Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng

vào. 1.5 Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá NVL. 1.5.1 Kế toán kiểm kê NVL: Tổ chức kiểm kê NVL được tiến hành theo quy định chung của Nhà nước về việc lập Báo cáo kế toán, Bảng cân đối và là quy định về hạch toán NVL của DN. Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại NVL hiện có tại DN, kiểm tra tình hình bảo quản nhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê phải được tiến hành định kỳ 6 tháng, 1 năm trước khi lập báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của DN tiến hành. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm .... xác định số lượng NVL có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào biên bản kiểm kê ( Mẫu số 08 - VT). Biên bản được lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê được gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách. Sơ đồ: 06 Sơ đồ hạch toán NVL thừa, thiếu khi kiểm kê TK 711 TK 152 TK 621, 627, 641 NVL thừa xác định NVL thiếu do cân đo Là của DN đong đếm sai TK 642 TK 338 (3381) NVL thừa chưa rõ NVL thiếu trong định mức Nguyên nhân chờ xử lý hay ngoài định mức nhưng được cấp thẩm quyền cho phép tính vào chi phí KD TK111,334, 1388 Bắt người phạm lỗi bồi Thường số NVL thiếu TK138(1381) NVL thiếu chưa rõ nguyên Nhân chờ xử lý 1.5.2 Kế toán đánh giá lại NVL Khi đánh giá lại làm tăng giá trị NVL, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch để ghi: Nợ TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu " Có TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản " Khi đánh giá lại làm giảm giá trị NVL, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 ( Khoản chênh lệch ) Có TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu " 1.6 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá được lập cho các loại vật liệu, nguyên liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Nhứng loại vật tư hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của DN, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế và phương diện tài chính : - Trên phương diện kinh tế: Việc lập dự phòng giúp DN phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản của DN. Dự phòng được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trước thuế, do đó giảm thuế thu nhập DN. - Trên phương diện tài chính: Dự phòng có tính chất như một nguồn tài chính của DN, tạm thời nằmg trong các TSLĐ trước khi sử dụng thực thụ. Nếu DN tích luỹ được một số đáng kể, số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức sau. Mức dự phòng Số lượng hàng Mức giảm cần lập năm = kho i cuối X giá của tới cho hàng tồn niên độ hàng tồn kho i kho i Kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này có nội dung kết cấu như sau: Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn TK 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho Sơ đồ: 07 Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 632 TK 159 TK 632 Hoàn nhập dự Trích lập dự phòng phòng vào cuối giảm giá hàng tồn niên độ kế toán kho cho năm sau 1.7 Các hình thức sổ kế toán áp dụng ở các DN Việt Nam. 1.7.1 Khái niệm Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán. Mỗi hình thức sổ kế toán được quy định một hệ thống sổ kế toán liên quan. DN phải căn cứ vào hệ thống sổ sách kế toán do bộ tài chính quy định để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà DN đã chọn. Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng: - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung; - Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái; - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ; - Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ ; 1.7.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này sử dụng các loại sổ sách kế toán chủ yếu: sổ nhật ký chung ( hoặc sổ nhật ký đặc biệt ), sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sơ đồ: 08 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. : Đối chiếu kiểm tra 1.7.3 Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các NVKTPS được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký -sổ cái. Căn cứ ghi vào sổ nhật ký-sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Theo hình thức này, kế toán NVL sử dụng các mẫu sổ sau: + Sổ tổng hợp có: sổ nhật ký-sổ cái + Sổ chi tiết gồm: Thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu.... 1.7.4 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ: Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các