Chuyên đề Kế toán tài sản cố định tại doanh nghiệp xây dựng tư nhân Thành Đạt

a. Sổ theo dõi tiền gửi: Dùng để theo dõi tình hình gửi vào và rút ra của công ty với ngân hàng và làm căn cứ để đối chiếu sổ này và sổ khác. · Cơ sở ghi: Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, bảng kê nộp séc Phương pháp ghi: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán kiểm tra và ghi vào sổ này theo các cột phù hợp. Cuối ngày tính ra số tiền còn lại tại ngân hàng bằng cột "Gửi vào" "trừ cột" rút ra và cuối tháng chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng kí duyệt. Sổ chi tiết TK 112: Dùng để ghi chép tình hình chi tiết việc gửi vào rút ra đối với tiền gửi tại ngân hàng và là cơ sở để đối chiếu với sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. Cơ sở lập: Giấy báo nợ, báo cáo. Phương pháp ghi: Giống như ghi đối với trường hợp KT tiền mặt. b. Sổ tổng hợp chi tiết TK 112: Dùng để kiểm tra việc ghi chép trên sổ chi tiết TK 112 và là cơ sở để đối chiếu với sổ cái TK 112. Cơ sở lập: Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật kí chung và sổ cái TK 112: Giống như việc ghi sổ đối với kế toán tiền mặt. 3. Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp chủ yếu được mua về từ các nguồn bên ngoài, cùng với chế biến sản xuất tại các phân xưởng. Các chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Trình tự luân chuyển Phiếu nhập kho, xuất kho Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 112 Sổ chi tiết NL,VL, CCDC Bảng tổng hợp N-X-T, NLVL,CCDC Bảng phân bổ NLVL, CCDC Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếm Đối với phiếu xuất kho: Là bằng chứng để căn cứ xác nhận một lượng vật liệu đã xuất kho. Và phiếu này cũng được đóng thành quyển, được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Khi làm thủ tục xuất kho vật liệu, dụng cụ phải căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, lệnh xuất kho vật tư. Sau đó bộ phận lập phiếu, khi lập thành 2 liên hoặc 3 liên bằng cách đặt giấy than viết một lần, khi viết trên các chứng từ trên, phải viết đầy đủ các nội dung ghi trên chứng từ. Mỗi loại vật tư nhập, xuất được ghi một dòng. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng ký duyệt. Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho về mặt số lượng nhập, xuất. Còn liên 3 giao cho bộ phận sản xuất người mua , người nhận vật tư. Cuối ngày chuyển toàn bộ các phiếu nhập xuất cho bộ phận kế toán nguyên vật liệu để kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ cả phần khối lượng và vật liệu thực tế nhập, xuất kho. Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập - xuất tồn và bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. Cũng căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng ngày kế toán ghi sổ nhật ký chung và sổ cái TK 125, TK 153 cuối cùng là tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ. * Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, bảng phân bổ nguyên liệu dụng cụ - Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152, TK 153 - Thẻ kho do thủ kho ghi · Thẻ kho: Nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn về mặt số lượng cho từng thứ vật liệu. Thẻ này do kế toán lập vào đầu mỗi năm và ghi các nội dung này, tháng, năm lập thẻ, tên nhãn hiệu quy cách vật tư, mã số vật tư. Sau đó chuyển thủ kho để ghi hàng ngày về mặt số lượng. Theo nguyên tắc mỗi một lần nhập - xuất một loại vật liệu được ghi một dòng. Định kỳ (khoảng 10 ngày) kế toán xuống kho để kiểm tra thủ kho ghi thẻ kho, đối chiếu thẻ kho nới sổ kế toán. Số liệu phải khớp đúng. Cuối năm thủ kho phải khóa thẻ về chuyển toàn bộ thẻ kho cho bộ phận kế toán để bảo