Chuyên đề Kế toán quản lý tiền lương và Bảo hiểm xã hội tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng nhà và xây dựng Hà Nội

Cổ phần đầu tư phát triển nhà và XD Hà Nội . Phân loại Lao Động . - Lịch sử xã hội loài người là lịch sử phát triển từ thấp đến cao của năm phương thức sản xuất: công xã nguyên thuỷ, chiếm hữu nô lê, phong kiến, tư bản chủ nghĩa, xã hội chủ nghĩa. Cơ sở của sự phát triển này là sản xuất ra của cải vật chất thông qua lao động. Lao động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con người nhằm thay đổi những vật thể của tự nhiên cho phù hợp với những nhu cầu của con người. Đối với các doanh nghiệp, lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng một lực lượng lao động nhất định, tuỳ thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp. Lực lượng này không ngừng tìm ra những cách thức mới trong sản xuất để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay sự cạnh tranh đang diễn ra hết sức khốc liệt. Do vậy, quản lý lao động là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý toàn diện của các đơn vị sản xuất kinh doanh. Sử dụng hợp lý lao động là tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi và nâng cao đời sống cho người lao động trong doanh nghiệp. Hạch toán số lượng lao động: Số lượng lao động là căn cứ cơ bản để kế toán xác định tiền lương phải thanh toán cho từng người, từng bộ phận. Lao động trong doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau, phong phú và đa dạng, để thuận lợi cho quá trình hạch toán ta thường phân loại lao động. Có nhiều tiêu thức phân loại khác nhau, sau đây ta xét các tiêu thức cụ thể: -Theo nhiệm vụ của người lao động: Trong các doanh nghiệp thường có các loại lao động sau: + Công nhân chính: Là những người trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ ở những phân xưởng. Tiền lương của số công nhân này được hạch toán trực tiếp vào TK 622. +Nhân viên phân xưởng: Là những người phục vụ cho sản xuất ở các bộ phận sản xuất chính hoặc công nhân sản xuất ở các bộ phận sản xuất phụ hoặc phục vụ sản xuất, ví dụ nhân viên thống kê, thủ kho phân xưởng. Tiền lương của số công nhân này được hạch toán vào TK 627. +Thợ học nghề: Học tập kỹ thuật sản xuất dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề. Tiền lương của họ được tính và phân bổ theo công việc mà họ thực hiện hoặc tính vào chi phí chung của doanh nghiệp như là khoản chi phí đào tạo nhân công. -Theo mối quan hệ với quá trình sản xuất: +Lao động trực tiếp: Là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, dịch vụ. +Lao động gián tiếp: Là những người làm công việc quản lý, tổ chức chỉ đạo sản xuất hoặc hướng dẫn kỹ thuật. Các phân loại này phục vụ cho việc phân tích cơ cấu lao động, từ đó có biện pháp tổ chức sử dụng lao động phù hợp nhằm khai thác tiềm năng của người lao động. Để hạch toán chi tiết số lượng lao động, doanh nghiệp thường mở sổ: Sổ danh điểm lao động, sổ này được ghi chép cho toàn doanh nghiệp và các bộ phận cơ sở để ghi vào sổ danh điểm lao động là các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc lương, cho thôi việc. Mọi sự tăng, giảm về số lượng lao động đều được ghi chép kịp thời vào sổ danh điểm lao động, là cơ sở cho việc tính và trả lương được chính xác và kịp thời. 1. Các hình thức trả lương. * Trả lương theo sản phẩm. - Phải xây dựng được các định mức lao động có căn cứ khoa học. Định mức lao động là việc xác lập mức hao phí lao động cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm hay