Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên

cơ sở để ghi vào sổ cái tài khoản. Phương pháp kế toán thuế theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Theo phương pháp thực tế đích danh. Báo cáo tài chính mà công ty áp dụng: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo luân chuyển tiền tệ. Trình tự hạch toán: Sơ đồ 02 : Sơ đồ kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ chứng Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp từ gốc Sổ , thẻ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng TH Chi tiết TK Sổ cái TK Sổ đăng ký CT ghi sổ Bảng đối chiếu số phát sinh Báo cáo Kế toán Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.3. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp thống kê: Trước tiên là trực tiếp xem xét cơ sở vật chất, hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo của doanh nghiệp. Tiến hành thu thập những số liệu cần thiết phản ánh tình hình, hiện trạng hoạt động sản xuất , kinh doanh của doanh nghiệp, thu thập các số liệu, các tiêu thức các chỉ tiêu có liên quan đến nguyên liệu, vật liêu của đơn vị để phục vụ cho đề tài. b. Phương pháp phân tích và so sánh : - Phương pháp phân tích: phân tích hiểu theo nghĩa chung nhất chính là sự phân chia các sự vật hiên tượng thành các bộ phận cấu thành của chúng thông qua đó để thấy được sự tác động qua lại giữa các bộ phận qua lại đó. cụ thể là dựa vào nhưng kết quả thu được như các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, ta tiến hành phân tích từng chỉ tiêu , các bộ phận cấu thành nên chúng , thông quá đó ta thấy được sự tác động qua lại giữa các nhân tố đó, cần đơn giản hóa vấn đề giúp người đọc hiểu được nội dung mà đề tài nghiên cứu. - Phương pháp so sánh: là phương pháp phổ biến trong phân tích để xác định mức độ và xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích. Cụ thể là so sánh các số liệu của tháng, quý, năm trước với số liệu tháng, quý, năm sau để thấy được những công việc còn chưa thực hiện tốt, những mặt đã đạt được cũng như các mặt còn hạn chế cần khắc phục. Từ đó, đưa ra kết luận và những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, công tác kế toán của đơn vị. c. Phương pháp kế toán * Phương pháp chứng từ và kiểm kê: - Phương pháp chứng từ là phương pháp được sử dụng để phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của chúng vào các bảng chứng từ kế toán. - Kiểm kê: Là phương phapsxacs định và kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của đơn vị, nhằm giúp cho số liệu kế toán phản ánh đúng thực trạng, tình hình tài sản, tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. * Phương pháp phân tích và đánh giá: Là phương pháp dùng đơn vị đo lường bằng tiền tệ để biểu hiện giá trị các loại tài sản của doanh nghiệp theo một nguyên tắc nhất định nào đó. * Phương pháp tài khoản, ghi sổ kép: - Tài khoản: Là phương pháp phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo từng nội dung kinh tế, trong đó mỗi nội dung kinh tế được ghi chép trên một trang sổ kế toán, nhằm theo dõi tình hình biến động của từng loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Ghi sổ kép: Là phương pháp phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong mối liên hệ khách quan giữa chúng bằng cách ghi sổ kép ( ghi hai lần ) vào các tài khoản có liên quan với cùng số tiền. * Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Là phương pháp dùng bảng biểu có tính chất tổng hợp và cân đối để phản ánh và kiểm tra sự hình thành, vận động của tài sản, kết quả sản xuất kinh doanh và các vấn đề kinh tế tài chính khác. CHƯƠNG 2 THỰC TRANG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG I THÁI NGUYÊN 2.1 Thực tế hoạt động tại cơ sơ 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên chuyên kinh doanh các ngành nghề như: - Xây dựng các công trình giao thông. - Sản xuất các loại vật liệu xây dựng. - San lấp mặt bằng. - Khai thác đá. - Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn. - Mua bán vật tư thiết bị giao thông. - Xây lắp điện dân dụng và công nghiệp. - Kinh doanh bất động sản và cơ sở hạ tầng. - Tư vấn khảo sát thiết kế các công trình giao thông. Nên nguyên vật liệu tại doanh nghiệp chủ yếu là: sắt thép, xi măng, cát, gạch đá các loại (đá 1*2, 2*4, 4*6, đá dăm…), tôn các loại, cấu kiện bê tông…nguyên vật liệu phục vụ cho công trình giao thông và kinh doanh xây lắp điện dân dụng là: biển báo giao thông ( biển báo tam giác, biển báo hình tròn, biển báo hình chữ nhật…), nhựa đường, dây cáp điện, dây điện, các dụng cụ linh kiện điện ngoài ra còn một số nhiên liệu, cốp pha, công cụ dụng cụ phục vụ cho các công trình của doanh nghiệp. Đặc điểm: - Nguyên vật liệu tại công ty thường có giá trị lớn. - Nguồn cung cấp đa dạng tùy theo từng công trình được thi công. - Quản lý phân cấp mỗi đội công trình có một kho riêng. - Các nguyên vật liệu là không đồng nhất. 2.1.2 Tình hình quản lý nguyên vật liệu Do đặc thù của các đơn vị kinh doanh xây lắp đó là các sản phẩm xây lắp thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài, mỗi loại sản phẩm xây lắp đòi hỏi nhiều nguyên vật liệu khác nhau tùy theo kỹ thuật thiết kế yêu cầu. Do vậy cần phải quản lý , theo dõi nguyên vật liệu chi tiết theo từng công trình. Xuất phát từ đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ và hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Khâu thu mua: thường thì nguyên vật liệu được doanh nghiệp mua từ những nhà cung cấp trên thị trường những khách hàng quen thuộc và có uy tín. Tuy nhiên để đảm bảo cho tốc độ thi công cũng như làm giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào ( chi phí vận chuyển ) doanh nghiệp tiến hành khâu thu mua sao cho gần nhất địa điểm mà công trình đang thi công, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả vật liệu nhằm giảm chi phí thu mua đến mức tối đa. -Khâu bảo quản: nguyên vật liệu dùng cho quá trình thi công công trình thường rất dễ hư hỏng như: xi măng, sắt thép, nhựa đường…nên yêu cầu phải quản lý tốt quá trình bảo quản vận chuyển nguyên vật liệu về kho, chống thất thoát, hoa hụt giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển. Kho dự trữ nguyên vật liệu khô thoáng, thủ kho luôn quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm kê định kỳ. -Khâu dự trữ: kho dự trữ của công ty nằm ngay tại công trình, và các loại vật tư chủ yếu là đất, đá, nhựa đường … nên về hình thức các kho rất đơn giản. Đa số vật tư khi đem về được sử dụng ngay vào trong công trình cà khi không sử dụng hết mới nhập kho, do vậy vật tư tồn kho là không nhiều. Các đội căn cứ vào kế hoạch định mức và tiến độ thi công thực tế mà có các quyết định mua vật tư vừa phải. Về phía công ty, tại khu trạm trộn có một số loại vật tư cần dự trữ do cần phải sử dụng thường xuyên và liên tục như xi măng, đá, nhựa đường, dầu... -Khâu sử dụng: tùy theo yêu cầu kỹ thuật thiết kế của công trình xây lắp để xuất nguyên vật liệu phù hợp. Cần phải xác định chính xác mức tiêu hoa nguyên vật liệu theo dự toán công trình. Muôn vậy, kế toán phải tổ chức tốt công tác hạch toán và phản ánh tình hình xuất dùng cũng như việc phân tích và đánh giá nguyên vật liệu theo kế hoạch Để làm rõ,tính toán khối lượng vật liệu đưa vào sử dụng và mức độ tiêu hao nguyên vật liệu theo dự toán và thực tế sự chênh lệch đó có ảnh hưởng nhiều đến chất lựợng công trình ta đi vào phân tích công trình đường nam Đại Học Thái Nguyên,qua bảng số liệu 1 và 2 Bảng 01:Tình hình sử dụng nguyên vật liệu THEO KẾ HOẠCH BẢNG PHÂN TÍCH NGANG Đá hộc (m3) Đá dăm 4*6(m3) Đá dăm 2*4?