Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội

ƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM CHI NHÁNH HÀ NỘI 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội * Tên, địa chỉ Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội - Tên : Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội có trụ sở đặt tại Kho Phú Lãm, phường Phú Lãm,Quận Hà Đông. - Ngày thành lập : 19/11/2009 - Tổng trị giá vốn đầu tư : 400 tỷ - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Mã số thuế : 0309541893-002 - email : tuelam@gmail.com - Điện thoại : 043 823 5599 - Số Tài khoản : 007 1005414183 tại Ngân hàng Vietcombank TP.HCM Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội được thành lập ngày 19/11/2009 với tổng trị giá đầu tư gần 450 tỷ đồng với các trang thiết bị hiện đại bậc nhất thế giới theo dây chuyền công nghệ của Italy, có trình độ tự động hoá cao, nhà xưởng và các thiết bị là thế hệ mới nhất với lò nung đáy di động, với quy trình tôi bề mặt và block cán tinh tốc độ 78,8 m/s có khả năng sản xuất ra các loại thép tuyệt hảo, công suất 200.000 tấn/năm. Chi nhánh là một đơn vị mới được thành lập nên gặp không ít khó khăn, tuy nhiên Chi nhánh đã nhanh chóng ổn định tổ chức, sắp xếp lao động, chuẩn bị lực lượng cho sản xuất. Chi nhánh đã chú trọng nâng cao chất lượng đội ngũ CNV để lao động tiếp cận được với thiết bị công nghệ hiện đại, Chi nhánh đã mở 5 lớp đào tạo về công nghệ cán, thiết bị cơ điện tự động hoá, tổ chức thực tập ở trong nước cho hơn 60 công nhân và đào tạo ở nước ngoài cho 20 cán bộ và công nhân kỹ thuật. Công ty đã ban hành các quy định, quy chế nhằm đề cao kỷ cương, kỷ luật lao động, quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất giúp cho quá trình sản xuất đã và đang đi vào nề nếp góp phần quan trọng vào việc hạ giá thành sản phẩm, từng bước nâng cao hiệu quả kinh tế, cải thiện đời sống CNV. Dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty và ban lãnh đạo Chi nhánh, cùng với sự đoàn kết cần cù sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên, Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội đã từng bước vượt qua khó khăn đồng thời phát huy được những khả năng tiềm tàng của một đơn vị thành viên thuộc công ty TNHH Tuệ Lâm, từ đó Chi nhánh ngày càng phát triển và từng bước đứng vững trên thị trường. Qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chạy thử Chi nhánh bắt đầu sản xuất từ tháng 02 năm 2010. * Quy mô hiện tại của Công ty Chi nhánh có tổng diện tích là: 67.539m2, trong đó nhà xưởng chính có diện tích là 15.250m2 với chiều dài 305m, chiều rộng 50m được chia thành 2 gian nhà xưởng. Chi nhánh có kho nguyên liệu diện tích 3.844m2 với sức chứa 10.000 tấn phôi liệu. Thiết bị điện phục vụ công nghệ có hơn 400 động cơ lớn nhỏ (động cơ nhỏ nhất có công suất 0,24 Kw, lớn nhất là 1.650 Kw). Chi nhánh có 05 cầu trục và 01 cổng trục dùng để vận chuyển. Công suất thiết kế: 200.000 tấn thép cán/năm. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội. Khi phôi nhập về sẽ được kiểm tra và phân loại căn cứ vào độ cứng và một số tiêu chuẩn kỹ thuật, sau đó được đưa vào lò nung để nung phôi. Phôi dịch chuyển trong lò tới vùng đều nhiệt, khi đủ nhiệt độ yêu cầu, hệ thống Kick off chuyển phôi lên bàn con lăn đưa phôi ra khỏi lò để cán. Sau khi cán thô, phôi sẽ được cắt đầu đuôi lần 1 để loại bỏ những khuyết tật ở phần đầu và đuôi phôi, rồi phôi sẽ được đưa vào giá cán trung/tinh, tuỳ vào từng sản phẩm mà số lần cán và kích thước lỗ bánh cán khác nhau. Thép cán trước khi vào block được cắt đầu đuôi tại máy cắt số 2 nhằm loại bỏ các khuyết tật ở phần đầu và đuôi, mục đích là tạo sự ổn định trong quá trình cán trong block. Cán block gồm 10 giá đặt nghiêng 450 so với mặt phảng ngang, 5 giá cán đầu kích thước bánh cán là ? 212 x 72mm, 5 giá tiếp theo kích thước bánh cán là ? 