để hoành thành một công việc cụ thể. Mức hao phí lao động phụ thuộc vào nhiều nhân tố khách quan và chủ quan của doanh nghiệp. Việc xây dựng các định mức lao động có khoa học, tạo điều kiện cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng lao động hợp lý. Trên cơ sở đánh giá việc thực hiện định mức lao động thực tế và việc xây dựng các định mức trung bình tiến tiến và sẽ tạo điều kiện trả thù lao cho người lao động có cơ sở khoa học, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ chính đáng của người lao động. Việc xây dựng định mức lao động có căn cứ khoa học còn là cơ sở vững chắc để thực hiện việc kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh, kế hoạch hoá nguồn nhân lực và công tác tiền lương cũng như kế hoạch hoá giá thành sản phẩm, để nâng cao mức doanh lợi của doanh nghiệp trong tương lai. - Phải coi trọng công tác tổ chức lao động khoa học và đảm bảo các điều kiện tối thiểu, cần thiết để người lao động thực hiện được các định mức lao động trung bình tiên tiến và giảm thiểu thời gian ngừng việc do các sự cố kỹ thuật. - Coi trọng công tác thống kê, kiểm tra, nghiệm thu sản phảm sản xuất ra. Do tiền lương phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quy định đã sản xuất ra và đơn giá. Vì thế muốn trả lương chính xác cần phải tổ chức tốt công tác thống kê, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm và xác định đúng đơn giá sản phẩm. - Phải xây dựng hệ thống cấp bậc công việc có căn cứ khoa học. Xác định cấp bậc công việc là xác định mức độ phức tạp của công việc theo nguyên tắc. Lao động phức tạp là bội số của lao động giản đơn. Nói tóm lại, việc trả lương theo sản phẩm phải theo đơn giá, trả lương tính theo cấp bậc công việc có căn cứ khoa học. - Cần coi trọng công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho người lao động để họ nhận thức rõ trách nhiệm và quyền lợi khi làm việc hưởng lương theo sản phẩm, tránh khuynh hướng chỉ chú ý tới số lượng sản phẩm, không chú ý tới việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu liệu, bảo dưỡng thiết bị máy móc để nâng cao chất lượng sản phẩm. Như vậy, việc trả lương theo sản phẩm cho người lao động phải căn cứ vào số lượng, chất lượng và đơn giá sản phẩm. Công thức tính lương theo sản phẩm: Lsp = ĐG x Mtt Trong đó: Lsp: lương sản phẩm ĐG: Đơn giá Mtt: số lượng sản phẩm thực tế sản xuất ra trong kỳ. * Trả lương theo thời gian. Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu được áp dụng đối với những người làm công tác quản lý. Còn đối với công nhân sản xuất chỉ áp dụng ở bộ phận lao động bằng máym óc là chủ yếu hoặc những công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác, hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện trả công theo sản phẩm sẽ không đảm bảo chất lượng sản phẩm, không đem lại hiệu quả thiết thực. Mặc dù vậy, hình thức trả lương này vẫn phải tuân theo quy luật phân phối lao động mà vấn đề đặt ra là phải chính xác được khối lượng công việc mà họ hoàn thành, đây là công việc rất khó bởi kết quả công việc không thể đo lường một cách chính xác, chỉ có thể xác định một cách tương đối thông qua bảng chấm công, ngày, giờ làm việc. Chính vì vậy, phải phân công, bố trí người lao động vào các công việc cụ thể, phù hợp, giao rõ phạm vi làm việc và trách nhiệm của mỗi người để đạt hiệu suất công tác cao. Tiền lương của người lao động được tính theo công thức sau: L = S x Ttt. Trong đó : L : Lương nhận được. S : Suất lương cấp bậc. Ttt : Thời gian thực tế. Các loại trả lương theo thời gian đơn giản: Tiền lương tháng = ( tiền lương tối thiểu + Phụ cấp ) x hệ số . Lương tháng Tiền lương ngày = x Số ngày làm việc thực tế. Số ngày làm việc theo qui định Lương tháng Tiền lương giờ = x Số ngày làm việc thực tế Số giờ làm việc theo quy định Hình thức này có ưu điểm là tính toán nhanh, đơn giản nhưng có nhược điểm là việc quản lý lao động tiền lương không chặt chẽ. Chế độ trả lương này mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động. 2. Hạch toán th ời gian LĐ và kế quả LĐ . 