Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản Lao động xã hội

p Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 33313 Thế GTGT được giảm, hàng bán bị trả lại 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 33332 Thuế nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác 33391 Các khoản phụ thu 33392 Các khoản phí, lệ phí 33393 Các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 3351 Phần lãi vay phải trả 3352 Chi phí phải trả khác 3353 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 413 Chênh lệch tỷ giá 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lãi chưa phân phối 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 441 Nguồn vốn đầu tư 451 Quỹ quản lý của cấp trên 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hoá 5112 Doanh thu bán thành phẩm 51121 Doanh thu sách LĐXH 51122 Doanh thu bán mẫu biểu 51123 Doanh thu sách đặt in 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 51131 Doanh thu cấp phép lịch 51132 Doanh thu cấp phép sách 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 512 Doanh thu nội bộ 5121 Doanh thu bán hàng hoá nội bộ 5122 Doanh thu bán sản phẩm nội bộ 5123 Doanh thu dịch vụ nội bộ 515 Doanh thu hoạt động tài chính 5151 Bất động sản đầu tư 5152 Lãi tiền cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia 5153 Chênh lệch lãi tỷ giá 5154 Lãi do bán các loại chứng khoán 521 Chiết khấu thương mại 5211 Chiết khấu hàng hoá 5212 Chiết khấu thành phẩm 5213 Chiết khấu dịch vụ 531 Hàng bán bị trả lại 5311 Hàng hoá 5312 Thành phẩm 5313 Dịch vụ 532 Giảm giá hàng bán 5321 Hàng hoá 5322 Thành phẩm 5323 Dịch vụ 621 Chi phí NVL trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí nhân viên quản lý 6273 Chi phí điện sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6275 Chi phí sản xuất thuê ngoài 6276 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 6279 Chi phí sách đặt in 631 Giá thành sản xuất 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 6351 Chi phí tài chính 6352 Chi phí lãi vay 6354 Chi phí tài chính khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Đồ dùng văn phòng 6424 Khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Trả lãi vay 6427 Trả lãi vay ngắn hạn 6428 Chi phí bằng tiền khác 64281 Chi tiếp khách 64282 Xăng ô tô 64283 Điện thoại 64284 Điện thắp sáng 64285 Chi khác 711 Thu nhập khác 7111 Được thưởng, bồi thường 7112 Thanh lý, nhượng bán TSCĐ 811 Chi phí khác 8111 Bồi thường bị phạt và chi phí khác 8112 Thanh lý nhượng bán TSCĐ 911 Xác định kết quả kinh doanh TK ngoài bảng N001 Tài sản thuê ngoài N002 Vật tư hàng hoá giữ hộ, nhận gia công N003 Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi N004 Nợ khó đòi đã xử lý N007 Ngoại tệ các loại N008 Hạn mức kinh phí N009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản Ngày 01 tháng 01 năm 2005 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hệ thống sổ kế toán Hiện tại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang áp dụng hình thức kế toán CTGS. Đây là hình thức khỏ phổ biến thích hợp với mọi loại hình đơn vị và rất thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. Theo hình thức này thì Xí nghiệp In đang sử dụng hệ thống sổ đó là: Sổ éăng ký CTGS, Sổ Cái, cỏc S?, th? k? toỏn chi ti?t. Sổ đăng ký CTGS: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý CTGS, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh. Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán được sử dụng trong Xí nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký CTGS, các Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các báo cáo tài chính. Sổ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên Sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả SXKD của Xí nghiệp và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Để thực hiện công tác kế toán nhanh chóng và chính xác, phòng kế toán của Xí nghiệp In đã được trang bị máy vi tính từ nhiều năm nay và hiện nay phần lớn công tác kế toán được thực hiện trên máy bằng phần mềm Fast Accounting 2004. Và tới đây Xí nghiệp dang chuẩn bị cài đặt hệ thống mạng nội bộ sẽ giúp cho công tác kế toán của Xí nghiệp In với kế toán trung tâm của NXB Lao động - Xã hội được thuận lợi hơn rất nhiều. Đây cũng là một cố gắng lớn của NXB trong quá trình hiện đại hoá tổ chức công tác kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán, tăng khả năng phục vụ của bộ phận kế toán. Với việc thực hiện công tác kế toán bằng máy, việc nhập chứng từ do kế toán phần hành đảm nhiệm còn kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm lên các báo cáo trên máy. Kế toán nhập chứng từ và kiểm tra tính đúng đắn của các thông tin kế toán thu được, các công việc còn lại do máy tính tự thực hiện. Chứng từ khi về sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán (nếu cần), sau đó kế toán tổng hợp định khoản và tập hợp để Phụ trách kế toán duyệt, sau đó được đưa sang Trưởng phòng kế toán của NXB và Giám đốc phê duyệt. Chỉ khi đã có đủ chữ ký hợp lệ, chứng từ mới được nhập vào máy và từ đó số liệu không được thay đổi. Đồng thời mỗi kế toán phần hành tuỳ theo nhiệm vụ của mình có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản các chứng từ liên quan một cách khoa học. Sơ đồ 1.4: Quy trình thực hiện kế toán trên máy Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán Tệp nghiệp vụ Tệp tổng hợp Báo cáo tài chính 1 2 3 5 4 Trong dú: Lập chứng từ Nhập số liệu trên chứng từ vào máy từ bàn phím Tổng hợp số liệu từ tệp nghiệp vụ Lên BCTC Đối chiếu số liệu giữa tệp nghiệp vụ và số liệu trên BCTC Hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính là những báo cáo được lập dựa vào phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ sách kế toán, theo các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại những điểm hoặc thời kỳ nhất định. Các báo cáo tài chính phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản của đơn vị tại những thời điểm, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng vốn trong những thời kỳ nhất định; đồng thời được giải trình, giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin tài chính nhận biết được thực trạng tài chính, tình hình SXKD của đơn vị để ra các quyết định phù hợp. Tại Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội, hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 -DN Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02 -DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 -DN Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 -DN Hàng năm, khi kết thúc niên độ kế toán, Xí nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính bắt buộc nói trên và gửi cho các cơ quan sau: Cục thuế Hà Nội Cục thống kê Hà Nội Nhà xuất bản Lao động – Xã hội Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Như vậy, ta có thể thấy Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thông báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là hệ thống báo cáo kế toán mang lại rất nhiều lợi ích như: tính toán được chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, từng ngành hoạt động, từng công tác dịch vụ,... phân tích được kết quả tiêu thụ từng loại sản phẩm, từ đó tập hợp được các dữ kiện để tìm ra các biện pháp cạnh tranh trong tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu các chính sách giá cả, tính toán được các bước phát triển, mở rộng DN trong từng thời kỳ, từng giai đoạn theo chiều hướng có lợi. Chính vì vậy, để phục vụ cho quá trình phát triển, Xí nghiệp In nên chú ý xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo quản trị về chi phí và giá thành sản xuất. Thực trạng kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Trong quá trình SXKD tại Xí nghiệp In, NVL là yếu tố rất quan trọng cấu thành nên cơ sở vật chất của sản phẩm, giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Chính