quản và lưu trữ. Cơ sở ghi thẻ: Là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho * Sổ chi tiết TK 152: · Mục đích: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong công ty. · Cơ sở lập: Là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phương pháp ghi: Khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán ghi vào sổ này cụ thể như sau: Cột 1,2: Ghi ngày và số của phiếu nhập, xuất, cột 3 ghi nội dung nghiệp vụ. Cột 4: Ghi tài khoản đối ứng với TK 152 Cột 5: Ghi số tiền (với phiếu nhập kho), cột 5 ghi số tiền (với phiếu xuất kho) Cuối tháng tính ra số dư cuối kỳ. * Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ - Mục đích: Dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho cuối kỳ của từng thứ vật liệu. - Cơ sở để lập: Là các phiếu xuất kho nhập kho - Phương pháp lập: cuối tháng căn cứ vào phiếu nhập kho phiếu xuất kho của từng thứ vật liệu, kế toán tập hợp lại để ghi vào bảng này và tính ra số tồn của từng thứ vật liệu. Số tồn cuối kỳ = Số tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ * Bảng phân bổ vật liệu dụng cụ: Mục đích: Bảng này nhằm tính toán và xác định giá trị thực tế của vật liệu, dụng cụ xuất kho trong tháng theo từng đối tượng tập hợp chi phí. - Cơ sở lập: Các phiếu nhập kho,phiếu xuất kho. - Phương pháp lập: Bảng này mỗi tháng lập một lần vào cuối tháng. Cụ thể như sau: Ghi cho cột giá hạch toán của các TK ghi Có: cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho và đơn giá hạch toán của từng thứ vật liệu thì kế toán xác định giá trị hạch toán của từng thứ vật liệu đó theo từng đối tượng sử dụng. Ghi cột giá trị thực tế: Căn cứ trị giá hạch toán của từng nhóm vật liệu, dụng cụ tập hợp theo từng đối tượng và hệ số giá của nó kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu đã xuất dùng theo công thức: Giá thực tế = giá hạch toán * Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Tuy nhiên doanh nghiệp xây dựng tư nhân Thành Đạt hiện nay chỉ sử dụng giá thực tế của vật liệu xuất dùng và trị giá đó được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. * Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152, TK 153: · Mục đích: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ trong đó có liên quan đến nhập - xuất nguyên vật liệu, dụng cụ. · Cơ sở ghi: Dựa trên phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. · Phương pháp ghi và mẫu sổ: Thì làm tương tự như trường hợp kế toán vốn bằng tiền. 4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là khoản thu nhập của người lao động do doanh nghiệp trả trong từng kỳ theo kết quả công việc mà từng người đã đạt được. Các khoản mà doanh nghiệp phải thanh toán với công nhân viên trong kỳ bao gồm: khoản thanh toán về tiền lương, thanh toán tiền ăn ca, tiền thưởng. - Thanh toán trợ cấp BHXH. * BHXH: Khoản này được trích 20% quỹ tiền lương cơ bản của người lao động, trong đó 15% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, còn 5% thì khấu trừ vào lương của người lao động và đến cuối tháng thì doanh nghiệp phải nộp toàn 100% BHXH cho cơ quan BHXH. + Thanh toán BHXH cho người lao động: trong tháng khi có người lao động nghỉ hưởng BHXH (ốm, thai sản, tai nạn lao động). Nếu người lao động có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ (phiếu khám bệnh của bệnh nhân, biên bản điều tra tai nạn…) doanh nghiệp xác định mức độ trợ cấp cho từng người trong tháng rồi gửi cho cơ quan BHXH để cho cơ quan này chi trả hộ. - Bảo hiểm y tế: Trích 3% trên quỹ lương cơ bản của người lao động trong đó 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ còn 1% thì khấu trừ vào lương của người lao động. Doanh nghiệp phải dùng số