2.1. Hạch toán về thời gian lao động: Để đảm bảo tính và trả lương chính xác cần phải theo dõi, ghi chép đầy đủ tình hình biến động thời gian lao động bằng ngày công, giờ công của từng cá nhân và bộ phận. Chứng từ ban đầu để hạch toán thời gian lao động là “bảng chấm công” theo chế độ chứng từ kế toán. Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận, do trưởng các bộ phận trực tiếp ghi tình hình làm việc của từng người trong ngày theo quy định. Cuối tháng, trưởng bộ phận trực tiếp tổng hợp công của từng người sau đó gửi về phòng kế toán, lao động tiền lương là cơ sở tính lương, tính thưởng cho từng người, bộ phận. Bảng chấm công phải công khai tại nơi quy định để mọi người có thể giám sát nhau nhằm tăng cường công tác quản lý về thời gian lao động. Đối với các trượng hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… đều phải có chứng từ nghỉ việc của cơ quan có thẩm quyền như cơ quan y tế… Tiền lương phải trả Tổng số ngày công của 1 người lao động = người lao động x Đơn giá tiền lương (theo tháng) (theo tháng) của 1 ngày công 2.2. Hạch toán kết quả lao động: Hạch toán kết quả lao động là nội dung cơ bản của việc tính và trả lương được chính xác. Kết quả lao động thường thể hiện bằng khối lượng và chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận. Để hạch toán tốt kết quả lao động cần phải tăng cường công tác hạch toán nội bộ bằng các biện pháp kiểm tra giám sát kết quả công việc. Để theo dõi kết quả lao động thường có các chứng từ như: Phiếu giao nhận sản phẩm là chứng từ xác nhận khối lượng sản phẩm đã hoàn thành, được nghiệm thu đã kiểm tra chất lượng, đầy đủ chữ kỹ của các thành phần và gửi về phòng kế toán để có căn cứ tính và trả lương cho phù hợp. Hợp đồng giao khoán công việc là bản cam kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian hoàn thành và xác định trách nhiệm của mỗi bên khi thực hiện công việc này. Sau khi hợp đồng giao khoán được nghiệm thu gửi về phòng kế toán là căn cứ để tính và trả lương cho từng người, từng bộ phận. Hạch toán về tiền lương tại Công ty. Hạch toán chi tiết tiền lương. a. Lương chích - lương KH - Khối lượng lao động trực tiếp: Lương chính là lương được công ty đảm bảo cho người lao động thuộc khối lao động trực tiếp trong khi hợp đồng lao động còn hiệu lực. Lương chính = Lương cơ bản + Lương cơ bản x Tổng số các hệ số phụ cấp - Khối lao động gián tiếp: Lương kế hoạch là lương tính trên cơ sở đủ số ngày công làm việc trong tháng theo quy định. Lương kế hoạch = Lương cơ bản + Lương cơ bản x Tổng các hệ số phụ cấp + Phụ cấp tiền ăn - Các khoản cấu thành lương chính- lương kế hoạch: + Lương cơ bản = Lương tối thiểu x Hệ số bậc lương Lương tối thiểu và hệ số bậc lương do công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và xây dựng Hà Nội quy định. + Các loại phụ cấp và tỷ lệ phụ cấp: Được xây dựng với từng địa điểm sản xuất kinh doanh do Giám đốc công ty quyết định, có tham khảo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ lao