Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí

đúng hơn giá trị thị trường của nguyên vật liệu khi có nhiều biến động về giá. Công thức tính giá nguyên vật liệu trong kho sau mỗi lần nhập như sau:Đơn giá nguyên vật liệu trong kho sau mỗi lần nhập = Giá trị nguyên vật liệu trong kho + Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Số lượng nguyên vật liệu trong kho Số lượng nguyên vật liệu nhập kho + Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = Đơn giá nguyên vật liệu trong kho x Số lượng nguyên vật liệu xuất kho Ví dụ tính giá nguyên vật liệu xuất kho của chỉ AST 60/3 như sau: Tồn kho đầu ký là 380000 cuộn giá trị 9.841.555 đồng. và có các nghiệp vụ nhập kho như sau: Ngày 24/1 nhập kho 45 cuộn giá trị 1.262.385đ. Ngày 29/01 nhập kho 17 cuộn giá trị 476.901đ Ngày 26/03 nhập kho 46 cuộn giá trị là 1.290.438đ Ngày 16/04 nhập kho 120 cuộn giá trị 3.366.360đ. Ngày 18/04 nhập kho 21 cuộn giá trị 589.113đ. Ngày 26/05 nhập kho 185 cuộn giá trị 5.189.805đ. Ngày 04/06 tiến hành xuất kho 41 cuộn cho sản xuất đơn hàng Đơn giá xuất kho là:9.841.555 + 1.262.385 + 476.901+ 1.290.438 + 3.666.360 + 589.113 + 5.189.805 Đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. = 380 + 45 + 17 + 46 + 120 + 21 + 185 = 27.047,00 đ Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 27.047 x 41 = 1.108.927 đ. 2.2 _ Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. 2.2.1_ Quy trình thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. Như phần nguồn gốc đã trình bày nguyên vật liệu của công ty có thể do công ty tự mua hoặc do khách hàng chuyển sang, trong loại nguyên vật liệu tự mua thì cũng có thể là nguyên vật liệu thu mua trong nước hoặc cũng có thể là nguyên vật liệu mua nhập khẩu từ nước ngoài. Tùy từng nguồn gốc của nguyên vật liệu mà quy trình thu mua có những điểm khác nhau và sử dụng chứng từ có thể khác nhau. Quy trình thu mua và nhập kho đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự tiến hành thu mua. Quy trình thu mua nguyên vật liệu loại này được bắt đầu ngay từ khi có đơn đặt hàng của khách hàng. Dựa vào bảng hướng dẫn sản phẩm, phòng đơn hàng tiến hành tìm nhà cung cấp cho phù hợp để chọn giá thích hợp, đồng thời phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử để có thể biết được định mức sản xuất bao gồm định mức vật tư và định mức nhân công trực tiếp. “Mẫu bảng định mức vật tư” được trình bày trong biểu 1. Từ giá nguyên vật liệu, đơn giá nhân công và định mức sản xuất này, phòng kế toán tiến hành tính giá đơn hàng và phòng kinh doanh soạn thảo hợp đồng, khi sản phẩm thử được chấp nhận và hợp đồng được ký kết thì lúc này phòng đơn hàng tiến hành soạn thảo yêu cầu mua nguyên vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và giám đốc tiến hành ký duyệt. “Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư” được trình bày trong biểu 2. Khi được sự ký duyệt của giám đốc, phòng đơn hàng tiến hành đặt mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp phù hợp trên cơ sở được tìm hiểu từ trước đó và phòng kinh doanh tiến hành thu mua nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu sẽ do nhà cung cấp chuyển sang tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp. Số lượng đặt mua, quy cách nguyên vật liệu đặt mua cũng như chất lượng nguyên vật liệu đặt mua được dựa trên bảng định mức nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật tiến hành lập ra. Nguyên vật liệu của công ty có thể được đặt mua từ nhà cung cấp trong nước hoặc nhà cung cấp nước ngoài. Đối với nguyên vật liệu được đặt mua từ trong nước: Các nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty thường là những nhà cung cấp thường xuyên. Khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty thì sẽ giao cho người phụ trách thu mua của công ty hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc hóa đơn này cũng được gửi về phòng kế toán của công ty, từ đó phòng kế toán dựa trên hóa đơn và phiếu nhập kho do người của kho lập khi hàng về nhập kho để tiến hành hạch toán nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu. “Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng” do nhà cung cấp giao cho công ty được trình bày trong biểu 3 trang 30 ví dụ nghiệp vụ mua chỉ của công ty TNHH Đầu Tư TM và XNK Kim Long. Biểu 1: Trích mẫu bảng định mức vật tư cho mã hàng của công ty. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ MÃ 2411( PO#:41023) / HOLLOWAY Mô tả sp: áo T – Shirt nam tay ngắn Số lượng:4026 chiếc Vải chính: 100% polyester 150g/m2 W=58/60” Ngày xuất:22/05/2009 1.bảng phối màu. Tên PO# Mã màu Tên màu Màu # G Vải chính dùng cho thân tay, bọc cổ, cổ nẹp và đáp cổ, màu cúc Màu #A dùng cho dây lé, can tay và can sườn Màu #B mex dựng cổ và nẹp thân trước Cỡ Tổng SH chỉ #G S M … 3XL 41023 050 Blk/Wht Black White Dk grey 0 96 … 0 2148 SP 900 051 Blk/Sca Black Scartlet Dk grey 0 144 … 42 936 SP 900 630 Sca/Wht Scarlet white white 48 144 … 0 942 SP40667 Tổng 48 384 42 4026 2. Định mức vật tư Tên vật tư ID code Đơn vị ĐM Ghi chú Vải chính # G Y 1,023 P100% Close-hose Mesh, W=58–60” Vải phối Y 0,187 P100% Close-hose Mesh, W=58–60” Chỉ chính #G mét 278,2 Mex nẹp Y 0,09 Phân biệt theo màu vải Cúc rubber 22L Chiếc 2,02 Đồng màu thân Mác chính ép nhiệt Chiếc 1,01 Mác chính có cỡ … … … …. Ghi chú: Định mức tiêu hao vải là 2% Định mức tiêu hao phụ liệu là 1% Số liệu ghi trên bản định mức đã bao gồm % tiêu hao. Người duyệt Ngày 09/04/09_ Người thực hiện Biểu 2: mẫu giấy đề nghị mua nguyên vật liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Hà nội, ngày 5 tháng 1 năm 2009 Phòng đơn hàng. Vật tư: chỉ tơ 40/2. QUY CÁCH MÀU MÃ HÀNG S.L CHỈ S.L TƠ CHỈ/ TƠ 5000m/c 5000m/c Navy SP44083(A1) 2411 144+103 DK Green SP44090(B1) 69 Grafite SP44089(B1) 92 DK Green SP44084(A1) 77 Royal SP40624 96 Scarlet SP40667 106 Maroon SP41662 84 Ltgold SP28560 81 Yêu cầu khác Người duyệt Báo cáo giám đốc Người đặt vật tư Biểu 3: mẫu hóa đơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 27 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: công ty TNHH Đầu Tư TM và XNK Kim Long. Địa chỉ: số 195, ngõ 2 Đ. Nguyễn Văn Cừ, tổ 12, P. Bồ Đề. Q Long Biên, Hà Nội. Mã số thuế: 0103027395 Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Minh Trí. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội. Hình thức thanh toán: CK MST: 0100737679 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Chỉ may 01 SP 40/2 Chỉ màu 5000m cones 3521 15.600 54.927.600 02 SP 40/2 đen trắng 5000m cones 6000 12.500 76.800.000 03 NW 100/2 Chỉ màu 17800m cones 131 52.400 6.865.400 04 NW 100/2 đen trắng 17800m cones 19 48.000 912.000 05 SP 50/2 Chỉ màu 5000m cones 44 13.800 607.200 Cộng tiền hàng 140.111.200 Thuế suất GTGT 10%, tiền thuế GTGT 14.011.120 Tổng cộng thanh toán 154.122.320 Số tiền viết bằng chữ: một trăm năm mươi mốt triệu, một trăm hai mươi hai nghìn ba trăm hai mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Đối với nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp nước ngoài. Do sản xuất theo đơn đặt hàng xuất khẩu của nước ngoài nên nhiều loại nguyên vật liệu công ty phải tiến hành mua nguyên vật liệu từ nước ngoài để có thể đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng. Quy