(m3) Đá dăm 1*2(m3) Đá dăm 0,5*1(m3) Nhựa dường số 3(kg) Củi đốt (kg) Đoạn 1 6.75 222.61 5.11 28.98 12.94 6353 5106.3 Đoạn 2 6.75 215.32 5.08 28.82 12.87 6318 5078.3 Đoạn 3 6.3 171.11 4.66 26.43 11.8 5794 4656.9 Đoạn 4 5.49 148.05 4.03 22.86 10.21 5013 4029.1 Tổng 25.29 757.09 8.818 107.09 47.82 23478 18870.6 THEO SỔ SÁCH KẾ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TK 621 CTGS 82 7 210 7 28 21 7000 8000 CTGS 91 14 420 14 56 21 12000 8000 CTGS 110 126 28 7 4480 2000 Cộng 21 756 21 112 49 23480 18000 Tại bảng phân tích ngang là khối lượng vật tư cần dùng cho công trình theo định mức, ta cũng sử dụng số liệu phòng kế toán để đưa ra một cách chính xác khối lượng vật tư đã đưa vào công trình. Bảng 02: Phân tich khối lượng NVL Đơn vị Kế hoạch (Mk) Thực tế (M1) Chênh lệch M1- Mk M1/Mk*100 Đá hộc m3 25.29 21 -4.29 83.0 Đá dăm 4*6 m3 757.09 756 -1.09 99.9 Đá dăm 2*4 m3 18.88 21 2.12 111.2 Đá dăm 1*2 m3 107.09 112 4.91 104.6 Đá dăm 0.5*1 m3 47.82 49 1.18 102.5 Nhựa đường số 3 kg 23478 23480 2 100.0 Củi kg 18870.6 18000 -8706 95.4 Tổng 43,304.77 42,439 -865.77 98.0 Ta thấy tổng khối lượng vật tư được đưa vào công trình thực tế đạt 98% so với định mức. Điều này không đồng nghĩa với việc là rút khối lượng trong công trình, như ta biết công trình này đã được cán bộ kỹ thuật của bên A và bên B thông qua, như vậy tổng khối lượng đạt 98% so với kế hoạch nhưng công trình vẫn đạt yêu cầu. Tuy vậy, ta cũng đi phân tích nguyên nhân nào dẫn đến việc chỉ tiêu khối lượng không đạt định mức. Có đá hộc và đá dăm 4*6, và củi không đạt như định mức còn các loại đá khác đều được đưa vào công trình vượt định mức. Ta biết, trong thi công đường việc xê dịch khối lượng vật liệu (các loại đá) lẫn nhau được chấp nhận trong % cụ thể. Và xét trên thực tế, ta biết mỗi một chuyến xe trở vật tư, đất đá, một chuyến = 7m3, mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí ở mức độ có thể nên việc khối lượng vật tư bị dôi ra hoặc thiếu hụt so với định mức một chút là hoàn toàn có thể. Để quản lý tốt nguyên vật liệu nhập, xuất kho thủ kho của đơn vị đã quán triệt những nguyên tắc sau: -Nhập kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành: + Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ. + Phân loại nguyên vật liệu theo từng chủng loại, ký hiệu đối với các chứng từ nhập kho. + Kiểm tra về mặt số lượng bằng cách cân, đo, đếm rồi đối chiếu với chứng từ nhập kho, trường hợp thiếu so với hóa đơn, chứng từ phải lập biên bản có sự xác nhận của người vận chuyển và báo ngay cho bên bán. + Khi nguyên vật liệu về nhập kho được xếp gon gàng theo từng chủng loại giúp cho việc quản lý cũng như việc xuất kho dễ dàng. + Cuối ngày tổng hợp số lượng nhập kho và thẻ kho. -Khi xuất kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành: + Kiểm tra tính hiệu quả hợp lệ của các phiếu xuất kho, những chữ ký cần thiết theo quy định. + Xuất kho đúng số lượng, chủng loại theo yêu cầu. + Cuối ngày cân đối lượng vật tư trong ngày để vào thẻ kho. + Cuối tháng thủ kho tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để quản lý tốt nguyên vật liệu, cuối mỗi tháng thủ kho lập báo cáo nhập, xuất, tồn trình lên giám đốc doanh nghiệp để xem xét, mặt khác thủ kho phải thường xuyên kiểm tra số vật liệu trong kho để tránh sự mất mát, hao hụt, giảm chất lượng. 