212 x 60 mm. Tuỳ theo từng loại sản phẩm cán mà số lần cán trong block và kíck thước lỗ bánh cán khác nhau. Sản phẩm đi ra khỏi Block dẫn tới hệ thống Quenching đối với thép thanh và dẫn tới hệ thống làm nguội đối với thép dây cuộn. - Đối với thép thanh: Cán thép thanh được chuyển tới hệ thống xử lý nhiệt (Quenching), rồi cắt phân đoạn với chiều dài phù hợp với chiều dài sàn nguội và bội số của đoạn thép thương phẩm. Sau đó, thép thanh sẽ được đưa lên sàn nguội để làm nguội tự nhiên, rồi cắt đoạn theo chương trình tự động được cài đặt (hoặc điều khiển bằng tay khi cần thiết). Sản phẩm được kiểm tra và phân loại, các thanh thép hợp cách được chuyển lên sàn thu thép thanh để đếm, đóng bó rồi nhập kho, còn các thanh không phù hợp được xếp riêng. - Đối với thép cuộn: Thép cán sau khi ra khỏi block sẽ được đưa đến hệ thống làm nguội, sau đó được dẫn vào rôto của máy tạo vòng để tạo vòng rồi được dải đều trên sàn dải lăn để làm nguội. Cuối sàn lăn dải có hố thu cuộn, các cuộn thép sẽ tập trung và được chuyển tới máy buộc cuộn, sau đó bộ phận KCS kiểm tra các thông số của sản phẩm để phân loại, nhũng sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được cân và nhập kho, còn những sản phẩm không đủ tiêu chuẩn sẽ được xếp riêng. Quy trình công nghệ sản xuất thép cán được khái quát qua sơ đồ Phôi Kiểm tra Nạp phôi Xử lý Hồi lò Nạp phôi Ra lò Cán thô Cắt đầu, Đuôi L1 Cán trung/tinh Cắt đầu, Đuôi L2 Cán Block Làm nguội dây Máy tạo vòng Sàn lăn dải Thu cuộn Buộc cuộn Cân, nhập kho Quenching Kiểm tra Cắt phân đoạn Sàn nguội Cắt sản phẩm Kiểm tra Đếm, đóng bó Cân, nhập kho Phân loại, xếp riêng *Sơ đồ: Quy trình công nghệ sản xuất thép của Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội Lưu trình các bước sản xuất chính của Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ sau Nguyên liệu ( phôi ) Nung phôi Cán Sản phẩm Kiểm tra Nhập kho Tiêu thụ Xử lý 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, tổ chức quản lý của Chi nhánh theo cơ cấu chức năng trực tuyến, phân bổ theo 2 cấp. Mô hình này khắc phục được nhược điểm thông tin và các quy định trực tiếp từ trung tâm cao cấp đến các bộ phận bị sai lệch, phát huy được độ phân giải quyền lực cho các bộ phận chức năng, tạo điều kiện cho các bộ phận phát huy tốt chuyên môn. Căn cứ vào quy trình công nghệ, quy mô sản xuất và năng lực quản lý của lãnh đạo, Chi nhánh xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý như sau: Sơ đồ : Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc thiÕt bÞ Phã gi¸m ®èc kü thuËt s¶n xuÊt Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh Phßng KÕ ho¹ch kinh doanh Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh Phßng C¬ ®iÖn Phßng Kü thuËt c«ng nghÖ Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn Ph©n x­ëng C¸n thÐp * Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý Giám đốc Chi nhánh: Điều hành sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, đảm bảo có hiệu quả theo quy định phân cấp của Công ty. Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất: Điều hành những công việc được giám đốc phân công về kỹ thuật, công nghệ, sản xuất và đảm bảo công tác an toàn, bảo hộ lao động. Phó giám đốc thiết bị - Đại diện lãnh đạo Chi nhánh, phụ trách hệ thống chất lượng. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Chi nhánh về việc tổ chức, xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Chi nhánh phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO9001-2000. - Điều hành công việc được Chi nhánh phân công về quản lý, sửa chữa thiết bị. Phòng Tổ chức hành chính: Phòng Tổ chức hành chính là phòng chức năng thuộc hệ thống quản lý điều hành của Chi nhánh Hà Nội, có chức năng biên định mức lao động, các quy chế trả lương, xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân viên và công tác quản lý hành chính. Phòng Kế hoạch kinh doanh: Phòng Kế hoạch kinh doanh là phòng chức năng thuộc hệ thống quản lý điều hành của Chi nhánh, có chức năng tổ chức đôn đốc các bộ phận chức năng và các phân xưởng thực hiện kế hoạch sản xuất, tiêu thụ hàng hoá và các công tác khác. - Cung ứng, quản lý vật tư trong toàn Chi nhánh, quản lý toan bộ hệ thống kho bãi, vận chuyển vật tư đến các vị trí