trình tiến hành đặt mua nguyên vật liệu không khác so với thu mua nguyên vật liệu trong nước, thường thì công ty tiến hành mua theo giá CIF tức giá tại cảng( cảng giao dịch nhiều nhất của công ty là cảng Hải Phòng) do đó nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới cảng còn công ty chịu trách nhiệm vận chuyển từ cảng về kho. Khi đến cảng kế toán của công ty phải kê khai với hải quan lô hàng nhập khẩu vào “mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu”. Khi mua hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài thường thì nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn về trước khi hàng về, kế toán sẽ kẹp hóa đơn này lại và theo dõi khi hàng về thì tiến hành hạch toán. Tại công ty không theo dõi hàng mua đang đi đường trên TK 151. Như vậy chứng từ sử dụng trong quy trình thu mua nguyên vật liệu nhập khẩu ngoài hóa đơn của nhà cung cấp ở trên còn có mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu. Trích mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu được trình bày trong biểu 4 trang 32. Biểu 4: trích mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: HẢI QUAN VIỆT NAM TỜ KHAI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Bản lưu người khai Hải quan TỔNG CỤC HẢI QUAN Tờ khai số:4244/NK/KD/KV1 Cán bộ đăng ký Cục hải quan: Hải Phòng Ngày đăng ký: 14/04/2009 Chi cục hải quan: KV1 Số lượng phụ lục tờ khai: 0 A_PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ 1. Người nhập khẩu: C.TY TNHH MINH TRÍ KCN VĨNH TUY, HOÀNG MAI, HÀ NỘI MST: 0100737679. Giấy phép số: 049480, ngày 26/5/1995. 2. Người xuất khẩu: ALLENBERG COTTON CO 7255 GOODLETT FARMS PARKWAY Hóa đơn thương mại số: TE_04784, ngày 13/3/2009 Nước xuất khẩu: Mỹ. Điều kiện giao hàng: CIF – HP. Đồng tiền thanh toán: USD Tỷ giá:16940. Phương thức thanh toán: L/C. Số tt Tên hàng Quy cách, phẩm chất Mã số hàng hóa Xuất xứ Lượng Đơn vị tính Đơn giá nguyên tệ Trị giá nguyên tệ 1 Bông thiên nhiên đã qua sơ chế 5201000000 USA 198.871 KGS 1,13 224,724,23 Tổng cộng: 869 BDLES = 199.729 KGS = 10 x 40” 224.724,23 Số TT Thuế nhập khẩu Thuế GTGT( Hoặc TTĐB) Thu khác Trị giá tính thuế TS(%) Tiền thuế Trị giá tính thuế TS(%) Tiền thuế Tỷ lệ Số tiền 1 3.806.828.456 0% 3.806.828.456 5% 190.341.422 Tổng tiền thuế và thu khác: bằng số: 190.341.422. Bằng chữ: một trăm chín mươi triệu ba trăm bốn mốt nghìn bốn trăm hai hai đồng. Chứng từ kèm theo Ngày 07 tháng 04 năm 2009 Người khai báo Quy trình nhập kho đối với nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang: Khi ký hợp đồng gia công với khách hàng, trong hợp đồng phải nêu rõ những nguyên vật liệu nào do bên khách hàng chuyển sang, với số lượng là bao nhiêu và chất lượng ra sao và những loại nguyên vật liệu nào bên công ty phải mua. Đối với những nguyên vật liệu mà bên khách hàng chuyển sang, kế toán phải tiến hành lập bảng kê định mức với hải quan để khi nguyên vật liệu này về cập cảng, sẽ được hải quan kiểm tra theo mẫu bảng kê, do đó mà doanh nghiệp không bị áp thuế với những mặt hàng này. Mẫu “bản kê định mức và tỷ lệ hao hụt của mã hàng” được trình bày trong biểu 5 sau: Biểu 5: Mẫu bản định mức và tỷ lệ hao hụt của mã hàng: BẢN KÊ ĐỊNH MỨC VÀ TỶ LỆ HAO HỤT CỦA MÃ HÀNG Hợp đồng gia công số/ Bên thuê: 01MT – GOL/08/GOLDEN WHEAT TRADING CO.,LTD Ngày: 05.01.2008.,Thời hạn:05.01.2009 Phụ kiện Hợp đồng gia công số: 01( BS05) Bên nhận: Công ty TNHH Minh Trí., địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. Đơn vị hải quan là thủ tục: Chi cục hải quan Đầu từ - gia công Hà Nội Tên hàng: HST6110.20.2079., CAT 339; áo