vì vậy, để quản lý và hạch toán NVL tốt tại Xí nghiệp In, cần đi sâu tìm hiểu những nội dung chính sau: Đặc điểm, phân loại và quản lý NVL tại Xí nghiệp Đặc điểm NVL tại Xí nghiệp Mỗi một loại sản phẩm có những đặc thù riêng mà NVL là yếu tố tạo nên đặc thù của sản phẩm. Do Xí nghiệp hoạt động SXKD trong lĩnh vực in ấn nên NVL của Xí nghiệp In có những đặc điểm riêng biệt so với các ngành sản xuất khác. Xí nghiệp sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng với những yêu cầu về quy cách mẫu mã riêng nên NVL của từng đơn đặt hàng không giống nhau. Vì vậy, NVL của Xí nghiệp In có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Để tạo được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần có rất nhiều NVL khác nhau, trong đó giấy, mực in, bản in là những NVL nền tảng cấu thành nên sản phẩm in và đó là những NVL chính. Hiện nay, trên thị trường 3 loại NVL này rất sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại lại đa dạng, phong phú. Việc thu mua lại thuận tiện nên Xí nghiệp In không phải nhập khẩu từ nước ngoài mà tất cả các loại giấy in, mực in, bản in, đều được mua của các nhà sản xuất trong nước và của các nhà sản xuất nước ngoài thông qua việc mua lại của một số nhà phân phối trong nước. Ngoài ra Xí nghiệp In còn tận dụng những NVL thu được từ sản xuất như: giấy tiết kiệm, phế liệu… Nguồn nhập NVL khai thác trên thị trường theo giá thoả thuận, phương thức mua của Xí nghiệp theo hình thức cung cấp thường xuyên theo nhu cầu mặt hàng. Thông thường khi mua vật tư bên bán sẽ vận chuyển và bốc dỡ tới tận kho theo đúng chất lượng và mẫu mã yêu cầu. NVL của Xí nghiệp là những loại NVL khó bảo quản, dễ bị hư hỏng, giấy dễ bị ố vàng, dễ cháy, độ hút ẩm cao nên vào những ngày không khí ẩm thấp rất dễ bị ẩm mốc giấy; mực in dễ bị phai màu. Và NVL một khi mà bị như vậy sẽ không đảm bảo yêu cầu cho sản xuất khi đó làm tăng chi phí sản xuất lên rất nhiều lần. Từ đặc điểm NVL của Xí nghiệp như vậy nên Xí nghiệp cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ NVL cho tốt, để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời cho sản xuất những NVL tốt nhất nhằm đem lại hiệu quả SXKD cao nhất. Phân loại NVL tại Xí nghiệp Do NVL của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng nên Xí nghiệp đã tiến hành phân loại NVL căn cứ vào vai trò và công dụng của mỗi loại NVL trong quá trình SXKD, đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học, NVL của Xí nghiệp được phân loại như sau: NVL chính: Các loại giấy: Giấy là NVL quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị sản xuất, là nhân tố cơ bản cấu thành nên sản phẩm in. Hiện nay, Xí nghiệp sử dụng gần 60 loại giấy với chất liệu các khổ và kích cỡ khác nhau như: Giấy Cút sê với 16 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Bãi Bằng 11 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Ofset với 8 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Đúp lếch là 7; giấy Trường Xuân là 5…Song Xí nghiệp chủ yếu sử dụng giấy của Công ty Bãi Bằng. Mực in: Có nhiều loại mực của nhiều nước khác nhau với nhiều màu sắc khác nhau. Trong đó mực in của Nhật là được sử dụng nhiều nhất, sau đó là mực Trung Quốc, mực Ý và mực Việt Nam. Các bản in: Được làm bằng kẽm có nhiều cỡ và khổ khác nhau bao gồm: Bản Nhật máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 10 trang, bản Trung Quốc máy 16 trang, bản Trung Quốc máy 4 trang, bản Ý máy 16 trang… NVL phụ: là đối tượng lao động không cấu tạo nên thực thể sản phẩm nhưng NVL phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. NVL phụ bao gồm các loại sau: Băng dính vàng 5 phân, xà phòng bột, bột khô, dung dịch ẩm, đế ghim, dung dịch hiện bản, vải phin thường,… Nhiên liệu: là dầu dùng để cho xe chạy, axiton và cồn công nghiệp dùng để lau rửa máy móc,… Phụ tùng thay thế: gồm rất nhiều loại phụ tùng khác nhau, dùng cho các máy móc thiết bị như: kim máy khâu, vòng bi 608, dây côroa 1800x10, cao su offset máy 16, cao su offset máy 4, má phanh sau, dây đai dẹt máy offset… Vật liệu khác: gồm có các vật liệu điện như: bóng đèn 100-200, bóng đèn nê ôn 0, 6 mét, bóng đèn nê ôn 1, 2 mét, tắc te, chấn lưu, …và các vật liệu ít sử dụng khác nh ư: vải bọc lô, găng tay cao su, giấy can, bút dạ đầu, giẻ lau, dây buộc nilon… Phế liệu thu hồi: phần lớn là giấy in hỏng, lõi giấy, lề giấy, giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, giấy rối, bìa giấy các loại, các bản kẽm hỏng được thu hồi về kho. Bảng 1.5: Danh mục vật tư của Xí nghiệp In Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt 1 152113 Giấy Cút sê Kg 2 152401 Axiton Lít 3 152404 Băng dính vàng 5 phân Cuộn 4 152407 Dầu nhớt công nghiệp Lít 5 152408 Cồn công nghiệp Lít 6 152409 Dầu hoả Lít 7 152410 Dầu pha mực Lít 8 152413 Dầu xịt RP7 Lọ 9 152414 Thuốc tút Lọ 10 152420 Xà phòng Túi 11 152429 Axít Gói 12 152432 Dung dịch hiện bản Lít … … … … 29 B58791 Giấy Việt Trì 58g/m2 khổ 79 x 109 Tờ 30 B60421 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 42 x 60 Tờ 31 B60652 Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65 x98 Tờ 32 BB7012 Giấy Bãi Bằng 70 g /m2 khổ 84 x 120 Tờ 33 BB7079 Giấy Bãi Bằng 70 g /m2 khổ 79 x 109 Tờ 34 B80601 Giấy Bãi Bằng 80 g /m2 khổ 60 x 84 Tờ … … … … 40 BNH16 Bản Nhật máy 16 trang Bản 41 BTQ10 Bản Trung Quốc máy 10 Bản 42 BTQ16 Bản Trung Quốc máy 16 Bản 43 BTQ4 Bản Trung Quốc máy 4 Bản 44 BY16 Bản Ý máy 16 Bản … … … … 80 MNBV Mực nhũ vàng Kg 81 MNHD Mực Nhật đen Kg 82 MNHS Mực Nhật đỏ Kg 83 MNHX Mực Nhật xanh Kg 84 MNHV Mực Nhật vàng Kg 85 MTQD Mực đen Trung Quốc Kg 86 MTQS Mực đỏ Trung Quốc Kg … … … … 120 VT5884 Giấy Việt Trì 58 g /m2 khổ 84 x120 Tờ … … … ... Công tác quản lý NVL tại Xí nghiệp NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình SXKD, giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp. Tình hình thu mua NVL: NVL tại Xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài. Đối với các NVL chính như giấy, mực in, bản kẽm khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách hình thức, chất lượng của từng loại sản phẩm mà Xí nghiệp mới tiến hành mua NVL cho phù hợp. Xí nghiệp lập kế hoạch và ký kết hợp đồng mua NVL với các nhà cung cấp thường xuyên như Công ty giấy Bãi Bằng, Công ty giấy Tân Mai…để thu mua. Các loại mực in, bản kẽm và các NVL khác được mua lại của các nhà cung cấp trong nước và được Xí nghiệp lập kế hoạch mua theo tháng. Tình hình dự trữ, bảo quản NVL: Hiện nay, trên thị trường các loại NVL sử dụng trong ngành in đều rất sẵn vì vậy, Xí nghiệp không phải dự trữ nhiều NVL ở trong kho mà khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua. Tuy nhiên, Xí nghiệp cũng đã xây dựng được định mức dự trữ cho từng loại NVL. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại NVL sẽ đảm bảo cho quá trình SXKD của Xí nghiệp được liên tục, đồng thời còn giúp tránh được sự tồn đọng vốn trong kinh doanh. Để bảo quản NVL một cách tốt nhất, Xí nghiệp đã đầu tư xây dựng kho tàng với một diện tích lớn, với 3 kho đó là kho NVL chính, kho NVL phụ và vật liệu khác, kho phụ tùng thay thế và nhiên liệu. Mục đích của việc xây dựng thành 3 kho riêng rẽ là để cho việc dễ quản lý, cánh biệt các vật liệu được với nhau tạo sự thông thoáng để tránh gây cháy, nổ vào mùa hanh khô và nóng lực, ẩm mốc vào mùa mưa. Tất cả các kho trong Xí nghiệp đều được trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại, các phương tiện cân, đong, đo, đếm. Giấy trong kho được cất giữ sạch sẽ, ngăn lắp và được đặt trên các giá kê cách xa mặt đất. Hệ thống kho tàng của Xí nghiệp nhìn chung là khang trang và bố trí hết sức khoa học, nhân viên thủ kho có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao, việc bố trí thủ kho hợp lý tránh được việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán NVL. Các quá trình nhập, xuất kho NVL trong Xí nghiệp được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ. Tình hình sử dụng NVL: Xí nghiệp luôn luôn khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trên cơ sở định mức tiêu hao về NVL đã đề ra. Tuy vậy, Xí nghiệp cũng mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao cho NVL chính là giấy và bản in cho từng đơn đặt hàng, còn các loại NVL khác được xuất dùng theo nhu cầu của các phân xưởng, bộ phận. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, Xí nghiệp còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu như giấy thừa, giấy in hỏng, bản kẽm hỏng, …nhập kho. Tính giá NVL tại Xí nghiệp Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL. Tính giá NVL nhập kho Hiện nay, Xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và NVL nhập kho được tính theo giá thực tế đơn vị bỏ ra để thu mua nên: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua Trong đó, chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… (cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà Xí nghiệp lựa chọn). Do Xí nghiệp thường mua NVL của các nhà cung cấp thường xuyên và mỗi lần mua thường là mua với số lượng lớn nên việc mua hàng hầu hết được bên bán đưa đến tận kho của Xí nghiệp, chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Trong những trường hợp NVL do nhân viên của Xí nghiệp trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua. Ví dụ: Ngày 2 tháng 12 năm 2005, Xí nghiệp mua giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65x98 với số lượng là 6.750 tờ của Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp về nhập kho theo HĐGTGT số 0123783 của Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp (biểu 1.2 trang 51), với đơn giá chưa có thuế GTGT là 413, 454 đồng/tờ, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty Ngọc Diệp chịu. Với ví dụ này, Xí nghiệp tính giá giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65 x 98 nhập kho như sau: Giá thực tế giấy nhập kho = Giá mua (không có thuế GTGT) = Số lượng x đơn giá = 6.750 x 413,454 = 2.790.814 (đồng) Tính giá NVL xuất kho Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân của một đơn vị NVL x Lượng vật liệu xuất kho Tại Xí nghiệp, giá thực tế NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá bình quân của một NVL được tính như sau: Giá bình quân của một NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + tổng giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + tổng số lượng NVL nhập trong kỳ Ví dụ: Giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65x98 tồn đầu kỳ tháng 12 là 53.442 tờ, đơn giá 443, 388 đồng/tờ. Tổng số lượng giấy nhập kho trong tháng 12 là: 62.700tờ, tổng giá thực tế giấy nhập kho trong kỳ là: 25.111.722 đồng. Tổng số lượng giấy xuất kho trong kỳ là: 115.012 tờ, kế toán xác định giá bình quân của một tờ giấy là: Giá bình quân của một tờ giấy = 443,388 x 53.442 + 25.111.722 53.442 + 62.700 = 420,238 Giá thực tế giấy Bãi Bằng 60 g /m2 khổ 65 x 98 xuất kho: = 420,238 x 115.012 = 48.332.413 (đồng) Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với các phương pháp khác, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng NVL. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp Nghiệp vụ nhập kho NVL Chứng từ kế toán sử dụng: Các chứng từ sử dụng cho thu mua và nhập kho NVL tại Xí nghiệp bao gồm: Hoá đơn GTGT (do nhà cung cấp chuyển đến) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nhập kho Phiếu nhập kho Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL: Tất cả NVL nhập kho tại Xí nghiệp đều là mua ngoài. Hàng ngày, khi có NVL nhập kho, căn cứ vào Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT của bên bán mà người giao hàng đưa đến, phòng vật tư tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá. Biên bản này là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận NVL giữa nhà cung cấp và Xí nghiệp về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại NVL trước khi nhập kho. Tuy nhiên chứng từ này chỉ được lập trong trường hợp NVL được nhập kho với số lượng lớn hoặc NVL đòi hỏi cao về chất lượng và quy cách (trong trường hợp nhập kho với số lượng nhỏ thì người giao hàng đưa Phiếu xuất kho của bên bán cho thủ kho xác nhận số nhập kho và ký nhận). Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và là chứng từ phản ánh số lượng và giá NVL thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm đối với những người có liên quan và dùng để ghi nhận vào sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho người nhập NVL và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ. Sơ đồ 1.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng vật tư Thủ kho Kế toán NVL Cán bộ phòng vật tư Người giao hàng Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Nhập kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Lập biên bản kiểm nghiệm Đề nghị nhập kho Hàng tháng, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp, dựa trên kế hoạch sản xuất đó phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL để phục vụ sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch mua NVL, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết các hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp thường xuyên của mình. Sau khi hợp đồng đã được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, bên bán sẽ vận chuyển hàng đến tận kho của Xí nghiệp và giao một liên hoá đơn bán hàng (biểu 1.2) cho cán bộ thu mua. Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng) XL/2005B Ngày 02 tháng 12 năm 2005 0123783 Đơn vị bán hàng: Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp Địa chỉ: 101B - I2 Hào Nam - Hà nội Điện thoại: MST: 0101023081 Họ tên người mua hàng: Anh Tuyên Tên đơn vị: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: CK – TM. Mã số thuế: 0100828615 - - - 1 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 Tờ 3400 336,363 1.143.634 2 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 Ram 240 80.909,09 19.418.181 3 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 Tờ 6750 413,454 2.790.814 4 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 Tờ 48740 212 10.332.880 5 Giấy Cút sê 80g/m2 khổ 65x86 Tờ 6750 700 4.725.000 6 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 Ram 58,2 103.363,636 6.015.763 Cộng 44.426.272 Cộng tiền hàng: 44.426.272 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.442.628 Tổng cộng tiền thanh toán: 48.868.900 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu, tám trăm sáu tám nghìn, chín trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi NVL được bên bán vận chuyển về tới kho, Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của NVL và lập Biên Bản kiểm nghiệm (biểu 1.3). Nếu NVL đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho. Biểu 1.3: Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Phòng vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 12 năm 2005 Số: 58 Căn cứ vào HĐGTGT số 0123783 ngày 02 tháng 12 năm 2005 của Công ty CN giấy và SX bao bì. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Nguyễn Hữu Bình Trưởng ban Ông, bà: Đỗ Bảo Châu Uỷ viên Ông, bà: Trần Thu Hương Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm SL đạt yêu cầu SL không đạt yêu cầu 1 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 B7084 Đếm Tờ 3.400 3.400 0 2 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 B60421 Đếm Tờ 120.000 120.000 0 3 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 B60652 Đếm Tờ 6.750 6.750 0 4 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 B70421 Đếm Tờ 48.740 48.740 0 5 Giấy Cút sê 80g/m2 khổ 65x86 C08065 Đếm Tờ 6.750 6.750 0 6 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 B60491 Đếm Tờ 29.100 29.100 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: hàng đủ tiêu chuẩn về