động thương binh xã hội bao gồm: Khu vực: 10- 100% lương cơ bản. Độc hại: 10 –50% lương cơ bản. Thu hút: 10 –70% lương cơ bản. Giám đốc công ty quy định đối với khu vực có điều kiện làm việc khó khăn. Đắt đỏ: 10- 40% lương cơ bản. Trách nhiệm: 10- 100% lương cơ bản. Lưu động: 10- 100% lương cơ bản. Tiền ăn: Theo quy định của công ty. Các phụ cấp khác: Giám đốc quyết định cho từng trường hợp cụ thể. - Công thức chung: + Khối văn phòng áp dụng lương 24 công/ tháng Lương kế hoạch = Lương cơ bản x Tổng các hệ số phụ cấp + phụ cấp tiền ăn. Lương kế hoạch Giá trị công = 24 + Khối công trường áp dụng lương 26/ tháng . Khối lao động trực tiếp: Lương chính = Lương cơ bản + Lương cơ bản x Tổng các hệ số phụ cấp Lương chính Giá trị công = 26 . Khối lao động gián tiếp: Lương KH = Lương cơ bản x Tổng các hệ số phụ cấp + Phụ cấp tiền ăn Lương kế hoạch Giá trị công = 26 - Số công thực tế: Là số ngày công làm việc trong tháng theo quy định của Luật lao động không vượt quá 26 ngày (không tính số công làm thêm) - Lương thu nhập: Lương TN = Giá trị công x số công thực tế b. Lương sản xuất và tỷ lệ lương sản xuất: Lương sản xuất và tỷ lệ lương sản xuất được xây dựng nhằm đảm bảo công bằng và khuyến khích tập thể, cá nhân người lao động tăng năng suất, đạt hiệu quả công việc. Giá trị công Lương SX = x Tổng số giờ SX trong tháng x Tỷ lệ lương SX 08 giờ/ công Tổng số giờ sản xuất trong tháng = Số công thực tế x 08 giờ/ công - Khối lao động trực tiếp: (Bảng lương 01c) Lương SX được xây dựng băng 60- 80% lương chính - Khối lao động gián tiếp công trường (Bảng lương 01c và 02b) Tỷ lệ lương SX để điều chỉnh mức thu nhập của khối lao động gián tiếp công trường theo hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng công trình, dự án - Bảng quy định tỷ lệ lương SX: Khối lao động trực tiếp 60% 65% 70% 75% 80% Khối lao động gián tiếp công trường 80% 85% 90% 95% 100% c. Lương phối thuộc: - Là lương trả cho người lao động khi làm thêm các công việc khác ngoài chuyên môn, nhiệm vụ chính được giao mà không làm ảnh hưởng đến thời gian, hiệu quả công việc hiện đang đảm nhiệm. - Mức lương phối thuộc được xây dựng bằng 50% lương chính. Giá trị công Lương phối thuộc = x Số giờ phối thuộc trong tháng x 50% 08giờ/ công d.Lương kiêm nhiệm: Là lương trả cho người lao động nếu được công trường cùng một lúc nhiều công việc mà không phân định rõ thời gian thực hiện từng công việc cụ thể thì sẽ được hưởng mức lương cao nhất tương xứng với một trong các công việc, nhiệm vụ đó. - Các trường hợp khác do Hội đồng tiền lương và ban Giám đốc công ty quyết định. e. Lương thêm giờ - Là lương được trả cho người lao động khi làm việc ngoài 208 giờ theo quy định (ứng với 26 ngày công). Giá trị công Số giờ làm Lương thêm giờ = x thêm x Hệ số làm thêm giờ 08giờ/công trong tháng Lương chính (lương KH) Giá trị công = 26 - Số giờ làm thêm trong tháng = Tổng số giờ làm việc trong tháng – 208 ngày Nhưng không quá 04 giờ/ tháng, 200giờ/ năm. -Hệ số làm việc thêm giờ được tính như sau: + Vào ngày thường, được trả lương bằng 150% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. + Vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ được trả bằng 200% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. + Nếu người lao động được nghỉ bù những giờ làm thêm thì công ty chỉ trả phần tiền chênh lệch so với tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. + Nếu làm việc vào ban đêm (từ 22giờ đến 6 giờ) thì được trả thêm 30% tiền lương làm việc vào ban ngày. - Quy