cần thiết. - Tổ chức công tác bán hàng, mua nguyên nhiên vật liệu, vật tư, thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Phòng Kỹ thuật công nghệ: Phòng Kỹ thuật công nghệ là phòng chức năng thuộc hệ thống quản lý điều hành của Chi nhánh Hà Nội, là đơn vị tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về các hoạt động sau: - Công tác kỹ thuật sản xuất - Công tác chất lượng sản phẩm - Công tác sáng kiến tiết kiệm - Công tác ISO9001-2000. - Công tác an toàn và bảo hộ lao động Phòng Cơ điện: Phòng Cơ điện là phòng chức năng thuộc hệ thống quản lý điều hành của Chi nhánh Hà Nội, là đơn vị tham mưu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt sau: - Công tác quản lý thiết bị, cơ điện năng lượng. - Công tác đầu tư xây dựng cơ bản. Phòng Kế toán - tài chính: Phòng Kế toán - tài chính là phòng chức năng thuộc hệ thống quản lý điều hành của Chi nhánh Hà Nội có chức năng hạch toán kế toán, quản lý tài sản của Chi nhánh, đảm bảo tài chính và vốn cho sản xuất kinh doanh. Thực hiện chức năng giám sát và chịu trách nhiệm về công tác tài chính trước Giám đốc Chi nhánh và cơ quan quản lý cấp trên. Phân xưởng Cán thép: Phân xưởng Cán thép là phân xưởng sản xuất chính của Chi nhánh, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác sản xuất thép cán theo kế hoạch tác nghiệp của Chi nhánh cùng các cơ quan chuyên môn thực hiện việc sử dụng thanh kết toán các vật tư, nguyên nhiên vật liệu trong kỳ kế hoạch. Phân xưởng Cơ điện: Là phân xưởng thực hiện công tác vận hành thiết bị, sửa chữa thiết bị và gia công chi tiết phục vụ sản xuất. 2.1.4 . Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Là một Công ty có quy mô sản xuất không nhỏvà hiện đại, để phù hợp với công tác kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán theo kiểu tập trung.Đứng đầu là kế toán trưởng dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty, và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội Tr­ëng phßng KÕ to¸n KÕ to¸n tæng hîp & thèng kª KÕ to¸n vËt t­ KÕ to¸n tiªu thô, gi¸ thµnh, thuÕ KÕ to¸n tiÒn l­¬ng BHXH KÕ to¸n thanh to¸n Thñ quü * Chức năng, nhiệm vụ của kế toán viên Trưởng phòng: Là quản lý điều hành thuộc hệ thống quản lý nhân viên của Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm. Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế toán tài chính thống kê ở Chi nhánh, bao gồm: - Tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện công tác kế toán, công tác tài vụ, tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý của Giám đốc Chi nhánh và của Công ty. - Lập và nộp đầy đủ các báo cáo kế toán định kỳ và báo cáo kế toán nội bộ. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, trang bị các phương tiện kỹ thuật cho phòng kế toán. - Kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của Chi nhánh, kiểm tra việc bảo quản, quản lý tài sản, thực hiện và kiểm kê đánh giá tài sản. Xử lý kịp thời theo chế độ, quy định về quản lý tài chính. Kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán chi phí. - Tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh để đánh giá kiểm tra các biện pháp quản lý, các quyết định kinh tế đang thực hiện và tham gia ý kiến đề xuất các biện pháp, các quyết định kinh tế hữu hiệu hơn. Kế toán tổng hợp, thống kê: Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc hệ thống quản lý Nhân viên Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm. Thực hiện được nhiều phần hành kế toán và tổ chức được công tác kế toán do mình phụ trách, chủ động soạn thảo hướng dẫn nghiệp vụ, giúp cho trưởng phòng Kế toán tổ chức công tác kế toán của Chi nhánh. Giúp Kế toán trưởng thống kê toàn bộ khối lượng sản phẩm và các công việc đã hoàn thành. Giúp cho công tác kế toán đảm bảo thuận lợi, chính xác, tổng hợp, phân tích, đánh giá việc thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán thuộc bộ phận hay các phần hành kế toán mà mình phụ trách, bao gồm: - Kế toán tổng hợp - Kế toán TSCĐ - Tổng hợp công nợ trong và ngoài Công ty - Theo dõi TK142, 242 - Quyết toán công