2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu Ta biết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp nói chung, và nguyên vật liệu trong công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên nói riêng là rất đa dạng và phong phú, nguyên vật liệu dùng cho xây lắp cũng rất đa dạng, nhiều loại, số lượng mối loại cũng rất lớn, mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng riêng vì vậy để quản lý và hạch toán chính xác thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý, nguyên vật liệu trong công ty cổ phần xây dựng giao thông I Thái Nguyên được phân loại như sau: - Nguyênvật liệu chính: Ta biết rằng nguyên vật liệu chính là những loại nguyên vật liệu chủ yếu trong doanh nghiệp, cấu thành nên sản phẩm xây lắp như: sắt thép, xi măng, cát, đá,gạch ngói, nhựa đường, cấu kiên bê tông, biển báo giao thông, các linh kiện điện dân dụng, dây cáp điện … Trong đó những nguyên vật liệu như: đá, biển báo giao thông, nhựa đường chiếm tỷ trọng lớn và có nhiều chủng loại khác nhau. + Đá bao gồm: đá 1*2, đá 4*6, đá hộc, đá mạt … mỗi loại đá có công dụng khác nhau trong quá trình thi công xây dựng. + Biển báo giao thông: Biển báo hình tròn, biển báo hinh chữ nhật, biển báo hình tam giác … dùng cho những công trình thi công làm đường -Nguyên vật liệu phụ:Có tác dụng phụ trợ trong quá trình thi công các công trình, cùng với nguyên vật liệu chính tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh thường là:sơn các loại, vít tông, đinh ốc, bu lông, dây buộc… Tuy nhiên tùy vào từng hạn mục công trình mà doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp. Chẳng hạn như vơi công trình xây dựng nhà cửa, thì xi măng sắt thép… là nguyên vật liệu chính nhưng với công trình giao thông thì xi măng lúc này chỉ là nguyên vật liệu phụ. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: giàn giáo, lưới sàng, máy trộn bê tông, cát sỏi… - Phế liệu bao gồm: Nhựa đường thải đã bị đông cứng , thép rỉ, các vật liệu hỏng… đã hết giá trị sử dụng. 2.1.4. Đánh giá nguyên vật liệu a. Tính gía nguyên vật liệu nhập kho Doanh nghiệp tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, với số lượng lớn, giá trị cao nên việc thu mua nguyên vật liệu thường theo hợp đồng dưới sự kiểm tra, theo dõi, giám sát trực tiếp của thủ kho và bộ phận cung ứng, giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá trên hợp đồng hoặc giá ghi trên hóa đơn. Giá thực Giá phí trên Chi phí Các khoản được tế NVL = hóa đơn hoặc + thu mua - giảm trừ ( chiết nhập kho hợp đồng khấu, giảm giá) Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá ghi trên hóa đơn hay hợp đồng là giá chưa có thuế GTGT. VD: Ngày 01/01 công ty mua đá 1*2 để phục vụ xây dựng của doanh nghiệp Bảo Long, tổ 14- Thị trấn Chùa Hang- Đồng Hỷ- Thái Nguyên với số lượng 28m3 đơn giá mua chưa có thuế là 60.952,2 đồng/m3, thuế suất thuế GTGT 10%. Vậy giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là: 28 x 60.952,2 = 1.706.656 đồng b. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tại công ty cổ phần giao thông I Thái Nguyên để tiện cho việc theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu và để phù hợp với tình hình quản lý, sản xuất kinh doanh, thuận tiện cho việc hạch toán nguyên vật liệu, công ty đã sủ dụng phương pháp tính: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đ Giá đơn Giá thực thế từng loại tồn kho đầu kỳ và nhạp mua trong kỳ vị bình = quân cả Lượng thục tế tường loại tồn kho đầu kỳ và nhập mua trong kỳ kỳ dự trữ Phản ánh giá nguyên vật liệu xuất kho cho các công trình xây dựng. 2.1.5. Hệ thống tài khoản - chứng từ sử dụng trong phần hành Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp a. Trình tự luân chuyển chứng từ: Tại đội: các nghiệp vụ nhập xuất tồn nguyên vật liệu được thể hiện qua các chứng từ gốc. kế toán đội thu thập các chứng từ gốc và sử lý sơ bộ. Tại công ty: tiếp nhân chứng từ gốc, bảng kê chứng từ các đội gửi lên - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán. - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. - Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán - Kiểm tra tính ró ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. b.Chứng từ sử dụng: Thủ tục nhập kho:các chứng từ đi kèm là - Hóa đơn GTGT - Hợp đồng mua hàng - Biển bản kiểm nghiệm vật tư. Mẫu số 05 – VT - Phiếu nhập kho. Mẫu số 01 – VT - Phiếu tạm nhập - Thủ tục xuất kho: - Phiếu xuất kho - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Các chứng từ khác: - Thẻ kho - Biên bản kiểm kê sản phẩm vật tư hàng hóa * Hóa đơn mua hàng Căn cứ vào nhu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung ứng, lựa chọn người bán hàng. Khi mua hàng người bán sẽ xuất hóa đơn bán hàng GTGT hoặc thông thường đây là chứng từ gốc cần thiết để kế toán căn cứ váo đó hoạch toán NVL. * Phiếu nhập kho- phiếu tạm nhập kho Căn cứ theo định mức nguyên vật liệu của công trình hay từng hạng mục công trình đã được duyệt mà đội nhận khoán từ công ty, ứng trước tiền mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được mua với số lượng lớn được kiểm nghiệm ( có biên bản kiểm nghiệm). Căn cứ vào hóa đơn mua hàng kế toán đội lập phiếu nhập kho ( nếu chưa đưa ngay vào công trình ) hoặc lập phiếu tạm nhập khi hóa đơn chưa về. Phiếu nhập kho: nhằm xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần, nhận liên doanh hoặc vật tư phát hiện thừa trong kiểm kê. Khi lập phiếu nhập kho người phụ trách bộ phận cung tiêu nguyên vật liệu ( thủ kho) ghi rõ số phiếu nhập và ngày nhập, tháng năm nhập phiếu, họ tên người nhập nguyên vật liệu, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành hai liên (đối với vật tư mua ngoài ) hoặc ba liên (đối với vật tư sản xuất, đặt giấy than viết một lần ) và phụ trách kí ( ghi rõ họ tên ) người nhập mang phiếu đến kho để nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập kí vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 ( nếu có ) người nhập giữ. * Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Nhằm xác định số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm nghiệm này áp dụng cho các loại nguyên vật liệu cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp: Nhập kho với số lượng lớn Các loại vật tư có tính chất lý, hóa phức tạp. Các loại vật tư quý hiếm. Những vật tư không kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình kiểm nhận để nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm Ý kiến của ban kiểm nghiệm : ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lương, nguyên nhân đối với vật tư, sản phẩm , hàng hóa không đúng số lượng , quy cách , phẩm chất và cách xử lý. Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản: Một bản giao cho phòng , ban cung tiêu. Một bản giao cho phòng, ban kế toán. Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng , quy cách , phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì phải lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán nguyên vật liệu để giải quyết. * Phiếu xuất kho ( mẫu số 02- VT) Nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất , tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiên định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho lập cho 1 hoặc nhiếu thứ nguyên vật liệu cùng 1 kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập ( tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị ) thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần ). Sau khi lập phiếu xong, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký ( ghi rõ họ tên ) giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho ( ghi rõ họ tên ). Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán . Liên 3 người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. * Thẻ kho. Thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất tồn kho từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thủ kho dùng cho một thứ nguyên vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Tại đội : kế toán đội lập thẻ theo dõi chi tiết và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng .Cuối tháng tính số tồn kho. Hầu hết nguyên vật liệu khi mua về được xuất thẳng vào công trình, nên số lượng tồn kho thường không nhiều, khi