định các chức danh sau không được tính lương thêm giờ: + Các chức danh trong bảng lương 02A- Lương giám đốc, 01B- Lương khối quản lý và các chức danh khối văn phòng công ty thuộc bảng lương 02B- Lương khối lao động gián tiếp, không được tính công thêm giờ. + Chức danh Trưởng, phó bộ phận thi công trực tiếp tại công trường và các chức danh còn lại thuộc bảng lương 02B- Lương khối lao động gián tiếp, được tính vào ngày công làm việc thêm giờ ngoài 208 ngày công, nhưng không áp dụng hệ số làm thêm (có nghĩa là hệ số làm thêm bằng 100%). f. Lương biệt phái Lương biệt phái được áp dụng đối với cán bộ, nhân viên công ty làm việc tại khối văn phòng công ty khi được điều đi công tác biệt phái tại các công trường, thời gian từ 2 tháng trở lên (dưới 2 tháng chỉ coi là đi công tác). Công thức tính lương biệt phái: Lương cơ bản x (1+ các hệ số phụ cấp) + Tiền ăn Lương TN = x Số công thực tế 26 ngày công + Các khoản thưởng – Các khoản khấu trừ Trong đó: + Lương cơ bản: Giữ nguyên theo lương cơ bản hiện tại đang hưởng. + Các khoản phụ cấp: Hưởng theo phụ cấp tại khu vực đến công tác. + Số công thực tế: áp dụng theo cách tính công thực tế tại công trường. -Phương pháp trả lương biệt phái: + Cán bộ, nhân viên được cử đi công tác biệt phái phải có quyết định của Giám đốc công ty mới được tính lương. + Trường hợp không có quyết định cử cán bộ, nhân viên đi công tác biệt phái tại các công trường thì không được hưởng lương theo quy định và Trưởng phòng quản lý chịu trách nhiệm đối với cán bộ, nhân viên của mình. + Ban quản lý dự án, chỉ huy trưởng các công trình, các tổ đội thi công có trách nhiệm chấm công và trả lương cho cán bộ và nhân viên được cử đến công tác biệt phái tại công trường. + Thời gian cử đi công tác được tính lương biệt phái từ trên 2 tháng dưới 12 tháng. Từ 12 tháng trở lên phải ra quyết định điều động, không được tính lương biệt phái. + Không áp dụng các hệ số phụ cấp biệt phái cho cán bộ, nhân viên khối công trường về công tác tại văn phòng Hà Nội. -Các chế độ khác: +Cán bộ, nhân viên trong thời gian đi công tác biệt phái tại công trường, hàng quý vẫn được xét điều chỉnh, tăng lương (nếu đủ điều kiện) tại khối văn phòng công ty hoặc khối văn phòng các đơn vị thành viên, nơi điều động đi công tác biệt phái. + Khi hết thời gian điều động đi công tác biệt phái được trở lại vị trí cũ làm việc. + Các chế độ khác được hưởng theo quy chế lao động tiền lương và các quy định khác hiện hành. g. Lương chờ việc - Chờ việc ngắn hạn tại dự án, chờ việc tại nhà có thời hạn (dưới 01 tháng): + Cán bộ công nhân viên được giao làm những công việc có tính chất liên tục, lâu dài mà do điều kiện khách quan tại một thời điểm nhất định không thể triển khai thực hiện được, Ban quản lý dự án có thể bố trí làm một công việc khác phù hợp, hoặc giải quyết cho nghỉ chờ việc tại dự án, hoặc giải quyết cho nghỉ chờ việc tại nhà có thời hạn và được trở lại làm việc ngay sau khi điều kiện làm việc cho phép. + Nghỉ chờ việc ngắn hạn tại dự án và nghỉ chờ việc tại nhà có thời hạn được hưởng các quyền lợi sau: Lương cơ bản x các hệ số phụ cấp Lương = x Số công nghỉ + Các khoản 26 ngày công chờ việc thưởng (nếu có) - Chờ việc dài hạn- nghỉ không lương ( từ 01 tháng trở lên): + Cán bộ công nhân viên được giao làm những công việc có tính chất thời vụ hoặc do điều kiện khách quan mà công việc đó không thể tiếp tục thực hiện được trong một thời gian dài (từ 01 tháng trở lên), Ban quản lý dự án có thể tạm thời bố trí làm việc khác phù hợp hoặc giải