trình thầu ngoài, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên. Kế toán vật tư: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ thuộc hệ thống quản lý nhân viên của Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm. Giúp trưởng phòng theo dõi quản lí xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Thường xuyên đối chiếu với thống kê cấp phát vật tư và thủ kho để khắc phục những sai sót, nhầm lẫn, đảm bảo chính xác về số liệu. Kế toán giá thành, tiêu thụ, thuế: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ thuộc hệ thống quản lý nhân viên của Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm. Giúp trưởng phòng về công tác hạch toán giá thành, tiêu thụ sản phẩm và nộp thuế. Theo dõi, quản lý xuất nhập kho thành phẩm, tập hợp số liệu hạch toán quá trình tiêu thụ, xác định kết quả lỗ (lãi). Thực hiện công tác hạch toán giá thành, phân tích, đánh giá nguyên nhân tăng giảm giá thành hàng tháng, quý, năm đối với tất cả các sản phẩm sản xuất tại Chi nhánh. Kế toán thanh toán: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ thuộc hệ thống quản lý nhân viên của Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm. Giúp trưởng phòng theo dõi chi tiết cho từng đối tượng công nợ phải thu, phải trả và các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, TGNH hạch toán đúng nguyên tắc. Kế toán tiền lương & BHXH: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ thuộc hệ thống quản lý nhân viên của Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm. Giúp trưởng phòng theo dõi tiền lương và BHXH. Thực hiện phân phối tiền lương, duyệt và thanh toán tiền BHXH cho công nhân viên Chi nhánh. Thủ quỹ: Là nhân viên chuyên môn nghiệp vụ thuộc hệ thống quản lý nhân viên của Chi nhánh Hà Nội – Công ty TNHH Tuệ Lâm.Có nhiệm vụ kiểm tra thủ tục chứng từ, chữ ký, con dấu hợp lý, hợp pháp. Làm thủ tục thu, chi cho người nộp tiền, người lĩnh tại Chi nhánh hoặc nơi người trả, người nhận. 2.1.4.2. Hình thức kế toán áp dụng + Hình thức sổ kế toán tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội Do đặc điểm của Công ty TNHH Tuệ Lâm là một đơn vị trực thuộc Công ty TNHH Tuệ Lâm nên hình thức sổ kế toán của Chi nhánh áp dụng là hình thức Nhật ký chung thống nhất theo Công ty. Hình thức này đơn giản, dễ theo dõi và nhất là đảm bảo hiệu quả công việc.ệc. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX+ Ứng dụng hình thức kế toán máy tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội Hiện tại Chi nhánh đang sử dụng phần mềm Bravo Accouting 4.1 được viết theo QĐ số 15 QĐ/BTC/2006 ban hành ngày 20/3/2006 để hỗ trợ cho công tác kế toán. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVO SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Ghi chú :Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm: Đối chiếu, kiểm tra: + phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là ghi nhận theo giá gốc và tính giá vốn thực tế theo phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh Hà Nội tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ 2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi trong quá trình sản xuất kinh doanh,các doanh nghiệp phải năng động,nhạy bén và phải đi tìm hiểu sâu về nhu cầu của thị trường và thị hiếu của người tiêu dung để lập kế hoạch sản xuất hợp lý cho ra sản phẩm mà thị trường có thể chấp nhận được. Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội đã bắt kịp được xu thế và nhu cầu đó nên đã tập trung đi vào sản xuất, mở rộng quy mô và cho ra các sản phẩm đa dạng phong phú cả về chất lượng và mẫu mã. Để phục vụ cho quá trình sản xuất và sửa chữa các sản phẩm phục vụ cho ngành thép nói riêng và cho ngành công nghiệp khác nói chung, Chi nhánh đã sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu khác nhau. Chính vì vậy để đảm bảo trong quá trình sản xuất và quản lý nguyên vật liệu phải tiến hành phân bổ và phân loại các loại nguyên vật liệu mà đặc biệt là các nguyên vật liệu chính. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu Công ty TNHH Tuệ Lâm chi nhánh Hà Nội có số lượng nguyên vật liệu đa dạng phong phú phục vụ cho quá trình sản xuất, Chi nhánh đã tiến hành phân loại vật liệu theo chức năng đối với quá trình sản xuất như sau: - Vật liệu chính TK1521:các loại phôi thép… - Vật liệu phụ TK1522: : Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm gồm:dầu mỡ bôi trơn, dầu thủy lực… - Nhiên liệu TK1523: Được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất thép như dầu FO. - Phụ tùng thay thế TK1524: Là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc mà Chi nhánh sử dụng cho việc sản xuất như : Vòng bi, dao cắt,trục cán… - Phế liệu thu hồi TK1526: Phản ánh giá trị vật liệu thu hồi sau khi sản xuất thép như thép phế,vẩy cán… 2.2.3. Đánh giá thực tế nguyên vật liệu Chi nhánh chủ yếu chế tạo ra các sản phẩm theo nhu cầu của thị trường, nguyên vật liệu ở Chi nhánh chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Công tác kế toán vật tư được thực hiện ở phòng kế toán. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng các sản phẩm chủ yếu phục vụ cho ngành thép, Chi nhánh tiến hành sản xuất và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban và phân xưởng trực tiếp sản xuất. Dựa vào đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, các nhà quản lý đưa ra các phương pháp kế toán và hình thức tổ chức kế toán phù hợp với tình hình thực tế của Chi nhánh. 2.2.3.1. Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Khi tổ chức kế toán vật tư do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khi nhập kho Chi nhánh sử dụng giá thực tế - Giá thực tế vật liệu mua ngoài = giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua vật lệu, CCDC phát sinh nếu có. Theo hoá đơn ngày 05/05/2011 mua dầu FO với số lượng 100.320 tấn, trị giá 866.930.854 đồng, thuế GTGT 10%. Giá trị nhập kho của số dầu FO là 866.930.854 đồng - Đối với nguyên vật liệu do Chi nhánh mua của các đơn vị nội bộ cùng công ty, giá trị nhập kho là giá trị ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + chi phí phát sinh nếu có Theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ngày 04/05/2011. Mua phôi đúc với số lượng 925,000 tấn trị giá 8.903.933.625 đồng. Giá trị nhập kho của phôi thép là 8.903.933.625 đồng - Đối với NVL thừa nhập lại kho,giá trị nhập kho được tính: Đơn giá xuất x Số lượng NVL nhập lại kho 2.2.3.2. Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Tại Công ty TNHH Tuệ Lâm sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL thực tế xuất kho: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho × Đơn giá thực tế bình quân Theo số liệu trong báo cáo tình hình nhập,xuất,tồn kho vật tư chủ yếu ta có: Tồn đầu kỳ củadầu FO: Giá trị tồn: 1.393.284.144đồng .Số lượng 179.547 kg.Nhập trong kỳ của dầu FO: Giá trị nhập: 7.278.647.058 đồng. Số lượng 938.630 kg Vậy đơn giá xuất kho của một kg dầu FO là: 7.755,42 (Đồng/kg) = 1.393.284.144 +7.278.647.058 179.547 +938.630 Giá trị xuất kho của 935.562 kg dầu FO trong tháng 05 năm 2011 là: 7.755,42 x 935.562 = 7.255.676.246 (đồng) 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.4.1 Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm chuyển nội bộ (Mẫu 03-PXK-3LL) - Biên bản nghiệm thu - Biên bản hội nghị xét chào giá cạnh tranh - Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01-GTKT-3LL) - Thẻ kho - Sổ chi tiết công nợ - Sổ cái TK 152 - Sổ tổng hợp tài khoản - Bảng xuất,nhập,tồn. - Sổ nhật ký chung 2.2.