn 27 tấn còn lại tính theo giá của lần nhập tiếp theo là giá 610.000 đ/tấn (nhập ngày 03/1/2007). Trị giá thực tế của đợt xuất xi măng Ngày 06/1/2007 là: (3 x 604.000đ) + (27 x 610.000 đ) = 18.282.000đ Ngày 15/1/2007 xuất 12 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 12 tấn x 610.000đ = 7.320.000đ; Ngày 16/1/2007 xuất 40 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 40 tấn x 610.000đ = 24.400.000đ. 2.2.4. Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ sử dụng 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho: + Trường hợp nhập từ nguồn mua ngoài Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật tư khi về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận theo đúng thủ tục kế toán. Khi vật tư được chuyển về đến Công ty, thường là được chuyển thẳng đến các kho có công trình đang thi công, thủ kho tiến hành nhận vật tư, xác nhận số lượng vật tư, chủng loại vật tư và tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phiếu, 1 liên gửi cho Phòng kế toán, kế toán vật tư để theo dõi (TK 152) 1 liên gửi cho kế toán công nợ để thanh toán, 1 liên lưu. Khi làm phiếu nhập thủ kho phải đánh số hiệu phiếu nhập, ngày tháng nhập kho vật tư và vào thẻ kho để đối chiếu. Cuối tháng thì kế toán vật liệu phải đối chiếu với kế toán công nợ để phát hiện nhiều trường hợp mà thủ kho thiếu chưa vào thẻ kho, hoặc chưa thanh toán, để kế toán công nợ theo dõi được chính xác số dư của các chủ hàng và có biện pháp để thanh toán dứt điểm. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho và gửi chứng từ lên để kế toán vật liệu đối chiếu giữa số liệu của phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút số dư của mỗi loại vật tư và ký xác nhận vào thẻ kho. Hoá đơn (gtgt ) (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 03 tháng 1 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Nhà máy Xi măng Tuyên Quang Họ tên người mua: Anh Thái Địa chỉ: Đội thi công số 4 - Công ty TNHH Thành Long Địa điểm giao hàng: Kho Công ty TNHH Thành Long Hình thức thanh toán: TM STT Tên qui cách sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng Tuyên Quang PC30 Tấn 80 610.000 48.800.000 Cộng 48.800.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 53.600.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm ba triệu, sáu trăm ngàn đồng chẵn). Người mua hàng (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Ví dụ 1: Trong tháng 1 năm 2007 Công ty đã nhận được Hoá đơn chứng từ sau: Biểu số 1: Khi vật liệu (xi măng) về đến kho căn cứ vào khối lượng, chất lượng, chủng loại đã được kiểm tra đối chiếu, căn cứ vào Hoá đơn nếu phù hợp, hợp lệ thủ kho cho nhập kho và tiến hành lập phiếu nhập kho số hàng thực nhập Đơn vị: Công ty TNHH Thành Long Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: Thị trấn Sơn Dương QĐ số 15/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTC Phiếu Nhập kho số: 01 Ngày 03 tháng 1 năm 2007 Nợ: 152 Có: 111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Toàn Theo Hợp đồng số 59405/HĐ-KT ngày 02 tháng 01 năm 2007 Nhập tại kho: Công ty TNHH Thành Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Ghi chú Theo Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 T. Quang Tấn 80 80 610.000 48.800.000 Cộng: 48.800.000 Bằng chữ: (Bốn tám triệu, tám trăm ngàn đồng chẵn). Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký + Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào tiến độ thi công và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi công trình mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình thì mỗi công trình đều thành lập một kho vật tư riêng ngay tại chân công trình. Do vậy khi công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều kho vẫn còn một số vật tư chưa sử dụng hết. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của Giám đốc, Phòng kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vật tư nội bộ gồm 4 liên phiếu: Người di chuyển mang 3 liên gồm: 2 liên giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đã ký xác nhận vào phiếu nhập & xuất, 1 liên người chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoá đơn vận chuyển để thanh toán phí vận chuyển, còn liên thứ 4 phòng kế toán giữ lại để đối chiếu. Đơn vị : Công ty TNHH Thành Long Địa chỉ : Thị trấn Sơn Dương Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03 - VT (Liên 1 Lưu) Lập ngày 15/1/2007 Số: 05 Kho xuất hàng: Công ty TNHH Thành Long Kho nhận hàng: Công trình Đường tràn liên hợp Nà Tè 2 Trung Yên Lệnh điều động số: Thủ trưởng đơn vị Người áp tải hàng: Trần Đức Kiên Số giấy giới thiệu: Đơn vị vận chuyển: Hợp đồng số Ngày đi : 15/1/2007 Ngày đến 15/1/2007 TT Tên qui cách, hàng hoá, Đơn vị Số lượng hay số tiền Ghi chú sản phẩm tính trọng lượng A B 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 T.Quang Tấn 12 7.320.000 (Xuất cho CT Đường tràn liên hợp Nà Tè 2) Cộng 7.320.000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Nguời vận chuyển Thủ kho nhập II.2.4.2: Thủ tục xuất kho: Sản phẩm của Công ty chủ yếu là các công trình xây dựng được thi công theo hợp đồng nên việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà Phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao sau đó chuyển cho Phòng vật tư căn cứ vào đó Phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi công. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội Kế toán trưởng ký xác nhận: 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản bàn giao khoán công trình hay hạng mục công trình, Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống - Liên 2: Phòng kế toán ghi sổ. - Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư để nhận hàng, lưu tại kho để vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được đưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư. VD: Ngày 18/1/2007 xuất 40 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liên hợp Nà Tè 2 Trung Yên) Căn cứ vào giấy đề nghị yêu cầu xuất kho cho thi công công trình kế toán lập phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH Thành Long Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: Thị trấn Sơn Dương QĐ số 15/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTC Phiếu xuất kho số: 06 Ngày 18 tháng 1 năm 2007 Nợ: 621 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Toàn Địa chỉ (bộ phận): Đội thi công số 2 Lý do xuất kho: XD công trình Đường tràn Liên hợp Nà Tè 2 Trung Yên Xuất tại kho: Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Ghi chú Theo Chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Tuyên Tấn 40 40 610.000 24.400.000 Quang Cộng: 24.400.000 Bằng chữ: (Hai bốn triệu, bốn trăm ngàn đồng chẵn). Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký 2.2.5. Kế toán chi tiết vật liệu: Để quản lý, theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế, kế toán Công ty thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại Phòng kế toán và trên cơ sở đó mà giám sát tình hình cung cấp cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Theo phương pháp này quy trình hạch toán chi tiết vật tư của Công ty như sau: ở kho: Tại Công ty TNHH Thành Long thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư hàng ngày. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho theo dõi riêng Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu hợp lý hợp lệ hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ dược ghi vào một dòng và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và tính được chỉ tiêu tồn kho cuả từng loại vật tư trong ngày, và được tính theo công thức sau Nguyên vật liệu tồn kho cuối ngày = Nguyên vật liệu tồn kho đầu ngày + Nguyên vật liệu nhập kho trong ngày - Nguyên vật liệu xuất kho trong ngày Đơn vị: Công ty TNHH