dệt kim nứ, dài tay. Số lượng: 10,000 chiếc. STT Tên nguyên vật liệu Mã đăng ký Đ.vị tính Định mức Tỷ lệ hao hụt Tổng lượng sử dụng SP Nguồn NL Ghi chú ĐM sử dụng ĐM tiêu hao 1 Vải dệt kim ( C100%) 1 M2 1.80 3% 18540.00 NK 2 Mác ( chính:1; treo:1) 4 Chiếc 2 3% 20600,00 NK … … … … … … … … Giới thiệu các thông số của sản phẩm liên quan đến việc xác định trên: Đv tính inch Dải cỡ S M L XL Số lượng 2500 2500 2500 2500 Dài áo 23 1/2 24 ¼ 25 25 ¾ … …. … … … Ngày 7 tháng 7 năm 2008 ngày 03 tháng 07 năm 2008 ngày 03 tháng 07 năm 2008 Công chức hải quan tiếp nhận định mức khách hàng xác nhận đại diện doanh nghiệp Khi nguyên vật liệu về tới công ty là nguyên vật liệu do công ty mua hay nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang, thì phòng kinh doanh tiến hành ban giao cho kho kiểm nghiệm số lượng chất lượng và mẫu mã. Nếu các loại nguyên vật liệu được nhập về đúng quy các và chất lượng đã đặt nguyên vật liệu được tiến hành nhập kho. Ở công ty hiện nay có hai kho là kho vải và kho vật tư, tại mỗi kho lại có nhiều người, mỗi người phụ trách theo dõi một số loại nguyên vật liệu khác nhau. Khi hàng về tới kho người của kho sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu về về số lượng và quy cách hàng về theo một bảng mẫu( bảng này do phòng đơn đặt hàng ban hành). Người kiểm tra sẽ tiến hành đối chiếu nguyên vật liệu về thực tế với bảng này về mẫu mã, quy cách, chất lượng theo bảng. Thực tế việc kiểm tra này kiểm tra về số lượng nhiều hơn, còn chất lượng chỉ khi có phát hiện rõ ràng về hỏng hóc thì người của kho sẽ yêu cầu nhân viên phòng đơn hàng xuống kiểm tra và cho hướng giải quyết, nếu vượt quá thẩm quyền nhân viên phòng đơn hàng, nhân viên này sẽ báo cho khách hàng và chờ khách hàng giải quyết, do đó chất lượng nguyên vật liệu đầu vào chưa được kiểm soát chặt. Nếu nguyên vật liệu về đã đủ và không có sự hỏng hóc thì kho tiến hành viết phiếu nhập kho theo số lượng thực tế, nếu số lượng thực tế về kho ít hơn số lượng đặt hàng thì kho ngoài lập ra phiếu nhập kho, sẽ tiến hành lập phiếu “theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu” để gửi lên phòng đơn hàng và phòng chuẩn bị sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân thiếu hụt, qua đó tìm cách mua hoặc yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm cho đủ. Mẫu phiếu theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu được trình bày trong biểu 6 sau: Biểu 6: mẫu phiếu theo dõi nhập xuất phụ liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ PHIẾU THEO DÕI NHẬP XUẤT PHỤ LIỆU ( MI/ ORDER REPORT) Tên khách hàng: PVH Invoice no: A9033022 Mã hàng: 8354 Ngày nhập/ xuất: TT Tên phụ liệu Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thự tế Chênh lệch 1 8354 vải 100P. Gblue Waffle Y W62 x 114 Gm2 149 89 – 60 Người làm phiếu Hoàng Thị Thủy Trong toàn bộ quá trình mua và nhập kho cũng như quá trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, phòng chuẩn bị sản xuất sẽ kết hợp cùng các phòng khác có liên quan để kiểm soát nguyên vật liệu mua về và nhập kho. Do đó, tại đây được tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan như bản sao của bản định mức cho mã hàng, giấy đề nghị mua vật tư, phiếu theo dõi nhập xuất vật tư do kho chuyển lên, tại phòng này có sử dụng phần mềm quản lý kho nên khi kho có nghiệp vụ nhập xuất, kho sẽ báo lên và người của phòng chuẩn bị sản xuất có thể biết được nghiệp vụ qua việc truy cập vào phần mềm tại của kho. Đặc biệt trong phần mềm quản lý kho, mỗi loại danh điểm nguyên vật liệu được gán cho một mã số. Mã số này do phòng chuẩn bị sản xuất đặt để tiện