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng Nguyên vật liệu có rất nhiều loại và liên quan đến nhiều hoạt động trong quá trình sản xuất,kế toán vật liệu sử dụng các tài khoản ở phần hành khác nhau: - TK1521:nguyên vật liệu chính - TK 1522:nguyên vật liệu phụ - TK 1523:nhiên liệu - TK 1524:phụ tùng thay thế - TK 1526:phế liệu thu hồi - TK 3368:phải trả các đơn vị nội bộ - TK 331:phải trả cho người bán - TK 242:chi phí trả trước dài hạn - TK1422:chi phí trả trước ngắn hạn - TK 621:chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 627:chi phí sản xuất chung - TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp - Ngoài ra còn có các TK111,TK 112,TK 133,… 2.2.4.3. Phương pháp hạch toán chi tiết Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng hợp số nhập xuất và tính ra số tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư. Định kỳ thủ kho phải gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư để ghi chép tình hình dạng nhập xuất tồn kho theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Đó là: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư từ thủ kho về phòng kế toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất khi đã kiểm tra để ghi vào thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán chi tiết cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu công cụ dụng cụ. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu (theo phương pháp thẻ song song) Bảng tổng hợp Phiếu nhập kho nhập-xuất-tồn Thẻ vật tư (sổ) chi Thẻ kho tiết vật tư Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu * Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu - Lập kế hoạch vật liệu: Căn cứ vào tình hình sử dụng các loại nguyên vật liệu trong những kỳ sản xuất trước. Phòng KHKD báo cáo giám đốc để chuẩn bị các kế hoạch mua vật liệu nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ (tháng, quý, năm) và định mức kinh tế kỹ thuật: Phòng KHKD lập kế hoạch vật tư nguyên, nhiên liệu chính ( BM 740-01); Phòng kỹ thuật công nghệ lập kế hoạch vật tư trục cán, bánh cán, phụ tùng bị kiện công nghệ (BM470-02); Phòng cơ diện lập kế hoạch vật tư - phụ tùng thiết bị cơ điện (BM630-04), sau đó trình giám đốc Chi nhánh phê duyệt và chuyển cho phòng KHKD tổng hợp kế hoạch vật tư (BM740-03). - Lựa chọn nhà cung cấp: + Đối với yêu cầu vật liệu với khối lượng giá trị thấp, trưởng phòng KHKD căn cứ vào báo giá và khả năng của nhà cung cấp để xem xét và quyết định lựa chọn nhà cung cấp trình giám đốc Chi nhánh phê duyệt trực tiếp. + Đối với yêu cầu vật liệu với khối lượng lớn cần đảm bảo khả năng cung cấp đáp ứng theo đúng yêu cầu và giá cả phù hợp nhất, trưởng phòng KHKD căn cứ vào yêu cầu để thông báo tới các đơn vị có năng lực cung cấp tham gia chào giá cạnh tranh (chào hàng, báo giá), Phòng KHKD báo cáo giám đốc, hội đồng xác định vật tư thiết bị kỹ thuật và tổ chức họp xét chào giá cạnh tranh lựa chọn nhà cung cấp, kết quả ghi vào biên bản họp xét lựa chọn nhà cung cấp. Biểu 01 CÔNG TY TNHH HOÀNG TÙNG DƯƠNG Địa chỉ: Số 20 - Tổ 27 - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Điện thoại: (04).8821294 Fax: (04).8821294 Mã số thuế: 01 02568507 Tài khoản số: 10201000059896-7 Ngân hàng Công thương Việt Nam CN Đông Anh - Hà Nội. Ngày 19 tháng 05 năm 2011 BÁO GIÁ Kính gửi:CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM CHI NHÁNH HÀ NỘI Công ty TNHH Hoàng Tùng Dương xin gửi tới Quý Công ty lời chào chân trọng nhất Được biết quý chi nhánh có nhu cầu mua phụ kiện phụ tùng phục vụ cho sản xuất. Công ty chúng tôi xin gửi tới quý Công ty bản chào hàng các danh mục hàng hóa vật tư dùng cho sản xuất như sau: TT Tên quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (VNĐ) Vòng bi SKF 1 Vòng bi 6215-2Z Vòng 11 765.050 8.415.550 2 Vòng bi 33206/Q Vòng 60 489.840 29.390.400 3 Vòng bi 6308-2Z Vòng 06 333.710 2.002.260 4 Vòng bi 6000-2Z Vòng 150 49.500 7.425.000 Tổng cộng 47.233.210 Bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu hai trăm ba mươi ba nghìn hai trăm mười nghìn đồng. - Giá này chưa bao gồm thuế GTGT 10% -Hàng mới 100%,được sản xuất và bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất và Quốc tế. - Hàng bảo đảm chính hãng. - Thời gian giao hàng: Có ngay. - Địa điểm giao hàng: Tại kho của quý Chi nhánh công ty – Hà Nội - Điều kiện thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Hiệu lực của bản chào hàng: Trong vòng 20 ngày. Chúng tôi mong sớm nhận được ý kiến xác nhận đặt hàng của quý Công ty. Xin chân trọng cảm ơn! ĐẠI DIỆN CÔNG TY Biểu 02 CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM CHI NHÁNH HÀ NỘI CỘNG HÒA Xà HỘI