tiền này để mua BHYT cho từng năm. - Kinh phí công đoàn: trích 2% trên quỹ lương cơ bản của người lao động và được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ: Trong 2% đó thì 1% được giữ lại để cơ quan chi tiêu các hoạt động thuộc chi quỹ kinh phí công đoàn còn 1% nộp cho cơ quan kinh phí công đoàn cấp trên. * Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: - Các chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, phiếu xác nhận khối lượng, sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH… - Quy trình luân chuyển chứng từ + Về tiền lương: Chứng từ gốc(bảng chấm công, phiếu xác nhận KL,SP hoàn thành) Lập bảng thanh toán tiền lương tổ, đội phòng ban Lập bảng tổng hợp tiền lương toàn doanh nghiệp Lập bảng phân bổ tiền lương BH Ghi sổ NKC, sổ cái TK 334, lưu trữ chứng từ Giải thích: Từ các chứng từ gốc như bảng chấm công, phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành sản phẩm, phiếu báo làm thêm giờ, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương tổ đội, phòng ban sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương toàn doanh nghiệp và bảng phân bổ tiền lương. Cuối cùng là ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 334 và tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ + Về BHXH: Chứng từ gốc (Phiếu nghỉ hưởng BHXH, giấy chứng sinh) Lập bảng thanh toán BHX Viết phiếu chi Ghi sổ NKC, sổ cái 338, lưu trữ chứng từ Giải thích: Từ các chứng từ gốc như phiếu nghỉ hưởng BHXH, giấy chứng sinh… kế toán lập bảng thanh toán BHXH và viết phiếu chi, ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 338. Cuối cùng là tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ. + Về tiền thưởng: Chứng từ gốc (quyết định khen thưởng biên bản xếp loại LĐ) Bảng thanh toán tiền lương Viết phiếu chi Kế toán ghi NKC sổ cái Lưu trữ và bảo quản Từ các chứng từ gốc như quyết định khen thưởng, biên bản xếp loại lao động kế toán lập bảng thanh toán tiền thưởng, viết phiếu chi, ghi sổ và tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ. * Hình thức trả lương đơn vị đang áp dụng, phương pháp tính lương và các khoản phụ cấp. Hiện nay đơn vị đang áp dụng cách tính lương như sau: Mức lương thời gian = Đối với các khoản lương phụ như: Lương học, họp, lễ được tính như sau: Mức lương phụ cấp = Lương phụ cấp trách nhiệm = Mức lương tối thiểu x hệ số phụ cấp Trong đó: Hệ số phụ cấp được quy định là: Tổ trưởng có hệ số phụ cấp là: 0,3; Tổ phó là 0,2 Ví dụ: Mai Thị Tuyết có lương CB là 4,32; số ngày làm việc thực tế là 27 ngày, hệ số lương sản phẩm là 3,95. Mức lương thời gian = (4,32 x 290.000 x 27)/26 = 1.300.986 đồng Mức lương sản phẩm = 1.300.986 x 3,95 = 5.138.889 đồng Lương phụ cấp trách nhiệm = 290.000 x 0,3 = 87.000 đồng Sổ sách và các bảng sử dụng: + Sổ cái các tài khoản: TK 334, TK 338, sổ nhật ký chung + Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương tổ, đội, phòng ban + Bảng tổng hợp tiền lương toàn doanh nghiệp, bảng phân bổ tiền lương, BH. + Bảng thanh toán BHXH, tiền thưởng. Bảng thanh toán tiền lương: Mục đích: Xác định các khoản phải trả cho từng người trong tháng và là cơ sở để lập bảng tổng hợp tiền lương. Phương pháp lập: bảng thanh toán tiền lương do kế toán thanh toán lập, khi lập mỗi tổ đội, phòng ban được lập riêng thành một bản. Mỗi một cá nhân ghi một dòng với các cột tương ứng cụ thể như sau: * Bảng tổng hợp tiền lương: - Mục đích: Dùng để tổng hợp tiền lương phải trả cho từng bộ phận trong tháng và là cơ sở để lập bảng phân bổ tiền lương BHXH. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương từng bộ phận trong công ty. - Cách lập: Bảng này được lập vào cuối mỗi tháng, kế toán dựa vào bảng thanh toán tiền lương từng bộ phận để xác định lương chính, lương phụ phải trả để ghi cho các dòng phù hợp. Lấy số liệu trên bảng này để lập bảng tiền lương BHXH của tháng đó. * Sổ cái TK 334: - Mục đích: Là sổ cái tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan tới TK 334. - Cơ sở lập: sổ cái TK 334 của kỳ trước và các chứng từ gốc - Mẫu sổ và phương pháp ghi: Tương tự như kế toán vốn bằng tiền. 5. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hoạt phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Thực chất chi phí là sự chuyển dịch giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tượng tính giá sản phẩm. Hiện nay trong doanh nghiệp công ty thì chi phí sản xuất phát sinh được kế toán phản ánh trên TK 154 - CPSX kinh doanh dở dang và chi tiết theo từng hạng mục công trình. Trong đó lại chi tiết theo 4 khoản mục giá thành quy định trong giá thành xây lắp (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công). Tuy nhiên hiện nay công ty không sử dụng chi phí máy thi công. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá gốc của vật liệu chính, vật liệu phụ, các vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp. Giá trị vật liệu sử dụng cho đối tượng nào thì tính trực tiếp cho đối tượng đó (từng công trình , hạng mục công trình). Chi phí nhân công trực tiếp là khoản thù lao lao động phải trả cho công nhân trực tiếp xây dựng công trình. Chi phí sản xuất chung là tòan bộ các khoản chi phí còn lại phát sinh tại các phân xưởng, bộ phận sản xuất sau khi loại trừ đi các chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp nói trên. Sau khi kế toán tập hợp chi phí theo 3 khoản trên, kế oán tiến hành tính toán và tính giá thành thực tế. Giá thành thực tế là chỉ tiêu được xác định sau khi kết thúc quá trình xây dựng công trình dựa trên cơ sở các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình xây dựng công trình. * Chứng từ vào sổ sách sử dụng - Chứng từ: + Bảng phân bổ tiền lương BHXH + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ + Bảng phân bổ khấu khao tài sản cố định - Sổ sách sử dụng: Nhật ký chung, sổ cái TK 154, sổ chi tiết TK154 + Bảng tính giá thành Quy trình luân chuyển Phân bổ tiền lương, bảng BHXH, bảng phân bổ NVL-CCDC, bảng phân bổ KH TSCĐ) Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 154 Sổ chi tiết TK 154 Sổ tổng hợp TK 154 Bảng tính giá thành sản phẩm Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếm Diễn giải: Từ các chứng từ gốc (Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng thanh toán tiền lương…) kế toán ghi vào sổ nhật kí ch sổ cái TK 154. Cũng căn cứ vào các chứng từ gốc, hàng ngày kế toán ghi vào TK 154, sổ tổng hợp chi tiết TK 154. Đến cuối tháng lập bảng tính giá thành sản phẩm. - Phương pháp ghi sổ: + Sổ nhật kí chung: Giống như đối với trường hợp ghi sổ trong kế toán tiền mặt. + Sổ cái TK 154: Dùng để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kì. Cơ sở để lập là các chứng từ gốc và sổ cái TK 154 kì trước PHẦN II CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Để một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì yêu cầu quản lý, sử dụng đối với mỗi phần hành kế toán đều đóng vai trò quan trọng trong sự trưởng thành của mỗi doanh nghiệp. Một trong các phần hành kế toán đó là kế toán TSCĐ. Bởi doanh nghiệp có hoạt động sản xuất được hay không thì phải có cơ sở vững chắc từ TSCĐ. Tuy nhiên, để quản lý tốt thì việc trích khấu hao đối với những TSCĐ phải trích là một yếu tố quan trọng trong việc bảo toàn vốn cố định. Bởi trích khấu hao không chỉ có thể giúp doanh nghiệp có thể thu hồi vốn mà nò còn có vai trò là một phần chi phí