quản lý tại kho và tại phòng. Một mã cho một loại danh điểm nguyên vật liệu sẽ được mã số theo nguyên tắc: bao gồm mã nguyên vật liệu chính đó tiếp theo là mã khách hàng rồi tới mã hàng( hoặc Idcode) và mã màu cuối cùng mã cỡ nếu có, mỗi nhóm này tách nhau bằng một kí tự trống. Ví dụ: 101 FT Y881004D Blue mã này bao gồm mã nguyên vật liệu là 101, tên khách hàng viết tắt hai kí tự đầu là FT mã hàng là Y881004D và màu là blue. Do tham gia vào quá trình kiểm soát quá trình từ đặt mua tới khi hàng thực tế về nhập kho nên tại phòng chuẩn bị sản xuất có một mẫu phiếu “phiếu theo dõi nguyên phụ liệu” để tập hợp toàn bộ số liệu liên quan. Các chỉ tiêu chính trên phiếu “theo dõi nguyên phụ liệu” _ Loại nguyên vật liệu đặt( item). _ Mã số( ID Code). _ Màu sắc và kích cỡ các loại nguyên vật liệu cần đặt( color – size). _ Định mức( đã có %) được phòng kỹ thuật tính trước. _ Nhà cung cấp. _ Tổng lượng sản phẩm đặt theo đơn đặt hàng. _ Lượng nguyên vật liệu cần đặt. _ Ngày đặt hàng. _ Số hóa đơn. _ Số lượng về theo List _ Ngày về kho. 2.2.2_ Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Quy trình hạch toán chi tiết nhập kho nguyên vật liệu, được trình bày trong sơ đồ 7 trang 22 với sự kết hợp hạch toán tại kho và tại phòng kế toán. Tại kho: Khi nguyên vật liệu về nhập kho, người của kho phụ trách về loại nguyên vật liệu nhập vào sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, trên cơ sở số lượng thực nhập thì thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Tại kho hiện sử dụng phần mềm quản lý kho dành riêng cho may mặc, nên thủ kho tiến hành nhập vào phiếu nhập kho đã được lập trình sẵn trên máy. Khi nhập xong vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành in phiếu nhập kho thành 3 liên, một liên gửi lại phòng kinh doanh, một liên gửi lại phòng kế toán, liên còn lại được giữ lại để lưu. Trên phiếu nhập kho trong phần mềm quản lý kho sẽ có chỉ có chỉ tiêu về số lượng nguồn gốc của nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp hay do công ty tự mua. Khi phiếu nhập kho được nhập thì phần mềm này tự động hạch toán số lượng nên sổ kho. Tại phòng chuẩn bị sản xuất cũng dùng chung phần mềm với kho, khi có nghiệp vụ nhập thì kho sẽ báo lại cho phòng chuẩn bị sản xuất, để có thể theo dõi nghiệp vụ nhập trên phần mềm. Mẫu phiếu nhập nguyên vật liệu và sổ kho dùng tại kho được trình bày trong biểu 7 và biểu 8 với nghiệp vụ mua chỉ của công ty chỉ Phong Phú ngày 15/12/2008 Biểu 7: mẫu phiếu nhập kho dùng tại kho. Công ty TNHH Minh Trí. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU Số phiếu: NNPL-12-2008 -0314 Ngày lập: 15/12/2008 Đơn vị: kho phụ liệu Hà Nội Người lập: Lương Thị Hà Tình trạng: Khách hàng: PVH Đơn hàng: 3A2325 Kho nhập: PLHN Hình thức: Nhập mua hàng Người TH: Yến QA Nhà cung cấp: Cty chỉ Phong Phú PP Đóng gói: Ghi chú Số hiệu: Loại tiền: Tỷ giá Do khách hàng cung cấp: Mã NPL Tên NPL Màu sắc ĐVT SL Đơn giá 401 T5093 40/2 PNG Chỉ may tiger 40/2 5000M White Cuộn 154 0 401 G50570 35 PNG Chỉ may Grmtex 355000M white Cuộn 2 0 401 SP50562 60/3 TLO Chỉ may AST 60/3 5000M Acasia Cuộn 180 0 401 SP50563 60/2 TLO Chỉ may AST 60/2 5000M petunia Cuộn 6 0 401 SP50555 40/2 TLO Chỉ may AST 40/2 5000M Cardinal Cuộn 6 0 Tổng cộng 384 Người lập phiếu Người giao hàng Phụ trách kho Kế toán trưởng Giám đốc Từ phiếu nhập kho này thì mỗi loại nguyên vật liệu được nhập vào một sổ kho riêng, với ví dụ trên có mẫu sổ kho cho loại chỉ 60/3: Biểu 8: mẫu sổ kho của công ty:( loại chỉ AST 60/3) CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHO: PHỤ LIỆU HÀ NỘI SỔ KHO Ngày lập thẻ: ngày 15 tháng 12 năm 2008 Tờ số: 72 _ tên vật tư: Chỉ AST 60/3 5000M _ đơn vị tính: Cuộn. _ mã số: 401 SP50562 60/3 TLO STT Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ Cuộn 380,00 … … …. …. …. …. …. …. …. 