lượng nguyên vật liệu không dung hết mới đem nhập kho. Kho của từng đội thường đặt tại nơi thi công công trình ( thường gọi là nán trại cất trữ nguyên vật liệu ) Tại công ty: Phòng kế toán cũng ghi thẻ kho nhưng gọi chung là sổ kho ( ghi cho các đội ). Sổ kho của công ty, với chứng từ được tập hợp từ đội thì không ghi chi tiết, còn nguyên vật liệu được nhập xuât tại công ty thì ghi chi tiết. Theo định kì, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiêm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định. * Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu ( mẫu số 08 – VT) Xác định số lượng, chất lượng, và giá trị nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê ,làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu và ghi vào sổ kế toán. Ban kiểm kê gồm có trưởng ban và các ủy viên. Mỗi kho được kiểm kê lập một biên bản riêng. Nếu có chênh lệch thủ trưởng đơn vị ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này. Ban kiểm kê lập biên bản thành hai bản: - 1 bản giao cho phòng kế toán - 1 bản giao cho thủ kho. Sau khi lập biên bản trưởng ban kiểm kê và các ủy viên cùng ký vào biên bản ( ghi rõ họ tên ) c. Tài khoản sử dụng TK 152: nguyên vật liệu Tại đội theo dõi trên sổ TK nguyên vật liệu, theo từng loại vật liệu của từng công trình. Tại công ty TK 152 được theo dõi chi tiết theo kho của từng bộ phận quản lý: VD: 152 D3H: kho của đội 3 do đội 3 quản lý. 152 CTY: kho của công ty do phòng vật tư quản lý 152 VP: vật tư do bộ phận văn phòng quản lý… TK 152- Nguyên vật liệu có 5 TK cấp 2. Khác với các doanh nghiệp sản xuất, TK cấp 2 phân theo công dụng có NVL chính và phụ, với doanh nghiệp xây lắp tùy tính chất của từng công trình, từng hạng mục mà với công trình này NVL đó là chính nhưng với công trình khác NVL đó là phụ TK1521: Nguyên liệu, vật liệu TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1526: Thiết bị XDCB TK 1528: Vật liệu khác. Riêng đối với TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu bao gồm: phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, nhận của bên giao thầu, gia công, tự chế biến. Đối với TK 1526- thiết bị XDCB bao gồm: phản ánh cả giá trị thiết bị XDCB của bên giao thầu ( bên A ), hoặc bên A ủy nhiệm cho đơn vị nhận thầu ( bên B ) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị của công trình XDCB sau đó lắp đặt vào công trình. TK 336: phải trả nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình cấp, thanh toán: kinh phí, vật tư và các khoản khác giữa công ty với các đơn vị trực thuộc Kết cấu 336 tại công ty: ghi chi tiết cho từng đội, từng bộ phận Phát sinh nợ Phát sinh có Các khoản công ty đã thanh toán cho đội Bù trừ nợ phải trả nội bộ với phải thu nội bộ theo từng đối tượng Các khoản công ty phải trả đội phát sinh trong kỳ Dư b ên có Các khoản công ty còn nợ đội 2.1.6 Hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp a. Hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại đội Mỗi đội hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, và có thẻ kho và sổ chi tiết vật tư, vật liệu riêng theo dõi toàn bộ NVL mà đội quản lý. Cuối tháng gửi bản tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư vật liệu về phòng kế toán trên công ty và toàn bộ chứng từ đi kèm ( chứng từ nhập xuất, hóa đơn GTGT, giấy xin cấp vật tư, vật liệu…). Sơ đồ 03: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở đội CHỨNG TỪ NHẬP SỔ TK NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU THẺ KHO TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP XUẤT TỒN CHỨNG TỪ XUẤT Tại phòng kế toán công ty: trình tự hạch toán NVL theo sơ đồ sau: Sổ giá thành công trình, hàng mục công trình Sổ kho và sổ chi tiết vật tư + xe máy theo từng công trình Chứng từ gốc từ đội bao gồm các chứng từ gốc và các bảng kê xuất nhập tồn