sản xuất được tính trong kỳ. Do đó việc trích khấu hao phải đúng theo quy định hiện hành của Bộ tài chính. Kế toán có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán. Để từ đó có thể kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, tình hình quản lý, sử dụng vốn, vật tư và tài sản cố định. Chính vì lý do trên trong quá trình thực tập cùng với sự giúp đỡ rất lớn của các cô chú và các anh chị trong công tác và làm việc tại doanh nghiệp nên tôi đã quyết định được hướng đi đúng đắn và phù hợp với khả năng của bản thân đó là việc lựa chọn chuyên đề kế toán TSCĐ. Nhờ đó mà sau khi ra trường giúp tôi hiểu một cách sâu sắc hơn những kiến thức mà mình đã học, từ đó có thể vận dụng vào thực tế và biết thêm được việc quản lý TSCĐ như thế nào? Sao cho đạt hiệu quả cao? II. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN TSCĐ 1. Thuận lợi Tài sản cố định là một phần tất yếu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó mà việc quản lý yếu tố đã nêu là một yêu cầu cần phải đảm bảo tính chính xác và trung thực. Chính vì vậy trong quá trình quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đã tuyển dụng được những nhân viên kế toán, đặc biệt là kế toán tài sản cố định có kinh nghiệm dày dặn và tay nghề cao. Điều này giúp cho việc quản lý tài sản cố định được đáp ứng đúng theo yêu cầu của đơn vị. Do đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên tài sản cố định thường ít có sự biến động nó giúp cho những người quản lý dễ nắm bắt được tình hình hiện có của tài sản cố định để từ đó đưa ra được biện pháp xử lý thích hợp. Ngoài ra một thuận lợi nữa mà doanh nghiệp có được đó là nhờ vào cơ cấu tổ chức. Tuy hạn chế về nhiều mặt song nhìn chung tài sản cố định được đặt ở một địa điểm cụ thể tạo điều kiện thuận lợi cho ké toán trong việc quản lý và theo dõi chúng. 2. Khó khăn Là một doanh nghiệp trẻ còn hạn chế về nguồn vốn, do vậy mà nguồn lao động chủ yếu là thuê ngoài, kiến thức và tay nghề còn non kém nên hiệu quả công việc đạt được là chưa cao. Mặc dù doanh nghiệp đã đổi mới phương thức chỉ đạo theo phương châm sâu sát, tập chung, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, an toàn lao động trong việc sử dụng tài sản cố định. Nhưng hiện nay vẫn còn một số tài sản cố định bị hư hỏng nặng và chưa được sửa chữa. Điều này ảnh hưởng lớn đến việc thu hồi vốn và an toàn cho người lao động. III. NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. Thực tế công tác kế toán tại doanh nghiệp Tài sản cố định là những tài sản có thể có hình thái vật chất cụ thể hoặc cũng có thể chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị được sử dụng để thực hiện một chức năng nhất định trong quá trình sản xuất kinh doanh, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Tài sản cố định bao gồm: - Tài sản cố định hữu hình - Tài sản cố định vô hình Đặc điểm: Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Không bị thay đổi về mặt hình thái mà chỉ thay đổi về mặt giá trị trong quá trình sử dụng. * Các chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định biên bản kiểm kê TSCĐ. Quy trình luân chuyển: Chứng từ gốc (biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ) Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 211 Lập thẻ TSCĐ Số TSCĐ Sổ theo dõi TSCĐ Giải thích: Ghi hàng ngày Diễn giải: Hàng ngày khi kế toán TSCĐ nhận được chứng từ gốc như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ…. kế toán phải lập thẻ TSCĐ. Sau đó ghi vào sổ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng để theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp. Cũng căn cứ vào những chứng từ gốc đó, kế toán dùng