35 PN314 15/12 Nhập chỉ Cuộn 180,00 1.025,00 … … … … … … … … …. 41 Tồn cuối kỳ Cuộn 1.597,00 Người lập sổ Phụ trách kho Kế toán trưởng Giám đốc Trên phòng kế toán: Do nguyên vật liệu của công ty có hai nguồn là nguyên vật liệu công ty tự mua và nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp thì đối với loại nguyên vật liệu khách hàng cung cấp, kế toán không tiến hành theo dõi về mặt giá trị, do đó kế toán không tiến hành hạch toán đối với loại nguyên vật liệu này mà chỉ hạch toán đối với nguyên vật liệu do công ty tự mua về. Đối với nguyên vật liệu do công ty tự thu mua thì chủ yếu do phòng quản lý đơn hàng phụ trách, kế toán sẽ theo dõi loại nguyên vật liệu này cùng trên phần mềm của kho chứ không hạch toán trên phần mềm kế toán. Đối với nguyên vật liệu do công ty mua về, khi nhận được phiếu nhập kho do kho chuyển lên, đồng thời phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc phòng quản lý đơn hàng sẽ tiến hành chuyển lại một bản hóa đơn mua nguyên vật liệu được phô tô cho phòng kế toán, để kế toán theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, đồng thời hạch toán nghiệp vụ mua hàng vào sổ. Kế toán sẽ tiến hành đối chiếu lại giữa hóa đơn cũng như phiếu nhập kho về nặt số lượng, nếu chính xác tiến hành nhập tiếp dữ liệu vào máy cả về số lượng và giá trị nguyên vật liệu mua vào. Do phần mềm kế toán dùng trên phòng kế toán có sự khác biệt do đó kế toán sẽ làm công việc nhập số liệu trên phiếu nhập kho do kho chuyển lên vào mẫu phiếu nhập kho được lập sẵn trong phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, phần mềm sẽ tự động thực hiện phần còn lại là lên sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết, rồi tổng hợp lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn, đồng thời lên sổ chi tiết là vào số liệu trên sổ nhật ký chung và sổ cái. . Do công ty thực hiện mua hàng theo hình thức thanh toán trả chậm, do đó ngoài sổ chi tiết nguyên vật liệu, thì số liệu sẽ được cập nhật lên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cũng với ví dụ là nghiệp cụ nhập chỉ ngày 15/12/2008 để hạc toán chi tiết nghiệp cụ này kế toán tiến hành nhập số liệu lên phiếu nhập kho để phần mềm lên số liệu sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ chi tiết thanh toán với người bán. Do có sự khác nhau phần mềm kho và phần mềm kế toán nên mẫu phiếu nhập trên phòng kế toán sẽ có sự khác biệt với mẫu phiếu nhập tại kho. Biểu 9: mẫu phiếu nhập kho của công ty sử dụng trên phòng kế toán. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ Địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2008 TK Nợ: 152 Số: 314 TK Có: 331 _ Họ tên người giao hàng: CHỊ YẾN – P.Kinh doanh xuất nhập khẩu _ Theo hóa đơn số: 015927 ngày 13 /12 / 2008 của CÔNG TY CHỈ PHONG PHÚ _ Nhập tại kho: phụ liệu Hà Nội. STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 CHỈ 5000 CHỈ TIGER 40/2 5000M CUỘN 154,00 ─ 2.133.400 2 GRMTEX 35 CHỈ GRMTEX35 5000M CUỘN 2,00 39.462 78.924 3 AST 60/3 CHỈ AST 60/3 5000M C CUỘN 180,00 28.579 5.144.220 4 AST 60/2 CHỈ AST 60/2 5000M C CUỘN 6,00 20.165 120.990 5 AST 40/2 CHỈ AST 40/2 5000M C CUỘN 6,00 22.341 130.046 Tổng số 7.607.580 Thuế GTGT 10% 760.758 Tổng số tiền sau thuế 8.368.338 Bằng chữ: tám triệu, ba trăm sáu mươi tám nghìn, sáu trăm ba năm đồng chẵn. Người cung tiêu Người nhận hàng Quản lý kho Thủ trưởng ĐV Ta thấy trong phiếu nhập