NVKTPS theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi viêc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1 sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ: 09 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Hình thức nhật ký chứng từ sử dụng các loại sổ kế toán: - Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái - Bảng phân bổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.7.5 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: cơ sở ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ (CTGS). Sổ kế toán tổng hợp gồm có sổ đăng ký CTGS được ghi theo trình tự thời gian và sổ cái được ghi theo hệ thống Theo hình thức này, kế toán sử dụng các mẫu sổ sau: + Sổ tổng hợp gồm: Sổ đăng ký CTGS, sổ cái TK152... + Sổ chi tiết gồm: Thẻ kho, sổ chi tiết VL, sổ chi tiết thanh toán với người bán Sơ đồ: 10 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Số quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT VẬT LIỆU NAM THẮNG 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng. Năm 1954, sau khi hoà bình lập lại trên miền Bắc, thực hiện chính sách của Đảng và Nhà nước - Khôi phục lại nền kinh tế và bước đầu xây dựng CNXH. Xí nghiệp vật liệu Nam Thắng do tư nhân quản lý được quốc hữu hoá để trở thành xí nghiệp gạch lát Nam Thắng và trực thuộc thành phố Hà Nội quản lý. Tại thời điểm đó, xí nghiệp nằm ở nhiều địa điểm khác nhau như: Khu vực bãi Phúc Xá, Chợ Gạo, Đáp Cầu, phía sau ga Hàng Cỏ... sản phẩm lúc đó chủ yếu là gạch xây, gạch lát nền. Quá trình phát triển của xí nghiệp có những sự thay đổi quan trọng. Ngày 12/9/1984 sáp nhập 2 xí nghiệp: Sản xuất xi măng Hà Nội và gạch lát Nam Thắng thành một xí nghiệp lấy tên là: Xí nghiệp gạch lát xi măng Hà Nội, trực thuộc sở Xây Dựng Hà Nội, theo quyết định số 4019/QĐ-TCCQ ngày 12/9/1984 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Năm 1991 vì thương hiệu trên thương trường nên xí nghiệp được đổi lại tên là xí nghiệp gạch lát Nam Thắng. Năm 1994, UBND thành phố Hà Nội ra quyết định sáp nhập xí nghiệp vật liệu Đại La vào xí nghiệp gạch lát Nam Thắng và đổi tên thành công ty vật liệu xây dựng Nam Thắng, theo quyết định số2523/QĐ-UB ngày 12/10/1994. Năm 1999, theo chủ trương cổ phần hoá của Đảng và Nhà nước công ty được triển khai cổ phần hoá 100 % và đổi tên thành công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng theo quyết định số 5609/QĐUB ngày 22/12/1999 và số 514 QĐUB ngày 3/2/2000. Trụ sở chính của công ty đặt tại dốc Vĩnh Tuy- phường Vĩnh Tuy- quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty hoạt động với số vốn điều lệ là 6.500.000.000 đồng, số cổ phiếu phát hành là 65.000 cổ phiếu với mệnh giá 1 cổ phiếu là 100.000 đồng. Đại hội cổ đông của công ty đã bầu ra hội đồng quản trị gồm 5 thành viên hoạt động theo điều lệ của công ty Là một đơn vị có quy mô lớn, qua nhiều năm hoạt động trong cơ chế thị trường. Công ty đã từng bước thích nghi với cơ chế thị trường, không ngừng phát triển về mọi mặt, nâng cao khối lượng hàng hoá tiêu thụ, doanh thu và lợi nhuận qua các năm. Trong những năm qua công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu Nam Thắng đã khắc phục và vượt qua những khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Công ty đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ cấp trên giao và nhiều lần được tặng bằng khen. Hiện nay công ty đã trở thành đơn vị cung ứng chủ yếu các loại vật liệu xây dựng cho các tỉnh miền Bắc và từng bước mở rộng thị trường vào miền Trung và miền Nam. ĐVT Năm 2004 Năm2005 KH Năm2006 Giá trị sản lượng Triệu đ 16.923 19.078 20.050 Lợi nhuận sau thuế Triệu đ 827 906 1.000 Nộp NSNN Triệu đ 1.504 1.637 1.705 TNBQ1 người/tháng Triệu đ 1,05 1,2 1,3 Số lượng lao động Người 420 450 450 Sau một chặng đường dài, trải qua những khó khăn thử thách với sự phấn đấu hết mình của ban lãnh đạo công ty cũng như tập thể cán bộ công nhân viên của công ty nên công ty ngày càng phát triển vững mạnh. Chúng ta có thể nhận thấy những cố gắng và kết quả đạt được của công ty trong những năm gần đây thông qua một số chỉ tiêu sau: 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng Nam Thắng Công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng là một DN có qui mô sản xuất lớn, phạm vi hoạt động là sản xuất các loại vật liệu xây dựng cao cấp để phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. - Cung ứng và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng - Lập các dự án đầu tư và xây dựng công nghiệp dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, kỹ thuật hạ tầng vừa và nhỏ. - Trang trí nội ngoại thất. - Tư vấn và chuyển giao công nghệ sản xuất vật liệu xây dựng. Là một công ty cổ phần do các cổ đông góp vốn, công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng là một DN tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng để giao dịch, được tổ chức hoạt động theo điều lệ công ty đã được đại hội đồng thành lập thông qua ngày 30/10/1999 trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật của nhà nước. Công ty được đặt dưới sự quản lý của UBND thành phố Hà Nội. Từ ngày có cơ chế thị trường đã mở ra cho công ty một môi trường kinh doanh thuận lợi .Công ty đã hoàn toàn tự chủ trong việc lập ra kế hoạch sản xuất và khai thác nguồn hàng, kế hoạch tiêu thụ vật tư hàng hoá, tự chủ trong ký kết hợp đồng với bạn hàng trong nước và quốc tế. Tuy nhiên cơ chế thị trường cũng đặt ra cho công ty những nhiệm vụ sau: - Công ty phải tiến hành duy trì các hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả - Công ty phải đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị hiếu của khách hàng về mẫu mã, màu sắc, kiểu dáng của sản phẩm đồng thời cải tiến các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng - Chấp hành luật pháp nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý sử dụng vốn, vật tư, tài sản thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển nguồn vốn thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. - Công ty phải xây dựng và củng cố đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về chuyên môn, am hiểu về thị trường. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng 2.1.3.1 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP ĐTXD& SXVL Nam Thắng Hội đồng quản trị là cơ quan tối cao quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty. Bộ máy quản lý thừa hành chủ trương của hội đồng quản trị bao gồm: - Giám đốc và hai phó giám đốc. * Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung trong toàn công ty ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc còn chỉ đạo trực tiếp các phòng ban. * Hai phó Giám đốc là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, các bộ phận hoạt động trong phạm vi trách nhiệm của mình. + Phó giám đốc phụ trách sản xuất - công nghệ: trực tiếp phụ trách phân xưởng sản xuất. + Phó giám đốc thi công: phụ trách bộ phận xây dựng cơ bản, trực tiếp phụ trách xí nghiệp xây lắp. * Các phòng ban trong công ty bao gồm: - Phòng Hành chính - tổ chức lao động: Có chức năng quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hành chính trong Công ty theo quy định chung về pháp lý hành chính hiện hành của Nhà nước, xây dựng kế hoạch quản lý tổ chức lao động tiền lương, định mức lao động, BHXH và các chế độ liên quan đến người lao động, xây dựng các quy chế của Công ty - Phòng Tài vụ: Có chức năng lập kế hoạch tài chính và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đó theo tháng, quý, năm. Cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho ban giám đốc Công ty, trên cơ sở đó giúp cho việc kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Thực hiện hạch toán kế toán và phân tích hoạt động kinh tế theo quy định của Nhà nước. - Phòng kinh doanh : Có chức năng thực hiện các công việc về thương mại, nghiên cứu thị trường, và đề ra các chiến lược về kinh doanh của Công ty, thực hiện các công việc kinh doanh khác để sinh lời và công việc dịch vụ sau bán hàng. - Phòng kế hoạch sản xuất: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành theo tháng, quý, năm, lập kế hoạch và tổ chức cung cấp các loại vật tư theo kế hoạch sản xuất của Công ty, lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa nhỏ về thiết bị, nhà xưởng nhà làm việc và các công trình kiến trúc khác của Công ty - Phòng kỹ thuật thiết kế : Kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư nguyên liệu nhập kho; kiểm tra giám sát việc thực hiện quy trình công nghệ; xây dựng định mức nguyên vật liệu cho việc sản xuất sản phẩm, thiết kế các kiểu dáng mẫu mã sản phẩm . - Tổ chức sản xuất của công ty trước đây có 3 phân xưởng: + Phân xưởng sản xuất gạch men + Phân xưởng granito + Phân xưởng cơ điện Nhưng để tiện cho quá trình điều phối lao động với phương châm một người lao động biết nhiều ngành nghề do đó công ty đã nhập thành 1 phân xưởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều phối lao động kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Khi nhận được lệnh sản xuất thì phân xưởng căn cứ vào số lượng và qui cách ghi trong lệnh sản xuất để bắt đầu tiến hành sản xuất. Nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất là sản xuất ra các sản phẩm granito như: gạch, bậc cầu thang và các loại gạch men có mẫu mã, hoa văn, kích thước khác nhau. Sơ đồ: 11 Mô hình quản lý của công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng Ban giám đốc công ty Phó giám đốc SX Phân xưởng SX Phó giám đốc thi công Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Phòng hành chính tổ chức lao động Phòng kỹ thuật thiết kế Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng quản trị Bộ phận XDCB XN xây lắp Phòng kế hoạch sản xuất 2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất -quy trình công nghệ sản xuất của công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng Công ty CP ĐTXD & SXVL Nam Thắng, sản xuất và kinh doanh loại sản phẩm chính là gạch lát nền, gạch lát granito, bậc cầu thang granito ( sản phẩm chiếm tỷ trọng doanh thu lớn nhất của công ty ). Thị trường trong nước là thị trường tiêu thụ chính của Công ty, tập trung nhiều ở các thành phố lớn, hiện nay Công ty đang mở thêm các chi nhánh, cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm tại những địa điểm thuận lợi. Nhìn chung, sản phẩm của Công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng khá đa dạng về mẫu mã và kích thước, chất lượng tốt. Công ty luôn trú trọng đầu tư nâng cao kỹ thuật công nghệ cho sản xuất để đạt được chất lượng cao nhất, thoả mãn nhu cầu bằng tôn trọng “chữ tín” với khách hàng. Sơ đồ: 12 Chuẩn bị NVL: ximăng, bột màu, đá, cát vàng, cốt thép Tạo hình bằng thủ công và khuôn gỗ Mài thô Bảo dưỡng, tưới nước Trát sửa bề mặt , kiểm tra kích thước Phân loại nghiệm thu và nhập kho Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất cầu thang Granito 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng 2.1.4.1 Đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán : Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ cho các đối tượng sử dụng đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên kế toán, Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Hình thức này giúp cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của trưởng phòng tài vụ cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán trong Công ty Sơ đồ: 13 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng Trưởng phòng tài vụ Kế toán tiền mặt ngân hàng thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán bán hàng Nhân viên thủ quỹ Phó phòng Chức năng nhiệm vụ của từng phân hành kế toán cụ thể như sau: * Trưởng phòng tài vụ: Phụ trách phòng, điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty và trực tiếp làm một số công việc sau: - Tham gia đánh giá tình hình quản lý, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, đánh giá việc sử dụng vốn. - Tổ chức và quản lý công tác lập báo cáo thống kê kế toán với cấp trên và Nhà nước - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về vấn đề trong phạm vi quyền hạn được giao. * Phó phòng: Giúp việc cho trưởng phòng về công tác quản lý phòng và một số công việc cụ thể sau: - Làm công tác kế toán tổng hợp, kiểm tra các chứng từ đầu vào, kế toán giá thành sản phẩm, theo dõi đôn đốc công nợ với các đại lý. - Theo dõi hàng nhập, xuất kho và lập báo cáo tiêu thụ. * Nhân viên kế toán tiền mặt, ngân hàng và thanh toán công nợ phải trả. - Giao dịch vay vốn ngân hàng. - Theo dõi công nợ, lập phiếu thu, phiếu chi. - Thanh toán, đối chiếu công nợ với khách hàng và người tạm ứng * Nhân viên kế toán tiền lương. Mở sổ sách theo dõi, tính toán tiền lương và kiểm tra việc thực hiện chế độ tiền lương * Kế toán vật tư: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn và tình hình sử dụng các loại vật tư trong kỳ * Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá trong kỳ cụ thể cả về mặt số lượng và giá trị để xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. * Nhân viên thủ quỹ: Là nhân viên độc độc lập thừa hành nghiệp vụ nhập, xuất tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán áp dụng tại công ty CPĐTXD&SXVL Nam Thắng * Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng tất các các TK trong hệ thống TK theo quy định tại QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 và đã áp dụng thông tư 89 của bộ tài chính . * Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Đơn