quyết cho nghỉ chờ việc không hưởng lương, người lao động phải tự chịu trách nhiệm về các hành vi của mình trước pháp luật. + Nghỉ chờ việc dài hạn- nghỉ không lương được hưởng các quyền lợi sau: . Lương: Không được hưởng lương trong thời gian nghỉ chờ việc. Ngạch lương và các bậc lương được giữ nguyên để áp dụng khi tiếp tục đi làm. . Được ưu tiên bố trí công việc khi có điều kiện. . Quyền lợi khác (nếu có): Được hưởng theo chế độ đãi ngộ của công ty. - Khối lao động gián tiếp chỉ áp dụng hình thức: Nghỉ chờ việc- không lương. h. Các khoản thưởng Thưởng các ngày lễ, Tết: Theo quyết định của Giám đốc trong từng thời kỳ. j. Phụ câp thâm niên Người lao động làm việc liên tục tai công ty đủ 3 năm sẽ được tính phụ cấp thâm niên là 5% lương cơ bản/ tháng, cứ mỗi năm tiếp theo cộng thêm 1%. 3. Hạch toán tổng hợp tiền lương. 3.1. Quy trình thanh quyết toán lương Bảng chấm công là cơ sở để tính lương. Bộ phận kế toán lập bảng lương trên có cơ sở bảng chấm công và quyết định mức lương sản xuất của công ty, các đơn vị thành viên, bàn quản lý các dự án, xác nhận và gửi về phòng Tài chính- lao động tiền lương và trình ban Giám đốc công ty phê duyệt. Hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ quan đoàn thể của công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận phòng ban văn phòng công ty và công nhân ở các đội. ở mỗi bộ phận văn phòng, các phòng ban có người theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên và ghi vào bảng chấm công . ở mỗi đội xây dựng có sự phân chia nhóm công nhân làm việc theo yêu cầu của từng công việc cụ thể được công ty giao ở từng công trình. Một nhóm cử ra một người lập bảng chấm công và theo dõi ngày làm việc thực tế của các thành viên trong nhóm. Hàng ngày, căn cứ vào sự có mặt của từng người trong danh sách theo dõi trên bảng chấm công, người phụ trách việc chấm công đánh dấu lên bảng chám công ghi nhận thời gian làm việc của từng người trong ngày tương ứng từ cột 1- cột 31. Bảng chấm công được công khai cho mọi người biết và người chấm công là người chịu trách nhiệm về sự chính xác của bảng chấm công. Cuối tháng, bảng chấm công ở các văn phòng được gửi về phòng kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty. Bảng chấm công ở các nhóm thuộc các đội ở các công trình được theo dõi cũng theo tháng những ở các công trình được theo dõi cũng theo tháng nhưng phải đến khi hoàn thành công việc được giao thì Bảng chấm công mới được tập hợp để tính ngày lao động của từng người. Số tiền lương khoán sau đó sẽ được chia cho mọi người căn cứ vào số ngày công thực tế của mỗi công nhân thể hiện trên Bảng chấm công. Bộ phận nhân viên hưởng lương khoán công việc thì mức lương khoán đã được tính cho tháng làm việc nên công ty không theo dõi thời gian sử dụng lao động của số nhân viên này. Nếu trường hợp cán bộ công nhân viên chỉ làm một phần thời gian lao động trong ngày, vì lí do nào đó vắng mặt trong thời gian làm việc của người đó để xem xét tính công ngày đó cho họ là 1 hay 1/2 hay là 0. Nếu cán bộ công nhân viên nghỉ việc do ốm đau, thai sản, phải có các chứng từ nghỉ việc của cơ quan y tế, bệnh viện cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định như ốm “Ô”, con ốm “CÔ”, thai sản “TS”.Trường hợp nghỉ phép “ P” thì ở công ty chỉ cần công nhân viên có báo trước cho người chấm công thì ngày nghỉ của họ được ghi là “P”. Ví dụ: Trên bảng chấm công tháng 1/2006 của khối văn phòng công ty ngày 14 ghi công nghỉ “Ô/2” của chị Trần Thị Tần có chứng từ kèm theo là giấy