trên đơn giá trên cột đơn giá có những chỗ để (─ ) vì khi đối với những danh điểm bao gồm nhiều loại thì bên cạnh phiếu nhập kho sẽ được đính kèm bảng kê của bên khách hàng.ví dụ bảng kê đính kèm PNK trên Bảng kê đính kèm hóa đơn số 015927: STT Tên hàng Chỉ màu Mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 TIGER 40/2 Chỉ màu 5000M 58,00 15.600 904600 2 TIGER 40/2 Trắng đen 5000M 96,00 12.800 1.228.800 3 GRMTEX 35 Trắng đen 5000M 2,00 39.462 78.924 4 AST 60/3 Chỉ màu 5000M 180,00 28.579 5.144.220 5 AST 60/2 Chỉ màu 5000M 6,00 20.165 120.990 6 AST 40/2 Chỉ màu 5000M 6,00 22.341 130.046 Từ phiếu nhập kho trên mỗi loại phụ liệu sẽ được viết lên từng thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Mã tài khoản: 152, Nguyên liệu, vật liệu Mã VTHH:AST 60/3, Tên VTHH: CHỈ AST 60/3 COLOR, ĐVT: CUỘN Năm 2008 đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Giá LCTG Số Ngày Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Tồn đầu kỳ 380,00 9.841.555 … … … …. …. … … … … … … … PNV1 314 15/12 Nhập kho 331 180,00 5.144.220 1.025,00 28.960.067 28.579 … … … … … … … … … … … … Tồn cuối kỳ 3.021,00 117.642.458 Tổng cộng 3.827 148.915.674 898,00 34.836.928 Ngày ….. tháng ... năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 10: trích mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu của công ty( loại chỉ AST 60/3) Biểu 11:trích mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán của công ty. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: công ty chỉ Phong Phú. Năm 2008 Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Thời hạn thanh toán Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ … … … … … … … … … … 15/12 015927 13/12 Mua nguyên vật liệu 152 60 ngày 7.607.580 Thuế GTGT đầu vào 133 760.758 … … … … … … … … … Số dư cuối kỳ … Ngày ……. tháng …… năm Người ghi sổ kế toán trưởng Cuối kỳ số liệu nhập, xuất nguyên phụ liệu trong kỳ sẽ được tổng hợp lại trên sổ tổng hợp nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu để tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 152 trong quy trình hạch toán tổng hợp. Quy trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua và nhập kho nguyên vật liệu: Song song với quy trình hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo quy trình: từ phiếu nhập và hóa đơn kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung rồi lên sổ cái TK 152 và 331. ví dụ về quy trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua về nhập kho nguyên vật liệu được trình bày kết hợp với phần xuất nguyên vật liệu. Với nghiệp vụ trên quy trình hạch toán tổng hợp thực hiện như sau: Biểu 12: trích sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ HÀNG HÓA Năm 2008 Đơn vị tính: đồng Số TT Tên hàng hóa Đơn vị tính Tồn dầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Đơn giá xuất SL GT SL GT SL GT SL GT 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Chỉ AST 20/2 2000M Cuộn 80 1.237.920 90 1.423.170 - 0 170 2.661.090 15.653 2 Chỉ AST 60/3 5000M C Cuộn 380 9.841.555 3.041 85.811.587 1.824 50.350.087 1.597 45.303.555 28.368 … … … … … … … … … … … …. 75 Chỉ GRMTEX35 5000M Cuộn 92 3.563.712 3.827 148.915.674 898 34.836.928 3.021 117.642.458 38.942 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 6.187.370.676 8.965.334.087 7.682.662.661 7.470.042.102 Ngày…. Tháng….. năm…. Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 13: trích mẫu sổ nhật ký chung của doanh nghiệp CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHU CÔNG NGHIỆP VĨNH TUY, HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trước chuyể