vị sử dụng hệ thống báo cáo tài chính ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000. * Tổ chức vận dụng hình thức kế toán: Công ty ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Sơ đồ: 14 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra * Niên độ kế toán áp dụng: Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán của Công ty là tháng, quý. Đơn vị tiền tệ được sử dụng hạch toán là VNĐ. * Phương pháp hạch toán: Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền( giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ). * Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: tại Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CPĐTXD& SXVL Nam Thắng 2.2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu ở công ty CPĐTXD &SXVL Nam Thắng 2.2.1.1 Đặc điểm của vật liệu: Công ty CPĐTXD & SXVL Nam Thắng là một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh gạch men và các sản phẩm vể granito như: gạch, bậc cầu thang. Do đó toàn bộ NVL trong công ty chủ yếu phục vụ cho sản xuất những mặt hàng trên. Để sản xuất sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú và đa dạng về chủng loại gồm: các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và các loại vật liệu khác. Những NVL chính mà công ty sử dụng trong quá trình sản xuất đều là những NVL dạng rời khó bản quản, khó định lượng một cách rõ ràng trong quá trình xuất, nhập. Ngoài ra từng NVL có những đặc điểm riêng: Ximăng: thì phải đúng tiêu chuẩn Ximăng nhà nước, bảo quản phải cẩn thận tránh xuống cấp, giảm mác. Đá các loại thường là đá màu như đá trắng, vàng, hiện nay nguồn sản xuất rất hạn chế vì nhiều địa phương không cho phép khai thác. Màu sắc của đá luôn luôn biến động nên ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Bột màu: nếu dùng bột nội thì không đáp ứng được thị hiếu của khách hàng còn dùng bột màu ngoại thì giá thành rất cao. Về cát vàng: việc cân , đong đo đếm xác định khối lượng khi nhập cũng như khi xuất là một việc khá phức tạp đòi hỏi người quản lý phải kiên định và tuân thủ những quy định mà công ty đề ra. Do có nhiều loại nguyên vật liệu với những đặc tính lý hoá khác nhau dễ dẫn đến hư hỏng như các loại bột màu, phụ tùng thay thế dễ bị han gỉ... và do đặc thù sản phẩm của Công ty là sản xuất vật liệu xây dựng nên chất lượng, độ bền của sản phẩm phải gắn với tuổi thọ của các công trình xây dựng, từ đó đặt ra cho công ty phải bảo quản tốt nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất. Thực tế, Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng để đảm bảo cho việc bảo quản nguyên vật liệu và đối với các loại phụ tùng thay thế khó bảo quản thì không để ở kho mà Công ty bố trí đưa lên phòng vật tư của các bộ phận có liên quan để việc bảo quản được tốt hơn. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ quản lý vật tư kết hợp với phòng kỹ thuật thường xuyên tiến hành kiểm tra việc bảo quản tại các kho để xử lý kịp thời các sự cố xẩy ra. Các sản phẩm của Công ty CP ĐTXD&SXVL Nam Thắng gồm nhiều loại với kích cỡ khác nhau, hơn nữa các loại sản phẩm lại được cấu thành từ các nguyên vật liệu khác nhau nên phải xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại sản phẩm. Định mức này do phòng kỹ thuật lập, mọi việc xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đều phải theo định mức này. Công ty luôn cố gắng sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý nhằm hạ giá thành sản phẩm. Từ những đặc điểm trên cho thấy, nguyên vật liệu góp một phần quan trọng tới quy trình sản xuất sản phẩm tại Công ty. Để quản lý một khối lượng lớn và nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều bộ phận quản lý ở tất cả các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho hoạt động được liên tục và giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Để thuận tiện cho việc quản lý và thực hiện hạch toán, nguyên vật liệu của công ty được phân loại thành từng nhóm khác nhau: - Nguyên vật liệu chính(152.1): bao gồm những loại vật liệu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: ximăng, bột màu, cát vàng, sắt, đá. Trong mỗi loại được chia thành các nhóm khác nhau, ví dụ: + Ximăng: ximăng trắng, ximăng đen + Sắt: sắt f3, sắt f5, sắt f 10... + Đá: đá trắng, đá đen, đá vàng + Bột: bột đỏ, bột đen, bột vàng... - Vật liệu phụ(152.2): là những loại vật liệu như: giấy giáp mịn, giấy giáp thô, hạt mài, lưới đồng, gỗ , ... - Nhiên liệu(152.3): bao gồm xăng dầu các loại như dầu mặt, dầu th