khám bệnh của bệnh viện như sau:  Bệnh viện Bạch Mai Phiếu khám bệnh Họ và tên: Trần Thị Tần Tuổi: 48 Địa chỉ: Phòng KTKH- Công ty CP đầu tư phát triển nhà và xây dựng Hà Nội. Khoa khám bệnh: Ngoại Chẩn đoán: Cúm Ngày 14 tháng 1 năm 2006 Bác sỹ Bệnh nhân (ký) (ký) Các cột “quy đổi” gồm 3 cột lương- lương 100%- nghỉ không lương tuy có được thể hiện trên Bảng chấm công nhưng người phụ trách chấm công không có trách nhiệm phải ghi chép vào các cột này. Chỉ khi tính lương, các Bảng chấm công mới được quy đổi ra thành số ngày tính lương thực tế, sốngày nghỉ tính lương theo chế độ 100% lương cơ bản, số ngày nghỉ không được tính lương cho mỗi người lao động ứng với mỗi dòng trên bảng chấm công. - Thời gian thanh quyết toán lương: Tiền lương hàng tháng của người lao động sẽ được thanh toán làm 2 đợt: + Thanh toán lương đợt 1: vào ngày 10 hàng tháng. + Thanh quyết toán lương đợt 2: vào ngày cuối cùng của tháng đó. Sau đây là “Bảng chấm công” và “Bảng thanh toán lương” tháng 1/2006 của Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và xây dựng Hà Nội (bảng 3 và bảng 4) Chế độ lương của công ty rất linh hoạt nhưng cũng tương đối phức tạp. Hệ số lương của cán bộ công nhân viên công ty thì do Giám đốc công ty quyết định nhưng nếu cán bộ nào từ cơ quan khác chuyển sang thì trên bảng lương ghi hệ số lương do Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và xây dựng Hà Nội quy định nhưng thực chất lương cơ bản của người đó lại được tính theo hệ số lương từ đơn vị trước mang sang. Nhìn vào “ Bảng thanh toán lương” ta lấy anh Nguyễn Đức Học làm ví dụ: Anh Học là nhân viên chuyển từ cơ quan khác sang, ở đó anh có hệ số lương là 2,96. Nhưng sang đây, vì là Trưởng phòng KTKH nên anh Học có hệ số lương là 2 theo quy định của công ty. Do đó lương của anh Học được tính như sau: Lương cơ bản = 2,96 x 350.000 = 1.036.000 Vì là Trưởng phòng nên mức lương tối thiểu của anh Học là: 400.000đ, phụ cấp là 2,8. Do đó lương thời gian của anh Học được hưởng như sau: 2 x 400.000 x ( 1 + 2,8) x 24 = 3.640.000 24 BHXH: 5 x 1.036.000 = 51.800 BHYT: 1 x 1.036.000 = 10.360 Tiền lương anh Học thực lĩnh là: 3.577.840 Qua cách tính lương của anh Nguyễn Đức Học ta thấy lương cơ bản để tính BHXH, BHYT và lương cơ bản để tính tổng thu nhập sẽ tính khác nhau . Đối với người lao động ở các đội xây dựng của công ty, công ty giao khoán quỹ lương cho các đội vì vậy chứng từ hạch toán kết quả lao động của bộ phận này là Hợp đồng làm khoán và biên bản nghiệm thu kỹ thuật. Tháng 7/2005 công ty giao khoán cho đội xây dựng số 1 trực thuộc công ty ở công trình: San lấp mặt bằng khu vực D3- Tây Hồ- Hà Nội. Giữa công ty và đội ký hợp đồng làm khoán. Khi hoàn thành phần việc được giao, đội xây dựng số 1 và công ty lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật cho phần việc đã hoàn tất. Hợp đồng làm khoán hạng mục (cổng, tường rào) ở công trình “Hạ tầng khu D3- Tây Hồ- Hà Nội” và biên bản nghiệm thu kỹ thuật đã công nhân chất lượng công việc đội xây dựng số 1 hoàn thành, vì vậy số tiền hợp đồng làm khoán sẽ được công ty thanh toán và là quỹ lương khoán tháng 7/2005 của công ty giao cho đội. Còn lại đối với nhân viên giao khoán lương (ví dụ: bảo vệ: 800.000đ) thì chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là hợp đồng nhân công, hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. Ví dụ: Công ty ký hợp đồng nhân công giao khoán do Vũ Tuấn Long bảo vệ: 800.000đ/ tháng. Hàng tháng, căn cứ vào số tiền ghi trong hợp đồng này, kế toán lương tí