Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp 22 thuộc công ty 22 - Bộ Quốc phòng

tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua ngày 31tháng 12 năm 2001 , Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành công bố bốn chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau: Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho .Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng: Giá trị thuần Giá bán ước tính Chi phí ước Chi phí có thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụ hiện được kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá bình thường phẩm đó Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tính trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính. Với tư cách là hàng tồn kho , NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá NVL mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mới đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũng như các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại NVL đó. Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn ...Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL” Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL STT Mã số Tên vật liệu Giá hạch toán Giá trị ghi sổ Giá trị thuần có thể thực hiên được Chênh lệch 1 2 … Cộng Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2. Tài khoản sử dụng * Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp Nội dung và kết cấu TK 159 Bên nợ *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập Bên có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp Số dư bên Có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho *Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho . 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159 Ngược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây. Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút toán . Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo được thực chất của nghiệp vụ . Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới , tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được . Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập của nền kinh tế đất nước . 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất . Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL mà còn cần chi tiết đến từng nhóm , từng thứ NVL . Như vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả .Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL . Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập , xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất . Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp 2.1.1. Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kượng , phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL .Cụ thể: Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng . Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đơn vị........... Tên kho......... THẺ KHO Số thẻ kho ..............................Số tờ............................................... Ngày lập thẻ .......................... Danh điểm vật liệu.................Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT........ Đơn vị tính.................... Định mức dự trữ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Tối đa: Tối thiểu: Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu chứng từ Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán -Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị. SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ kho..........................Số tờ.................................................... Danh điểm vật liệu.............Tên , nhãn hiệu, quy cách VT............ Kho.....................................Giá hạch toán ................................... Đơn vị tính.......................... Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên .Cuối tháng , kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”. Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu Nhóm vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng , nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu , khối lượng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán TH về NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo phương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất . BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT ) Tháng ... Chứng từ Tên vật liệu Diễn giải Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Số Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT ) Tháng ... Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập (xuất) trong tháng Từ ngày….đến ngày…. Từ ngày…. đến ngày…. …. Cộng Theo phương pháp này , công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như sau: - Tại kho : Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng - Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho của thủ kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng. Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh điểm Tên vật tư Đ V T Giá HT SD đầu T1 Luân chuyển tháng 1 SD đầu tháng 2 Luân chuyển tháng 2 … SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuất SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 + Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập. + Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép . + Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ trước . + Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiếu giữa số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lượng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng . Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX Sổ đối chiếu luân chuyển Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng . Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất . Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm..... Nhóm vật liệu Nhập (xuất) Ký nhận Số lượng CôNG TY Số hiệu CT Thành tiền Tổng cộng Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền . Sổ số dư vật liệu Nhóm vật liệu ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 … SL TT SL TT SL TT Cộng Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế toán chi tiết NVL. Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ cái . NHẬT KÝ – SỔ CÁI Số TT NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 SH NT Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và các chứng từ có liên quan , kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của tài khoản 152,621,641...) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiến hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627... phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán . Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp CT , nhập xuất NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản , số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều , số liệu kế toán tập trung cho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi , do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân công lao động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán , khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều , trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả , không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi. 2. Hình thức Nhật ký chung Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài khoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng . Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này. Sổ Nhật Ký Chung Năm....... NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh SH NT Nợ Có Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký. Sổ cái Năm... Tên tài khoản... Số hiệu... NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152, 153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng CĐTK Báo cáo tài chính Nhật ký mua hàng, chi tiền Báo cáo TH nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô , trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công , hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trình độ quản lý và kế toán còn thấp , bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán . 3.Hình thức chứng từ ghi sổ Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết . Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Năm... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng - Cộng cuối tháng - Luỹ kế từ đầu năm Hàng ngày , căn cứ các chứng từ nhập , xuất kho NVL hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập , xuất , kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ , trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệu cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ( phần số tiền ) và sổ Cái tài khoản 152 , 153. Đến cuối tháng , kế toán khoá sổ , cộng tổng tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết . Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm .  Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức chứng từ ghi sổ Phiếu NK, XK NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Sổ đăng ký CT-GS Báo cáo TH N-X-T kho NVL Bảng TH CT N, X kho Sổ (thẻ) KT chi tiết NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản , dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu , kiểm tra . Mặt khác , sổ được thiết kế theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên . Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toán thủ kho công và lao động kế toán bằng máy . 4.Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ Các sổ sử dụng gồm - Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153 - Các sổ kế toán chi tiết NVL Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCT số 6 ( ghi Nợ TK 152, ghi có TK 151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK 112), NKCT số 1(ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7 Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán . Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu , từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ , mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong. NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản mua NVL , hàng hoá , các lao dịch vụ khác . Gồm hai phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ . Cuối tháng , căn cứ vào số tổng cộng của từng lsổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5 , mỗi người bán ghi một dòng . NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK 641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả” ( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152). Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm . Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Phiếu nhậpkho, xuất kho NVL NKCT số 5,6,7 Bảng kê số 3,4,5,6 Bảng PB số 2 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấu theo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao. Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng được hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách . CHƯƠNG III THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 22 1.Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 22- Công Ty 22- BQP Xí nghiệp 22 nằm trên quốc lộ 5 thuộc địa phận phường Sài Đồng quận Long Biên , thành phố Hà Nội , là một Xí nghiệp chế biến thực phẩm thuộc ngành Hậu cần quân đội, được ra đời vào ngày 22/ 12/1970. Do yêu cầu phục vụ chiến đấu trong sự nghiệp chiến đấu giành độc lập dân tộc thống nhất đất nước. Trong những ngày đầu thành lập Xí nghiệp có tên là “Xưởng chế biến thực phẩm 22” gọi tắt là Xưởng 22, đặt dưới sự chỉ đạo và chỉ huy trực tiếp của tổng kho 205- Tổng cục Hậu Cần . Với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất các sản phẩm sơ chế/ khô như : Lương khô , cơm sấy , thịt ướp , bột cháo , nước quả ép để cung cấp cho bộ đội ở khắp chiến trường. Bước sang năm 1973 , sau khi hiệp định Pari được ký kết , quân đội Mỹ rút hoàn toàn ra khỏi miền Nam Việt Nam , theo quyết định số 375 từ nay tổng kho 205 không trực tiếp quản lý Xưởng 22 nữa mà Xưởng 22 sẽ trở thành một đơn vị sản xuất độc lập có tên là “ Xia nghiệp chế biến thực phẩm 22” goi tắt là Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. Đến năm 1980, Cục quân nhu được tách ra làm hai cục : Cục quân lương và Cục quân trang , Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy. Bước sang năm 1987 , khi tình hình biên giới có phần dịu đi , bộ đội làm nghĩa vụ Quốc tế cũng lần lượt trở về Tổ quốc thì cũng là lúc số lượng và cơ cấu hàng quốc phòng giảm mạnh. Đồng thời đây cũng là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội VI của Đảng về đường lối đổi mới tư duy kinh tế . Được sự đồng ý của lãnh