để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK211. * Kế toán tăng TSCĐ - Thủ tục đưa TSCĐ vào trong sản xuất: trước khi đưa TSCĐ vào trong sản xuất kinh doanh, phải thành lập ban giao nhận TSCĐ để tổ chức và lập thẻ TSCĐ sau đó lập hồ sơ cho từng TSCĐ và tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp từng TSCĐ tăng thêm. a. Biên bản giao nhận TSCĐ: Biên bản này, nhằm xác định giao nhận TSCĐ khi doanh nghiệp hoàn thành việc mua sắm, xây dựng, tự chế…. Chứng từ này do bản giao nhận TSCĐ lập. Mỗi một lần giao nhận TSCĐ phải lập một bản thành 2 liên, mỗi chứng từ sau đó phải có các chữ ký của cá nhân có liên quan. Biên bản giao nhận được chuyển tới bộ phận kế toán để lập hồ sơ kế toán, lập thẻ TSCĐ và dùng để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. + Mục đích: dùng để xác định công việc giao nhận đã hoàn thành + Mẫu biên bản giao nhận: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 28 tháng 5 năm 2005 Số 210 Nợ TK 211 Có TK 112 Căn cứ vào quyết định số 112 ngày 14/5/2005 về việc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ: Ông (bà): Hà Xuân thao Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật - Đại diện bên giao: Ông (bà): Trịnh Công Thiện Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật - Đại diện bên nhận: Tại kho bên giao (Công ty TNHH Cơ khí Thái Thịnh). Xác nhận về việc giao nhận TSCĐ như sau: STT Tên, ký mã hiệu Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Tỷ lệ hao mòn (thời gian sử dụng) Tính nguyên giá TSCĐ Nguyên giá TSCĐ tài liệu kỹ thuật Giá mua Cước CP CP chạy thử NG A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E 01 Máy đầm Đ-211 VN 2003 2005 3 năm 30.000.000 600.000 525.650 31.125.650 Tập hướng dẫn sử dụng và báo của máy phiếu BHSP Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, mã hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Cộng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Người giao (Ký, họ tên, đóng dấu) Người nhận (Ký, họ tên, đóng dấu) * Phương pháp ghi: - Cột A: Ghi số thứ tự, tên của tài sản: Máy đầm - Cột C: Ghi số hiệu tài sản: Đ-211 - Cột D: ghi nước sản xuất: Việt Nam (VN) - Cột 1: ghi năm sản xuất: 2 - Cột 2: ghi năm đưa vào sử dụng: 5 - Cột 3,4,5: ghi các yếu tố cấu thành lên nguyên giá. + Giá mua: 30.000.000đ + Cước phí vận chuyển do bên giao thuê hộ: 600.000đ + Chi phí chạy thử: 525.650 - Cột 7: ghi nguyên giá của TSCĐT Cột 7 = cột 6 + cột 5 + cột 4 = 525.650 + 600.000 + 30.000.000 = 31.125.650đ - Cột E: ghi những tài liệu kỹ thuật kèm theo + Tập hướng dẫn và bảo quản của máy + Phiếu bảo hiểm sản phẩm và bảng dụng cụ kèm theo. Sau khi bàn giao xong các thành viên cùng ký vào biên bản bàn giao gồm: thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng người giao người nhận tài sản. b. Thẻ tài sản cố định Mục đích: Dùng để theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ và qua đó theo dõi từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán. Cơ sở lập: thẻ này do kế toán TSCĐ lập dựa trên biên bản bàn giao TSCĐ, bảng trích khấu hao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ và các tài liệu kỹ thuật có liên quan. Mẫu thẻ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 210 Ngày 1 tháng 5 năm 2005 lập thẻ Căn cứ vào biên bản giao nhận số 210 ngày 28 tháng 5 năm 2005 tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: máy đầm… số hiệu TSCĐ: Đ - 211. Nước sản xuất: Việt Nam, năm sản xuất 2003 Bộ phận quản lý, sử dụng: phân xưởng sản xuất chính Năm đưa vào sử dụng: T6/năm 2005 Địa chỉ sử dụng TSCĐ: Ngày….tháng….năm………. Lý do đình chỉ:…………………………………………………….. Đơn vị tính: 1000đ Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải NG Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 210 28/5/2003 Mua 1 máy đầm phục vụ công tác xây dựng 31.125.650 2006 10.375.216 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ phục tùng ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Cộng Ghi giảm TSCĐ chứng từ số 210 ngày 1 tháng 5 năm 2005 Lý do giảm:……………………………………………….. Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) * Phương pháp lập thẻ: Thẻ này do kế toán TSCĐ lập, khi lập thẻ thì mỗi TSCĐ được lập riêng một bản, căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ để khi vào phần 1 như: số, ngày, tháng năm của biên bản giao nhận, tên, mã ký hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất. Cũng căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ để ghi giá trị hao mòn cột cộng dồn cuối năm. Phần 3: ghi dụng cụ phụ tùng kèm theo Phần 4: Dựa vào biên bản thanh lý TSCĐ để ghi giảm TSCĐ dựa trên số, ngày, tháng, năm của chứng từ và lý do giảm. Thẻ này lưu được ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng. c. Phương pháp ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp * Ghi sổ chi tiết bao gồm: Sổ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng. - Sổ TSCĐ: Mục đích: nhằm hạch toán chi tiết cho từng TSCĐ theo từng loại TSCĐ trong một số năm nhất định trên cả 3 yếu tố. Phần ghi tăng TSCĐ,số khấu hao hàng năm, phần chi giảm TSCĐ. Đây là yếu tố làm căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của các cá nhân, lập thẻ trong việc bảo quản và sử dụng. Cơ sở để ghi sổ: Dựa vào các chứng từ tăng giảm TSCĐ. Mẫu sổ: SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (TRÍCH QUÝ 2 NĂM 2005) Loại tài sản cố định: Máy móc thiết bị STT Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ SH NT Tên đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Thời gian sử dụng Mức khấu hao SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 188 27/4 Máy đột dập VN T6/2004 S-188 51.000.000 2 năm 2 67 Máy trộn Nga T7/2004 T-67 35.720.000 2 năm … … …. …… … … …. …… … …. …… … …. …… 5 210 T5/2005 Máy đầm VN T5/2005 Đ-211 31.125.650 3 năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phương pháp ghi sổ: Sổ này được đóng tành quyển, mỗi quyển một loại tài sản được theo dõi riêng biệt trên một số trang nhất định và mỗi một nhóm (nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, dụng cụ quản lý…) được theo dõi trên một trang nhất định. Số này được theo dõi trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. Cột 1: ghi số thứ tự Cột 2,3: ghi số hiệu, ngày tháng chứng từ (số 210 tháng 5 năm 2005) Cột 4: Ghi tên, đặc điểm ký hiệu của TSCĐ (máy đầm… Đ-211) Cột 5,6: ghi tên nước sản xuất (Việt Nam), ghi tháng năm đưa vào sử dụng (T5/2005) Cột 9,10: Ghi tỉ lệ khấu hao (thời gian khấu hao) 3 năm, ghi số tiền khấu hao Cột 11; ghi số khấu hoa đến khi giảm TSCĐ Cột 12, 13, 14: ghi số hiệu ngày tháng năm ghi giảm và lý do giảm. d. Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng: - Mục đích: dùng để theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản theo từng địa điểm sử dụng và là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của từng cá nhân, tập thể trong việc quản lý, sử dụng TSCĐ. - Cơ sở lập: Dựa vào biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, các phiếu báo hỏng, báo mất dụng cụ SỔ THEO DÕI TSCĐ, DỤNG CỤ THEO NƠI SỬ DỤNG Năm 2003 Tên đơn vị: Phân xưởng sản xuất chính Ghi giảm TS và dụng cụ lao động Ghi chú Chứng từ Tên nhãn hiệu, quy cách TSCĐ, DC Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 210 5/2005 Máy đầm Máy 1 31.125.650 31.125.650 * Phương pháp ghi sổ: Sổ đóng thành quyển để theo dõi tình hình tra