Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển HUD1

vật tư thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. 1.4.2. Hạch toán tổng hợp nhập – xuất NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” dùng phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp xây lắp. Kết cấu tài khoản như sau: Bên Nợ – Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài nhận ứng trước của bên giao thầu (bên A) tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, hoạch được cấp trên cấp hay từ các nguồn khác. - Giá trị của vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng giá NVL do đánh giá lại. Bên Có – Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán. _ Số tiền giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán (nếu có)- - Giá trị vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Dư Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính 1522: Vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế 1525: Thiết bị XDCB 1528: Vật liệu khác. Riêng TK 1521: Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, nhận của bên giao thầu (bên A) ứng trước (nếu có) để thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu, gia công, tự chế biến TK 1526: Phản ánh cả giá trị thiết bị XDCB của bên giao thầu (bên A) hoặc bên A uỷ nhiệm cho đơn vị nhận thầu (bên B) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị của công trình XDCB sau đó lắp đặt vào công trình. TK 151 “Hàng mua đang đi đường” phản ánh giá trị các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp xây lắp, nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp xây lắp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho, kết cấu tài khoản. Bên Nợ – Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường - Kết chuyển giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá đang đi trên đường (giá mua có hoặc không có thuế GTGT) Bên Có – Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Kết chuyển giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 133 : Thuế GTGT đượckhấu trừ TK 331: Phải tra người bán TK 111: Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng. 1.4.2.2. Phương pháp hạch toán. Theo phương pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 152 và khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu,kế toán phản ánh vào bên có TK 152. Ngoài ra còn một số nghiệp vụ đặc biệt. * Trường hợp mua ngoài vật liệu thừa so với hoá đơn. Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111. TK 331,111 112,141,311,... TK152 TK 612 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627,641,642 TK1331 Thuế VAT được Xuất sản phẩm cho sản xuất khấu trừ bán hàng, quản lý TK 151 TK 128,222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất góp vốn liên doanh TK 411 TK 154 Nhận cấp phát ,tặng thưởng Xuất thuê ngoài gia công vốn góp liên doanh chế biến TK 642,3881 TK 1381,642 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thiếu khi phát hiện kiểm kê TK 128,222 TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu thừa nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vò theo hoá đơn Có TK 11,112,311,331:Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 642: Giá trị thừa trong định mức cho phép. Có TK 711: Giá trị thừa do cân, đong, đo, đếm không chính xác. Có TK 3381: Giá trị thừa không rõ nguyên nhân. Nếu số hàng thừa xác định là của người bán, doanh nghiệp báo cho người bán biết và theo dõi giá trị hàng thừa bên Nợ TK 002. Khi trả lại hàng hoặc chấp nhận mua, ghi Có TK 022: Giá trị hàng thừa. * Trường hợp vật liệu thiếu so với hoá đơn Nợ TK 152: Giá trị hàng thực nhập. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn Nợ TK 642: Giá trị hàng thiếu bắt bồi thường. Nợ TK 334: 1388: Giá trị hàng thiếu bắt bồi thường. Nợ TK 415, 811: Giá trị hàng thiếu doanh nghiệp phải chịu. Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 111,112,311,331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. * Trường hợp hạch toán tăng vật liệu do bên giao thầu (bên A) ứng trước để thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu. - Đơn vị nhận thầu chính nhận ứng trước NVL của bên giao thầu (bên A) ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: Phải thu của khách hàng. -Đơn vị trực thuộc nhận ứng NVL của bên giao thầu (bên A) để thực hiện khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ, ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 336: (3362) Phải trả nội bộ. Có TK 131: Phải thu của khách hàng. 1.4.2.3. Kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu. Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho NVL để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. * Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL thiếu: Căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có) ghi: Nợ TK 138 (381) Giá trị NVL thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 111,112,138, (1388) Giá trị NVL thiếu bắt bồi thường. Nợ TK 642: Giá trị NVL thiếu trong định mức. Có TK 152: Giá trị thực tế của NVL thiếu. * Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của mình phải trả cho người bán. - Nếu NVL thừa xác định là của doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế NVL thừa. Có TK 711: giá trị NVL thừa. - Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho người bán thì kế toán ghi vào bên Nợ TK 002: Nếu doanh nghiệp quyết định mua lại số NVL thừa đó thì cần thông bao cho bên bán, căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ người bán, kế toán ghi Nợ TK 152 Có TK 338 1.4.2.4. Hạch toán dự phòng giảm giá về NVL tồn kho Đối với hàng tồn kho nói chung và đối với NVL nói riêng luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá trị trường. Do đó, để hạn chế bớt những thiệt hại khi xảy ra rủi ro trong sản xuất kinh doanh do các tác nhân khách quan, các doanh nghiệp cần thiết phải lập dự phòng giảm giá NVL trong công tác hạch toán NVL Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (về NVL) là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, trên cơ sở kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc với ía thị trường của từng loại, từng thứ hàng tồn kho. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập = Số lượng hàng tồn kho bị giảm giá x Giá đơn vị hàng tồn kho trên sổ - Giá đơn vị hàng tồn kho trên thị trường TK sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu tài khoản Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã thích lập hiện có ở cuối kỳ. * Phương pháp hạc hoán Cuối niên độ kế toán (năm N) căn cứ vào mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính, kế toán ghi sổ. Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối năm (N+1) kế toán tính toán mức dự phòng cần trích lập cho niên độ kế toán tiếp theo. + Nếu số dự phòng cần trích lập cuối năm (N +1) lớn hơn sối dự phòng đã trích ở cuối năm N, kế toán ghi. Nợ TK 642 Phần chênh lệch thiếu Có TK 159 + Nếu số dự phòng cần trích lập cuối năm (N+1) nhỏ hơn số dự phòng đã trích ở cuối năm N, kế toán ghi Nợ TK 159 Phần chênh lệch thừa. Có TK 515 1.5. Các hình thức sổ kế toán sử dụng trong hạch toán kế toán NVL. Chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, ban hành theo quyết định số 1864/1998/ QĐ - BTC ngày 16/12/1998 quy định các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp xây lắp, bao gồm Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ Tuỳ thuộc vào đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, trình độ của nhân viên kế toán và trang bị kỹ thuật, đặc biệt là máy vi tính để có thể lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp. Phần II Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu và tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 2.1. Khái niệm chung về Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 (trước là Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1) trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị – Bộ xây dựng, được chuyển đổi cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nước hạng I theo quyết định số 1636/QĐ - BXD ngày 3/12/2003 của Bộ xây dựng. Tiền thân, Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 là xí nghiệp xây dựng số 1,. đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị nay là Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà số 1 (HUD 1) theo quyết định số 822/2000/ QĐ - BXD ngày 19/6/2000 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, HUD 1 có tư cách pháp nhân đầy đủ và trở thành thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị. Tại thời điểm thành lập, Công ty có 12 đơn vị trực thuộc gồm 9 đội xây dựng, 1 đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới 1 xưởng mộc và trang trí nội thất, 1 chi nhánh tại Bắc Kạn. Hiện nay, HUD 1 chủ yếu kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực đầu tư, thi công xây lắp và phát triển nhà trên phạm vi cả nước. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là đầu tư, thầu thi công xây lắp các loại công trình dân dụng. Công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, bưu chính viễn thông, đường dây và trạm biến thế điện, công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp. Thi công lắp đặt các thiết bị kỹ thuật công trinh và trang trí nội,ngoại thất các công trình xây dựng, kinh doanh nhà, sản xuất và kinh doanh vật tư, thiết bị vật liệu xây dựng. Các công trình do HUD 1 thi công phần lớn thuộc dự án của Tổng Công ty hoặc do Tổng Công ty đấu thầu và giao nhiệm vụ, với sự cố gắng của toànbộ công nhân viên, Công ty luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ do Tổng Công ty giao, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường xây dựng Hà Nội cũng như các tỉnh thành phố phía Bắc. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 được biết đến với các công trình tại khu khách sạn Tây Hồ, trung tâm du lịch và nhà ở B1 phố Kim Đồng, Khu đô thị mới Định Công, Bắc Linh Đàm, dự án Mỹ Đình …Địa bàn thi công của Công ty không chỉ bó hẹp ở Hà Nội mà đã vươn ra các tỉnh thành phố phía Bắc như Bắc Kạn, Hà Nam, Thanh Hoá…cũng như các tỉnh phía Nam như dự án Chân Trạch - Đồng Nai HUD 1 luôn phấn đầu mở rộng thị trường, gia tăng lượng và giá trị công trình do Công ty tự khai bên cạnh việc hoàn thành tốt các công trình được Tổng Công ty giao. Với tư cách là một doanh nghiệp hạch toán độc lập với số vốn ban đầu là 11 tỷ,Công ty bước đầu đã có những thuận lợi như được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của ban lãnh đạo Tổng Công ty trong mọi lĩnh vực, kịp thời đáp ứng vón cho Công ty, uy tín của thương hiệu HUD ngày càng phát triển Bên cạnh những thuận lợi, Công ty đã gặp một số khó khăn như là một đơn vị mới thành lập nên lực lượng quản lý một số cán bộ còn trẻ còn thiếu kinh nghiệm. Các công trình sử dụng vốn ngân sách, các nguồn vốn khác ngoài các dự án của Tổng Công ty, việc cấp thi công chưa kịp thời, thanh quýêt toán còn kéo dài. 2.1.2. Đặc điểm công nghệ sản xuất tổ chức hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần đầu ư và xây dựng HUD 1 ra đời trong điều kiện dự án phát triển đô thị Hà Nội đang được triển khai nên cho đến nay phần lớn các công trình do HUD 1 thi công bao gồm các công trình do Công ty tự khai thác và các công trình do Tổng Công ty giao nhiệm vụ. Nhìn chung, tổ chức sản xuất kinh doanh của HUD 1 được thực hiện theo các công việc sau: -Tổ chức tham gia đấu thầu hoặc nhận thầu trực tiếp từ Tổng Công ty. - Ký hợp đồng giao nhận thầu. - Tổ chức thi công công trình - Bàn giao công trình. Hồ sơ đấu thầu, hợp đồng giao nhận thầu chỉ được lập cho các công trình do Công ty tự khai thác. Với các công trình do Tổng Công ty giao nhiệm vụ, Công ty sẽ tiếp nhận giấy giao nhiện vụ và các hồ sơ liên quan đến việc thi công công trình từ Tổng Công ty. Ssu khi lập hợp đồng giao nhận thầu hoặc nhận giấy giao nhiệm vụ từ Tổng Công ty, các đơn vị trực thuộc Công ty tiến hành thi công các công trình theo sự phân công của Công ty . Công ty sử dụng kết hợp lao động thủ công và máy móc trong thi công xây lắp. Quy trình công nghệ xây lắp một khu nhà ở cao tầng bao gồm các giai đoạn, chuẩnbị mặt bằng, thi công phần móng, thi công phần thô và hoàn thiện theo sơ đồ 1. Hoàn thiện Thi công phần thô Thi công phần móng Chuẩn bị mặt bằng Thi công cọc ép Thi công đãi cọc giằng buộc bể nước ngầm Thi công bê tông cột thép Xây gạch Chống thấm sàn vệ sinh xe nô và mái Lắp đặth ệ thống đường ống cấp thoát nước Trát Lăn sơn ống tường Lát nền Lắp thiết bị điện nước Vệ sinh kết cấu Sơ đồ 1: Quy trình xây lắp nhà cao tầng Trong quy trình này, xưởng mộc và trang trí nội thất sản xuất và lắp đặt cửa, trong thiết bị vào công trình. Đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới thực hiện công việc lắp đặt hệ thống cấp thoát nước trong quá trình thi công phần thô và lắp đặt thiết bị điện nước trong phần hoàn thiện theo các bước như sơ đồ 2. Chuẩn bị và gia công chi tiết, thiết bị Thử và thu nghiệp Lắp đặt Sơ đồ 2: Các bước lắp đặt hệ thống điện nước. Các đội xây dựng chịu trách nhiệm thi công các phần còn lại của công trình từ chuẩn bị mặt bằng thi công cho đến hoàn thiện công trình. Sau khi chuẩn bị mặt bằng, đội tiến hành thi công phần móng bao gồm hai giai đoạn thi công ọc ép và thi công đài cọc, giằng móng, bể nước ngầm. Trong thi công cọc ép, đội phải thực hiện các công việc kiểm tra cọc, chuẩn bị giá đỡ cọc và định hướng, neo và đối trọng, ép cọc, cuối cùng là sửa chữa và kéo dài đầu cọc. Thi công đài cọc, giằng móng, bể nước ngầm gồm các giai đoạn, đổ bể tông lót, làm ván khuôn, thực hiện công tác cốt thép, công tác bê tông, công tác dưỡng hộ bê tông và công tác tháo dỡ ván khuôn. Tiếp theo là thi công phần thô bao gồm thi công bê tông cốt thép (thi công bê tông cốt thép và thi công dầm sàn) xây gạch, chống thấm sàn vệ sinh, sẽ nô và mái. Cuối cùng là công tác hoàn thiện công trình theo các công việc. trát, lăn sơn, ốp tường, lát nền, vệ sinh kết cấu công trình. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng (sơ đồ 03) Đứng đầu Công ty là ban Giám đốc gồm: Giám đốc Công ty và các phó Giám đốc. Giám đốc là người có quyên điều hành cáo nhất trong công ty đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc Công ty có ba Phó giám đốc bao gồm một Phó Giám đốc thi công phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách ISSO. Các phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ của Công ty bao gồm: Phòng Tài chính kế toán, phòng kinh tế kế hoạch, phòng kỹ thuật thi công và phòng tổ chức hành chính được chuyên môn hoá theo các chức năng quản trị, tham mưa giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành công việc của Công ty trong việc chuẩn bị các quyết định theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc và các nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời các quyết định quản lý . Bộ máy quản lý điều hành của HUD 1 Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức kế toán Phòng kỹ thuật thi công Phòng kinh tế kế hoạch Phòng quản lý dự án Đội xây dựng số 101 Đội xây dựng số 102 Đội xây dựng số 103 Đội xây dựng số 104 Đội xây dựng số 105 Đội xây dựng số 106 Đội xây dựng số 107 Đội xây dựng số 108 Đội xây dựng số 109 Chi nhánh tại Bắc Kạn Đội QL thiết bị thi công cơ giới Xưởng mộc và trang trí nội thất Sơ đồ 3 Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời , chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh cua Công ty, tổ chức, hướng dẫn và chỉ đạo hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Phòng kinh tế kế hoạch htam mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực kinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, thiết bị xe, máy thi công, cung ứng vật tư, tổ chức quản lý hệ thống kho tàng của Công ty. Phòng kinh tế kế hoạch có hai bộ phận là kế hoạch và hợp đồng, và kinh tế vật tư và thiết bị. Phòng kỹ thuật thi công có chức năng tham mưu giúp việc giám đốc trong công tác quản lý xây lắp, giám sát chất lượng công trình, quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công và an toàn lao động. Phòng tổ chức hành chính tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực quản nhân sự, sẵp xếp cải tiến tổ chức quản lý , bồi dưỡng đào tạo cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước đối với người lao động, thực hiện chức năng lao động tiền lương và quản lý hành chính văn phòng của Công ty. Các đơn vi trực thuộc Công ty bao gồm các đội xây dựng 101,102,103,104,102,106,107,108,109, đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới, xưởng mộc và trang trí nội thất, chi nhánh tại Bắc Kạn. Các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh do Công ty giao, chịu sự quản lý của Công ty về mọi mặt. Trong quá trình thực hiện chức năng của mình, các đơn bvị trực thuộc Công ty chịu sự giám sát của các phòng, ban chuyên môn có liên quan. Với cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ theo kiểu trực tuyến chức năng, Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HU D 1 có thể phát huy năng lực chuyên môn của các phòng , ban chuyên môn nghiệp vụ trng khi vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp của HUD 1 đã đáp ứng được các yêu cầu. Thực hiện đầy đủ, toàn diện chức năng quản lý doanh nghiệp, thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng phù hợp với quy mô sản xuất và loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp của Công ty. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 được xây dựng theo mô hình kế toán tập trung dựa trên mỗi quan hệ trực tuyến. Theo mô hình này, HUD 1 chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thực hiện tất cả cả giai đoạn hạch toán ở các thành phần kế toán. Phòng kế toán Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ đến xử lý thông tin kế toán. Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ bảo sổ. Mối quan hệ giữa kế toán trưởng và các kế toán viên khác trong bộ máy kế toán của Công ty là mối quan hệ trực tuyến. Theo đó, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này phù hợp với HUD 1 hiện nay với tính chất là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính Với số lượng 18 nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của HUD 1 bao gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, các kế toán phần hành và kế toán các đơn vị trực thuộc. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của HUD 1 được quy định rõ chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mình. _ Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty, do Tổng Giám đốc, tổng Công ty quyết định điều động, bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Công ty. Ngoài việc chịu sự lãnh đạo về mặt hành chính của Giám đốc Công ty, kế toán trưởng còn chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của kế toán trưởng Tổng Công ty. _ Kế toán các đơn vị trực thuộc Công ty: Bao gồm kế toán các đội, xưởng tại Hà Nội và bộ phận kế toán. Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiên hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Hàng tháng, kế toán các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính gồm kế hoạch chi phí cố định, vốn thi công đề nghị phòng tài chính kế toán tạm ứng vốn theo khối lượng công việc được giao. Ngoài ra kế toán đội phải tập hợp các hợp đồng mua bán vật tư của đội, chứng từ chi phí để lập các bảng kê bảng tập hợp chi phí chuyển vừê phòng kế toán để hạch toán. Để theo dõi tình hình biến động của vốn thi công, kế toán các đội, xưởng mở sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái. - Kế toán phần hành: Bao gồm kế toán TSCĐ, CCDC, kế toán lao động tiền lương, kế toán doanh thu thuế, kế toán thanh toán tiền gửi Ngân hàng, kế toán chi phí và các phần hành còn lại do kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. Kế toán phần hành có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chứng từ do kế toán các đội, đối chiếu kiểm tra với các kế toán phần hành có liên quan, kế toán tổng hợp và kê kế toán các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra, kế toán phần hành còn lập các báo cáo kế toán về phần hành được giao Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của Công ty thủ quỹ hoặc xuất quỹ tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập sau khi được kế toán trưởng phê duyệt. Cuối mỗi quỹ, thu quỹ them giá công tác kiểm kê quỹ và lập báo cáo kiểm kưê quỹ. _ Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ cập nhật sổ Nhật ký chung sổ cái các tài khoản tổng hợp, lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính theo quỹ, năm và khi được yêu cầu. Kế toán tổng hợp phải có trách nhiệm liên hệ với các kế toán, xem xét, đối chiếu số liệu tổng hợp từ các phần hành trên các sổ tổng hợp. Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp nhận báo cáo kiểm kê của kế toán các phần hành, các báo cáo khác để lập bao cáo tài chính và các báo cáo quạn trị khác. * Đặc điểm hệ thống chứng từ sử dụng Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 trước là một doanh nghiệp Nhà nước sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng thực hiện hạch toán kế toán chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ - BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính. Nay được chuyển đổi cổ phần hoá từ doanh nghiệp hạng 1 theo quyết định số 1636/QĐ BXD ngày 3/12/2003 của Bộ Xây dựng. Công ty hạch toáne kế toán theo hình thức sổ Nhật Ký chung. Kỳ kế toán được tính theo quỹ. Công tác kế toán tại HUD 1 được thực hiện với sự trợ giúp của phần mền kế toán CADS. *Đặc điểm hệ thống sổ kế toán. Căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính và cập nhật các sổ kế toán là chứng từ kế toán. Ngoài chứng từ kế toán bắt buộc thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, Công ty sử dụng một hệ thống chứng từ hướng dẫn được vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Chứng từ kế toán được các kế toán phần hành lâp dựa trên các chứng từ nguồn của các phòng, đơn vị trực thuộc và các cá nhân có liên quan. Đối với các nghiệp vụ không phát sinh chứng từ trực tiếp (như các nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ.) Minh chứng cho sự phát sinh của các nghiệp vụ này là phiếu kế toán khác. Chứng từ kế toán phải qua sự kiểm soát của kế toán trưởng. Sau quá trình luân chuyển, chứng từ kế toán sẽ được kế toán phần hành quản lý, đến cuối năm tài chính được đóng lưu và lưu theo quyđịnh của chế độ. Sổ chi tiết các tài khoản được mở cho từng tài khoản chi tiết và chi tiết cho từng đối tượng có liên quan. Công ty sử dụng sổ chi tiết thiết kế theo kiểu nhật ký tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự ngày tháng của chứng từ, với các chứng từ có cùng thời gian, các nghiệp vụ được tập hợp theo thứ tự tăng dần của số chứng từ. Sổ chi tiết của tất cả các tài khoản được lập theo một mẫu chung. Tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm của từng phần hành kế toán mà kế toán phần hành nhập dữ liệu vào máy tính hàng ngày hoặc theo định kỳ. Trên cơ sở dữ liệu cho kế toán phần hành nhập vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp sẽ được in vào cuối mỗi quý, sau khi được kế toán trưởng ký sẽ được lưu theo quy định. Hệ thống sổ kế toán của Công ty đang áp dụng bao gồm: Các sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật kí chung Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết là: Sổ chi tiết tài khoản công nợ Sổ chi tiết từng tài khoản Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ theo dõi doanh thu Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ nhật kí đặc biệt Sổ cái Bảng CĐTK Báo cáo Tài chính Sổ NKC Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái để hạch toán. Công ty áp dụng, phương pháp kê khai thường xuyên Hệ thống tài khoản của Công ty gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đáp ứng được yêu cầu hạch toán của kế toán